Dijitalleşme hızla ilerlerken, kâğıt üzerinde yapılan işlemler de yerini dijital ortamda gerçekleştirilen işlemlere bırakıyor. e-Fatura, e-İrsaliye gibi dijital belgelerin kullanımı her geçen gün yaygınlaşırken, Türkiye e-Dönüşüm sürecini başarıyla sürdürüyor. Bu dijital dönüşümün temel taşlarından biri de elektronik imza veya yaygın kullanılan adıyla e-İmza. Bu yazımızda e-İmzanın ne olduğu, nerelerde kullanıldığı, nasıl alındığı gibi önemli bilgileri aktaracak ve güvenli olması için dikkat edilmesi gerekenleri ele alacağız.
e-İmza Nedir?
Elektronik İmza (e-İmza), dijital belgeleri ve işlemleri fiziksel bir imza gibi onaylamak ve kimliği doğrulamak amacıyla kullanılan dijital bir araçtır. Günümüzde dijital kanalların çok yoğun bir şekilde kullanılmaya başlanması ve belgelerin iletilmesindeki güven sorunu nedeniyle ortaya çıkmıştır. e-İmza, kişilerin veya kurumların elektronik ortamda gerçekleştirdiği işlemleri hukuksal olarak geçerli hale getirir. Böylece, dijital dünyada güvenli ve yasal işlemler yapılmasını sağlar. Başka bir deyişle dijital dünyada kimliğinizi doğrulayan ve imza yetkisi tanıyan güvenli bir elektronik işarettir. Elektronik imzada, kişilerin elle atılan imzada olduğu gibi tek imzası yoktur, bunun yerine imzalamada kullanılan anahtarları vardır. Bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur.
e-İmza Nerelerde Kullanılır?
e–İmza, özel sektörden kamu kurumlarına, eğitim sektöründen sağlık hizmetlerine kadar geniş bir yelpazede güvenli ve hızlı işlemler için kullanılıyor. Sözleşmelerin imzalanması, iş tekliflerinin onaylanması, vergi beyannamelerinin verilmesi gibi işlemler e-İmza ile gerçekleştirilebilir. e–Devlet üzerinden yapılan işlemler, kamu kurumları tarafından sunulan hizmetlere erişim, ihale süreçleri gibi alanlarda kullanılabilir. Sağlık sektöründe elektronik reçetelerin düzenlenmesi ve onaylanması konusunda kullanılırken, eğitim sektöründe öğrenci belgelerinin elektronik olarak imzalanması ve onaylanması kullanım şekilleri arasında sayılabilir. Elektronik para transferleri, sözleşmelerin dijital olarak onaylanması gibi bankacılık işlemlerinde de e-İmza güvenliği artırır. Bu nedenle “e-İmza nerelerde kullanılır?” sorusunun çok geniş bir yanıtı bulunur. Kullanımının her geçen gün yaygınlaşması ile yakında kâğıt üzerinde imzaya ihtiyaç duyulan her alanda e-İmzanın kullanımı mümkün olacaktır.
Güvenli e-İmza Nasıl Olmalıdır?
Güvenli Elektronik İmza ancak nitelikli elektronik sertifika ile sağlanabilir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda güvenli elektronik imza şöyle tanımlanır:
- Münhasıran imza sahibine bağlı olan,
- Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,
- Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan,
- İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.
Elektronik İmza Kanunu ve diğer düzenlemeler ile güvenli elektronik imzanın elle atılan ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuracağı ve kesin delil olarak kabul edileceği hükme bağlanmıştır. Bu nedenle güvenli e-İmza elektronik ortamda yapılan işlemlere hukuksal geçerlilik sağlaması açısından önemlidir.
e-İmza Nasıl Alınır?
e-İmza almak için öncelikle bir e-İmza sağlayıcısından (Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları) sertifika satın almanız gerekir. Bunun için de öncelikle kimlik doğrulama işlemi tamamlanmalıdır. Başvurunuz onaylandıktan sonra, e-İmza sağlayıcısı tarafından adınıza bir dijital sertifika oluşturulur. e-İmza sağlayıcısı tarafından belirlenen sürelerde sertifika yenilenmelidir. Bu süreler kullanım tercihlerine göre farklılık gösterebilir.
e-İmza Islak İmza Yerine Geçer Mi?
