e-Belge Türleri

Joanna Hysi
Ekim 11, 2023

e-Belgeler veya elektronik belgelerin, dünyanın dört bir yanındaki ülkelerde, farklı büyüklükteki işletmelerde kullanımı hızla artmaktadır.

Otomatik e-Belge alışverişi, nispeten yeni bir fenomen olsa da, işletmenizin anlamaktan ve potansiyel olarak kullanmaktan yararlanacağı temel bilgileri içerir.

Kılavuz niteliğindeki bu blog, farklı e-Belge türlerini kavramada tek adresiniz olacak.

e-Belge nedir?

e-Belge, genellikle otomatik bir iş sürecinde kullanılan elektronik bir işlem belgesi veya mesajıdır.

İşletmelerin dijitalleşmesiyle birlikte, ulusal vergi dairelerine gerçek zamanlı iletilen elektronik faturalar ve şirketler arasında takas edilen elektronik mal makbuzları gibi belgelerin kullanımı da hızla artıyor.

Elektronik belgelerle PDF’ler arasındaki temel fark ise, elektronik belgelerin makine tarafından okunabilir ve çoğu zaman çevrimiçi platformlar veya yazılımlar yardımıyla düzenlenebilir olmalarıdır.

Bu bağlamda, çok sayıda elektronik belge türü bulunuyor ve ülkelere göre bu elektronik belgeleri edinme şekli ve zorunlulukları farklılık gösterebiliyor. Bu yüzden e-Belgeler arasında çok az standartlaşma bulunuyor. Avrupa Birliği, e-Devlet Eylem Planı ve e-IDAS düzenlemesi çerçevesinde, AB’de dijital işlemleri ve hizmetleri kolaylaştırmak için çabalarını sürdürüyor ve bu çerçevede, e-Belgelerin yaklaşımını geliştirmeye odaklanıyor.

Ek olarak, İngiltere yakın zamanda ticaret belgelerinin dijitalleştirilmesi ve potansiyel olarak kağıtsız küresel ticaret için büyük bir adım olarak nitelendirilebilecek olan İngiltere Elektronik Belge Ticareti Yasası’nı kabul etti.

e-Belge türleri

İşletmelerde farklı amaçlara uygun geniş bir yelpazede elektronik belge bulunmaktadır. Bu belgeler, iş akışlarını ve operasyonları düzenlemeye yardımcı olurken, sınır ötesi ticareti kolaylaştırır ve maliyetlerden tasarruf sağlar.

Örneğin Türkiye’deki e-Belge zorunlulukları şunları içerir:

Bazı ülkelerde kullanılan diğer elektronik belgeler şunlardır:

  • E-satın alma siparişleri
  • E-kredi & e-borç notları
  • E-mal makbuz notları
  • E-ödeme talimatları

Son yıllarda, vergi mükelleflerinin mal taşımacılığı öncesinde nakliye belgesinin elektronik onayını gerektiren bir sistem, Romanya gibi ülkelerde benimseniyor ve bu uygulama taşımacılıkta önemli bir adımı temsil etmekte.

Son birkaç yılda kullanımı artan en önemli belgelerden biri de e-Fatura. Elektronik faturalar, ülkelerin sürekli işlem kontrollerini (CTC) ve e-Fatura mevzuatlarını geliştirdikçe popülerlik kazanıyor. Fransa, İspanya ve Polonya gibi ülkeler, vergi mükelleflerinden faturaları elektronik olarak göndermelerini gerektiren e-Fatura zorunlulukları getirmeyi planlıyor.

Daha fazla bilgi için kapsamlı e-Fatura kılavuzumuzu okuyabilirsiniz.

Neden elektronik belgeler kullanılmalı?

Elektronik belgelerin faydalı olabileceği pek çok neden bulunmakta, bu da dünya çapındaki vergi idarelerinin e-Belge zorunluluklarını uygulamasını açıklıyor.

e-Belgelerin kullanılmasının temel nedenlerinden biri genellikle iş akışlarının otomasyonuna imkan tanımalarıdır; bu da ilgili taraflar için güvenliği, doğruluğu, şeffaflığı artırırken maliyet tasarrufu sağlar. Belgelerin oluşturulması ve değiş tokuşunun otomatikleştirilmesi hata riskini azaltır, bilgi iletimini sorunsuz hale getirir (vergi otoritelerinin daha fazla şeffaflık istediği durumlarda dahil olmak üzere) ve kağıt kullanımını azaltarak çevresel fayda sağlar.

