e-Gider Pusulası zorunluluğu ile ilgili olarak e-Belge kullanıcılarının akıllarında “e-Gider pusulası nedir?”, “e-Gider Pusulası nasıl düzenlenir?”, “e-Gider pusulası kimlere zorunlu?” gibi pek çok soru bulunuyor. e-Gider Pusulası 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne eklenen belge türlerinden biri ancak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) bu belgenin kullanımı ile ilgili henüz teknik bir kılavuz yayınlamadı. Bu nedenle henüz yoğun bir kullanımı söz konusu değil. Mevcut bilgilerle e-Gider pusulası hakkındaki sorularınızı yanıtladık. Teknik kılavuz yayınlandığında bu yazıyı sizler için güncelleyeceğiz…

e-Gider Pusulası Nedir?

Yazımıza “e-Gider Pusulası nedir?” sorusunu yanıtlayarak başlıyoruz. e-Gider Pusulası, kâğıt ortamda düzenlenen gider Pusulasının, e-Belge olarak elektronik ortama aktarılmış hali. Gider Pusulası ise vergi mükellefi olan kişilerin vergi mükellefi olmayan kişilerden satın aldıkları mal ve hizmetleri belgelendirmek amacı ile oluşturuldukları bir tür evrak.  Aynı zamanda tüketiciye satılan malın iade alınması durumunda da düzenlenebiliyor.

e-Gider Pusulasının kullanımıyla, kâğıt ortamda düzenlenen gider Pusulasının, e-Belge olarak elektronik ortama aktarılması, muhatabının talebi doğrultusunda elektronik ortamda ya da kâğıt olarak iletilebilmesi, elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilmesi mümkün oluyor. Belge bu şekilde GİB’e elektronik ortamda iletilebiliyor ve raporlanabiliyor.

Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde belirlenenler, defter tutma zorunluluğu olan serbest meslek sahipleri ve çiftçiler tarafından vergiden muaf olan esnafa; yaptırılan işler ya da satın alınan mallar için düzenleniyor.

e-Gider Pusulası Zorunluluğu ile İlgili Detaylar

e-Gider Pusulası ile ilgili en çok sorulan diğer sorular ise e-Gider Pusulası zorunluluğunun kimleri kapsadığı ve bu elektronik belgenin kullanıcılarına nasıl avantajlar sağladığı yönünde.

e-Gider Pusulası uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığınca kendisine yazılı bildirim yapılan mükellefler dışındaki mükellefler için zorunlu bir uygulama değildir. Kendisine yazılı bildirim yapılan ya da başkanlığın resmi sitesinden yapılan duyuruda kapsama alınan mükelleflerin, yine kendilerine belirtilen süre (3 ay) içerisinde belgenin kullanımına başlaması gerekiyor.

e-Gider Pusulası uygulamasının kullanıcıları için sağladığı en önemli avantaj, kâğıt gider Pusulasına göre daha pratik bir kullanım sunuyor olması. Belgeleri, elektronik ortamda düzenlemek, muhafaza etmek ve iletebilmek işlemlerin daha hızlı gerçekleşmesini sağlıyor. Bu belgelere istenilen zamanda, istenilen yerde ulaşmak mümkün oluyor. Ayrıca bu yolla kağıt israfı da ciddi ölçüde azaltılmış oluyor. Hem kağıtların kullanımı azalıyor hem de sonrasındaki kağıt atıkların önüne geçiliyor.

Günümüzde dijitalleşmenin getirisiyle sosyal medya üzerinden tanıtım yaparak gelir elde etme imkanı kazanan ‘influencer’lar, çoğunlukla iş birliği yaptığı markalara gider Pusulası keserler. Teknoloji ile bu kadar yakın olan kişilerin kağıt belgeleri tek tek işlem yaparak kullanması oldukça zorlayıcıdır. e-Gider belgesi işlerini son derece kolaylaştırır ve hızlandırır, pratiklik kazandırır.

Diğer yandan e-Gider Pusulası uygulaması için özel entegratör kullanımı tercih edilmesi halinde, sağlayacağı danışmanlık hizmetinden yararlanarak olası sorunlara en kısa sürede çözüm bulunabilir.

e-Fatura ile e-Gider Pusulası İlişkisi

e-Gider Pusulası düzenleme zorunluluğu ile e-Fatura arasında da bir ilişki bulunuyor. e-Gider Pusulası uygulamasına dahil olmak isteyen mükelleflerin mutlaka e-Fatura uygulaması kullanması gerekiyor.

e-Gider Pusulası Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Fatura uygulaması kullanımının yanı sıra mükelleflerin sistemlerinin, tebliğde açıklanan usul ve esaslara uygun olarak, e-Gider Pusulası düzenleyebilecek şekilde hazırlıklarını tamamlaması ihtiyacı bulunuyor. Hazırlıkların tamamlanmasının ardından elektronik olarak ya da interaktif vergi dairesinden başvuru yapılabiliyor. Süreçte bir özel entegratör desteği alınabiliyor.

e-Gider Pusulası Nasıl Kesilir?

e-Gider Pusulasının öncelikle bir şablonu olmalıdır. Bu şablonda alıcının adı, soyadı; alıcı tüzel bir kişi ise unvanı, alıcının vergi dairesi, T.C. kimlik numarası ya da vergi kimlik numarası ile adresi; işin mahiyeti ve ücreti; malın cinsi, türü, miktarı, bedeli; malın ya da hizmetin vergisi ve varsa diğer kesintilerin tutarı, başkanlığa ait sistem üzerinden belgenin elektronik ortamda sorgulanmasını, doğrulanmasını ve görüntülenmesini sağlayan barkod ya da karekod bilgilerinin bulunması gerekir.

Gider Pusulası elektronik ortamda düzenlendiğinde en az bir adet örnek çıktı alınması ve bu çıktının belgeyi düzenleyen taraf ile muhatabı olan tarafından ıslak imza ile imzalanması gerekir. Belgeyi düzenleyen tarafın bu belgeyi kâğıt ortamında muhafaza ve ibraz etmesi gerekir. Belge muhataba kâğıt ortamında ya da elektronik ortam üzerinden iletilebilir. Daha önce açıklanan bilgilerde e-Gider Pusulasının muhataba kâğıt ortamda iletilmesi durumunda kâğıt belgenin her iki tarafça ıslak imza ile imzalanması şart konulmuştu. Ancak daha sonra 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Tebliğinde yapılan değişiklikle e-Gider Pusulası uygulamasında, elektronik ortamda düzenlenen ve elektronik sertifika ile

imzalanan e-Gider Pusulasının en az bir örnek kâğıt çıktısının sadece muhatabı tarafından ıslak imza ile imzalanması yeterli hale gelmiş, düzenleyenin ayrıca kağıt çıktı üzerinde ıslak imza atma şartı kaldırılmıştır.

Gider Pusulasında KDV Olur mu?

Gider Pusulası hasılat ve gider belgeleyen bir evrak olmasıyla birlikte, gerçek usulde vergi mükellefi olmayanlardan mal satın alanların veya iş yaptıranların, satın aldıkları mal veya yaptırdıkları işler karşılığında düzenlendiği için üzerinde KDV hesaplanmaz ve gösterilmez. Gider Pusulasında stopaj vardır. Vergi kesintisi, ödeme alıcıya ulaşmadan önce yapılır.

Stopaj Nedir?

Gelir vergisinde stopaj, gelir henüz sahibinin eline geçmeden verginin kesilmesini ifade eder. Normalde kişinin kazancını belgelemesi ve beyan etmesi sonucu vergi kesilirken, stopaj kazanç henüz beyan edilmeden kesilen vergidir. Yasa ile belirlenen oranlara uygun olarak yapılan kesinti,   tarafından vergi dairesine yatırılır.

Gider Pusulası Stopaj Oranı Nedir?

Gider Pusulası stopaj oranları, 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu’nun 94’üncü maddesinde yer alır. Farklı ticari faaliyetlere, alınan hizmete ya da ürüne bağlı olarak gider pusulası stopaj oranları da farklılık gösterir. Güncel stopaj oranlarını linke tıklayarak öğrenebilirsiniz.

Gider Pusulası Yerine Geçen Durumlar Nelerdir?

Vergi Usul Kanunu’nun 234’üncü maddesine eklenen hükümle bazı belgelerin varlığı durumunda, ayrıca gider Pusulası düzenlenmesine gerek olmadığı belirtilir. Buna göre:

• Malın veya hizmetin bedelinin 7 gün içinde satıcıya
  • Bankacılık Kanunu’nda tanımlanan banka,
  • 6943 sayılı Kanun kapsamında yetkilendirilmiş ödeme kuruluşları veya
  • Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi (PTT) aracılığıyla ödenmesi durumunda, söz konusu kurumların işlemle ilgili hazırladığı belge, gider Pusulası kesilmesi ihtiyacını ortadan kaldırır.
• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun kapsamında satın alınan malların iadesinde, iade edilecek tutarların yukarıdaki kurumlar aracılığıyla iade edilmesi halinde yine aynı kurumlar tarafından hazırlanan belge yeterli olur, ayrıca gider Pusulası düzenlenmesi gerekmez.

