Karar verme süreçlerinde “deneyimleri dinlemek” hep önemli olmuştur değil mi? Öncesinde ne kadar araştırma yaparsak yapalım, bir ürün ya da hizmeti daha önce kullanan kişilerden dinlemek, onların yorumlarını almak karar sürecini kolaylaştırır. Bu nedenle sunduğumuz ürün ve hizmetleri anlatırken ya da iş ortaklığı yapımızı tanıtırken, bugüne kadar müşterimiz ya da iş ortağımız olan kişi ve kurumların söylediklerine de alan açmayı çok kıymetli buluyoruz.
Bu yazımızda sözü Hevra Ateş Yaşar’a bıraktık. Hevra Ateş Yaşar, global bir oyuncu olarak Türkiye’de madeni yağ üretimi ve pazarlaması alanında faaliyet gösteren TotalEnergies’in “Digital, IT & Business Solutions Manager”ı olarak görev alıyor. 160’ın üzerindeki çalışanı ile başta motor yağları olmak üzere madeni yağlar alanında operasyonları yürüten TotalEnergies; otomotiv, endüstri ve deniz taşımacılığı segmentlerine hem doğrudan hem de distribütörleri aracılığıyla ürün tedariği yapan güçlü bir satış ve dağıtım ağına sahip. İzmir Menemen’de en üst düzey uluslararası ve yerel standartları karşılayan madeni yağ harmanlama tesisinde, yılda yaklaşık 50.000 ton madeni yağ ve özel ürünün üretimini yapıyorlar.
Daha Yalın, Daha Etkin, Sürdürülebilir Bir Altyapı
Hevra Ateş Yaşar dijital dönüşüm süreçlerinin nasıl başladığını ve bu süreçte Sovos ile olan iş birliğinde neler yaşadıklarını şöyle anlatıyor:
2013 yılı itibarıyla e-dönüşüm süreçlerine e-fatura ile başladık. O dönemde akaryakıt sektöründe de hizmet verdiğimiz için büyük bir fatura hacmine sahiptik. Sadece fatura özelinde bile ciddi bir manuel operasyon yönetiyorduk. e-Fatura sayesinde fatura oluşturma, kargolama, saklama gibi tüm manuel işleri ortadan kaldırdık. Bununla birlikte iş süreçlerimizi satıştan lojistiğe, sektörel ve mevzuata bağlı istekleri esnek bir şekilde karşılayabilecek; daha yalın, daha etkin, sürdürülebilir bir alt yapı oluşturduk. Aslında e-dönüşüm sürecinin bize en büyük katkısı bu oldu. Buradaki kolaylığı ve verimliliği deneyimledikten sonra e-arşiv ve e-defter süreçlerine yasal zorunluluğu beklemeden kendi planlamamızla geçiş yaptık.
e-Dönüşüm sürecinde başarıyı etkileyen birden fazla faktör olduğunu düşünüyorum. Bunların ilki kuşkusuz doğru partner firma seçimi. Çünkü e-dönüşüm sürecinde çalıştığınız firma sizin sadece yazılım sağlayıcınız değil, aynı zamanda kriz ortağınız, stratejik bir yol arkadaşınız oluyor. Regülasyonlar çok sık değişiyor ve bu değişikliklerin çok kısa sürede tamamlanması bekleniyor. Bu noktada çalıştığınız entegratör firma sadece standart bilgilendirme yapmakla kalmayıp aynı zamanda sizi tanıyorsa ve sürecinizi nasıl yönetmeniz gerektiğini öngörüyorsa başarılı oluyorsunuz. Bir diğer konu da regülasyon takibi ve bunlarla ilgili bilgilendirmelerin yapılması. Regülasyon takviminde yaşanan belirsizlikler, özellikle bizim gibi global firmalara planlama anlamında ciddi zorluklar yaratabiliyor. Burada Sovos’un sadece tebliği e-posta yoluyla bilgilendirme yapmayıp, aynı zamanda bütün regülasyonları teknik ve operasyonel açıdan inceleyip her adımda neler yapmamız gerektiği konusunda bizi çok net yönlendirmesi ciddi anlamda kaynak ve zaman tasarrufu sağlıyor. Regülasyon detayını bilmediğimiz bazı durumlarda işleyişini analiz edip bize bildirmiş oluyor. Çok daha kontrollü ve güvenli bir şekilde yol almamızı sağlıyor. Sovos’ta birlikte çalıştığımız ekipler, sıkışık takvimler, global operasyonlar, regülasyon baskısı altında proaktif bir yaklaşım sergileyerek süreci daha sağlıklı yönetmemize olanak sunuyorlar.
