İspanya Maliye Bakanlığı, işletmelerin ve meslek sahiplerinin faturalandırma süreçlerini destekleyen yazılım ve sistemlere ilişkin gereklilikleri belirleyecek olan düzenleme taslağını yayınladı. Yeni yasa, mevcut fatura kesme süreçlerini ciddi şekilde etkileyecek. Düzenlemeye göre Ocak 2024’ten itibaren fatura içeriğine ilişkin kare kod gibi yeni gerekliliklerin uygulanması ve fatura kayıtlarının oluşturulması zorunlu olacak.

Düzenleme aynı zamanda İspanya’daki ticaret sektörünü, özellikle de KOBİ’leri, mikro girişimleri ve serbest çalışanları dijitalleşmenin taleplerine uyumlu hale getirmeyi amaçlıyor. Bunun için işletmelerin ve girişimcilerin muhasebe, faturalandırma ve yönetim süreçlerini destekleyen bilgisayar programlarının standartlaştırılması ve modernleşmesi gerekli görülüyor.

Düzenlemenin kapsamı

Düzenleme, herhangi bir ekleme, eksiklik veya değişiklik olmadan fatura kayıtlarının bütünlüğünün ve korunmasının sağlanması, erişilebilir, okunabilir ve izlenebilir olması ve değiştirilemeyecek şekilde tutulmasını sağlamak için sistemlerin uyması gereken gereklilikleri ortaya koyuyor.

Aşağıdaki vergi mükellefleri, düzenlemede yer alan yeni kurallara tabi olacak:

• Muaf veya kısmen muaf olan kuruluşlar haricinde, kurumlar vergisine tabi olan vergi mükellefleri.
• Ekonomik faaliyetlerle gelir sağlayan gerçek kişilere uygulanan gelir vergisine tabi olan vergi mükellefleri.
• İspanya’da daimî bir işyeri olan ancak İspanya’da ikamet etmeyen kuruluşlara uygulanan gelir vergisine tabi olan vergi mükellefleri.
• Gelir tahsis sistemi altında ekonomik faaliyetlerde bulunan kişi ve kuruluşlar.

Yukarıdaki kategoriler kapsamına girmeyen şirketler düzenlemelere uymak zorunda değil ancak söz konusu kategorilerde yer alan şirketler 1 Ocak 2024’ten itibaren bilgisayar sistemlerini bu düzenlemeye uygun hale getirmekle yükümlü.

Fatura içeriğine ilişkin yeni gereklilikler: Tanımlama kodu ve kare kod

İşletmelerin ve serbest çalışanların faturalandırma süreçlerini destekleyen bilgisayar sistemleri veya elektronik sistemler ve programlar tarafından oluşturulan faturalarda, Maliye Bakanlığı’nın belirlediği teknik ve işlevsel özelliklere uygun şekilde oluşturulmuş bir alfa numerik tanımlama kodunun ve kare kodun yer alması gerekiyor.

Faturalandırma sisteminin gereklilikleri

Faturalandırma süreçlerini destekleyen bilgisayar sistemlerinin aşağıdakileri yapabilmesi gerekiyor:

• Her mal veya hizmet teslimi için, faturanın kesilmesi sırasında veya faturanın kesilmesinden hemen önce bir faturalandırma kaydı oluşturulmalı.
• Bilgisayar sistemi, oluşturulan tüm faturalandırma kayıtlarını, sürekli, güvenli, doğru, eksiksiz, otomatik, ardışık, anlık ve güvenilir şekilde Devlet Vergi İdaresi Kurumu’na (AEAT) gönderebilmeli.
• Sistem izlenebilir olmalı ve veri oluşturma sekansını doğrulamalı. Tüm sistem operasyonlarını ve kullanım sırasında gerçekleşen olayları toplayan bir olay günlük kaydı oluşturulmalı.
• Oluşturulan kayıtlar kullanıcı tarafından veya dahili veya harici yollardan değiştirilebilir olmamalı.
• Sistemler, gerekliliklere ve elektronik imzaya uygun şekilde faturalandırma kayıtlarına bir parmak izi veya ‘hash’ eklemeli.

Bu amaçlarla tüm bilgisayar sistemlerinin düzenlemede belirtilen tüm gerekliliklere uyacaklarını bir “sorumluluk açıklamasıyla” göstermesi isteniyor. Maliye Bakanlığı, daha sonra yeni bir düzenlemeyle söz konusu sorumluluk açıklamasında asgari olarak yer alması gereken hususları belirleyecek.

Faturalandırma kaydının içeriği ve kayıtların isteğe bağlı olarak iletilmesi

Faturalandırma kayıtları, içerikle ilgili olarak düzenlemede belirlenen bazı gerekliliklere uygun olmak zorunda.

Fatura yükümlülüklerini yerine getirmek için bilgisayar sistemleri kullanan vergi mükellefleri, isteğe bağlı olarak, bilgisayar sistemlerinin oluşturduğu tüm faturalandırma kayıtlarını elektronik yollardan otomatik şekilde AEAT’ye gönderebilir. AEAT’nin göndereceği resmi kabul iletisi şeklindeki yanıt otomatik olarak bu kayıtların, vergi mükellefine ait satış ve gelir defterlerine işlendiği anlamına gelecek.

Vergi idaresi denetimleri

AEAT bilgisayar sisteminin bulunduğu veya kullanıldığı konuma bizzat giderek veri kayıtlarına derhal tam erişim isteyebilir ve uygun durumlarda tam erişim için gerekli kullanıcı adını, parolayı ve diğer güvenlik anahtarlarını alabilir.

AEAT faturalandırma kayıtlarının bir nüshasını talep edebilir ve şirketler bunu elektronik formatta fiziksel veya elektronik yöntemlerle AEAT’a sunabilir.

İşletmeler arası e-fatura zorunluluğunda uygulama

Düzenleme, Kongre’de hala görüşülen ve onaylanması beklenen işletmeler arası e-fatura zorunluluğuna ilişkin kararname taslağı için belli bir kural içermiyor. Ancak, zorunluluk onaylanırsa, bu kararname taslağı kapsamında kesilen tüm işletmeler arası e-faturalar bu düzenlemede yer alan yeni kurallara uygun olmak zorunda olacak.

Sonraki adımlar

Bu yeni düzenleme İspanya’nın sürekli işlem denetimlerine doğru daha fazla ilerlemesini sağlamasa da önerinin Portekiz’deki fatura gereklilikleriyle birçok benzer yönü bulunuyor.

Bu kuralları ortaya koyan karar tasarısı 11 Mart 2022’ye kadar kamuoyunun istişaresine açık kalacak. Karar tasarısı onaylandıktan sonra Maliye Bakanlığı yeni gerekliliklere uymak için gerekli teknik ve işlevsel koşulları ve faturalandırma kayıtlarında şirketlerin paylaşması gereken bilgilerin yapısını, içeriğini, ayrıntılarını, formatını, tasarımını ve özelliklerini yayınlayacak.

Maliye Bakanlığı ayrıca parmak izi veya ‘hash’ kullanımında uygulanacak imza politikası ve gerekliliklere ilişkin gereklilikleri de yayınlayacak. Bu ayrıntılar yayınlandıktan sonra, İspanya’nın Portekiz’in yolundan mı gideceği, yoksa kendi yolunu mu çizeceği netleşmiş olacak.