Tüm e-dönüşüm projelerinin yönetim sürecinde, kapsam ve kaynaklar belirlendikten sonra proje planlaması yapılır ve buna uygun tahmini proje bitiş tarihi belirlenir. Ancak söz konusu regülasyon uyum projeleri olduğunda, çoğu zaman ilk belirlenen husus projenin bitiş tarihi oluyor.

Son teslim tarihini ileten resmî kurumlar, kapsamın da büyük çoğunluğunu belirlemiş oluyor. Birçok mükellef de bu sürecin doğru, kendi iş süreciyle uyumlu ve en önemlisi zamanında yapılmasını sağlamak için özel bir entegratörle çalışmayı tercih ediyor.

Özel Entegratörler Proje Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

Entegratörler, süreci yönetmek için mükellef ile resmî kurumlarının gereksinimleri veya yaptırımları, entegratör tarafından, mükellefin iş sürecine entegre olacak şekilde tasarlanmalıdır. Bu noktada devreye giren özel entegratörler, sürecin tarafların önceliklerine uyumlu olarak ilerlemesini sağlamak için gerekli tasarımı yapmakta ve projedeki toplam iş dağılım yapısını kurgulamaktadır.

Özel entegratörler, ters planlama olarak adlandırılan yöntem ile ayrıntılı bir proje zaman çizelgesi oluşturur. Buradaki başarının anahtarı, kapsamı doğru tanımlamak ve iş listesini net bir şekilde belirlemektir. Doğru iş listesini belirleyebilmek için ise konu hakkında bütünsel bilgiye sahip, tecrübeli, olası sorunları daha önce deneyimlemiş ve çözüm önerilerini planlamaya dahil edebilecek bir özel entegratör ile çalışmak önemlidir.

Canlı kullanıma geçiş tarihi belirlenmiş projelerin yönetiminde, projedeki riskleri minimize etmek için, özel entegratörler bir planlama modeli hazırlarlar. Bu model, uygun kaynakları, yüksek öngörüyle hazırlanmış iş listesini, her görev için belirlenmiş olan net sorumlulukları ve her bir görev için dahil olan tüm süreçleri içermelidir. Belirlenmiş olan son canlı geçiş tarihine ulaşabilmek için detaylı planlanan bu model üzerinde entegratör ve mükellef birlikte çalışmalıdır.

Bu aşamada gerçekleşebilecek olası aksaklıklar nedeniyle, iş listesinde önceliklendirmeler yapmak ve belirli süreçleri teslim tarihinden sonrasına planlamak gerekli olabilir. Projedeki karar verici paydaşların projeye sık sık dahil edilmesi, istenmeyen olası aksaklıkları engeller ve daha hızlı bir onay süreci sağlar. Ayrıca zaman çizelgesinde olası risklerin önceden giderilebilmesi için, planda boşluklar bırakmak gerekebilir. Bu tavsiyelerin bazıları tüm projeler için gerekli olsa da canlı kullanıma geçiş tarihi belirlenmiş projeler için ayrıca önem arz eder.

E- Dönüşüm Projelerinin Zamanında Tamamlanmasını Sağlamak İçin Öneriler:

• Projeyi mümkün olduğunca erken başlatın ve teslim tarihinden önce bitirmeyi hedefleyin.
• Ayrıntılı bir proje planı ve iş listesi oluşturun.
• Tecrübeli bir özel entegratör ile çalışın ve onların önerilerini / yorumlarını dikkate alın.
• Proje boyunca, projedeki bütün paydaşlarla iletişim kurun ve erken uyarı sistemi oluşturun.
• Olası riskleri önceden belirleyin ve bu riskleri aktif olarak gözlemleyin.
• Karar vericileri proje hakkında sık sık bilgilendirin ve gerektiğinde hızlı karar vermelerini sağlayın.
• Projenin bitiş tarihini göz önünde bulundurarak kapsamlı bir test aşaması uygulayın.

Günümüz iş dünyasında şirketlerin, iç işlerine odaklanabilmek için dış kaynaklı kurumlardan destek alması oldukça yaygındır.

