“SAP, S/4HANA ile neler sunuyor? e-Dönüşüm sürecine neler getiriyor? Geçiş sürecinde neden servis sağlayıcıya ihtiyaç duyuluyor? Servis sağlayıcının bu süreçteki rolü nedir?” gibi pek çok önemli sorunun yanıtını bulacağınız bir yazı ile tekrar bir aradayız. Gelin SAP S/4HANA’nın e-Dönüşüm süreçlerindeki rolünü ve servis sağlayıcıların üstlendiği görevleri birlikte inceleyelim.
Dünya genelinde 50, Türkiye’de de 25’i aşkın yıldır dijital dönüşümün önemli bir destekçisi olan SAP, bir süre önce kendi dönüşümünü gerçekleştirmeye başladı ve SAP S/4HANA’yı hayata geçirdi. Makine öğrenmesi gibi yeni teknolojileri ve bulut çözümlere adapte edilmiş uygulamaları içerisinde barındıran bu sistem; ‘Fiori’ adı verilen arayüzüyle kullanıcıların performansını artıran pek çok yenilik sunuyor ve bir yandan da gelişmeye devam ediyor. Artık eskiden olduğu gibi verileri gece yarısı raporlama ortamına alıp, bir gün sonra sonuçlarını izleme gibi çalışmalar yerine veriye anlık erişilebilecek bir yapı söz konusu. Gerçek zamanlı veriye erişebilmek kuşkusuz tüm sektörler için çok önemli… Bunun yanı sıra SAP, S/4HANA ile izlenebilir bir sistem kurarak daha verimli bir iş yapış şekli getiriyor.
Otomasyon, Verimlilik, Analiz ve Gelecek Tahminleri…
e-Dönüşümde operasyon yoğun bir şekilde yürüyor. Operasyonun arasında kaybolmak da işletmenin mevcut durumunu görecek zamanı bulamamaya yol açıyor. SAP S/4HANA, RPA robotik süreç otomasyonu uygulamalarını içeren, fatura ve tahsilatın eşleştirilmesi gibi çok zaman alan süreçleri üstlenebilen, operasyona harcanan eforu azaltacak; manuel işler için önerilerde bulunarak, birbirini tekrar eden işleri otomasyona bağlamaya imkân tanıyan bir platform.
SAP S/4HANA, e-Dönüşüm çözümleri için pek çok kolaylık sunuyor. Örneğin “SAP Document and Reporting Compliance” adlı çözüm hem e-Belgeler ile ilgili süreçlerin yürütülebildiği hem de yasal raporlamaların yapılabildiği bir kokpit yapısı sunuyor. Buradaki verilerin özetlenip Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) ulaştırılması gerekiyor, servis sağlayıcılar da burada devreye giriyor. Servis Sağlayıcı, ilgili ekibiniz ile birlikte işlemleri sizin adınıza yürüterek, kendi bulut sistemi ile SAP S/4HANA ile GİB arasında bir köprü oluyor; tüm işlemlerinizin yasal yükümlülükler çerçevesinde, doğru ve zamanında yapılmasını sağlıyor. SAP’nin ‘insan kaynakları’ modülünde bu alanda iş ortağı firmanın sürecinize danışmanlık etmesi gibi, e-Dönüşüm çözümleri ile ilgili modüllerde de özel entegratörler danışmanınız oluyor.
Burada tutulan veriler ve içerisindeki gelişmiş analitik uygulamalar ile şirketin analizi kolaylıkla yapılabiliyor ve ileriye dönük tahminler de oluşturulabiliyor. Şirketiniz birden fazla sektörde ya da ülkede faaliyet gösteriyorsa, tümü ile ilgili belgeleri tek yerden görüp yönetebilmek mümkün oluyor. Ne kadar belgenin kabul olduğu ne kadarının reddedildiği, ülkeler ya da sektörler bazında ne durumda olduğunuz gibi… Buna ek olarak e-Defter gibi yasal raporlamaların hangi tarihte kim tarafından üretilmesi gerektiği, ne zaman iletileceği gibi görevler de yine buradan kontrol edilebiliyor, durum raporu alınabiliyor. SAP’nin sunduğu bu standart çözümler, özel entegratörünüz tarafınızdan şirketinizin ihtiyaçlarına göre geliştirilebiliyor, sistemlerinize uyumlanabiliyor. Peki sisteminiz SAP S/4HANA geçişine uygun mu? SAP S/4HANA’yı hemen kullanmaya başlayabilir misiniz?
SAP S/4HANA Geçişi İçin Üç Yöntem: Greenfield, Brownfield, Bluefield
SAP, S/4HANA ile yukarıdaki özellikleri de içeren pek çok yenilik sunuyor. Bununla birlikte bir süre sonra eski uygulamayı sonlandırarak sadece S/4HANA üzerinden hizmet vermeyi sürdürecek. Bu nedenle hem gönüllü hem de zorunlu olarak şirketlerin bu uygulamaya geçişlerini planlamaları gerekiyor. S4 HANA’ya geçiş, üç farklı senaryodan biri ile gerçekleşebiliyor:
Hangi senaryonun size daha uygun olduğunu belirlemek için özel entegratörünüzün ilgili ekiplerinizle birlikte sistemlerinizi inceleyerek yol göstermesi gerekiyor. Yeni uygulamalar hız ve kolaylık sunuyor ancak geçiş süreçleri zaman alan ve zorlu işlemler. Bu nedenle ilk aşamada doğru karar verilerek ilerlenmesi şirketiniz için önemli bir adım. Geçiş yöntemleri ile ilgili daha ayrıntılı bilgi almak için konuyla ilgili yazımızı okuyabilir ya da webinarı izleyebilirsiniz.
SAP S/4HANA Geçişinde e-Dönüşüm Servis Sağlayıcısı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
Seçeceğiniz servis sağlayıcı, SAP S/4HANA geçişinin sağlıklı yürümesi ve yasal yükümlülüklerinizin doğru bir şekilde yerine getirilmesi için önem arz edecek. GİB tarafından yayınlanan tebliğler, teknik ya da fonksiyonel uzmanlıkların dışında hukuk uzmanlığı da gerektiriyor. e-Dönüşüm danışmanının, vergi usul kanunlarını takip etmesi, bunların teknik ya da fonksiyonel karşılıklarını bilmesi olmazsa olmaz bir zorunluluk. Bunun yanı sıra geçmiş tecrübeleriyle farklı sektörlerdeki uygulamalara aşina olması çok kıymetli. SAP’nin her sektöre çözümler sunuyor, danışmanınızın bunların e-Dönüşümle ilgili olanlarından mutlaka haberdar olması gerekiyor. Örneğin perakende sektöründeyseniz ve kasalarınızın yanına SAP kart sistemini entegre ettiyseniz, e-Dönüşüm danışmanınız o kart sisteminin çalışma prensibini de bilmeli. İyi bir entegrasyon için SAP ve SAP dışı yazar kasalar gibi dış sistemlere hâkim olmak çok kıymetli.
Bunun yanı sıra şirket satın almaları, birleşme, ayrılma, el değiştirme konuları regülatif olarak e-Dönüşümü derinden etkiliyor. Burada yasal belgelerin akıbetinin ne olacağı, sorumluluğun kimde olduğu, nasıl ilerleyeceği gibi çıkmazlarda kurumsal uzmanlık ve deneyim gerekiyor.
SAP S/4HANA geçişleri şirketinizin de ihtiyaçlarına göre çoğunlukla 4 ila 11 ay sürebiliyor. Böylesi geçiş dönemlerinde e-Dönüşüm danışmanınızın sadece kendi alanına değil SAP’nin hem eski hem de yeni yapısına hâkim olması önemli. Yasal süreçler kesinlikle hata kabul etmiyor. Tüm bu sayılan özelliklerin tek bir danışmanda bulunması mümkün olmayabilir fakat ekipler bunun için kurulur. Proje incelenerek ihtiyaçlar belirlenir ve uzmanlık alanlarına göre ekip seçimi yapılır. Sovos’un tüm süreçte sıfır hata anlayışı ile çalışan uzman ekipleri ile tanışmak için linke tıklayarak iletişim bilgilerinizi bırakabilirsiniz.
19 Eylül 2023, Salı günü Sovos ve SAP ekiplerinin SAP S/4HANA geçişi, yapay zeka uygulamaları ve proje yaklaşımlarının yanı sıra geçiş sürecinde e-dönüşüm danışmanlığının önemini ele alacakları bir webinar organize ediyoruz. Buradan ajandayı inceleyebilir kaydınızı yapabilirsiniz.
SAP S/4HANA ve E-Dönüşüm ile iş süreçlerinizi hızlandırmaya, işinizle ilgili konularda daha iyi karar vermeye ve gelişmiş müşteri deneyimi sunmaya hazır mısınız?
19 Eylül, Salı günü gerçekleşecek webinarda; Sovos ve SAP uzman ekipleri aşağıdaki başlıklarda deneyim ve bilgi paylaşımında bulunacaklar. Kaydınızı hemen yaptırın.
Webinar’da ele aldığımız konular:
*Webinarımızın son bölümünde sorularınızı iletebileceğiniz “Soru-Cevap Bölümü” de olacaktır.
Formu hemen doldurarak kaydınızı tamamlayın.
Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde üçüncü konumuz ‘e-Dönüşüm proje süreçlerinin adımları… Bu yazıda, dönüşüm projesinde adım adım yapılması gerekenleri ele alarak, sürecin başarıyla tamamlanmasına hazırlık yapacağız.
