SAP dünyasında yaşanan dönüşüm yalnızca ERP sistemlerinin teknoloji altyapısını değiştirmiyor. Şirketlerin ERP sistemleriyle birlikte çalışan vergi uyumu uygulamalarının da yeni mimariye uyum sağlaması gerekiyor. Peki, regülasyonların sık değiştiği vergi uyumu alanındaki e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Defter gibi süreçler yeni nesil SAP mimarisinde nasıl yönetilmeli?
Sovos’un Akıllı Uyum Çağı buluşmasında “Yeni Nesil SAP S/4HANA BTP Eklentisi: Entegre ve Akıllı Uyum” başlıklı bir sunum gerçekleştiren Yasin Özbınar, bu sorunun yanıtını Sovos’un SAP BTP üzerinde geliştirdiği yeni nesil çözüm üzerinden ele aldı. Yakın zamanda webinar olarak da yayınlanan sunumda çözümün mimarisinin yanı sıra e-Fatura ve e-Defter süreçleri canlı uygulamalar üzerinden gösterildi.
Webinarda aktarılanların temelinde SAP’nin Clean Core yaklaşımı ve SAP Business Technology Platform ile gelen değişiklikler yer alıyor. SAP’nin Clean Core yaklaşımı, şirketlerin çekirdek ERP sistemini mümkün olduğunca standart tutmasını hedeflerken; SAP Business Technology Platform (SAP BTP), ihtiyaç duyulan uygulama ve geliştirmelerin çekirdeğe müdahale etmeden konumlandırılabilmesine imkân tanıyor.
SAP Dünyasında Vergi Uyumu Neden Değişiyor?
SAP ortamlarında e-dönüşüm çözümleri uzun yıllardır ERP sistemleriyle entegre biçimde çalışıyor. Geleneksel modelde uygulamalar müşterinin SAP sistemine yükleniyor, şirkete özel uyarlamalar yapılıyor ve belgeler buradan Gelir İdaresi Başkanlığı’na veya özel entegratöre iletiliyordu.
Bu yapı çalışmaya devam etse de regülasyonların hızla değişmesi önemli bir yönetim ihtiyacı doğuruyor. Yeni bir yasal düzenleme sonrasında çözüm sağlayıcı güncellemesini hazırlasa bile müşterinin bunu kendi SAP ortamına ne zaman aktarabileceği farklı değişkenlere bağlı olabiliyor. Sistemin eski bir versiyonda olması, şirketin güncelleme veya “freeze” döneminde bulunması gibi nedenlerle regülasyon güncellemesi ile bunun müşteri ortamında devreye alınması arasında zaman farkı oluşabiliyor.
SAP BTP üzerinde çalışan multi-tenant SaaS mimarisi bu modeli değiştiriyor. Uygulamanın müşterinin ERP çekirdeğinde konumlanması yerine merkezi bulut ortamında çalışması, güncellemelerin de merkezi olarak yönetilebilmesini sağlıyor. Sovos’un “temiz çekirdek” yaklaşımına uyumlu olarak ürettiği ürünler de regülasyon güncellemelerinin merkezi olarak uygulanmasına imkan tanıyor. Türkiye gibi e-dönüşüm regülasyonlarının sık güncellendiği bir pazarda bunun önemi her geçen gün daha da belirginleşiyor.
Clean Core ile Uyum Birlikte Nasıl Yönetilebilir?
Clean Core yaklaşımının temelinde SAP çekirdeğinin mümkün olduğunca standart tutulması bulunuyor. Şirketin ihtiyaç duyduğu ek fonksiyonların çekirdeğe yapılan yoğun özelleştirmeler yerine uygun genişletme modelleriyle yönetilmesi, SAP sisteminin gelecekteki güncellemelere daha hazır kalmasını sağlıyor.
Sovos’un yeni nesil çözümü de bu yaklaşımla SAP BTP üzerinde geliştirildi. SAP Store’da Sovos Compliance Network Turkey for SAP BTP adıyla yer alan çözüm; SAP S/4HANA Cloud Public Edition, SAP S/4HANA Cloud Private Edition ve SAP BTP ile uyumlu olarak listeleniyor. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Defter süreçlerini destekliyor.
