Özel entegratör nedir, kişilere, kurumlara nasıl avantajlar sağlar ve özel entegratörü seçerken nelere dikkat edilmeli gibi sıklıkla sorulan sorulara yanıt veren yazımızın ardından bu kez özel entegratör değişikliği yapmak isteyenlerin merak ettiklerini gündeme aldık.
E-belge dijitalleşme sürecinde ilk seçtiği özel entegratörün hizmetlerinden memnun kalmayan kişi ve kurumlar belirli bir noktada değişikliğe gitme ihtiyacı duyuyor. Konuyla ilgili bir önceki yazımızda belirttiğimiz ‘özel entegratörü seçerken nelere dikkat edilmeli’ maddelerini dikkate alarak seçimini yeniden yapan şirketler artık değişikliğe hazır, peki bu değişiklik sırasında kendilerini neler bekliyor?
Özel entegratör değişim süreci ile ilgili sıklıkla sorulan soruları yanıtladık.
Sovos olarak tek hizmet alanımız e-dönüşüm. E-fatura, e-irsaliye, e-defter, e-arşiv, e-müstahsil makbuzu, e-serbest meslek makbuzu gibi elektronik belge çözümleri sunuyoruz. SAP müşterilerine de e-dönüşüm ile ilgili olarak SAP içerisinde kullanabilecekleri özel bir paket sunuyoruz. Sadece e-dönüşüm çözümlerine odaklanmış olmamız, hizmetimizi güncel tutmamızı ve sürekli geliştirmemizi sağlıyor ve müşteri memnuniyetinin çok yüksek olmasıyla sonuçlanıyor. Müşterilerimizi regülasyonlarla ilgili sürekli güncel tutabildiğimiz için bu alanda ayrı bir takip mekanizması geliştirmeye ihtiyaç duymuyorlar.
Bizim tek odağımız e-dönüşüm. İşi sadece ilgili regülasyon değişikliklerini takip etmek olan bir ekibimiz bulunuyor. Regülasyon duyuruları yayınlanır yayınlanmaz ilgili değişiklikleri anlaşılır bir dilde müşterilerimize iletiyoruz ve herhangi bir gecikme yaşamalarının önüne geçiyoruz.
Belgeler sistemimize ulaştığı anda biz de GİB’in web servislerinin müsaade ettiği sürelerde belgeleri iletiyoruz. Ancak bu süre bazı şirketler için yeterli olmayabiliyor. Bu nedenle GİB zamanla tebliğde bazı güncellemeler yaptı. Örneğin, e-irsaliye konusunda bir güncelleme yaparak, ‘eğer arada entegratör firma bulunuyorsa, belgenin entegratöre ulaşması ve onun tarafından onaylanmasını aracın yola çıkması için yeterlidir’ diyerek bu gibi gecikmeleri engellemiş oldu.
Eski kontör ve bakiyelere ne olacağı önceki entegratör ile yapılan sözleşmenin kapsamına göre belirlenir. Her entegratörün sistemi farklı çalıştığı için bir entegratörün sisteminde kontörleri diğerine transfer etmek mümkün olmuyor. Müşterimiz ile çalışmaya başlarken yeni biz sözleşme hazırlıyor ve yıllık olarak kontör paketi tanımlıyoruz. Kendisine tanımlanan havuzda kontörleri istediği uygulamalarda kullanabiliyor.
Müşteri SAP paketimizi alarak ilerliyorsa buradaki yetki objelerini kullanarak çok geniş ölçüde yetkilendirme yapabiliyor. Gelen veya giden faturaların yetkiyle görüntülenmesi, işleme durumlarının kaydedilmesi ve izin verilen ölçüde görüntülenmesi gibi kurallar üzerine konuşulabilir.
XSLT tasarımcımızla birlikte müşterilerimize bir tasarım sunuyoruz. Eğer müşterimiz önceki tasarımlarını kullanmak ya da özel bir tasarım isterse bu noktada bir analiz gerçekleştirmemiz gerekiyor. Ve bunun sonunda en uygun tasarımı hazırlıyoruz.
Farklı bir özel entegratörden bizim sistemimize geçiş yapan ya da entegrasyon modelini değiştiren şirketlerin bizim bulut sistemimize geçişi anında etiket bilgisi tanımlanıyor. Değişiklik olabilir, ilgili şirket bununla ilgili bilgilendirilir.
E-belge süreçlerinde kişi ve kurumların en çok zorlandığı konulardan biri SAP danışmanlık firması, GİB, entegratör gibi farklı alanlardan birçok kişi ile belirli yazışmalar ve görüşmeler yürütmek zorunda kalmaları. SAP paketimizi kullanan müşterilerimizin sadece bizimle iletişimde olması yeterli oluyor. Bu paket ile veriyi SAP’den alıp GİB’e kadar ileten uçtan uca bir çözüm sunuyoruz.
