Bu yıl Polonya’da sürekli işlem denetimi mevzuatının birinci taslağının yayınlanmasından bu yana, Krajowy System e-Faktur (KSeF) adlı sürekli işlem denetimi çerçevesinin ve sisteminin geliştirilmesinde iyi bir ilerleme kaydedildi.

Birkaç kez tekrarlandıktan sonra sürekli işlem denetimlerine ilişkin mevzuat nihayet kabul edildi ve 18 Kasım 2021 tarihli Resmi Gazete’de yayımlandı. Sürekli işlem denetimi sistemiyle ilgili farklı hususları düzenleyen mevzuatın uygulanması, (ör. kimlik doğrulama ve gelen işlemler) hala devam ediyor. Teknik dokümantasyon ve test ortamı ise sürekli olarak güncelleniyor.

En son dokümantasyona göre, KSeF çerçevesinin en önemli özellikleri aşağıdaki şekilde sıralanıyor:

• Kapsam: KSeF, Polonya’nın yeni e-fatura sistemi ve sistemde işletmelere arası (B2B) ilişkilerde e-fatura kesmek, almak ve arşivlemek için merkezi bir platform kullanılıyor. İşletmeden tüketiciye (B2C) işlemlerde müşteri tarafından talep edilirse yapılandırılmış bir e-fatura kesilebiliyor. İşletmeden devlete (B2G) işlemler PEF adı verilen ve bir süredir kullanılmakta olan ayrı bir Peppol tabanlı sistemde yönetiliyor.
• Gönüllü aşama: Ocak 2022’den itibaren KSeF gönüllülüğe dayalı bir sistem olarak yürürlüğe giriyor; yani B2B işlemlerde bu e-fatura sisteminin kullanılması zorunlu değil. Sistemin benimsenmesini teşvik etmek için, sürekli işlem denetimi sistemini kullanmayı tercih eden vergi mükelleflerine, daha hızlı vergi iadesi ve SAF-T dosyası JPK_FA’yı (fatura raporu) iletme zorunluluğundan muafiyet gibi bazı imtiyazlar sunuluyor. Alıcılar KSeF üzerinden yapılandırılmış e-fatura almayı kabul etmezse, tedarikçiler yine de e-fatura kesmek ve bununla ilgili imtiyazlardan faydalanmak için KSeF’i kullanabiliyor. Yine de uygulama dışındaki alıcılara faturaları kabul edilen biçimde ve formatta (kağıt, PDF, EDI, vb.) göndermeye devam etmeleri gerekiyor.
• Zorunlu aşama: Sistemin 2023’te zorunlu hale gelmesi bekleniyor ancak henüz kesin bir tarih belirlenmedi.
• Onay süreci: KSeF, e-faturaların API ve program spesifikasyonlarına uygun şekilde ve düzenlenmiş yapılandırılmış, XML temelli bir formatta, yani FA_VAT formatında, merkezi bir platforma gönderildiği bir onay sistemidir. Sistem, faturayı programdaki spesifikasyonlara göre doğrularsa ve fatura doğrulama sürecinden geçerse, faturaya benzersiz bir kimlik numarası verilir. Bu numara, KSeF’te faturanın tanınmasını sağlar. Benzersiz kimlik numarasını taşıyan yapılandırılmış e-fatura, yasal fatura olarak kabul edilebilir ve KSeF üzerinden alıcıya gönderilir.
• Yeni yapılandırılmış e-fatura: Yapılandırılmış e-fatura, yani FA_VAT, yeni bir e-fatura türüdür zira KDV e-faturası kuralları altında gereken standart fatura verilerinden daha fazla veri, ör. ödeme verileri, gümrük vergilerinin ödenmesine ilişkin veriler, işlem koşullarıyla ilgili veriler içerir. Birçok şekilde 67 ortak alanla JPK_FA’ya benzerdir ve JPK_FA’yı gereksiz hale getirmektedir.
• Yapılandırılmış e-faturanın tutarlılığı ve özgünlüğü: KSeF üzerinden e-fatura kesme ve alma, Polonya’daki KDV yasasında e-faturaların tutarlılığı ve özgünlüğüyle ilgili olarak listelenen yöntemler (EDI, BCAT, e-imza, vb.) arasına eklenmiştir. Yani, gönüllü aşama boyunca tedarikçiler ve alıcılar, e-faturalarının tutarlılığını ve özgünlüğünü sağlamak için KSeF e-fatura sürecinden faydalanabilecek. KSeF zorunlu hale geldikten sonra, KDV yasasındaki tutarlılık ve özgünlükle ilgili gerekliliklere uyulması açısından e-faturaların KSeF üzerinden gönderilmesi ve alınması izin verilen tek yöntem haline gelecek.
• Kimlik doğrulama yöntemi: Sistemde vergi mükellefinin veya yetkili kurumun (ör. muhasebeci, üçüncü taraf hizmet sağlayıcı) kimliğinin doğrulanması için kabul edilen yöntemlerden biri doğrulanmış e-imza veya mühürdür (QES). Kimlik doğrulama sürecinin teknik olarak nasıl işleyeceğiyle ilgili ayrıntılar daha sonraki belgelerde doğrulanacaktır.
• Arşivleme: KSeF, gönüllü aşamada e-faturalarını sürekli işlem denetimi sisteminde arşivlemek isteyen vergi mükellefleri için arşiv özelliği de sunmaktadır. Zorunlu aşamada, e-faturalar otomatik olarak KSeF’te on yıl boyunca arşivlenecektir (GDPR gibi veri gizliliği kurallarına göre vergi mükellefinin yetkilendirmesine tabi olarak). Böylece vergi idaresi, saklanan e-faturalara hızla erişebilecek ve vergi denetimlerini daha kolay şekilde yapabilecek. Dolayısıyla, mevcut KDV kurallarında (Polonya KDV yasasının 112 ve 112a sayılı maddeleri) vergi mükelleflerinin e-faturalarını yasal saklama süresinin sonuna kadar saklamasına ilişkin zorunluluk geçersiz hale gelecek. Öte yandan vergi mükellefleri, vergi dairesine karşı bir ihtilaf olması durumunda ellerinde delil olması için e-faturaları kendi arşivlerinde muhtemelen saklayacaktır.

