E-Dönüşüm Süreçlerinde Kritik Seçim: On-premise Mi Bulut Tabanlı Teknolojiler Mi?

Dijital dönüşümün her geçen gün değişerek gelişmesiyle kurumlar için yeni teknolojik çözümler ve bulut teknolojiler ön plana çıkıyor. Şirketlerin dijital dönüşümlerini gerçekleştirirken, e-belge oluşturma, iletme, kabul etme, inceleme takip etme ve raporlama konularında temelde on-premise ve bulut tabanlı teknolojiler olmak üzere tercih edebilecekleri iki yöntem bulunuyor.

İhtiyaç duyulan yazılımların satın alınarak şirketlerin kendi veri merkezlerinde yönetilmesi şeklinde tanımlanan on-premise yöntemi, sistem yönetimini zorlaştırmasının yanı sıra maliyetli de olabiliyor.

Donanımları üretmek/satın almak ve sürdürülebilirliğini sağlamak için daha yüksek maddi kaynaklar ayırmak gerekiyor. Bu yöntemde vergi mükellefi, bütün özelleştirmeleri, uyarlamaları, yazılım güncellemelerini ve regülasyon takibini kendi sorumluluğunda yönetmek zorunda oluyor. Bunun için sistemlerin bakımını yapacak, sürdürülebilirliğini sağlayacak bilgi teknolojileri personellerine ihtiyaç duyuluyor. Sistemi kullanacak ve devamlılığını sağlayacak kişilere eğitimler verilmesi de gereklilikler arasında.  

Bulut tabanlı çözümler ise daha esnek, hızlı uygulanabilir olması ve operasyonel maliyetleri azaltması gibi özellikleri ile firmalara sağladığı avantajlar sayesinde dijital dönüşümün önemli bir parçası olarak kabul ediliyor. 

Bulut Tabanlı Çözümlerin Avantajları Nelerdir?

Bulut tabanlı teknolojilerin öne çıkan faydalarını şu şekilde saymak mümkün: 

• Erişilebilirlik: Özellikle pandemi dönemiyle birlikte bulut tabanlı çözümlerin ‘kolay erişilebilir’ olma avantajı çok daha net bir şekilde tecrübe edildi. Pandeminin hızlandırdığı evden çalışma sisteminin yaygınlaşması ile istenen her an, her yerden belgelere kolayca erişebilme ihtiyacı bulut tabanlı teknolojiler ile karşılanabiliyor. 
• Hız: Kolay erişilebilir olma avantajı, beraberinde hız avantajını da getiriyor. Yapılacak her işlem için kolayca bağlantı kurulması, işlemlerin saniyeler içinde yapılabilmesi sürecin hızlanması konusunda büyük önem arz ediyor. Özellikle de e-dönüşüm alanında tercih edilen bulut teknolojiler, hız avantajı ile aslında nakit akışının hızlanmasını da sağlıyor. Bir işlem yapılırken sayfanın saniyeler içerisinde açılması, o iş ile ilgilenen çalışanların işlerini daha mutlu yapmalarına bile katkıda bulunabiliyor. 
• Depolama: Fiziksel erişim gerektirmemesi sayesinde çok daha az masrafla daha fazla veriyi depolama ve paylaşma imkânı sunması da bulut tabanlı çözümleri yaygın olarak tercih edilir bir konuma taşıyor. Verilerin yok olma veya tahrip olma riskinin de minimize edilmesi depolama konusunda karşımıza çıkan avantajların arasında yer alıyor.
• İş akışının sürekliliği: Nitelikli bir hizmet sağlayıcı ile çalışıldığında bulut tabanlı çözümler sıkı takip altında olduğu için sistem aksaklıkları minimum seviyede gerçekleşiyor. Sistemlerin sıkı takip altında olması nedeniyle, herhangi bir hata olması durumunda çoğunlukla kullanıcılara hiç yansımadan düzeltilebiliyor. Böylece kullanıcılar da hiçbir aksaklık yaşamadan rutin iş akışlarına devam edebiliyor.
• Güvenlik: Bazı kurumlar, bulut teknolojilere geçmeye ‘güvenlik’ konusunda endişeli oldukları için daha temkinli yaklaşabiliyor ancak bağımsız denetime tabi tutulan bulut hizmet sağlayıcılarının sunduğu çözümler bu anlamda risk barındırmıyor. Özellikle de bu alana yatırım yapan, güvenlik konusunu uluslararası standartlarda tutmaya özen gösteren bir hizmet sağlayıcı tercih edilmesi durumunda söz konusu hiçbir şüpheye gerek kalmayacaktır. 

Doğru Hizmet Sağlayıcısını Seçmenin Önemi 

Bulut tabanlı servis sağlayıcı seçerken; entegrasyon süreç yönetimi, destek, ulaşılabilirlik, güvenlik, itibar ve referans kriterlerinin göz önünde bulundurulması gerekiyor.   

