Dünya, COVID-19 Sonrası E-Dönüşüm Otomasyonları Konusuyla Nasıl Başa Çıkacak?

COVID-19’a karşı geliştirilen aşıların gösterdikleri ilk başarılara tanık olmamızla birlikte, işletmeler ve pazarlar da 2021’in son çeyreğine kadar ülkelerin yeni bir seyir hızına kavuşacağına dair güven tazelemeye başladı.

Tünelin sonunda bir ışık olduğunu görmek çok güzel. Ancak, birçok küçük – aynı zamanda birçok büyük – şirket için çoktan iş işten geçti. Binlerce şirket, başta insan temasına bağımlı olmaları nedeniyle bu krizi atlatamadı. Diğer şirketler ise kendi yaşam döngülerinde halihazırda zor bir dönemden geçerken COVID-19 sürecini deneyimledikleri için durumdan orantısız bir şekilde etkilendi. Dikkate değer birkaç istisna dışında, dünyanın en güçlü ekonomilerinin birçoğunun, sürecin neden olduğu sonuçlara karşı toparlanması yıllar alacak diyebiliriz.

İnternet yardıma yetişiyor – ancak bazı sorunlar var

Tüm krizlerde olduğu gibi, geçtiğimiz yıl zayıflıklar vurgulanırken başarısızlıklar da hızla arttı. Öncelikle, internet ve mevcut teknolojik gelişmeler dünya genelinde şu anki kadar benimsenmiş olmasaydı, COVID-19 krizinin çok daha kötü sonuçları olacağını kabul etmek gerek. Ancak, bir yandan çalışanlar, terk edilmiş ofislerdeki ve veri merkezlerindeki işleri yürütme zorunluluğu ile birlikte sağlık kaygılarını dengede tutmaya çabalarken, şirketlerin dijital dönüşümlerinde geride kalmasına neden olan eski süreçlerin var olan boşluklarına da vurgu yapılmış oldu.

Şirket içi yazılımlar, verimsizliğin başı çektiği alanlardan biri. Birçok şirket, farklı iş akışı kategorilerini ve ticari ortaklık bağlarını desteklemek adına bulut tabanlı yazılımları benimsemeye başlasa da, büyük şirketlerin birçoğu, ERP’ler, lojistik veya rezervasyon sistemleri gibi temel kurumsal sistemlerini bulut ortamına taşıma konusunda isteksiz davranmaya devam ediyor. Bu şirketlerin isteksiz olmalarının arkasında yatan sebep, genellikle oldukça özelleştirilmiş eski sistemleri kullanıyor olmaları.

Birçok kurumsal yazılım sağlayıcısı teoride şirket içi kurulum adına pek çok fayda sağlayan genel bulut sürümleri sunuyor; ancak kuruluşları ve süreçleri standart en iyi uygulamalar çerçevesinde tasarlanan “hazır” iş akışlarına adapte etmenin pratikteki zorlukları, bu tür şirketler için sunulan faydalara kıyasla daha ağır basan taraf oluyor.

Bunlardan daha karmaşık olan başka bir zorluk grubu da var. Global olarak her ölçekten şirket için sipariş ve fatura yönetiminde hala manuel süreçler hakim. İş akışı yazılımlarının, muhasebe departmanında çalışanların sisteme uzaktan erişim sağlamalarına imkan verdiği durumlarda, onay ve gönderim aşamaları evden çalışma koşullarında yönetilebiliyor. Ancak tedarikçi ve müşteri ilişkilerinin birçoğunda yaygın olan kağıt kullanımı, insanların hala sınırlı erişime sahip ofislerinden önemli belgeleri tarama, yazdırma, postalama veya fakslama – evet, faks – süreçlerini uygulamalarını gerektiriyor.

Kağıt dokümanların işlenmesi amacıyla kullanılan endüstriyel güçteki pahalı makineler evlerdeki ofislere kolaylıkla entegre edilemeyeceğinden bu tür problemlerin üstesinden gelmek daha da zorlaşacak. Bu sorunların çözümü, evlerimizdeki mutfakları tarama veya baskı merkezlerine dönüştürmek için yaratıcı yollar aramak değil, uçtan uca veri entegrasyonuna doğru artık büyük bir adım atmak.

