Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde dördüncü konumuz ‘proje sürecinde dikkat edilmesi gerekenler’… e-Dönüşüm projenizin başarıyla sonuçlanması için servis sağlayıcınıza büyük rol düşüyor. Servis sağlayıcınız konusuna her alanda hâkim değilse, burada belirtilenleri dikkate alarak süreci ilerletmeniz faydalı olacaktır… 
e-Dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı, ikinci yazısı ve üçüncü yazısına linklere tıklayarak ulaşabilirsiniz. Bu bölümde ise projenin başarıya ulaşabilmesi için dikkat edilmesi gerekenleri aktarıyoruz:

• Sorumlulukları İyi Belirlemek: Süreçte birkaç farklı ekibin sorumluluğu alacaktır. Hizmet alan firma ve servis sağlayıcı arasındaki iş birlikleri en baştan belirlenmelidir.

• Risklere Karşı Eylem Planının Hazır Olması: Proje süresince karşılaşılabilecek ihtimaller baştan belirlenerek hazırlıklı olunabilir. Beklenmedik bir risk ortaya çıktığında verilen yanıt ile ‘böyle bir risk ortaya çıkabilir, çıkarsa şu şekilde hareket edilmelidir” diye daha önceden hazırlık yapılan bir riske verilen yanıt çok farklı olacaktır. Projenin gelişimiyle birlikte eylem planı da güncellenmelidir.

• Haftalık Toplantılarla Süreci Takip Etmek: Risk listesi takibi, gelişmeleri birlikte izlemek, iletişim kanallarını açık tutmak ve tüm bunları haftalık olarak birlikte değerlendirmek, projenin sağlıklı ilerlemesi için en iyi yollardan biri.

• Test Senaryolarının Hazırlanması: e-Dönüşüm projelerinin standart test senaryoları vardır ancak müşteriden müşteriye değişebilecek ek koşullar olabilir. Müşteri beklentileri ve sistemlerini iyi anlayarak senaryoları da bu farklılıklara adapte etmek gerekir. Müşterilerin de farklılaşan beklentilerini iyi aktarması önem taşır. Örneğin bir müşteri bütün gönderimleri otomatik sürece bağlamak istiyor olabilir ya da gelen faturalarını standart sunulan SAP ekranlarından değil de bir servis aracılığıyla farklı noktalarda görüntülemek isteyebilir. Bunların mutlaka test senaryolarına eklenmesi gerekir. Bu şekilde test zamanı geldiğinde doğru şekilde kontroller yapılabilir ve süreç hakimiyeti oluşturulabilir.

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini değerlendirdiğimiz yazı dizimizde bir sonraki yazımız e-Dönüşüm projelerinin zamanında tamamlanabilmesi için önemli hususlar hakkında olacak.

Başarı Hikayesi: ERC Soft Bilgi Teknolojileri İş Ortaklığı

ERC Soft Bilgi Teknolojileri

e-Dönüşüm yolculuğuna, 2013’te Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) işlemleriyle başlayan ERC Soft, kısa sürede e-Fatura ve e-Defter düzenleme servislerini de bünyesine katarak hizmet ağını genişletti. 2016’dan beri Sovos iş ortağı ve e-Dönüşüm hizmetlerinin öncülerinden olan ERC Soft, uzmanlaşmış bir kadro ile danışmanlık hizmetleri sunmaya devam ediyor. 

Neden Sovos?

“2016’dan beri birlikte çalıştığımız Sovos’un sistemlerinden çok memnunuz. Seneler öncesinden böyle başarılı bir sistemi kurmayı planlayan ve uygulamalarla bugüne getiren tüm ekibi tebrik ediyorum. Sovos hızlı ve mükemmel olarak tanımlayabileceğim bir sisteme sahip. Kalitesine ve tecrübesine güvenerek biz de Sovos’la beraber büyüyoruz. Sovos bizim için olmazsa olmaz bir iş ortağı. Son dönemde birlikte yürüttüğümüz e-Fiş projesiyle sektörde önemli bir değişim başlatıyoruz. Yazarkasaların rafa kalktığı, dijitale geçişin tamamlandığı günler çok yakın. Erken aksiyon alabilmek pazarın geneli için çok önemli olacak.” 

Alper Adil

ERC Soft Bilgi Teknolojileri Profesyonel Portföy Yöneticisi

İşletmenizin e-Fatura yükümlülükleriyle uyumlu olduğundan emin olun.

Sovos, regülatif gereksinimlerinizi sınırların ötesinde yönetmek için ihtiyacınız olan küresel uzmanlığı sunar.

Bugün bir uzmanla konuşun

PrevÖNCEKİBaşarı Hikayesi: CK Enerji e-Dönüşüm Yolculuğu

SIRADAKİBaşarı Hikayesi: Türk Hava Yolları e-Dönüşüm SüreçleriNext

“SAP, S/4HANA ile neler sunuyor? e-Dönüşüm sürecine neler getiriyor? Geçiş sürecinde neden servis sağlayıcıya ihtiyaç duyuluyor? Servis sağlayıcının bu süreçteki rolü nedir?” gibi pek çok önemli sorunun yanıtını bulacağınız bir yazı ile tekrar bir aradayız. Gelin SAP S/4HANA’nın e-Dönüşüm süreçlerindeki rolünü ve servis sağlayıcıların üstlendiği görevleri birlikte inceleyelim.

Dünya genelinde 50, Türkiye’de de 25’i aşkın yıldır dijital dönüşümün önemli bir destekçisi olan SAP, bir süre önce kendi dönüşümünü gerçekleştirmeye başladı ve SAP S/4HANA’yı hayata geçirdi. Makine öğrenmesi gibi yeni teknolojileri ve bulut çözümlere adapte edilmiş uygulamaları içerisinde barındıran bu sistem; ‘Fiori’ adı verilen arayüzüyle kullanıcıların performansını artıran pek çok yenilik sunuyor ve bir yandan da gelişmeye devam ediyor. Artık eskiden olduğu gibi verileri gece yarısı raporlama ortamına alıp, bir gün sonra sonuçlarını izleme gibi çalışmalar yerine veriye anlık erişilebilecek bir yapı söz konusu. Gerçek zamanlı veriye erişebilmek kuşkusuz tüm sektörler için çok önemli… Bunun yanı sıra SAP, S/4HANA ile izlenebilir bir sistem kurarak daha verimli bir iş yapış şekli getiriyor. 

Otomasyon, Verimlilik, Analiz ve Gelecek Tahminleri…
e-Dönüşümde operasyon yoğun bir şekilde yürüyor. Operasyonun arasında kaybolmak da işletmenin mevcut durumunu görecek zamanı bulamamaya yol açıyor. SAP S/4HANA, RPA robotik süreç otomasyonu uygulamalarını içeren, fatura ve tahsilatın eşleştirilmesi gibi çok zaman alan süreçleri üstlenebilen, operasyona harcanan eforu azaltacak; manuel işler için önerilerde bulunarak, birbirini tekrar eden işleri otomasyona bağlamaya imkân tanıyan bir platform.

