e-Belgeler veya elektronik belgelerin, dünyanın dört bir yanındaki ülkelerde, farklı büyüklükteki işletmelerde kullanımı hızla artmaktadır.
Otomatik e-Belge alışverişi, nispeten yeni bir fenomen olsa da, işletmenizin anlamaktan ve potansiyel olarak kullanmaktan yararlanacağı temel bilgileri içerir.
Kılavuz niteliğindeki bu blog, farklı e-Belge türlerini kavramada tek adresiniz olacak.
e-Belge nedir?
e-Belge, genellikle otomatik bir iş sürecinde kullanılan elektronik bir işlem belgesi veya mesajıdır.
İşletmelerin dijitalleşmesiyle birlikte, ulusal vergi dairelerine gerçek zamanlı iletilen elektronik faturalar ve şirketler arasında takas edilen elektronik mal makbuzları gibi belgelerin kullanımı da hızla artıyor.
Elektronik belgelerle PDF’ler arasındaki temel fark ise, elektronik belgelerin makine tarafından okunabilir ve çoğu zaman çevrimiçi platformlar veya yazılımlar yardımıyla düzenlenebilir olmalarıdır.
Bu bağlamda, çok sayıda elektronik belge türü bulunuyor ve ülkelere göre bu elektronik belgeleri edinme şekli ve zorunlulukları farklılık gösterebiliyor. Bu yüzden e-Belgeler arasında çok az standartlaşma bulunuyor. Avrupa Birliği, e-Devlet Eylem Planı ve e-IDAS düzenlemesi çerçevesinde, AB’de dijital işlemleri ve hizmetleri kolaylaştırmak için çabalarını sürdürüyor ve bu çerçevede, e-Belgelerin yaklaşımını geliştirmeye odaklanıyor.
Ek olarak, İngiltere yakın zamanda ticaret belgelerinin dijitalleştirilmesi ve potansiyel olarak kağıtsız küresel ticaret için büyük bir adım olarak nitelendirilebilecek olan İngiltere Elektronik Belge Ticareti Yasası’nı kabul etti.
e-Belge türleri
İşletmelerde farklı amaçlara uygun geniş bir yelpazede elektronik belge bulunmaktadır. Bu belgeler, iş akışlarını ve operasyonları düzenlemeye yardımcı olurken, sınır ötesi ticareti kolaylaştırır ve maliyetlerden tasarruf sağlar.
Örneğin Türkiye’deki e-Belge zorunlulukları şunları içerir:
Bazı ülkelerde kullanılan diğer elektronik belgeler şunlardır:
- E-satın alma siparişleri
- E-kredi & e-borç notları
- E-mal makbuz notları
- E-ödeme talimatları
Son yıllarda, vergi mükelleflerinin mal taşımacılığı öncesinde nakliye belgesinin elektronik onayını gerektiren bir sistem, Romanya gibi ülkelerde benimseniyor ve bu uygulama taşımacılıkta önemli bir adımı temsil etmekte.
Son birkaç yılda kullanımı artan en önemli belgelerden biri de e-Fatura. Elektronik faturalar, ülkelerin sürekli işlem kontrollerini (CTC) ve e-Fatura mevzuatlarını geliştirdikçe popülerlik kazanıyor. Fransa, İspanya ve Polonya gibi ülkeler, vergi mükelleflerinden faturaları elektronik olarak göndermelerini gerektiren e-Fatura zorunlulukları getirmeyi planlıyor.
Daha fazla bilgi için kapsamlı e-Fatura kılavuzumuzu okuyabilirsiniz.
Neden elektronik belgeler kullanılmalı?
Elektronik belgelerin faydalı olabileceği pek çok neden bulunmakta, bu da dünya çapındaki vergi idarelerinin e-Belge zorunluluklarını uygulamasını açıklıyor.
e-Belgelerin kullanılmasının temel nedenlerinden biri genellikle iş akışlarının otomasyonuna imkan tanımalarıdır; bu da ilgili taraflar için güvenliği, doğruluğu, şeffaflığı artırırken maliyet tasarrufu sağlar. Belgelerin oluşturulması ve değiş tokuşunun otomatikleştirilmesi hata riskini azaltır, bilgi iletimini sorunsuz hale getirir (vergi otoritelerinin daha fazla şeffaflık istediği durumlarda dahil olmak üzere) ve kağıt kullanımını azaltarak çevresel fayda sağlar.
