W.R Grace, ERP bakım iş yükünü Sovos ile ortadan kaldırdı

BAŞARI HİKAYESİ

W.R. Grace & Co.

Sovos, W.R. Grace & Co. için iç kaynaklar ile SAP değişiklikleri ve bakım işlemlerinin yönetilmesi ihtiyacını ortadan kaldırarak şirketin global genişleme girişimlerine odaklanmasına olanak tanıdı.

Özet

Karşılaşılan Zorluklar

  • Birden fazla şirket içi çözüm ihtiyaçı

  • Konu hakkında yeterli uzmanlığa sahip olunmaması

  • Değişen ülke gereksinimlerinden kaynaklanan, bütçe planlaması yapılmamış SAP güncellemeleri

Çözüm

W. R. Grace, aşağıda belirtilen mevzuatlara uyumluluğun yönetilmesi için Sovos İşletmeden Devlete Bölgesel Raporlama platformunu tercih etti:
  • Brezilya’da geçerli olan Nota Fiscal
  • Meksika’da geçerli olan eContabilidad

Kazanımlar

  • Bölgesel platformlar SAP ile sorunsuz şekilde çalışır

  • Değişen mevzuatlar, işleri aksatmadan uygulanabilir

  • Tek bir kayıt sistemi kullanıldığından devlete yapılan raporlamada oluşabilecek tutarsızlıklar önlenir

Firma Hakkında

Kimyasal ürün ve malzeme sektörünün küresel lideri olan W. R. Grace & Co, dünya çapında 150’den fazla ülkede müşteri iş ortaklarının ürünlerini ve süreçlerini geliştiren yenilikçi ürünler, teknolojiler ve hizmetler sunuyor. Grace, 40’tan fazla ülkede yaklaşık 6.500 kişiye istihdam sağlıyor.

Karşılaşılan Zorluklar

W. R. Grace, Güney Amerika’daki karmaşık ve zorlu uyumluluk gereksinimlerinin şirket tarafından nasıl yönetildiğini inceledi. Şirketin ticari faaliyet gerçekleştirdiği her Güney Amerika ülkesinde farklı bir şirket içi e-fatura yönergesi uygulanıyordu. Bu farklı gereksinimler ve uyumluluk ortamında sıkça yapılan değişiklikler, aşağıda belirtilenler gibi iş sorunlarına neden oluyordu:

  • Her bir çözümü işletmeden devlete raporlama mevzuatlarındaki değişikliklere uyarlama ihtiyacı
  • Yerel işlem ve ayrı e-Fatura çözümü bilgilerinde yetersizlik
  • Her ülke değişikliğinde SAP’yi güncellemeye yönelik bütçesi belirlenmemiş ve planlanmamış çalışmalar

Çözüm

Sonuç olarak, bu karmaşık teknoloji altyapısının etkisi, uygulanan herhangi bir e-Fatura çözümünün kullanılamaması durumunda daha yüksek bakım maliyetlerinin oluşması ve iş faaliyetlerinin durması riskinin artmasına neden oldu ve şirketi Güney Amerika’da bölgesel bir çözüm aramaya itti. SAP ERP ile sorunsuz bir şekilde çalışan bölgesel bir platform, Grace’in en önemli gereksinimlerinden biriydi.

“Sovos çözümünü tercih etmemizin sebebi, Brezilya’da uygulanan Nota Fiscal ve Meksika’da uygulanan CFDI gibi bölgesel zorunlulukların işlenmesine yönelik tek bir platform sunmasıydı. Sovos, global SAP ERP ortamını yöneten çok uluslu şirketlere uyarlanmış çözümler sağlıyor.”

Srini Vanga

Kurumsal Uygulamalar Direktörü, W.R. Grace & Co.

Sonuçlar

Bulut ile şirket içi entegrasyonun gücü, SAP değişikliklerinin ve bakım işlemlerinin dahili olarak yönetilmesi yükünü ortadan kaldırıyor. SAP’nin devlete raporlama için kayıt sistemi olarak kullanılmasıyla Güney Amerika’daki yerel mevzuatlarla uyumluluk riskleri ve maliyetleri de önemli ölçüde azaldı.

Grace, Güney Amerika bölgesinde uyumluluğa ilişkin günlük iş yüklerinin kaldırılmasıyla dahili kaynakları SAP’de sürekli olarak yapılan değişikliklerden ziyade küresel yenilikler üretmeye odaklama olanağı elde etti.

Neden Sovos?

W. R. Grace, Meksika ve Brezilya’dan başlayarak tüm e-fatura mevzuatlarının işlenmesine yardımcı olması için Sovos İşletmeden Devlete Bölgesel Raporlama platformunu tercih etti.