SAP S/4HANA, e-Dönüşüm çözümleri için pek çok kolaylık sunuyor. Örneğin “SAP Document and Reporting Compliance” adlı çözüm hem e-Belgeler ile ilgili süreçlerin yürütülebildiği hem de yasal raporlamaların yapılabildiği bir kokpit yapısı sunuyor. Buradaki verilerin özetlenip Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) ulaştırılması gerekiyor, servis sağlayıcılar da burada devreye giriyor. Servis Sağlayıcı, ilgili ekibiniz ile birlikte işlemleri sizin adınıza yürüterek, kendi bulut sistemi ile SAP S/4HANA ile GİB arasında bir köprü oluyor; tüm işlemlerinizin yasal yükümlülükler çerçevesinde, doğru ve zamanında yapılmasını sağlıyor. SAP’nin ‘insan kaynakları’ modülünde bu alanda iş ortağı firmanın sürecinize danışmanlık etmesi gibi, e-Dönüşüm çözümleri ile ilgili modüllerde de özel entegratörler danışmanınız oluyor.

Burada tutulan veriler ve içerisindeki gelişmiş analitik uygulamalar ile şirketin analizi kolaylıkla yapılabiliyor ve ileriye dönük tahminler de oluşturulabiliyor. Şirketiniz birden fazla sektörde ya da ülkede faaliyet gösteriyorsa, tümü ile ilgili belgeleri tek yerden görüp yönetebilmek mümkün oluyor. Ne kadar belgenin kabul olduğu ne kadarının reddedildiği, ülkeler ya da sektörler bazında ne durumda olduğunuz gibi… Buna ek olarak e-Defter gibi yasal raporlamaların hangi tarihte kim tarafından üretilmesi gerektiği, ne zaman iletileceği gibi görevler de yine buradan kontrol edilebiliyor, durum raporu alınabiliyor. SAP’nin sunduğu bu standart çözümler, özel entegratörünüz tarafınızdan şirketinizin ihtiyaçlarına göre geliştirilebiliyor, sistemlerinize uyumlanabiliyor. Peki sisteminiz SAP S/4HANA geçişine uygun mu? SAP S/4HANA’yı hemen kullanmaya başlayabilir misiniz?

SAP S/4HANA Geçişi İçin Üç Yöntem: Greenfield, Brownfield, Bluefield

SAP, S/4HANA ile yukarıdaki özellikleri de içeren pek çok yenilik sunuyor. Bununla birlikte bir süre sonra eski uygulamayı sonlandırarak sadece S/4HANA üzerinden hizmet vermeyi sürdürecek. Bu nedenle hem gönüllü hem de zorunlu olarak şirketlerin bu uygulamaya geçişlerini planlamaları gerekiyor. S4 HANA’ya geçiş, üç farklı senaryodan biri ile gerçekleşebiliyor:

• Yeni Kurulum (Greenfield)
• Sistem Dönüşümü (Brownfield)
• Sistem Birleştirme (Bluefield)

Hangi senaryonun size daha uygun olduğunu belirlemek için özel entegratörünüzün ilgili ekiplerinizle birlikte sistemlerinizi inceleyerek yol göstermesi gerekiyor. Yeni uygulamalar hız ve kolaylık sunuyor ancak geçiş süreçleri zaman alan ve zorlu işlemler. Bu nedenle ilk aşamada doğru karar verilerek ilerlenmesi şirketiniz için önemli bir adım. Geçiş yöntemleri ile ilgili daha ayrıntılı bilgi almak için konuyla ilgili yazımızı okuyabilir ya da webinarı izleyebilirsiniz.  

SAP S/4HANA Geçişinde e-Dönüşüm Servis Sağlayıcısı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Seçeceğiniz servis sağlayıcı, SAP S/4HANA geçişinin sağlıklı yürümesi ve yasal yükümlülüklerinizin doğru bir şekilde yerine getirilmesi için önem arz edecek. GİB tarafından yayınlanan tebliğler, teknik ya da fonksiyonel uzmanlıkların dışında hukuk uzmanlığı da gerektiriyor. e-Dönüşüm danışmanının, vergi usul kanunlarını takip etmesi, bunların teknik ya da fonksiyonel karşılıklarını bilmesi olmazsa olmaz bir zorunluluk. Bunun yanı sıra geçmiş tecrübeleriyle farklı sektörlerdeki uygulamalara aşina olması çok kıymetli. SAP’nin her sektöre çözümler sunuyor, danışmanınızın bunların e-Dönüşümle ilgili olanlarından mutlaka haberdar olması gerekiyor. Örneğin perakende sektöründeyseniz ve kasalarınızın yanına SAP kart sistemini entegre ettiyseniz, e-Dönüşüm danışmanınız o kart sisteminin çalışma prensibini de bilmeli. İyi bir entegrasyon için SAP ve SAP dışı yazar kasalar gibi dış sistemlere hâkim olmak çok kıymetli.

Bunun yanı sıra şirket satın almaları, birleşme, ayrılma, el değiştirme konuları regülatif olarak e-Dönüşümü derinden etkiliyor. Burada yasal belgelerin akıbetinin ne olacağı, sorumluluğun kimde olduğu, nasıl ilerleyeceği gibi çıkmazlarda kurumsal uzmanlık ve deneyim gerekiyor.

SAP S/4HANA geçişleri şirketinizin de ihtiyaçlarına göre çoğunlukla 4 ila 11 ay sürebiliyor. Böylesi geçiş dönemlerinde e-Dönüşüm danışmanınızın sadece kendi alanına değil SAP’nin hem eski hem de yeni yapısına hâkim olması önemli. Yasal süreçler kesinlikle hata kabul etmiyor. Tüm bu sayılan özelliklerin tek bir danışmanda bulunması mümkün olmayabilir fakat ekipler bunun için kurulur. Proje incelenerek ihtiyaçlar belirlenir ve uzmanlık alanlarına göre ekip seçimi yapılır. Sovos’un tüm süreçte sıfır hata anlayışı ile çalışan uzman ekipleri ile tanışmak için linke tıklayarak iletişim bilgilerinizi bırakabilirsiniz.

SAP S/4HANA ve E-Dönüşüm ile iş süreçlerinizi hızlandırmaya, işinizle ilgili konularda daha iyi karar vermeye ve gelişmiş müşteri deneyimi sunmaya hazır mısınız?

19 Eylül, Salı günü gerçekleşecek webinarda; Sovos ve SAP uzman ekipleri aşağıdaki başlıklarda deneyim ve bilgi paylaşımında bulunacaklar. Kaydınızı hemen yaptırın.

