E-belgeler veya elektronik belgeler, dünyanın dört bir yanındaki ülkelerde, her şekil ve büyüklükteki işletmelerde kullanımı hızla artmaktadır.
Otomatik e-belge alışverişi, ülke bazında benimsenen nispeten yeni bir fenomen olsa da, işletmenizin anlamaktan ve potansiyel olarak kullanmaktan yararlanacağı temel evrensel bilgiler vardır.
Bu blog, gerekli e-belge bilgisi için tek adresiniz olarak hizmet verecektir.
E-belge nedir?
E-belge, elektronik bir işlem belgesi veya mesajıdır ve genellikle otomatik bir iş sürecinde kullanılır.
İşletmelerin dijitalleşmesi hızlandıkça, ister ulusal bir vergi dairesine gerçek zamanlı olarak gönderilen elektronik fatura ister şirketler arasında takas edilen bir elektronik mal makbuz notu olsun, elektronik belgelerin kullanımı da artıyor.
Elektronik belgeler ve PDF’ler gibi diğer dijital belgeler arasındaki fark, e-belgelerin makine tarafından okunabilir olması ve genellikle çevrimiçi platformlar veya yazılımlar tarafından değiştirilmesidir..
Bununla birlikte, çok sayıda e-belge türü vardır ve her ülkenin benimsenmesi konusunda kendi duruşu ve potansiyel yetkisi olduğundan çok az standardizasyon vardır. Avrupa Birliği, AB’de dijital işlemleri ve hizmetleri kolaylaştırmak için e- Devlet Eylem planı ve e IDA S düzenlemesi kapsamındaki çabalarının bir parçası olarak, tanımlar ve kurallarla birlikte çalışabilirliğin artırılması için e-belgelere yaklaş ımı üzerinde uzun süredir çalışıyor..
Ek olarak, İngiltere kısa süre önce ticaret belgelerinin dijitalleştirilmesine ve potansiyel olarak kağıtsız küresel ticaretin dijitalleştirilmesine yönelik büyük bir adım olan Birleşik Krallık’ın Elektronik Belge Ticareti Yas asını kabul etti.
E-belge türleri
İş akışlarını ve işlemleri kolaylaştırmaya, sınır ötesi ticareti kolaylaştırmaya ve maliyetlerden tasarruf etmeye yardımcı olan çok çeşitli elektronik belgeler vardır.
Örneğin Türkiye’deki e-belge zorun lulukları şunları içerir:
- E-fatura
- E-arsiv fatura
- E-defter yetkisi
- E-teslimat notu
Bazı ülkelerde kullanılan diğer elektronik belgeler şunlardır:
- E-satın alma siparişleri
- E-kredi & e-borç notları
- E-mal makbuz notları
- E-ödeme talimatları
Son yıllarda, Romanya gibi ülkeler vergi mükelleflerinin mal taşımacılığı başlamadan önce nakliye belgesinin onayını almak için elektronik bir irsaliye sistemi kullanmalarını gerektiren bir sistemi benimsemesiyle, taşımacılıkta dikkate değer bir uygulama olmuştur. E-taşıma belgelerinin küresel yükselişi hakkında daha fazla bilgi edinmek için özel blogum uzu okuyun.
Son birkaç yılda kullanımda katlanarak artış gösteren belirli bir e-belge e-faturadır. Ülkeler sürekli işlem kontrollerini (CTC) ve e-faturalama düzenleyici yükümlülüklerini geliştirdikçe elektronik faturaların popülaritesi artmıştır. Fransa, İspanya ve Polonya gibi ülkel erin tümü, vergi mükelleflerinin fatura elektronik olarak göndermelerini gerektiren e-fatura zorunlulukları getirmeyi planlıyor.
Daha fazla bilgi için kapsamlı e-faturalama kılavuzum uzu okuyun.
Neden elektronik belgeler kullanılmalı?
Elektronik belgelerin faydalı olmasının birçok nedeni vardır, bu da vergi idarelerinin neden küresel olarak e-belge zorunluluklarını uyguladığını açıklar.