Sovos bulut platformu, Grace için basitleştirilmiş bir uyumluluk ortamı sunarak mevzuat değişikliklerinin daha hızlı şekilde ve daha az iş aksaklığı yaşanarak uygulanmasına olanak tanıyor. Günlük işlem desteği ve SAP’de sunulan yasal yetkili kurum ile entegrasyon olanağı, her ülkede gerçekleşen mevzuat değişikliklerini proaktif olarak izleyip bunlara yanıt vermek için kaynakların ayrılması ihtiyacını ortadan kaldırıyor.

İşletmenizin e-fatura yükümlülükleriyle uyumlu olduğundan emin olun.

Sovos, regülatif gereksinimlerinizi sınırların ötesinde yönetmek için ihtiyacınız olan küresel uzmanlığı sunar.
Bugün bir uzmanla konuşun

Bu blog yazısı 9 Haziran 2023’te güncellenmiştir.

Şirketinde e-belgeleri kullanmaya başlayacak olan pek çok kişi e-Arşiv Fatura ne demek, e-Fatura ne demek öğrenmek istiyor. Bu yazıyı okuyarak e-Arşiv Fatura hakkında detaylı bilgi sahibi olabilir, e-Fatura’dan farkını öğrenebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura, belgelerin dijitalleşme sürecinde ortaya çıkan bir elektronik fatura türüdür. Bu faturayı e-Arşiv uygulaması aracılığı ile oluşturup, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere ve son kullanıcılara, elektronik ortam aracılığı ile gönderebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura ve e-Fatura Farkı

e-Fatura uygulaması ile elektronik ortamlarda hazırlamış olduğunuz faturaları sadece bu uygulamayı kullanan firmalara gönderebilirsiniz. Ancak e-Arşiv Fatura’yı, alım satım işlemleri yaptığınız firmalardan e-Fatura kullanıcısı olanlara da olmayanlara da gönderebilirsiniz.

Kimler e-Arşiv Fatura Kullanmalı?

Geçmiş dönemde yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzerinde olan ve sadece internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan firmaların zorunlu olarak geçiş yapması gereken bir tür olan e-Arşiv Fatura, günümüzde yeni kurulan şahıs şirketleri de dahil olmak üzere hemen her şirketin doğrudan kullanabildiği bir uygulama olarak biliniyor.

e-Arşiv Fatura Uygulamasına Nasıl Başvurulur?

e-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura’ya kayıt olması gerekiyor. Bunun için ise iki yöntem bulunuyor.

Bunlardan biri; firmaların kendi oluşturdukları altyapı, yazılım sistemi ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) entegre bir şekilde fatura oluşturdukları ve raporunu GİB’e bildirdikleri doğrudan entegrasyon yöntemi. Firmalar bu yöntemde süreci tamamen kendileri yönetmekte olup e-Arşiv raporlamasında kullanmak üzere gerekli olan mali mühür ve zaman damgasını da kendileri sağlamak durumundadır.

Bir diğer yöntem ise; altyapı, yazılım sistemi dahil olmak üzere gerekli tüm sistem ve sürecin GİB tarafından onaylanmış olan özel entegratör firmalar tarafından yönetildiği özel entegratör yöntemidir. Burada firmalar özel entegratörler tarafından sağlanan uygulamalar aracılığıyla faturalarını hazırlar, alıcı tarafa gönderir ve raporlar.

e-Arşiv Fatura Avantajları

Bu uygulamaya geçmeniz ile artık kağıt faturaları kullanmayacaksınız ve kağıt masraflarınız olmayacak. Böylece hem firmanız maddi olarak kara geçecek hem de kağıt kullanmayacağınız için daha az ağaç kesimi meydana gelecek, böylece çevreyi de korumuş olacaksınız.

e-Arşiv uygulaması ile fatura ve belgelerinizin arşivlenme işlemleri daha da kolaylaşacak ve arşivleme işlemleri için harcanan maliyetlerinizde de azalma olacak. e-Arşiv Fatura sistemi ile uluslararası standartlara uygun bir politika izleyecek ve çağa ayak uydurmuş olacaksınız. Bu sistemde birlikte çalıştığınız şirketlerle aranızdaki belge gönderimi elektronik ortamda hem daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşecek hem de güvenli şekilde belgeleriniz muhafaza edilebilecek. Daha detaylı açıklamak gerekirse. E-Arşiv Fatura kullandığınızda:

Ayrıca:

Harekete Geçin

Türkiye’deki e-Dönüşüm uygulamalarına ilişkin son güncellemeler ve zorunluluk kapsamları hakkında tüm detayları öğrenmek için uzman ekibimizle iletişime geçin.

e-Arşiv; faturaların düzenlenmesi, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflerle son kullanıcılara, elektronik ortamdan gönderme imkânı sağlayan bir çözümdür.

e-Arşiv Fatura, muhasebe sistemine entegre şekilde çalışan fatura kesme, raporlama ve saklama dijital çözümüdür. e-Faturaların düzenlenmesi e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflerle son kullanıcılara, elektronik ortamdan gönderme imkânı e-Arşiv uygulaması ile sağlanmaktadır.