SAP sertifikalı e-dönüşüm çözümlerimiz hakkında detaylı bilgi almak ve size özel demo planlamak için bizimle iletişime geçin.
Verginin dijitalleşmesinde, e-belgelere geçiş döneminde ve sonrasında özel entegratörler kilit bir rol üstlendi. Peki ‘nedir bu özel entegratör?’ ve ‘nasıl faydalar sunar?’
‘Özel entegratör’, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yayınladığı tebliğler ile e-belge mükellefi olan ya da gönüllü olarak vergi süreçlerini dijitalleştirmek isteyenlerin karşısına çıkan ilk kavramlardan biridir. Ancak özel entegratörün ne olduğu, kullanıcıya nasıl faydalar sağladığı, iyi bir özel entegratörün hangi özellikleri taşıması gerektiği yeterince bilinmiyor.
E-belge kullanımlarında GİB’in genel amacı, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan güvenli bir sistem oluşturmak ve vergi denetimini bu sistem üzerinden düzenli bir şekilde, gecikmelere, cezalara yol açmadan yapabilmek. Kademeli olarak yapılan e-belge geçişi, bir süre sonra alım-satım yapan tüm şirketlerin/kişilerin sisteme katılmasıyla sonuçlanacaktır.
Bu sisteme uyum sağlayabilmek için mükelleflerin önünde üç seçenek bulunuyor:
Özel entegratör, GİB’in kılavuzları doğrultusunda e-belgeleri oluşturan, gönderim ve takibini yapan; kendi sistemleri üzerinde bu kayıtları saklayarak, istenildiğinde ulaşılmasını sağlayan, mevzuatı yakından takip ederek mükellefler adına gerekli güncellemeleri yapan yetkili aracı firmadır.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın binlerce kurumun her birinin sistemine ayrı ayrı kontrol sağlamak yerine, entegratör firmalar üzerinden ‘özel entegrasyonu’ teşvik ettiği biliniyor.
Direkt entegrasyon için firmaların GİB’e bağlanacak sunucuları kendilerinin temin etmesi gerektiği için sunucu ve sunucudan kaynaklanan önemli maliyetler ortaya çıkıyor. Özel entegratör ile çalışmak ise bu maliyetleri ve uyum sorunlarını ortadan kaldırıyor, zaman tasarrufu sağlıyor.
GİB tarafından Özel Entegratör yetkinliğini alan firmalar müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu gibi belgeleri ve arşiv raporlarını hizmet verdikleri firma adına imzalayıp GİB’e gönderebilir. Böylece GİB ile olan iletişim ve bu anlamdaki sorumluluk da entegratör firmaya aktarılır.
Özel entegratörlerin e-belge geçişinde sunduğu kolaylıkların yanı sıra geçiş sonrası sunduğu pek çok avantaj da bulunuyor. Bunların başında ise alanında uzman ekiplerin, sıklıkla değişen ya da yenilenen regülasyonlara hakimiyeti ve gerekli yönlendirmeleri zamanında yapabilmesi geliyor.
GİB, özel entegratörlerle çalışan kişi/kurumlara ayrı avantajlar da sunuyor. Örneğin e-irsaliye sisteminde, bir taşımanın başlayabilmesi için öncelikle ilgili e-irsaliyenin GİB’in sistemine ulaşması ve onaylanması gerekir. Ancak eğer arada entegratör firma bulunuyorsa, GİB belgenin entegratöre ulaşması ve onun tarafından onaylanmasını yeterli buluyor. Bu durum GİB’in sistem yoğunluklarından kaynaklanabilecek gecikmeleri engelleyerek zaman kazandırıyor, gün içinde çok sayıda sevkiyat yapan firmaların memnuniyetini sağlıyor.
GİB’in internet sitesi üzerindeki özel entegratörler listesinde yer alan kurumlardan biri özel entegratör olarak seçilebilmektedir. Bu seçimde dikkat edilmesi gereken özellikler ise şöyle sıralanabilir:
Özel Entegratörle çalışmanız durumunda öncelikle aşağıdaki hizmet ve ürünlerden faydalanabilirsiniz:
Bunun yanı sıra örneğin Sovos’ta yukarıda sıralanan ürünlere ek olarak ‘Satış Sonrası Destek’ hizmeti de sunulur. Retainer Package ve Technical Account Manager gibi hizmetlerle, müşterinin kendi özel ürünün üzerindeki değişiklik taleplerinin gerçekleştirildiği çalışmalar da söz konusudur. Sovos uzmanları, müşterinin ‘ERP’siyle entegrasyon projelerinde destek sunabilir. Ayrıca müşteriler regülasyonlardaki değişiklikler hakkında önceden bilgi alabilirler, özel entegratör regülatif güncellemeleri otomatik olarak yapar. Bunun yanı sıra GİB ile uyumlu bir şekilde belgelerinin 10 yıl güvenli şekilde saklanması sağlanır.