E-dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı entegrasyonlar, ikincisi servis sağlayıcı seçimi hakkındaydı. İlk yazıda servis sağlayıcıların sunduğu e-Dönüşüm hizmetine ek olarak şirketlerin farklı entegrasyon taleplerinin doğabildiğini ve bu talepleri iyi anlamanın önemini aktarmış, bazı entegrasyon örneklerini sıralamıştık. Serinin ikinci yazısında ise iyi bir servis sağlayıcı ile çalışmanın önemine değinerek, servis sağlayıcı seçerken dikkat edilmesi gereken konuları ele almıştık.
Üçüncü yazıda ise e-Dönüşüm sürecinin proje adımlarını sizlere tek tek aktarmak istiyoruz. İşte servis sağlayıcı seçiminden sonra, projenin sağlıklı ilerlemesi için gerekli adımlar.
Servis sağlayıcının sürece başlamadan önce gerçekleştireceği analizle, müşterisinin sistemlerinde ne tarz geliştirmeler yapılacağına ne gibi ihtiyaçlar doğacağına dair çıkarımlar yapması ve tüm bunlar için onay alması gerekir. Proje çalışmasının, bu analizin ardından yapılması sürecin ayakları yere basacak şekilde ilerlemesini sağlar. Süreci hızlandırmak vb. amaçlarla bu adımı atlamak projenin başarısına gölge düşürebilir.
Analiz aşamasından sonra proje hazırlanmalı ve onayların ardından uygulanmaya başlamalıdır.
Bu konu üçüncü sıraya yerleştirilmiş olsa da aslında tüm proje boyunca dikkate alınması gereken bir madde olarak öne çıkıyor. Projenin ilk aşamasından son aşamaya kadar üretilen tüm belgelerin her zaman güncel tutulması önem taşıyor. İlk adımda hazırlanan blueprint dokümanından, test dokümanlarına ve karşılaşılan sorunların nasıl çözüldüğünü anlatan belgelere kadar tüm bilgilerin iyi tutulmuş ve saklanmış olması, projenin ilerleyen aşamaları için ve proje tamamlandıktan sonra ihtiyaç duyulması halinde çok değerli olacaktır.
Proje destek ekibe devredilirken her aşamada karşılaşılan zorluklar aktarılmalı ve müşterinin spesifik beklentileri aktarılmalı, üçüncü maddede belirttiğimiz gibi tüm dokümanlar eksiksiz teslim edilmelidir. Geçiş aşamasının bitişi, sağlıklı bir sistemin de başlama aşaması olmalıdır.
e-Dönüşüm projesinin sağlıklı bir şekilde ilerlemesi için bu adımları atlamamak büyük önem taşıyor. Fakat sadece bu adımlara bağlı kalmak yeterli değil. Dikkat edilmesi gereken diğer konuları serinin bir sonraki yazısında okuyabilirsiniz.
Dilerseniz bu yazı dizisinin kapsadığı tüm konuları ilgili webinar kaydından da dinleyebilirsiniz.
Turkuvaz Medya, ana faaliyeti televizyon-radyo yayıncılığı, gazete/dergi yayıncılığı, gazete/dergi basımı ve yurt çapında gazete/dergi dağıtımı olan; aynı zamanda perakende, kargo taşımacılığı ve kitapçılık sektörlerinde de faaliyetlerini hızla geliştiren bir medya grubu. Medya tarafında 10 televizyon ve 13 radyo kanalıyla yayın yaparken; perakende tarafında ise yurt genelinde 200’den fazla mağazasıyla müşterilerine hizmet veriyor.
Sovos, e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter ve e-İrsaliye’den oluşan dört e-Belge ürününü, kesintisiz çalışan sistemlerle Turkuvaz Medya’ya sundu. Bunun yanı sıra on-premise ve cloud gibi farklı entegrasyon modelleriyle holdinge bağlı şirketlerin tüm belge süreçlerinin uyum içinde yürütülmesi sağlandı. Turkuvaz Medya’nın veri güvenliği, arşivleme, regülatif güncellemelerin takip edilip sistemlerinin buna göre güncellenmesi, kendi sistemlerine uygun alternatif çözümler üretilmesi gibi öncelikleri tamamen karşılandı.
Regülasyonlara tam uyumluluk sağlayan Turkuvaz Medya, e-Dönüşüm süreçlerini en doğru şekilde yöneterek odağını ana işlerinde tutabildi. Verimlilik, hız, departmanlar arası uyum arttı. Talep edilen raporlar kesintisiz ve hemen ulaşılabilecek hale geldi. Holdinge, anlık monitör edebilme ve sürekli destek alabilme imkanları sunuldu.
Televizyon, radyo, gazete, dergi, kitap, perakende ve kargo taşımacılığı yoluyla yurt içinde ve yurt dışında milyonlarca kişiye dokunan bir şirket. İşi hiç kolay değil… Vergi ile ilgili süreçlerini, yükümlülüklerinin takibini işin uzmanlarına devredip, kendi uzmanlıklarına yönelmek en doğal hakkı. Bunu nasıl sunduğumuzu Turkuvaz Medya SAP Projeleri Müdürü Meliha Hande Aktuğ’dan öğrenebilirsiniz.
“Sovos, ihtiyaçlarımızdan da fazlasını sundu. Birden fazla sektörde, farklı şirketleri içinde barından bir holding yapısı söz konusu olunca vergi ile ilgili süreçler normalden daha karmaşık olabiliyor. Sistemdeki karmaşıklığı giderebilecek, var olduğumuz sektörlerde deneyimli, yurt dışı operasyonlarımızda da etkili olabilecek, dünya genelinde regülasyonlara hakim bir çözüm ortağına ihtiyacımız vardı. Sovos Türkiye bize özel esnek çözümler üretebilen bir entegratör olarak temel ihtiyaçlarımızdan çok daha fazlasını sundu.”
Meliha Hande Aktuğ
Turkuvaz Medya SAP Projeleri Müdürü
Dijitalleşme hızla ilerlerken, kâğıt üzerinde yapılan işlemler de yerini dijital ortamda gerçekleştirilen işlemlere bırakıyor. e-Fatura, e-İrsaliye gibi dijital belgelerin kullanımı her geçen gün yaygınlaşırken, Türkiye e-Dönüşüm sürecini başarıyla sürdürüyor. Bu dijital dönüşümün temel taşlarından biri de elektronik imza veya yaygın kullanılan adıyla e-İmza. Bu yazımızda e-İmzanın ne olduğu, nerelerde kullanıldığı, nasıl alındığı gibi önemli bilgileri aktaracak ve güvenli olması için dikkat edilmesi gerekenleri ele alacağız.
Elektronik İmza (e-İmza), dijital belgeleri ve işlemleri fiziksel bir imza gibi onaylamak ve kimliği doğrulamak amacıyla kullanılan dijital bir araçtır. Günümüzde dijital kanalların çok yoğun bir şekilde kullanılmaya başlanması ve belgelerin iletilmesindeki güven sorunu nedeniyle ortaya çıkmıştır. e-İmza, kişilerin veya kurumların elektronik ortamda gerçekleştirdiği işlemleri hukuksal olarak geçerli hale getirir. Böylece, dijital dünyada güvenli ve yasal işlemler yapılmasını sağlar. Başka bir deyişle dijital dünyada kimliğinizi doğrulayan ve imza yetkisi tanıyan güvenli bir elektronik işarettir. Elektronik imzada, kişilerin elle atılan imzada olduğu gibi tek imzası yoktur, bunun yerine imzalamada kullanılan anahtarları vardır. Bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur.
e–İmza, özel sektörden kamu kurumlarına, eğitim sektöründen sağlık hizmetlerine kadar geniş bir yelpazede güvenli ve hızlı işlemler için kullanılıyor. Sözleşmelerin imzalanması, iş tekliflerinin onaylanması, vergi beyannamelerinin verilmesi gibi işlemler e-İmza ile gerçekleştirilebilir. e–Devlet üzerinden yapılan işlemler, kamu kurumları tarafından sunulan hizmetlere erişim, ihale süreçleri gibi alanlarda kullanılabilir. Sağlık sektöründe elektronik reçetelerin düzenlenmesi ve onaylanması konusunda kullanılırken, eğitim sektöründe öğrenci belgelerinin elektronik olarak imzalanması ve onaylanması kullanım şekilleri arasında sayılabilir. Elektronik para transferleri, sözleşmelerin dijital olarak onaylanması gibi bankacılık işlemlerinde de e-İmza güvenliği artırır. Bu nedenle “e-İmza nerelerde kullanılır?” sorusunun çok geniş bir yanıtı bulunur. Kullanımının her geçen gün yaygınlaşması ile yakında kâğıt üzerinde imzaya ihtiyaç duyulan her alanda e-İmzanın kullanımı mümkün olacaktır.
Güvenli Elektronik İmza ancak nitelikli elektronik sertifika ile sağlanabilir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda güvenli elektronik imza şöyle tanımlanır:
Elektronik İmza Kanunu ve diğer düzenlemeler ile güvenli elektronik imzanın elle atılan ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuracağı ve kesin delil olarak kabul edileceği hükme bağlanmıştır. Bu nedenle güvenli e-İmza elektronik ortamda yapılan işlemlere hukuksal geçerlilik sağlaması açısından önemlidir.
e-İmza almak için öncelikle bir e-İmza sağlayıcısından (Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları) sertifika satın almanız gerekir. Bunun için de öncelikle kimlik doğrulama işlemi tamamlanmalıdır. Başvurunuz onaylandıktan sonra, e-İmza sağlayıcısı tarafından adınıza bir dijital sertifika oluşturulur. e-İmza sağlayıcısı tarafından belirlenen sürelerde sertifika yenilenmelidir. Bu süreler kullanım tercihlerine göre farklılık gösterebilir.
