e-Dönüşüm İş Süreçlerinde Neleri Değiştirdi?

Türkiye’nin başı çektiği verginin dijitalleşmesinin dünya genelinde yayılmasına bağlı olarak, işletmelerin kullandığı sistemler büyümeye ve gelişmeye devam ediyor. Peki e-Dönüşüm iş hayatında ve sistemlerde neleri değiştirdi? Bir mükellef olarak e-Fatura’ya geçiş yaptınız, bu neden önemliydi, büyük resimde neler var? 

e-Dönüşüm büyük bir hızla gerçekleşiyor. 2025’e kadar tüm faturaların %75’inin gerçek ya da yarı gerçek zamanlı olarak vergi otoritelerine bildirileceğini öngörüyoruz. Bu demek oluyor ki e-Dönüşüm sadece faturaların, fişlerin, irsaliyelerin kâğıttan dijitale geçmesi anlamına gelmiyor. Büyük bir sistemsel dönüşüm söz konusu.   

Bu büyük dönüşüm, vergi otoritelerinin işlerini dijitale taşıma kararı ile başladı. Bununla birlikte gittikçe genişleyen bir kapsamla şirketlerden belirli süreçlere uyum sağlaması, vergi ile ilgili süreçlerini dijital ortamlara taşıması talep edilmeye başlandı. Bu da şirketler için ‘IT’ dönüşümlerini beraberinde getirdi. Bunun da ötesinde şirketlerin iş yapış şekilleri de dönüşmeye başladı. Ve muhasebe süreçleri artık sadece muhasebe departmanını değil, şirketin lojistikten IT’ye pek çok departmanını etkileyen kompleks bir hale geldi. Nasıl mı? 

Geçmişte Sadece ‘Fatura’ydı, Şimdi Anlık İletişim Sunan Dijital Bir Sistem 

Geçmişte defter, fatura, irsaliye gibi belgelerinizdeki eksiklikler, yanlışlıklar sadece finansal etkilerle sonuçlanırdı. Oysa bugün işlerinize operasyonel yansımaları da oluyor. Mesele e-İrsaliyeniz hazır olmadan, acilen ürün yetiştirmesi gereken kamyonunuz yola çıkamıyor. Artık otoriteler tarafından gerçek zamanlı kontrol söz konusu. Daha öncesinde yalnızca faturanın alıcısı içeriğin uygunluğuna dair anlık kontrol yapabilirken, artık vergi otoriteleri de içeriğine bakabiliyorlar.   

Eskiden yalnızca uyumlu olma çabası söz konusuyken günümüzde ispata dayalı bir e-Belge süreci söz konusu. Belgelerinizi bir otorite aracılığıyla imzalamış ve iletmiş olmanız gerekiyor.  

Tüm bunlar e-Dönüşümün iş süreçlerinize etkisi. Tabii bir de sistemler üzerindeki etkileri mevcut.   

Her e-Dönüşüm Aynı Zamanda Bir IT Projesi  

e-Dönüşümden önce bir belgenin manuel olarak kopyası alınıp incelenirdi. Günümüzde her belgenin oluşurken otomatik olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) hazırladığı şematrondan geçmesi kuralı bulunuyor. Belge şemaya uygun değilse anında hatalı kabul ediliyor ve işlemi tekrar yapmak gerekiyor.  

Eskiden bir fatura tasarımı yapılıp yıllarca kullanılabiliyordu. Yeni sistemler bu konuda da daha esnek olmayı gerektiriyor. Vergi otoriteleri yeni bir uygulamaya geçişin çok kısa bir sürede yapılmasını isteyebiliyorlar. Tüm sektörle aynı anda yeni uygulamaya geçiş yapabilecek esnekliği kazanmak gerekiyor.   

Önceleri hatalı yazılan vergi kimlik numarası kâğıt üzerinde belki bir parafla düzeltilebilirken, yeni sistemdeki belgelerde vergi kimlik numarasının yanlış iletilmesi örneğin faturanın alıcıya ulaşamaması anlamına geliyor.  

Farklı e-Belge türlerinin her birinin kendine has kuralları bulunuyor ve hepsinin o kurallar çerçevesinde ayrı ayrı takip edilmesi gerekiyor.   

Dijitalleşme zaten artık hayatımızın bir parçası, online ticaret, lojistikte aracı uydudan takip etmek gibi pek çok şekilde tüm işletmeler bir noktada buna dahil oluyor. Ve buna bağlı olarak herkesin kullandığı belirli dijital sistemler/uygulamalar var. Buna ek olarak verginin dijital dönüşümünde de çoklu şirket yapıları ve farklı ihtiyaçlar nedeniyle birden fazla sistem kullanılabiliyor. Bu da sistemlerin birbiri ile konuşabilmesini, zaman ve veri kaybı olmadan sistemler arası geçişi zorunlu kılıyor. Durum böyle olunca ‘bir fatura’nın eskiden olduğu gibi sadece muhasebe departmanını ilgilendirdiğini söylemek mümkün değil. ‘Bir fatura’ artık şirketlerin IT departmanlarını da yakından ilgilendiriyor.  

e-Belge geçişlerinizi planlarken muhasebe ekibinizin yanı sıra mutlaka IT departmanınızı da sürece dahil etmeniz gerekiyor.  

e-Belge geçişleri ile ilgili daha detaylı bilgi almak için linke tıklayabilirsiniz.