e-Fatura Keserken Nelere Dikkat Edilmeli?

e-Dönüşüm uygulamaları arasında en yaygın kullanıma sahip olan e-Fatura hakkında kullanıcılar sıklıkla “e-Fatura nasıl kesilir”, “e-Fatura nasıl düzenlenir?”, “kesilmiş bir e-Faturayı reddetmek mümkün mü?”, “e-Fatura nasıl iptal edilir?”, “mali mühür olmadan e-Fatura kesilir mi?”, “şahıs şirketi için e-Fatura nasıl kesilir?” gibi sorular yöneltiyor. e-Fatura keserken dikkat edilmesi gereken önemli konularla ilgili soruları Sovos uzmanları yanıtladı… 

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

Kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan e-Fatura, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri gereği bir faturada yer alması gereken bilgileri içeren, satıcı ve alıcı arasındaki iletimin elektronik olarak gerçekleştiği bir belge türü. Veri format ve standardı ise Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen bu elektronik belge türü, Türkiye’de Mart 2010’dan bu yana kullanılıyor. GİB, belirli aralıklarla tebliğler yayınlayarak e-Fatura kullanımına yeni düzenlemeler getiriyor. E-Fatura ile ilgili güncel düzenlemeleri linkte yer alan GİB’in internet sitesinden takip edebilirsiniz.  

E-Dönüşüm uygulamalarına katılanların e-Fatura uygulaması ile ilgili ilk olarak akıllarına en çok takılan konulardan biri e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki farklar. Özünde aynı işlevi gören bu iki faturadan elektronik fatura yalnızca e-Fatura kullanıcılarına kesilip gönderilebilirken; e-Arşiv Fatura ise göndericinin e-Fatura mükellefi, alıcının ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kâğıt fatura kullanıcısı veya son kullanıcı olması durumunda kullanılabilen bir uygulama. 

e-Fatura Kesmesi Zorunlu Olan İşletmeler Hangileridir?

GİB’in yayınladığı son tebliğ ile e-Fatura kesmesi zorunlu olan işletmeler şöyle belirlenmiştir: 2022 hesap dönemi içinde 3 milyon TL’lik brüt satış hasılatı sınırını sağlayan şirketlerin 1 Temmuz 2023 itibarıyla e-Fatura kullanımı zorunludur. Buna ek olarak aşağıdaki sektörlerden birinde faaliyet gösteren ve 2022 yılı hesap dönemi içerisinde 500 Bin TL’lik brüt satış hasılatı sınırını sağlayan şirketlerin de 1 Temmuz 2023 itibarıyla e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasını kullanmaya başlaması zorunlu olmuştur. Ayrıntılı bilgiyi “Temmuz 2023’te e-Fatura: Kullanmaya Başlamak İçin Bilmeniz Gerekenler” blogumuzda bulabilirsiniz. 

• e-Ticaret ile uğraşan mükellefler ve aracı hizmet sağlayıcıları:

1. Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında başkalarına ait iktisadi ve ticari faaliyetlerin yapılmasına elektronik ticaret ortamını sağlayan gerçek ya da tüzel kişi aracı hizmet sağlayıcıları, 
2. İnternet ortamında gerçek ve tüzel kişilere ait gayrimenkul, motorlu araç vasıtalarının satılmasına veya kiralanmasına ilişkin ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri veya işleticileri,
3. İnternet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracıları ile kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren mükellefler. 

• Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükellefler. 

e-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Faturayı, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesinde bulunan e-Fatura portalı üzerinden hazırlayabilir ya da Sovos gibi GİB’den onaylı özel entegratörlerden biri sayesinde de e-Fatura kesmeye başlayabilirsiniz. Hız, erişilebilirlik, belgeleri saklama, yasal uyumluluk süreçlerinizi sizin adınıza takip etme gibi ek faydalar da düşünüldüğünde özel entegratör ile çalışmak avantajlı bir seçenek olarak öne çıkıyor.