İlk olarak entegrasyon sürecinin nasıl yönetileceği, ne kadar zaman alacağı, hem bu süreçte hem de ilerleyen süreçte desteğe ihtiyaç duyulan her anda firmanın ulaşılabilir olması dikkat edilmesi gereken unsurların başında yer alıyor. Entegrasyon sürecinin herhangi bir aksaklık oluşmadan kısa bir süre içerisinde tamamlanması iş akışının olumsuz etkilenmemesi anlamında değerli bir konu. Yanı sıra ilerleyen süreçte teknik desteğe ihtiyaç duyulması anında hizmet sağlayıcının ulaşılabilir ve çözüm odaklı bir yaklaşım benimsemesi de oldukça önemli. 

Dikkat edilmesi gereken bir diğer kritik konu ise verilerin gizliliği ve güvenliği. Servis sağlayıcı bu anlamda sertifika sahibi olsa bile bu sertifikanın kim tarafından, hangi kriterler değerlendirilerek verildiğini öğrenmek ayrı bir önem taşıyor. Bu anlamda bulut tabanlı hizmet sağlayıcısı seçerken; güçlü referanslarının olması, sahip olduğu sertifika türleri, sektör tecrübesi ve hatta  çoğu iş alanı için global anlamda hizmet vermesi dikkat edilebilecek değerli noktalar olarak ön plana çıkıyor. 

Bulut Tabanlı Teknolojiler Kullanırken Nelere Dikkat Etmek Gerekiyor?

Tüm bu önemli bilgilerin ışığında, e-dönüşüm konusunda kullanımı çok avantajlı gözüken bulut tabanlı teknolojileri tercih etmeye karar verirseniz, hizmet sağlayıcınızdan talep etmeniz gereken özellikler şunlar olmalı: 

Bulut tabanlı teknolojileri kullanarak e-dönüşüm süreçlerini yürütmek için doğru yazılım kadar yazılımın üzerinde çalışacağı sunucular, veri tabanının yönetimi ve bakımı, üçüncü parti uygulamaların yönetimi, lisansların takibi, networkün yönetimi de önemlidir. Tüm bunların hizmet sağlayıcı tarafından takip edilmesi sizin ve şirketinizin üzerindeki yükü azaltacak ve kendi iş alanınıza odaklanmanıza imkan yaratacaktır.

Bulut tabanlı teknolojileri güvenle kullanmak için en önemli konulardan biri de tüm araçların 7/24 aktif çalışır olduğunun takip edilebilmesi için monitoring hizmetlerinden faydalanmaktır. Bununla birlikte felaket kurtarma senaryolarının iyi kurgulanması, sürekli back-up’ı alınan bir sistem oluşturulması ve olası bir veri kaybında sistemlerin en yakın tarihli back-up’a geri döndürülebilmesi gerekir. Yine güvenlik için sızdırmazlık taramalarının uygun araçlarla, uygun koşullarda ve uygun yetkinliklere sahip kişiler tarafından yapılması gerekir. Taramaların yapılması kadar, sonuçlarının takip edilmesi, gerekli güncellemelerin yapılması ve yeniden testlerin gerçekleştirilmesi de uzmanlık gerektirir. Bir diğer deyişle hizmet sağlayıcı sadece sistemleri sunmaktan değil, bulut sistem üzerinde kurulu teknik birçok sistemin işletilmesinden ve sürekliliğinin sağlanmasından da sorumlu olmalıdır. Bunlara örnek olarak şifreleme, güvenlik duvarı, davranışsal analiz, tehdit algılama sistemleri sayılabilir. İyi bir hizmet sağlayıcı sistemleri 7/24 izlemenin ötesinde, sadece ihtiyaç durumunda lazım olacağı için çalışırlığı çoğu zaman ihmal edilen felaket kurtarma senaryoları gibi hazırlıkların da doğru çalışıp çalışmadığını periyodik olarak test eder.

Bulut tabanlı teknolojilerde erişilebilirlik kritik önemdedir. Örneğin sistemlerde bir sorun yaşandığı için e-irsaliyenin hazırlanamaması ya da iletilememesi bir şirketin konteynerlerinin o gün gemiye yüklenememesine bu da bir gün daha liman maliyetinin ortaya çıkmasına neden olabilir. 

Tüm bunlara ek olarak, e-dönüşüm sürecine başladığınızda küçük belge hacimleri ile süreciniz ilerliyor olsa da işlerinizin büyümesi ve yasal zorunlulukların değişmesiyle birlikte esnekliğe ihtiyacınız olabilir. Bu nedenle henüz ilk adımlarda, ihtiyaç duyduğunuzda büyüyebilen bir ekosistemin içinde yer aldığınızdan emin olmanız gerekir.

Regülasyonlarla sürekli değişiklik yaşanan e-dönüşüm dünyasında hiçbir şirket için sadece teknik destek yeterli değildir. e-Dönüşüm hizmet sağlayıcısının süreçler ve yeniliklerle ilgili danışmanlık sunmasına ihtiyaç duyulur. 

Harekete Geçin