Firmalar maliyet ve zaman tasarrufu sağlamak, işinin ehli bir partnerle çalışarak vergi ve fatura konusunda en güncel düzenlemelere uyumluluk göstermek ve ileride karşılarına çıkabilecek olası bir cezadan kaçınabilmek için özel entegratörlerle çalışırlar. Sovos özel entegratörlük hizmetini, müşterilerine on-premise ya da bulut üzerinden sunar. ‘On-premise’ türünde hizmet almak isteyen müşteriler, kendi bilgilerini kendi sistemleri içerisinde tutabilme seçeneğinden faydalanabilirler. Bulut seçeneğini tercih eden müşteriler ise ‘private’ ya da ‘public cloud’ türünde hizmet kullanabilir. Bulut seçeneği, müşterilere, belgelerinin güvenli bir şekilde iletilmesi ve arşivlenmesi hizmetini de sağlar. Ayrıca bu müşteriler, belge kesmek veya belge almak için kontör adı verilen birimleri satın alarak işlemlerini gerçekleştirebilirler. Sovos, her bir ürünün regülatif zorunluluğuna uygun olacak şekilde, en güvenli ve premium hizmeti müşterilere sunarak sorunsuz bir şekilde iş süreçlerini yönetmelerine imkân sağlar… Müşteriler, fatura işlemlerini aşağıda yer alan modellerden birini seçerek gerçekleştirebilirler:
Sovos, GİB’de hakkında ‘kayıp belge’ ihbarında bulunulmamış ‘tek özel entegratör’ olma özelliği ile bilinmektedir. Gelişmiş e-belge çözümlerimiz ile firmanızın e-dönüşüm sürecinde size nasıl yardımcı olabileceğimize göz atabilirsiniz.
Dijitalleşme her geçen gün global çapta etkinliğini artırıyor. Bu doğrultuda şirketler, regülasyonlar kapsamında zorunlu ya da tamamen gönüllü olarak dijitalleşme yönünde adımlar atıyor.
Tüm dünyada pandemi süreci ile ciddi bir ivme kazanan dijitalleşme; iş gücü, maliyet ve zaman gibi konularda oldukça değerli avantajlar vadediyor. Özellikle de dijitalleşmenin en önemli ayaklarından biri olan e-dönüşüm, şirketler için büyük kolaylıklar ve tasarruf imkânı sunuyor.
Şirketler e-dönüşüm yani e-belge yönetimi de dahil olmak üzere vergilendirmeye ilişkin pek çok konuda eksiksiz ve bağlantılı çözümlere erişmek için servis sağlayıcılar ile iş birliğini tercih ediyor. Bu noktada servis sağlayıcı seçimi konusunun hassasiyeti ön plana çıkıyor.
E-Dönüşümde Servis Sağlayıcı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
Şirketlerin e-dönüşüm sürecini doğru ve verimli bir şekilde yürütebilmek için;
Global Servis Sağlayıcı ile Çalışmanın Avantajları Neler?
Servis sağlayıcı seçerken özellikle global çapta hizmet ağı ve deneyimi olan bir servis sağlayıcı ile çalışmak birçok alanda şirketleri bir adım öne taşır.
16 Mart 2023 Perşembe günü düzenlenen webinarda; SAP S/4 HANA geçişi ve e-dönüşüm planlamasına dair merak edilenler ele alındı. Yayın kaydına buradan ulaşabilirsiniz.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) adına TÜBİTAK tarafından hazırlanan mali mühür, e-dönüşüm uygulamaların belge gönderiminde gerekli olan bir e-imza çeşididir.
E-İmza gerçek kişilere verilirken, mali mühür firmalara verilmektedir. TÜBİTAK tarafından ulaştırılan mali mühür, firma kaşesinin elektronik hali olarak düşünülebilir.
Mali mühürlerin alındıkları tarihten itibaren kullanım süreleri en fazla 3 yıldır. Üçüncü yılın dolmasına 3 ay kala mali mührün yenilenmesi gerekir. Yenileme süreci yaklaştığında yetkililere uyarı e-postaları iletilir. E-fatura gönderimi, e-defter beratı yüklemesi, e-arşiv raporunun iletilmesi gibi süreçlerin tamamında mali mühür kullanımı gerekli olduğu için süresi dolan mali mühürler ile Gelir İdaresi Başkanlığı tarafındaki işlemlerde sorun çıkacaktır.
Özel entegratör imzasını kullanan firmaların e-fatura gönderimi ve e-arşiv raporunun iletilmesi için mali mühre ihtiyacı bulunmamaktadır. Sadece e-defter beratlarının GİB sistemlerine yüklenmesi için mali mühür kullanılması gerekir.