Güvenli e-İmza, hukuken ıslak imza ile eşdeğer olarak kabul edilir ve birçok ülkede yasal geçerliliği vardır. Yasal bir zemine sahip olması, belgelerin dijital olarak imzalanması ve paylaşılmasını kolaylaştırır. Ancak bazı özel durumlarda, kanunların resmi veya özel bir şekle tabi tuttuğu işlemler için güvenli e-İmzanın yeterli olmaması ve söz konusu özel şartlara uyulması gerekebilir.
e-İmza, kişilerin veya kurumların işlemleri doğrulamak ve imzalamak için kullanılırken; mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-Belge uygulamalarında kullanılmak üzere geliştirilmiş ve e-Belgelerin bütünlüğünü ve kaynağını doğrulamak amacıyla kullanılır. Güvenli e-İmza kişinin ıslak imzası yerine geçer ve mali mühürden en önemli farkı da firma yerine şahsa verilmesidir. e-İmza ile sıklıkla karıştırılan mali mühür ile ilgili detaylı bilgi için linke tıklayabilirsiniz.
Mobil e-İmza, adından da anlaşılacağı gibi standart elektronik imzadan farklı olarak, elektronik imza oluşturma aracı olarak mobil bir cihaz içerisine konulan SIM kartın kullanılması ile oluşur. Bu fark dışında mobil e-İmza; e-İmzanın diğer özelliklerini ve hukuksal geçerliliğini sağlar.
Bireysel ve kurumsal e-İmza başvuruları için gereken belgeler ülkeye ve e-İmza sağlayıcısına göre değişiklik gösterebilir. Ancak genellikle aşağıdaki belgeler talep edilir:
Bireysel e-İmza başvurusu için nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı, resmi bir kimlik belgesi ile nitelikli elektronik sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu gerekir.
Kurumsal e-İmza başvurusu için ise Ticaret Sicil Gazetesi veya Ticaret Odası kayıt belgesi, vergi levhası fotokopisi, şirket temsilcilerinin kimlik fotokopileri, imza sirküleri, nitelikli elektronik sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu gereklidir. Belgelerde değişiklik olabileceği için başvuru sürecinde ilgili e-İmza sağlayıcısının web sitesinden istenen belgelerin kontrol edilmesi sürecin sağlıklı ilerlemesini sağlayacaktır.
e-İmzanın, dijitalleşen dünyada güvenli işlemlerin teminatı olarak hızla yaygınlaşan bir teknoloji olduğu söylenebilir. Kişiler ve kurumlar, e-İmzanın sunduğu kolaylık ve güvenilirlik sayesinde iş süreçlerini hızlandırabilir. Bu nedenle, e-İmzanın kullanımı önemli bir dijital beceri olarak görülebilir. Ancak her e-İmza sağlayıcısının farklı hizmet ve güvenlik seviyeleri olabileceğinden öncesinde iyi araştırma yapılmalıdır.
Sovos vergi uyumluluğu yazılımının e-Dönüşüm ve e-Belge zorunluluklarına uyum sürecinizde size nasıl yardımcı olabileceğine göz atabilirsiniz.
Türkiye’nin başı çektiği verginin dijitalleşmesinin dünya genelinde yayılmasına bağlı olarak, işletmelerin kullandığı sistemler büyümeye ve gelişmeye devam ediyor. Peki e-Dönüşüm iş hayatında ve sistemlerde neleri değiştirdi? Bir mükellef olarak e-Fatura’ya geçiş yaptınız, bu neden önemliydi, büyük resimde neler var?
e-Dönüşüm büyük bir hızla gerçekleşiyor. 2025’e kadar tüm faturaların %75’inin gerçek ya da yarı gerçek zamanlı olarak vergi otoritelerine bildirileceğini öngörüyoruz. Bu demek oluyor ki e-Dönüşüm sadece faturaların, fişlerin, irsaliyelerin kâğıttan dijitale geçmesi anlamına gelmiyor. Büyük bir sistemsel dönüşüm söz konusu.
Bu büyük dönüşüm, vergi otoritelerinin işlerini dijitale taşıma kararı ile başladı. Bununla birlikte gittikçe genişleyen bir kapsamla şirketlerden belirli süreçlere uyum sağlaması, vergi ile ilgili süreçlerini dijital ortamlara taşıması talep edilmeye başlandı. Bu da şirketler için ‘IT’ dönüşümlerini beraberinde getirdi. Bunun da ötesinde şirketlerin iş yapış şekilleri de dönüşmeye başladı. Ve muhasebe süreçleri artık sadece muhasebe departmanını değil, şirketin lojistikten IT’ye pek çok departmanını etkileyen kompleks bir hale geldi. Nasıl mı?
Geçmişte defter, fatura, irsaliye gibi belgelerinizdeki eksiklikler, yanlışlıklar sadece finansal etkilerle sonuçlanırdı. Oysa bugün işlerinize operasyonel yansımaları da oluyor. Mesele e-İrsaliyeniz hazır olmadan, acilen ürün yetiştirmesi gereken kamyonunuz yola çıkamıyor. Artık otoriteler tarafından gerçek zamanlı kontrol söz konusu. Daha öncesinde yalnızca faturanın alıcısı içeriğin uygunluğuna dair anlık kontrol yapabilirken, artık vergi otoriteleri de içeriğine bakabiliyorlar.
Eskiden yalnızca uyumlu olma çabası söz konusuyken günümüzde ispata dayalı bir e-Belge süreci söz konusu. Belgelerinizi bir otorite aracılığıyla imzalamış ve iletmiş olmanız gerekiyor.
Tüm bunlar e-Dönüşümün iş süreçlerinize etkisi. Tabii bir de sistemler üzerindeki etkileri mevcut.
e-Dönüşümden önce bir belgenin manuel olarak kopyası alınıp incelenirdi. Günümüzde her belgenin oluşurken otomatik olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) hazırladığı şematrondan geçmesi kuralı bulunuyor. Belge şemaya uygun değilse anında hatalı kabul ediliyor ve işlemi tekrar yapmak gerekiyor.
Eskiden bir fatura tasarımı yapılıp yıllarca kullanılabiliyordu. Yeni sistemler bu konuda da daha esnek olmayı gerektiriyor. Vergi otoriteleri yeni bir uygulamaya geçişin çok kısa bir sürede yapılmasını isteyebiliyorlar. Tüm sektörle aynı anda yeni uygulamaya geçiş yapabilecek esnekliği kazanmak gerekiyor.
Önceleri hatalı yazılan vergi kimlik numarası kâğıt üzerinde belki bir parafla düzeltilebilirken, yeni sistemdeki belgelerde vergi kimlik numarasının yanlış iletilmesi örneğin faturanın alıcıya ulaşamaması anlamına geliyor.
Farklı e-Belge türlerinin her birinin kendine has kuralları bulunuyor ve hepsinin o kurallar çerçevesinde ayrı ayrı takip edilmesi gerekiyor.
Dijitalleşme zaten artık hayatımızın bir parçası, online ticaret, lojistikte aracı uydudan takip etmek gibi pek çok şekilde tüm işletmeler bir noktada buna dahil oluyor. Ve buna bağlı olarak herkesin kullandığı belirli dijital sistemler/uygulamalar var. Buna ek olarak verginin dijital dönüşümünde de çoklu şirket yapıları ve farklı ihtiyaçlar nedeniyle birden fazla sistem kullanılabiliyor. Bu da sistemlerin birbiri ile konuşabilmesini, zaman ve veri kaybı olmadan sistemler arası geçişi zorunlu kılıyor. Durum böyle olunca ‘bir fatura’nın eskiden olduğu gibi sadece muhasebe departmanını ilgilendirdiğini söylemek mümkün değil. ‘Bir fatura’ artık şirketlerin IT departmanlarını da yakından ilgilendiriyor.
e-Belge geçişlerinizi planlarken muhasebe ekibinizin yanı sıra mutlaka IT departmanınızı da sürece dahil etmeniz gerekiyor.
e-Belge geçişleri ile ilgili daha detaylı bilgi almak için linke tıklayabilirsiniz.
Firmanızın ihtiyaçlarına uygun bulut tabanlı ortama geçiş projesi için e-dönüşüm danışmanlarımızla hemen iletişime geçin.
Bu blog 5 Şubat 2025 tarihinde güncellenmiştir.
Yasal olarak tutulması zorunlu defterlerin dijitalleşmesiyle birlikte kullanıcılar e-defter hakkında pek çok sorunun yanıtını arıyor. e-Defter nedir, e-Defter Beratı nedir, ne zaman, nereye yüklenmelidir gibi soruların yanıtını bu yazıda okuyabilirsiniz. Yazı içinde yapılan yönlendirmelerle e-Defter hakkında yayımlanan son tebliğ ve duyurulardaki önemli bilgilere ulaşabilirsiniz.
e-Defter berat yükleme süreleri hakkında detaylı bilgilere geçmeden önce e-defter nedir ve neden önemlidir gibi temel sorulara yanıt vermek istiyoruz:
e-Defter, şirketlerin yasal olarak tutması gereken defterlerin elektronik ortamda kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesi için oluşturulmuş bir sistemdir. Bu defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanır. e-Defter, kağıt defterlerin yerini alarak hem çevre dostu bir yaklaşım sunar hem de işlemlerin daha kolay yapılmasını, kontrol edilmesini sağlar. Türkiye’de 2012 yılında uygulamaya konan bu sistem geniş bir uygulama alanına ulaşmıştır. e-Defter hakkında detaylı bilgilere, kağıt defterden farkından, sunduğu faydalara linkteki yazımızdan ulaşabilirsiniz.
e-Defter uygulaması, vergi denetimlerinin daha etkili bir şekilde yapılabilmesine olanak tanır. Bu sayede, şirketlerin mali bilgileri daha şeffaf bir şekilde izlenebilir. e-Defter, kağıt defterlere göre hem zaman hem de maliyet avantajı sağlar. Aynı zamanda, dijital ortamda saklandığı için fiziksel kayıp ya da zarar risklerini de azaltır. Şirket yetkilileri tarafından da ulaşılması daha kolaydır. Uzaktan erişimle yönetilebilir.
İşletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara göre e-Defter ve Beratlarını hazırlamakla yükümlüdür. Beratlar, e-Defterlerin yasal geçerlilik kazanabilmesi için; defter, firma, muhasebeci bilgileri ve vergi detaylarını içerir. e-İmza veya mali mühür ile onaylanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik olarak iletilirler. Mayıs 2024 tarihinden itibaren e-defter beratları ile birlikte e-defterler de GİB’e iletiliyordu. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan kılavuz bu konuda değişiklikler yapılacağını ortaya koydu. Buna göre; Ocak 2025 döneminden itibaren kebir defterleri GİB’e yüklenmeyecek, mükelleflerin bu defterleri kendisi saklaması gerekecek. GİB’e sadece beratlar gönderilecek. Yevmiye defterinin “defter ve berat” olarak yüklenme uygulamasında ise bir değişiklik olmayacak.
Bununla birlikte e-Defter beratlarının Gelir İdaresi Başkanlığı portalına yüklenmesi gereken belirli süreler vardır. Berat dosyaları, Gelir Vergisi mükellefleri için ilgili oldukları ayı takip eden dördüncü ayın 10. gününe kadar portala gönderilmelidir. Diğer Mükellefler için de takip eden dördüncü ayın ayın 14. Gününe kadar portala gönderilmelidir. Ancak, bu tarih hafta sonuna veya resmi bir tatile denk gelirse, takip eden ilk iş günü mesai bitimine kadar süre uzar. Tercihe bağlı olarak, e-Defter beratları geçici vergi dönemleri bazında da yüklenebilir. Şirketler bu konuda hassas davranarak belirtilen yasal sürelere uyum göstermelidir.
e-Defter beratları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen elektronik portal aracılığıyla yüklenir. Bu portal, berat dosyalarının kontrol edilerek onaylandığı ve dijital olarak arşivlendiği bir platformdur. Beratların, portal üzerinde hatasız bir şekilde yüklenmesi ve onaylanması önemlidir. Ayrıca, e-imza veya mali mühür ile onaylanan beratlar, GİB tarafından da imzalandığında yasal geçerlilik kazanır. Bununla birlikte Sovos’tan hizmet alan kurumlar, Sovos’un sistemleri üzerinden e-Defter uygulamasını kullanırken “GİB’e gönder” butonuyla pratik bir şekilde işlemlerini gerçekleştirebilir.
e-Defter beratlarının hazırlanması, belirli bir dizi adımdan oluşur:
e-Defter ve beratların yasal saklama süresi 10 yıldır. Bu süre boyunca, dijital ortamda zarar görmeden muhafaza edilmeleri önemlidir. Şirketler, yedekleme ve arşivleme sistemlerini kullanarak bu belgelerin güvenliğini sağlamalıdır. Bulut tabanlı yedekleme çözümleri, e-Defter saklama ihtiyacı için etkili bir yöntem sunar. Bu çözümlerin sürdürülebilirliği garanti eden, güvenilir şirketler aracılığıyla temin edilmesi önemlidir.
e-Defter uygulaması sırasında yapılan yaygın hatalar şunlardır:
Vergi Usul Kanununa göre; berat ve onayın belirlenen usul, esas ve süreler dahilinde alınmaması veya yapılmaması durumunda defterler tasdik ettirilmemiş sayılır. İlgili ayın defterinin tasdik edilmemesi ise mükellef hakkında resen inceleme nedenidir. Bu nedenle e-Defter beratları, belirlenen süreler içerisinde portala yüklenmezse, şirketlere özel usulsüzlük cezası uygulanabilir. Bu cezanın tutarı, vergi kanunlarında belirtilen oranlar ve şirketin durumuna göre farklılık gösterebilir. Bu nedenle, beratların zamanında yüklenmesi şirketler için büyük önem taşır.
e-Defter uygulamasına dair mevzuat zaman zaman güncellenmektedir. Şirketlerin bu güncellemeleri yakından takip etmesi önemlidir. GİB tarafından yapılan duyurular ve yayımlanan rehberler, mevzuata uyum sürecini kolaylaştırabilir. Örneğin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı 21.05.2024 tarihinde “Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 4)” adlı tebliğ ile çok önemli değişiklikler duyuruldu. e-Defter’e geçme zorunluluğu olan fakat geçmeyen mükelleflerin “mutlaka elektronik defter oluşturması gerektiği” ve bu mükelleflerin tuttukları kağıt defterlerin artık yok sayılacağı bildirildi. Bu tebliğ Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Defter uygulamasının genele yayılması ve kâğıt defterlerin son bulması konusundaki kararlılığının da önemli bir göstergesi oldu. Bununla birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı 8 Kasım 2024’te, Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 5)’i yayımladı.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Defter hakkındaki son tebliği ise 31 Aralık 2024 tarihinde yayımladı. Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 6) ile envanter defterinin ihtiyari olarak elektronik defter şeklinde tutulabilmesinin sağlanması ve buna yönelik usul ve esasların belirlenmesi hakkında düzenleme yapıldı. Başka bir deyişle envanter defteri de e-Defter kapsamında alındı. Bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerden Vergi Usul Kanununun 172 ve 173’üncü maddeleri kapsamında defter tutma yükümlülüğü bulunmayan dernek, vakıf, sendika, oda, birlik, federasyon, konfederasyon gibi mükellefler ile kurumlar vergisinden muaf olan kooperatifler ve iflas kararının devamı müddetince iflas halinde olan mükelleflerin e-Defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğunun bulunmadığı belirlendi. Son olarak e-Defter uygulamasına Dijital Vergi Dairesi veya e-Devlet Kapısı şifresinin temini suretiyle de başvuru yapılabilmesini sağlayacak düzenlemeler yapıldı.
Tüm bu değişikliklerin mükellefler tarafından düzenli takip edilmesi önem taşıyor.
En çok kullanılan e-Dönüşüm uygulamalarından biri olan e-İrsaliye ile irsaliyeler artık elektronik ortamda düzenlenip, iletilebiliyor ve muhafaza edilebiliyor…
Ekim 2019’da Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayımlanan tebliğ ile mükelleflere; 1 Temmuz tarihinden itibaren kâğıt irsaliye ile aynı hukuki niteliğe sahip olan e-İrsaliye düzenleme zorunluluğu getirildi.
Zorunlu geçiş sonrası e-İrsaliye uygulaması ile ilgili en çok merak edilen konuları bir araya getirdik.
e-İrsaliye uygulamasına geçiş yapmış tüm mükelleflerin oluşturacakları sevk irsaliyelerinin elektronik ortamda düzenlenmesi zorunludur. Ancak, GİB tarafından Şubat 2020’de yayımlanıp, 16 Temmuz 2020’de güncelleme yapılan e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu’na göre; e-İrsaliye uygulamasına yeni geçmiş mükellefler, uygulamaya geçtikleri ayın son gününe kadar kâğıt irsaliye düzenleyebilecekler.
Belirtilen süre dolduktan sonra 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin “V.7.” ve “VIII.” numaralı bölümlerinde belirtilen istisnai durumlar ve kılavuzda belirtilen özel durumlar haricinde; kâğıt sevk irsaliyesi düzenlenemeyecek ve e-İrsaliye kullanan göndericiden kâğıt sevk irsaliyesi alınamayacak.
Alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumda da irsaliyeler elektronik ortamda düzenlenecektir. Düzenlenen e-İrsaliyeler, alıcısına sistem içinden iletilmeyecek olup, düzenleyicisi tarafından diğer elektronik ortamlar vasıtasıyla ya da kâğıt çıktı verilmek suretiyle teslim edilecektir.
İşletmenin şubeleri arasında yapılan mal sevkiyatlarında da sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerektiği için, uygulamaya kayıtlı kullanıcıların kendi işyerleri arasında gerçekleştireceği mal sevkiyatlarında da e-İrsaliye düzenlemesi gerekmektedir. Bu durumda ‘malı gönderen ve alan’ bilgileri olarak aynı mükellefiyet bilgilerine yer verilecek ve malın teslimat adresi e-İrsaliye üzerinde ilgili alana girilecektir.
e-İrsaliye ve diğer e-Dönüşüm ürünlerimiz hakkında bilgi almak için tıklayın.
GİB tarafından güncellenen e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu’nu incelemek için tıklayın.
e-Dönüşüm ile ilgili en çok merak edilen konulardan biri de e-Mutabakat. Bu yazıda sizin için e-Mutakabat nedir, avantajları nelerdir gibi soruları yanıtladık…
e-Mutabakat hizmeti, şirketlerin müşteri ve/veya tedarikçileri arasında tanımlanmış alacak-borç hesaplarının elektronik ortamda kolay, hızlı, güvenli ve hatasız olarak karşılaştırılmasını sağlar. e-Mutabakat, BA-BS mutabakatları ve cari hesap mutabakatları için geliştirilmiş bir web uygulamasıdır.
• Farklı dosya biçimlerinde dosya verileri tek seferde sisteme aktarılır.
• Sistem üzerinde tanımlı firmalara mutabakat bildirimleri otomatik olarak gönderilir. Tanımlı firmalardan gelen mutabakat onay-ret bildirimleri sistem üzerinden görüntülenir veya anlık olarak takip edilebilir. Durumu ’bekliyor’ şeklinde görünen mutabakat geri bildirimleri için ikinci adım tekrarlanabilir.