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde dördüncü konumuz ‘proje sürecinde dikkat edilmesi gerekenler’… e-Dönüşüm projenizin başarıyla sonuçlanması için servis sağlayıcınıza büyük rol düşüyor. Servis sağlayıcınız konusuna her alanda hâkim değilse, burada belirtilenleri dikkate alarak süreci ilerletmeniz faydalı olacaktır… 
e-Dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı, ikinci yazısı ve üçüncü yazısına linklere tıklayarak ulaşabilirsiniz. Bu bölümde ise projenin başarıya ulaşabilmesi için dikkat edilmesi gerekenleri aktarıyoruz:

• Sorumlulukları İyi Belirlemek: Süreçte birkaç farklı ekibin sorumluluğu alacaktır. Hizmet alan firma ve servis sağlayıcı arasındaki iş birlikleri en baştan belirlenmelidir.

• Risklere Karşı Eylem Planının Hazır Olması: Proje süresince karşılaşılabilecek ihtimaller baştan belirlenerek hazırlıklı olunabilir. Beklenmedik bir risk ortaya çıktığında verilen yanıt ile ‘böyle bir risk ortaya çıkabilir, çıkarsa şu şekilde hareket edilmelidir” diye daha önceden hazırlık yapılan bir riske verilen yanıt çok farklı olacaktır. Projenin gelişimiyle birlikte eylem planı da güncellenmelidir.

• Haftalık Toplantılarla Süreci Takip Etmek: Risk listesi takibi, gelişmeleri birlikte izlemek, iletişim kanallarını açık tutmak ve tüm bunları haftalık olarak birlikte değerlendirmek, projenin sağlıklı ilerlemesi için en iyi yollardan biri.

• Test Senaryolarının Hazırlanması: e-Dönüşüm projelerinin standart test senaryoları vardır ancak müşteriden müşteriye değişebilecek ek koşullar olabilir. Müşteri beklentileri ve sistemlerini iyi anlayarak senaryoları da bu farklılıklara adapte etmek gerekir. Müşterilerin de farklılaşan beklentilerini iyi aktarması önem taşır. Örneğin bir müşteri bütün gönderimleri otomatik sürece bağlamak istiyor olabilir ya da gelen faturalarını standart sunulan SAP ekranlarından değil de bir servis aracılığıyla farklı noktalarda görüntülemek isteyebilir. Bunların mutlaka test senaryolarına eklenmesi gerekir. Bu şekilde test zamanı geldiğinde doğru şekilde kontroller yapılabilir ve süreç hakimiyeti oluşturulabilir.

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini değerlendirdiğimiz yazı dizimizde bir sonraki yazımız e-Dönüşüm projelerinin zamanında tamamlanabilmesi için önemli hususlar hakkında olacak.

Başarı Hikayesi: ERC Soft Bilgi Teknolojileri İş Ortaklığı

ERC Soft Bilgi Teknolojileri

e-Dönüşüm yolculuğuna, 2013’te Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) işlemleriyle başlayan ERC Soft, kısa sürede e-Fatura ve e-Defter düzenleme servislerini de bünyesine katarak hizmet ağını genişletti. 2016’dan beri Sovos iş ortağı ve e-Dönüşüm hizmetlerinin öncülerinden olan ERC Soft, uzmanlaşmış bir kadro ile danışmanlık hizmetleri sunmaya devam ediyor. 

Neden Sovos?

“2016’dan beri birlikte çalıştığımız Sovos’un sistemlerinden çok memnunuz. Seneler öncesinden böyle başarılı bir sistemi kurmayı planlayan ve uygulamalarla bugüne getiren tüm ekibi tebrik ediyorum. Sovos hızlı ve mükemmel olarak tanımlayabileceğim bir sisteme sahip. Kalitesine ve tecrübesine güvenerek biz de Sovos’la beraber büyüyoruz. Sovos bizim için olmazsa olmaz bir iş ortağı. Son dönemde birlikte yürüttüğümüz e-Fiş projesiyle sektörde önemli bir değişim başlatıyoruz. Yazarkasaların rafa kalktığı, dijitale geçişin tamamlandığı günler çok yakın. Erken aksiyon alabilmek pazarın geneli için çok önemli olacak.” 

Alper Adil

ERC Soft Bilgi Teknolojileri Profesyonel Portföy Yöneticisi

PrevPreviousBaşarı Hikayesi: CK Enerji e-Dönüşüm Yolculuğu

NextBaşarı Hikayesi: Türk Hava Yolları e-Dönüşüm SüreçleriNext

“SAP, S/4HANA ile neler sunuyor? e-Dönüşüm sürecine neler getiriyor? Geçiş sürecinde neden servis sağlayıcıya ihtiyaç duyuluyor? Servis sağlayıcının bu süreçteki rolü nedir?” gibi pek çok önemli sorunun yanıtını bulacağınız bir yazı ile tekrar bir aradayız. Gelin SAP S/4HANA’nın e-Dönüşüm süreçlerindeki rolünü ve servis sağlayıcıların üstlendiği görevleri birlikte inceleyelim.

Dünya genelinde 50, Türkiye’de de 25’i aşkın yıldır dijital dönüşümün önemli bir destekçisi olan SAP, bir süre önce kendi dönüşümünü gerçekleştirmeye başladı ve SAP S/4HANA’yı hayata geçirdi. Makine öğrenmesi gibi yeni teknolojileri ve bulut çözümlere adapte edilmiş uygulamaları içerisinde barındıran bu sistem; ‘Fiori’ adı verilen arayüzüyle kullanıcıların performansını artıran pek çok yenilik sunuyor ve bir yandan da gelişmeye devam ediyor. Artık eskiden olduğu gibi verileri gece yarısı raporlama ortamına alıp, bir gün sonra sonuçlarını izleme gibi çalışmalar yerine veriye anlık erişilebilecek bir yapı söz konusu. Gerçek zamanlı veriye erişebilmek kuşkusuz tüm sektörler için çok önemli… Bunun yanı sıra SAP, S/4HANA ile izlenebilir bir sistem kurarak daha verimli bir iş yapış şekli getiriyor. 

Otomasyon, Verimlilik, Analiz ve Gelecek Tahminleri…
e-Dönüşümde operasyon yoğun bir şekilde yürüyor. Operasyonun arasında kaybolmak da işletmenin mevcut durumunu görecek zamanı bulamamaya yol açıyor. SAP S/4HANA, RPA robotik süreç otomasyonu uygulamalarını içeren, fatura ve tahsilatın eşleştirilmesi gibi çok zaman alan süreçleri üstlenebilen, operasyona harcanan eforu azaltacak; manuel işler için önerilerde bulunarak, birbirini tekrar eden işleri otomasyona bağlamaya imkân tanıyan bir platform.

SAP S/4HANA, e-Dönüşüm çözümleri için pek çok kolaylık sunuyor. Örneğin “SAP Document and Reporting Compliance” adlı çözüm hem e-Belgeler ile ilgili süreçlerin yürütülebildiği hem de yasal raporlamaların yapılabildiği bir kokpit yapısı sunuyor. Buradaki verilerin özetlenip Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) ulaştırılması gerekiyor, servis sağlayıcılar da burada devreye giriyor. Servis Sağlayıcı, ilgili ekibiniz ile birlikte işlemleri sizin adınıza yürüterek, kendi bulut sistemi ile SAP S/4HANA ile GİB arasında bir köprü oluyor; tüm işlemlerinizin yasal yükümlülükler çerçevesinde, doğru ve zamanında yapılmasını sağlıyor. SAP’nin ‘insan kaynakları’ modülünde bu alanda iş ortağı firmanın sürecinize danışmanlık etmesi gibi, e-Dönüşüm çözümleri ile ilgili modüllerde de özel entegratörler danışmanınız oluyor.