Şahıs Şirketi İçin e-Fatura Nasıl Kesilir?

Yasal kapsama dahil olan şahıs şirketleri halihazırda e-Fatura mükellefidir. Eğer mükellef değilse de şahıs şirketleri e-Fatura kullanımını gönüllü olarak tercih edebilir. e-Fatura kullanımı başladıktan sonra şahıs şirketleri de faturalarını tüm e-Fatura mükellefleri ile aynı şekilde GİB’in portalı üzerinden ya da özel entegratörleri aracılığıyla kesebilirler. 

e-Fatura Nasıl İptal Edilir?

e-Fatura’nın iptal ve iade süreci teknik olarak kâğıt fatura ile aynıdır. Düzenleyen şirket, kestiği bir fatura için e-Fatura iptal ve itiraz portalı üzerinden iptal talebinde bulunabilir. Talep, alıcı mükellefin e-Fatura iptal ve itiraz portalına iletilir. Ardından karşı tarafın da onayı ile birlikte temel faturanın iptali gerçekleşir. E-Fatura iptal ve iade işlemleriyle ilgili blogumuzu buradan okuyabilirsiniz.    

Ticari e-Fatura İptali

Ticari e-Fatura’da iptal işlemi ‘gönderen’ tarafından gerçekleştirilemez. Faturanın alıcı tarafından 8 günlük süre içerisinde ret uygulama yanıtı ile reddedilmesi halinde bir iptal durumu söz konusu olur. Faturanın 8 günlük süre içinde reddedilmemesi halinde ise fatura kabul edilmiş sayılacaktır. 

e-Fatura Reddedilebilir Mi? 

e-Fatura reddetme konusunda “Temel e-Fatura” ve “Ticari e-Fatura” senaryolarına ayrı ayrı bakmak gerekir. 

Temel e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya konmuş, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip ve fatura alıcısının sistem üzerinden reddetme olanağı olmayan elektronik fatura senaryosudur. Temel e-fatura senaryosunda, alıcının faturayı sistem üzerinden reddetme şansı yoktur. Bu nedenle alıcı ya da satıcı taraf, e-Fatura’nın iptal işlemi için ‘e-Fatura İptal Portalı’ üzerinden öncelikle fatura numarasını ve faturanın toplam tutarını girmelidir. Mali mühür ile imzalandıktan sonra karşı tarafa ‘iptal talebi’ olarak gönderilmesi ve karşı tarafın talebi onaylaması gerekir. Muhatabın iptal talebini onaylaması ile e-fatura reddedilmiş olur. 

Ticari e-fatura ise temel e-Fatura’dan farklı olarak alıcıya onay ve ret seçeneği sunar. Ticari e-Fatura reddi, faturayı gönderen tarafından yapılamaz. Alıcı tarafın Ticari e-Fatura’yı 8 gün içinde reddetmesi gerekir. Faturanın 8 gün içerisinde reddedilmemesi halinde ise söz konusu fatura kabul edilmiş sayılacağından faturanın iptali ancak iade faturası kesilmesi yoluyla mümkündür. 

Elektronik faturalar, düzenlendikten sonra belirli bir süre boyunca saklanmak zorundadır. Faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet portalı üzerinden düzenleniyor olsa da saklama işlemi mükellefin sorumluluğundadır. Mükelleflerin düzenlenen faturaları kendi firmalarının bilgi işlem sistemlerinde saklamaları ya da GİB’den saklama hizmeti yetkisi almış kuruluşlar tarafından saklanmasını sağlamaları gerekir.  

