Özel Entegratör Nedir?

Verginin dijitalleşmesinde, e-belgelere geçiş döneminde ve sonrasında özel entegratörler kilit bir rol üstlendi. Peki ‘nedir bu özel entegratör?’ ve ‘nasıl faydalar sunar?’

‘Özel entegratör’, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yayınladığı tebliğler ile e-belge mükellefi olan ya da gönüllü olarak vergi süreçlerini dijitalleştirmek isteyenlerin karşısına çıkan ilk kavramlardan biridir. Ancak özel entegratörün ne olduğu, kullanıcıya nasıl faydalar sağladığı, iyi bir özel entegratörün hangi özellikleri taşıması gerektiği yeterince bilinmiyor.

E-belge kullanımlarında GİB’in genel amacı, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan güvenli bir sistem oluşturmak ve vergi denetimini bu sistem üzerinden düzenli bir şekilde, gecikmelere, cezalara yol açmadan yapabilmek. Kademeli olarak yapılan e-belge geçişi, bir süre sonra alım-satım yapan tüm şirketlerin/kişilerin sisteme katılmasıyla sonuçlanacaktır.

Bu sisteme uyum sağlayabilmek için mükelleflerin önünde üç seçenek bulunuyor:

• Tüm e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye gibi elektronik belgelerle ilgili süreçlerini, bu işle ilgilenen bir aracı kurumun (özel entegratör) yürütmesi,
• GİB’in kendi portalını kullanmak,
• Kendi sistemini GİB’in sistemine entegre etmek (Direkt Entegrasyon).

Özel entegratör, GİB’in kılavuzları doğrultusunda e-belgeleri oluşturan, gönderim ve takibini yapan; kendi sistemleri üzerinde bu kayıtları saklayarak, istenildiğinde ulaşılmasını sağlayan, mevzuatı yakından takip ederek mükellefler adına gerekli güncellemeleri yapan yetkili aracı firmadır.

Özel Entegratör e-Belge Süreçlerini Kolaylaştırır

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın binlerce kurumun her birinin sistemine ayrı ayrı kontrol sağlamak yerine, entegratör firmalar üzerinden ‘özel entegrasyonu’ teşvik ettiği biliniyor.

Direkt entegrasyon için firmaların GİB’e bağlanacak sunucuları kendilerinin temin etmesi gerektiği için sunucu ve sunucudan kaynaklanan önemli maliyetler ortaya çıkıyor. Özel entegratör ile çalışmak ise bu maliyetleri ve uyum sorunlarını ortadan kaldırıyor, zaman tasarrufu sağlıyor.

GİB tarafından Özel Entegratör yetkinliğini alan firmalar müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu gibi belgeleri ve arşiv raporlarını hizmet verdikleri firma adına imzalayıp GİB’e gönderebilir. Böylece GİB ile olan iletişim ve bu anlamdaki sorumluluk da entegratör firmaya aktarılır.

Özel Entegratör Hangi Aşamalarda Kolaylık Sağlar?

Özel entegratörlerin e-belge geçişinde sunduğu kolaylıkların yanı sıra geçiş sonrası sunduğu pek çok avantaj da bulunuyor. Bunların başında ise alanında uzman ekiplerin, sıklıkla değişen ya da yenilenen regülasyonlara hakimiyeti ve gerekli yönlendirmeleri zamanında yapabilmesi geliyor.

GİB, özel entegratörlerle çalışan kişi/kurumlara ayrı avantajlar da sunuyor. Örneğin e-irsaliye sisteminde, bir taşımanın başlayabilmesi için öncelikle ilgili e-irsaliyenin GİB’in sistemine ulaşması ve onaylanması gerekir. Ancak eğer arada entegratör firma bulunuyorsa, GİB belgenin entegratöre ulaşması ve onun tarafından onaylanmasını yeterli buluyor. Bu durum GİB’in sistem yoğunluklarından kaynaklanabilecek gecikmeleri engelleyerek zaman kazandırıyor, gün içinde çok sayıda sevkiyat yapan firmaların memnuniyetini sağlıyor.