• Mutabakat ret durumunda ekstre karşılaştırmaları ve mesajlaşma, uygulamanın mutabakat detayı bölümünden hızlı bir şekilde yapılarak mutabakat süreci tamamlanır.
• Firmalar arası alacak-borç hesaplarınızı denetleyerek tek seferde ve hatasız analiz yapmanızı sağlar. Kişi bazlı erişim altyapısını kullanarak mutabakat bildirimlerinizi kolay ve hızlı bir şekilde karşı tarafa iletir ve geri bildirimleri tek ekran üzerinden takip edebilirsiniz.
• e-Mutabakat uygulaması, BA-BS mutabakatları ve cari hesap mutabakatları için kullanılabilir.
• Tek bir ekran üzerinden alacak borç hesaplarını denetlemek ve sonuçları analiz etmek, hesaplarda karışıklığın önlenmesini sağlamanın yanında; kağıt, yazıcı çıktısı, telefon görüşmeleri, kurye gönderimi ve arşivlemeye dair tüm operasyonel işlemlerin elektronik yönetim ve takibini sağlamak açısından önemlidir.
• Gösterge tabloları sayesinde belirlediğiniz dönemde gerçekleşen toplam mutabakatlarınızı, bekleyen mutabakatlarınızı, mutabakat sağlanan ve sağlanamayan firmalar ile mutabakatlarınızı adet ve tutar bazında anlık olarak görüntüleyebilirsiniz.
• e-Mutabakat, alacak-borç hesaplarınızın yoğun ve sıkı denetleme gerektiren zorlu süreçlerinin sorumluluğunu üstlenir, sistem üzerinden hızlı ve kolay adımlarla mutabakatlarınızı sonuçlandırmanıza olanak tanır.
• Mutabakat sürecinize hız sağlayan diğer bir kolaylık, uygulamanın içinde çalışan mesajlaşma modülüdür. Mutabakatlarınız ile ilgili uyuşmazlık durumunda, karşı firmaya mesaj iletme olanağı sağlar.
• e-Mutabakat, karşı firma ile mutabakat detaylarınızı online ve otomatik olarak karşılaştırma imkânı sunar.
• Veri Aktar ile Excel’den kolaylıkla toplu veri aktarımı sağlar. Hatalı olan mutabakat kayıtlarını tek bir buton ile kolay ve hızlı bir şekilde silme imkânı sunar.
• Seçilen mutabakatlar için tek tıkla kolay gönderim imkânı vardır.
• Mutabakatların durumu, farklı durumlar için özel seçilmiş renkler ile kolayca takip edilebilir.
• e-Mutabakat, mutabakatlarınızın farklı dosya biçimlerinde dışa aktarımını sağlar.
• Mutabakatlarınıza cevap vermeyen firmalara mutabakat bildirimlerini tekrar gönderim imkânı verir.
• Mutabakat bildirimlerinin birden fazla alıcıya gönderimi sağlanabilir.
• e-Mutabakat ekranlarında aktarılan Cari ve BA-BS mutabakat sayıları takip edilebilir.
• Çok geniş filtreleme seçenekleri ile istenilen mutabakat kayıtlarına daha kolay ve hızlı erişim olanağı sağlar.
• Mutabakat şablon yönetimi ile gönderilen mutabakat bildirimlerinizin içerik olarak ne şekilde görüntüleneceği yönetilebilir.
• Mutabakat bildiriminden sonuçlandırmaya dayanan süreçte karşılıklı iş yürüttüğünüz firmalar ile tüm iletişiminizi kaydederek istediğiniz an izlemenizi sağlar.
Türkiye’deki e-Dönüşüm uygulamalarına ilişkin son güncellemeler ve zorunluluk kapsamları hakkında tüm detayları öğrenmek için uzman ekibimizle iletişime geçin.
“Temmuz 2023 Zorunlu e-Belge Geçişinde Firmanızı Neler Bekliyor?” başlığıyla bir webinar düzenledik ve Türkiye’nin dijital vergi dönüşümü yolculuğuna değinerek, son dönemde yayınlanan tebliğleri anlattık. Temmuz geçişinde ve yakın gelecekte mükellefleri bekleyen gelişmeleri de aktardığımız webinarın sonunda da konuyla ilgili bizlere sorulan soruları yanıtladık. Webinarın tamamını linkten izleyebilir, soruları ve yanıtları aşağıda okuyabilirsiniz.
İşte webinar sırasında da bizlere yöneltilen, Temmuz geçişi ve e-Belge kullanımları ile ilgili en sık sorulan sorular:
Deprem bölgesindeki mükellefler için farklı bir geçiş tarihi bulunmuyor. Herkes için aynı tarih söz konusu. Ancak özel bir durumunuz varsa, bağlı olduğunuz vergi dairesine uzatma talebi için başvurup değerlendirmeye alınmasını sağlayabilirsiniz.
Madeni yağ sektörü özelinde herhangi bir yeni düzenleme olmadı.
Türkiye artık e-Dönüşümde tecrübeli bir ülke. Bu nedenle son yıllarda Gelir İdaresi Başkanlığı hiç erteleme yapmadı. Bu seneki geçiş süreci için de ertelemeye yönelik bir duyum almadık. Erteleme beklemiyoruz, süreç planlandığı şekilde tamamlanacaktır.
Mali Mühür sertifikaları kamu sertifikasyon merkezi tarafından üç yıl süreyle tanımlanıyor ve süresi biterken yenilenmesi için hatırlatmalar yapılıyor. Kayıt yaptırdıktan sonra mali mührünüzün süresi biterse özel entegratör aracılığıyla faturalarınızı imzalamaya devam edebilirsiniz. Ancak yine de mali mührünüzü yenilemeniz için size hatırlatmalar yapılacaktır, yenileyebilirsiniz.
1 Temmuz 2023’ten önce mali mühür başvurunuzu yaptıysanız bir cezai yaptırım söz konusu olmayacaktır. Önemli olan bu tarih öncesinde başvurunuzu yapmış olmanız.
Mevcut e-Fatura kullanıcılarının mali mühür sertifikasının zamanı geçmişse, yenilenmesi gerekiyorsa, e-Mühür kullanmaya başlayabilir.
Özel entegratörler e-Belgelerle ilgili bazı sorumlulukları üstlenerek şirketler ve GİB arasında köprü görevi görüyor ancak e-Defter biraz daha farklı. e-Defter ile ilgili süreçlerden mükellefin kendisi sorumlu oluyor.
e-Fatura’nın ya da e-Arşiv Fatura’nın irsaliye yerine geçebildiği yerler var. Bu şartlara uyulması gerekiyor: e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura üstünde düzenleme zamanının saat ve dakika olarak gösterilmesi, “irsaliye yerine geçer” ibaresine yer verilmesi ve kâğıt çıktının düzenlenen kişi tarafından imzalanması… Bunun haricindeki hallerde irsaliyenin tebliğdeki hükümler uyarınca düzenlenmesi gerekiyor.
e-Fatura iptali konusu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından kılavuzda oldukça net açıklanmış durumda. Eğer bir ticari fatura söz konusuysa 8 gün içinde karşı taraf reddedebilir. Red hakkı olmayan türde bir fatura söz konusu ise, Türk Ticaret Kanunu’ndan doğan harici yollar vasıtasıyla iptal/itiraz işlemlerinin yapılıp, daha sonra da durumun GİB’e bildirilmesi gerekir.
Malın teslim anından itibaren 7 gün içinde düzenleme yapılması gerektiğine yönelik bir düzenleme var. Bu uygulama hala geçerli, yeni bir uygulama gündemde değil.
Türk Ticaret Kanunu’nda 8 gün olarak belirtiliyor. Bu süre içinde iptal işleminin yapılması bekleniyor. Bu süre geçtiyse, yeni bir fatura düzenlenerek, içerisinde iptal edilmesi istenen eski faturaya ilişkin düzeltilmek istenen bilgilere yönelik açıklama olması gerekiyor.
Bulut tarafında bu konuyu kendi kendimize yürütebileceğimiz bir araç geliştirdik ve önümüzdeki dönemde konuyla ilgili bilgileri müşterilerimizle paylaşacağız. SAP tarafında ise özel çalışmalar yapılması gerektiği için bir ‘ticket’ açarak destek ekibimizle iletişim halinde olmalısınız.
Ürünleri göndermeden önce e-İrsaliye’yi özel entegratörünüze ya da doğrudan GİB’e iletmiş olmanız gerekiyor. Bu işlemi yaptıktan sonra geçerli hale gelen e-İrsaliye’nin karekodunu kullanabilirsiniz.
Herhangi bir sektöre zorunluluk yok, sektör bağımsız olarak 1 Eylül 2023 itibarıyla e-Belgelerin tamamında karekod zorunluluğu başlıyor.
Evet gerekecektir. Karekodların GİB tarafından belirlenen içeriğe uygun şekilde hazırlanması gerekiyor.
e-Defterde karekod zorunluluğu bulunmuyor. Zorunluluk bulunan e-Belgeler şu şekilde: e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu, e-Sigorta Komisyon Gider Belgesi, e-Döviz Kıymetli Maden Alım Satım Belgesi ve e-Adisyon.
Alt yapı kuruldu ancak şu anda kullanımı zorunlu değil. GİB tarafından zorunluluğu açıklandıktan sonra kullanımı yaygınlaşacaktır.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından buna dair bir hazırlığının yapıldığını biliyoruz ancak henüz ilgili bir servis açılmadığı için şu an ne yazık ki görüntüleme yapılamıyor.
Bu çalışmalar Mayıs ayında başlamıştı şu anda Cloud müşterilerimizin linkleri otomatik olarak e-Arşiv Faturalarında yer alıyor. e-Faturalarda da linkler mevcut Cloud tarafında.