İşletmelerin elektronik belgeleri kullanma nedenlerinden bir diğeri, vergi dijitalleştirme kontrollerinin bir parçası olarak bunu yapmakla yükümlü olmalarıdır. Artan sayıda vergi otoritesi, belgelerin elektronik olarak gönderilmesini bir yükümlülük haline getiriyor ve işletmeler uyumsuzluk nedeniyle ceza ile karşılaşmak istemiyorlar. Sürekli İşlem Denetimleri (CTCs) benimsenmeye devam ettikçe, işletmelerin yeni e-Belge yükümlülüklerini karşılama gerekliliği de artıyor.
e-Belgelerin uygunluk koşulları
E-belgelerin uyumluluk koşulları ulusal kurallara bağlı olarak değişiklik gösterir, ancak farklı düzenlemelerde benzer koşullar bulunmaktadır.
Vergi dijitalleştirme kontrolleri bağlamında, e-Fatura gibi en çok düzenlenen e-Belge türlerinden bazıları için geçerli olan koşullar şunları içerir:
- Belirli bir belge formatını takip ederek (ilgili makamın dikte ettiği şekilde)
- Özgünlük ve bütünlüğün sağlanması (e-İmzaların veya diğer doğrulama yöntemlerinin kullanılması aracılığıyla)
- Belgelerin iletilmesi için vergi makamının belirlenen çevrimiçi platformunu veya yazılımını kullanma
- Belirli bir süre boyunca e-Belgelerin arşivlenmesi ve belirli güvenlik önlemlerinin uygulanması
- Alıcı, elektronik fatura almaya onay vermelidir (e-Fatura zorunlu değilse)
- e-Fatura/Arşiv sistemi ve sürecini açıklayan sistem dokümantasyonunun oluşturulması ve saklanması
Dijital belge ile elektronik belge arasındaki fark nedir?
Elektronik belgelerle dijital belgeler arasındaki fark gündemde olan bir konudur. “Dijital” ve “elektronik” terimleri birçok kişi tarafından birbirinin yerine kullanıldığı için ikisi arasındaki farkı anlamak kolay olmayabilir. Ancak farkı anlamak önemlidir.
Dijital belgeler genellikle fiziksel bir belgenin dijital bir benzeri olurlar – taranmış bir belge, fotoğraf veya PDF gibi düşünebiliriz – ve genellikle insanlar tarafından okunması ve anlaşılması kolaydır. Dijital bir belge örneği, e-posta aracılığıyla PDF olarak gönderilen bir fatura olabilir.
Elektronik belgeler, bilgisayarlar tarafından ve bilgisayarlar için oluşturulan veri dosyalarıdır. Bu nedenle insanların okumalarını zorlaştırır. Bu tür veriler – yapılandırılmış bir e-Faturadaki gibi (örn. XML) – insanların müdahalesi olmadan bir sistemden diğerine gönderilmesi amaçlanmıştır.
Sovos nasıl yardımcı olabilir?
Sovos’un yazılımı, işletmelere e-Fatura ve e-Arşiv uyumluluğu olmak üzere Sürekli İşlem Denetimleri (CTCs) yükümlülüklerini yönetmesine olanak tanır.
Dünya dijitalleşmeye devam ederken, işletmeniz için gelişen düzenlemeleri takip etmek ve en iyi uygulamaları sürdürmek önemlidir. Sovos ile çalışarak:
- İşlemleri otomatikleştirin
- Uyumluluk maliyetini azaltın
- BT ihtiyacını minimuma indirin
- Sürekli değişen formatlar, süreçler ve yükümlülükler hakkında endişenmeyi bırakın
- Zamandan tasarruf ederek, manuel güncellemeleri ortadan kaldırarak ve doğruluğu artırarak verimliliği artırın