Sovos, faturalarınızı dijital olarak 10 yıl saklayarak hem kaybolmasını önler hem de dilediğiniz zaman hızlı bir şekilde ulaşabilmenizi sağlar. Sovos e-Arşivleme; ülke uyumluluk haritaları, koruma setleri, zaman damgaları, imzalama ve doğrulama hizmetleri dahil 60’tan fazla ülke için evrensel ve uyumlu elektronik fatura  arşivleme özelliği sunar. Denetim sonrası özellikleri ile sizi beklenmedik denetimlere karşı korur ve Sovos uzmanlarının takip ettiği yerel uyumluluk gereksinimlerine göre otomatik olarak güncellenir. 

Ünvan Değişiklikleri e-Fatura Süreçlerine Nasıl Yansımalı?  

e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcının, ünvanının değişmesi halinde bu değişikliğe ait Ticaret Sicil Gazetesi’nin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla başvurması gerekmektedir. Bunun yanı sıra yeni ünvana ait mali mühür temini için de yine elektronik ortamda Kamu Sertifikasyon Merkezine başvurulması gerekir.  

Peki “mali mühür olmadan e-Fatura kesilebilir mi?” 

e-Fatura sistemindeki ünvan, dilekçeye istinaden güncellenecek olup, mükellef yeni mali mühürlerini temin edene kadar, eski ünvana ait mali mühürleri ile işlem yapmaya devam edebilir. 

e-Fatura Gönderme Süresi Nasıl Olmalıdır? 

e-Fatura kâğıt fatura ile aynı düzenlemelere  tabi olduğu için kâğıt faturalar için geçerli olan hüküm elektronik faturalar için de geçerli. Buna göre e-Fatura’da da fatura düzenleme süresi malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren 7 gün olarak belirlenmiştir. e-Fatura, sistem üzerinde oluşturulup yedi gün içerisinde alıcı tarafa iletilmelidir. 

Geriye Dönük Olarak, İstenen Herhangi Bir Tarihe e-Fatura Kesilebilir Mi? 

Faturaların, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren 7 günlük süre içerisinde düzenlenmesi gerekir. Bu nedenle 7 günlük süre haricinde geriye dönük e-Fatura kesilmesi mümkün değildir. 

e-Fatura İtiraz Süresi Ne Zaman Başlar? 

e-Fatura’ya itiraz için gerekli süre, faturanın alındığı tarihten itibaren 8 gün olarak kabul edilir.  

Türk Ticaret Kanunu’nun 21/2 maddesinde “Bir faturayı alan kimse aldığı tarihten itibaren 8 gün içinde, içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa içeriğini kabul etmiş sayılır.” hükmü yer alır. Buna göre; faturaya itiraz için gerekli süre, bu faturanın alındığı tarihten itibaren 8 gün olarak kabul edilir. Faturayı alan tarafın, buna 8 gün içinde itiraz edebilmesi için her şeyden önce bu süre içinde bulunduğunu belgelemesi ve faturayı düzenleyen tarafa da itiraz ettiği tarihin, faturayı teslim aldığı tarihten itibaren 8 günlük süre içinde olduğunu belirtmesi gerekir. 

e-Fatura Kullanmak Neden Gerekli? 

Dijitalleşmenin en önemli ayaklarından biri e-Dönüşüm’e geçiş yapmaktır. e-Dönüşüm’e geçiş yaparak ön muhasebe süreçlerinizi dijital ortama taşıyabilir, e-Dönüşüm ürünlerinin sunduğu avantajlardan faydalanabilirsiniz. Özellikle e-Dönüşüm ürünlerinin en önemli oyuncularından biri olan e-Fatura ile faturalarınızı elektronik ortama taşıyarak zaman, maliyet ve iş gücünden hiç de azımsanmayacak bir tasarruf elde edebilirsiniz. e-Fatura kullanıyorsanız; faturalarınızı oluşturmak, düzenlemek, alıcıya iletmek ve hatta iptal etmek saniyeler içerisinde, ofisten uzakta dahi olsanız yapabileceğiniz işlemler haline gelir. 

Şirketinizde SAP kullanıyorsanız e-Fatura uyumu için seçeneklerinizi bu blogda kaleme aldık.