Güvenli Mobil Ödeme Sistemi ile e-Arşiv ilişkini ele aldığımız webinarımız sonrasında sizden gelen soruları çözüm yöneticilerimizin yanıtladığı bir soru cevap oturumu gerçekleştirdik.
Webinar ve soru-cevap oturumunda aşağıdaki konulara değindik;
- Sovos Foriba e-Arşiv Paketinin İçerdiği Programlar
- e-Arşiv Faturasının Müşteriye İletilmesi
- Güvenli Mobil Ödeme Sistemi ile e-Arşiv Faturanın İlişkisi
- İrsaliyeli Fatura Senaryosunun e-Arşiv’e Uygulanması
- GİB’e gönderilecek e-Arşiv Raporu
- e-Arşiv Uygulamasının e-Fatura Uygulamasından Farkı
- e-Arşiv İçin Uygulama Metodları
- Tebliğdeki Son Gelişmeler
Tahsilat ve elektronik belge oluşturma süreçlerinizi hızlandıracak bu teknolojik çözüm hakkında detayları ve tebliğdeki son gelişmeleri takip edebilmeniz için sizlerden gelen soruları bugünki blog yazımızda derledik.
Düzenlenen e-Arşiv Fatura’ların karşı tarafa ulaşmaması gibi durumların önüne nasıl geçebiliriz?
Firmaların e-Arşiv Fatura’yı karşı tarafa ulaştırma sürecinde e-posta göndermeleri yeterlidir ve bundan başka bir zorunlulukları yoktur. İletilen e-postaların karşı tarafa ulaşmaması durumunda karşı tarafa çıktı alıp gönderilmesi de söz konusu olabilir. Bu gibi durumlarda e-posta gönderiminin takibini yapabilirsiniz. Nasıl mı?
Öncelikle, e-postanın gönderildiği sunucusunun özelliği önemli. Sovos Foriba olarak kullandığımız servis sağlayıcısından karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığına dair yanıt alabiliyoruz. Ancak bazı kullanıcılarımız kendi e-posta sunucularından gönderim yapmayı tercih ettiklerinden, sunucularının buna izin vermesi önemli.
Sovos Foriba olarak, projelerimizde cari kartların üzerindeki e-postaları denetleyen bir sistem çalıştırıyoruz. Hangi cari kartta e-posta adresi var, hangisinde yok, olanlar arasındae-posta tasarımına ilişkin bir hata var mı gibi denetlemeleri yapabiliyoruz. Ancak firmalar, projeden sonraki aşamalarda e-posta adreslerine ilişkin bilgilerin doğruluğundan emin olmalılar.
e-Arşiv uygulaması ne zaman başlıyor? 454 sıra nolu Vergi Usül Kanunu tebliği hala taslak halinde mi yoksa yürürlüğe girdi mi?
Gelir İdaresi Başkanlığı 15 Nisan’da, daha önce yayınladığı 19 tebliği bir araya getirerek yeni bir taslak tebliğ yayınladı. Buna göre;
- e-Fatura kullanıcıları, 1 Eylül 2019 tarihinde e-Arşiv uygulaması zorunlu geçiş yapacak.
- e-Fatura kullanıcısı olmayan kullanıcılar için ise bu zorunluluk 1 Eylül 2020 olacak.
e-Arşiv Fatura’ya geçiş zorunluluğunu anlattığımız blog yazımıza buradan ulaşabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura’ya geçiş süreci nasıl olacak? e-Arşiv Fatura’ya hangi yöntemler ile geçebiliriz?
e-Arşiv Fatura’ya 3 yöntem ile geçiş yapabilirsiniz;
- GİB portali üzerinden.
- Direkt Entegrasyon ile.
- Özel Entegratörlük ile.
Sovos Foriba Özel Entegratörlüğü ile e-Arşiv Fatura’ya geçiş neleri kapsıyor?
Sovos Foriba özel entegratörlüğünden faydalandığınızda ekibimiz tarafından yapılan incelemelerin ardından ERP sisteminize en uygun çözüm belirlenir ve süreç yönetimi başlatılır.
e-Arşiv Fatura’da istisna kesilen faturaların istisna kodları nelerdir?
İstisna kodları e-arşiv Fatura’da olduğu gibi e-Fatura’da da kullanılmaktadır. Örneğin; KDV 0 ise bu fatura istisna faturadır ve bu faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilirken neden istisna olduğunun belirtilmesi gerekmektedir. Bu kodlara ilişkin açıklamayı, Gelir İdaresi Başkanlığı kendi web sitesi üzerinden liste şeklinde duyurdu.