Bir ürün göndererek ürün ihracatı yapıyorsanız bununla ilgili e-ihracat faturası kestiriyorsunuz ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın sisteminde onaylandıktan sonra beyanname numarası alıyorsunuz. Ancak bunun ardından, gümrük müşaviri e-faturasını görebiliyor, maalesef bununla ilgili yıllardır bir değişiklik yok.
509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin “IV.1.4. e-Fatura Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu” başlıklı bölümü uyarınca, Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmelerine herhangi bir hadle sınırlı olmaksızın e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. Bu kapsamda söz konusu işletmelerin fatura düzenlenmesi gereken tüm işlemler için faturalarını e-Fatura ve e-Arşiv Fatura olarak düzenlemeleri gerekmektedir. Buna ek olarak konaklama hizmeti özelinde ÖKC kullanımı hakkında konaklama hizmetine ve ÖKC’ye ilişkin mevzuat takip edilmelidir. Konaklama hizmetleri kapsamında ÖKC kullanımı konusunda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan özelgeye linkten ulaşılabilir.
Daha önce yayınlanan özelgelerden hareketle 2022 (özel) hesap dönemi içinde 10 milyon TL’lik şartı sağlamış olmanızdan hareketle e-İrsaliye’ye geçmeniz gerektiği söylenebilir. Örnek özelgeye linkten ulaşabilirsiniz. Fakat bu görüşü hukuki bir tavsiye olarak almamanızı ve sorunuzu Gelir İdaresi Başkanlığı’na e-Fatura forum üzerinden veya vergi daireniz ile görüşerek sormanızı tavsiye ederiz.
Türkiye’deki e-dönüşüm uygulamalarına ilişkin son güncellemeler ve zorunluluk kapsamları hakkında tüm detayları öğrenmek için uzman ekibimizle iletişime geçin.
Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde ikinci konumuz servis sağlayıcı seçiminde dikkat edilmesi gereken konular…
e-Dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı entegrasyonlar hakkındaydı. Bu yazıda servis sağlayıcıların sunduğu e-Dönüşüm hizmetine ek olarak şirketlerin farklı entegrasyon taleplerinin doğabildiğini ve bu talepleri iyi anlamanın önemini aktarmış, bazı entegrasyon örneklerini sıralamıştık. Yazıyı okumak için linke tıklayabilirsiniz.
Serinin ikinci yazısında servis sağlayıcı seçerken dikkat edilmesi gereken konuları ele alıyoruz. Burada doğru seçim yaparak ilerlemek, sonrasında servis sağlayıcı ve entegrasyon değişikliği yapılmasının önüne geçecek ve sağlıklı bir e-dönüşüm süreci oluşturmak mümkün olacaktır. Müşteri ve servis sağlayıcı birbirlerini iyi tanıyıp sağlıklı bir proje planı çıkardığı sürece e-Dönüşüm projesinin başarıya ulaşmasında hiçbir engel bulunmamaktadır. Fatura gibi firmanın tüm departmanlarını etkileyen e-dönüşüm süreçlerinin planlanması aşamasında özel entegratör firma ile değerlendirmek en önemli öncelik olmalıdır. Firmanın bulunduğu sektörün ihtiyaçları, özel entegratör firmanın deneyimi ve teknolojik alt yapısı kritik öneme sahiptir. Dolayısıyla firmanızın ihtiyaçları göz önünde bulundurarak çalışacağınız özel entegratörü seçebilir ve fatura süreçlerinin sorunsuz ilerlemesi için büyük öneme sahip ‘müşteri ve servis sağlayıcı uyumu’nu yakalayabilirsiniz.
Yazı dizisinin bir sonraki konusunda e-Dönüşüm’de proje süreçlerini adım adım aktararak, büyük resmi daha rahat görmenizi sağlayacağız.
Webinarı İzleyebilirsiniz
Dilerseniz bu yazı dizisinin kapsadığı tüm konuları ilgili webinar kaydından da dinleyebilirsiniz.
E-ticaret artık yalnızca büyük perakende şirketlerinin yatırım yaptığı alan olmanın ötesine geçerek KOBİ’lerin de ayak bastıkları bir yere dönüştü.
E-ticaretin ve bu alandaki yeni modellerin şirketlerin gündemine çok hızlı girmesi, sektörlerin bilgi edinme ihtiyacını da beraberinde getirdi ve bu süreçte firmalar, eski alışkanlıklarının, kullandıkları yöntemlerin yerine farklı metotlar koymaya başladılar.
Bu da pek çok farklı sürece adaptasyon ihtiyacını ortaya çıkardı.
e-Kitapta Öne Çıkan Başlıklar:
e-Ticarette, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Zorunlu mu?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) 509 sıra no’lu tebliğine göre e-ticaret paydaşı olan internet satış platformları, internet ortamında ilan yayınlayanlar ve internet reklam aracıları e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek zorundalar.
Bu zorunluluk bir yandan operasyonel yükünüzü azaltırken; bir yandan da verimliliğinizi artırıyor. E-belgeler, özellikle e-ticarette yaşanan uzun teslimat ve iade süreçleri, satış sonrası memnuniyetin temel noktasını oluşturan müşteri hizmetleri, yetersiz ürün bilgisi gibi sorunlara da çözüm sunuyor.
e-Belge Süreçlerinde Nelere Dikkat Etmelisiniz?
E-ticarette e-belgeler söz konusu olduğunda perakendenin hızına uyum sağlayabilecek hızlı ve anlaşılabilir bir sistem kullanmanın önemi ortaya çıkıyor. Bu sistem, kurumun tüm süreçlerinin denetlenebilir olmasını sağlıyor. Sistemin denetlenebilir olmasını sağlayan en önemli nokta ise yasal zorunlulukları gözeten iş ortakları ile çalışılması. İş ortakları ile tasarlanan bu süreç e-ticaret yapan kurumlarının iş süreçlerinin verimli ve etkin kılıyor.
e-Dönüşüm denince e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye gibi belgelerin süreçlerinin Gelir İdaresi Başkanlığı ile doğrudan entegrasyonu akla geliyor. Oysa e-Dönüşüm servis sağlayıcıları, talep eden müşterilerine çok daha geniş bir yelpazede hizmet sunabilir. Bu hizmetin detaylarını, başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz bir yazı dizisi ile sizlere anlatmak istiyoruz.
e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini incelediğimizde ‘müşteri ve servis sağlayıcı uyumu’nun başarının temel faktörü olduğunu görüyoruz. Bunun için, hem servis sağlayıcı müşterinin e-Dönüşüm sürecinden beklentilerini iyi anlamalı hem de müşteri alabileceği hizmetlerin farkında olmalı.
Sovos Türkiye’nin bir servis sağlayıcı olarak sunduğu dört temel e-dönüşüm (e-Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Arşiv Fatura) ürünü bulunuyor ancak bazı müşterilerin farklı ihtiyaçları doğabilir ve e-Dönüşüm süreci tüm şirketler için aynı şekilde işlemeyebilir. Örneğin, lojistikten üretime kadar tüm süreçlerini tek bir sisteminden yürüten şirketler için e-dönüşüm sürecinde de ERP sistemi ile entegrasyon yapılması gerekebilir. Bir diğer örnek de şirket birleşmeleri gibi dönemlerde birden fazla sistemden üretilen defterlerin konsolidasyonunun gerekmesi olabilir. Buradaki kilit kelime: Entegrasyon. e-Belgeleri kendi sisteminize nasıl entegre ettiğiniz/etmek zorunda olduğunuz önemli. Peki entegrasyonla ilgili karşılaşılan değişiklik talepleri nelerdir?
e-Dönüşüm projelerinde şirketlerin entegrasyonla ilgili ihtiyaçları genelde şu başlıklarda toplanıyor:
Eğer şirketiniz için bir servis sağlayıcı değişikliği söz konusu ise burada başarının en önemli sırrı: ihtiyacı iyi anlatmak, hizmeti iyi dinlemek ve yeni servis sağlayıcıdan hizmeti birebir aynı şekilde beklememek. Yeni servis sağlayıcı bu hizmeti gelişen teknolojisi ile sunuyor olabilir, süreç iyileştirmesi ile karşı karşıya olabilirsiniz. Örneğin; eski aracınızda müziği CD’den dinlerken, yeni aracınızda kablosuz bir şekilde telefonunuzdan istediğiniz şarkıları çalabilmeniz gibi, teknolojiyle yöntem değişebiliyor ancak müzik dinleme ihtiyacınız karşılanmaya devam ediyor. Sadece bu yeni teknolojiyi tanımak için servis sağlayıcınızı iyi dinlemeye ihtiyacınız var.
Servis sağlayıcı değişikliğinde bir diğer önemli konu: geçiş öncesi yasal süreçlerin tamamlanmasını beklemek. Bir e-Fatura gönderildiyse son statüsüne ulaşması, e-Arşiv Faturanın GİB’e raporlanmasının beklenmesi gibi konular dikkate alınmalı, sonuçlanmamış belgeler ile ilgili süreç proje planına konumlandırılmalı. Yasal süreçler tamamlanmadan eski servis sağlayıcıdan ayrılmamanız, fakat bir yandan da yeni servis sağlayıcı ile başvuru işlemlerini gerçekleştirmeniz gerekiyor. Özel entegrasyon sahibiyseniz geçiş sürecinde aynı anda hem eski hem yeni servis sağlayıcınızla çalışabilirsiniz ancak direkt entegrasyonlarda GİB sisteminde tek bir yazılıma izin verdiği için bu seçenek söz konusu olmayacaktır.