Burada tutulan veriler ve içerisindeki gelişmiş analitik uygulamalar ile şirketin analizi kolaylıkla yapılabiliyor ve ileriye dönük tahminler de oluşturulabiliyor. Şirketiniz birden fazla sektörde ya da ülkede faaliyet gösteriyorsa, tümü ile ilgili belgeleri tek yerden görüp yönetebilmek mümkün oluyor. Ne kadar belgenin kabul olduğu ne kadarının reddedildiği, ülkeler ya da sektörler bazında ne durumda olduğunuz gibi… Buna ek olarak e-Defter gibi yasal raporlamaların hangi tarihte kim tarafından üretilmesi gerektiği, ne zaman iletileceği gibi görevler de yine buradan kontrol edilebiliyor, durum raporu alınabiliyor. SAP’nin sunduğu bu standart çözümler, özel entegratörünüz tarafınızdan şirketinizin ihtiyaçlarına göre geliştirilebiliyor, sistemlerinize uyumlanabiliyor. Peki sisteminiz SAP S/4HANA geçişine uygun mu? SAP S/4HANA’yı hemen kullanmaya başlayabilir misiniz?

SAP S/4HANA Geçişi İçin Üç Yöntem: Greenfield, Brownfield, Bluefield

SAP, S/4HANA ile yukarıdaki özellikleri de içeren pek çok yenilik sunuyor. Bununla birlikte bir süre sonra eski uygulamayı sonlandırarak sadece S/4HANA üzerinden hizmet vermeyi sürdürecek. Bu nedenle hem gönüllü hem de zorunlu olarak şirketlerin bu uygulamaya geçişlerini planlamaları gerekiyor. S4 HANA’ya geçiş, üç farklı senaryodan biri ile gerçekleşebiliyor:

• Yeni Kurulum (Greenfield)
• Sistem Dönüşümü (Brownfield)
• Sistem Birleştirme (Bluefield)

Hangi senaryonun size daha uygun olduğunu belirlemek için özel entegratörünüzün ilgili ekiplerinizle birlikte sistemlerinizi inceleyerek yol göstermesi gerekiyor. Yeni uygulamalar hız ve kolaylık sunuyor ancak geçiş süreçleri zaman alan ve zorlu işlemler. Bu nedenle ilk aşamada doğru karar verilerek ilerlenmesi şirketiniz için önemli bir adım. Geçiş yöntemleri ile ilgili daha ayrıntılı bilgi almak için konuyla ilgili yazımızı okuyabilir ya da webinarı izleyebilirsiniz.  

SAP S/4HANA Geçişinde e-Dönüşüm Servis Sağlayıcısı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Seçeceğiniz servis sağlayıcı, SAP S/4HANA geçişinin sağlıklı yürümesi ve yasal yükümlülüklerinizin doğru bir şekilde yerine getirilmesi için önem arz edecek. GİB tarafından yayınlanan tebliğler, teknik ya da fonksiyonel uzmanlıkların dışında hukuk uzmanlığı da gerektiriyor. e-Dönüşüm danışmanının, vergi usul kanunlarını takip etmesi, bunların teknik ya da fonksiyonel karşılıklarını bilmesi olmazsa olmaz bir zorunluluk. Bunun yanı sıra geçmiş tecrübeleriyle farklı sektörlerdeki uygulamalara aşina olması çok kıymetli. SAP’nin her sektöre çözümler sunuyor, danışmanınızın bunların e-Dönüşümle ilgili olanlarından mutlaka haberdar olması gerekiyor. Örneğin perakende sektöründeyseniz ve kasalarınızın yanına SAP kart sistemini entegre ettiyseniz, e-Dönüşüm danışmanınız o kart sisteminin çalışma prensibini de bilmeli. İyi bir entegrasyon için SAP ve SAP dışı yazar kasalar gibi dış sistemlere hâkim olmak çok kıymetli.

Bunun yanı sıra şirket satın almaları, birleşme, ayrılma, el değiştirme konuları regülatif olarak e-Dönüşümü derinden etkiliyor. Burada yasal belgelerin akıbetinin ne olacağı, sorumluluğun kimde olduğu, nasıl ilerleyeceği gibi çıkmazlarda kurumsal uzmanlık ve deneyim gerekiyor.

SAP S/4HANA geçişleri şirketinizin de ihtiyaçlarına göre çoğunlukla 4 ila 11 ay sürebiliyor. Böylesi geçiş dönemlerinde e-Dönüşüm danışmanınızın sadece kendi alanına değil SAP’nin hem eski hem de yeni yapısına hâkim olması önemli. Yasal süreçler kesinlikle hata kabul etmiyor. Tüm bu sayılan özelliklerin tek bir danışmanda bulunması mümkün olmayabilir fakat ekipler bunun için kurulur. Proje incelenerek ihtiyaçlar belirlenir ve uzmanlık alanlarına göre ekip seçimi yapılır. Sovos’un tüm süreçte sıfır hata anlayışı ile çalışan uzman ekipleri ile tanışmak için linke tıklayarak iletişim bilgilerinizi bırakabilirsiniz.

e-Dönüşüm uygulamaları arasında en yaygın kullanıma sahip olan e-Fatura hakkında kullanıcılar sıklıkla “e-Fatura nasıl kesilir”, “e-Fatura nasıl düzenlenir?”, “kesilmiş bir e-Faturayı reddetmek mümkün mü?”, “e-Fatura nasıl iptal edilir?”, “mali mühür olmadan e-Fatura kesilir mi?”, “şahıs şirketi için e-Fatura nasıl kesilir?” gibi sorular yöneltiyor. e-Fatura keserken dikkat edilmesi gereken önemli konularla ilgili soruları Sovos uzmanları yanıtladı… 

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

Kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan e-Fatura, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri gereği bir faturada yer alması gereken bilgileri içeren, satıcı ve alıcı arasındaki iletimin elektronik olarak gerçekleştiği bir belge türü. Veri format ve standardı ise Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen bu elektronik belge türü, Türkiye’de Mart 2010’dan bu yana kullanılıyor. GİB, belirli aralıklarla tebliğler yayınlayarak e-Fatura kullanımına yeni düzenlemeler getiriyor. E-Fatura ile ilgili güncel düzenlemeleri linkte yer alan GİB’in internet sitesinden takip edebilirsiniz.  

E-Dönüşüm uygulamalarına katılanların e-Fatura uygulaması ile ilgili ilk olarak akıllarına en çok takılan konulardan biri e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki farklar. Özünde aynı işlevi gören bu iki faturadan elektronik fatura yalnızca e-Fatura kullanıcılarına kesilip gönderilebilirken; e-Arşiv Fatura ise göndericinin e-Fatura mükellefi, alıcının ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kâğıt fatura kullanıcısı veya son kullanıcı olması durumunda kullanılabilen bir uygulama. 

e-Fatura Kesmesi Zorunlu Olan İşletmeler Hangileridir?

GİB’in yayınladığı son tebliğ ile e-Fatura kesmesi zorunlu olan işletmeler şöyle belirlenmiştir: 2022 hesap dönemi içinde 3 milyon TL’lik brüt satış hasılatı sınırını sağlayan şirketlerin 1 Temmuz 2023 itibarıyla e-Fatura kullanımı zorunludur. Buna ek olarak aşağıdaki sektörlerden birinde faaliyet gösteren ve 2022 yılı hesap dönemi içerisinde 500 Bin TL’lik brüt satış hasılatı sınırını sağlayan şirketlerin de 1 Temmuz 2023 itibarıyla e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasını kullanmaya başlaması zorunlu olmuştur. Ayrıntılı bilgiyi “Temmuz 2023’te e-Fatura: Kullanmaya Başlamak İçin Bilmeniz Gerekenler” blogumuzda bulabilirsiniz. 

• e-Ticaret ile uğraşan mükellefler ve aracı hizmet sağlayıcıları:

1. Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında başkalarına ait iktisadi ve ticari faaliyetlerin yapılmasına elektronik ticaret ortamını sağlayan gerçek ya da tüzel kişi aracı hizmet sağlayıcıları, 
2. İnternet ortamında gerçek ve tüzel kişilere ait gayrimenkul, motorlu araç vasıtalarının satılmasına veya kiralanmasına ilişkin ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri veya işleticileri,
3. İnternet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracıları ile kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren mükellefler. 

• Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükellefler. 

e-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Faturayı, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesinde bulunan e-Fatura portalı üzerinden hazırlayabilir ya da Sovos gibi GİB’den onaylı özel entegratörlerden biri sayesinde de e-Fatura kesmeye başlayabilirsiniz. Hız, erişilebilirlik, belgeleri saklama, yasal uyumluluk süreçlerinizi sizin adınıza takip etme gibi ek faydalar da düşünüldüğünde özel entegratör ile çalışmak avantajlı bir seçenek olarak öne çıkıyor.

Şahıs Şirketi İçin e-Fatura Nasıl Kesilir?