İşletmelerin elektronik belgeleri kullanma nedenlerinden bir diğeri, vergi dijitalleştirme kontrollerinin bir parçası olarak bunu yapmakla yükümlü olmalarıdır. Artan sayıda vergi otoritesi, belgelerin elektronik olarak gönderilmesini bir yükümlülük haline getiriyor ve işletmeler uyumsuzluk nedeniyle ceza ile karşılaşmak istemiyorlar. Sürekli İşlem Denetimleri (CTCs) benimsenmeye devam ettikçe, işletmelerin yeni e-Belge yükümlülüklerini karşılama gerekliliği de artıyor.

e-Belgelerin uygunluk koşulları

E-belgelerin uyumluluk koşulları ulusal kurallara bağlı olarak değişiklik gösterir, ancak farklı düzenlemelerde benzer koşullar bulunmaktadır.

Vergi dijitalleştirme kontrolleri bağlamında, e-Fatura gibi en çok düzenlenen e-Belge türlerinden bazıları için geçerli olan koşullar şunları içerir:

  • Belirli bir belge formatını takip ederek (ilgili makamın dikte ettiği şekilde)
  • Özgünlük ve bütünlüğün sağlanması (e-İmzaların veya diğer doğrulama yöntemlerinin kullanılması aracılığıyla)
  • Belgelerin iletilmesi için vergi makamının belirlenen çevrimiçi platformunu veya yazılımını kullanma
  • Belirli bir süre boyunca e-Belgelerin arşivlenmesi ve belirli güvenlik önlemlerinin uygulanması 
  • Alıcı, elektronik fatura almaya onay vermelidir (e-Fatura zorunlu değilse)
  • e-Fatura/Arşiv sistemi ve sürecini açıklayan sistem dokümantasyonunun oluşturulması ve saklanması

Dijital belge ile elektronik belge arasındaki fark nedir?

Elektronik belgelerle dijital belgeler arasındaki fark gündemde olan bir konudur. “Dijital” ve “elektronik” terimleri birçok kişi tarafından birbirinin yerine kullanıldığı için ikisi arasındaki farkı anlamak kolay olmayabilir. Ancak farkı anlamak önemlidir.

Dijital belgeler genellikle fiziksel bir belgenin dijital bir benzeri olurlar – taranmış bir belge, fotoğraf veya PDF gibi düşünebiliriz – ve genellikle insanlar tarafından okunması ve anlaşılması kolaydır. Dijital bir belge örneği, e-posta aracılığıyla PDF olarak gönderilen bir fatura olabilir. 

Elektronik belgeler, bilgisayarlar tarafından ve bilgisayarlar için oluşturulan veri dosyalarıdır. Bu nedenle insanların okumalarını zorlaştırır. Bu tür veriler – yapılandırılmış bir e-Faturadaki gibi (örn. XML) – insanların müdahalesi olmadan bir sistemden diğerine gönderilmesi amaçlanmıştır.

Sovos nasıl yardımcı olabilir?

Sovos’un yazılımı, işletmelere e-Fatura ve e-Arşiv uyumluluğu olmak üzere Sürekli İşlem Denetimleri (CTCs) yükümlülüklerini yönetmesine olanak tanır.

Dünya dijitalleşmeye devam ederken, işletmeniz için gelişen düzenlemeleri takip etmek ve en iyi uygulamaları sürdürmek önemlidir. Sovos ile çalışarak:

  • İşlemleri otomatikleştirin
  • Uyumluluk maliyetini azaltın
  • BT ihtiyacını minimuma indirin
  • Sürekli değişen formatlar, süreçler ve yükümlülükler hakkında endişenmeyi bırakın
  • Zamandan tasarruf ederek, manuel güncellemeleri ortadan kaldırarak ve doğruluğu artırarak verimliliği artırın

Sovos’un CTC çözümleri hakkında daha fazla bilgi edinin.