Webinar’da ele aldığımız konular:

• SAP S/4HANA Geçişi: Akıllı, Sürdürülebilir, Çevik işletmeye Dönüşüm
  • Güncel Gelişmeler ve Yapay Zekâ Uygulamaları
  • Geçiş Süreci ve Proje Yaklaşımları
  • Dönüşüm Hikayeleri
• E-Dönüşüm
  • S/4HANA Geçişinde E-Dönüşüm Danışmanlığı Neden Önemli
  • SAP Projelerinde E-Dönüşüm Servis Sağlayıcısının Sahip Olması Gereken Nitelikler

*Webinarımızın son bölümünde sorularınızı iletebileceğiniz “Soru-Cevap Bölümü” de olacaktır. 

Formu hemen doldurarak kaydınızı tamamlayın. 

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde üçüncü konumuz ‘e-Dönüşüm proje süreçlerinin adımları… Bu yazıda, dönüşüm projesinde adım adım yapılması gerekenleri ele alarak, sürecin başarıyla tamamlanmasına hazırlık yapacağız.

E-dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı entegrasyonlar, ikincisi servis sağlayıcı seçimi hakkındaydı. İlk yazıda servis sağlayıcıların sunduğu e-Dönüşüm hizmetine ek olarak şirketlerin farklı entegrasyon taleplerinin doğabildiğini ve bu talepleri iyi anlamanın önemini aktarmış, bazı entegrasyon örneklerini sıralamıştık. Serinin ikinci yazısında ise iyi bir servis sağlayıcı ile çalışmanın önemine değinerek, servis sağlayıcı seçerken dikkat edilmesi gereken konuları ele almıştık. 

Üçüncü yazıda ise e-Dönüşüm sürecinin proje adımlarını sizlere tek tek aktarmak istiyoruz. İşte servis sağlayıcı seçiminden sonra, projenin sağlıklı ilerlemesi için gerekli adımlar. 

1. Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi – Blueprint Dokümanı & Proje Planı

   Servis sağlayıcının sürece başlamadan önce gerçekleştireceği analizle, müşterisinin sistemlerinde ne tarz geliştirmeler yapılacağına ne gibi ihtiyaçlar doğacağına dair çıkarımlar yapması ve tüm bunlar için onay alması gerekir. Proje çalışmasının, bu analizin ardından yapılması sürecin ayakları yere basacak şekilde ilerlemesini sağlar. Süreci hızlandırmak vb. amaçlarla bu adımı atlamak projenin başarısına gölge düşürebilir.

2. Proje Çalışmalarının Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi

   Analiz aşamasından sonra proje hazırlanmalı ve onayların ardından uygulanmaya başlamalıdır.

3. Proje Bilgi Birikiminin Yönetilmesi

   Bu konu üçüncü sıraya yerleştirilmiş olsa da aslında tüm proje boyunca dikkate alınması gereken bir madde olarak öne çıkıyor. Projenin ilk aşamasından son aşamaya kadar üretilen tüm belgelerin her zaman güncel tutulması önem taşıyor. İlk adımda hazırlanan blueprint dokümanından, test dokümanlarına ve karşılaşılan sorunların nasıl çözüldüğünü anlatan belgelere kadar tüm bilgilerin iyi tutulmuş ve saklanmış olması, projenin ilerleyen aşamaları için ve proje tamamlandıktan sonra ihtiyaç duyulması halinde çok değerli olacaktır.

4. Projenin Kapatılması ve Destek Ekibine Aktarım

   Proje destek ekibe devredilirken her aşamada karşılaşılan zorluklar aktarılmalı ve müşterinin spesifik beklentileri aktarılmalı, üçüncü maddede belirttiğimiz gibi tüm dokümanlar eksiksiz teslim edilmelidir. Geçiş aşamasının bitişi, sağlıklı bir sistemin de başlama aşaması olmalıdır.

e-Dönüşüm projesinin sağlıklı bir şekilde ilerlemesi için bu adımları atlamamak büyük önem taşıyor. Fakat sadece bu adımlara bağlı kalmak yeterli değil. Dikkat edilmesi gereken diğer konuları serinin bir sonraki yazısında okuyabilirsiniz.

Dijitalleşme hızla ilerlerken, kâğıt üzerinde yapılan işlemler de yerini dijital ortamda gerçekleştirilen işlemlere bırakıyor. e-Fatura, e-İrsaliye gibi dijital belgelerin kullanımı her geçen gün yaygınlaşırken, Türkiye e-Dönüşüm sürecini başarıyla sürdürüyor. Bu dijital dönüşümün temel taşlarından biri de elektronik imza veya yaygın kullanılan adıyla e-İmza. Bu yazımızda e-İmzanın ne olduğu, nerelerde kullanıldığı, nasıl alındığı gibi önemli bilgileri aktaracak ve güvenli olması için dikkat edilmesi gerekenleri ele alacağız.

e-İmza Nedir?

Elektronik İmza (e-İmza), dijital belgeleri ve işlemleri fiziksel bir imza gibi onaylamak ve kimliği doğrulamak amacıyla kullanılan dijital bir araçtır. Günümüzde dijital kanalların çok yoğun bir şekilde kullanılmaya başlanması ve belgelerin iletilmesindeki güven sorunu nedeniyle ortaya çıkmıştır. e-İmza, kişilerin veya kurumların elektronik ortamda gerçekleştirdiği işlemleri hukuksal olarak geçerli hale getirir. Böylece, dijital dünyada güvenli ve yasal işlemler yapılmasını sağlar. Başka bir deyişle dijital dünyada kimliğinizi doğrulayan ve imza yetkisi tanıyan güvenli bir elektronik işarettir. Elektronik imzada, kişilerin elle atılan imzada olduğu gibi tek imzası yoktur, bunun yerine imzalamada kullanılan anahtarları vardır. Bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur.

e-İmza Nerelerde Kullanılır?

e–İmza, özel sektörden kamu kurumlarına, eğitim sektöründen sağlık hizmetlerine kadar geniş bir yelpazede güvenli ve hızlı işlemler için kullanılıyor. Sözleşmelerin imzalanması, iş tekliflerinin onaylanması, vergi beyannamelerinin verilmesi gibi işlemler e-İmza ile gerçekleştirilebilir. e–Devlet üzerinden yapılan işlemler, kamu kurumları tarafından sunulan hizmetlere erişim, ihale süreçleri gibi alanlarda kullanılabilir. Sağlık sektöründe elektronik reçetelerin düzenlenmesi ve onaylanması konusunda kullanılırken, eğitim sektöründe öğrenci belgelerinin elektronik olarak imzalanması ve onaylanması kullanım şekilleri arasında sayılabilir. Elektronik para transferleri, sözleşmelerin dijital olarak onaylanması gibi bankacılık işlemlerinde de e-İmza güvenliği artırır. Bu nedenle “e-İmza nerelerde kullanılır?” sorusunun çok geniş bir yanıtı bulunur. Kullanımının her geçen gün yaygınlaşması ile yakında kâğıt üzerinde imzaya ihtiyaç duyulan her alanda e-İmzanın kullanımı mümkün olacaktır. 

Güvenli e-İmza Nasıl Olmalıdır?