Yasal kapsama dahil olan şahıs şirketleri halihazırda e-Fatura mükellefidir. Eğer mükellef değilse de şahıs şirketleri e-Fatura kullanımını gönüllü olarak tercih edebilir. e-Fatura kullanımı başladıktan sonra şahıs şirketleri de faturalarını tüm e-Fatura mükellefleri ile aynı şekilde GİB’in portalı üzerinden ya da özel entegratörleri aracılığıyla kesebilirler. 

e-Fatura Nasıl İptal Edilir?

e-Fatura’nın iptal ve iade süreci teknik olarak kâğıt fatura ile aynıdır. Düzenleyen şirket, kestiği bir fatura için e-Fatura iptal ve itiraz portalı üzerinden iptal talebinde bulunabilir. Talep, alıcı mükellefin e-Fatura iptal ve itiraz portalına iletilir. Ardından karşı tarafın da onayı ile birlikte temel faturanın iptali gerçekleşir. E-Fatura iptal ve iade işlemleriyle ilgili blogumuzu buradan okuyabilirsiniz.    

Ticari e-Fatura İptali

Ticari e-Fatura’da iptal işlemi ‘gönderen’ tarafından gerçekleştirilemez. Faturanın alıcı tarafından 8 günlük süre içerisinde ret uygulama yanıtı ile reddedilmesi halinde bir iptal durumu söz konusu olur. Faturanın 8 günlük süre içinde reddedilmemesi halinde ise fatura kabul edilmiş sayılacaktır. 

e-Fatura Reddedilebilir Mi? 

e-Fatura reddetme konusunda “Temel e-Fatura” ve “Ticari e-Fatura” senaryolarına ayrı ayrı bakmak gerekir. 

Temel e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya konmuş, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip ve fatura alıcısının sistem üzerinden reddetme olanağı olmayan elektronik fatura senaryosudur. Temel e-fatura senaryosunda, alıcının faturayı sistem üzerinden reddetme şansı yoktur. Bu nedenle alıcı ya da satıcı taraf, e-Fatura’nın iptal işlemi için ‘e-Fatura İptal Portalı’ üzerinden öncelikle fatura numarasını ve faturanın toplam tutarını girmelidir. Mali mühür ile imzalandıktan sonra karşı tarafa ‘iptal talebi’ olarak gönderilmesi ve karşı tarafın talebi onaylaması gerekir. Muhatabın iptal talebini onaylaması ile e-fatura reddedilmiş olur. 

Ticari e-fatura ise temel e-Fatura’dan farklı olarak alıcıya onay ve ret seçeneği sunar. Ticari e-Fatura reddi, faturayı gönderen tarafından yapılamaz. Alıcı tarafın Ticari e-Fatura’yı 8 gün içinde reddetmesi gerekir. Faturanın 8 gün içerisinde reddedilmemesi halinde ise söz konusu fatura kabul edilmiş sayılacağından faturanın iptali ancak iade faturası kesilmesi yoluyla mümkündür. 

Elektronik faturalar, düzenlendikten sonra belirli bir süre boyunca saklanmak zorundadır. Faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet portalı üzerinden düzenleniyor olsa da saklama işlemi mükellefin sorumluluğundadır. Mükelleflerin düzenlenen faturaları kendi firmalarının bilgi işlem sistemlerinde saklamaları ya da GİB’den saklama hizmeti yetkisi almış kuruluşlar tarafından saklanmasını sağlamaları gerekir.  

Sovos, faturalarınızı dijital olarak 10 yıl saklayarak hem kaybolmasını önler hem de dilediğiniz zaman hızlı bir şekilde ulaşabilmenizi sağlar. Sovos e-Arşivleme; ülke uyumluluk haritaları, koruma setleri, zaman damgaları, imzalama ve doğrulama hizmetleri dahil 60’tan fazla ülke için evrensel ve uyumlu elektronik fatura  arşivleme özelliği sunar. Denetim sonrası özellikleri ile sizi beklenmedik denetimlere karşı korur ve Sovos uzmanlarının takip ettiği yerel uyumluluk gereksinimlerine göre otomatik olarak güncellenir. 

Ünvan Değişiklikleri e-Fatura Süreçlerine Nasıl Yansımalı?  

e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcının, ünvanının değişmesi halinde bu değişikliğe ait Ticaret Sicil Gazetesi’nin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla başvurması gerekmektedir. Bunun yanı sıra yeni ünvana ait mali mühür temini için de yine elektronik ortamda Kamu Sertifikasyon Merkezine başvurulması gerekir.  

Peki “mali mühür olmadan e-Fatura kesilebilir mi?” 

e-Fatura sistemindeki ünvan, dilekçeye istinaden güncellenecek olup, mükellef yeni mali mühürlerini temin edene kadar, eski ünvana ait mali mühürleri ile işlem yapmaya devam edebilir. 

e-Fatura Gönderme Süresi Nasıl Olmalıdır? 

e-Fatura kâğıt fatura ile aynı düzenlemelere  tabi olduğu için kâğıt faturalar için geçerli olan hüküm elektronik faturalar için de geçerli. Buna göre e-Fatura’da da fatura düzenleme süresi malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren 7 gün olarak belirlenmiştir. e-Fatura, sistem üzerinde oluşturulup yedi gün içerisinde alıcı tarafa iletilmelidir. 

Geriye Dönük Olarak, İstenen Herhangi Bir Tarihe e-Fatura Kesilebilir Mi? 

Faturaların, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren 7 günlük süre içerisinde düzenlenmesi gerekir. Bu nedenle 7 günlük süre haricinde geriye dönük e-Fatura kesilmesi mümkün değildir. 

e-Fatura İtiraz Süresi Ne Zaman Başlar? 

e-Fatura’ya itiraz için gerekli süre, faturanın alındığı tarihten itibaren 8 gün olarak kabul edilir.  

Türk Ticaret Kanunu’nun 21/2 maddesinde “Bir faturayı alan kimse aldığı tarihten itibaren 8 gün içinde, içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa içeriğini kabul etmiş sayılır.” hükmü yer alır. Buna göre; faturaya itiraz için gerekli süre, bu faturanın alındığı tarihten itibaren 8 gün olarak kabul edilir. Faturayı alan tarafın, buna 8 gün içinde itiraz edebilmesi için her şeyden önce bu süre içinde bulunduğunu belgelemesi ve faturayı düzenleyen tarafa da itiraz ettiği tarihin, faturayı teslim aldığı tarihten itibaren 8 günlük süre içinde olduğunu belirtmesi gerekir. 

e-Fatura Kullanmak Neden Gerekli? 

Dijitalleşmenin en önemli ayaklarından biri e-Dönüşüm’e geçiş yapmaktır. e-Dönüşüm’e geçiş yaparak ön muhasebe süreçlerinizi dijital ortama taşıyabilir, e-Dönüşüm ürünlerinin sunduğu avantajlardan faydalanabilirsiniz. Özellikle e-Dönüşüm ürünlerinin en önemli oyuncularından biri olan e-Fatura ile faturalarınızı elektronik ortama taşıyarak zaman, maliyet ve iş gücünden hiç de azımsanmayacak bir tasarruf elde edebilirsiniz. e-Fatura kullanıyorsanız; faturalarınızı oluşturmak, düzenlemek, alıcıya iletmek ve hatta iptal etmek saniyeler içerisinde, ofisten uzakta dahi olsanız yapabileceğiniz işlemler haline gelir. 

Şirketinizde SAP kullanıyorsanız e-Fatura uyumu için seçeneklerinizi bu blogda kaleme aldık.

SAP S/4HANA ve E-Dönüşüm ile iş süreçlerinizi hızlandırmaya, işinizle ilgili konularda daha iyi karar vermeye ve gelişmiş müşteri deneyimi sunmaya hazır mısınız?

19 Eylül, Salı günü gerçekleşecek webinarda; Sovos ve SAP uzman ekipleri aşağıdaki başlıklarda deneyim ve bilgi paylaşımında bulunacaklar. Kaydınızı hemen yaptırın.

Webinar’da ele aldığımız konular:

• SAP S/4HANA Geçişi: Akıllı, Sürdürülebilir, Çevik işletmeye Dönüşüm
  • Güncel Gelişmeler ve Yapay Zekâ Uygulamaları
  • Geçiş Süreci ve Proje Yaklaşımları
  • Dönüşüm Hikayeleri
• E-Dönüşüm
  • S/4HANA Geçişinde E-Dönüşüm Danışmanlığı Neden Önemli
  • SAP Projelerinde E-Dönüşüm Servis Sağlayıcısının Sahip Olması Gereken Nitelikler

*Webinarımızın son bölümünde sorularınızı iletebileceğiniz “Soru-Cevap Bölümü” de olacaktır. 

Formu hemen doldurarak kaydınızı tamamlayın. 