Bir e-dönüşüm otomasyonu faktörü olarak verginin iyi, kötü ve çirkin yanları

İlginç bir şekilde, COVID-19’u bu adımı atmak için yeterli bir neden olarak görmeyen işletmeler, vergi idarelerinden bir yardım eli uzatmasını bekleyebilir. Birçok ülke, dijital faturalar adına zorunlu gerçek zamanlı denetim uygulaması benzeri sürekli işlem denetimlerini (CTC’ler) teşvik etmek için halihazırda büyük ölçekli programlar başlatmıştı.

Global olarak yaşadığımız mevcut sağlık krizi, vergi idarelerinin bu programları hızlandırmalarına neden oluyor. Fransa, Ürdün ve Suudi Arabistan gibi bazı ülkelerin muhasebe verilerine yönelik zorunlu e-Fatura veya dijital raporlama planları ile ilgili yaptıkları duyuruları takip ediyoruz. Bunun yanında, Polonya ve Slovakya dahil pek çok ülke de, İtalya ve Türkiye gibi Avrupalı öncüler ile Latin Amerika ülkelerinin bu yöndeki adımlarını takip etme niyetinde olduklarını açıkladılar. CTC’lerin çağrısına uzun süredir direnen Almanya’da bile, ülkedeki önemli siyasi partilerden biri bu doğrultuda belirleyici bir eylem planı önerisinde bulundu.

Her ne kadar bu tür girişimler genellikle hala vergi açıklarını kapama ihtiyacından kaynaklansa da, gelir tahsilatındaki esneklik ihtiyacının bir diğer belirleyicisi olduğu açık. Ayrıca Brezilya gibi ülkelerden elde edilen örnekler CTC’lerin, hükümetler adına bir krizin ekonomik etkilerini sektörel anlamda en küçük ayrıntısına kadar gözlemleme ve izleme becerilerini büyük oranda geliştirdiğini gösteriyor. Bu da, hükümetlerin, bir krizden en çok zarar gören faaliyetleri yönlendirmek adına mali politikalar açısından müdahalede bulunmaları için kullanabilecekleri ayrıntılı verilere erişmelerini sağlıyor.

Şartların tamamının, işletmeleri tam e- dönüşüm otomasyonu – kendilerinin ve ticari ortaklarının satışları ve satın alma operasyonları arasındaki arayüz –sürecine geçmek için son adımlarını atmaları yönünde yönlendirmesiyle birlikte, şirketlerin artık süreçler ve kurumsal yapılar anlamında tamamen dijital ve çok daha esnek bir düzene geçmek için ​hazırlık planları yaptıkları düşünülebilir.

Ancak maalesef ki CTC zorunluluklarının sunulma şekli ile şirketlerin bu zorunlulukları yanıtlama şekli, e-dönüşüm otomasyonuna yapılan yatırımların ve modern bulut tabanlı kurumsal yazılımın benimsenmesinin tarihsel açıdan yavaşlamasına neden oldu.

CTC zorunlulukları inanılmaz bir çeşitliliğe sahip; Yunanistan’da, hükümetin sunduğu sistemdeki malzemelerin ek sınıflandırması – diğer şeylerin yanı sıra – yoluyla saklanmak üzere tamamıyla çevrimiçi ikinci bir muhasebe defteri dizisi bulunurken, Fransa’da tasarlanan ve içerisinde hizmet sağlayıcıları ile işlem ödemesi raporlamalarının yer aldığı tamamen farklı bir düzen var. Çinli temsilciler blok zinciri tabanlı faturalama denetimlerinden bahsederken, Polonya ve Suudi Arabistan gibi ülkeler merkezi ve devlet tarafından yürütülen fatura değişim ağları için hazırlık içerisinde. Zorunluluklara uyum sağlanması için verilen son tarihlerin genellikle çok kısa olmasının yanı sıra, vergi daireleri zorunlulukların uygulanma dönemlerinde ve sonraki yıllar boyunca yine aynı şekilde her birinde oldukça kısa son tarih verilen ve sadece yerel dilde mevcut olan sayısız yapısal düzenleme gerçekleştiriyor.