Sovos Foriba olarak, biz de bu durumu çözümümüze ilave ettik. e-Fatura’da hangi istisna kodları kullanıyorsanız, e-Arşiv Fatura’da da aynı istisna kodları ile ilerleyebilirsiniz.
Elektronik Arşiv Faturada, Elektronik Faturada olduğu gibi karşı taraf red ya da kabul cevabı verebilir mi?
e-Arşiv Fatura, tek yönlü bir entegrasyon olduğu için karşı taraftan yanıt alınmamaktadır. e-Arşiv Fatura’da karşı tarafın sistemi olmaması sebebiyle elektronik faturadaki gibi kabul ya da ret durumu söz konusu değildir. Bunun yerine; karşı tarafın iade düzenlemesi veya sizin iptal etmeniz gibi seçenekler mevcuttur.
Sovos Foriba sistemi üzerinden iptal edilen bir elektronik arşiv faturanın iptal edilmiş halinin görseli karşı tarafa gönderilir.
Elektronik Arşiv Fatura’da fatura iptali oluyor mu? Oluyor ise bir süresi var mıdır?
e-Arşiv Fatura’daki süreç, e-Fatura sürecinin aynısıdır. Bugün kağıt faturada süreç nasıl işliyor ise elektronik arşiv fatura ve elektronik faturada da aynı şekilde işliyor. Yani, e-Arşiv Fatura iptali mümkündür ve aynı beyanname döneminde iptal edilmelidir.
Elektronik İrsaliye’ye geçiş zorunluluğu e-Fatura ve e-Arşiv kullanan mükellefler için başladı mı?
5 Nisan’da yayınlanan tebliğe göre elektronik fatura mükellefi olan ve bir önceki yıl 5 milyon TL ve üzeri ciro yapan firmaları etkileyen bir süreçtir. Aynı zamanda, elektronik irsaliye mükellefleri ya da elektronik irsaliye’ye geçmeye aday olan mükellefler de elektronik faturaya geçmek zorunda.
Böylece, 1 Ocak 2020 itibariyle elektronik fatura mükellefi olan veya bir önceki yıl 5 milyon TL ve üzeri ciro yapan firmalar elektronik irsaliye’ye geçmek zorunda olacaklardır.
Elektronik arşiv fatura, elektronik fatura gibi online sistem üzerinden takip edilebilir mi?
Karşı taraftaki firmalar e-Fatura mükellefi olmamaları sebebiyle herhangi bir sisteme bağlı değiller. Elektronik Arşiv karşı tarafın cevap vereceği bir sistem olmadığı için de gerçek anlamda bir gelen fatura söz konusu değildir.
Ancak, Sovos Foriba Portal üzerinden ERP paketleriniz ile gönderilen elektronik arşivleri raporlayıp online sistem üzerinden takip edebilirsiniz.
Sovos Foriba Bulut Portal üzerinden e-Arşiv Faturası nasıl gönderiliyor?
e-Arşiv Fatura sistemi, e-Fatura Portal çözümümüzü kullanan şirketler için çok tanıdık. Daha önce kullanmayanlar için de yazılı ve video olarak dökümanlarımız mevcut.
Portal üzerinden e-Arşiv Faturasını manuel bir şekilde oluşturabilir veya ERP sisteminizi web servis aracılığıyla entegre edip e-Arşiv Fatura bilgilerini Sovos Foriba Bulut Portal’e aktarabilirsiniz. Aktarılan bilgileri ister manuel ister otomatik olarak karşı tarafa gönderebilirsiniz. Ayrıca, Excel’de doldurduğunuz e-Arşiv Fatura bilgilerini Portal’e yüklediğinizde bu bilgiler direkt e-Arşiv Fatura’ya dönüştürülür ve karşı tarafa e-posta olarak gönderilir.
Sovos Foriba Bulut Portal’de vkn bilgisi girdiğinizde otomatik olarak karşı tarafın elektronik fatura mükellefi olup olmadığı bulunuyor ve böylece her zaman doğru kişiye doğru yöntem ile ulaşmış oluyorsunuz.
e-Arşiv Raporu nedir?
e-Arşiv sisteminin yürürlüğe geçmesi itibariyle, tutarı az olan milyonlarca fatura gün içerisinde oluşturulmaya başlandı. Her bir belgenin teker teker GİB üzerinden geçmesi GİB sisteminde yavaşlamaya veya çökmeye yol açabileceği için e-Arşiv Raporu gündeme geldi. Bu durumda, bugün kesilen e-Arşiv Faturaların özet raporunun ertesi gün akşamına kadar GİB’e gönderilmesi gerekiyor.