E-belgelerin kullanımının birincil nedeni, genellikle iş akışlarının otomasyonuna izin vermeleri, ilgili taraflar için güvenliği, doğruluğu, şeffaflığı ve maliyet tasarrufunu artırmalarıdır. Dokümantasyon oluşturma ve değiş tokuş etme sürecini otomatikleştirmek hata riskini azaltır, bilgilerin sorunsuz bir şekilde iletilmesini sağlar (daha fazla şeffaflık isteyen vergi makamları dahil) ve kağıda olan bağımlılığı azaltır (çevresel fayda sağlar).
İşletmelerin elektronik belgeleri kullanmasının bir başka nedeni de, vergi dijitalleştirme kontrollerinin bir parçası olarak bunu yapmakla yükümlü olmalarıdır. Artan miktarda vergi makamı, belgeleri elektronik olarak göndermeyi zorunlu kılıyor ve uyumsuzluk nedeniyle cezayla karşılaşmak istenmiyor. CTC rejiminin benimsenmesi arttıkça, işletmelerin yeni e-belge yükümlülüklerini yerine getirme ihtiyacı da artıyor.
E-belgelerin uygunluk koşulları
E-belgelerin uygunluk koşulları ulusal kurallara bağlı olarak değişir, ancak rejimler arasında bazı tipik koşullar vardır.
Vergi dijitalleştirme kontrolleri bağlamında, e-fatura gibi en çok düzenlenmiş e-belge türlerinden bazıları için geçerli olan koşullar şunları içerir:
- Belirli bir belge formatını takip ederek (ilgili makamın dikte ettiği şekilde)
- Özgünlük ve bütünlüğün sağlanması (e-imzaların veya diğer doğrulama yöntemlerinin kullanılması yoluyla)
- Vergi makamının belirlenen çevrimiçi platformunu veya yazılımını iletim için kullanma
- Belirli bir süre için ve belirli güvenlik önlemleri uygulanarak e-belgelerin arşivlenmesi
- Alıcı, elektronik fatura almaya onay vermelidir (e-faturalama zorunlu değilse)
- E-fatura/arşivleme sistemi ve sürecini açıklayan sistem dokümantasyonunun oluşturulması ve saklanması
Dijital belge ile elektronik belge arasındaki fark nedir?
Elektronik belgeler ve dijital belgeler arasındaki fark sıcak bir konudur. “Dijital” ve “elektronik” birçok kişi tarafından birbirinin yerine kullanıldığı düşünüldüğünde ikisi arasında kafa karıştırmak kolaydır, ancak farkı anlamak önemlidir.
Dijital belgeler genellikle fiziksel bir belgenin dijital bir analogudur – taranmış bir belge, fotoğraf veya PDF düşünün – ve çoğu zaman insanların okuması ve sindirmesi kolaydır. Dijital belge örneği, e-posta yoluyla PDF olarak gönderilen bir fatura olabilir.
Elektronik belgeler, bilgisayarlar tarafından ve bilgisayarlar için oluşturulan veri dosyalarıdır ve biçimlendirmeleri nedeniyle insanların okumasını zorlaştırır. Bu tür veriler – yapılandırılmış bir e-faturada görülenler gibi (örn. XML) – insanların müdahalesi olmadan bir sistemden diğerine gönderilmesi amaçlanmıştır.
Sovos nasıl yardımcı olabilir?
Sovos’un yazılımı, işletmelerin e-faturalama uyumluluğu ve arşivleme dahil olmak üzere CTC yükümlülüklerini yönetmesine olanak tanır.
Dünya dijitalleşmeye devam ederken, gelişen düzenlemeleri takip etmek ve işletmeniz için en iyi uygulamaları takip etmek önemlidir. Sovos ile çalışarak işletmeniz şunları yapabilir:
- İşlemleri otomatikleştirin
- Uyumluluk maliyetini azaltın
- Ad hoc BT katılımı ihtiyacını en aza indirin
- Sürekli değişen biçimler, süreçler ve yükümlülükler hakkında endişelenmeyi bırakın
- Zamandan tasarruf ederek, manuel güncellemeleri ortadan kaldırarak ve doğruluğu artırarak verimliliği artırın
