SAP S/4HANA Geçişi: e-Dönüşüm Servis Sağlayıcısının Rolü Nedir?

“SAP, S/4HANA ile neler sunuyor? e-Dönüşüm sürecine neler getiriyor? Geçiş sürecinde neden servis sağlayıcıya ihtiyaç duyuluyor? Servis sağlayıcının bu süreçteki rolü nedir?” gibi pek çok önemli sorunun yanıtını bulacağınız bir yazı ile tekrar bir aradayız. Gelin SAP S/4HANA’nın e-Dönüşüm süreçlerindeki rolünü ve servis sağlayıcıların üstlendiği görevleri birlikte inceleyelim.

Dünya genelinde 50, Türkiye’de de 25’i aşkın yıldır dijital dönüşümün önemli bir destekçisi olan SAP, bir süre önce kendi dönüşümünü gerçekleştirmeye başladı ve SAP S/4HANA’yı hayata geçirdi. Makine öğrenmesi gibi yeni teknolojileri ve bulut çözümlere adapte edilmiş uygulamaları içerisinde barındıran bu sistem; ‘Fiori’ adı verilen arayüzüyle kullanıcıların performansını artıran pek çok yenilik sunuyor ve bir yandan da gelişmeye devam ediyor. Artık eskiden olduğu gibi verileri gece yarısı raporlama ortamına alıp, bir gün sonra sonuçlarını izleme gibi çalışmalar yerine veriye anlık erişilebilecek bir yapı söz konusu. Gerçek zamanlı veriye erişebilmek kuşkusuz tüm sektörler için çok önemli… Bunun yanı sıra SAP, S/4HANA ile izlenebilir bir sistem kurarak daha verimli bir iş yapış şekli getiriyor. 

Otomasyon, Verimlilik, Analiz ve Gelecek Tahminleri…
e-Dönüşümde operasyon yoğun bir şekilde yürüyor. Operasyonun arasında kaybolmak da işletmenin mevcut durumunu görecek zamanı bulamamaya yol açıyor. SAP S/4HANA, RPA robotik süreç otomasyonu uygulamalarını içeren, fatura ve tahsilatın eşleştirilmesi gibi çok zaman alan süreçleri üstlenebilen, operasyona harcanan eforu azaltacak; manuel işler için önerilerde bulunarak, birbirini tekrar eden işleri otomasyona bağlamaya imkân tanıyan bir platform.

SAP S/4HANA, e-Dönüşüm çözümleri için pek çok kolaylık sunuyor. Örneğin “SAP Document and Reporting Compliance” adlı çözüm hem e-Belgeler ile ilgili süreçlerin yürütülebildiği hem de yasal raporlamaların yapılabildiği bir kokpit yapısı sunuyor. Buradaki verilerin özetlenip Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) ulaştırılması gerekiyor, servis sağlayıcılar da burada devreye giriyor. Servis Sağlayıcı, ilgili ekibiniz ile birlikte işlemleri sizin adınıza yürüterek, kendi bulut sistemi ile SAP S/4HANA ile GİB arasında bir köprü oluyor; tüm işlemlerinizin yasal yükümlülükler çerçevesinde, doğru ve zamanında yapılmasını sağlıyor. SAP’nin ‘insan kaynakları’ modülünde bu alanda iş ortağı firmanın sürecinize danışmanlık etmesi gibi, e-Dönüşüm çözümleri ile ilgili modüllerde de özel entegratörler danışmanınız oluyor.

Burada tutulan veriler ve içerisindeki gelişmiş analitik uygulamalar ile şirketin analizi kolaylıkla yapılabiliyor ve ileriye dönük tahminler de oluşturulabiliyor. Şirketiniz birden fazla sektörde ya da ülkede faaliyet gösteriyorsa, tümü ile ilgili belgeleri tek yerden görüp yönetebilmek mümkün oluyor. Ne kadar belgenin kabul olduğu ne kadarının reddedildiği, ülkeler ya da sektörler bazında ne durumda olduğunuz gibi… Buna ek olarak e-Defter gibi yasal raporlamaların hangi tarihte kim tarafından üretilmesi gerektiği, ne zaman iletileceği gibi görevler de yine buradan kontrol edilebiliyor, durum raporu alınabiliyor. SAP’nin sunduğu bu standart çözümler, özel entegratörünüz tarafınızdan şirketinizin ihtiyaçlarına göre geliştirilebiliyor, sistemlerinize uyumlanabiliyor. Peki sisteminiz SAP S/4HANA geçişine uygun mu? SAP S/4HANA’yı hemen kullanmaya başlayabilir misiniz?