Bir servis sağlayıcıdan başka bir servis sağlayıcıya geçişte en çok sorulan sorulardan biri de şu oluyor: “Eski verilere ne olacak?” e-Belgelerin 10 yıl saklama zorunluluğu bulunması nedeniyle bu önemli bir konu. Burada eski servis sağlayıcınızla nasıl bir anlaşma yaptığınızı ele almak gerekiyor: Belgeleri kendiniz mi saklıyordunuz yoksa eski servis sağlayıcınız sizin adınıza mı saklıyordu? Yeni servis sağlayıcı ile birlikte tüm belgelerin tek bir yerde toplanmasını istiyor musunuz? Burada önemli olan ihtiyaçları belirlemek, ardından bu ihtiyaca göre entegrasyonlarla süreci istediğiniz şekle getirmek mümkün.
Mevcut entegrasyon yapısı değişikliği talebine ise şöyle bir örnek verilebilir: ilk başta on-premise denilen şirket içi entegrasyon yapısını tercih etmiş olan bir şirket daha sonra bulut teknolojisinin gelişimi ile fikrini değiştirmiş ve yapısını özel entegrasyona çevirme kararı almış olabilir. Burada yine mevcut entegrasyon yapısını servis sağlayıcıya en doğru şekilde aktarmak kilit başarı faktörü olacaktır.
Birden fazla ERP’den toplanan verilerin konsolidasyonuna yönelik talepler en çok karşılaşılan türden. Özellikle şirket satın almalarında müşteriler tek bir VKN kullanmak isteyebilirler. e-Arşiv Fatura’da ve e-Defter’de şube yapısı olduğu için bu talepler kolaylıkla karşılanır. Ancak e-Defter’de şubeye yıl ortasında geçiş yapılamaması gibi nedenlerle ek bir entegrasyon yapısı kurulması da gerekebilir. e-Fatura’da etiketler tanımlanabiliyor ancak şirketlerin kendi faturalarını nasıl ayrıştıracağı konusuyla ilgili sorular da gelebiliyor. Gelen faturanın doğru sisteme dağıtılması için yine bir entegrasyon gerekir. Şirketin isteğine göre bu otomatik yapılabileceği gibi, belirlenen bir kişinin kontrolünde de sisteme gidebilir.
Şirketlerin durumu ne kadar özel olursa olsun e-Dönüşüm süreçlerinde hepsinin biz çözüm yolu oluyor. Müşteri ve servis sağlayıcı birbirlerini iyi tanıyıp sağlıklı bir proje planı çıkardığı sürece e-Dönüşüm projesinin başarıya ulaşmasında hiçbir engel bulunmuyor. Bunun için de iyi bir servis sağlayıcı seçmek şirketler için önemli.
Yazı dizimizin bir sonraki yazısında e-Dönüşüm süreçlerinde servis sağlayıcı seçiminde dikkat edilmesi gerekenler hakkında bilgi verdik.
Tüm blog yazılarımızı buradan inceleyebilirsiniz.
Dilerseniz bu yazı dizisinin kapsadığı tüm konuları ilgili webinar kaydından da dinleyebilirsiniz.
Günümüzde tüm departmanları ilgilendiren ve kompleks bir hale gelen fatura süreçlerinin elektronik ortamda düzenlenmesiyle firmalar; finansal verileri daha iyi analiz edebilme ve performansı daha iyi okuyabilme imkanına sahip oldular.
Elektronik fatura işlemlerinin sorunsuz yönetilmesi için ise kullanılan ERP sistemi ile entegrasyon kritik öneme sahiptir. Bu sebeple her firma; elektronik fatura işlemlerini daha hızlı, güvenli ve sorunsuz bir şekilde yönetebilmek için ERP seçimi ve yönetimine özen göstermelidir.
8 Haziran, Perşembe günü gerçekleşecek webinarda; Sovos’un uzman ekibi aşağıdaki başlıklarda deneyim ve bilgi paylaşımında bulunacaklar. Kaydınızı hemen yaptırın.
Webinar’da ele aldığımız konular:
*Webinarımızın son bölümünde sorularınızı iletebileceğiniz “Soru-Cevap Bölümü” de olacaktır.
Formu hemen doldurarak kaydınızı tamamlayın.
Son zamanlarda sıklıkla karşılaşılan “e-Defter nedir?”, “Hangi defterleri dijital olarak tutmak zorunludur?”, “e-Defter gönderme tarihleri nedir?”, “e-Defter berat gönderme süresi hakkında bilgi”, “e-Defter ikincil kopya saklama süreleri nasıldır?” gibi soruların yanıtlarını tek bir yazıda sizlerle paylaşmak istedik.
Kısaca ‘yasal olarak tutulması zorunlu defterlerin dijital ortamda oluşturulması’ olarak tanımlayabileceğimiz e-Defter uygulamasını daha detaylı olarak şöyle anlatabiliriz: e–Defter, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan Yevmiye Defteri ve Büyük Defter’in (Defter-i Kebir) elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı (“GİB” veya Başkanlık) tarafından belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde tutulmasını ve bunların beratlarının oluşturularak GİB’in sistemine gönderilmesini ifade eder. İşletmelerin finansal işlemlerinin dijital ortamda tutulmasına olanak tanıyan bir sistemdir. Bu sistem sayesinde işletmeler, kâğıt tabanlı işlemleri terk ederek zaman ve maliyet tasarrufu yapabilirler, Yevmiye defterinde ve Defter-i Kebirde bulunan tüm kayıtlara ihtiyaç anında kısa sürede ulaşabilirler ve kurumsallaşma süreçlerinde dijital dönüşümün rüzgarından faydalanabilirler.
Defter tutma zorunluluğu olan mükellefler, gelen ve giden faturalar, satışlar, alımlar, giderler, tahsilatlar, ödemeler gibi işletme faaliyetlerine ilişkin tüm bilgileri, Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen esaslara göre defterlerine kaydetmek zorundadırlar. Defter tutma zorunluluğu olan mükellefler, e-fatura kullanıyor olsalar bile, e-Defter oluşturma ve saklama zorunluluğuna tabidirler.
GİB’in yayınladığı tebliğ kapsamında e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler dahil oldukları aydan itibaren söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Bu mükelleflerin kâğıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır. Defterlerin artık dijital ortamlarda tutulması ve saklanması gerekir.
Defterlerin asıl kopyaları mükellef tarafından saklanırken; e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunluluğu 2020 yılında getirilmiştir.
Kanunen tutulması gereken defterlerin Vergi Usul Kanunu’na göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl saklanma zorunluluğu vardır.
e-Defter uygulamasında oluşturulacak defterler Yevmiye Defteri ve Büyük Defterdir. Süreç öncelikle Yevmiye Defterinin ardından da onun üzerinden Büyük Defterin oluşturulması şeklinde ilerlemelidir.
e-Defterde, basılı defterlerden farklı olarak noter onayı gerekmez. Bunun yerine, e-Defter Genel Tebliği’nde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve mali mühür ya da elektronik imza ile onaylanmış elektronik dosyalar olan beratlar vardır. Berat, defterin ilgili döneminin mühürlendiği ve değiştirilemeyeceği anlamına gelir.
e-Defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçer.
e-Defter ikincil kopyalarının GİB‘e iletilmesi de bir yükümlülüktür. e-Defter ikincil kopyaları, GİB‘in belirlediği formatta hazırlanarak, elektronik ortamda iletilmelidir. İletim işlemi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği süreler içinde yapılmalıdır.
e-Defterlerin GİB’in ya da özel entegratörün bilgi işlem sistemlerine yüklenmesi için belli süreler söz konusudur. E-defter kullanımına geçerken işletmeler bunun aylık ya da üç aylık olması ile ilgili bir seçim yaparlar.
Aylık yükleme yapacak işletmeler için her ayın yüklemesi, üçer aylık takip eden süreçlerde yapılır. Örneğin Ocak ayı beratları Nisan sonuna kadar, Şubat ayı beratları Mayıs sonuna kadar yüklenmelidir. Aralık’a kadar bu süreç böyle devam eder, Aralık ayı ise gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar iletilmelidir.
Üç aylık seçilen yüklemelerde ise Ocak, Şubat ve Mart ayı beratları her biri ayrı ayrı Mayıs ayı sonuna kadar yüklenmelidir. Nisan, Mayıs, Haziran ayları Ağustos ayı sonuna kadar; Temmuz, Ağustos, Eylül ayları Kasım ayı sonuna kadar yüklenmelidir. Eylül, Kasım, Aralık ayları ise yine gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar iletilmelidir.
Hesap dönemine ait açılış, kapanış ve diğer beratlarının yüklenmemesi durumlarında Vergi Usul Kanunu’nun 352’nci maddesine göre birinci derece usulsüzlük; geç yüklenmesi durumunda ise ikinci derece usulsüzlük nedeniyle cezai yaptırım uygulanabilir. Defterlerin Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) belirlenen usul ve esaslara aykırı olarak tutulması durumunda ise TTK’nın 562’nci maddesine dayanarak idari para cezası uygulanması söz konusu olabilir.
İşletmelerin e-defter saklama konusunda dikkat etmeleri gereken kuralları iyi bir şekilde anlamaları ve uygulamaları, gelecekte yaşanabilecek herhangi bir sorunun önüne geçecektir.
E-defter uygulamasına geçiş yöntemleri hakkında detaylı bilgi almak için yazımızı okuyabilirsiniz.
Türkiye’deki e-dönüşüm uygulamalarına ilişkin son güncellemeler ve zorunluluk kapsamları hakkında tüm detayları öğrenmek için uzman ekibimizle iletişime geçin.
