Türkiye’de e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kullanımının genele yayılmasıyla, şirketlerin fatura süreçleri sistemleşti, hata payı azaldı ve vergi cezaları konusundaki riskler büyük ölçüde ortadan kalktı. Bununla birlikte sistemler dijitalleşse de insan kaynaklı hatalar hala yapılabiliyor ya da farklı sorunlarla karşılaşılabiliyor. Şirketlerin maddi ve manevi kayıp yaşamaması için bu yazıda en sık yapılan e-Fatura ve e-Arşiv fatura hatalarını ve bu hataların GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) mevzuatına uygun olarak nasıl düzeltilebileceğini ele alıyoruz.
E-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemlerinde en çok rastlanan hatalar arasında yanlış vergi oranı kullanımı, alıcı bilgileri hataları, tarih ve saat uyumsuzlukları, iptal süresi dışında kalan fatura iptalleri yer alıyor.
Yanlış Vergi Oranı Uygulamak (KDV, ÖTV Hataları)
E-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemlerinde en yaygın hatalardan biri, KDV veya ÖTV oranlarının yanlış hesaplanması olarak öne çıkıyor. Örneğin; Bazı sektörlerde, belirli ürünler için %10 KDV oranı uygulanması gerekirken, işletmelerin %20 oranını otomatik olarak seçmesi sıkça rastlanan bir hata. %10 KDV oranı yerine, fatura bilgilerine %20 girilmesi hem işletmenin finansal tablolarında tutarsızlıklara hem fazla vergi tahsiline hem de müşteriden gereksiz yüksek ücret alınmasına neden olabiliyor. Vergi oranları zaman zaman değişebildiği için, yılbaşı ya da mali yıl başlangıcı gibi bu değişim zamanlarında, yürürlüğe giren değişikliklerin sistemlerde güncellenmemesi durumunda, işletmeler eski oranlarla fatura kesmeye devam edebiliyor. Ya da değişikliklerin birkaç gün içinde hızla yapılması beklendiği için şirketler değişimin hızına ayak uyduramayabiliyor. Bu da hatalı vergi tahsilatı ve vergi beyanı anlamına geliyor.
Vergi oranı konusundaki hatalar bununla sınırlı kalmıyor. Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) sadece alkollü içecekler, tütün, motorlu taşıtlar, akaryakıt gibi belirli ürün grupları için geçerli. Ancak bazı muhasebe yazılımlarında bu ürün grupları doğru etiketlenmediğinde, ÖTV’ye tabi olmayan ürünlere de vergi uygulanabiliyor. Bu da hem alıcının itirazına hem de vergi dairesinden düzeltme talebine yol açabiliyor.
İhracat işlemleri ise genellikle KDV’den muaf. Ancak bazı işletmeler, alışkanlıkla bu tür işlemler için de KDV hesaplayıp, faturada gösteriyor. Bu durum hem firmanın nakit akışını olumsuz etkiliyor hem de vergi iadesi sürecinde karmaşaya neden oluyor.
KDV oranları tarafında yapılan bir diğer e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura hatası bir ürüne yanlışlıkla hem KDV hem de ÖTV’nin aynı anda uygulanması. Böyle durumlarda, müşteri iki kez vergi ödemek zorunda kalabiliyor. Bu da iade ve düzeltme işlemlerini zorlaştırıyor, müşteri memnuniyetini de düşürüyor.
Yanlış Alıcı Bilgileri ile Fatura Düzenleme
E-Fatura veya e-Arşiv Faturalar düzenlenirken en sık yapılan ikinci hata faturada alıcı bilgilerinin eksik ya da hatalı girilmesi. e-Faturada alıcının unvanının eksik ya da yanlış girilmesi gibi durumlar ise faturanın geçerliliğini yitirmesine neden olur.
Yanlış Tarih ve Saat Kullanımı
İlgili işlemden farklı bir tarih girilmesi de fatura geçerliliğini etkileyen kritik hatalardan biri. Özellikle yıl sonu ya da ay sonu gibi önemli finansal dönemlerde bu hata büyük sorunlara yol açabilir. Fatura tarihi ile gerçekleşen işlemin tarihinin uyuşmaması hem muhasebesel hem de hukuki anlamda ciddi sorunlara yol açabilir. Bu tarz durumlarda karşı tarafın bu faturayı kabul etmemesi ve iade sürecine girilmesi mümkündür.
Fatura İptali veya İptal Süresi Aşımı
Yanlış kesilen faturaların düzeltilmesi mümkündür, ancak bunun mevzuata uygun şekilde yapılması gerekir. Aksi durumda, hatalı fatura geçerli sayılır ve işletmeye ceza yazılabilir.
Bu tür hataların düzeltilmesi için öncelikle faturanın türünün doğru belirlenmesi önemlidir. Eğer söz konusu fatura bir e-Fatura ise, Türk Ticaret Kanunu’nda tanımlanan iptal ve red kurallarına uyulmalıdır. E-Fatura, düzenlenme tarihinden itibaren 8 gün içinde, tarafların karşılıklı onayıyla iptal edilebilir. Bu süre aşılmışsa, fatura bir red mektubu ile resmen reddedilebilir. Bu işlemler genellikle GİB portalı veya yetkilendirilmiş entegratör sistemleri üzerinden yürütülür.
