Teknoloji dönüşümüne başlarken ilk sorunuz ne oluyor? Hangi sistemi kullanacağınız, projenin ne kadar süreceği ya da ne kadara mal olacağı mı? Oysa belki de bunlardan önce yanıtlanması gereken daha temel bir soru var: Gelecekte nerede olmak istiyoruz?
Teknolojinin hızına yetişmenin giderek zorlaştığı, regülasyonların sürekli değiştiği bir dönemde dönüşümün başarısını yalnızca yeni bir sistemi devreye almakla ölçmek mümkün değil. Finans ekiplerinden artık geçmişi raporlamanın ötesinde daha iyi tahminler üretmeleri ve şirkete değer katmaları; teknoloji ekiplerinden ise değişime açık, sürdürülebilir ve şirketin farklı fonksiyonlarını destekleyen altyapılar kurmaları bekleniyor.
Bu nedenle vergi uyumundaki teknoloji dönüşümünü de tek başına bir IT projesi olarak değil; finans, teknoloji, risk ve uyumun birlikte ele alındığı uzun vadeli bir dönüşüm olarak düşünmek gerekiyor. Bu yolculukta ise üç temel unsur öne çıkıyor.
1. Önce Gelecekte Nerede Olmak İstediğinizi Tanımlayın
EY Türkiye Danışmanlık Hizmetleri Lideri, Füsun Patoğlu Cengiz’in de söyleşilerimizde üzerinde durduğu “Future Back” yaklaşımı, dönüşüme tam olarak bu noktadan bakıyor. Önce uzun vadede yaratılmak istenen değer tanımlanıyor, ardından bugüne doğru gelerek o hedefe ulaşmak için hangi adımların atılması gerektiği belirleniyor. Bu bakış açısı teknoloji yatırımlarının yalnızca bugünün problemlerini çözmesini değil, gelecekte ortaya çıkacak ihtiyaçlara da cevap verebilmesini sağlıyor.
Örneğin dönüşüm projelerinde “Neyi raporlamak istiyoruz?” sorusu çoğu zaman sürecin sonlarına bırakılıyor. Oysa yönetim kuruluna giden bir CFO’nun ihtiyaç duyduğu rapora hızlı ve doğru biçimde ulaşamaması durumunda, sistemin arka planında ne kadar büyük bir teknolojik iyileştirme yapıldığının değeri azalıyor. Bu nedenle başarılı bir dönüşümün başlangıç noktasında teknoloji değil, iş sonucu bulunmalı.
Daha hızlı karar verebilecek miyiz? Pazara daha hızlı çıkabilecek miyiz? Müşteri deneyimini iyileştirebilecek miyiz? Yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgiye doğru zamanda ulaşabilecek miyiz? Teknoloji seçimlerinin ve tasarım prensiplerinin bu soruların yanıtlarına göre şekillenmesi, bugünün yatırımının uzun vadede de değer üretmesini sağlıyor.
2. Dönüşüme Başlamadan Önce Hazırlanın
Yeni bir sisteme geçmeye karar verildiğinde doğal refleks mümkün olduğunca hızlı şekilde projeyi başlatmak olabiliyor. Ancak büyük dönüşümlerde uygulamaya geçmeden önce geçirilen hazırlık dönemi, projenin geri kalanının başarısı açısından kritik önem taşıyor.
Şirketin önce mevcut durumunu doğru biçimde görmesi gerekiyor: Hangi sistemler kullanılıyor? Verinin kalitesi ne durumda? Hangi süreçler iyi çalışıyor, hangilerinin yeniden tasarlanması gerekiyor? Yeni yapıya hangi problemleri taşımamak gerekiyor? Hangi ekiplerin dönüşüm sürecine dahil olması gerekiyor?
Bu soruların daha projenin başında yanıtlanması; kapsamın, ihtiyaç duyulan ekibin, zaman planının ve dönüşüm yönteminin daha sağlıklı belirlenmesini sağlıyor. Böylece hem maliyet yönetimi kolaylaşıyor hem de neyin, neden yapıldığı daha şeffaf hale geliyor.
Hazırlık fazı yalnızca teknik resmi ortaya çıkarmıyor; dönüşümden etkilenecek ekiplerin daha ilk günden sürece dahil olmasını da sağlıyor. Böylece çalışanlar aylar sonra karşılarına çıkacak yeni sistemi önceden tanıyor, değişimin nedenini anlıyor ve dönüşümün yalnızca uygulayıcısı değil, parçası haline geliyor.