Güvenli Elektronik İmza ancak nitelikli elektronik sertifika ile sağlanabilir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda güvenli elektronik imza şöyle tanımlanır:

• Münhasıran imza sahibine bağlı olan, 
• Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, 
• Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, 
• İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır. 

Elektronik İmza Kanunu ve diğer düzenlemeler ile güvenli elektronik imzanın elle atılan ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuracağı ve kesin delil olarak kabul edileceği hükme bağlanmıştır. Bu nedenle güvenli e-İmza elektronik ortamda yapılan işlemlere hukuksal geçerlilik sağlaması açısından önemlidir. 

e-İmza Nasıl Alınır? 

e-İmza almak için öncelikle bir e-İmza sağlayıcısından (Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları) sertifika satın almanız gerekir. Bunun için de öncelikle kimlik doğrulama işlemi tamamlanmalıdır. Başvurunuz onaylandıktan sonra, e-İmza sağlayıcısı tarafından adınıza bir dijital sertifika oluşturulur. e-İmza sağlayıcısı tarafından belirlenen sürelerde sertifika yenilenmelidir. Bu süreler kullanım tercihlerine göre farklılık gösterebilir.

e-İmza Islak İmza Yerine Geçer Mi? 

Güvenli e-İmza, hukuken ıslak imza ile eşdeğer olarak kabul edilir ve birçok ülkede yasal geçerliliği vardır. Yasal bir zemine sahip olması, belgelerin dijital olarak imzalanması ve paylaşılmasını kolaylaştırır. Ancak bazı özel durumlarda, kanunların resmi veya özel bir şekle tabi tuttuğu işlemler için güvenli e-İmzanın yeterli olmaması ve söz konusu özel şartlara uyulması gerekebilir. 

e-İmza ile İlgili Bilinmesi Gerekenler 

• e-İmza, el ile atılan ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. 
• e-İmzanın yasal geçerlilik kazanabilmesi için yetkilendirilmiş bir e-İmza sağlayıcısından alınmış olması gereklidir. 
• e-İmza elektronik ortamda gerçekleşen işlemlerde kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğunu garantiler. 
• e-İmza ile yapılan işlemler, herhangi bir fiziksel dokümanın elden teslim edilmesine gerek kalmadan elektronik olarak gerçekleştirilebilir. 
• e-İmza, elektronik işlemlerde gönderilen bilginin gönderim sırasında değişmediğini, gönderen kişiye ait olduğunu ve inkâr edilemeyeceğini garantiler. 
• e-İmzanın zaman damgası ile birlikte kullanılması, belgenin tarih ve saat bilgisini kayıt altına alır ve zamanında yapıldığını doğrular. 
• e-İmza, resmi işlem yapma yetkisi verdiği için, e-İmzanızı güvenli bir şekilde saklamak ve yetkisiz kişilerin erişiminden korumak önemlidir. 
• e-İmza gerçek kişiler adına oluşturulur. Kurumlar adına elektronik imza oluşturulamaz. Kurumda çalışan gerçek kişiler adına elektronik imza oluşturulabilir. 

e-İmza Mali Mühür Yerine Kullanılır Mı? 

e-İmza, kişilerin veya kurumların işlemleri doğrulamak ve imzalamak için kullanılırken; mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-Belge uygulamalarında kullanılmak üzere geliştirilmiş ve e-Belgelerin bütünlüğünü ve kaynağını doğrulamak amacıyla kullanılır. Güvenli e-İmza kişinin ıslak imzası yerine geçer ve mali mühürden en önemli farkı da firma yerine şahsa verilmesidir. e-İmza ile sıklıkla karıştırılan mali mühür ile ilgili detaylı bilgi için linke tıklayabilirsiniz. 

Mobil e-İmza ile e-İmza Arasındaki Farklar 

Mobil e-İmza, adından da anlaşılacağı gibi standart elektronik imzadan farklı olarak, elektronik imza oluşturma aracı olarak mobil bir cihaz içerisine konulan SIM kartın kullanılması ile oluşur. Bu fark dışında mobil e-İmza; e-İmzanın diğer özelliklerini ve hukuksal geçerliliğini sağlar.   

e-İmza Başvurusu için Gerekli Belgeler 

Bireysel ve kurumsal e-İmza başvuruları için gereken belgeler ülkeye ve e-İmza sağlayıcısına göre değişiklik gösterebilir. Ancak genellikle aşağıdaki belgeler talep edilir: 

Bireysel e-İmza başvurusu için nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı, resmi bir kimlik belgesi ile nitelikli elektronik sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu gerekir.  

Kurumsal e-İmza başvurusu için ise Ticaret Sicil Gazetesi veya Ticaret Odası kayıt belgesi, vergi levhası fotokopisi, şirket temsilcilerinin kimlik fotokopileri, imza sirküleri, nitelikli elektronik sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu gereklidir. Belgelerde değişiklik olabileceği için başvuru sürecinde ilgili e-İmza sağlayıcısının web sitesinden istenen belgelerin kontrol edilmesi sürecin sağlıklı ilerlemesini sağlayacaktır.  

e-İmzanın, dijitalleşen dünyada güvenli işlemlerin teminatı olarak hızla yaygınlaşan bir teknoloji olduğu söylenebilir. Kişiler ve kurumlar, e-İmzanın sunduğu kolaylık ve güvenilirlik sayesinde iş süreçlerini hızlandırabilir. Bu nedenle, e-İmzanın kullanımı önemli bir dijital beceri olarak görülebilir. Ancak her e-İmza sağlayıcısının farklı hizmet ve güvenlik seviyeleri olabileceğinden öncesinde iyi araştırma yapılmalıdır.  

Türkiye’nin başı çektiği verginin dijitalleşmesinin dünya genelinde yayılmasına bağlı olarak, işletmelerin kullandığı sistemler büyümeye ve gelişmeye devam ediyor. Peki e-Dönüşüm iş hayatında ve sistemlerde neleri değiştirdi? Bir mükellef olarak e-Fatura’ya geçiş yaptınız, bu neden önemliydi, büyük resimde neler var? 

e-Dönüşüm büyük bir hızla gerçekleşiyor. 2025’e kadar tüm faturaların %75’inin gerçek ya da yarı gerçek zamanlı olarak vergi otoritelerine bildirileceğini öngörüyoruz. Bu demek oluyor ki e-Dönüşüm sadece faturaların, fişlerin, irsaliyelerin kâğıttan dijitale geçmesi anlamına gelmiyor. Büyük bir sistemsel dönüşüm söz konusu.   

Bu büyük dönüşüm, vergi otoritelerinin işlerini dijitale taşıma kararı ile başladı. Bununla birlikte gittikçe genişleyen bir kapsamla şirketlerden belirli süreçlere uyum sağlaması, vergi ile ilgili süreçlerini dijital ortamlara taşıması talep edilmeye başlandı. Bu da şirketler için ‘IT’ dönüşümlerini beraberinde getirdi. Bunun da ötesinde şirketlerin iş yapış şekilleri de dönüşmeye başladı. Ve muhasebe süreçleri artık sadece muhasebe departmanını değil, şirketin lojistikten IT’ye pek çok departmanını etkileyen kompleks bir hale geldi. Nasıl mı? 