“S/4HANA Geçişi ve E-Dönüşüm Planlamasının Önemi” isimli webinarımızın katılımcılarından gelen soruları ve yanıtlarını sizin için derledik…
16 Mart tarihinde düzenlenen webinarda; “Neden SAP S/4HANA? Geçiş Sürecinde Kritik Proje Yaklaşımları, Türkiye Lokalizasyonu ve SAP Belge ve Raporlama Uyumluluğu, Türkiye’de e-Belgeler ve S/4HANA Geçişinde e-Dönüşüm Yöntemleri, “S/4HANA Geçişinde e-Dönüşüm Danışmanlığı Neden Önemli” konuları ele alındı. Soru-cevap bölümünde katılımcıların en çok merak ettiği konular ve yanıtları ise şöyle oldu:
SAP eski uygulamalarla ilgili son değişiklik tarihlerini paylaşabiliyor. SAP olarak 2028’e kadar S/4HANA dönüşümlerinin tamamlanmasını öneriyoruz. Ancak dönüşümü önermemizin asıl nedeni bir ‘son tarih’ belirlenmiş olması değil. S/4HANA ile birlikte şirketlere kazandırılan çok fazla yenilik var. 50 yıllık bir deneyimi gerçek anlamda yansıtabildiğimiz bir platformdan bahsediyoruz. Karşımızda, yapılan iyi örneklerle bu işlerin çok daha verimli şekilde nasıl yürütülebileceği, günlük operasyonların nasıl daha hızlı yapılabileceği gibi çözümler gördüğümüz; teknolojiyi de yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi gibi son versiyonları ile takip edebildiğimiz, yeni arayüzüyle performans artışı sağlayan, gerçek zamanlı veri ile kolay izlenebilen bir yapı mevcut. Dolayısıyla bizim gözümüzde bu zorunlu bir geçiş değil, daha çok fayda görmek için atılması istenen bir adım.
S/4HANA geçişini şöyle de anlatabiliriz: Günlük operasyonlardan, işletmeninin mevcut durumunu görebileceğimiz analizlerini yapabileceğimiz vaktimiz kalmıyor. Bu geçişle operasyona harcanan zaman ı minimuma indirdiğimiz, birbirini tekrar eden işleri otomasyona bağlayarak yükü azalttığımız, mevcut durumu anlık olarak görebileceğimiz ve dolayısıyla şirketin analizini ve ileriye yönelik tahminleri yapabileceğimiz bir yapı söz konusu oluyor. Dolayısıyla şirketin stratejisine yönelik daha ayrıntılı yorumlar yapmamız da mümkün hale geliyor.
S/4HANA geçişinde, hali hazırda SAP kullanan ve o sistemi kullanmaya devam etmek isteyen müşterilerimiz için Sistem Dönüşümü (Brownfield) adı verilen yöntem, sıfırdan yeni bir sistemle başlamak isteyenler için Yeni Kurulum (Greenfield) adı verilen yöntem ve kendi kullandığı bağımsız sistemi buraya entegre etmek isteyenler için Sistem Birleştirme (Bluefield) adı verilen yöntem söz konusu. Bu çözümlerin global alandaki kullanım oranlarında eşit bir dağılım olduğu söylenebilir. Ancak proje sürelerinin hızlanması, mevcut yapıların devam ettirilebilmesi ve aynı zamanda S/4HANA’nın yeniliklerinden faydalanılması ihtiyaçları sebebiyle Brownfield dönüşümlerin önümüzdeki dönemde biraz daha öne çıkabileceği söylenebilir. Diğer yandan yöntem tercihlerinin, müşteri özelinde, mevcut sistemleri göz önüne alınarak yapılması gerekiyor.
ABAP geliştirmeleriniz SAP S/4HANA’ya dönüştürebiliyor. Ancak danışmanlarla birlikte gözden geçirilerek hangileri taşınacağının, taşınırken uğrayacakları değişimlerin değerlendirmesinin ve temizliğin yapılması gerekiyor.
Fiori, sadece bilgisayar değil tablet, telefon hatta akıllı saatler aracılığıyla erişebildiğimiz bir yeni arayüz. SAP kullanan tüm departmanlar tarafından kullanılabilir ve SAP olarak Bu arayüz verimliliği artırıyor. SAP S/4HANA’nın tüm yeniliklerinden faydalanabilmek için kullanmak gerekiyor. “Grafiksel Kullanıcı Arayüzü’’nde hiç erişilemeyecek ara uygulamalara bu arayüz ile erişilmiş oluyor. Bu nedenle Fiori önemli.
SAP S/4HANA ile birlikte, kullandığınız SAP’ye Fiori üzerinden geçiş yapmış olacaksınız. Fiori’de yapmış olduğunuz düzenlemeleri yeni sisteme adapte etmek teknik bir konu olsa da kullanmamanız için bir sebep bulunmuyor. S/4HANA’ya taşınmalı mı, ayrı mı devam etmeli konusu danışmanlarla birlikte incelenerek değerlendirilmelidir.
‘Document and Reporting Compliance’ lisans havuzunda bu isimle yer alıyor. ‘Global Compliance’ dashboard kısmı SAP Analytics Cloud ile kullanabileceğiniz, altında ise aslında ‘Document and Reporting Compliance’ın çalıştığı bir uygulama. Hem DRC kısa adıyla hem de ürünlerinin birleşimiyle kullanabildiğiniz iki ayrı yapı diyebiliriz. SAK operasyon, DRC ise bu uygulamanın raporlama kısmı.
Her müşterimize proje kararı alırken süreci uzmanlarla birlikte değerlendirmelerini öneriyoruz. Münferit ihtiyaçlara yönelik farklı uygulamalar önerilebilir.
Sektöre özel olarak sunulan ‘SAP Meat and Fish Management by msg’ isimli bir çözüm bulunuyor. Referanslar konusunda müşteri yöneticinizden destek alabilirsiniz. Ayrıca ürün ile ilgili bilgilendirmeleri de linke tıklayarak öğrenebilirsiniz.
‘Universal Parallel Accounting’ ile başka şekilde alternatif çözümleri yer alıyor. Defter bazlı çalıştırılabiliyor. Konu ile ilgili linkteki yazıyı okuyabilirsiniz.
SAP aslında işin data toplama ile ilgili olan bölümü. Bunun dışında arşivleme, imzakontrolünden geçirilmesi, katma değerli raporlar oluşturulması gibi diğer bölümler de var. Bunun için ise bir entegrasyona ihtiyaç duyuluyor. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın binlerce kurumun her birinin sistemine ayrı ayrı kontrol sağlamak yerine, entegratör firmalar üzerinden ‘özel entegrasyonu’ teşvik ettiği biliniyor.
S/4HANA geçişinde şirketin mevcut sistemine, geçişteki yöntem seçimine göre çeşitli yollar tavsiye ediliyor. Her müşterinin kendi özelinde değerlendirilerek danışmanlık yapılması gerekiyor. Müşterilerin mevcut paketlerine göre de özelleştirilmiş yönlendirme söz konusu. Paket değişikliği ya da ekstra paket ihtiyacı da olabiliyor.
S/4HANA geçişi hakkında detaylı bilgiler içeren webinarımızı izlemek için tıklayın.
Bu yazı 17 Ağustos 2023 tarihinde güncellenmiştir.
e-Belge türlerinin büyük bir çoğunluğuna karekod uygulaması zorunluluğu geliyor. Peki bu zorunluluk kimleri kapsıyor ve sistemlerde nasıl geliştirmeler gerektiriyor? Konuyla ilgili önemli bilgileri bu yazıda bulabilirsiniz.
509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre karekod veya barkod kullanımı bazı belge türleri için zorunlu içerik sayılıyordu ancak uygulamanın başlangıç tarihi ve koşulları hakkında detaylı bilgi verilmemişti. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) geçtiğimiz günlerde yayınladığı duyuruyla, karekod kullanımının birçok elektronik belge türünde ne zaman zorunlu hale geleceği kesinleşti. Zorunlu uygulama 1 Eylül 2023’te başlayacak ancak bu tarihe kadar mükelleflerin sistemlerinde gerekli geliştirmeleri yapmaları gerekiyor.
Karekod uygulamasının detaylarını aktarmadan önce bu zorunluluğun hangi belge türlerini kapsadığına değinelim:
1 Eylül 2023 tarihinden itibaren düzenlenecek yukarıda sıralanan e-Belgelerin tamamında karekod bulunması gerekiyor. Ancak bu belgeler için karekod oluşturulurken, GİB tarafından yayınlanan Karekod Standardı Kılavuzu’na uyma şartı da bulunuyor.
Zorunluluk kapsamında bulunan her belge için karekodun barındırması gereken bilgiler farklılaşabiliyor. Bu nedenle GİB’in yayınladığı Karekod Standardı Kılavuzu incelenerek, her belge için gerekliliklerin yerine getirilmesi gerekiyor.
Temmuz ayında yayımlanan Karekod Standardı Kılavuzu’na göre;
Karekod uygulaması ile ilgili akıllardaki bir diğer soru ise bu uygulamanın e-İrsaliye yerine geçip geçemeyeceği yönünde. Konuyla ilgili olarak, 509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde daha önce yapılan değişiklikle karekodun; internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan mükellefler tarafından satışa konu malın yanında bulundurulması zorunlu olan e-İrsaliye örneği yerine geçebileceği belirlenmişti. GİB tarafından yapılan duyuruya göre bu koşullarda e-İrsaliye karekodu doğrudan e-İrsaliye yerine kullanılabilecek. Ancak bunun için de belirli şartlar mevcut. Bu şekilde kullanılacak karekodun:
1 Eylül 2023 itibarıyla düzenleyeceğiniz e-Belgelerde kılavuza uygun hareket etmek için şimdiden sistem geliştirmelerinizi yapabilirsiniz. Hâlihazırda Sovos gibi bir özel entegratör ile çalışıyorsanız bu konuda onların yönlendirmelerini dikkate alabilirsiniz. Tüm detayları öğrenmek için uzman ekibimizle iletişime geçin.