Regülatif entegrasyonlar, dış kaynaklı destek alırken dikkate alınması gereken önemli konulardan biridir. Bu kapsamda şirketler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen koşulları sağlayarak kazandıkları yetki ile mükellef adına e-fatura, e-defter, e-arşiv fatura, e-irsaliye gibi elektronik kayıtları oluşturabilen özel entegratörler ile çalışmaktadır.

Söz konusu süreçte yaşanabilecek aksaklıklar firmalarda büyük yaptırımlara neden olabileceği için entegratör seçiminde hassas davranılması büyük önem arz etmektedir.

E-dönüşüm servis sağlayıcısının değiştirilmesine karar verdikten sonra, herhangi bir sorun yaşamadan sorunsuz bir geçiş sağlamak için aşağıdaki süreci göz önünde bulundurmanız önemlidir.

Geçiş sürecinde proje yönetiminin temel aşamaları:

1. Geçiş gününe karar vermek  
   Yasal olarak, geçiş gününün finansal yılın sonu olması gerekmemektedir, ancak çoğu firma bu yanlış ön görüye sahiptir. İş sürekliliğinin aksamasını ve yıl sonu sebebiyle oluşabilecek karmaşaları önlemek için geçiş tarihini belirlerken yıl sonundan kaçınmak en iyisidir.
2. Mevcut ihtiyaçları doğru aktararak yeni sağlayıcının sunabileceği hizmetleri anlamak 
   Yeni bir projeye başlarken kapsamın ve ihtiyaçların net olarak aktarımı çözüm tasarımında önemli bir yer tutmaktadır. Aynı amaca hizmet etse de farklı tedarikçi firmaların e-dönüşüm ürünleri aynı değildir, bu sebeple ürünlerin nasıl çalıştığını iyi anlamak gerekmektedir. Seçilen sağlayıcının, firmanın ihtiyacı olan hizmetleri ve desteği sunabileceğinden emin olunmalıdır.
3. Eski verilerin durumuna karar vermek 
   Yasal olarak verinin sahibi her zaman mükelleftir. Her tedarikçi kendi ürettiği veriyi yasal zorunluluk olan 10 yıl boyunca yasal kurallara uygun olarak saklama hizmetini sağlıyor olsa bile tedarikçi ile olan sözleşmenin bitirilmesi durumunda bu saklanan verilere ilişkin karar vermek büyük önem arz etmektedir.Eski veriler, yasal süre boyunca eski tedarikçide saklanabileceği gibi firmanın kendi bünyesinde mevcut olan arşivleme sistemlerine ya da yeni geçilen tedarikçiye de aktarılabilir.
   Süreç içerisinde bütün verilerin aktarıldığından emin olmak ve denetim sırasında verilerin bulunabilir olması mükellefin sorumluluğundadır. Bu nedenle firmalar geçiş kararı öncesinde bu detayı netleştirmelidir.
4. Geçiş öncesi, eski sistemdeki süreçlerin tamamlanmasını beklemek 
   E-dönüşüm süreçleri genel olarak “gönder ve unut” tasarımında değildir. Gönderilen belgenin takip edilmesi gereken bir süreç bulunmaktadır ve kimi zaman bu süreç günler sürebilmektedir.
   Eski sistemden gönderilen belgelerin statülerinin tekrar eski sisteme gönderilmesi süreci Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen bir süreç değildir. GİB, o an için entegrasyon hangi sistemde ise ilgili veriyi o sisteme gönderecektir.Bu sebeple geçiş öncesinde eski sistemlerden gönderilen belgelerin statülerinin tamamlanmasını beklemek gerekmektedir. Aynı şekilde eski sisteme gelen belgelerin yanıtlarının da geçiş öncesi verilmiş olması tavsiye edilmektedir.

Yeni bir e-dönüşüm sağlayıcısına geçiş zor bir görev gibi gelebilir ancak bu adımları takip etmek, geçişin mümkün olduğunca sorunsuz olmasını sağlayacaktır.