Aylık bültenimize kaydolarak güncellemelerden haberdar olun.

İlgilendiğiniz konu başlığını aşağıdan seçebilirsiniz.

Yazar

Joanna Hysi

Joanna is a Senior Regulatory Counsel at Sovos. Based in Stockholm and originally from Greece, Joanna’s background is in commercial and corporate law with research focus on EU law and financial innovation. Joanna earned her degree in Law in Greece and her masters in Commercial and Corporate from London School of Economics and Political Science (LSE) in London.
Paylaşın​

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
January 15, 2024
Anlaşmanın En Hızlı Yolu: e-Mutabakat Nedir?

e-Mutabakatın iş dünyasındaki rolünü ve avantajlarını merak edenler için, “e-Mutabakat nedir?” “Elektronik mutabakat nasıl faydalar sunar?” gibi soruları yanıtlayacak bir yazı hazırladık. Gelin, muhasebe ve finans dönüşümünde e-Mutabakatın rolünü birlikte ele alalım… Kelime olarak uzlaşma, uygunluk, uyum anlamlarına gelen mutabakat; şirketler için elektronik ortamda sunduğu kolaylıklarla dikkat çekiyor. Türkiye’de henüz yasal bir zorunluluk olarak görülmeyen […]

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
December 25, 2023
Zamanı Gelmişti – Vertex’in Pagero’yu Satın Almasının Vergi ve Uyumluluk İçin Anlamı Ne?

Pek çok kişi gibi ben de Vertex’in resmi olarak Pagero’yu satın alma planlarıyla ilgili haberleri ilgiyle okudum. Bu bana pek şaşırtıcı gelmedi. Söz konusu iki şirketin zaten ticari bir ilişkisi vardı ve Ekim ayında stratejik ortaklıklarının kamuya duyurulmasından bu yana, sektörün içinden bazı kişiler ve uzmanlar bunun mantıklı bir sonuç olacağını tahmin ediyordu. Konu, bu […]

EMEA Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
December 18, 2023
Zorunlu e-Defter Geçişi Ocak 2024’te!

Bu blog yazısı 20 Kasım 2023 tarihinde güncellenmiştir. Günden güne daha fazla mükellef, elektronik belgeleri kullanmaya başlıyor. e-Belgelerin sunduğu imkanların gün geçtikçe daha çok fark edilmesi ve gönüllü katılımların artması bu durumu doğrudan etkilese de temel nedenin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yapılan yeni düzenlemeler olduğunu söyleyebiliriz. Nitekim GİB’in son düzenlemesi neticesinde e-Fatura, e-Arşiv fatura […]

Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
November 1, 2023
e-Dönüşüm Projelerinde Başarı: Zamanında Tamamlama

Başarılı e-Dönüşüm projelerinin özelliklerini derlediğimiz yazı dizisinde beşinci konumuz ‘projelerin zamanında tamamlanması için önemli hususlar’… Projenin zamanında tamamlanması için nelere dikkat edilmesi gerektiğini birlikte inceleyelim. e-Dönüşüm projelerinde başarının yolu yazı dizimizin ilk yazısı, ikinci yazısı, üçüncü yazısı ve dördüncü yazısına linklerden ulaşabilirsiniz. Bu yazıda aktarmak istediğimiz, ‘zamanlama’ için önemli hususlar’ ise şöyle: Proje Planı ve […]

E-Fatura Uyumluluğu Türkiye Türki̇ye için Vergi̇ Uyumluluğu
October 24, 2023
Elektrikli Şarj Hizmetlerine Yönelik e-Belge Uygulamalarında Önemli Değişiklikler

Bu blog 9 Ocak 2024 tarihinde güncellenmiştir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), 28 Aralık 2023 tarihinde Elektrikli Şarj Hizmetlerine ilişkin iki önemli güncelleme paylaştı. Elektrikli şarj hizmeti sunan işletmeleri doğrudan ilgilendiren bu güncellemelerden biri e-Faturalar, diğeri ise elektrikli şarj ünitelerinin (EŞÜ) paketleri ile ilgili. 7 Ekim 2023’te yayımlanan 551 Sıra No.lu tebliğ ile elektrikli araçlara sunulan […]