e-Dönüşüm Projelerinde Başarı: Entegrasyon

Ekin Moral
Mayıs 31, 2023

e-Dönüşüm denince e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye gibi belgelerin süreçlerinin Gelir İdaresi Başkanlığı ile doğrudan entegrasyonu akla geliyor. Oysa e-Dönüşüm servis sağlayıcıları, talep eden müşterilerine çok daha geniş bir yelpazede hizmet sunabilir. Bu hizmetin detaylarını, başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz bir yazı dizisi ile sizlere anlatmak istiyoruz.

İlk konumuz ise: Entegrasyonla ilgili Yapılabilecek Değişiklikler

e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini incelediğimizde ‘müşteri ve servis sağlayıcı uyumu’nun başarının temel faktörü olduğunu görüyoruz. Bunun için, hem servis sağlayıcı müşterinin e-Dönüşüm sürecinden beklentilerini iyi anlamalı hem de müşteri alabileceği hizmetlerin farkında olmalı.

Sovos Türkiye’nin bir servis sağlayıcı olarak sunduğu dört temel e-dönüşüm (e-Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Arşiv Fatura) ürünü bulunuyor ancak bazı müşterilerin farklı ihtiyaçları doğabilir ve e-Dönüşüm süreci tüm şirketler için aynı şekilde işlemeyebilir. Örneğin, lojistikten üretime kadar tüm süreçlerini tek bir sisteminden yürüten şirketler için e-dönüşüm sürecinde de ERP sistemi ile entegrasyon yapılması gerekebilir. Bir diğer örnek de şirket birleşmeleri gibi dönemlerde birden fazla sistemden üretilen defterlerin konsolidasyonunun gerekmesi olabilir. Buradaki kilit kelime: Entegrasyon. e-Belgeleri kendi sisteminize nasıl entegre ettiğiniz/etmek zorunda olduğunuz önemli. Peki entegrasyonla ilgili karşılaşılan değişiklik talepleri nelerdir?

Entegrasyonla İlgili Yapılabilecek Değişiklikler

e-Dönüşüm projelerinde şirketlerin entegrasyonla ilgili ihtiyaçları genelde şu başlıklarda toplanıyor:

  • Bir servis sağlayıcıdan başka bir servis sağlayıcıya geçmek
  • Mevcut entegrasyon yapısı değişikliği
  • Şirket ismi, VKN (Vergi Kimlik Numarası) değişikliği, şirket birleşmeleri
  • Birden fazla ERP’den toplanan verilerin konsolidasyonu

Eğer şirketiniz için bir servis sağlayıcı değişikliği söz konusu ise burada başarının en önemli sırrı: ihtiyacı iyi anlatmak, hizmeti iyi dinlemek ve yeni servis sağlayıcıdan hizmeti birebir aynı şekilde beklememek. Yeni servis sağlayıcı bu hizmeti gelişen teknolojisi ile sunuyor olabilir, süreç iyileştirmesi ile karşı karşıya olabilirsiniz. Örneğin; eski aracınızda müziği CD’den dinlerken, yeni aracınızda kablosuz bir şekilde telefonunuzdan istediğiniz şarkıları çalabilmeniz gibi, teknolojiyle yöntem değişebiliyor ancak müzik dinleme ihtiyacınız karşılanmaya devam ediyor. Sadece bu yeni teknolojiyi tanımak için servis sağlayıcınızı iyi dinlemeye ihtiyacınız var.

Servis sağlayıcı değişikliğinde bir diğer önemli konu: geçiş öncesi yasal süreçlerin tamamlanmasını beklemek. Bir e-Fatura gönderildiyse son statüsüne ulaşması, e-Arşiv Faturanın GİB’e raporlanmasının beklenmesi gibi konular dikkate alınmalı, sonuçlanmamış belgeler ile ilgili süreç proje planına konumlandırılmalı. Yasal süreçler tamamlanmadan eski servis sağlayıcıdan ayrılmamanız, fakat bir yandan da yeni servis sağlayıcı ile başvuru işlemlerini gerçekleştirmeniz gerekiyor. Özel entegrasyon sahibiyseniz geçiş sürecinde aynı anda hem eski hem yeni servis sağlayıcınızla çalışabilirsiniz ancak direkt entegrasyonlarda GİB sisteminde tek bir yazılıma izin verdiği için bu seçenek söz konusu olmayacaktır.