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde üçüncü konumuz ‘e-Dönüşüm proje süreçlerinin adımları… Bu yazıda, dönüşüm projesinde adım adım yapılması gerekenleri ele alarak, sürecin başarıyla tamamlanmasına hazırlık yapacağız.

E-dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı entegrasyonlar, ikincisi servis sağlayıcı seçimi hakkındaydı. İlk yazıda servis sağlayıcıların sunduğu e-Dönüşüm hizmetine ek olarak şirketlerin farklı entegrasyon taleplerinin doğabildiğini ve bu talepleri iyi anlamanın önemini aktarmış, bazı entegrasyon örneklerini sıralamıştık. Serinin ikinci yazısında ise iyi bir servis sağlayıcı ile çalışmanın önemine değinerek, servis sağlayıcı seçerken dikkat edilmesi gereken konuları ele almıştık. 

Üçüncü yazıda ise e-Dönüşüm sürecinin proje adımlarını sizlere tek tek aktarmak istiyoruz. İşte servis sağlayıcı seçiminden sonra, projenin sağlıklı ilerlemesi için gerekli adımlar. 

1. Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi – Blueprint Dokümanı & Proje Planı

   Servis sağlayıcının sürece başlamadan önce gerçekleştireceği analizle, müşterisinin sistemlerinde ne tarz geliştirmeler yapılacağına ne gibi ihtiyaçlar doğacağına dair çıkarımlar yapması ve tüm bunlar için onay alması gerekir. Proje çalışmasının, bu analizin ardından yapılması sürecin ayakları yere basacak şekilde ilerlemesini sağlar. Süreci hızlandırmak vb. amaçlarla bu adımı atlamak projenin başarısına gölge düşürebilir.

2. Proje Çalışmalarının Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi

   Analiz aşamasından sonra proje hazırlanmalı ve onayların ardından uygulanmaya başlamalıdır.

3. Proje Bilgi Birikiminin Yönetilmesi

   Bu konu üçüncü sıraya yerleştirilmiş olsa da aslında tüm proje boyunca dikkate alınması gereken bir madde olarak öne çıkıyor. Projenin ilk aşamasından son aşamaya kadar üretilen tüm belgelerin her zaman güncel tutulması önem taşıyor. İlk adımda hazırlanan blueprint dokümanından, test dokümanlarına ve karşılaşılan sorunların nasıl çözüldüğünü anlatan belgelere kadar tüm bilgilerin iyi tutulmuş ve saklanmış olması, projenin ilerleyen aşamaları için ve proje tamamlandıktan sonra ihtiyaç duyulması halinde çok değerli olacaktır.

4. Projenin Kapatılması ve Destek Ekibine Aktarım

   Proje destek ekibe devredilirken her aşamada karşılaşılan zorluklar aktarılmalı ve müşterinin spesifik beklentileri aktarılmalı, üçüncü maddede belirttiğimiz gibi tüm dokümanlar eksiksiz teslim edilmelidir. Geçiş aşamasının bitişi, sağlıklı bir sistemin de başlama aşaması olmalıdır.

e-Dönüşüm projesinin sağlıklı bir şekilde ilerlemesi için bu adımları atlamamak büyük önem taşıyor. Fakat sadece bu adımlara bağlı kalmak yeterli değil. Dikkat edilmesi gereken diğer konuları serinin bir sonraki yazısında okuyabilirsiniz.

Dijitalleşme hızla ilerlerken, kâğıt üzerinde yapılan işlemler de yerini dijital ortamda gerçekleştirilen işlemlere bırakıyor. e-Fatura, e-İrsaliye gibi dijital belgelerin kullanımı her geçen gün yaygınlaşırken, Türkiye e-Dönüşüm sürecini başarıyla sürdürüyor. Bu dijital dönüşümün temel taşlarından biri de elektronik imza veya yaygın kullanılan adıyla e-İmza. Bu yazımızda e-İmzanın ne olduğu, nerelerde kullanıldığı, nasıl alındığı gibi önemli bilgileri aktaracak ve güvenli olması için dikkat edilmesi gerekenleri ele alacağız.

e-İmza Nedir?

Elektronik İmza (e-İmza), dijital belgeleri ve işlemleri fiziksel bir imza gibi onaylamak ve kimliği doğrulamak amacıyla kullanılan dijital bir araçtır. Günümüzde dijital kanalların çok yoğun bir şekilde kullanılmaya başlanması ve belgelerin iletilmesindeki güven sorunu nedeniyle ortaya çıkmıştır. e-İmza, kişilerin veya kurumların elektronik ortamda gerçekleştirdiği işlemleri hukuksal olarak geçerli hale getirir. Böylece, dijital dünyada güvenli ve yasal işlemler yapılmasını sağlar. Başka bir deyişle dijital dünyada kimliğinizi doğrulayan ve imza yetkisi tanıyan güvenli bir elektronik işarettir. Elektronik imzada, kişilerin elle atılan imzada olduğu gibi tek imzası yoktur, bunun yerine imzalamada kullanılan anahtarları vardır. Bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur.

e-İmza Nerelerde Kullanılır?

e–İmza, özel sektörden kamu kurumlarına, eğitim sektöründen sağlık hizmetlerine kadar geniş bir yelpazede güvenli ve hızlı işlemler için kullanılıyor. Sözleşmelerin imzalanması, iş tekliflerinin onaylanması, vergi beyannamelerinin verilmesi gibi işlemler e-İmza ile gerçekleştirilebilir. e–Devlet üzerinden yapılan işlemler, kamu kurumları tarafından sunulan hizmetlere erişim, ihale süreçleri gibi alanlarda kullanılabilir. Sağlık sektöründe elektronik reçetelerin düzenlenmesi ve onaylanması konusunda kullanılırken, eğitim sektöründe öğrenci belgelerinin elektronik olarak imzalanması ve onaylanması kullanım şekilleri arasında sayılabilir. Elektronik para transferleri, sözleşmelerin dijital olarak onaylanması gibi bankacılık işlemlerinde de e-İmza güvenliği artırır. Bu nedenle “e-İmza nerelerde kullanılır?” sorusunun çok geniş bir yanıtı bulunur. Kullanımının her geçen gün yaygınlaşması ile yakında kâğıt üzerinde imzaya ihtiyaç duyulan her alanda e-İmzanın kullanımı mümkün olacaktır. 

Güvenli e-İmza Nasıl Olmalıdır?

Güvenli Elektronik İmza ancak nitelikli elektronik sertifika ile sağlanabilir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda güvenli elektronik imza şöyle tanımlanır:

• Münhasıran imza sahibine bağlı olan, 
• Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, 
• Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, 
• İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır. 

Elektronik İmza Kanunu ve diğer düzenlemeler ile güvenli elektronik imzanın elle atılan ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuracağı ve kesin delil olarak kabul edileceği hükme bağlanmıştır. Bu nedenle güvenli e-İmza elektronik ortamda yapılan işlemlere hukuksal geçerlilik sağlaması açısından önemlidir. 

e-İmza Nasıl Alınır? 

e-İmza almak için öncelikle bir e-İmza sağlayıcısından (Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları) sertifika satın almanız gerekir. Bunun için de öncelikle kimlik doğrulama işlemi tamamlanmalıdır. Başvurunuz onaylandıktan sonra, e-İmza sağlayıcısı tarafından adınıza bir dijital sertifika oluşturulur. e-İmza sağlayıcısı tarafından belirlenen sürelerde sertifika yenilenmelidir. Bu süreler kullanım tercihlerine göre farklılık gösterebilir.

e-İmza Islak İmza Yerine Geçer Mi? 

Güvenli e-İmza, hukuken ıslak imza ile eşdeğer olarak kabul edilir ve birçok ülkede yasal geçerliliği vardır. Yasal bir zemine sahip olması, belgelerin dijital olarak imzalanması ve paylaşılmasını kolaylaştırır. Ancak bazı özel durumlarda, kanunların resmi veya özel bir şekle tabi tuttuğu işlemler için güvenli e-İmzanın yeterli olmaması ve söz konusu özel şartlara uyulması gerekebilir. 

e-İmza ile İlgili Bilinmesi Gerekenler 

• e-İmza, el ile atılan ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. 
• e-İmzanın yasal geçerlilik kazanabilmesi için yetkilendirilmiş bir e-İmza sağlayıcısından alınmış olması gereklidir. 
• e-İmza elektronik ortamda gerçekleşen işlemlerde kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğunu garantiler. 
• e-İmza ile yapılan işlemler, herhangi bir fiziksel dokümanın elden teslim edilmesine gerek kalmadan elektronik olarak gerçekleştirilebilir. 
• e-İmza, elektronik işlemlerde gönderilen bilginin gönderim sırasında değişmediğini, gönderen kişiye ait olduğunu ve inkâr edilemeyeceğini garantiler. 
• e-İmzanın zaman damgası ile birlikte kullanılması, belgenin tarih ve saat bilgisini kayıt altına alır ve zamanında yapıldığını doğrular. 
• e-İmza, resmi işlem yapma yetkisi verdiği için, e-İmzanızı güvenli bir şekilde saklamak ve yetkisiz kişilerin erişiminden korumak önemlidir. 
• e-İmza gerçek kişiler adına oluşturulur. Kurumlar adına elektronik imza oluşturulamaz. Kurumda çalışan gerçek kişiler adına elektronik imza oluşturulabilir. 

e-İmza Mali Mühür Yerine Kullanılır Mı? 

e-İmza, kişilerin veya kurumların işlemleri doğrulamak ve imzalamak için kullanılırken; mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-Belge uygulamalarında kullanılmak üzere geliştirilmiş ve e-Belgelerin bütünlüğünü ve kaynağını doğrulamak amacıyla kullanılır. Güvenli e-İmza kişinin ıslak imzası yerine geçer ve mali mühürden en önemli farkı da firma yerine şahsa verilmesidir. e-İmza ile sıklıkla karıştırılan mali mühür ile ilgili detaylı bilgi için linke tıklayabilirsiniz. 