Operasyonel Yükü Ortadan Kaldıran Yenilikler
Sovos ile 13 yıllık bir yol arkadaşlığımız var. Birlikte birçok projede yer aldık.
E-fatura, e-irsaliye gibi tüm dönüşüm süreçlerinde, sadece teknik altyapı olarak değil, iş süreçlerimize dokunarak da katkı sağladılar. Sovos’un gelen e-fatura paketiyle birlikte, manuel işlem yükü oldukça fazla olan bir e-posta hareketini ortadan kaldırdık. Bu paket öncesinde tüm faturaların, tutarları manuel olarak kontrol ediliyor ve hiyerarşideki kişilere manuel olarak e-posta ile gönderimi yapılıyordu. Elbette bu çok uzun bir onay süreciydi. Manuel olduğu için hatalara da açıktı. Yıllık olarak ortalama 13.000 kadar gelen faturamız olduğunu düşünürseniz hem zaman hem de hatalar için söylediklerimin neden önemli olduğunu daha iyi anlayacaksınız. Onay hiyerarşilerini hesaba kattığımızda e-posta ile gönderilen 80.000 adet fatura hareketi görüyorduk. İşte tüm bu süreci otomatikleştirdik ve operasyonel yükün çoğunu ortadan kaldırmış olduk. Kullanıcı bazlı limitler ve otomatik e-posta onaylarıyla manuel süreçlerden arınmış olduk. Onay süreci kısaldı, kullanıcı hataları minimize edildi ve iç denetimlerimizde tespit edip düzenleme istemek zorunda kaldığımız hatalarla karşılaşmaz hale gelebildik.
Bu Süreçteki En Büyük Kriter Siber Güvenlik
Sovos iş birliğimizden bahsederken anlatmak istediğim bir diğer konu güvenlik ve yeni teknolojilerin her zaman takip edilmesi. Geçtiğimiz dönemde Sovos’un “on-premise” ortamından “public cloud” ortamına geçerek ciddi bir maliyet avantajı sağladık. Aslında bu süreçteki en büyük kriter siber güvenlikti. Bizim gibi global ölçekte faaliyet gösteren bir firmada siber güvenlik sadece bir IT gereksinimi değil, aynı zamanda kurumsal itibar ve operasyonların sürekliliğini doğrudan önemseyen stratejik bir öncelik haline geliyor. “Public Cloud” yapısının, TotalEnergies’in global yüksek güvenlik standartlarını sağlayabilmesi adına, Sovos’un sunduğu güçlü güvenlik mimarisi çok önemliydi.
Bugün birlikte geçirdiğimiz tüm sürece dönüp baktığımda şunu rahatlıkla söyleyebilirim: e-Dönüşümü bir IT projesi olarak değil kültürel bir dönüşüm olarak görmek başarı faktörlerinden en önemlisi. Sovos da biz de bunu böyle gördük. Çünkü IT projelerinde genelde sadece sistemin çalışmasına odaklanılır. Fakat böylesi sadece teknik bir geçiş olur. Fakat dönüşümü bir fırsat olarak görüp tüm süreçleri yeniden gözden geçirmek, yalınlaştırmak, manuel alışkanlıkları sorgulamak ve akıllı süreçler tasarlamak fark yaratıyor. Biz bu e-dönüşüm sürecinde “eskiden beri böyle yapıyoruz” dediğimiz tüm süreçleri yeniden değerlendirdik ve gereksiz adımları ortadan kaldırdık. Sovos’un da destekleriyle finans ve IT’den şirketin geneline yayılan bir kültürel dönüşüm yaşadık.
Sovos’un sunduğu e-dönüşüm süreçleri hakkında bilgi almak için bize ulaşabilirsiniz.