E-Arşiv faturalar için iptal süresi, düzenleme tarihinden itibaren 8 gündür. İptal işlemi genellikle satıcı tarafından dijital ortamda veya yazılı beyan yoluyla başlatılır. Bu iptallere ilişkin kayıtların saklanması önemlidir; çünkü ileride doğabilecek hukuki ihtilaflarda delil niteliği taşır. 8 günlük süre aşıldığında ise hataların düzeltilmesi çok daha zor hale gelir.
E-Fatura İptali ve Red Süreci: Adım Adım Rehber
Yanlış bir fatura kesildiğinde neler yapıldığını adım adım şu şekilde de açıklayabiliriz:
- Alıcıya Bildirim: Hatalı fatura kesildiği alıcıya bildirilir.
- İptal Talebi: e-Fatura sisteminde iptal talebi oluşturulur (GİB portalı veya özel entegratör).
- Red Mektubu: Eğer iptal mümkün değilse, alıcı taraf faturayı reddedebilir.
- Yeni Fatura: Doğru bilgilerle yeni fatura kesilerek süreç tamamlanır.
E-Fatura ve e-Arşiv Hatalarını Önlemek İçin En İyi Uygulamalar
e-Fatura ve e-Arşiv Faturaların düzenlemesinde sık sık hatalar yaşıyorsanız ya da az da olsa bu hataları yaşamamak istiyorsanız önleyici adımlar atmanız faydalı olacaktır. Yapay zekanın sistemlere entegre edilmesiyle artık sistemlerin kendi içinde kontrol mekanizmaları geliştirilmesi mümkün oluyor. Sistem dönüşümlerinizi planlarken bu özellikleri dikkate alabilirsiniz. Otomatik doğrulama sistemleri kullanmanın yanı sıra fatura kesiminden önce tüm verileri kontrol etmeye daha çok özen gösterebilir, konuyla ilgili personel eğitimlerini periyodik olarak tekrarlayabilir ve GİB’in güncel mevzuatını yakından takip ettiğinize emin olabilirsiniz.
Mevzuata Uygun Fatura Düzeltme Yöntemleri: GİB ve Vergi Usul Kanunu Kapsamında Güncel Düzenlemeler
E-fatura ve e-Arşiv Fatura iptal ve iade işlemlerinin GİB’in belirlediği kurallara göre yapılması gerekir. e-Faturalar sadece sistem üzerinden iptal edilebilir. Şirketlerin sadece kendi aralarında anlaşarak faturalar iptal etmesi mümkün değildir, mutlaka dijital sistemler üzerinden işlem yapılmalıdır. e-Arşiv iptalleri, iptal mektubu veya dijital onayla yapılmalıdır.
E-Fatura ve e-Arşiv Hatalarının İşletmelere Etkisi ve Çözüm Önerileri
Faturalarda yapılan hatalar sadece teknik bir sorun olarak değerlendirilmemelidir. Yanlış düzenlenen faturalar, şirketlerin mali tablolarında sapmalara, nakit akışında dengesizliklere, müşterilerde güvensizlik yaratılmasına, denetimlerde usulsüzlüklerle karşılaşılmasına ve en önemlisi de maliye bakanlığı tarafından uygulanabilecek para cezalarına neden olabilir. Vergi Usul Kanunu’na göre yanlış düzenlenen her fatura için ciddi para cezaları söz konusudur. Bu nedenle fatura düzenleme süreci dijitalleşse bile, insan hatasını minimize edecek kontrollerin mutlaka kurulması gerekir.
Bu kontroller; sistem içi denetim mekanizmaları, çift taraflı onay prosedürleri, güncel mevzuat takibi ve personel eğitimleri yoluyla sağlanabilir. Ayrıca Sovos gibi alanında uzman yazılım ve hizmet sağlayıcıları ile çalışmak, bu süreçlerde hem zamandan tasarruf sağlar hem de mevzuata tam uyum konusunda avantaj yaratır.
Dijital faturalama sistemleri, doğru ve bilinçli kullanıldığında işletmeler için büyük bir avantajdır, çağın en önemli ihtiyaçlarından biridir. Ancak bu sistemlerin getirdiği kolaylıklar, hatalı kullanım durumunda risklere de açık hale gelir. E-Fatura ve e-Arşiv faturalarda yapılan hataların doğru bir şekilde düzeltilmesi ve tekrar etmemesi için uygun süreçlerin kurulması şarttır. Bu anlamda, GİB mevzuatına uygun hareket ederek hem cezai yaptırımlardan korunabilir hem de iş sürekliğini sorunsuz şekilde yürütecek bir altyapı oluşturabilirsiniz.
Konuyla ilgili sorularınız ve daha fazla bilgi için bize ulaşabilirsiniz.
