Canlı Kullanıma Geçiş Tarihi Resmî Kurumlar Tarafından Belirlenen E-Dönüşüm Projeleri Nasıl Yönetilir?

Ekin Moral
Mart 18, 2021

Tüm e-dönüşüm projelerinin yönetim sürecinde, kapsam ve kaynaklar belirlendikten sonra proje planlaması yapılır ve buna uygun tahmini proje bitiş tarihi belirlenir. Ancak söz konusu regülasyon uyum projeleri olduğunda, çoğu zaman ilk belirlenen husus projenin bitiş tarihi oluyor.

Son teslim tarihini ileten resmî kurumlar, kapsamın da büyük çoğunluğunu belirlemiş oluyor. Birçok mükellef de bu sürecin doğru, kendi iş süreciyle uyumlu ve en önemlisi zamanında yapılmasını sağlamak için özel bir entegratörle çalışmayı tercih ediyor.

Özel Entegratörler Proje Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

Entegratörler, süreci yönetmek için mükellef ile resmî kurumlarının gereksinimleri veya yaptırımları, entegratör tarafından, mükellefin iş sürecine entegre olacak şekilde tasarlanmalıdır. Bu noktada devreye giren özel entegratörler, sürecin tarafların önceliklerine uyumlu olarak ilerlemesini sağlamak için gerekli tasarımı yapmakta ve projedeki toplam iş dağılım yapısını kurgulamaktadır.

Özel entegratörler, ters planlama olarak adlandırılan yöntem ile ayrıntılı bir proje zaman çizelgesi oluşturur. Buradaki başarının anahtarı, kapsamı doğru tanımlamak ve iş listesini net bir şekilde belirlemektir. Doğru iş listesini belirleyebilmek için ise konu hakkında bütünsel bilgiye sahip, tecrübeli, olası sorunları daha önce deneyimlemiş ve çözüm önerilerini planlamaya dahil edebilecek bir özel entegratör ile çalışmak önemlidir.

Canlı kullanıma geçiş tarihi belirlenmiş projelerin yönetiminde, projedeki riskleri minimize etmek için, özel entegratörler bir planlama modeli hazırlarlar. Bu model, uygun kaynakları, yüksek öngörüyle hazırlanmış iş listesini, her görev için belirlenmiş olan net sorumlulukları ve her bir görev için dahil olan tüm süreçleri içermelidir. Belirlenmiş olan son canlı geçiş tarihine ulaşabilmek için detaylı planlanan bu model üzerinde entegratör ve mükellef birlikte çalışmalıdır.

Bu aşamada gerçekleşebilecek olası aksaklıklar nedeniyle, iş listesinde önceliklendirmeler yapmak ve belirli süreçleri teslim tarihinden sonrasına planlamak gerekli olabilir. Projedeki karar verici paydaşların projeye sık sık dahil edilmesi, istenmeyen olası aksaklıkları engeller ve daha hızlı bir onay süreci sağlar. Ayrıca zaman çizelgesinde olası risklerin önceden giderilebilmesi için, planda boşluklar bırakmak gerekebilir. Bu tavsiyelerin bazıları tüm projeler için gerekli olsa da canlı kullanıma geçiş tarihi belirlenmiş projeler için ayrıca önem arz eder.

E- Dönüşüm Projelerinin Zamanında Tamamlanmasını Sağlamak İçin Öneriler:

  • Projeyi mümkün olduğunca erken başlatın ve teslim tarihinden önce bitirmeyi hedefleyin.
  • Ayrıntılı bir proje planı ve iş listesi oluşturun.
  • Tecrübeli bir özel entegratör ile çalışın ve onların önerilerini / yorumlarını dikkate alın.
  • Proje boyunca, projedeki bütün paydaşlarla iletişim kurun ve erken uyarı sistemi oluşturun.
  • Olası riskleri önceden belirleyin ve bu riskleri aktif olarak gözlemleyin.
  • Karar vericileri proje hakkında sık sık bilgilendirin ve gerektiğinde hızlı karar vermelerini sağlayın.
  • Projenin bitiş tarihini göz önünde bulundurarak kapsamlı bir test aşaması uygulayın.

Harekete Geçin

Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura ve vergi zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.

Aylık bültenimize kaydolarak güncellemelerden haberdar olun.