Geçmişte Sadece ‘Fatura’ydı, Şimdi Anlık İletişim Sunan Dijital Bir Sistem 

Geçmişte defter, fatura, irsaliye gibi belgelerinizdeki eksiklikler, yanlışlıklar sadece finansal etkilerle sonuçlanırdı. Oysa bugün işlerinize operasyonel yansımaları da oluyor. Mesele e-İrsaliyeniz hazır olmadan, acilen ürün yetiştirmesi gereken kamyonunuz yola çıkamıyor. Artık otoriteler tarafından gerçek zamanlı kontrol söz konusu. Daha öncesinde yalnızca faturanın alıcısı içeriğin uygunluğuna dair anlık kontrol yapabilirken, artık vergi otoriteleri de içeriğine bakabiliyorlar.   

Eskiden yalnızca uyumlu olma çabası söz konusuyken günümüzde ispata dayalı bir e-Belge süreci söz konusu. Belgelerinizi bir otorite aracılığıyla imzalamış ve iletmiş olmanız gerekiyor.  

Tüm bunlar e-Dönüşümün iş süreçlerinize etkisi. Tabii bir de sistemler üzerindeki etkileri mevcut.   

Her e-Dönüşüm Aynı Zamanda Bir IT Projesi  

e-Dönüşümden önce bir belgenin manuel olarak kopyası alınıp incelenirdi. Günümüzde her belgenin oluşurken otomatik olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) hazırladığı şematrondan geçmesi kuralı bulunuyor. Belge şemaya uygun değilse anında hatalı kabul ediliyor ve işlemi tekrar yapmak gerekiyor.  

Eskiden bir fatura tasarımı yapılıp yıllarca kullanılabiliyordu. Yeni sistemler bu konuda da daha esnek olmayı gerektiriyor. Vergi otoriteleri yeni bir uygulamaya geçişin çok kısa bir sürede yapılmasını isteyebiliyorlar. Tüm sektörle aynı anda yeni uygulamaya geçiş yapabilecek esnekliği kazanmak gerekiyor.   

Önceleri hatalı yazılan vergi kimlik numarası kâğıt üzerinde belki bir parafla düzeltilebilirken, yeni sistemdeki belgelerde vergi kimlik numarasının yanlış iletilmesi örneğin faturanın alıcıya ulaşamaması anlamına geliyor.  

Farklı e-Belge türlerinin her birinin kendine has kuralları bulunuyor ve hepsinin o kurallar çerçevesinde ayrı ayrı takip edilmesi gerekiyor.   

Dijitalleşme zaten artık hayatımızın bir parçası, online ticaret, lojistikte aracı uydudan takip etmek gibi pek çok şekilde tüm işletmeler bir noktada buna dahil oluyor. Ve buna bağlı olarak herkesin kullandığı belirli dijital sistemler/uygulamalar var. Buna ek olarak verginin dijital dönüşümünde de çoklu şirket yapıları ve farklı ihtiyaçlar nedeniyle birden fazla sistem kullanılabiliyor. Bu da sistemlerin birbiri ile konuşabilmesini, zaman ve veri kaybı olmadan sistemler arası geçişi zorunlu kılıyor. Durum böyle olunca ‘bir fatura’nın eskiden olduğu gibi sadece muhasebe departmanını ilgilendirdiğini söylemek mümkün değil. ‘Bir fatura’ artık şirketlerin IT departmanlarını da yakından ilgilendiriyor.  

e-Belge geçişlerinizi planlarken muhasebe ekibinizin yanı sıra mutlaka IT departmanınızı da sürece dahil etmeniz gerekiyor.  

e-Belge geçişleri ile ilgili daha detaylı bilgi almak için linke tıklayabilirsiniz.  

Bu blog 10 Kasım 2023 tarihinde güncellenmiştir.

e-Defter beratı, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara göre hazırlanır. e-Defter’lerin yasal geçerlilik kazanabilmesi için; defter, firma, muhasebeci bilgileri ve vergi detaylarını içerir. e-İmza veya mali mühür ile onaylanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilen elektronik belgedir. Beratlar, belirli bir formatta hazırlanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portaline yüklenir. GİB tarafından mühürlenen beratlar sayesinde e-Defter yasal duruma gelmiş olur.

e-Defter Beratı Yükleme Zamanı

e-Defter beratlarının belirli sürelerde Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmeleri gerekmektedir. Bu süreler, berat dosyalarının ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar olan zaman dilimini kapsamaktadır. Tercihe bağlı olarak defter beratları geçici vergi dönemleri itibarıyla da yüklenebilir. Berat yükleme sürelerinin son günü hafta sonu tatiline veya resmi tatile denk gelirse; takip eden ilk iş gününün tatil saatine kadar e-Defter beratı Gelir İdaresi Başkanlığı portaline yüklenebilmektedir.

e-Defter Beratlarını Geç Gönderme Cezası

e-Defter beratları mücbir sebepler haricinde yukarıda belirtilen süreler içerisinde portale yüklenmediği takdirde özel usulsüzlük cezası uygulanır.

En çok kullanılan e-Dönüşüm uygulamalarından biri olan e-İrsaliye ile irsaliyeler artık elektronik ortamda düzenlenip, iletilebiliyor ve muhafaza edilebiliyor…

Ekim 2019’da Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayımlanan tebliğ ile mükelleflere; 1 Temmuz tarihinden itibaren kâğıt irsaliye ile aynı hukuki niteliğe sahip olan e-İrsaliye düzenleme zorunluluğu getirildi.

Zorunlu geçiş sonrası e-İrsaliye uygulaması ile ilgili en çok merak edilen konuları bir araya getirdik.

1) e-İrsaliye uygulamasına dahil olduktan sonra kâğıt irsaliye düzenlenebilir mi?

e-İrsaliye uygulamasına geçiş yapmış tüm mükelleflerin oluşturacakları sevk irsaliyelerinin elektronik ortamda düzenlenmesi zorunludur. Ancak, GİB tarafından Şubat 2020’de yayımlanıp, 16 Temmuz 2020’de güncelleme yapılan e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu’na göre; e-İrsaliye uygulamasına yeni geçmiş mükellefler, uygulamaya geçtikleri ayın son gününe kadar kâğıt irsaliye düzenleyebilecekler.

Belirtilen süre dolduktan sonra 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin “V.7.” ve “VIII.” numaralı bölümlerinde belirtilen istisnai durumlar ve kılavuzda belirtilen özel durumlar haricinde; kâğıt sevk irsaliyesi düzenlenemeyecek ve e-İrsaliye kullanan göndericiden kâğıt sevk irsaliyesi alınamayacak.

2) e-İrsaliye uygulaması kullanmayan alıcıya e-İrsaliye kesilebilir mi?

Alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumda da irsaliyeler elektronik ortamda düzenlenecektir. Düzenlenen e-İrsaliyeler, alıcısına sistem içinden iletilmeyecek olup, düzenleyicisi tarafından diğer elektronik ortamlar vasıtasıyla ya da kâğıt çıktı verilmek suretiyle teslim edilecektir.

3) Mükellefler, kendi depoları arasındaki sevkiyatlarda düzenledikleri irsaliyeleri elektronik ortamda oluşturabilirler mi?

İşletmenin şubeleri arasında yapılan mal sevkiyatlarında da sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerektiği için, uygulamaya kayıtlı kullanıcıların kendi işyerleri arasında gerçekleştireceği mal sevkiyatlarında da e-İrsaliye düzenlemesi gerekmektedir. Bu durumda ‘malı gönderen ve alan’ bilgileri olarak aynı mükellefiyet bilgilerine yer verilecek ve malın teslimat adresi e-İrsaliye üzerinde ilgili alana girilecektir.

e-Dönüşüm ile ilgili en çok merak edilen konulardan biri de e-Mutabakat. Bu yazıda sizin için e-Mutakabat nedir, avantajları nelerdir gibi soruları yanıtladık…

e-Mutabakat hizmeti, şirketlerin müşteri ve/veya tedarikçileri arasında tanımlanmış alacak-borç hesaplarının elektronik ortamda kolay, hızlı, güvenli ve hatasız olarak karşılaştırılmasını sağlar. e-Mutabakat, BA-BS mutabakatları ve cari hesap mutabakatları için geliştirilmiş bir web uygulamasıdır.

e-Mutabakat’ta Akış

• Farklı dosya biçimlerinde dosya verileri tek seferde sisteme aktarılır.

• Sistem üzerinde tanımlı firmalara mutabakat bildirimleri otomatik olarak gönderilir. Tanımlı firmalardan gelen mutabakat onay-ret bildirimleri sistem üzerinden görüntülenir veya anlık olarak takip edilebilir. Durumu ’bekliyor’ şeklinde görünen mutabakat geri bildirimleri için ikinci adım tekrarlanabilir.

• Mutabakat ret durumunda ekstre karşılaştırmaları ve mesajlaşma, uygulamanın mutabakat detayı bölümünden hızlı bir şekilde yapılarak mutabakat süreci tamamlanır.

e-Mutabakat’ın Avantajları

• Firmalar arası alacak-borç hesaplarınızı denetleyerek tek seferde ve hatasız analiz yapmanızı sağlar. Kişi bazlı erişim altyapısını kullanarak mutabakat bildirimlerinizi kolay ve hızlı bir şekilde karşı tarafa iletir ve geri bildirimleri tek ekran üzerinden takip edebilirsiniz.

• e-Mutabakat uygulaması, BA-BS mutabakatları ve cari hesap mutabakatları için kullanılabilir.

• Tek bir ekran üzerinden alacak borç hesaplarını denetlemek ve sonuçları analiz etmek, hesaplarda karışıklığın önlenmesini sağlamanın yanında; kağıt, yazıcı çıktısı, telefon görüşmeleri, kurye gönderimi ve arşivlemeye dair tüm operasyonel işlemlerin elektronik yönetim ve takibini sağlamak açısından önemlidir.

• Gösterge tabloları sayesinde belirlediğiniz dönemde gerçekleşen toplam mutabakatlarınızı, bekleyen mutabakatlarınızı, mutabakat sağlanan ve sağlanamayan firmalar ile mutabakatlarınızı adet ve tutar bazında anlık olarak görüntüleyebilirsiniz.

• e-Mutabakat, alacak-borç hesaplarınızın yoğun ve sıkı denetleme gerektiren zorlu süreçlerinin sorumluluğunu üstlenir, sistem üzerinden hızlı ve kolay adımlarla mutabakatlarınızı sonuçlandırmanıza olanak tanır.

• Mutabakat sürecinize hız sağlayan diğer bir kolaylık, uygulamanın içinde çalışan mesajlaşma modülüdür. Mutabakatlarınız ile ilgili uyuşmazlık durumunda, karşı firmaya mesaj iletme olanağı sağlar.

• e-Mutabakat, karşı firma ile mutabakat detaylarınızı online ve otomatik olarak karşılaştırma imkânı sunar.

• Veri Aktar ile Excel’den kolaylıkla toplu veri aktarımı sağlar. Hatalı olan mutabakat kayıtlarını tek bir buton ile kolay ve hızlı bir şekilde silme imkânı sunar.

• Seçilen mutabakatlar için tek tıkla kolay gönderim imkânı vardır.

• Mutabakatların durumu, farklı durumlar için özel seçilmiş renkler ile kolayca takip edilebilir.

• e-Mutabakat, mutabakatlarınızın farklı dosya biçimlerinde dışa aktarımını sağlar.

• Mutabakatlarınıza cevap vermeyen firmalara mutabakat bildirimlerini tekrar gönderim imkânı verir.

• Mutabakat bildirimlerinin birden fazla alıcıya gönderimi sağlanabilir.

• e-Mutabakat ekranlarında aktarılan Cari ve BA-BS mutabakat sayıları takip edilebilir.

• Çok geniş filtreleme seçenekleri ile istenilen mutabakat kayıtlarına daha kolay ve hızlı erişim olanağı sağlar.

• Mutabakat şablon yönetimi ile gönderilen mutabakat bildirimlerinizin içerik olarak ne şekilde görüntüleneceği yönetilebilir.

• Mutabakat bildiriminden sonuçlandırmaya dayanan süreçte karşılıklı iş yürüttüğünüz firmalar ile tüm iletişiminizi kaydederek istediğiniz an izlemenizi sağlar.

“Temmuz 2023 Zorunlu e-Belge Geçişinde Firmanızı Neler Bekliyor?” başlığıyla bir webinar düzenledik ve Türkiye’nin dijital vergi dönüşümü yolculuğuna değinerek, son dönemde yayınlanan tebliğleri anlattık. Temmuz geçişinde ve yakın gelecekte mükellefleri bekleyen gelişmeleri de aktardığımız webinarın sonunda da konuyla ilgili bizlere sorulan soruları yanıtladık. Webinarın tamamını linkten izleyebilir, soruları ve yanıtları aşağıda okuyabilirsiniz.

İşte webinar sırasında da bizlere yöneltilen, Temmuz geçişi ve e-Belge kullanımları ile ilgili en sık sorulan sorular:

Deprem bölgeleri için de geçiş tarihi geçerli mi? Yoksa farklı bir tarih söz konusu mu? 

Deprem bölgesindeki mükellefler için farklı bir geçiş tarihi bulunmuyor. Herkes için aynı tarih söz konusu. Ancak özel bir durumunuz varsa, bağlı olduğunuz vergi dairesine uzatma talebi için başvurup değerlendirmeye alınmasını sağlayabilirsiniz.