Çözümün önemli kilometre taşlarından biri de SAP sertifikasyonu. Sovos Compliance Network Turkey for SAP BTP, SAP BTP ABAP kullanılarak BTP-EXT-S/4PUB sertifikasyonunu alan dünyadaki ilk çözüm oldu.
Bu yeni mimarinin kullanıcı açısından önemli taraflarından biri ise teknolojinin değişmesine rağmen sürecin günlük kullanımının karmaşıklaşmaması. Kullanıcılar, kendi SAP ortamlarında çalışıyormuş gibi e-belge süreçlerini yönetmeye devam ederken arka plandaki iletişim SAP’nin standart teknolojileri ve API’leri üzerinden gerçekleştiriliyor.
e-Fatura Sürecinde Merkezi ve Entegre Yapı
Webinarda gösterilen e-Fatura uygulaması, yeni mimarinin günlük kullanıma nasıl yansıdığını somutlaştırıyor. Fatura verileri SAP’nin standart API’leri aracılığıyla alınarak uygulamada listeleniyor ve e-Fatura/e-Arşiv ayrımı gerçekleştiriliyor.
Türkiye’nin yasal formatı olan UBL XML de SAP içerisinde oluşturulabiliyor. Kullanıcı belgeyi göndermeden önce içeriğini ve görselini kontrol edebiliyor; gerekli durumlarda not veya dosya ekleyebiliyor ve istisna kodu ya da alıcı etiketi gibi bilgileri değiştirebiliyor. Gönderim sonrasında oluşan yasal referans bilgileri ise ilgili SAP alanlarına geri aktarılabiliyor.
Buradaki önemli değişim yalnızca belgenin gönderildiği teknoloji değil. Kullanıcının e-belgenin yaşam döngüsünü tek bir ekran üzerinden takip edebilmesi hedefleniyor. Belgenin görüntüsünün yanında detayları ve statü geçmişi görülebiliyor; filtreleme ve raporlama seçenekleriyle yüksek hacimli belge grupları üzerinde çalışılabiliyor.
Gelen Faturada Sabit Kodlar Yerine Dinamik Karar Mekanizması
Yeni nesil mimarinin dikkat çeken başka bir tarafı gelen e-Faturaların yönetimi.
Farklı şirketleri, iş birimlerini veya süreçleri aynı SAP ortamında yöneten yapılarda gelen bir faturanın hangi sisteme veya şirkete aktarılacağı önemli bir konu. Geleneksel yapılarda bu ihtiyaç için sisteme özel kodlamalar yapılabilirken, Sovos’un BTP çözümünde dinamik bir karar ağacı kullanılıyor.
UBL içerisindeki bilgiler okunarak VKN, para birimi veya satın alma siparişinin bulunup bulunmaması gibi kriterlere göre kurallar tanımlanabiliyor. Böylece gelen faturaların hangi şirket veya sürece yönlendirileceği sistem üzerinde oluşturulan kurallarla yönetilebiliyor.
Bu yaklaşım, özellikle şirket yapısı veya operasyonları zaman içinde değişen işletmeler açısından önemli. Yeni bir iş kuralının ortaya çıkması, her durumda çekirdekte yeni bir kod geliştirilmesini gerektiren bir süreç olmaktan çıkarılabiliyor.
e-Defterde Yüksek Veri Hacmini Yönetmek
e-Defter, aylık periyotlarda yürütülmesi ve yüksek miktarda muhasebe verisinin işlenmesini gerektirmesi nedeniyle e-dönüşümün kritik süreçlerinden biri.
Webinarda gerçekleştirilen e-Defter demosunda süreç üç temel aşamada gösteriliyor. İlk olarak ham muhasebe verileri SAP API’leri aracılığıyla alınıyor. Ardından e-Defter verisi oluşturuluyor ve gerekli kontroller gerçekleştiriliyor. Son aşamada ise oluşturulan veri Sovos bulut altyapısına gönderiliyor.