Süresi dolan mali mührün yenilemesi için başvuru işlemleri Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin internet sitesi üzerinden yapılabilir: http://www.kamusm.gov.tr/
Web adresinde yer alan ilgili form sayfasında istenen bilgileri doldurduktan sonra belirtilen bankalar üzerinden mali mühür bedelinin ödenmesi gerekir.
Mali mührün süresinde yenilenememesi durumunda ise işlemlerini yerine getiremeyecek mükelleflerin, Gelir İdaresi Başkanlığı’na durumu izah eden bir dilekçe ekinde;
birer örneği ile “Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No:16 Dışkapı/ANKARA” adresine başvurması gerekir.
Mali Mühür Hakkında Bilinmesi Gerekenler
Sovos vergi uyumluluğu yazılımının e-dönüşüm ve e-belge zorunluluklarına uyum sürecinizde size nasıl yardımcı olabileceğine göz atabilirsiniz.
Sektörlerden bağımsız olarak kurumlara önemli bir rekabet avantajı sağlayan dijitalleşme, pandemi ile hız kazandı. Dijital dönüşümden faydalanmaya başlayan kurumlar, bu sürecin getirdiği avantajları tecrübe ettikçe teknoloji alanına yapılan yatırımlar ve beklentiler her geçen gün artmaya başladı. Küresel ekonominin yeni çalışma biçimlerine uyum sağlamak zorunda kalmasının yanı sıra büyümenin dijital teknolojiler ekseninde gerçekleşmesi sonucunda KOBİ’ler de bu sürece dahil olmaya başladı. Her ölçekteki şirket için önem taşıyan dijital dönüşüm kavramı küçük ve orta segmentte yer alan kurumlar, yani KOBİ’ler için de geleceği şekillendiren ve yeniliklere yardımcı olmak adına önemli bir adım oldu.
International Data Center (IDC)’ın öngörüsüne göre 2026 yılı itibarıyla tüm dünyadaki KOBİ’lerin yüzde 70’i dijital olarak daha dirençli olmak ve değişen pazar koşullarından yararlanmak için bilişim teknolojileri harcamalarını önemli ölçüde artırmış olacak.
Dijitalleşmenin KOBİ’ler için faydaları
Dijitalleşmeye adım atan firmaların Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğler kapsamında olmasa bile gönüllü olarak e-Dönüşüm’e geçiş yapması, ön muhasebe süreçlerinin dijitale taşınarak, çok daha pratik ve daha az maliyetli hale gelmesi için önemli.
Özellikle e-Ticaret’e adım atmış bir KOBİ için fazlasıyla zaman alan bir iş yükünün elektronik ortama aktarılması iş süreçlerinde zamandan, iş gücünden ve maliyetten tasarruf sağlayacak.
Temmuz geçişi KOBİ’leri dijitalleştirecek
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 22 Ocak 2022 tarihinde güncellenen ve genişletilen 509 sıra nolu V.U.K. Genel Tebliği’ne göre 1 Temmuz 2022 itibarıyla geçerli olacak yeni uygulamalar hali hazırda e-Dönüşüm’e gönüllü olan KOBİ’lerin dijitalleşme sürecini hızlandıracak.
2021 yılı cirosu 4 Milyon TL ve üzeri olanlar e-faturaya geçiş yaparken, e-fatura uygulamasına zorunlu veya isteğe bağlı şekilde geçenlerin yanı sıra 2020 veya 2021 hesap dönemleri için 1 Milyon TL ciroya sahip olan ve e-ticaret faaliyetleri ya da gayrimenkul, motorlu taşıt alım-satım, kiralama, inşa ve imal faaliyetinde bulunan mükellefler ise e-fatura ve e-arşiv faturaya dahil olacak.
Türkiye’deki e-dönüşüm uygulamalarına ilişkin son güncellemeler ve zorunluluk kapsamları hakkında tüm detayları öğrenmek için uzman ekibimizle iletişime geçin.
İçinde bulunduğumuz dijital çağda teknolojinin yanında hız da öne çıkan başlıca kavramlar arasında yer alıyor. Rekabet yetisini korumak ve geliştirmek isteyen şirketler için dijital kasların yetkinliği kadar hızlı aksiyon alabilmek de son derece önemli.
Dijitalleşmenin küreselleşmeye olan etkisiyle şirketler birden çok konuda uzmanlaşmak yerine ana faaliyetlerine yoğunlaşarak diğer alanlarda dışardan hizmet alma seçeneğine yöneliyor.
Rakiplerinin önüne geçmek isteyen şirketler başlıca ürün ve hizmetleri ile fark yaratmaya çalışırken odak noktalarını kaybetmemenin yolunu, tüm iş süreçlerini bir araya toplamaktansa belirli bir kısmını dışarıdan sağlamakta buluyor.
Günümüzde şirketler için başarının ana unsuru olan dijitalleşme ve hız, iş süreçlerine de etki ediyor. Dijitalleşmeyi operasyonlarına entegre edememiş şirketler için hızlı olmak da normalden daha fazla çaba gerektiriyor. Bu durumun yanında birden çok alanda uzmanlaşmaya çalışmak zaman kaybı ve verimsizliği beraberinde getiriyor.