Özel Entegratör Nasıl Seçilir?

GİB’in internet sitesi üzerindeki özel entegratörler listesinde yer alan kurumlardan biri özel entegratör olarak seçilebilmektedir. Bu seçimde dikkat edilmesi gereken özellikler ise şöyle sıralanabilir:

• Sistemleri 7/24 kesintisiz çalışabilmeli ve bunu kanıtlayabilmeli,
• Sadece özel entegratörlük işine odaklanmalı,
• Sistem entegrasyonu kalitesi yüksek olmalı,
• Firmanın belge yoğunluğunu ve hızını kaldırabilecek sistemlere sahip olmalı,
• Proje, satış ve satış sonrası desteklerde uzman ekipleriyle tüm ürünlere hâkim konumda olmalı,
• Yerel ve global regülasyonları yakından takip etmeli,
• Veri güvenliğini sağlamalı.

Özel Entegratörden Hangi Hizmetleri Alabilirsiniz?  

Özel Entegratörle çalışmanız durumunda öncelikle aşağıdaki hizmet ve ürünlerden faydalanabilirsiniz:

• e-Fatura
• e-Arşiv Fatura
• e-İrsaliye
• e-Defter
• e-Denetim
• e-Mutabakat
• e-Bilet
• e-Müstahsil Makbuzu
• e-Serbest Meslek Makbuzu
• e-Kayıt Saklama
• e-Pos
• SGK Teşvik

Bunun yanı sıra örneğin Sovos’ta yukarıda sıralanan ürünlere ek olarak ‘Satış Sonrası Destek’ hizmeti de sunulur. Retainer Package ve Technical Account Manager gibi hizmetlerle, müşterinin kendi özel ürünün üzerindeki değişiklik taleplerinin gerçekleştirildiği çalışmalar da söz konusudur. Sovos uzmanları, müşterinin ‘ERP’siyle entegrasyon projelerinde destek sunabilir. Ayrıca müşteriler regülasyonlardaki değişiklikler hakkında önceden bilgi alabilirler, özel entegratör regülatif güncellemeleri otomatik olarak yapar. Bunun yanı sıra GİB ile uyumlu bir şekilde belgelerinin 10 yıl güvenli şekilde saklanması sağlanır.

Özel Entegratörlerle Nasıl Çalışılır?  

Firmalar maliyet ve zaman tasarrufu sağlamak, işinin ehli bir partnerle çalışarak vergi ve fatura konusunda en güncel düzenlemelere uyumluluk göstermek ve ileride karşılarına çıkabilecek olası bir cezadan kaçınabilmek için özel entegratörlerle çalışırlar. Sovos özel entegratörlük hizmetini, müşterilerine on-premise ya da bulut üzerinden sunar. ‘On-premise’ türünde hizmet almak isteyen müşteriler, kendi bilgilerini kendi sistemleri içerisinde tutabilme seçeneğinden faydalanabilirler. Bulut seçeneğini tercih eden müşteriler ise ‘private’ ya da ‘public cloud’ türünde hizmet kullanabilir. Bulut seçeneği, müşterilere, belgelerinin güvenli bir şekilde iletilmesi ve arşivlenmesi hizmetini de sağlar. Ayrıca bu müşteriler, belge kesmek veya belge almak için kontör adı verilen birimleri satın alarak işlemlerini gerçekleştirebilirler. Sovos, her bir ürünün regülatif zorunluluğuna uygun olacak şekilde, en güvenli ve premium hizmeti müşterilere sunarak sorunsuz bir şekilde iş süreçlerini yönetmelerine imkân sağlar… Müşteriler, fatura işlemlerini aşağıda yer alan modellerden birini seçerek gerçekleştirebilirler:

• ‘ERP’ yazılımı kullanan bir müşteri, ‘ERP’sinden çıkmadan işlem yapabilmek için kendi sistemiyle entegre olabilecek bir özel entegratörle çalışmalıdır.
• ‘ERP’ kullanmayan şirketse, doğrudan özel entegratörlerin sağladığı web portaller üzerinden giriş yaparak fatura işlemlerini gerçekleştirebilir.