Mobil e-İmza ile e-İmza Arasındaki Farklar 

Mobil e-İmza, adından da anlaşılacağı gibi standart elektronik imzadan farklı olarak, elektronik imza oluşturma aracı olarak mobil bir cihaz içerisine konulan SIM kartın kullanılması ile oluşur. Bu fark dışında mobil e-İmza; e-İmzanın diğer özelliklerini ve hukuksal geçerliliğini sağlar.   

e-İmza Başvurusu için Gerekli Belgeler 

Bireysel ve kurumsal e-İmza başvuruları için gereken belgeler ülkeye ve e-İmza sağlayıcısına göre değişiklik gösterebilir. Ancak genellikle aşağıdaki belgeler talep edilir: 

Bireysel e-İmza başvurusu için nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı, resmi bir kimlik belgesi ile nitelikli elektronik sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu gerekir.  

Kurumsal e-İmza başvurusu için ise Ticaret Sicil Gazetesi veya Ticaret Odası kayıt belgesi, vergi levhası fotokopisi, şirket temsilcilerinin kimlik fotokopileri, imza sirküleri, nitelikli elektronik sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu gereklidir. Belgelerde değişiklik olabileceği için başvuru sürecinde ilgili e-İmza sağlayıcısının web sitesinden istenen belgelerin kontrol edilmesi sürecin sağlıklı ilerlemesini sağlayacaktır.  

e-İmzanın, dijitalleşen dünyada güvenli işlemlerin teminatı olarak hızla yaygınlaşan bir teknoloji olduğu söylenebilir. Kişiler ve kurumlar, e-İmzanın sunduğu kolaylık ve güvenilirlik sayesinde iş süreçlerini hızlandırabilir. Bu nedenle, e-İmzanın kullanımı önemli bir dijital beceri olarak görülebilir. Ancak her e-İmza sağlayıcısının farklı hizmet ve güvenlik seviyeleri olabileceğinden öncesinde iyi araştırma yapılmalıdır.  

Türkiye’nin başı çektiği verginin dijitalleşmesinin dünya genelinde yayılmasına bağlı olarak, işletmelerin kullandığı sistemler büyümeye ve gelişmeye devam ediyor. Peki e-Dönüşüm iş hayatında ve sistemlerde neleri değiştirdi? Bir mükellef olarak e-Fatura’ya geçiş yaptınız, bu neden önemliydi, büyük resimde neler var? 

e-Dönüşüm büyük bir hızla gerçekleşiyor. 2025’e kadar tüm faturaların %75’inin gerçek ya da yarı gerçek zamanlı olarak vergi otoritelerine bildirileceğini öngörüyoruz. Bu demek oluyor ki e-Dönüşüm sadece faturaların, fişlerin, irsaliyelerin kâğıttan dijitale geçmesi anlamına gelmiyor. Büyük bir sistemsel dönüşüm söz konusu.   

Bu büyük dönüşüm, vergi otoritelerinin işlerini dijitale taşıma kararı ile başladı. Bununla birlikte gittikçe genişleyen bir kapsamla şirketlerden belirli süreçlere uyum sağlaması, vergi ile ilgili süreçlerini dijital ortamlara taşıması talep edilmeye başlandı. Bu da şirketler için ‘IT’ dönüşümlerini beraberinde getirdi. Bunun da ötesinde şirketlerin iş yapış şekilleri de dönüşmeye başladı. Ve muhasebe süreçleri artık sadece muhasebe departmanını değil, şirketin lojistikten IT’ye pek çok departmanını etkileyen kompleks bir hale geldi. Nasıl mı? 

Geçmişte Sadece ‘Fatura’ydı, Şimdi Anlık İletişim Sunan Dijital Bir Sistem 

Geçmişte defter, fatura, irsaliye gibi belgelerinizdeki eksiklikler, yanlışlıklar sadece finansal etkilerle sonuçlanırdı. Oysa bugün işlerinize operasyonel yansımaları da oluyor. Mesele e-İrsaliyeniz hazır olmadan, acilen ürün yetiştirmesi gereken kamyonunuz yola çıkamıyor. Artık otoriteler tarafından gerçek zamanlı kontrol söz konusu. Daha öncesinde yalnızca faturanın alıcısı içeriğin uygunluğuna dair anlık kontrol yapabilirken, artık vergi otoriteleri de içeriğine bakabiliyorlar.   

Eskiden yalnızca uyumlu olma çabası söz konusuyken günümüzde ispata dayalı bir e-Belge süreci söz konusu. Belgelerinizi bir otorite aracılığıyla imzalamış ve iletmiş olmanız gerekiyor.  

Tüm bunlar e-Dönüşümün iş süreçlerinize etkisi. Tabii bir de sistemler üzerindeki etkileri mevcut.   

Her e-Dönüşüm Aynı Zamanda Bir IT Projesi  

e-Dönüşümden önce bir belgenin manuel olarak kopyası alınıp incelenirdi. Günümüzde her belgenin oluşurken otomatik olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) hazırladığı şematrondan geçmesi kuralı bulunuyor. Belge şemaya uygun değilse anında hatalı kabul ediliyor ve işlemi tekrar yapmak gerekiyor.  

Eskiden bir fatura tasarımı yapılıp yıllarca kullanılabiliyordu. Yeni sistemler bu konuda da daha esnek olmayı gerektiriyor. Vergi otoriteleri yeni bir uygulamaya geçişin çok kısa bir sürede yapılmasını isteyebiliyorlar. Tüm sektörle aynı anda yeni uygulamaya geçiş yapabilecek esnekliği kazanmak gerekiyor.   

Önceleri hatalı yazılan vergi kimlik numarası kâğıt üzerinde belki bir parafla düzeltilebilirken, yeni sistemdeki belgelerde vergi kimlik numarasının yanlış iletilmesi örneğin faturanın alıcıya ulaşamaması anlamına geliyor.  

Farklı e-Belge türlerinin her birinin kendine has kuralları bulunuyor ve hepsinin o kurallar çerçevesinde ayrı ayrı takip edilmesi gerekiyor.   

Dijitalleşme zaten artık hayatımızın bir parçası, online ticaret, lojistikte aracı uydudan takip etmek gibi pek çok şekilde tüm işletmeler bir noktada buna dahil oluyor. Ve buna bağlı olarak herkesin kullandığı belirli dijital sistemler/uygulamalar var. Buna ek olarak verginin dijital dönüşümünde de çoklu şirket yapıları ve farklı ihtiyaçlar nedeniyle birden fazla sistem kullanılabiliyor. Bu da sistemlerin birbiri ile konuşabilmesini, zaman ve veri kaybı olmadan sistemler arası geçişi zorunlu kılıyor. Durum böyle olunca ‘bir fatura’nın eskiden olduğu gibi sadece muhasebe departmanını ilgilendirdiğini söylemek mümkün değil. ‘Bir fatura’ artık şirketlerin IT departmanlarını da yakından ilgilendiriyor.  

e-Belge geçişlerinizi planlarken muhasebe ekibinizin yanı sıra mutlaka IT departmanınızı da sürece dahil etmeniz gerekiyor.  

e-Belge geçişleri ile ilgili daha detaylı bilgi almak için linke tıklayabilirsiniz.  

