e-Dönüşüm Sürecinde Karşılaşılabilecek Zorluklar Neler?

e-Dönüşüm süreci, e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Defter ve e-İrsaliye gibi belgelerin elektronik ortamda hazırlanmasını, iletilmesini ve saklanmasını oldukça kolaylaştırdı. Türkiye’nin öncülük ettiği ve şimdi birçok ülke tarafından benimsenen bu sistem, sunduğu kolaylıklarla takdir topluyor. Ancak, bu yolculukta karşılaşılan bazı zorluklar da bulunuyor. Bu zorlukları aşmak için gerekenleri birlikte inceleyelim…

e-Dönüşüm süreci başta bir zorunluluk olarak hayatımıza girse de sistemleri ve e-Belgeleri kullanmaya başladıkça gönüllü geçişler de arttı. Sunduğu kağıt ve zaman tasarrufu, belgelere her an her yerden ulaşılabilmesi, şirketin bugünü ve geleceğine dair anlamlı veriler ortaya çıkarabilmesi bu sistemin en çok beğenilen özellikleri. Diğer yandan sürecin başlangıcında ise belli başlı zorluklar yaşandı, yaşanabiliyor. Sovos uzmanları olarak bu zorlukları tüm ülkelerde takip edebiliyoruz. Ülkelerin bu alandaki uygulamaları farklı olsa da sorunlar belli başlı noktalarda birleşiyor. Bu zorlukları aktararak e-Dönüşüm süreci hazırlığında sağlam adımlarla ilerlemenize, süreci sorunsuz atlatmanıza katkı sunmayı amaçlıyoruz. İşte sürecin başlangıcında karşılaşılabilen zorluklar:

1. Kötü Veri Kalitesi

Eskiden fatura, irsaliye gibi belgelerinizi düzenlerken, defterlerinize bilgileri kaydederken yaptığınız hatalar çok büyük bir sorun yaratmıyordu. Günümüzde ise kağıt formatındayken denetlenmeyen bazı içerikler artık denetlendiği için kaynak verilerin doğruluğu çok önemli. Örneğin e-Faturaya ilk geçtiğimiz yıllarda birçok müşterimiz karşı tarafın vergi kimlik numarasını doğrulamakla ilgili bir süreç geçirdi. Çünkü yanlış kimlik numarası kağıt üzerinde belki bir parafla düzeltilebilirken, e-Belge sisteminde faturanın alıcıya ulaşmaması demek. Yılların tecrübesi ve geliştirmeleri ile şimdi her şey daha otomatize olmuş durumda. Bu da sürece yeni başlayanlar için ilk başlayanlara göre epey kolaylık sağlıyor.

2. Karmaşık İşlem Türleri

“e-Faturaya geçiş yaptım, artık tek bir format üzerinden tüm işlemlerimi yapacağım” diye düşünmeden önce her bir fatura türünün kendine has kuralları, uygulamaları olduğunu bilmenizde fayda var. Satış faturaları belki birbirine benziyor ama gümrük faturaları iade faturaları gibi farklı türler de söz konusu. İş alanınıza ve kullandığınız fatura türlerine göre sizin de bu kuralları öğrenmeniz gerekiyor. Deneyimli bir özel entegratör seçimi, karmaşık işlem türleri ile rahatlıkla başa çıkmanız açısından çok kıymetli.

3. Tutarsız Uygulamalar

Satış ya da faturalama süreci ile ilgili daha önce farklı farklı sistemler/uygulamalar kullanmış ve hatta hala kullanıyor olabilirsiniz. e-Belge süreciyle, bu uygulamaların yönetimi sizin için eskiden olduğundan daha da önemli olacak. Eğer söz konusu uygulamaları kullanmaya devam edecekseniz, bu uygulamaların yeni sistemlerle çok iyi bir şekilde ‘konuşabilmesi’ gerekecek. Sistemler arasında verilerin aktarılamaması ya da hatalar meydana gelmesi, vergi dünyasında başınızı ağrıtabilecek sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle daha yolun başındayken eski sistemleri de gözden geçirerek bilinçli adımlar atmalısınız.

4. Sürekli Değişen Regülasyonlar

Dünyanın her yerinde regülasyonlara uyumluluk sürekli değişiyor, “Yaptık, bitti” demek şimdilik mümkün olmuyor. Hemen her ülkede gözlemlerimiz bunu doğruluyor. Kurallar belli tarihlerde güncelleniyor, teknolojiler yenileniyor, yeni belgeler sisteme ekleniyor, oranlar değişiyor… Kısacası değişim işleyişin bir parçası oluyor. Bu değişimleri düzenli olarak takip ederek onlara uyumlanmak gerekiyor. e-Dönüşümü ‘bir an önce gerçekleşecek’ bir adım olarak değil, sürekli yürüyeceğiniz bir yol olarak görerek hazırlığınızı bu yönde yapmanız gerekiyor. Bu yolu yalnız yürümemek için de sizi güncellemelerden düzenli olarak haberdar edecek iyi bir özel entegratör seçimi yapmalısınız.

Bazen bazı yasal değişikliklerin karar verildikten sonra 2-3 gün içinde uygulanması bile gerekebiliyor. Hakim olmadığınız bir konuda bu kadar hızlı adım atabilmeniz ne yazık ki pek mümkün olmuyor.