Bir servis sağlayıcıdan başka bir servis sağlayıcıya geçişte en çok sorulan sorulardan biri de şu oluyor: “Eski verilere ne olacak?” e-Belgelerin 10 yıl saklama zorunluluğu bulunması nedeniyle bu önemli bir konu. Burada eski servis sağlayıcınızla nasıl bir anlaşma yaptığınızı ele almak gerekiyor: Belgeleri kendiniz mi saklıyordunuz yoksa eski servis sağlayıcınız sizin adınıza mı saklıyordu? Yeni servis sağlayıcı ile birlikte tüm belgelerin tek bir yerde toplanmasını istiyor musunuz? Burada önemli olan ihtiyaçları belirlemek, ardından bu ihtiyaca göre entegrasyonlarla süreci istediğiniz şekle getirmek mümkün.

Mevcut entegrasyon yapısı değişikliği talebine ise şöyle bir örnek verilebilir: ilk başta on-premise denilen şirket içi entegrasyon yapısını tercih etmiş olan bir şirket daha sonra bulut teknolojisinin gelişimi ile fikrini değiştirmiş ve yapısını özel entegrasyona çevirme kararı almış olabilir. Burada yine mevcut entegrasyon yapısını servis sağlayıcıya en doğru şekilde aktarmak kilit başarı faktörü olacaktır.

Birden fazla ERP’den toplanan verilerin konsolidasyonuna yönelik talepler en çok karşılaşılan türden.  Özellikle şirket satın almalarında müşteriler tek bir VKN kullanmak isteyebilirler. e-Arşiv Fatura’da ve e-Defter’de şube yapısı olduğu için bu talepler kolaylıkla karşılanır. Ancak e-Defter’de şubeye yıl ortasında geçiş yapılamaması gibi nedenlerle ek bir entegrasyon yapısı kurulması da gerekebilir. e-Fatura’da etiketler tanımlanabiliyor ancak şirketlerin kendi faturalarını nasıl ayrıştıracağı konusuyla ilgili sorular da gelebiliyor. Gelen faturanın doğru sisteme dağıtılması için yine bir entegrasyon gerekir. Şirketin isteğine göre bu otomatik  yapılabileceği gibi, belirlenen bir kişinin kontrolünde de sisteme gidebilir.

Şirketlerin durumu ne kadar özel olursa olsun e-Dönüşüm süreçlerinde hepsinin biz çözüm yolu oluyor. Müşteri ve servis sağlayıcı birbirlerini iyi tanıyıp sağlıklı bir proje planı çıkardığı sürece e-Dönüşüm projesinin başarıya ulaşmasında hiçbir engel bulunmuyor. Bunun için de iyi bir servis sağlayıcı seçmek şirketler için önemli.

Yazı dizimizin bir sonraki yazısında e-Dönüşüm süreçlerinde servis sağlayıcı seçiminde dikkat edilmesi gerekenler hakkında bilgi verdik.

Tüm blog yazılarımızı buradan inceleyebilirsiniz.

Webinarı İzleyebilirsiniz

Dilerseniz bu yazı dizisinin kapsadığı tüm konuları ilgili webinar kaydından da dinleyebilirsiniz.

Aylık bültenimize kaydolarak güncellemelerden haberdar olun.

İlgilendiğiniz konu başlığını aşağıdan seçebilirsiniz.