Maliye Bakanlığı vergi usulleri çalışmalarındaki gelişmeler e-Ticaret yapan firmaların e-Arşiv Fatura zorunluluğu olduğunu gösteriyor. İnternetten ürün ve hizmet satan, cirosu bir milyon ile beş milyon arası olan firmalar e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kullanmak zorundalar. İlgili firmalar e-Ticaret faaliyet bildirim formu da göndermek zorundalar.

e-Arşiv Fatura’ya Ne Zaman Geçilmeli?

Vergi beyannamesini verdikten sonra altı ay içerisinde e-Arşiv kullanmaya geçmek gerekiyor. Eğer ciro beş milyonu geçiyorsa firmanın ya da işi yapan şahısların e-Arşiv Fatura zorunluluğu ve e-Fatura zorunluluğu vardır. İlgili hesap dönemine ait gelir beyannamesini verdikten sonra altı ay içinde e-Arşiv hazırlıklarınızı tamamlamanız gerekiyor.

e-Arşiv Fatura zorunluluğu gözünüzü korkutmasın. Çünkü bu uygulama işlerinizi çok kolaylaştıracak ve maliyeti düşürecek bir uygulamadır. Sovos Foriba olarak firmanız için sisteme entegre olacak şekilde e-Arşiv Fatura uygulaması hizmeti sunuyoruz. Vergi İdaresi usullerine uygun olarak hazırlanan e-Arşiv uygulamasına işlem karmaşası yaşamadan bizimle rahatlıkla geçebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Avantajları Nelerdir?

e-Arşiv Fatura, faturalarınızın son kullanıcıya kesilmesini, raporlanması, mail yoluyla fatura gönderme, fatura içeriğine reklam ve mesaj ekleme, tüm faturaların düzenli olarak arşivlenmesi, zaman ve mekân sorunu olmadan görüntülenmesi gibi avantajlar sağlar. Hızlı ve kolay dijital çözümler sunan uygulamalara firmamız avantajları ile sahip olabilirsiniz.

Devletin e-Arşiv Fatura ve e-Fatura kullanma zorunluluğu konusunda hiç bir karmaşık işleme gerek kalmadan sunduğumuz e-Arşiv uygulaması ile kolayca e-Arşiv Fatura kullanmaya başlayabilirsiniz. e-Arşiv Fatura işlerinizin çok kolaylaştıracak bir dijital uygulamadır. Bu uygulama sisteminize entegre edilerek en kolay şekilde kullanmanız sağlanır.

Faturaların hazırlanması ve gönderilmesi e-Arşiv Fatura ile yirmi dokuz saniye sürer. Faturaların kaybolma ya da faturalarda hata yapılma gibi sorunlar ortadan kalkar. Vergi incelemelerinde usullere uygun arşiv sunulur. e-Arşiv Fatura güvenilir ve kolay bir uygulamadır. Sovos Foriba olarak sizlere en güvenilir ve sisteminize en uygun e-Arşiv Fatura uygulamalarını kolayca kullanmanızı sağlayacak özel seçenekler sunmaktayız.

Royal Philips, SaaS’ye Sovos ile geçiş yaptı

BAŞARI HİKAYESİ

Royal Philips

Royal Philips, Sovos İşletmeden Devlete Raporlama çözümünü uygulayarak manuel olarak yapılan altyapı bakımı işlemlerini ortadan kaldırdı ve raporlama sürecini geliştirdi.

Özet

Karşılaşılan Zorluklar

  • Philips’in şirkete büyük bir iş yükü getiren ve iç kaynaklara önemli ölçüde yüklenen 140’tan fazla eski sistemi bulunuyordu.
  • Mevcut şirket içi platformu, yaklaşan NF-e uygulamasının işlenmesi için önemli bir yükseltmeye ihtiyaç duyuyordu. Sovos İşletmeden Devlete Raporlama çözümü, eski şirket içi çözümün yerini alarak altyapı gereksinimlerini manuel olarak sürdürme ihtiyacını ortadan kaldırdı.

Çözüm

  • Sovos İşletmeden Devlete Raporlama eski şirket içi çözümün yerini alarak altyapı gereksinimlerini manuel olarak sürdürme ihtiyacını ortadan kaldırdı.

