e-Defter İkincil Kopya Saklama Süreleri

Son zamanlarda sıklıkla karşılaşılan “e-Defter nedir?”, “Hangi defterleri dijital olarak tutmak zorunludur?”, “e-Defter gönderme tarihleri nedir?”, “e-Defter berat gönderme süresi hakkında bilgi”, “e-Defter ikincil kopya saklama süreleri nasıldır?” gibi soruların yanıtlarını tek bir yazıda sizlerle paylaşmak istedik.

Kısaca ‘yasal olarak tutulması zorunlu defterlerin dijital ortamda oluşturulması’ olarak tanımlayabileceğimiz e-Defter uygulamasını daha detaylı olarak şöyle anlatabiliriz: e–Defter, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan Yevmiye Defteri ve Büyük Defter’in (Defter-i Kebir) elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı (“GİB” veya Başkanlık) tarafından belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde tutulmasını ve bunların beratlarının oluşturularak GİB’in sistemine gönderilmesini ifade eder. İşletmelerin finansal işlemlerinin dijital ortamda tutulmasına olanak tanıyan bir sistemdir. Bu sistem sayesinde işletmeler, kâğıt tabanlı işlemleri terk ederek zaman ve maliyet tasarrufu yapabilirler, Yevmiye defterinde ve Defter-i Kebirde bulunan tüm kayıtlara ihtiyaç anında kısa sürede ulaşabilirler ve kurumsallaşma süreçlerinde dijital dönüşümün rüzgarından faydalanabilirler.

e–Fatura Kullanan İşletmelerin e-Defter Saklama Zorunluluğu Neleri Kapsamaktadır?

Defter tutma zorunluluğu olan mükellefler, gelen ve giden faturalar, satışlar, alımlar, giderler, tahsilatlar, ödemeler gibi işletme faaliyetlerine ilişkin tüm bilgileri, Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen esaslara göre defterlerine kaydetmek zorundadırlar. Defter tutma zorunluluğu olan mükellefler, e-fatura kullanıyor olsalar bile, e-Defter oluşturma ve saklama zorunluluğuna tabidirler. 

GİB’in yayınladığı tebliğ kapsamında e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler dahil oldukları aydan itibaren söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Bu mükelleflerin kâğıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır. Defterlerin artık dijital ortamlarda tutulması ve saklanması gerekir.

e–Defter Saklamak Zorunlu Mu? Hangi Defterleri Dijital Olarak Tutmak Zorunludur?

Defterlerin asıl kopyaları mükellef tarafından saklanırken; e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunluluğu 2020 yılında getirilmiştir. 

• Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ya da  
• Gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip olduğuna dair Başkanlık’tan izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmelidir.   

Kanunen tutulması gereken defterlerin Vergi Usul Kanunu’na göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl saklanma zorunluluğu vardır.

e–Defter Uygulamasında Hangi Defterler Oluşturulur?

e-Defter uygulamasında oluşturulacak defterler Yevmiye Defteri ve Büyük Defterdir. Süreç öncelikle Yevmiye Defterinin ardından da onun üzerinden Büyük Defterin oluşturulması şeklinde ilerlemelidir.  

e-Defterde, basılı defterlerden farklı olarak noter onayı gerekmez. Bunun yerine, e-Defter Genel Tebliği’nde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve mali mühür ya da elektronik imza ile onaylanmış elektronik dosyalar olan ​beratlar vardır. Berat, defterin ilgili döneminin mühürlendiği ve değiştirilemeyeceği anlamına gelir.  

e-Defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçer.

e–Defter İkincil Kopyaların Gelir İdaresi’ne İletilmesi Zorunluluğu

e-Defter ikincil kopyalarının GİB‘e iletilmesi de bir yükümlülüktür. e-Defter ikincil kopyaları, GİB‘in belirlediği formatta hazırlanarak, elektronik ortamda iletilmelidir. İletim işlemi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği süreler içinde yapılmalıdır.

e–Defter İkincil Kopya İletim Süreleri İçin Önemli Tarihler

e-Defterlerin GİB’in ya da özel entegratörün bilgi işlem sistemlerine yüklenmesi için belli süreler söz konusudur. E-defter kullanımına geçerken işletmeler bunun aylık ya da üç aylık olması ile ilgili bir seçim yaparlar.  

Aylık yükleme yapacak işletmeler için her ayın yüklemesi, üçer aylık takip eden süreçlerde yapılır. Örneğin Ocak ayı beratları Nisan sonuna kadar, Şubat ayı beratları Mayıs sonuna kadar yüklenmelidir. Aralık’a kadar bu süreç böyle devam eder, Aralık ayı ise gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar iletilmelidir.  

Üç aylık seçilen yüklemelerde ise Ocak, Şubat ve Mart ayı beratları her biri ayrı ayrı Mayıs ayı sonuna kadar yüklenmelidir. Nisan, Mayıs, Haziran ayları Ağustos ayı sonuna kadar; Temmuz, Ağustos, Eylül ayları Kasım ayı sonuna kadar yüklenmelidir. Eylül, Kasım, Aralık ayları ise yine gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar iletilmelidir.

Beratlar Geç İletildiğinde Ya Da İletilmediğinde Cezai Yaptırım Uygulanır Mı?

Hesap dönemine ait açılış, kapanış ve diğer beratlarının yüklenmemesi durumlarında Vergi Usul Kanunu’nun 352’nci maddesine göre birinci derece usulsüzlük; geç yüklenmesi durumunda ise ikinci derece usulsüzlük nedeniyle cezai yaptırım uygulanabilir. Defterlerin Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) belirlenen usul ve esaslara aykırı olarak tutulması durumunda ise TTK’nın 562’nci maddesine dayanarak idari para cezası uygulanması söz konusu olabilir.  

İşletmelerin e-defter saklama konusunda dikkat etmeleri gereken kuralları iyi bir şekilde anlamaları ve uygulamaları, gelecekte yaşanabilecek herhangi bir sorunun önüne geçecektir.

E-defter uygulamasına geçiş yöntemleri hakkında detaylı bilgi almak için yazımızı okuyabilirsiniz.