Temmuz 2017 de resmi gazetede yayınlanan 7033 Sayılı Sanayinin Geliştirilmesi ve Üretimin Desteklenmesi Amacıyla Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun ile bilişim teknolojisi ve yazılım üreten işletmeler Sanayi Sicil Kanunu’nun 1’inci maddesi kapsamına alındı. Uzun yıllardır savunduğumuz yazılımın sanayi ürünü olarak değerlendirilmesi ile bilişim teknolojisi ve yazılım üreten firmalara da Sanayi Sicil Belgesi verilmesi ve reel sektörün faydalandığı tüm teşvik ve desteklerden bilişim şirketlerinin de yararlanabilmesinin önü açılmış oldu. Tabii bu durumda yazılım ve bilişim şirketleri artık sanayi işletmeleri sayılacağından 6948 sayılı Sanayi Sicil Kanunu gereği Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığınca kayıt altına alınması, bu şirketlerin kayıtlarının tutulması gerekecek. Sanayi siciline kayıt zorunlu olup, olmayanlar hakkında idari para cezası uygulanmakta. Ayrıca aynı kanuna eklenen 3. Maddede bu durum açıkça belirtilmiş ve sanayi siciline kayıt olmamış işletmelerin 1 Temmuz 2018 tarihine kadar kayıt olmaları halinde idari para cezası uygulanmayacağına dair af getirilmiştir. Bu kapsamda NACE Rev.2 62.01 – Bilgisayar programlama faaliyetleri sınıfında faaliyet gösteren işletmelerin 1 Temmuz 2018 tarihine kadar sanayi siciline kayıt olmaları gerekmektedir.

Bilindiği gibi yazılımın daha önce sadece hizmet sektörü niteliğinde görülmesi nedeniyle bilişim sektöründeki üretici şirketler sanayi ürün üreticilerine verilen desteklerden yararlanamıyordu. Yazılımın sanayi ürünü sayılması ile sanayici desteklerinden yararlanacak bilişim sektörü şirketleri de üretimlerini ve ihracatlarını daha fazla arttırma şansına kavuşacaklar. Yazılım katma değeri çok yüksek olan bir sektör olduğundan da yazılım ihracatının artması cari açığımıza doğrudan pozitif yönde etki edecek bir gelişme olacak. Hindistan’ın yazılım ihracatından elde ettiği gelir 82 milyar dolar iken Türkiye’nin ihracatı tam net olmamakla beraber 1 milyar dolar düzeyinde. Alınan bu karar sonrası hem yazılım üretiminin toplam cirosu hem de yazılım ihracat rakamlarının yükseleceğini öngörebiliriz. Yazılım şirketleri, sanayi şirketi olarak değerlendirilebilmeleri için öncelikle sanayi sicil belgesi alacaklar, daha sonra da en az %51 oranında yerli olarak geliştirdikleri ürünlerine yerli malı belgesi alacaklar. Böylece kamu ihalelerinde %15 fiyat avantajından yararlanabilecekler, yani verdikleri fiyat yabancı rakiplerinin verdiği fiyatlardan %15 fazla bile olsa değerlendirmelerde bu yüzden bir puan kaybına maruz kalmayacaklar, eşit puan alacaklar. Ayrıca organize sanayi bölgelerinde yer alabilecekler, bu bölgelerde sağlanan birçok tüketim indirimlerden de faydalanabilecekler, elektrik enerjisini sanayi elektriği fiyatından alabilecekler, yani normal ticarethane fiyatından %17 daha ucuz. Bunun yanında ihraç kaydı ile mal teslimlerinde KDV tecil ve terkin işlemlerinden faydalanabilecekler yani KDV ödemeyecekler.

Sanayi sicil kanununda yapılan değişikliklerle aktif faaliyette olan bilişim ve yazılım şirketleri 1 Temmuz 2018 tarihine kadar sanayi siciline kaydolacaklar ve kayıt tarihi itibariyle iki yılda bir bu kayıtlarını yenilemek, vize yaptırmak durumundalar. Yeni açılan şirketler ise faaliyetine başlamadan önce sanayi siciline ön kayıt yaptırmaları gerekiyor. Daha sonra faaliyete başladıkları tarihten itibaren 2 ay içinde ise sanayi bakanlığına elektronik ortamda başvuru yapmaları gerekiyor. Sanayi Siciline kayıt işlemleri Sanayi Sicil Bilgi Sistemi üzerinden yapılıyor. https://sanayisicil.sanayi.gov.tr/

Bunların yanında şirketlerinin yapacakları ihracata yönelik faaliyetlerini desteklemek, finansmana erişimini kolaylaştırmak ve finansman maliyetlerini azaltmak amacıyla Türkiye İhracatçılar Meclisi bazı bankalarla bir işbirliği protokolü imzaladı. Tabii ki bunlardan TİM çatısı altında bulunan sanayi sicil belgesi almış bilişim ve yazılım şirketleri de yararlanacaklar. Bu protokol ile şirketleri finansal ve operasyonel risklere karşı koruyacak finansal ürünler ve ilave çözüm önerilerine ek olarak bilişim ve yatırım şirketleri çok avantajlı fiyatlar ile yatırım kredisi, rotatif kredi, ticari artı para, taksitli ticari kredi, spot kredi, ihracat kredisi, Eximbank kaynaklı krediler, sigortalı ihracatın finansmanı, ihracat akreditif ıskontosu, teminat mektupları, akreditif, ihracat sigortası, nakliyat sigortası gibi çok değişik finansal araçlara erişebilecekler. Bilişim ihracatçısının önündeki engeller bir bir azalıyor, şimdi sıra şirketlerde.

Gelir İdaresi yayımlamış olduğu 19 Ekim 2019 tarihli Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde e-Müstahsil Makbuzu kullanımına yönelik bir kapsam genişletmesi kararı aldı. Buna göre; komisyoncu veya tüccar olarak meyve sebze ticareti yapanlar ile e-Fatura uygulamasına dahil olup aynı zamanda müstahsil makbuzu düzenleyenler 2020 yılı içinde belirtilen tarihlerde e-Müstahsil Makbuzu’na geçiş yapmak zorundalar.

Komisyoncu veya tüccar olarak sebze-meyve ticareti yapanlar için e-Müstahsil Makbuzu’na geçiş süreci 1 Ocak 2020 itibariyle tamamlandı. Ayrıca bu meslek grubunda olanların e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Defter uygulamalarına da 1 Ocak 2020 itibariyle geçmiş olmaları gerektiğini de hatırlatalım.

e-Fatura Kullanıcılarının Dikkatine!

1 Ocak 2020 geçişlerinden sonra e-Müstahsil Makbuzu’nda 2020 ortasında bir grup daha uygulamaya dahil olacak. GİB’in yayımladığı tebliğ kapsamında e-Fatura uygulamasına dahil olan mükelleflerin çiftçilerden gerçekleştirdikleri zirai mahsul alımlarında kağıt ortamda düzenledikleri müstahsil makbuzlarını 1 Temmuz 2020’den itibaren elektronik ortamda e-Müstahsil Makbuzu olarak düzenlenmesi zorunluluğu getirildi.

Bu konu e-Fatura kullanıcılarının tamamını olmasa da zirai mahsul alımı gerçekleştiren kullanıcıları yakından ilgilendiriyor. Bu firmalar Ocak ayındaki geçişte veya önümüzdeki Temmuz ayında gerçekleşecek olan geçişte mükellef ya da gönüllü olarak e-Fatura’ya geçmişler ya da geçecekler ise mutlaka e-Müstahsil Makbuzu uygulamasına da geçiş yapmak durumundalar.

e-Müstahsil Makbuzu Uygulamasına Gönüllü veya Zorunlu Olarak Geçmek İçin Önce e-Fatura Uygulamasına Dahil Olmanız Gerekiyor!

Zirai mahsul alımı ile ilgilenen birçok firma iş süreçlerini dijitalleştirmek için zorunluluğu beklemeden gönüllü olarak da e-Müstahsil Makbuzu uygulamasına dahil olabilirler. Bunun için öncelikle e-Fatura uygulamasına dahil olmak zorundadırlar.

Daha detaylı bilgi için e-Makbuz ürün sayfasını ziyaret edin.

Hemen başvuru yapmak için tıklayın, sizi arayalım.

e-Defter beratı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre hazırlanan e-Defter’lerin yasal geçerlilik kazanabilmesi için; defter, firma, muhasebeci bilgileri ve vergi detaylarını içeren; e-İmza veya mali mühür ile onaylanan ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilen elektronik belgedir. Beratlar, belirli bir formatta hazırlanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portaline yüklenir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından mühürlenen beratlar sayesinde e-Defter yasal duruma gelmiş olur.

e-Defter Berat Yükleme Süreleri

e-Defter beratlarının belirli sürelerde Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmeleri gerekmektedir. Bu süreler, berat dosyalarının ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar olan zaman dilimini kapsamaktadır. Tercihe bağlı olarak defter beratları geçici vergi dönemleri itibariyle de yükleme yapılabilir. Aşağıdaki tabloda e-Defter beratı yükleme süreleri görülmektedir. Eğer bu sürenin son günü hafta sonu tatiline veya resmi tatile rastlarsa; takip eden ilk iş gününün tatil saatine kadar e-Defter beratı Gelir İdaresi Başkanlığı portaline yüklenebilmektedir.

e-Defter Beratlarını Geç Gönderme Cezası

e-Defter beratları mücbir sebepler haricinde yukarıda belirtilen süreler içerisinde portale yüklenmediği zaman özel usulsüzlük cezası uygulanır.