Burada dikkat edilmesi gereken bir diğer konu ise mevcut yapıyı olduğu gibi yeni teknolojiye taşımamak. Çünkü aynı sistemi hiçbir şeyi sorgulamadan yeni platforma taşımak, mevcut problemlerin de yeni sisteme aktarılması anlamına gelebiliyor. Dönüşümün amacı yalnızca teknolojiyi yenilemek değil; artık değer yaratmayan süreçleri ayıklamak ve ihtiyaç duyulan yapıyı yeniden tasarlamak olmalı.
3. Bugünün Değil, Yarının Değişikliklerine Hazır Bir Altyapı Kurun
Teknoloji dönüşümünde başarılı bir canlıya geçiş önemli bir kilometre taşı. Ancak asıl soru, oluşturulan yapının bundan sonra ne kadar kolay değişebileceği.
SAP dünyasında giderek daha fazla önem kazanan Clean Core yaklaşımı da bu ihtiyaca yanıt veriyor. Temel amaç, ERP çekirdeğini mümkün olduğunca sade tutmak ve şirkete özgü geliştirmeleri çekirdeğin dışında konumlandırarak sistemin yeni teknolojilere ve güncellemelere daha açık kalmasını sağlamak.
“Çalışıyorsa dokunma” yaklaşımı kısa vadede rahatlatıcı olabilir. Ancak bugün çalışan bir özelleştirme, ilerleyen dönemde yeni bir güncellemenin veya teknolojinin kullanılmasını zorlaştıran teknik borca dönüşebilir.
Clean Core yaklaşımının teknoloji tarafında çözmeye çalıştığı problemle, vergi uyumunda karşılaştığımız ihtiyaç aslında birbirine çok benziyor: Bugün çalışan ama yarın değişemeyen bir yapı kurmamak.
Vergi uyumunda bu konu ayrıca önem taşıyor. Çünkü yalnızca teknoloji değil, regülasyonlar da sürekli değişiyor. Yeni bir e-belge uygulaması, mevcut bir belgenin kapsamındaki değişiklik veya Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından getirilen yeni bir gereklilik, şirketlerin sistemlerinde kısa süre içerisinde değişiklik yapılmasını gerektirebiliyor.
Bu nedenle geleceğe hazır olmak yalnızca yeni bir regülasyon yayımlandığında sisteme uyum sağlamak anlamına gelmiyor. Değişimin hangi yönde ilerlediğini izlemek ve mümkün olduğunca önceden hazırlanmak da gerekiyor.
Sovos olarak regülasyonları sürekli takip ederken yaklaşımımızı yalnızca yayımlanan düzenlemelere uygun teknoloji geliştirmek üzerine kurmuyoruz. Regülasyonların hangi yönde ilerlediğini anlamaya, ilgili kamu otoriteleriyle iletişim halinde olmaya ve müşterilerimizi mümkün olduğunca değişiklikler hayata geçmeden önce hazırlamaya odaklanıyoruz.
Aynı yaklaşımı teknoloji tarafında da benimsiyoruz. SAP’nin Clean Core vizyonuyla uyumlu olarak SAP Business Technology Platform (BTP) üzerinde geliştirdiğimiz yeni nesil e-belge çözümü, SAP çekirdeğine müdahale etmeden çalışıyor ve SAP’nin güncellemelerine uyumlu bir yapı sunuyor. Sovos’un BTP tabanlı e-belge çözümü aynı zamanda dünyada ilk “Integration with SAP S/4HANA Cloud” BTP-EXT-S/4PUB sertifikasını alan çözüm oldu. Böylece şirketler yalnızca bugünün regülasyonlarına uyum sağlayan değil, SAP ekosistemindeki teknolojik değişimlere de açık kalan bir altyapıyla ilerleyebiliyor.
Çünkü vergi uyumunda teknoloji altyapısının gerçek gücü, yalnızca bugün doğru çalışmasından değil, yarın gelecek değişikliğe ne kadar hızlı adapte olabildiğinden geliyor.
Dönüşüm Bir Proje Değil, Sürekli Bir Yolculuk
Başarılı bir teknoloji dönüşümünün tek bir reçetesi yok. Ancak üç unsur giderek daha kritik hale geliyor: ulaşılmak istenen noktayı baştan tanımlamak, uygulamaya geçmeden önce doğru hazırlığı yapmak ve sürekli değişime açık bir teknoloji altyapısı kurmak.
Bunların ortak noktası ise dönüşümü yalnızca bugünün sorunlarını çözmek için yapılan bir proje olarak görmemek.
Teknoloji değişmeye, regülasyonlar gelişmeye ve şirketlerden beklenenler dönüşmeye devam edecek. Vergi uyumunda geleceğe hazır olmanın yolu, bir sonraki değişikliği mümkün olduğunca erken görebilmek ve o değişiklik geldiğinde hızla adapte olabilecek bir yapı kurmaktan geçiyor.