Temmuz geçişinde, madeni yağ sektörü özelinde yeni bir zorunluluk var mı? 

Madeni yağ sektörü özelinde herhangi bir yeni düzenleme olmadı.

1 Temmuz 2023 olan geçiş zorunluluğunun 1 Ocak 2024 olarak güncellenebileceğine dair bir duyum aldık. Sizlerin bu konuda bir bilgisi var mıdır acaba? 

Türkiye artık e-Dönüşümde tecrübeli bir ülke. Bu nedenle son yıllarda Gelir İdaresi Başkanlığı hiç erteleme yapmadı. Bu seneki geçiş süreci için de ertelemeye yönelik bir duyum almadık. Erteleme beklemiyoruz, süreç planlandığı şekilde tamamlanacaktır.

Mali Mührün yenilenmesi gerekiyor mu?

Mali Mühür sertifikaları kamu sertifikasyon merkezi tarafından üç yıl süreyle tanımlanıyor ve süresi biterken yenilenmesi için hatırlatmalar yapılıyor. Kayıt yaptırdıktan sonra mali mührünüzün süresi biterse özel entegratör aracılığıyla faturalarınızı imzalamaya devam edebilirsiniz. Ancak yine de mali mührünüzü yenilemeniz için size hatırlatmalar yapılacaktır, yenileyebilirsiniz.

Mali mühür için başvurumuzu bugün yaptık. Eğer kargo ile 1 Temmuz 2023 tarihine kadar mali mühür elimize ulaşmazsa ne yapabiliriz?

1 Temmuz 2023’ten önce mali mühür başvurunuzu yaptıysanız bir cezai yaptırım söz konusu olmayacaktır. Önemli olan bu tarih öncesinde başvurunuzu yapmış olmanız.

e-Mühür sadece e-Faturaya ilk kez geçenlerin kullanımı için mi, yoksa mevcut e-Fatura kullanıcıları da başvurabilecek mi?

Mevcut e-Fatura kullanıcılarının mali mühür sertifikasının zamanı geçmişse, yenilenmesi gerekiyorsa, e-Mühür kullanmaya başlayabilir.

e-Defter’e geçiş yaptığımızda e-Defter yüklemeleri gibi sorumluluklar tarafınızdan mı halledilecek nasıl bir yol izleyeceğiz? 

Özel entegratörler e-Belgelerle ilgili bazı sorumlulukları üstlenerek şirketler ve GİB arasında köprü görevi görüyor ancak e-Defter biraz daha farklı. e-Defter ile ilgili süreçlerden mükellefin kendisi sorumlu oluyor.

İrsaliye kesmeden direkt fatura kesilebilir mi?

e-Fatura’nın ya da e-Arşiv Fatura’nın irsaliye yerine geçebildiği yerler var. Bu şartlara uyulması gerekiyor: e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura üstünde düzenleme zamanının saat ve dakika olarak gösterilmesi, “irsaliye yerine geçer” ibaresine yer verilmesi ve kâğıt çıktının düzenlenen kişi tarafından imzalanması… Bunun haricindeki hallerde irsaliyenin tebliğdeki hükümler uyarınca düzenlenmesi gerekiyor.

e-Fatura iptali entegratör portal sistemi üzerinden düzenlenebilir mi?

e-Fatura iptali konusu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından kılavuzda oldukça net açıklanmış durumda. Eğer bir ticari fatura söz konusuysa 8 gün içinde karşı taraf reddedebilir. Red hakkı olmayan türde bir fatura söz konusu ise, Türk Ticaret Kanunu’ndan doğan harici yollar vasıtasıyla iptal/itiraz işlemlerinin yapılıp, daha sonra da durumun GİB’e bildirilmesi gerekir.

Geriye dönük e-Fatura düzenlemesi ile ilgili bir düzenleme yapıldı mı? 7 gün sınırlaması geçerliliğini koruyor mu?

Malın teslim anından itibaren 7 gün içinde düzenleme yapılması gerektiğine yönelik bir düzenleme var. Bu uygulama hala geçerli, yeni bir uygulama gündemde değil.

7 Günü geçen e-Fatura nasıl iptal edilmeli?

Türk Ticaret Kanunu’nda 8 gün olarak belirtiliyor. Bu süre içinde iptal işleminin yapılması bekleniyor. Bu süre geçtiyse, yeni bir fatura düzenlenerek, içerisinde iptal edilmesi istenen eski faturaya ilişkin düzeltilmek istenen bilgilere yönelik açıklama olması gerekiyor.

Özel entegratör yönteminizi kullanan müşterileriniz için zorunlu QR Kod uygulaması nasıl şekillenecek?  Sistemde ‘request’ taşımamızı gerektirecek bir aktivite olacak mı?

Bulut tarafında bu konuyu kendi kendimize yürütebileceğimiz bir araç geliştirdik ve önümüzdeki dönemde konuyla ilgili bilgileri müşterilerimizle paylaşacağız. SAP tarafında ise özel çalışmalar yapılması gerektiği için bir ‘ticket’ açarak destek ekibimizle iletişim halinde olmalısınız.

Kesilmiş e-İrsaliye, e-Fatura çıktısı alınmadan karekod çıktısı alınıp ürünler ile mi gönderilecek?

Ürünleri göndermeden önce e-İrsaliye’yi özel entegratörünüze ya da doğrudan GİB’e iletmiş olmanız gerekiyor. Bu işlemi yaptıktan sonra geçerli hale gelen e-İrsaliye’nin karekodunu kullanabilirsiniz.

e-Fatura karekod uygulaması hangi sektörlerde zorunlu?

Herhangi bir sektöre zorunluluk yok, sektör bağımsız olarak 1 Eylül 2023 itibarıyla e-Belgelerin tamamında karekod zorunluluğu başlıyor.

e-İrsaliye üzerindeki mevcut karekodda değişiklik gerekiyor mu?

Evet gerekecektir. Karekodların GİB tarafından belirlenen içeriğe uygun şekilde hazırlanması gerekiyor.

İhracat yapan bir firmayız, e-Fatura kapsamındayız. e-Defter sonrası barkod oluşturma şartımız var mı?

e-Defterde karekod zorunluluğu bulunmuyor. Zorunluluk bulunan e-Belgeler şu şekilde: e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu, e-Sigorta Komisyon Gider Belgesi, e-Döviz Kıymetli Maden Alım Satım Belgesi ve e-Adisyon.

e-Adisyon’un alt yapısı kuruldu mu?

Alt yapı kuruldu ancak şu anda kullanımı zorunlu değil. GİB tarafından zorunluluğu açıklandıktan sonra kullanımı yaygınlaşacaktır.

Tedarikçilerimizden gelen e-Arşiv Faturalara ulaşamıyoruz. Bazı kullanıcılar e-Arşiv Fatura kesiyor fakat bize göndermediği zaman haberdar olamıyoruz. Program içerisinde bize gelen e-Arşiv Faturalara ulaşmanın bir yolu var mı?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından buna dair bir hazırlığının yapıldığını biliyoruz ancak henüz ilgili bir servis açılmadığı için şu an ne yazık ki görüntüleme yapılamıyor.

e-Arşiv’de XLM linki, e-Fatura’da PDF linki bulundurma zorunluluğu için bir son tarih var mı? Buradaki linkler ‘Sovos Cloud’a mı gidecek?