Özellikle ticari faaliyetleri destekleyen iş süreçlerinde uzmanlaşma satış rakamlarına olumlu yansırken ana faaliyetler dışında kalan alanlara mesai harcamak ek iş gücü ve maliyetler doğuruyor.
Verginin dijitalleşmesi sonucu e-dönüşüm sürecinde uzmanlaşmaya zaman ve bütçe ayırmak yerine ana faaliyet alanlarına yoğunlaşan şirketler servis sağlayıcıları aracılığıyla çözüm üretme yoluna gittiler.
Şirketlerin muhasebe ve bilişim teknolojileri departmanlarının yoğun uzmanlığının yanı sıra şirketler için teknolojik altyapı yatırımlarını da gerekli kılan e-dönüşüm sürecini servis sağlayıcıları aracılığıyla aşmak şirketlere birçok avantaj kazandırıyor.
E-dönüşüm sürecinde ve e-belge uygulamalarında servis sağlayıcılarının şirketlere en önemli katkısı uzmanlık noktasında. Servis sağlayıcılarının uzmanlığı sayesinde şirketler hız ve maliyet açısından da avantajlı konuma geliyor. E-belgelerle ilgili süreçlerde servis sağlayıcıları güvenlik açısından da önemli özellikler sunarak riskleri ortadan kaldırıyor.
Konuyla ilgili daha detaylı bilgi için Şirket Verimliliğinin Artmasında Vergi Teknolojilerinin Rolü başlıklı blog yazımızı inceleyebilirsiniz.
E-fatura uygulamasından faydalanan mükellef sayısı geçen yıl, bir önceki yıla oranla yüzde 77 artarak 332 bin 400’e, düzenlenen e-fatura sayısı da yüzde 52 artışla 366 milyon 655 bin 334’e çıktı. Düzenlenen e-faturaların tutarı ise Kovid-19 dönemini kapsayan geçen yıl ikiye katlanarak (yüzde 106 artışla) 9,9 trilyon TL’ye ulaştı.
Öte yandan, başladığı günden 2020 yılı sonu itibarıyla e-defter uygulaması kullanmak amacıyla başvuru yapan ve izin verilen mükellef sayısı da 203 bin 410 oldu. Ayrıca geçen yıl itibarıyla e-arşiv uygulamasına kayıtlı kullanıcı sayısı da 321 bin 700’e ulaştı.
Servis sağlayıcılarının sunduğu avantajlar sayesinde GİB’in yayımladığı zorunluluk kapsamı dışında kalan şirketler de gönüllü olarak e-dönüşüm sürecine girmeye başladı. Özel entegratörlerle çalışmanın avantajlarının yanında e-dönüşümün sunduğu zaman, maliyet ve iş gücünde verimlilik, şirketleri servis sağlayıcılarının çözümlerine yakınlaştırıyor.
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura ve vergi zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.
Dijitalleşme, özellikle pandemi sürecinde tüm dünyada iş yapış şekillerini büyük değişime sürüklemeye devam ediyor. Kurumlar iş sürekliliği endişesi ve rekabette öne geçme isteğiyle -belki de geç kalınmış- gelecek stratejilerini bu dönemde belirliyor. Bilgi teknolojilerinin yoğun kullanımıyla iş süreçlerinde sağlanan hız, verimlilik, çeviklik, para ve zaman tasarrufu yıllardır anlatılıyor olsa da hak ettiği değeri birçok kurum tarafından yeni görmeye başlıyor. Kuşkusuz ki dijitalleşme son iki yıldır, geçmişten olduğundan çok daha önemli bir noktaya taşındı.
Dijitalleşme kapsamında kurumların finansal süreçlerinin kontrolünün elektronik ortama taşınmasını kapsayan ve Türkiye’de 2004’lü yıllarda başlayan “e-dönüşüm” süreci bugün şirketler için kaçınılmaz bir gerçeği ortaya koyuyor. Bir zamanlar gelecek dönemde yapılması gereken bir çalışma olarak görülen e-dönüşümün, artık bugünün gerçeği haline geldiği görülüyor. İşin uzmanları e-dönüşüm ve genel anlamda dijitalleşme sürecine dahil olamayan söz konusu kurumların öncelikle küçülme sonra da yok olma tehdidi ile karşı karşıya olduğu konusunda uyarıyor.
