Unternehmen, die mit der Einhaltung der italienischen Frist für die elektronische Rechnungsstellung vom 1. Januar zu kämpfen haben, werden von finanziellen Sanktionen befreit, wenn sie ihre Rechnungen zum Zeitpunkt der Lieferung nicht sofort ausstellen können. Es scheint jedoch, dass die italienische Steuerbehörde die Einführung des Systems nicht verzögern wird.
Die Regierung hatte erklärt, dass Rechnungen, die nach dem 1. Januar nicht dem neuen Mandat entsprechen, mit Strafen in Höhe von 90 bis 180 Prozent der geltenden Steuer belegt werden. Dementsprechend wird die Steuerbehörde Rechnungen, die nicht korrekt formatiert oder nicht über das neue SDI-Berichtssystem ausgestellt wurden, als nicht konform betrachten.
Viele Unternehmen, insbesondere kleinere Firmen, hatten jedoch Probleme beim Übergang von ihren bestehenden Prozessen auf das neue Regelwerk für die elektronische Rechnungsstellung, das eine elektronische Rechnungsfreigabe in Echtzeit über die staatlich betriebene Plattform Sistema di Interscambio (SDI) erfordert.
Als Reaktion auf die Bedenken der Unternehmen öffnet sich die Regierung für eine Art Karenzzeit: Anstatt die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung als solche zu verschieben, verzichtet Italien auf Strafen für die verspätete Übermittlung der Rechnungen. Darüber hinaus wird Italien ab Juli 2019 die Hauptregel für den Zeitpunkt der Rechnungsstellung lockern, was den Unternehmen mehr Flexibilität im Prozess der elektronischen Rechnungsstellung ermöglicht.
Unternehmen in Italien erhalten Karenzzeit für Strafen bei der elektronischen Rechnungsstellung
Die neuen Strafbestimmungen sehen eine kurze Karenzzeit vor. Die Steuerbehörde wird keine Strafen für elektronische Rechnungen anwenden, die vom SDI innerhalb der Umsatzsteuer-Abwicklungsfrist, zu dem die Rechnung gehört, ausgestellt und verrechnet werden – d. h. bis zum 15. des Folgemonats, in dem die Rechnung ausgestellt und folglich verrechnet werden sollte (gemäß der Verordnung Nr. 100 aus dem Jahr 1998, aktualisiert 2018). Für elektronische Rechnungen, die das SDI bis zum Ende der folgenden Umsatzsteuer-Abwicklungsfrist (normalerweise bis zum Ende des Folgemonats) ausstellt und verrechnet, reduziert die Steuerbehörde die Strafe um 80 Prozent.
Wenn ein Unternehmen zum Beispiel am 1. Januar keine Rechnungen in Übereinstimmung mit den Vorschriften übermitteln kann, kann es die Übermittlung einer Rechnung, die bis zum 15. Februar hätte ausgestellt werden müssen, verzögern, ohne dass für diese Verzögerung Gebühren anfallen. Wenn das Unternehmen noch mehr Zeit benötigt, kann es die Übertragung von Rechnungen über das SDI bis zum 15. März verzögern und eine 80-prozentige Ermäßigung der regulären Strafe zahlen.
Italien erleichtert den Zeitplan für die Ausstellung elektronischer Rechnungen
Italien lockert auch seine Anforderungen an den Zeitpunkt der Rechnungsausstellung. Seit 1972 sieht das italienische Mehrwertsteuergesetz vor, dass Lieferanten entsprechende Rechnungen an die Regierung am Ort der Lieferung ausstellen müssen. Ab Juli können die Lieferanten jedoch innerhalb von 10 Tagen nach der Lieferung Rechnungen über die SDI-Plattform ausstellen. Rechnungen, die nicht vom SDI verrechnet werden, sind für steuerliche Zwecke nicht gültig, sodass die Ausstellung einer Rechnung innerhalb von 10 Tagen zu Verzögerungen beim Zahlungseingang führen kann.
Für Unternehmen, die in Italien tätig sind, ist die Erleichterung willkommen. Sie ist aber auch ein Zeichen dafür, dass die elektronische Rechnungsstellung in Italien planmäßig vorankommt. Das bedeutet, dass Unternehmen mit Niederlassung in Italien ihre Systeme bis Mitte Februar auf die Erfüllung des neuen Mandats vorbereiten müssen oder mit Strafen rechnen müssen.
Fazit: Was dies für die Geschäftstätigkeit in Italien bedeutet
Aus den jüngsten Entwicklungen geht auch hervor, dass sich die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in Italien jederzeit ändern können. Das Problem wird exponentiell schwieriger zu lösen, wenn Unternehmen weltweit ähnlichen Veränderungen gegenüberstehen. Die Einführung eines Systems, das die elektronische Rechnungsstellung automatisiert und eine zentrale Datenquelle sowohl in der Kreditoren- als auch in der Debitorenbuchhaltung bietet, ist daher von wesentlicher Bedeutung.