SAP S/4HANA Geçişi İçin Üç Yöntem: Greenfield, Brownfield, Bluefield

SAP, S/4HANA ile yukarıdaki özellikleri de içeren pek çok yenilik sunuyor. Bununla birlikte bir süre sonra eski uygulamayı sonlandırarak sadece S/4HANA üzerinden hizmet vermeyi sürdürecek. Bu nedenle hem gönüllü hem de zorunlu olarak şirketlerin bu uygulamaya geçişlerini planlamaları gerekiyor. S4 HANA’ya geçiş, üç farklı senaryodan biri ile gerçekleşebiliyor:

• Yeni Kurulum (Greenfield)
• Sistem Dönüşümü (Brownfield)
• Sistem Birleştirme (Bluefield)

Hangi senaryonun size daha uygun olduğunu belirlemek için özel entegratörünüzün ilgili ekiplerinizle birlikte sistemlerinizi inceleyerek yol göstermesi gerekiyor. Yeni uygulamalar hız ve kolaylık sunuyor ancak geçiş süreçleri zaman alan ve zorlu işlemler. Bu nedenle ilk aşamada doğru karar verilerek ilerlenmesi şirketiniz için önemli bir adım. Geçiş yöntemleri ile ilgili daha ayrıntılı bilgi almak için konuyla ilgili yazımızı okuyabilir ya da webinarı izleyebilirsiniz.  

SAP S/4HANA Geçişinde e-Dönüşüm Servis Sağlayıcısı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Seçeceğiniz servis sağlayıcı, SAP S/4HANA geçişinin sağlıklı yürümesi ve yasal yükümlülüklerinizin doğru bir şekilde yerine getirilmesi için önem arz edecek. GİB tarafından yayınlanan tebliğler, teknik ya da fonksiyonel uzmanlıkların dışında hukuk uzmanlığı da gerektiriyor. e-Dönüşüm danışmanının, vergi usul kanunlarını takip etmesi, bunların teknik ya da fonksiyonel karşılıklarını bilmesi olmazsa olmaz bir zorunluluk. Bunun yanı sıra geçmiş tecrübeleriyle farklı sektörlerdeki uygulamalara aşina olması çok kıymetli. SAP’nin her sektöre çözümler sunuyor, danışmanınızın bunların e-Dönüşümle ilgili olanlarından mutlaka haberdar olması gerekiyor. Örneğin perakende sektöründeyseniz ve kasalarınızın yanına SAP kart sistemini entegre ettiyseniz, e-Dönüşüm danışmanınız o kart sisteminin çalışma prensibini de bilmeli. İyi bir entegrasyon için SAP ve SAP dışı yazar kasalar gibi dış sistemlere hâkim olmak çok kıymetli.

Bunun yanı sıra şirket satın almaları, birleşme, ayrılma, el değiştirme konuları regülatif olarak e-Dönüşümü derinden etkiliyor. Burada yasal belgelerin akıbetinin ne olacağı, sorumluluğun kimde olduğu, nasıl ilerleyeceği gibi çıkmazlarda kurumsal uzmanlık ve deneyim gerekiyor.

SAP S/4HANA geçişleri şirketinizin de ihtiyaçlarına göre çoğunlukla 4 ila 11 ay sürebiliyor. Böylesi geçiş dönemlerinde e-Dönüşüm danışmanınızın sadece kendi alanına değil SAP’nin hem eski hem de yeni yapısına hâkim olması önemli. Yasal süreçler kesinlikle hata kabul etmiyor. Tüm bu sayılan özelliklerin tek bir danışmanda bulunması mümkün olmayabilir fakat ekipler bunun için kurulur. Proje incelenerek ihtiyaçlar belirlenir ve uzmanlık alanlarına göre ekip seçimi yapılır. Sovos’un tüm süreçte sıfır hata anlayışı ile çalışan uzman ekipleri ile tanışmak için linke tıklayarak iletişim bilgilerinizi bırakabilirsiniz.