Günümüz iş dünyasında şirketlerin, iç işlerine odaklanabilmek için dış kaynaklı kurumlardan destek alması oldukça yaygındır.
Regülatif entegrasyonlar, dış kaynaklı destek alırken dikkate alınması gereken önemli konulardan biridir. Bu kapsamda şirketler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen koşulları sağlayarak kazandıkları yetki ile mükellef adına e-fatura, e-defter, e-arşiv fatura, e-irsaliye gibi elektronik kayıtları oluşturabilen özel entegratörler ile çalışmaktadır.
Söz konusu süreçte yaşanabilecek aksaklıklar firmalarda büyük yaptırımlara neden olabileceği için entegratör seçiminde hassas davranılması büyük önem arz etmektedir.
E-dönüşüm servis sağlayıcısının değiştirilmesine karar verdikten sonra, herhangi bir sorun yaşamadan sorunsuz bir geçiş sağlamak için aşağıdaki süreci göz önünde bulundurmanız önemlidir.
Geçiş sürecinde proje yönetiminin temel aşamaları:
- Geçiş gününe karar vermek
Yasal olarak, geçiş gününün finansal yılın sonu olması gerekmemektedir, ancak çoğu firma bu yanlış ön görüye sahiptir. İş sürekliliğinin aksamasını ve yıl sonu sebebiyle oluşabilecek karmaşaları önlemek için geçiş tarihini belirlerken yıl sonundan kaçınmak en iyisidir. - Mevcut ihtiyaçları doğru aktararak yeni sağlayıcının sunabileceği hizmetleri anlamak
Yeni bir projeye başlarken kapsamın ve ihtiyaçların net olarak aktarımı çözüm tasarımında önemli bir yer tutmaktadır. Aynı amaca hizmet etse de farklı tedarikçi firmaların e-dönüşüm ürünleri aynı değildir, bu sebeple ürünlerin nasıl çalıştığını iyi anlamak gerekmektedir. Seçilen sağlayıcının, firmanın ihtiyacı olan hizmetleri ve desteği sunabileceğinden emin olunmalıdır. - Eski verilerin durumuna karar vermek
Yasal olarak verinin sahibi her zaman mükelleftir. Her tedarikçi kendi ürettiği veriyi yasal zorunluluk olan 10 yıl boyunca yasal kurallara uygun olarak saklama hizmetini sağlıyor olsa bile tedarikçi ile olan sözleşmenin bitirilmesi durumunda bu saklanan verilere ilişkin karar vermek büyük önem arz etmektedir.Eski veriler, yasal süre boyunca eski tedarikçide saklanabileceği gibi firmanın kendi bünyesinde mevcut olan arşivleme sistemlerine ya da yeni geçilen tedarikçiye de aktarılabilir.
Süreç içerisinde bütün verilerin aktarıldığından emin olmak ve denetim sırasında verilerin bulunabilir olması mükellefin sorumluluğundadır. Bu nedenle firmalar geçiş kararı öncesinde bu detayı netleştirmelidir. - Geçiş öncesi, eski sistemdeki süreçlerin tamamlanmasını beklemek
E-dönüşüm süreçleri genel olarak “gönder ve unut” tasarımında değildir. Gönderilen belgenin takip edilmesi gereken bir süreç bulunmaktadır ve kimi zaman bu süreç günler sürebilmektedir.
Eski sistemden gönderilen belgelerin statülerinin tekrar eski sisteme gönderilmesi süreci Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen bir süreç değildir. GİB, o an için entegrasyon hangi sistemde ise ilgili veriyi o sisteme gönderecektir.Bu sebeple geçiş öncesinde eski sistemlerden gönderilen belgelerin statülerinin tamamlanmasını beklemek gerekmektedir. Aynı şekilde eski sisteme gelen belgelerin yanıtlarının da geçiş öncesi verilmiş olması tavsiye edilmektedir.
Yeni bir e-dönüşüm sağlayıcısına geçiş zor bir görev gibi gelebilir ancak bu adımları takip etmek, geçişin mümkün olduğunca sorunsuz olmasını sağlayacaktır.
Harekete Geçin
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura ve vergi zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.
