Fallstudie
Ashland
Durch den Wechsel zu Sovos VAT Reporting hat Ashland bei 40 Mehrwertsteuersystemen und zwei Shared Service Centers Standardisierung, Effizienz, Präzision und maßgeschneiderten Service erreicht.
Ashland kann dank Sovos die Mehrwertsteuermeldungen höchst effizient bearbeiten
Zusammenfassung
Unternehmerische Herausforderungen
- Ashland muss im EMEA-Gebiet jeden Monat 40 Mehrwertsteuererklärungen und die zugehörigen Berichte bewältigen. Dabei wurde die Compliance zwar zentral, aber nicht standardisiert bearbeitet und war deshalb zeitraubend und fehleranfällig.
- Das Unternehmen beauftragte zwei Shared Service Centers und benötigte eine Mehrwertsteuerlösung, mit der sich die Compliance standardisieren und die Effizienz steigern ließen.
Lösung
- Ashland hat die Sovos-Lösung VAT Reporting implementiert, um diese Herausforderungen zu bewältigen und individuellen Support zu gewährleisten.
Inzwischen hat Ashland auch die Sovos-Lösungen SAF-T und Spain SII implementiert und damit einen zentralen Complianceprozess aufgebaut.
Resultate
- Mit Sovos hat Ashland Standardisierung, Effizienz und Präzision erreicht und seinen Mitarbeitern Freiraum für Analysen und Prozessverbesserungen verschafft.
- Der Zeitaufwand für die Erstellung einer Mehrwertsteuererklärung sank um durchschnittlich 30–50 %.
- Ashland gewährleistet die Compliance in allen Ländern, in denen man tätig ist.
Das Unternehmen
Ashland Global Holdings Inc. (NYSE: ASH) ist ein weltweit führendes Spezialchemieunternehmen und beliefert eine große Bandbreite von Verbraucher- und Industriekunden wie etwa die Bereiche Klebstoffe, Bau-Anstrichmittel, Fahrzeuge, Bau, Energie, Lebensmittel und Getränke, Körperpflege und Pharmazie. Ashland beschäftigt rund 6.500 Mitarbeiter, die leidenschaftlich und hartnäckig an Lösungen arbeiten, von renommierten Wissenschaftlern und Forschungschemikern bis zu talentierten Technikern und Anlagenbetreibern. Sie alle entwickeln praktische, innovative und elegante Lösungen für komplexe Probleme von Kunden in mehr als 100 Ländern.
Die Herausforderung
Ashland muss 40 verschiedene Mehrwertsteuerregistrierungen im EMEA-Gebiet mit zwei Shared Service Centers an verschiedenen Standorten bewältigen. Die Arbeitsweise bei den Mehrwertsteuererklärungen und im Berichtswesen war nicht standardisiert. Jeder Sachbearbeiter ging bei Abstimmungs- und Berichtsarbeiten anders vor, so dass die Steuererklärungen schwer zu prüfen und zu validieren waren. Ohne ein standardisiertes Verfahren war die Compliance bei der Mehrwertsteuer eine zeitraubende Aufgabe.
Die Lösung
Mit der Compliance und der Bearbeitung von monatlich 40 Mehrwertsteuererklärungen und weiteren Berichten beauftragte Ashland zwei Shared Service Centers, eines in Polen und eines in Indien. Durch diesen Zentralisierungsschritt brauchte das Unternehmen jetzt auch ein einziges Tool, das nicht nur die Steuererklärungen in den jeweiligen Ländern erzeugen, sondern dabei auch standardisiert und korrekt arbeiten konnte.
„Ohne gute Software wäre es unmöglich gewesen, sich auf die schnellen Änderungen bei den Mehrwertsteuermeldepflichten einzustellen. Wir hätten diese neuen Vorschriften ohne Sovos nicht rechtzeitig bewältigen können.“
Anna Buchnowska
EMEA-Mehrwertsteuermanagerin bei Ashland
Die Vorteile
Ashland berichtet von verschiedenen Vorteilen der Standardisierung durch VAT Reporting von Sovos, besonders in Sachen Effizienz und Präzision. Die Mehrwertsteuerprozesse einschließlich Vorbereitung, Abstimmung und Berichterstellung sind jetzt effizienter. So kann sich die Steuerabteilung mehr mit echten Analysen befassen, anstatt Wirtschaftsprüfern Rede und Antwort zu stehen und technische Complianceaspekte zu bearbeiten (z. B. Datenerfassung, Excel-Tabellen etc.). Der für Mehrwertsteuer zuständige Mitarbeiter kann die Berichte so außerdem leichter überprüfen und kontrollieren.
Mehrwertsteuermeldungen werden automatisch erzeugt. Sie sind dadurch korrekter und enthalten weniger menschliche Fehler. Man kann mehrere Transaktionen gleichzeitig überprüfen und die Meldungen vor der Abgabe eigenen Audits unterziehen. Dank Sovos kann Ashland sich zudem schnell auf neue und umfangreichere Mehrwertsteuermeldepflichten wie SAF-T einstellen.
Auf der unternehmerischen Seite hat Ashland Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen erzielt und konnte dadurch das eigene Complianceniveau aufrechterhalten und laufend verbessern.
Die Resultate
Trotz wachsender Komplexität der Compliancelandschaft im EMEA-Gebiet und immer mehr Meldepflichten kann Ashland die Mehrwertsteuermeldungen mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern bearbeiten wie vor der Sovos-Implementierung, und dies auch noch effizienter. Mit Sovos ist der Zeitaufwand für die Erstellung einer Mehrwertsteuererklärung um durchschnittlich 30 bis 50 % gesunken. Die zuständige Abteilung kann sich nun mehr mit Überprüfungen, Kontrollprozessen und Analysen befassen. Seit der Sovos-Implementierung kann Ashland Probleme schon vor der Abgabe der Meldungen erkennen und schnell Audits durchführen. Dank klarer, zugänglicher und überprüfter Daten lassen sich Strafen viel leichter vermeiden.
Warum Sovos?
Als Ashland die Alternativen im Bereich Mehrwertsteuer-Compliance untersuchte, kamen nicht nur Technologieanbieter, sondern auch Beratungsunternehmen in die engere Wahl. Sovos konnte Ashland die geforderte Standardisierung und Präzision bieten. Bei der Auswahl des Mehrwertsteuer-Lösungspartners ging es jedoch nicht nur um Technologie. Auch der Service war dem Unternehmen sehr wichtig. Ashland hat sich letztlich deshalb für Sovos entschieden, weil sich die für Steuern zuständige Führungsetage vom starken, maßgeschneiderten Servicekonzept besser überzeugen ließ als von traditionellen Beratungsmodellen.
Seit sich Ashland für die Sovos-Lösung VAT Reporting entschieden hat, wurde die Zusammenarbeit auch noch auf den Compliancebereich für die spanischen SII-Vorschriften ausgedehnt. Ashland profitiert von der einheitlichen Compliancelösung von Sovos. Für die vielen neuen Complianceanforderungen weltweit ist diese Partnerschaft ideal gerüstet.