Güvenli e-İmza, hukuken ıslak imza ile eşdeğer olarak kabul edilir ve birçok ülkede yasal geçerliliği vardır. Yasal bir zemine sahip olması, belgelerin dijital olarak imzalanması ve paylaşılmasını kolaylaştırır. Ancak bazı özel durumlarda, kanunların resmi veya özel bir şekle tabi tuttuğu işlemler için güvenli e-İmzanın yeterli olmaması ve söz konusu özel şartlara uyulması gerekebilir.
e-İmza ile İlgili Bilinmesi Gerekenler
- e-İmza, el ile atılan ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
- e-İmzanın yasal geçerlilik kazanabilmesi için yetkilendirilmiş bir e-İmza sağlayıcısından alınmış olması gereklidir.
- e-İmza elektronik ortamda gerçekleşen işlemlerde kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğunu garantiler.
- e-İmza ile yapılan işlemler, herhangi bir fiziksel dokümanın elden teslim edilmesine gerek kalmadan elektronik olarak gerçekleştirilebilir.
- e-İmza, elektronik işlemlerde gönderilen bilginin gönderim sırasında değişmediğini, gönderen kişiye ait olduğunu ve inkâr edilemeyeceğini garantiler.
- e-İmzanın zaman damgası ile birlikte kullanılması, belgenin tarih ve saat bilgisini kayıt altına alır ve zamanında yapıldığını doğrular.
- e-İmza, resmi işlem yapma yetkisi verdiği için, e-İmzanızı güvenli bir şekilde saklamak ve yetkisiz kişilerin erişiminden korumak önemlidir.
- e-İmza gerçek kişiler adına oluşturulur. Kurumlar adına elektronik imza oluşturulamaz. Kurumda çalışan gerçek kişiler adına elektronik imza oluşturulabilir.
e-İmza Mali Mühür Yerine Kullanılır Mı?
e-İmza, kişilerin veya kurumların işlemleri doğrulamak ve imzalamak için kullanılırken; mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-Belge uygulamalarında kullanılmak üzere geliştirilmiş ve e-Belgelerin bütünlüğünü ve kaynağını doğrulamak amacıyla kullanılır. Güvenli e-İmza kişinin ıslak imzası yerine geçer ve mali mühürden en önemli farkı da firma yerine şahsa verilmesidir. e-İmza ile sıklıkla karıştırılan mali mühür ile ilgili detaylı bilgi için linke tıklayabilirsiniz.
Mobil e-İmza ile e-İmza Arasındaki Farklar
Mobil e-İmza, adından da anlaşılacağı gibi standart elektronik imzadan farklı olarak, elektronik imza oluşturma aracı olarak mobil bir cihaz içerisine konulan SIM kartın kullanılması ile oluşur. Bu fark dışında mobil e-İmza; e-İmzanın diğer özelliklerini ve hukuksal geçerliliğini sağlar.
e-İmza Başvurusu için Gerekli Belgeler
Bireysel ve kurumsal e-İmza başvuruları için gereken belgeler ülkeye ve e-İmza sağlayıcısına göre değişiklik gösterebilir. Ancak genellikle aşağıdaki belgeler talep edilir:
Bireysel e-İmza başvurusu için nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı, resmi bir kimlik belgesi ile nitelikli elektronik sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu gerekir.
Kurumsal e-İmza başvurusu için ise Ticaret Sicil Gazetesi veya Ticaret Odası kayıt belgesi, vergi levhası fotokopisi, şirket temsilcilerinin kimlik fotokopileri, imza sirküleri, nitelikli elektronik sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu gereklidir. Belgelerde değişiklik olabileceği için başvuru sürecinde ilgili e-İmza sağlayıcısının web sitesinden istenen belgelerin kontrol edilmesi sürecin sağlıklı ilerlemesini sağlayacaktır.
e-İmzanın, dijitalleşen dünyada güvenli işlemlerin teminatı olarak hızla yaygınlaşan bir teknoloji olduğu söylenebilir. Kişiler ve kurumlar, e-İmzanın sunduğu kolaylık ve güvenilirlik sayesinde iş süreçlerini hızlandırabilir. Bu nedenle, e-İmzanın kullanımı önemli bir dijital beceri olarak görülebilir. Ancak her e-İmza sağlayıcısının farklı hizmet ve güvenlik seviyeleri olabileceğinden öncesinde iyi araştırma yapılmalıdır.
Harekete Geçin
Sovos vergi uyumluluğu yazılımının e-Dönüşüm ve e-Belge zorunluluklarına uyum sürecinizde size nasıl yardımcı olabileceğine göz atabilirsiniz.