Bu çalışmalar Mayıs ayında başlamıştı şu anda Cloud müşterilerimizin linkleri otomatik olarak e-Arşiv Faturalarında yer alıyor. e-Faturalarda da linkler mevcut Cloud tarafında.

İhracatçı bir firmayız. Gümrük beyannamesini oluşturan müşavirimiz e-Faturayı sistemde anında görebilecek mi?

Bir ürün göndererek ürün ihracatı yapıyorsanız bununla ilgili e-ihracat faturası kestiriyorsunuz ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın sisteminde onaylandıktan sonra beyanname numarası alıyorsunuz. Ancak bunun ardından, gümrük müşaviri e-faturasını görebiliyor, maalesef bununla ilgili yıllardır bir değişiklik yok.

Konaklama vergisi için; Otel/pansiyon statüsündeki bir işletme, her müşterisine e-Fatura oluşturmalı mıdır? Yoksa 5 bin ve 30 bin esasına göre hareket etmeli ve bu kapsamda Ödeme Kaydedici Cihaz (ÖKC) ile mi hizmet vermelidir?

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin “IV.1.4. e-Fatura Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu” başlıklı bölümü uyarınca, Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmelerine herhangi bir hadle sınırlı olmaksızın e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. Bu kapsamda söz konusu işletmelerin fatura düzenlenmesi gereken tüm işlemler için faturalarını e-Fatura ve e-Arşiv Fatura olarak düzenlemeleri gerekmektedir. Buna ek olarak konaklama hizmeti özelinde ÖKC kullanımı hakkında konaklama hizmetine ve ÖKC’ye ilişkin mevzuat takip edilmelidir. Konaklama hizmetleri kapsamında ÖKC kullanımı konusunda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan özelgeye linkten ulaşılabilir.

Şirket olarak 1 Şubat-2021 – 31 Ocak 2022 özel hesap dönemine tabiyiz. 1 Şubat-2021 – 31 Ocak 2022 özel hesap dönemi ciro 10,9 milyon TL, 1 Şubat 2022 – 31 Ocak 2023  özel hesap dönemi cirosu 8,5 milyon TL olan gayri faal bir şirketimiz var. Şirketin kurumlar vergisi mali tablolarında bittiği yılın bilgisi yazmakta. e-İrsaliye geçiş zorunluluğu şartlarından 10milyon TL ciro ile e-Fatura mükellefiyetini bu şekilde sağlıyor muyuz? Yoksa Ocak 2023 ile biten dönemde 8,5 m TL ciro ile kriterlerden diğerine takılmadığımız için muaf mı oluyoruz?

Daha önce yayınlanan özelgelerden hareketle 2022 (özel) hesap dönemi içinde 10 milyon TL’lik şartı sağlamış olmanızdan hareketle e-İrsaliye’ye geçmeniz gerektiği söylenebilir. Örnek özelgeye linkten ulaşabilirsiniz. Fakat bu görüşü hukuki bir tavsiye olarak almamanızı ve sorunuzu Gelir İdaresi Başkanlığı’na e-Fatura forum üzerinden veya vergi daireniz ile görüşerek sormanızı tavsiye ederiz.

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde ikinci konumuz servis sağlayıcı seçiminde dikkat edilmesi gereken konular…

e-Dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı entegrasyonlar hakkındaydı. Bu yazıda servis sağlayıcıların sunduğu e-Dönüşüm hizmetine ek olarak şirketlerin farklı entegrasyon taleplerinin doğabildiğini ve bu talepleri iyi anlamanın önemini aktarmış, bazı entegrasyon örneklerini sıralamıştık. Yazıyı okumak için linke tıklayabilirsiniz.

Serinin ikinci yazısında servis sağlayıcı seçerken dikkat edilmesi gereken konuları ele alıyoruz. Burada doğru seçim yaparak ilerlemek, sonrasında servis sağlayıcı ve entegrasyon değişikliği yapılmasının önüne geçecek ve sağlıklı bir e-dönüşüm süreci oluşturmak mümkün olacaktır. Müşteri ve servis sağlayıcı birbirlerini iyi tanıyıp sağlıklı bir proje planı çıkardığı sürece e-Dönüşüm projesinin başarıya ulaşmasında hiçbir engel bulunmamaktadır. Fatura gibi firmanın tüm departmanlarını etkileyen e-dönüşüm süreçlerinin planlanması aşamasında özel entegratör firma ile değerlendirmek en önemli öncelik olmalıdır. Firmanın bulunduğu sektörün ihtiyaçları, özel entegratör firmanın deneyimi ve teknolojik alt yapısı kritik öneme sahiptir. Dolayısıyla firmanızın ihtiyaçları göz önünde bulundurarak çalışacağınız özel entegratörü seçebilir ve fatura süreçlerinin sorunsuz ilerlemesi için büyük öneme sahip ‘müşteri ve servis sağlayıcı uyumu’nu yakalayabilirsiniz.

Firmanız için En Uygun Servis Sağlayıcı Seçiminde Kriterler Neler Olmalıdır?

• Sektörünüzle ilgili tecrübesi bulunan ve bu sayede ihtiyaçlarınızı daha iyi anlayan,
• Sizin taleplerinize gerek kalmadan teknolojik alt yapısını düzenli olarak geliştiren,
• Gelir İdaresi Başkanlığı’nın(GİB) regülasyon değişikliklerini iyi takip ederek zamanında uygulayan, (GİB bir hafta gibi kısa sürelerde sistemlerin uyumlanmasını bekleyerek, duyuruları sadece resmi gazeteden yapabilir.
• Birden fazla ERP sistemine uyumlu olabilen,
• İhtiyaç duymanız halinde uluslararası regülasyon desteklerini verebilen,
• Hizmetlerin sürekliliği ile data kaybınızı sıfıra indiren,
• Rol ve sorumlulukları ile sadece bu işe odaklanmış, deneyimli bir ekip sunan,
• Yasal başvuru süreçleri konusunda deneyimli olan,
• Bünyesinde profesyonel servis bölümü bulunan, proje sürecinin aşamalarında farklı uzmanlardan yararlanabilen bir servis sağlayıcı; süreçlerinizin sorunsuz işlemesine, bu konuyu kendilerine devrederek esas işinize odaklanabilmenize imkan yaratacaktır.

Yazı dizisinin bir sonraki konusunda e-Dönüşüm’de proje süreçlerini adım adım aktararak, büyük resmi daha rahat görmenizi sağlayacağız.

Webinarı İzleyebilirsiniz

Dilerseniz bu yazı dizisinin kapsadığı tüm konuları ilgili webinar kaydından da dinleyebilirsiniz.