Brown-Forman setzt neue Vorschriften für elektronische Rechnungen mit Sovos um

Fallstudie

Brown-Forman

Mit der Sovos-Compliancelösung für elektronische Rechnungen konnte Brown-Forman seinem IT-Team im Bereich Compliance viel Arbeit abnehmen.

Zusammenfassung

Unternehmerische Herausforderungen

  • Wachstumsstrategie durch komplexe Vorschriften behindert

  • Für Mandate erforderliche Echtzeitprozesse und -reaktionen beeinträchtigen das operative Geschäft

  • IT-Ressourcen zur Überwachung und Umsetzung der Anforderungen sind begrenzt

Lösung

Brown-Forman hat sich für die Sovos-Plattform zur regionalen Berichterstattung von Unternehmen an Behörden entschieden. Sie kommt hier zum Einsatz:

  • Brazil Nota Fiscal
  • Mexico CFDI
  • Mexico eContabilidad

Vorteile

  • Nahtlose SA-Integration

  • Dank ständiger Überwachung und Unterstützung keinerlei Geschäftsunterbrechungen

  • Ressourcen können sich geschäftlichen Kernaufgaben zuwenden

  • Keine laufenden SAP-Upgrades und andere IT-Belastungen mehr

Das Unternehmen

Brown-Forman gehört zu den 10 weltgrößten Spirituosenunternehmen und vertreibt seine Produkte in über 160 Ländern. Neben der Unternehmenszentrale in Louisville (Kentucky, USA) besitzt Brown-Forman Niederlassungen in der ganzen Welt und produziert Kultmarken wie Jack Daniels, Southern Comfort und Woodford Reserve.

Die Herausforderung

Die internationale Expansion hat bei Brown-Forman wesentlich zum Erfolg beigetragen. Für das IT-Team war diese Wachstumsstrategie jedoch eine große Belastung. Die SAP-Systeme des Unternehmens müssen Finanzvorschriften aus der ganzen Welt einhalten, die auch noch ständigen Änderungen unterworfen sind. Die Mandate für elektronische Rechnungen drohten die Leistungsfähigkeit des IT-Teams bei Brown-Forman zu überfordern. In Brasilien und Mexiko, wo das Unternehmen neun Werke betreibt und die Vorschriften häufig geändert werden, war dies ein besonderes Problem.

Elektronische Rechnungen erfordern Prozesse und Reaktionen in Echtzeit. Versehentliche Fehler hierbei treffen sowohl das Finanz- als auch das Lieferkettenteam und können das operative Geschäft deutlich beeinträchtigen. 

Die Lösung

Angesichts der begrenzten eigenen IT-Ressourcen, die Brown-Forman für die Überwachung und Umsetzung der unterschiedlichen staatlichen Finanzvorschriften zur Verfügung standen, musste eine Lösung her, mit der man sich besser auf die ständig wechselnden lateinamerikanischen Verhältnisse einstellen konnte. Diese Lösung musste gleichzeitig in die zentrale SAP-ERP-Instanz integriert werden.

Brown-Forman brauchte einen ausgewiesenen Experten, der den gesamten Umfang des Geschäftsbetriebs in Lateinamerika überblicken konnte. Zudem musste die Kostenstruktur für das Unternehmen in dieser starken Wachstumsphase vorhersehbar sein.

„Sovos stellt die Netzwerkupgrades und die SAP-ERP-Konfigurationen bereit. So konnten wir über mehrere Länder hinweg mit einem Anbieter arbeiten und die gesetzlichen Änderungen bei der brasilianischen Nota Fiscal und der CFDI in Mexiko sicher bewältigen.“

Randy Isdahl

Direktor für SAP-Prozessarchitektur bei Brown-Forman

Die Vorteile

Sovos bietet Brown-Forman durchgehende Überwachung und Support und sorgt dafür, dass keine Geschäftsunterbrechungen aus Compliancegründen auftreten. Die Sovos-Lösung ist zudem nahtlos in die vorhandenen Systeme bei Brown-Forman integriert. Das Unternehmen kann so die Compliance länderübergreifend direkt im internen SAP-System verwalten.

Die Resultate

Nachdem die Compliance bei der elektronischen Rechnungsstellung durch Sovos gewährleistet wurde, konnte Brown-Forman Ressourcen umgruppieren und für geschäftliche Kernfunktionen einsetzen, zum Beispiel Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, und sich stärker mit Verbesserungen bei Lieferketten und Logistik befassen. Durch die Partnerschaft konnten außerdem die ständigen SAP-Upgrades entfallen und die IT wurde entlastet, weil sie sich nicht mehr mit den vielen neuen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung beschäftigen muss.

Warum Sovos?

Brown-Forman hat sich für die Sovos-Regionallösungen eInvoice und eAccounting entschieden, um in Brasilien und Mexiko einfacher Compliance gewährleisten zu können. Dem Unternehmen ging es um eine Lösung, die weniger Personaleinsatz und weniger Technologieinvestitionen erfordert. Mit der SaaS-Plattform von Sovos ließ sich genau das erreichen.