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Unternehmen, die sich mit komplexen Umsatz- und Verbrauchssteuerermittlungen, Umsatzsteuerregelungen und anderen steuerlichen Herausforderungen auf der ganzen Welt befassen, wissen, dass SAP allein nicht in der Lage ist, die von Land zu Land unterschiedlichen Anforderungen zu erfüllen. Da der Support und die Updates für ECC und R3 von SAP auslaufen, müssen Unternehmen auf HANA umsteigen, um ihre Systeme auf dem neuesten Stand zu halten. Mit diesem unvermeidlichen Wechsel zu S/4HANA oder HANA Enterprise Cloud ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um einen Schritt zurückzutreten und eine umfassende Strategie für das weltweite Steuermanagement zu entwickeln.
SAP-Anwender müssen bis 2025 auf HANA migrieren – die Mehrheit hat diesen Prozess jedoch noch nicht begonnen. Da der Umzug größere Änderungen an der ERP-Infrastruktur erfordert, sollten SAP-Anwender mit globaler Geschäftstätigkeit die einmalige Gelegenheit nutzen, bei der Implementierung strategischer vorzugehen. Mit dem richtigen Ansatz können Unternehmen ihre Lösungen so zukunftssicher machen, dass sie mit den ständigen Änderungen der Steuervorschriften in Lateinamerika, Europa und darüber hinaus Schritt halten können.
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Regierungen auf der ganzen Welt implementieren Technologien für die Durchsetzung von Steuern. Um Schritt zu halten, müssen Unternehmen die Digitalisierung der Steuern zu einer Kernsäule ihrer HANA-Migrationen machen.
Bei der Umstellung auf HANA müssen Unternehmen die neue Steuerwelt berücksichtigen, die unter anderem Folgendes umfasst:
Fortlaufendes Änderungsmanagement – Unternehmen müssen in der Lage sein, größere Steuerreformgesetze und kleinere Änderungen von Steuersätzen und -bereichen zu antizipieren und sich schnell daran anzupassen, ohne dabei den Betrieb zu stören oder Verstöße zu riskieren.
Interne Prozesse – Compliance erfordert oft Änderungen an grundlegenden Prozessen, Verfahren und Technologien, die von globalen Unternehmen eingesetzt werden. In Lateinamerika beispielsweise kann die Logistik durch die Mehrwertsteuerbestimmungen beeinträchtigt werden, da in vielen Ländern elektronische Rechnungen als Frachtbrief vorgeschrieben sind, die erstellt werden, bevor Produkte versendet werden können.
Erforderliche Automatisierung – Die Standardisierungsanforderungen in Lateinamerika und Europa sind darauf ausgerichtet, Fehler und Datenabweichungen schnell zu identifizieren, indem papierbasierte Berichte zugunsten automatisierter Prozesse eliminiert werden. Unternehmen müssen ihre eigenen Abläufe automatisieren, um Fehler und Auslöser für Steuerprüfungen zu vermeiden.
Die Umstellung auf S/4HANA oder HANA Enterprise Cloud erfordert, dass Unternehmen alle ihre Prozesse, Anpassungen und Add-ons von Drittanbietern auf die neue Plattform übertragen. Daher gibt es mehrere kritische Überlegungen.
Was und wann migrieren
Da die SAP-ERP-Systeme der meisten Unternehmen über viele Jahre hinweg aufgebaut und angepasst wurden, werden viele Unternehmen von einem schrittweisen Ansatz zur HANA-Implementierung profitieren. Die weniger individuell angepassten Module wie Finanzbuchhaltung (FI) und Controlling (CO) werden leichter zu verschieben sein als die Materialwirtschaft (MM) oder der Vertrieb (SD), für die ein langfristiger Plan für Anpassungen erforderlich ist.
Was passiert mit Anpassungen und Anwendungen von Drittanbietern?
Viele SAP-Konfigurationen sind zu einem Flickenteppich aus benutzerdefiniertem Code und Zusatzanwendungen geworden. Dies gilt insbesondere, wenn es um die Ermittlung der Umsatz- und Verbrauchssteuer, die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung der Umsatzsteuer und das Berichtswesen geht, da die Anforderungen in den verschiedenen Gerichtsbarkeiten eines Unternehmens sehr unterschiedlich sind. Der Wechsel zu HANA bietet den Unternehmen die Möglichkeit zur Konsolidierung, wobei lokale Konfigurationen zugunsten einer globalen Strategie eliminiert werden. Unternehmen, die proaktiv planen, können dazu beitragen, dass die nächsten 15 Jahre vereinfacht werden, ohne die ständig wechselnden Konfigurationen, die in den vergangenen 15 Jahren durch die digitale Transformation der Regierungen erforderlich waren.
