e-Mutabakatın iş dünyasındaki rolünü ve avantajlarını merak edenler için, “e-Mutabakat nedir?” “Elektronik mutabakat nasıl faydalar sunar?” gibi soruları yanıtlayacak bir yazı hazırladık. Gelin, muhasebe ve finans dönüşümünde e-Mutabakatın rolünü birlikte ele alalım…
Kelime olarak uzlaşma, uygunluk, uyum anlamlarına gelen mutabakat; şirketler için elektronik ortamda sunduğu kolaylıklarla dikkat çekiyor. Türkiye’de henüz yasal bir zorunluluk olarak görülmeyen e-Mutabakat çalışmaları, şirketler tarafından gönüllü geçişlerle gerçekleşiyor. Tıpkı ilk dönemlerde e-Fatura geçişlerinde olduğu gibi… Bugün yasal olarak e-Fatura, e-Arşiv fatura kullanıcısı olan şirketlerin yarısı; ilk dönemde avantajlarını görerek, gönüllü olarak bu elektronik belgeleri kullanmaya başlamıştı. Şimdi benzer bir durum e-Mutabakat için geçerli…
Peki e-Mutabakat nedir ve şirketler yasal bir zorunluluk olmadığı halde bu elektronik mutabakat uygulamasını neden kullanmak isteyebilir? Bu soruların yanıtlarına geçmeden önce mutabakat türlerini anlamak faydalı olacaktır.
Geleneksel Mutabakat Süreçleri ile e-Mutabakatın Farkı Nedir?
Türkiye’de iki mutabakat türü bulunuyor:
- Cari Mutabakat
- BA-BS Mutabakat
Cari Mutabakat, birlikte iş yapan iki firmanın borç ve alacak ilişkisini izlemek amacıyla bu konuda uzlaşmaları ve cari hesaplarını birbiriyle paylaşması anlamına geliyor. Böylece hesaplar arasındaki eksiklik ya da uyuşmazlıkların kontrol edilmesi mümkün oluyor. İnsana bağlı hata faktörünü ortadan kaldırmaya yarayan bu paylaşım ve kontrol süreci; şirketlerin işleyişine göre aylık ya da yıl bazında yapılabiliyor. Regülatif bir zorunluluk olmadan, tamamen gönüllülük esasıyla yapılan bu çalışmalar, şirketlerin hesaplamalarında gerçekleşebilecek farklılıklar/yanlışlıklar sonucunda sorgulanmalarını da önlemiş oluyor.
BA-BS Mutabakat ise regülatif olarak zorunlu olan bir işlem. Karışıklık olmaması için açıklamak gerekir: BA-BS adıyla bir mutabakat, bir de formların beyan edilmesi işlemi söz konusu. BA, ‘bildirim alış’; BS ise ‘bildirim satış’ın kısaltmaları.
Bir firmanın, bir cari hesaba 30 günlük süre içinde KDV miktarı hariç 5000 TL’yi geçen alım ya da satımlarından, elektronik olmayan faturalarının formla beyan edilmesi gerekiyor. Bu işlem her ayın 5’ine kadar, mutabakat ve beyanname şeklinde yapılıyor ve her iki firmanın karşılıklı beyanlarının uyumlu olması gerekiyor. Uyumsuzluk söz konusu ise her iki şirket de otomatik olarak sorgulanmaya tabi tutulabiliyor.
BA/BS mutabakat formunun yasal dayanağı, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun “Bilgi Verme” başlığını taşıyan 148. maddesi. Bu maddede gerçek ve tüzel kişilerin, Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın ya da vergi incelemesi yapmaya yetkili olanların isteyecekleri bilgileri vermeye mecbur olduğu bilgisi yer alıyor. BA/BS sınırına ve esaslarına göre verilen formlar da bu bilgilerden biri. Muhasebe defterlerini bilanço esasına göre tutan ve beyannamesini de elektronik ortamda veren işletmeler, BA/BS formunu da elektronik ortamda vermekle yükümlüler. BA/BS mutabakatı yapılmadan formların beyan edilmesi durumunda ise hata yapılabilir. Bu nedenle mutabakat işlemlerinin de elektronik ortamda yapılması, zorunlu olmamakla birlikte, şirketlerin kendi faydası için önem taşıyor.