Eski defterleri kapatın ve yeni defterinizi online bir dünyada açın!

Digital Planet ile e-Defter uygulamasına kolay bir şekilde başvurabilirsiniz. Başvuru aşamasından itibaren tüm aşamalarda size destek olup e-Dönüşüm sürecinizin hızlı ve kolay bir şekilde tamamlanmasını sağlıyoruz.

Tüm e-Dönüşüm uygulamaları hakkında ayrıntılı bilgi için tıklayın, sizi arayalım!

Algoritma, bilişim kavramının hayatımıza girmesiyle gündeme gelmiş, bilişim jargonunun en önemli sözcüklerinden biridir. Bilgisayarlar aracılığı ile çözmek istediğimiz bir problemi elektronik makinaların anlayabileceği bir şekilde net ve basit komutlar halinde sıralama metodolojisine denir. Esasında algoritma kavramı hayatımızın her anında karşılaştığımız problemleri çözmek için kullandığımız yöntemlerde yaptığımız işlerin sıralanmasıdır. Bu yöntemi bir çok psikiyatrik (bilinçsel davranışçı terapi – cognitive behavioral therapy) alanlar dahil hemen tüm alanlarda , üretimde, servis sektöründe, eğitimde her yerde kullanıyoruz, sadece belki farkında değiliz. Bir küçük köpeği eğitmek için de ödül ile bağlantılı bazı basit ama net görsel ve sözel adımlar gereklidir, bir bilgisayara bir işlem yaptırmak için de bir dizi komut gereklidir, aralarında çok fazla bir fark yok. Algoritmik düşünme tarzı yada sistematiği de çözmek istenilen bir problemin net basit ve küçük adımlar halinde nasıl yapılacağının belirlenmesi ve sıralanması olarak tanımlanabilir. Görüldüğü gibi bir problemi çözmek için birden fazla yöntem yani algoritma olabilir, bazıları diğerlerinden daha iyi, zararsız veya verimli olabilir. Sonuçlar aynı bile olsa fark da burada oluşuyor zaten. Bu yüzden de patente konu olan şeyler algoritmalardır, bilgisayar programları değil. En basit anlatımla bir yön tarifi güzel bir algoritma örneğidir, navigasyon sistemi belli bir yerden gitmek istediğimiz diğer yere nasıl gideceğimizi en net ve basit şekilde bir dizi komut halinde ve bazen de biraz sert bir şekilde gösterir, bize sadece o komutları yerine getirmek düşer. İkinci kere de aynı yere gitmek istediğimizde yine aynı komutlar serisini yani aynı algoritmayı kullanabiliriz, buna da öğrenme diyoruz. Tabii bazen algoritmayı yani problem çözümünü başkasına gerek kalmadan kendi beynimizi kullanarak da bulabiliriz, buna da zeka diyoruz. Bu iki özellikten en az birine sahip değilsek çok fazla sorumluluk almaktan imtina etmeliyiz, ama ne yazık ki böyle insanlar bunların farkında bile olamıyorlar, esas sorun da bu oluyor.

Algoritmik düşüncenin belli başlı faydalarını da şöyle sıralayabiliriz: Öncelikle karmaşık bir problemi çok daha basit parçalara bölerek hem daha iyi ve kolay anlaşılmasını hem de daha kolay çözülmesini sağlar. Bunu yaparken de her zaman ana sorun öncelikli olacağından detaylar ile vakit kaybetmeyi önler. Problem çözümüne bu şekilde yaklaşmak ve çözümü kolaylaştırmak insanlara da zor ve karmaşık problemlerin çözümüne karşı belli ölçüde kendine güven kazandıracak, problem çözebilme yeteneklerini arttıracak, her değişik durum için de yeni bir değerlendirme olacağından problem çözümünde hata oranı önemli bir şekilde düşecektir. Algoritmik düşünce yaklaşımı üstüne geliştirilmiş eğitim disiplini kısaca STEM (science, technology, engineering, Mathematics – bilim, teknoloji, mühendislik, matematik) olarak adlandırılıyor ve birçok ülkede eğitim sisteminin temelini oluşturuyor.

Algoritmik düşünce, bilgisayar programlama biliminin temelidir, her şey bununla başlar. Biz bu konuda gençlerimizi ne kadar erken ve iyi yetiştirirsek yazılıma verdiğimizi düşündüğümüz önemi de ete kemiğe büründürmüş oluruz. Yani yazılımın önemi konusunda bunca yıldır yapılan çalışmalar sonucu artık siyasi karar verici düzeydeki insanların düşünceleri netleşmiş ve ikna olmuş görünüyorlar. Şimdi yazılımdan gerçek fayda elde etmek için artık bazı temel adımların atılması gerekli. Bu adımlardan belki de ilki, ilköğretimin ikinci kısmından itibaren algoritmik düşünceyi anlatacak ve yerleştirecek, deneylere dayalı uygulamalı derslerin müfredata alınmasıdır. Bu adım en kısa zamanda atılmalıdır, atılmaz ise yazılımın katma değerinin ne kadar yüksek olduğunu anlatan tüm süslü büyük sözlerin pek bir anlamı olmayacak, söylenen her şey havada kalacaktır. Artık herkes laf değil eylem bekliyor, ve bu eylem dizisinin yani “makro algoritmanın” ilk basamağı da ilköğretim eğitiminde geleceğe yönelik çağdaş derslerin daha ciddiye alınması ve seçmeli kıvamından mecburi statüsüne geçirilmesidir. İlköğretim müfredatı fen bilgisi, matematik ağırlıklı olarak öğrencilerin bilgi ve becerilerini, karşılaştıkları problemleri yaratıcı çözümlerle çözmek için en aktif şekilde kullanabilecek uygulamalarla geliştirebilecek şekilde düzenlenmelidir. Dünya Ekonomik Forumu tarafından yayınlanan Eğitim Kalitesi 2018 isimli rapora göre Türkiye, 137 ülke arasında 99’uncu sırada yer alıyor. Listede ilk sıralarda İsviçre, Singapur, Finlandiya gibi ülkeler eğitim sistemlerini, çok öncelerden revize edip çağdaş seviyelere çekmişlerdir. Bizim de ezbere dayalı eğitim sistemimizden artık vaz geçip yarınlarımızı teslim edeceğimiz genç dimağları daha eleştirel, sorgulayan, çözüme odaklı düşünme yetilerini geliştirmelerini sağlayan bir eğitim sistemi ile eğitmemiz gerekir. Yazılım dünyasında da başarılı olmanın birinci adımı, eğitim sistemimizde yapacağımız yapısal reformların en önemlisi budur.

e-Dönüşüm ile birlikte firmalar, kurum içi operasyonel süreçlerinde dijitalleşme yolunda hızla ilerliyor. e-Dönüşüm’e kendinizi yabancı hissediyor ya da bilgilerinizi tazelemek istiyorsanız, aşağıdaki kavramlara göz atabilirsiniz:

Fatura Nedir? Fatura, satıcı tarafından satın alan kişiye sunulan resmî belgelerdir. Ürün ya da hizmetin cinsini, miktarını, toplam tutarını içeriğinde bulundurur. Faturanın, vergi işlemleri için gelirleri belirleyici ve tüketicinin hakkını koruma gibi nitelikleri vardır.

Fatura Temlik Nedir? Temlik, alacağı devretme anlamına gelir. Bir alacağın bütün haklarını başka bir kişiye devir etmesidir. Alacak konumunda bulunanlar, borçlu olduğu kişi ve kuruma kazanç sağladığı faturasını devreder.

Felaketten Kurtarma Kontrol Listesi (Disaster Recovery Check List) Nedir? Kişisel hata ve yangın, sel, enerji kesintisi gibi sorunlardan kaynaklanan durumlarda, kurumların teknoloji altyapısını kurtarma ve iş sürecinin aksamaması için kullanılan yöntemleri ifade eden kavramların listelenmesidir. Liste; felaketten kurtarma planı geliştirmek, iş etki analizi uygulamak, önleyici kontrolleri belirlemek, bilgi sistemi acil eylem planı geliştirmek gibi önemli maddeleri içerir.