Kazanımlar

  • Philips, bakım maliyetlerini %80 oranında düşürdü ve çalışan verimliliğini %25 oranında artırdı.
  • Şirket, raporlama işlemlerinde otomasyon özelliği sayesinde raporlamaya ayrılan gerekli dahili kaynakları azalttı.

Firma Hakkında

Hollandalı şirket Royal Philips, sağlık, tüketici yaşam tarzları ve aydınlatma sektörlerinde yaptığı anlamlı yeniliklerle insanların hayatlarını iyileştirmeye odaklı ürünler üretiyor. Amsterdam merkezli Royal Philips, kalp hastalıkları tedavisine yönelik araçların yanı sıra akut tedavi ve ev ürünleri, enerji tasarruflu aydınlatma çözümleri ve yeni aydınlatma uygulamaları, erkeklere yönelik tıraş ve bakım ürünleri ile ağız sağlığı ve bakımı ürünleri sektörlerinde lider konumdadır.

Karşılaşılan Zorluklar

Philips’in küresel mimarisi ve BT departmanı, Brezilya’daki çeşitli iş birimlerine yenilik ve destek hizmeti sağlamayı amaçlıyordu. Ancak yıllık rutin bakım işlemlerinin gerçekleştirilmesi için Philips’in sayısı 140’ı aşan eski sisteminde kapsamlı işlemler yapılması gerektiğinden, kullanılan teknoloji eskime belirtileri gösteriyor ve destek birimleri için iş yükü oluşturuyordu. Philips’in o zamanlarda kullandığı şirket içi sistemin yükseltilmesi gerekince sorun daha da karışık bir hal aldı.

Çözüm

Philips’in e-Fatura (NF-e) düzenlemek için mevcut sistemini önemli ölçüde yükseltmesi ve altyapısını koruması veya gerekli işlemleri daha verimli bir şekilde gerçekleştirebilecek bir SaaS çözümü bulması gerekiyordu. Şirket piyasayı analiz etti ve eskimiş uygulamalardan kurtulması gerektiğine karar verdi.

“Karşılaştığımız en büyük zorluk, Philips’in ERP platformumuzu temel alan global BT mimarisi ve stratejisiydi. Global ekibimiz, Sovos sisteminin benimsenmesini onayladı ve bu çözüm Phlips’in genel mimari stratejisinin bir parçası haline geldi.”

Alexander Quinze

CIO & İşlemsel Mükemmellik Başkanı, Royal Philips

Kazanımlar

Philips, Sovos İşletmeden Devlete Raporlama çözümünü uygulayarak artık altyapı yönetiminden sorumlu olmadığı için bakım maliyetlerinden %80 oranında tasarruf etti. Ayrıca, uzun zaman alan raporlama işlemlerine ayırdığı kaynaklardan da tasarruf etti.

Sonuçlar

Philips, Sovos platformunun kullanılabilirliği ve güvenilirliği sayesinde Brezilya’da bulunan tüm iş birimlerindeki çalışanların üretkenliklerinde %25 artış elde etti. Sorunsuz olarak gerçekleşen geçiş süreci, kullanıcıların günlük işlemlerini herhangi bir şekilde etkilemezken, devam eden operasyonlar Hizmet Düzeyi Sözleşmesi (SLA) %99,9 olan bir kurumsal destek ekibi tarafından desteklendi.

Ürün benzersiz olduğu için Philips’in kurumsal BT ekibi Sovos çözümünü ayrıntılı olarak denetledi. Değerlendirme sürecinin ardından, şirkete özel bir güvenlik gereksiniminden dolayı değerlendirme ekipleri, son mimaride küçük bir değişiklik yapılması gerektiğini belirledi. Brezilya’da başarılı olan uygulama işlemi, Philips’e çözümü ticari faaliyet gösterdiği diğer Güney Amerika ülkelerinde de kullanma fırsatı tanıdı.

Neden Sovos?

Philips, dört farklı sağlayıcının dahil olduğu rekabetçi bir seçim sürecinin ardından, Sovos İşletmeden Devlete Bölgesel Raporlama platformunu tercih etti. Sovos’un, karmaşık bir sistemde manuel bakım işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerekliliğini ortadan kaldıran raporlama işlemlerinin otomatikleştirilmesi için sunduğu özellikler tercih edildi.

Proje iki aşamaya ayrıldı: kuruluş çapında uygulama işlemi üç aylık süreç boyunca kademeli olarak gerçekleştirilirken NF-e uygulamasının düzenlenmesine öncelik verildi.

İşletmenizin e-Fatura yükümlülükleriyle uyumlu olduğundan emin olun.

Sovos, regülatif gereksinimlerinizi sınırların ötesinde yönetmek için ihtiyacınız olan küresel uzmanlığı sunar.
Bugün bir uzmanla konuşun