Zaman ve Maliyet Tasarrufu
Yukarıda detaylı bir şekilde anlatıldığı gibi mutabakat, şirketler arası alacak-borç hesaplarının eşitlenmesi süreçlerini kapsıyor. Bu işlemler geleneksel mutabakatta e-posta, telefon, faks gibi yöntemlerle yapılırken; e-Mutabakatta tamamen elektronik olarak gerçekleşiyor. Böylece verilerin eşleştirilmesi, karşılaştırılması ve mutabakata çevrilmesi; mutabakatların takip, onay ve ret süreçlerinin tek kontrol paneli üzerinden yürütülmesi ve de ciddi bir zaman tasarrufu sağlanması mümkün oluyor. Şirket kendi verileri ile karşıdakini kolayca karşılaştırıp işlemlerine hızla devam edebiliyor. Ek olarak bir de söz konusu şirketler devletin sunduğu KEP adresine sahipse ve gönderim buraya yapılıyorsa, tüm süreç yasal zemine oturtularak yürütülmüş oluyor.
e-Mutabakat Neleri Kolaylaştırır?
Elektronik mutabakatın, geleneksel mutabakata kıyasla neleri kolaylaştırdığını biraz daha detaylı inceleyebiliriz:
Daha sağlıklı nakit akışı: Öncelikle bu yöntem, müşterilerinizle olan fatura ve nakit akışlarınızı daha sağlıklı takip etmenizi sağlıyor. Çok fazla fatura akışınınız varsa, tüm belgeleri tek tek kontrol etmek kolay olmuyor. Cari mutabakatı yapılmayan faturaların tahsilatları, ortaya çıkan hatalar/uyumsuzluklar nedeniyle gecikebiliyor. Tahsilat vadesi gecikince de şirketin nakit akışı doğrudan etkileniyor.
Hata azaltma: Elektronik mutabakat, verilerin tutarlılığını sağlıyor ve hataları en aza indiriyor. Bu da finansal tabloların ve raporların doğruluğunu artırıyor.
Hız ve verimlilik: Manuel mutabakat süreçleri zaman alabilir ve hata riski taşıyabilir. E-Mutabakat, işlemleri otomatikleştirerek süreci hızlandırıyor ve verimliliği artırıyor.
İzlenebilirlik ve denetim: Elektronik mutabakat süreci, her aşamada kimin ne yaptığını izleme ve denetleme olanağı sunuyor. İç ve dış denetim süreçlerini kolaylaştırması açısından önemli bir izlenebilirlik imkanı…
Kağıtsız çalışma ortamı: e-Mutabakat, kağıt kullanımını ve dolayısıyla da çevreye etkiyi azaltıyor. Aynı zamanda ofis içindeki depolama ve arşivleme maliyetlerini düşürüyor.
Esneklik ve uyum: e-Mutabakat çözümü, değişen iş gereksinimlerine kolayca uyum sağlayabilir. Bu çözümü kullanıyorsanız bir özel entegratörler işlerinizi yürütüyorsunuz demektir. Özel entegratör ise GİB’in yeniliklerini yakından takip eder ve bunlara hızlıca uyum sağlamanız için çalışır. Çöümü kullanırken ihtiyaç duyduğunuz yenilikleri de geliştirerek sisteme adapte edebilir. Sisteme yeni gereksinimler eklenebilir ve iş süreçleri güncellenebilir.
Mobil erişim: e-Mutabakat çözümü, mobil erişim imkanı sunarak kullanıcıların herhangi bir yerden işlem yapmasına olanak tanır. Bu nedenle sürekli masa başında olmaya gerek yoktur. İş süreçlerini daha da esnek hala getirir.
Maliyet tasarrufu: Online mutabakat süreci, iş gücü maliyetlerini azaltabilir ve kağıt, mürekkep, posta gibi geleneksel maliyetleri ortadan kaldırabilir.