Bununla birlikte, vergi daireleri, vergi mükelleflerine ne kadar süre verildiğine neredeyse hiç bakılmaksızın son tarihlerin daima oldukça kısa süreler olması yönünde yasal hak talep edebiliyor. Bunun nedeni ise birçok işletmenin yapısal olarak çok geç hazırlık yapması. CTC’ler, SAF-T ve benzer zorunluluklara doğru yönelen global trend şirketler tarafından yıllardır gözlemleniyordu, ancak hazırlık yapma konusunda birçoğu yine de yetersiz kaldı; özellikle de birçok çok uluslu işletme, KDV uyumluluğunun yerel aracılar tarafından çözümlenecek bir mesele olduğunu düşünüyor. Bu da, vergi dairesi ofisleri tarafından tasarlanan en iyi kurumsal uygulamalara bir yanıt sunmaktan çok, adım adım büyüyen, devasa bir yerelleşmiş prosedür ağının oluşmasına neden oluyor.

E- dönüşüm otomasyonuna doğru verimli bir döngü oluşturma

Bu konu bizi tekrardan şirketlerin neden genel bulut modundaki kurumsal yazılım paketlerinin yeni sürümlerini hızla benimsemedikleri ya da ticari ortakları ile birbirlerine ilettikleri faturaları daha hızlı şekilde otomatikleştirmedikleri sorusuna getiriyor. Bu denklemde yer alan tüm taraflar aynı şeyi istiyor: İşletmelerin kendi arasında ve aynı zamanda işletmeler ile vergi daireleri arasında ilgili verilerin sorunsuz ve güvenli şekilde paylaşımı. Ancak işletmelerin düzenleyici zorunluluklara verdikleri refleks tepkiler ve vergi dairelerinin modern kurumsal sistemlere çok fazla aşina olmaması tam tersi bir etki yaratıyor. Şirketler, yerel zorunluluklara karşı panikle hareket ediyor ve bunu yaparken de verecekleri kararların gelecekteki yenilik ve standartlaşma becerileri üzerindeki etkilerini yeterince kavrayamıyorlar. İlk olarak sistemleri büyük bir hızla devreye almak, ardından ise vergi odaklı finansal ve fiziksel tedarik zinciri verilerinin entegrasyon yaklaşımlarının bir yamasını benimsemekten kaynaklanan sorunları yönetmek için ihtiyaç duyulan kurumsal kaynaklar, daha sonrasında uygun otomasyona harcanmayan BT bütçesinden alınıyor.

Bu kısır döngünün kırılması için çeşitli şeylere ihtiyaç var. İşletmeler, bu gibi KDV dijitalleşmesi yönündeki değişiklikleri gelişimselden ziyade devrimsel olarak ele alıyorlar ve bu yaklaşımlarını değiştirmeleri gerekiyor. CTC zorunlulukları nedeniyle sıkıntı yaşamaktansa bu zorunluluklardan faydalanmak için stratejik bir yaklaşım benimsemek, düzgün şekilde bilgilendirilerek ve yeterince iyi hazırlanarak mümkün. Vergi dairelerinin de zorunlu ticari veri değiş tokuşu adına dijital platformları tasarlamada, uygulamada ve işletmede mevcut iyi uygulamaları benimseyerek kendi üstlerine düşeni yerine getirmeleri gerekiyor. ICC CTC İlkeleri, dünya ekonomisine oldukça ihtiyacı bağışıklık gücünü vermenin mükemmel bir yoludur. Bu ilkeler, bir yandan işletmelerin ve hükumetlerin esnekliklerini geliştirmelerine olanak tanırken, diğer yandan da verimliliği olmayan manuel iş ve vergi uyumluluğu süreçlerinde hapsolan kaynakları serbest bırakıyor.