Bu sırada ana hesap kodu ve kaynak belge gibi alanlarda yapılan kontroller sayesinde hatalar kullanıcıya gösterilebiliyor. Aynı VKN altındaki farklı şirket kodları için konsolidasyon desteği de sürecin tek yapı üzerinden yürütülebilmesini sağlıyor.
Yüksek veri hacimleri açısından performans da yeni mimarinin önemli başlıklarından biri. Yasin Özbınar webinarda gerçekleştirilen testlerde 40 milyon kalemlik verinin e-Defter olarak sorunsuz şekilde işlenip gönderilebildiğini aktarıyor. Bu rakam belirli test koşullarındaki ürün deneyimini ifade ediyor; ancak yeni mimarinin yüksek hacimli muhasebe verilerini yönetme hedefini göstermesi açısından dikkat çekici.
Regülasyon Değiştiğinde Ne Olacak?
Yeni nesil yapının belki de vergi uyumu açısından en önemli sonucu burada ortaya çıkıyor.
Türkiye’de e-belge ve e-defter düzenlemeleri sürekli gelişiyor. Belge formatlarından raporlama gerekliliklerine kadar yapılan bir değişiklik, geleneksel yapılarda şirketin kullandığı uygulamada da güncelleme ihtiyacı yaratabiliyor.
Multi-tenant bulut mimarisinde ise ürün Sovos tarafından merkezi olarak güncellenebiliyor. Dolayısıyla regülasyon değişikliklerine yönelik ürün güncellemelerinin her müşteri için ayrı bir geliştirme veya versiyon yükseltme projesine dönüşmesinin önüne geçilmesi hedefleniyor. Sovos’un çözümle ilgili yayınladığı bilgilerde de merkezi regülasyon güncellemeleri, SAP çekirdeğine müdahale edilmemesi ve SAP güncelleme süreçlerinin etkilenmemesi yeni mimarinin temel faydaları arasında gösteriliyor.
Bu noktada teknoloji ile vergi bilgisinin birbirinden ayrı düşünülemeyeceği de ortaya çıkıyor. Yasin Özbınar’ın webinarda başarılı bir ürün geliştirmek için çizdiği çerçeve bunu güzel özetliyor: teknik bilgi, regülasyon bilgisi ve müşteri geri bildirimi. SAP teknolojisine hâkim olmak tek başına yeterli olmadığı gibi, mevzuatı bilmek de kullanıcıların günlük operasyonlarında yaşadığı ihtiyaçları anlamadan yeterli olmuyor.
SAP Dönüşümünde Uyum da Dönüşüyor
SAP S/4HANA ve Clean Core dönüşümü, şirketler için yalnızca ERP sistemini modernleştirme projesi değil. ERP ile birlikte çalışan uygulamaların nerede konumlandığı, çekirdeğe nasıl bağlandığı ve nasıl güncellendiği de bu yeni mimarinin parçası haline geliyor.
Vergi uyumunda bunun karşılığı daha belirgin. Regülasyonların sürekli değiştiği bir ortamda şirketlerin yalnızca bugün mevzuata uygun çalışan bir sisteme değil, yarının değişikliklerine de hızla adapte olabilecek bir mimariye ihtiyacı bulunuyor.
SAP BTP üzerinde geliştirilen yeni nesil yaklaşım tam olarak bu iki dönüşümün kesiştiği noktada yer alıyor: Bir tarafta SAP’nin Clean Core vizyonu, diğer tarafta giderek daha dijital, anlık ve teknoloji odaklı hale gelen vergi uyumu.
Yasin Özbınar’ın “Yeni Nesil SAP S/4HANA BTP Eklentisi: Entegre ve Akıllı Uyum” başlıklı sunumunda çözümün e-Fatura ve e-Defter süreçlerinde nasıl çalıştığını uygulamalı olarak görmek için webinar kaydını izleyebilirsiniz.