İlgilendiğiniz konu başlığını aşağıdan seçebilirsiniz.

Yazar

Ekin Moral

Bilgisayar Mühendisliği bölümünden mezun olduktan sonra proje yönetimi üzerinde uzmanlaşan Ekin, 2018’den beri Sovos Professional Services ekibinde Kıdemli Proje Yönetici olarak görevine devam etmektedir. Görevleri arasında bütçe, zaman, kapsam ve kaynak gibi proje yönetim bilgi alanlarının yönetilmesi ve kontrolü yer almaktadır. Ayrıca e-dönüşüm ürünlerinin müşteri SAP sistemlerine ve süreçlerine entegrasyonunu da sağlamaktadır.
PaylaŞIn​

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
September 21, 2023
e-Dönüşüm Projelerinde Başarı: Dikkat Edilmesi Gerekenler

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde dördüncü konumuz ‘proje sürecinde dikkat edilmesi gerekenler’… e-Dönüşüm projenizin başarıyla sonuçlanması için servis sağlayıcınıza büyük rol düşüyor. Servis sağlayıcınız konusuna her alanda hâkim değilse, burada belirtilenleri dikkate alarak süreci ilerletmeniz faydalı olacaktır…  e-Dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı, ikinci yazısı ve üçüncü yazısına linklere tıklayarak ulaşabilirsiniz. […]

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
August 22, 2023
SAP S/4HANA Geçişi: e-Dönüşüm Servis Sağlayıcısının Rolü Nedir?

“SAP, S/4HANA ile neler sunuyor? e-Dönüşüm sürecine neler getiriyor? Geçiş sürecinde neden servis sağlayıcıya ihtiyaç duyuluyor? Servis sağlayıcının bu süreçteki rolü nedir?” gibi pek çok önemli sorunun yanıtını bulacağınız bir yazı ile tekrar bir aradayız. Gelin SAP S/4HANA’nın e-Dönüşüm süreçlerindeki rolünü ve servis sağlayıcıların üstlendiği görevleri birlikte inceleyelim. Dünya genelinde 50, Türkiye’de de 25’i aşkın […]

E-Fatura Uyumluluğu Türkiye
August 16, 2023
e-Fatura Keserken Nelere Dikkat Edilmeli?

e-Dönüşüm uygulamaları arasında en yaygın kullanıma sahip olan e-Fatura hakkında kullanıcılar sıklıkla “e-Fatura nasıl kesilir”, “e-Fatura nasıl düzenlenir?”, “kesilmiş bir e-Faturayı reddetmek mümkün mü?”, “e-Fatura nasıl iptal edilir?”, “mali mühür olmadan e-Fatura kesilir mi?”, “şahıs şirketi için e-Fatura nasıl kesilir?” gibi sorular yöneltiyor. e-Fatura keserken dikkat edilmesi gereken önemli konularla ilgili soruları Sovos uzmanları yanıtladı…  e-Arşiv Fatura […]

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
August 11, 2023
e-Dönüşüm Projelerinde Başarı: Adımları Planlamak

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde üçüncü konumuz ‘e-Dönüşüm proje süreçlerinin adımları… Bu yazıda, dönüşüm projesinde adım adım yapılması gerekenleri ele alarak, sürecin başarıyla tamamlanmasına hazırlık yapacağız. E-dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı entegrasyonlar, ikincisi servis sağlayıcı seçimi hakkındaydı. İlk yazıda servis sağlayıcıların sunduğu e-Dönüşüm hizmetine ek olarak şirketlerin farklı entegrasyon taleplerinin […]

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
August 3, 2023
e-İmza Nedir? e-İmza Nerelerde Kullanılır?

Dijitalleşme hızla ilerlerken, kâğıt üzerinde yapılan işlemler de yerini dijital ortamda gerçekleştirilen işlemlere bırakıyor. e-Fatura, e-İrsaliye gibi dijital belgelerin kullanımı her geçen gün yaygınlaşırken, Türkiye e-Dönüşüm sürecini başarıyla sürdürüyor. Bu dijital dönüşümün temel taşlarından biri de elektronik imza veya yaygın kullanılan adıyla e-İmza. Bu yazımızda e-İmzanın ne olduğu, nerelerde kullanıldığı, nasıl alındığı gibi önemli bilgileri […]