Jetzt sind Sie dran
Bei einer bevorstehenden Migration zu SAP HANA müssen Unternehmen eine Lösung in Betracht ziehen, die SAP als zentrale Datenquelle aufrechterhält und gleichzeitig mit den ständigen Änderungen der Vorschriften Schritt hält. Hier erfahren Sie, wie Sovos Unternehmen dabei hilft, genau das zu tun und den Wert ihrer HANA-Implementierung zu sichern
Royal Philips steigt mit Sovos auf SaaS um
Fallstudie
Royal Philips
Durch den Einsatz der Sovos-Lösung Business to Government Reporting konnte Royal Philips unnötige manuelle Infrastrukturwartungen abschaffen und seinen Berichtsprozess verbessern.
Zusammenfassung
Unternehmerische Herausforderungen
Über 140 Legacy-Systeme stellten eine große Belastung für den Philips-Support dar und nahmen viele interne Ressourcen in Anspruch.
Um neue NF-e verarbeiten zu können, musste die vorhandene Plattform vor Ort ohnehin deutlich überarbeitet werden.
Lösung
Die veraltete Lösung vor Ort wurde durch Sovos Business to Government Reporting ersetzt. Dadurch konnten die Arbeiten für die manuelle Infrastrukturwartung entfallen.
Vorteile
Philips konnte die Wartungskosten um 80 Prozent senken. Gleichzeitig stieg die Mitarbeiterproduktivität um 25 Prozent.
Zudem profitiert das Unternehmen von automatisierten Berichtsprozessen und konnte interne Ressourcen von Berichtsaufgaben abziehen.
Das Unternehmen
Das niederländische Unternehmen Royal Philips entwickelt sinnvolle Innovationen in den Bereichen Gesundheitswesen, Lifestyle und Beleuchtung, die das Leben besser machen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Amsterdam ist Marktführer bei der Versorgung von Herz- und Akutpatienten sowie im Bereich häusliche Pflege, energieeffizienten Beleuchtungslösungen und neuen Beleuchtungsanwendungen, Rasur und Körperpflege für Männer sowie Mundgesundheit.
Die Herausforderung
Mit seiner globalen Architektur und seiner IT-Abteilung unterstützt Philips verschiedene Geschäftsbereiche in Brasilien durch Innovationen und Support. Die Technologie veraltete jedoch allmählich, und die mehr als 140 Legacy-Systeme bei Philips verursachten schon bei der jährlichen Routinewartung erheblichen Arbeitsaufwand. Das Problem verschärfte sich noch, als ein Upgrade für das bei Philips vorhandene lokale System notwendig wurde.
Die Lösung
Philips musste entweder sein vorhandenes System aufwendig für elektronische Rechnungen (NF-e) nachrüsten, wodurch die Infrastruktur intakt geblieben wäre, oder eine SaaS-Lösung finden, mit der die erforderlichen Prozesse effizienter ausgeführt werden können. Das Unternehmen analysierte den Markt und kam zu der Erkenntnis, dass es sich von seinen veralteten Verfahren lösen musste.
„Unsere größte Herausforderung bestand darin, dass die ERP-Plattform bei Philips die Grundlage der globalen IT-Architektur und -Strategie war … das internationale Team befürwortete das [Sovos]-System nicht nur, die Lösung wurde zum Bestandteil der gesamten Architekturstrategie.“
Alexander Quinze
CIO und Head of Operational Excellence bei Royal Philips
Die Vorteile
Durch die Einführung von Sovos Business to Government Reporting konnte Philips die Wartungskosten um 80 Prozent senken, weil man nicht mehr selbst für das Infrastrukturmanagement verantwortlich war. Außerdem konnten interne Ressourcen von dem mühsamen Berichtsprozess abgezogen werden.
Die Resultate
Dank der Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Sovos-Plattform konnte Philips die Produktivität seiner Mitarbeiter in allen Geschäftsbereichen der multinationalen Niederlassung in Brasilien um 25 Prozent steigern. Die Migration verlief glatt und ohne Beeinträchtigungen des Tagesgeschäfts. Ein Enterprise-Supportteam gewährleistet den laufenden Betrieb mit einem Service Level Agreement (SLA) mit 99,9 Prozent Verfügbarkeit.
Für Philips war die Art dieses Produkts völlig neu, deshalb wurde die Sovos-Lösung von einem IT-Team des Unternehmens auf Herz und Nieren geprüft. Aus dieser Bewertung ergab sich nur eine kleine Änderung bei der endgültigen Architektur, die durch eine firmenspezifische Sicherheitsanforderung notwendig wurde. Nach der erfolgreichen Einführung in Brasilien hat Philips die Chance, die Lösung jetzt auch in anderen lateinamerikanischen Ländern einzusetzen, in denen man tätig ist.
Warum Sovos?
Nach einem strengen Auswahlverfahren, an dem vier Anbieter teilnahmen, entschied sich Philips für die regionale Plattform Sovos Business to Government Reporting. Dass Sovos die Berichtsprozesse automatisieren und die manuelle Wartung eines komplexen Systems damit entfallen konnte, war für Philips eine enorme Erleichterung.
Das Projekt wurde in zwei Phasen durchgeführt. Die Erzeugung der elektronischen Rechnungen (NF-e) hatte oberste Priorität. Die unternehmensweite Einführung erfolgte danach innerhalb von drei Monaten schrittweise.