Tüm bu kolaylıklarla birlikte şirketin finansal süreçlerini daha yönetilebilir kılmış olursunuz.
e-Mutabakatla İlgili Sık Sorulan Sorular
e-Mutabakat ile ilgili sık sorulan soruları da bu yazıda ele almak istiyoruz…
Belgeler Elektronik Ortamdayken Mutabakatlaşmaya Neden İhtiyaç Var?
e-Belgelerin elektronik olması süreçlerdeki insana bağlı hata faktörünü yüzde 100 ortadan kaldırmıyor. e-Fatura sizin sisteminizden çıktıktan sonra önce Gelir İdaresi Başkanlığı’na onaya, ardından da karşı tarafa onaya gidiyor. Belge sizden hatasız şekilde gitmiş olsa bile, karşı tarafın belgeyi onaylaması, kendi sistemlerine alması esnasında; yabancı para birimli fatura varsa kur farkından doğabilecek hatalar, faturanın reddi olan durumlarda ya da iade faturası kesilecek durumlarda ortaya çıkabilecek hatalar söz konusu olabiliyor. Bu da cari mutabakat kullanımını gönüllü olarak ‘zorunlu’ hale getiriyor. Mutabakat olmadan ilerlediğinde hata ya da hatalar söz gerçekleşirse, tüm şirketin nakit akışı o şekilde planlandığı için, sonradan düzeltme yapmak çok daha zor oluyor.
e-Mutabakatta KEP Entegrasyonu Mümkün Olur Mu?
KEP kullanımı için herhangi bir entegrasyona ihtiyaç duyulmuyor. KEP süreci normal bir mail kullanımı gibi ilerliyor.
e-Mutabakat İle İlgili Yapılan İşlemlerde Ele Alınan Bilgiler Geriye Dönük Olarak Ne Kadar Süre Saklanır?
Online mutabakat henüz GİB tarafından bir zorunluluk olarak belirlenmediği için, işlemlerle ilgili bir saklama süresi de bulunmuyor.
e-Mutabakat Kimleri Kapsamaktadır?
Elektronik mutabakat kullanımı hiçbir şirket/sektör için zorunlu olarak belirlenmemiştir. Mutabakatlarını dijital ortamda yönetmek isteyen tüm şirketler bu yöntemi kullanabilirler. Bunun için yalnızca bilanço esasına göre defter tutmak yeterlidir.
Sovos e-Mutabakat Çözümü
Yazının son bölümünde Sovos olarak sunduğumuz e-Mutabakat çözümü hakkında da bilgi vermek istiyoruz. e-Mutabakat sistemini kullanmak istiyorsunuz, peki bunun için nasıl bir süreç sizi bekliyor?
Sovos aracılığıyla e-Mutabakatı üç farklı yöntemle ile kullanabilirsiniz.
Bunlardan ilki: Web Servis Entegrasyonu. Eğer e-Mutabakat süreçlerini kendi ERP’niz ile yönetmek istiyorsanız Sovos Web Servis Entegrasyonu aracılığıyla gönderimlerinizi yapabilir, var olan mutabakatlarınızın durumlarını görüntüleyebilir, güncelleme, iptal vb işlemlerinizi yapabilirsiniz.
İkinci seçenek: SAP Çözümü. Yukarıda bahsedilen tüm çözümü, ayrı bir platforma ihtiyaç duymadan SAP’deki ekranlarınızdan takip edebilirsiniz.
Üçüncü seçenek: Manuel Kullanım. Manuel süreçlerde tüm işlemlerinizi e-Mutabakat portalı üzerinden yürütebilirsiniz.
Bu sistemler üzerinden mutabakat verilerini tarih, tür gibi kriterlere göre filtreleyebilir; göndermiş olduğunuz bütün mutabakatların durumlarını inceleyebilir, ne kadarının onaylandığını, ne kadarının onay beklediğini veya reddedildiğini görebilir ve pek çok farklı kritere göre raporlamalar yapabilirsiniz.
Portal kullanımı hakkında detaylı bilgi almak için ilgili webinarımızı izleyebilirsiniz. e-Mutabakat sistemi hakkında bilgi almak ya da sisteme geçiş yapmak için ise linke tıklayabilirsiniz.