E-dönüşüm süreci kurumları içerisinden geçmekte olduğumuz zorlu süreçte ve gelecekte sürdürülebilir kılarken, faydaları sürdürülebilirliğin üç payandası göz önüne alınarak şu şekilde özetlenebilir:
Pandemi döneminde dijitalleşmenin ivmesinin birçok sektörde hızla artışına ve yeni sektörlerin bu sürece dahil olmasına rağmen, dijitalleşmeyi operasyonlarına henüz entegre edememiş şirketler için en önemli nokta dijital dönüşümden korkmamaktır. E-dönüşümün sunduğu zaman, maliyet ve iş gücünde verimliliği şirkete adapte edebilmek için özel entegratörlerle çalışarak servis sağlayıcıların çözümlerine odaklanmak bu konudaki tereddütleri ortadan kaldıracaktır.
Konuyla ilgili daha detaylı bilgi için Şirketler Vergi Uyumluluğu Süreçlerinde Neden Dışarıdan Hizmet Almalılar? başlıklı blog yazımızı inceleyebilirsiniz.
Pazar araştırma firması International Data Corporation‘a (IDC) göre; 2022 yılına kadar iş uygulamalarının, ürünlerin ve şirketlerin dijital dönüşümünü sağlayan teknolojiler ve hizmetlere yapılan küresel harcamaların 1,97 trilyon dolara ulaşması bekleniyor. Bu durum, 2017’den 2022’ye kadar olan beş senelik süreçte, bileşik olarak yıllık %16,7’lik bir büyüme oranı anlamına geliyor.
Bu rakamlar ve göstergeler göz önüne alındığında dijitalleşme ve e-dönüşüm kurumlar için bir tercih olmaktan ziyade; iş hedeflerine en etkin, kolay ve düşük maliyetli bir şekilde erişmek için bir fırsat hatta bir zorunluluk olarak karşımıza çıkıyor. Pandemi süreci avantaja çevrilerek bugün hali hazırda bu sürece dahil olan kurum sayısının hızla arttığı gözlemlenirken, yakın gelecekte de ciddi oranda artmaya devam edeceği öngörülüyor.
Sovos vergi uyumluluğu yazılımının e-dönüşüm ve e-belge zorunluluklarına uyum sürecinizde size nasıl yardımcı olabileceğine göz atabilirsiniz.
Dijitalleşmenin her geçen gün artması şirketlerin farklı gelişim alanlarına yönelmelerini sağlıyor. Verimlilik ise şirketlerin geliştirmek istediği konuların başında yer alıyor. Dijital dönüşüm sayesinde verimliliği artırmak isteyen şirketler gelişen vergi teknolojilerini iş süreçlerine dahil ederek kaynaklarını daha etkin kullanıyor.
Şirketlerin temel faaliyetlerini yerine getirirken kalitenin artırılması ve sürdürülebilirliğin sağlanması için verimlilik hayati öneme sahip. Üretkenliğin artması, süreçlerin hızlanması ve insan kaynağının etkin kullanımı için verimliliğin artırılması çok önemlidir.
Dijital dönüşümle birlikte gelişen vergi teknolojileri şirketlerin 3 temel konuda verimliliklerini artırmalarını sağlıyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) 19 Ekim 2019 tarihinde yayımladığı Genel Tebliğ ile e-dönüşüm uygulamalarının kapsamını genişletirken 2020 yılı Türkiye için e-belge kullanımlarının arttığı bir yıl oldu. Zorunlu geçişlerin yanında gönüllü olarak da e-belge kullanımına geçen birçok şirket var.
Verimlilik açısından şirketlere önemli avantajlar sağlayan e-belgeler ve bu dijital dönüşümün şirketlere getirdiği faydalar şu şekildedir:
E-serbest meslek makbuzu ve e-müstahsil makbuzu gibi zorunluluk kapsamında yer alan e-belgelerin yanında, kullanımı zorunlu olmasa da önümüzdeki yıllarda kullanım alanı artabilecek, e-gider pusulası, e-bilet, e-sigorta komisyon gider belgesi, e-sigorta poliçesi, e-döviz alım satım belgesi ve e-dekont gibi e-belgeler, faaliyet alanlarına göre şirketlerin zaman, maliyet ve iş gücü açısından verimliliğini artırmasını sağlar
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura ve vergi zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.
Son yıllarda yaşanan teknolojik gelişmeler neticesinde, ticari kurum ve kuruluşlar yürütülen finansal süreçleri kontrollü olarak elektronik ortama taşımaya başladılar. E-dönüşüm uygulamaları ile kurumların finansal süreçleri düzenlenerek iş verimlilikleri arttırıldı. Türkiye’deki e-dönüşüm sistemi, e-fatura, e-defter, e-arşiv, e-bilet, e-mutabakat ve e-irsaliye gibi uygulamaları kapsamaktadır.
En son yayınlanan tebliğe göre, 2018 veya 2019 hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-fatura ve e-arşiv fatura zorunlu geçişlerini 1 Temmuz 2020 tarihi itibarıyla gerçekleştirdiler. 2020 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler ise ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren, e-fatura ve e-arşiv uygulamasına geçmek zorundadırlar.
