İtalya: Yeni E-Belge Mevzuatı Gereklilikleri

Gabriel Pezzato
Mayıs 11, 2021

Eylül 2020’de, Dijital İtalya Ajansı (AGID), 7 Haziran 2021’den itibaren yürürlüğe girecek olan elektronik belgelerin oluşturulması ve muhafazası konusundaki yeni gereklilikleri açıkladı.

İtalya’daki Elektronik Belgeler

AGID, İtalya’nın dijital gündeminden ve BT sistemlerinin kendi aralarında karşılıklı çalışabilir olmasını sağlamak için yasalara eşdeğer yönergeler ve teknik kurallar oluşturmaktan sorumludur. Yükümlülüklerinden biri, elektronik belgelerin oluşturulması, yönetimi, korunması ve saklanmasına ilişkin teknik kurallar belirlemek ve tesis etmektir.

İtalya’da e-belgeleri düzenleyen yasalar, Dijital Yönetim Kanunu, CAD’in (IT: Codice dell’amministrazione digitale) yayınlanmasıyla birlikte 2005’ten beri mevcuttur. CAD, kamu idaresi tarafından ve bazı durumlarda bireyler arasında teknolojinin kullanımına ilişkin temel kuralları ana hatlarıyla belirler. AGID’e, bir e-belgenin oluşturulmasından kalıcı olarak silinmesine kadar yaşam döngüsünün çeşitli yönlerini daha ileri seviyede düzenlemesi için normatif yetkiler veren CAD’dir.

Elektronik fatura ile e-belge arasındaki fark nedir?

E-belgelerin oluşturulması, yönetilmesi ve korunmasına yönelik AGID tarafından Eylül 2020’de sunulan yönergeler, çeşitli kuruluş ve devlet kurumu regülasyonlarını tek bir belgede topluyor. Yeni yasa, diğer yasal düzenlemelerdeki birçok hükmü yürürlükten kaldırıyor. İşletmeler, AGID yönergelerini izleyerek, elektronik belgelerinin yasal işlemlerde sağlam bir kanıt niteliği taşıdığı varsayımından yararlanıyor.

Mahkemede hangi belgelerin delil olarak kullanılacağının değerlendirilmesi, AGID yönergeleri uyarınca bir elektronik dosyanın bir e-belge olarak değerlendirilip değerlendirilmeyeceğinin belirlenmesine yardımcı oluyor. Kanıtlara dayalı bir durumu mümkün olan en iyi şekilde oluşturmak için e-belgenin oluşturulması, korunması ve depolanması İtalyan yönergelerine uygun olmalıdır. Kural olarak, bir mahkemede yasal bir işleme ait delil olarak sunulması gerekebilecek belgeler yönergelere uygun olmalıdır.

İtalya da, birçok yargı bölgesi gibi, faturaların saklanması konusunu düzenlemiş (örneğin, belgelerin bütünlüğünün ve doğrulunun saklama süresinin sonuna kadar korunması zorunlu kılınmıştır) ve vergiye ilişkin belgeler için özel saklama süreleri belirlemiştir.

Faturalarla ilgili ayrıntılı regülasyon, e-faturaların mahkemede delil olarak sunulan vergi dairesi denetimlerinin bir parçası olduğunu göstermektedir. AGID yönergelerine göre, e-faturalar mahkemede tam kanıt niteliği taşıması için e-belge olarak ele alınmalıdır.

E-belge gereklilikleri

Yönergeler, bir elektronik belgeyi birçok açıdan düzenler. E-fatura söz konusu olduğunda en önemli konu, e-faturaların oluşturulması ve korunmasıdır.

1. E-belgelerin oluşturulması

İtalyan yönergelerine göre, bir e-belge değiştirilemez bir duruma geldiğinde oluşturulmuş kabul edilmektedir.

E-belge oluşturma yöntemine bağlı olarak (yazılım yoluyla oluşturma, elektronik yollarla edinme, vb.), nitelikli bir elektronik imza,mühür uygulaması veya bir koruma sistemine koyulması gibi çeşitli teknik yöntemler, bir belgenin değiştirilemez bir biçimde kalmasını sağlayabilir. AGID tarafından belirlenen bir listeye göre, her belgenin bir dizi meta veri (“meta veri raporu”) ile ilişkilendirilmesi de gereklidir.

Meta veri raporu, AGID tarafından düzenlenen bir XML formatında oluşturulur. Rapordaki alanlar, yönergelerdeki bir ekte açıklanmıştır ve kullanılan belgenin içeriğine ve belge yönetim planına göre isteğe bağlı veya zorunlu olabilir. Bununla birlikte, meta veri raporu işleme ait e-fatura verilerini içermez, çünkü raporun amacı vergiyle ilgili bilgileri toplamak değil, sistemlerin kendi içinde birlikte çalışabilmesini sağlamaktır.