Polonyalı yetkililer, sistemin Ocak 2022’de kademeli olarak uygulanması için gerekli her tür belgenin ve detayın zamanında hazır olması için ciddi çaba sarf etti. Ancak süreçle ilgili belli başlı önemli detayların, güncellenmiş test ortamında netleştirilmesi beklenmektedir.

Polonya’da zorunlu SAF-T dosyasının ülkeye özgü bir versiyonu (JPK_V7M/K raporları) Ekim 2020’de yürürlüğe girmişti. O tarihten bu yana işletmeler, normalde KDV iadesinde görülen özet raporlama bilgileriyle birlikte ayrıntılı bilgileri faturalarının üzerinde belirtmek zorunda.

Maliye Bakanlığı yakın bir tarihte zorunlu JPK_V7M/K raporları üzerindeki değişiklikleri onayladı ve değişiklikler 1 Temmuz 2021’de yürürlüğe girdi. Öte yandan işletmelere bu değişiklikleri uygulamaları için yeterli zaman tanınması amacıyla, programdaki değişiklikler 1 Ocak 2022’den itibaren geçerlilik kazanacak.

Vergi daireleri, işletmelerin uygulama tarihinden çok daha önce gerekli teknik değişiklikleri yapabilmesi için programdaki yeni değişikliklerin taslak versiyonlarını hazırladı.

Öne Çıkan Hususlar

• Bölünmüş ödeme işareti kaldırıldı

Temmuz’da yapılan değişiklikle birlikte artık işletmeler, bölünmüş ödeme kullanıldığını göstermek için “MPP” özel fatura işaretini kullanmak zorunda değil. Bu nedenle, vergi daireleri tarafından yayınlanan yeni taslak programda “MPP” yer almıyor.

• Uzaktan satış işareti kaldırıldı ve değiştirildi

JPK_V7M/K yapısı ilk uygulandığında, sevkiyat veya nakliyenin başladığı tarihte ülke sınırları içinde yapılan uzaktan satış işlemlerinin “SW” şeklinde işaretlenmesi ve telekomünikasyon, yayıncılık / elektronik hizmetlerle ilgili belli işlemler için “EE” işaretinin kullanılması gerekiyordu. 1 Temmuz 2021 ile 31 Aralık 2021 tarihleri arasındaki bir geçiş dönemi boyunca, normalde “SW” olarak işaretlenen işlemler artık “EE” olarak işaretlenecek ve böylece “SW” artık bir seçenek olarak kullanılamayacak.

1 Ocak 2022’den itibaren işareti topluluk için uzaktan mal satışlarında ve Polonya dışındaki AB Üyesi Devletlerde kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine telekomünikasyon, yayıncılık ve elektronik hizmetlerin sağlanmasında “WSTO_EE” kullanılacak. Bu durum, 1 Temmuz 2021’den itibaren AB E-ticaret paketinin yürürlüğe girmesiyle çakıştığından, Polonya’nın “SW” ve “EE” işaretlerini tek bir işaret altında birleştirmesi şaşırtıcı değil.

Diğer değişiklikler

• Elektronik ara yüzler üzerinden mal temin eden vergi mükellefleri tarafından ülkeye mal temini için veya Polonya’da veya diğer Üye Devletlerde özel prosedürlerin (yani OSS veya IOSS programı) dışında yapılan bu tip mal teminleri için “IED” işareti kullanılacak.
• GTU tanımları, dahili belgeler (“WEW” olarak işaretli) ve yazar kasa raporları (“RO”) için geçerli olmayacak.
• Alıcı ile mal veya hizmet sağlayıcı arasındaki ilişkinin sadece Devlet Hazinesi veya yerel hükümet birimleri veya bunlara bağlı birliklerle olan ilişkiden kaynaklandığı durumlarda mal ve hizmet tedarikinde “TP” işaretinin kullanılması artık gerekli olmayacak.

Yukarıda anlatılan değişikliklere ek olarak Polonya farklı değişiklikler de yapmaya hazırlanıyor. Detaylı bilgi için buraya bakabilirsiniz.