Yazar

Ekin Moral

Bilgisayar Mühendisliği bölümünden mezun olduktan sonra proje yönetimi üzerinde uzmanlaşan Ekin, 2018’den beri Sovos Professional Services ekibinde Kıdemli Proje Yönetici olarak görevine devam etmektedir. Görevleri arasında bütçe, zaman, kapsam ve kaynak gibi proje yönetim bilgi alanlarının yönetilmesi ve kontrolü yer almaktadır. Ayrıca e-dönüşüm ürünlerinin müşteri SAP sistemlerine ve süreçlerine entegrasyonunu da sağlamaktadır.
PaylaŞIn​

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
September 21, 2023
e-Dönüşüm Projelerinde Başarı: Dikkat Edilmesi Gerekenler

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde dördüncü konumuz ‘proje sürecinde dikkat edilmesi gerekenler’… e-Dönüşüm projenizin başarıyla sonuçlanması için servis sağlayıcınıza büyük rol düşüyor. Servis sağlayıcınız konusuna her alanda hâkim değilse, burada belirtilenleri dikkate alarak süreci ilerletmeniz faydalı olacaktır…  e-Dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı, ikinci yazısı ve üçüncü yazısına linklere tıklayarak ulaşabilirsiniz. […]

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
August 22, 2023
SAP S/4HANA Geçişi: e-Dönüşüm Servis Sağlayıcısının Rolü Nedir?

“SAP, S/4HANA ile neler sunuyor? e-Dönüşüm sürecine neler getiriyor? Geçiş sürecinde neden servis sağlayıcıya ihtiyaç duyuluyor? Servis sağlayıcının bu süreçteki rolü nedir?” gibi pek çok önemli sorunun yanıtını bulacağınız bir yazı ile tekrar bir aradayız. Gelin SAP S/4HANA’nın e-Dönüşüm süreçlerindeki rolünü ve servis sağlayıcıların üstlendiği görevleri birlikte inceleyelim. Dünya genelinde 50, Türkiye’de de 25’i aşkın […]

E-Fatura Uyumluluğu Türkiye
August 16, 2023
e-Fatura Keserken Nelere Dikkat Edilmeli?

e-Dönüşüm uygulamaları arasında en yaygın kullanıma sahip olan e-Fatura hakkında kullanıcılar sıklıkla “e-Fatura nasıl kesilir”, “e-Fatura nasıl düzenlenir?”, “kesilmiş bir e-Faturayı reddetmek mümkün mü?”, “e-Fatura nasıl iptal edilir?”, “mali mühür olmadan e-Fatura kesilir mi?”, “şahıs şirketi için e-Fatura nasıl kesilir?” gibi sorular yöneltiyor. e-Fatura keserken dikkat edilmesi gereken önemli konularla ilgili soruları Sovos uzmanları yanıtladı…  e-Arşiv Fatura […]

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
August 11, 2023
e-Dönüşüm Projelerinde Başarı: Adımları Planlamak

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde üçüncü konumuz ‘e-Dönüşüm proje süreçlerinin adımları… Bu yazıda, dönüşüm projesinde adım adım yapılması gerekenleri ele alarak, sürecin başarıyla tamamlanmasına hazırlık yapacağız. E-dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı entegrasyonlar, ikincisi servis sağlayıcı seçimi hakkındaydı. İlk yazıda servis sağlayıcıların sunduğu e-Dönüşüm hizmetine ek olarak şirketlerin farklı entegrasyon taleplerinin […]

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
August 3, 2023
e-İmza Nedir? e-İmza Nerelerde Kullanılır?

Dijitalleşme hızla ilerlerken, kâğıt üzerinde yapılan işlemler de yerini dijital ortamda gerçekleştirilen işlemlere bırakıyor. e-Fatura, e-İrsaliye gibi dijital belgelerin kullanımı her geçen gün yaygınlaşırken, Türkiye e-Dönüşüm sürecini başarıyla sürdürüyor. Bu dijital dönüşümün temel taşlarından biri de elektronik imza veya yaygın kullanılan adıyla e-İmza. Bu yazımızda e-İmzanın ne olduğu, nerelerde kullanıldığı, nasıl alındığı gibi önemli bilgileri […]