İtalya’da dijital vergi kontrolleriyle ilgili iki yetkili merci bulunur: AGID (İtalya’nın dijitalleştirilmesi için İtalyan ajansı) ve ADE (İtalyan vergi dairesi). Bunun bir sonucu olarak, ADE’nin elektronik faturaların düzenlenmesine ilişkin hükümleri bazen e-belgelerin oluşturulmasını yöneten AGID hükümleriyle tutarsız gibi görünebilir.

AGID’in açısından bir e-belge, bütünlüğü ve doğruluğu güvence altına alınarak oluşturulurken, ADE için bir e-fatura yalnızca SDI tarafından onaylandığı takdirde yasal olarak geçerlilik kazanır.

Elektronik imzanın bulunması ve üst veri raporu oluşturulması gibi AGID hükümlerine uyulması, bir e-faturanın, AGID veya ADE formalitelerine uygun olmaması nedeniyle yasal bir işlemde kullanımının reddedilmemesini sağlayacaktır.

2. E-belgelerin korunması

İtalyan e-belgelerinin geçerliliği, yalnızca doğru şekilde muhafaza edildikleri takdirde korunur. Diğer ülkelerde, dosyaları bir bellek sistemi ile her türlü donanımda tutmak yeterliyken, İtalya, e-belgelerin saklanmasını kapsamlı şekilde düzenler ve koruma olarak adlandırdıkları şeyi talep eder.

Koruma, bir belge saklanmadan önce uygulanan bir dizi prosedürden oluşur. Daha detaylı şekilde bakıldığında, e-belgeler İtalyan standardizasyon kurumu UNI tarafından oluşturulan belirli bir standarda uyumlu bir ‘arşivleme paketi’ ile eşleştirilmelidir. Belgeye daha sonra hesaba dayalı adresleme uygulanır, belge imzalanır ve saklanmadan önce zaman damgası koyulur.

İtalya’da e-belgelerin saklanmasına ilişkin süreç yeni değil; ancak AGID yönergelerinin atıfta bulunduğu standartlar 2020 yılında, e-faturalar gibi e-belgeleri saklayanların uygulamadaki yaşadıkları zorlukları yansıtacak şekilde gözden geçirilmiştir.

AGID yönergelerinin dışında, ADE, bir koruma sisteminde saklanan e-faturalar için ‘arama kriteri’nin uygulanmasını zorunlu kılar. Bu, bir denetçinin, işlemi gerçekleştiren tarafların adı, KDV numarası ve belge türü gibi yasayla tanımlanan parametreleri kullanarak e-faturaları bulabilmesi ve erişebilmesi gerektiği anlamına gelir.

Birçok saklama sisteminde arama kriterleri, veriler “meta veri” şeklinde bildirilerek oluşturulur (bir e-belgenin oluşturulması sırasında üretilen “meta veri raporu” ile karıştırılmamalıdır). Arama kriterlerini besleyen vergiyle ilgili meta veriler ve bir e-belge ile birlikte oluşturulan meta veri raporu, farklı devlet organları tarafından uygulanan farklı yükümlülükler şeklinde bir arada bulunur.

Vergi mükelleflerinin sistemlerine etkisi

İtalya’da e-fatura kullanan vergi mükellefleri, AGID yönergelerinden doğrudan etkilenmektedir. Bir e-belgenin tanımı söz konusu olduğunda ve oluşturulduğu düşünüldüğünde bir miktar takdir yetkisi olsa da, tam uyum ve kanıt niteliği ancak bir e-faturanın AGID ve ADE düzenlemelerine uygun olması halinde elde edilir.

Faturanın düzenlenmesi sırasında meta veri raporunun otomatik olarak oluşturulması, mevcut BT sistemlerinden bilgi alan vergi mükelleflerinin eşleme konusunda çalışmasını gerektirebilir. Meta veri raporu şu anda ADE’ye veya SDI denetim platformuna gönderilmiyor. Bununla birlikte, tam uyum için meta veri raporunun vergi mükellefinin koruma sisteminde e-fatura ile birlikte saklanması gerekiyor.

Çeviri (standartlar yalnızca İtalyanca olarak mevcuttur), yorumlama ve değişiklikleri uygulama için belgelerin korunması süreci ve yeni standartlara uyacak şekilde arşivleme çözümlerinin uyarlanması önemli düzeyde BT kaynağı gerektiriyor. Kullanımı yalnızca bir kişi ile sınırlandıran telif hakkı lisanslarıyla korunan standartları edinmenin de bir maliyeti var.

AGID tarafından yeni kuralların konsolide edilmesi ve sunulması, İtalyan yasalarına göre elektronik fatura oluşturan ve saklayan vergi mükelleflerinin, bazen vergi yasasıyla tutarsız olan gerekliliklere uymaları gerektiği anlamına geliyor. Sonuç olarak, işletmelerin mahkemede tam kanıt niteliği taşıyan belge sunmasının tek yolu, hem AGID hem de ADE kurallarına uymaktır.