E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki ayrıştırıcı özelliklerin en önemlileri aşağıdaki gibidir:
Dijital dönüşüm ile sıklıkla duyulan e-arşiv, kâğıt faturanın hazırlanma, basım ve gönderim maliyetini ciddi oranda azaltırken sağladığı diğer faydalar şöyledir:
E-arşiv fatura sistemi, uluslararası standartlara uygun bir politika izleyerek firmaların çağa ayak uydurmasını mümkün kılar.
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura ve vergi zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-dönüşüm kapsamında belirlediği yeni düzenlemeler ardı ardına hayata geçti. Herhangi bir malın sevkiyatı gerçekleşmeden önce düzenlenmesi zorunlu olan e-irsaliye belgesine ilişkin yeni düzenleme de 1 Temmuz 2020 tarihi itibariyle yürürlüğe girdi. Yeni düzenlemeye göre belli işletmeler, ciro eşiğine ve faaliyet gösterdikleri sektöre bağlı olarak e-irsaliye uygulamasını kullanmaya başladılar. Yeni düzenlemeyle ilgili mükelleflerin en çok merak ettiği konu ise, alıcısı belli olmayan ya da alıcısı e-irsaliye kullanıcısı olmayanlara düzenlenen e-irsaliyelerin nasıl yönetileceği konusu.
Türkiye içinde belli bir malı taşımak için yasal olarak e-irsaliye oluşturmak gerekiyor. İşletmeler, alıcının e-irsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı, alıcının kim olacağının belli olmadığı ya da ne miktarda mal alacaklarının belirsiz olduğu senaryolar ile karşılaşabilirler.
Bu senaryolar karşısında GİB, mükellefler için çözüm olarak “Sanal Alıcı” uygulamasını sunuyor. Mükelleflerin karşılaştıkları senaryolar, belge üzerindeki alıcı VKN alanı ile birbirlerinden ayrışıyor. Malı kimin teslim alacağının bilinmediği durumlarda kolayca e-irsaliye oluşturabilmek için sistemdeki “Muhtelif Müşteriler” seçeneğini kullanmak gerekiyor. Muhtelif Müşteriler e-irsaliyesinde unvan alanına “Muhtelif Müşteriler” yazılırken, VKN alanına ise “5555555555” numarasını girmek gerekiyor.
Özellikle ihracatla uğraşan işletmelerin karşılaştıkları bir senaryo da malın gönderildiği alıcının sisteme kayıtlı olmaması. Bu işletmelerin, yurt dışına gönderdikleri mallar için aynı Türkiye içinde olduğu gibi e-irsaliye keserek bildirimde bulunmaları gerekiyor. Alıcının sisteme kayıtlı olmaması durumunda mükellefler, özel entegratörlerin sunmuş olduğu sistemde alıcı olarak “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcısı” seçeneğini kullanıyor ve VKN bölümüne “3900892152” yazarak gönderi yapıyor. Bu gibi senaryolarda, e-irsaliyeler alıcısına sistem içinden iletilemese de düzenleyici tarafından e-posta gibi elektronik ortamdan ya da kağıt çıktı aracılığıyla teslim edilebiliyor.
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura ve vergi zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.
Kağıt fatura dönemi bitmek üzere. E-arşiv fatura uygulaması sayesinde e-fatura mükellefi olmayan kullanıcılara da elektronik ortamda fatura düzenlemek mümkün. Kağıt fatura ihtiyacını ortadan kaldıran bu düzenleme sayesinde firmalar faturalarını son kullanıcıya e-posta gibi bir elektronik yolla doğrudan gönderebiliyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’nın yayımladığı tebliğe göre e-fatura kullanan tüm mükellefler, aracı hizmet sağlayıcıları ve internet reklamcılığı hizmet aracıları ile internet ortamında ilan yayınlayan mükellefler e-arşiv fatura uygulamasına 1 Ocak 2020 tarihi itibariyle zorunlu geçiş yaptılar.
Son tüketiciye kesilen faturaların oluşturulması ve arşivlenmesi maliyetli ve zor. Bu faturaların minimum 10 yıl saklanması gerekiyor. Elektronik ortamda saklanan ve istenildiğinde kolaylıkla ulaşılabilen e-arşiv faturalar bu zorlukları azımsanmayacak ölçüde azaltması şu anda zorunluluk kapsamında olmayan şirketleri de gönüllü geçişe teşvik ediyor.