Sovos Foriba olarak bizim çözümümüz, rapor oluşturup GİB’e gönderilme işlemini otomatik olarak size sağlıyor.
e-Arşiv seri numarası ile e-Fatura seri numarası aynı olabilir mi?
GİB’in açıklamasına göre e-Arşiv seri numarası ile e-Fatura seri numarası birbiri ile aynı olamaz. e-Arşiv seri numarası da e-Fatura gibi 16 karakterden oluşuyor; ilk 3 karakter sizin belirleyip değiştirebileceğiniz numaralar, sonrasında yıl ve sıralı artan bir numara gelmektedir.
e-Arşiv Faturası üzerinde reklam ve tanıtıcı bilgilere yer verilebilir mi?
Hayır, GİB’in açıklamasına göre e-Arşiv Faturası üzerinde reklam veya tanıtıcı bilgilere yer verilemez.
e-Fatura Sistemine kayıtlıyım, e-Arşiv Faturası alacak mıyım?
Hayır, e-Arşiv tek yönlü bir entegrasyondur. e-Fatura mükellefi olanlara e-Arşiv Faturası kesilemez, ancak siz e-Fatura mükellefi olmayan karşı tarafa e-Arşiv Fatura gönderme zorunluluğundasınız.
GİB’e e-Arşiv başvurusunu kim ne şekilde yapmalıdır?
Eğer özel entegratör yöntemini seçerseniz, sizin adınıza tüm işlemler yapılıyor. Tek yapmanız gereken özel entegratör sistemine kayıt olup, verilen formu doldurmanız.
Güvenli mobil ödeme sistemi nedir?
Artık birçok bankanın telefon üzerinden ödeme sistemi var. Bu mobil uygulama veya mobil cihazlar üzerinden yapılan ödemelere mobil ödeme sistemi deniyor. Bu uygulama ile bir ödeme alındığı zaman otomatikman e-Arşiv ya da e-Fatura düzenlenerek Sovos Foriba gibi bir özel entegratör aracılığı ile GİB ‘e iletilip ilgili kişiye gönderiliyor. Böylelikle, bu uygulamayı kullanan firmalar pos zorunluluğundan ve fiş sorumluluğundan kurtuluyorlar, ÖKC’yi kenara koyabiliyorlar.
10 Haziran’da Gelir İdaresi Başkanlığı Güvenli Mobil Ödeme Sistemi ilgili bir genel tebliğ yayımladı. Bu doğrultuda ilgili bir Teknik Kılavuz bekleniyor. Teknik Kılavuz sonrasında detaylar ortaya çıkacaktır.
Güvenli Mobil Ödeme Sisteminin paydaşları kimlerdir?
- Bankalar
- Para ve finans kuruluşları
- Özel Entegratörler
Güvenli Mobil Ödeme Sistemi ne zaman yürürlüğe girecek?
GİB tarafından yayımlanan tebliğe göre 1 Eylül 2019 itibariyle Güvenli Mobil Ödeme Sistemine geçiş yapılabilecektir.
Güvenli Mobil Ödeme Sistemine geçiş zorunlu mu?
Hayır, şu an için Güvenli Mobil Ödeme Sistemine geçiş zorunlu değil. İsteğe ve teknolojiye bakış açısına bağlı olarak, manuel işlemlerden kurtulmak için 1 Eylül 2019 itibariyle geçiş yapılabilir.
Pos cihazları kaldırılmak zorunda mı yoksa mobil sistem ile birlikte kullanılabilir mi?
Bu soruyu cevaplandırmak için Uygulama Kılavuzunu beklemek daha doğru olacaktır. Ancak, GİB’in önceki uygulamalarına bakıldığında, hibrid geçiş dönemlerinin ortaya çıktığını gözlemliyoruz. Mükerrer kayıt yapılmadıkça ikisini birlikte yürütmek mümkün olacaktır.
e-Arşiv ile Güvenli Mobil Ödeme Sistemi arasındaki ilişki nedir?
Aradaki ilişki; Güvenli Mobil Ödeme Sistemi ile tahsilat alındığı anda e-Arşiv Fatura’sının oluşturulup müşteriye iletiliyor olmasıdır. Karşı tarafın vkn’sinden kontrol sağlanıp e-Arşiv ya da e-Fatura olmasına göre faturası anlık olarak kesilip gönderilir.