Harekete Geçin

Verginin geleceğine yönelik detaylı bilgi almak için İngilizce olarak hazırlanan Trends: Continuous Global VAT Compliance dökümanını indirebilir, haberleri ve son gelişmeleri takip etmek için bizi LinkedIn ve Twitter üzerinden takip edebilirsiniz.

Aylık bültenimize kaydolarak güncellemelerden haberdar olun.

İlgilendiğiniz konu başlığını aşağıdan seçebilirsiniz.

Yazar

Gabriel Pezzato

Gabriel Pezzato, Sovos’ta Regülasyon Danışmanıdır. Stockholm merkezli ve aslen Brezilya kökenli olan Gabriel vergi, şirketler ve idare hukukunda tecrübelidir. Gabriel kendi ülkesinde hukuk lisansı almış ve vergi hukuku üzerine uzmanlaşmıştır. Gabriel, Uppsala Üniversitesi’nden (İsveç) Uluslararası ve Avrupa Vergi Hukuku alanında yüksek lisans derecesine sahiptir.
Paylaşın​

e-Belge Zorunluluk Kapsamları Genişledi
Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
November 21, 2024
e-Belge Uygulamalarında Hassas Dönem

Gelir İdaresi Başkanlığı, 12 Kasım 2024 tarihinde, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde değişiklikler yapan yeni bir tebliğ yayınladı. Yapılan değişiklikler kapsam genişlemesinin yanı sıra Gelir İdaresi Başkanlığı’nın süreçlerin daha titiz ilerlemesi ve e-dönüşümün her alana yayılması konusundaki kararlılığının da habercisi oldu. Önümüzdeki dönemde hem mükelleflerin hem de özel entegratörlerin süreçlerini çok daha hassas ilerletmesi gerekiyor. […]

VKN Nedir?
E-Fatura Uyumluluğu Türkiye
November 12, 2024
Vergi Kimlik Numarası (VKN) Nedir? e-Fatura Sürecinde Neden Önemli, Nasıl Kullanılır?

VKN kısaltmasıyla sıklıkla karşımıza çıkan ve e-fatura sürecinde ihtiyaç duyulan en önemli bilgilerden biri olan Vergi Kimlik Numarası ile ilgili merak edilen konulara bu yazıdan ulaşabilirsiniz. VKN’nin tanımı ve öneminin yanı sıra e-fatura keserken VKN’nin rolü, VKN sorgulama gibi konulara da bu yazıda değiniyoruz… Vergi Kimlik Numarasının hangi alanlarda ne amaçla ve nasıl kullanıldığını, kimler […]

Saudi Arabia
E-Fatura Uyumluluğu Türkiye
November 8, 2024
Suudi Arabistan’da E-Faturada İkinci Aşama: Kimler e-faturaya geçmeli ve nasıl uyum sağlanmalı?

Suudi Arabistan’da e-fatura uygulamasının ikinci aşaması başladı. Kimler e-faturaya geçmeli ve uyum süreci nasıl işleyecek? Detayları bu yazıda okuyabilirsiniz… Suudi Arabistan’da e-fatura nedir? Kağıt faturaların, elektronik ortamda oluşturulması, gönderilmesi ve saklanması fikriyle ortaya çıkan e-faturaların kullanımı dünyanın her yerinde hızla yaygınlaşıyor. Suudi Arabistan’da da son yıllarda bu konuda önemli adımlar atılıyor. Suudi Arabistan’da e-fatura geçiş […]

e-Defter
Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
November 7, 2024
e-Defter Kullanıcılarının Takip Etmesi Gereken Yenilikler

Son aylarda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan yeniliklerle e-defter kullanımlarında değişiklikler yaşandı. Cezai yaptırımları da olan bu değişikliklerin neler olduğunu, ne anlama geldiğini ve hangi tarihlere kadar uygulanmaya başlanması gerektiğini sizin için derledik…  Türkiye’de 2012 yılında e-defter yükümlülüğü ile başlayan verginin dijital dönüşümü, yeni tebliğlerle, mevcut tebliğlerdeki değişikliklerle her yıl üstüne eklenerek yolculuğuna devam ediyor. […]

E-Fatura Uyumluluğu Kuzey Amerika
October 29, 2024
PEPPOL nedir?

Peppol e-Faturalama Açıklaması: Nedir ve Nasıl Çalışır Elektronik faturalandırmanın küresel olarak benimsenmesi hızlanıyor. Dünya çapındaki hükümetler, ulusal sistemlerini dijital olarak dönüştürmek ve çoğu zaman KDV açığını kapatmak için e-faturalamayı benimsemeye çalışıyor. Birçok ülke mali kontrolleri dijitalleştirmek için kendi e-faturalama yetkisini getirmiş olsa da, her ülke tarafından uygulanan gereksinimler ve sistemler çoğu zaman birbiriyle uyumlu olamıyor. […]