| E-Fatura | E-Arşiv Fatura |
| Fatura gönderme ve alma şeklinde iki yönlü bir uygulamalıdır. | Tek yönlü bir uygulamadır. Sadece fatura göndermeyi içerir. |
| Faturanın gönderim sırasında UBL-TR formatına dönüştürülmesi zorunludur. | Serbest format veya UBL-TR formatında düzenlenebilir. |
| Sistemin merkezinde GİB olduğu için, bir rapor oluşturulup ayrıca GİB’e gönderilmez. | GİB’e günlük olarak e-arşiv fatura Raporu gönderimi zorunludur. |
| Sisteme kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir. | E-fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere düzenlenir. (Son düzenleme ile e-arşiv sistemine kayıtlı olmayan ama gün içerisinde bir mükellefe vergiler dahil 5.000 TL ve üzeri fatura gönderen şirketler de e-arşiv fatura oluşturmalıdır.) |
E-arşiv fatura oluşturulduğunda kağıt ya da elektronik ortamda direkt olarak son kullanıcıya iletilir. Dolayısıyla e-Arşiv fatura ve alıcısı arasında GİB bulunmamaktadır. Bu sebeple GİB, oluşturulan e-arşiv fatura verilerine erişebilmek için, şirketlerin günlük olarak e-arşiv fatura raporu oluşturmasını ve GİB sistemine göndermesini zorunlu kılmıştır. Uygulamaya dahil olan şirketler içinde bulundukları gün oluşturdukları tüm e-arşiv faturaları, GİB’in belirlediği formatta bir sonraki gün sonuna kadar GİB’e raporlarlar.
E-fatura uygulamasında böyle bir rapor gerekmez, düzenlenen faturalar sistemde öncelikle GİB’e gider ve şema kontrolleri sonrasında alıcıya ulaşır.
Gerekli koşullar sağlandığında e-arşiv fatura için oluşturulan çıktılar irsaliye yerine de kullanılabilmektedir. Bu durumda tekrar bir irsaliye düzenlenmesine gerek kalmamaktadır. Koşulları şu şekilde sıralayabiliriz;
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.
Kağıt faturadan kurtulmanın zamanı geldi! e-Arşiv uygulaması sayesinde e-Fatura mükellefi olmayan kullanıcılara da elektronik ortamda fatura düzenlemek mümkün. Kağıt fatura kullanımını minimuma indiren bu düzenleme sayesinde firmalar faturalarını son kullanıcıya e-posta gibi elektronik yolla doğrudan gönderebilmekte.
Sizlerin de bildiği gibi e-Arşiv Fatura Uygulaması’na zorunlu geçiş 01.01.2019 tarihinde yapılacak. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’in yayımladığı tebliğe göre e-Fatura kullanan tüm mükellefler, aracı hizmet sağlayıcıları ve internet reklamcılığı hizmet aracıları ile internet ortamında ilan yayınlayan mükellefler e-Arşiv Fatura Uygulaması’na 01.01.2019 tarihi itibariyle zorunlu geçiş yapacaklar.
Bu zorunluluğu getiren düzenleme birçok firmanın uygulamaya gönüllü dahil olması, kağıt belgelerin arşivlenmesi, taranması gibi maliyetlerin ortadan kaldırılmasının yanısıra kağıt tüketimini de azımsanmayacak ölçüde azalttı!
e-Dönüşüm uygulamaları için ürettiği çözümlerle alanında öncü firma olan Sovos Foriba’nın geliştirdiği e-Arşiv Fatura çözümü sayesinde SAP ekranlarından hiç çıkmadan e-Arşiv faturalarınızı oluşturabilir, geçmiş faturalarınıza erişebilir ve detaylı raporlar alabilirsiniz.
Sovos Foriba ailesi olarak ürettiğimiz çözümlerle uygulamanın teknik gereksinimlerini karşılarken, düzenlemeyle birlikte akıllarda oluşan soru işaretleri için yorumlarımızı da paylaşmaktayız. Bu noktada en çok karşılaştığımız sorulardan birkaçına aşağıdaki şekilde yorum getirebiliriz.
İki uygulama da elektronik ortamda fatura düzenlemeyi mümkün kılarken temelde bazı farklılıkları vardır. Bu farklılıkları şu şekilde sıralayabiliriz
e-Fatura |
e-Arşiv |
|
|
Son kullanıcıya gönderilen her bir faturanın bilgisini içeren ve GİB sistemine günlük gönderimi zorunlu olan bir rapordur. Sovos Foriba olarak geliştirdiğimiz çözümümüz sayesinde e-Arşiv raporlarınızı sizin için düzenleyip GİB sitemine gönderebilmekteyiz. SAP ekranlarından ayrılmadan gönderilen bu e-Arşiv raporlarının takibini yapabilirsiniz
Gerekli koşullar sağlandığında e-Arşiv için oluşturulan çıktılar irsaliye yerine de kullanılabilmektedir. Bu durumda tekrar bir irsaliye düzenlenmesine gerek kalmamaktadır.Bu koşulları şu şekilde sıralayabiliriz;
Sovos Foriba deneyimi ile sektörel ihtiyaçlara göre düzenlenmiş fatura giriş ekranını kullanma fırsatı yakalayın. e-Arşiv Faturaya geçiş süreci hakkında bilgi almak için iletişime geçebilirsiniz!