Bu blog 5 Şubat 2025 tarihinde güncellenmiştir.
Yasal olarak tutulması zorunlu defterlerin dijitalleşmesiyle birlikte kullanıcılar e-defter hakkında pek çok sorunun yanıtını arıyor. e-Defter nedir, e-Defter Beratı nedir, ne zaman, nereye yüklenmelidir gibi soruların yanıtını bu yazıda okuyabilirsiniz. Yazı içinde yapılan yönlendirmelerle e-Defter hakkında yayımlanan son tebliğ ve duyurulardaki önemli bilgilere ulaşabilirsiniz.
e-Defter berat yükleme süreleri hakkında detaylı bilgilere geçmeden önce e-defter nedir ve neden önemlidir gibi temel sorulara yanıt vermek istiyoruz:
e-Defter Nedir?
e-Defter, şirketlerin yasal olarak tutması gereken defterlerin elektronik ortamda kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesi için oluşturulmuş bir sistemdir. Bu defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanır. e-Defter, kağıt defterlerin yerini alarak hem çevre dostu bir yaklaşım sunar hem de işlemlerin daha kolay yapılmasını, kontrol edilmesini sağlar. Türkiye’de 2012 yılında uygulamaya konan bu sistem geniş bir uygulama alanına ulaşmıştır. e-Defter hakkında detaylı bilgilere, kağıt defterden farkından, sunduğu faydalara linkteki yazımızdan ulaşabilirsiniz.
e-Defter Neden Önemlidir?
e-Defter uygulaması, vergi denetimlerinin daha etkili bir şekilde yapılabilmesine olanak tanır. Bu sayede, şirketlerin mali bilgileri daha şeffaf bir şekilde izlenebilir. e-Defter, kağıt defterlere göre hem zaman hem de maliyet avantajı sağlar. Aynı zamanda, dijital ortamda saklandığı için fiziksel kayıp ya da zarar risklerini de azaltır. Şirket yetkilileri tarafından da ulaşılması daha kolaydır. Uzaktan erişimle yönetilebilir.
e-Defter ve e-Defter Beratları Ne Zaman Yüklenir?
İşletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara göre e-Defter ve Beratlarını hazırlamakla yükümlüdür. Beratlar, e-Defterlerin yasal geçerlilik kazanabilmesi için; defter, firma, muhasebeci bilgileri ve vergi detaylarını içerir. e-İmza veya mali mühür ile onaylanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik olarak iletilirler. Mayıs 2024 tarihinden itibaren e-defter beratları ile birlikte e-defterler de GİB’e iletiliyordu. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan kılavuz bu konuda değişiklikler yapılacağını ortaya koydu. Buna göre; Ocak 2025 döneminden itibaren kebir defterleri GİB’e yüklenmeyecek, mükelleflerin bu defterleri kendisi saklaması gerekecek. GİB’e sadece beratlar gönderilecek. Yevmiye defterinin “defter ve berat” olarak yüklenme uygulamasında ise bir değişiklik olmayacak.
Bununla birlikte e-Defter beratlarının Gelir İdaresi Başkanlığı portalına yüklenmesi gereken belirli süreler vardır. Berat dosyaları, Gelir Vergisi mükellefleri için ilgili oldukları ayı takip eden dördüncü ayın 10. gününe kadar portala gönderilmelidir. Diğer Mükellefler için de takip eden dördüncü ayın ayın 14. Gününe kadar portala gönderilmelidir. Ancak, bu tarih hafta sonuna veya resmi bir tatile denk gelirse, takip eden ilk iş günü mesai bitimine kadar süre uzar. Tercihe bağlı olarak, e-Defter beratları geçici vergi dönemleri bazında da yüklenebilir. Şirketler bu konuda hassas davranarak belirtilen yasal sürelere uyum göstermelidir.
e-Defter Nereye Yüklenir?
e-Defter beratları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen elektronik portal aracılığıyla yüklenir. Bu portal, berat dosyalarının kontrol edilerek onaylandığı ve dijital olarak arşivlendiği bir platformdur. Beratların, portal üzerinde hatasız bir şekilde yüklenmesi ve onaylanması önemlidir. Ayrıca, e-imza veya mali mühür ile onaylanan beratlar, GİB tarafından da imzalandığında yasal geçerlilik kazanır. Bununla birlikte Sovos’tan hizmet alan kurumlar, Sovos’un sistemleri üzerinden e-Defter uygulamasını kullanırken “GİB’e gönder” butonuyla pratik bir şekilde işlemlerini gerçekleştirebilir.
e-Defter ve Beratlarının Hazırlanma Süreci:
e-Defter beratlarının hazırlanması, belirli bir dizi adımdan oluşur:
- Verilerin Toplanması: Deftere kaydedilecek mali bilgiler eksiksiz bir şekilde toplanır.
- Standartlara Uygunluk Kontrolü: GİB tarafından belirlenen formatlara uygunluğu sağlamak için yazılım aracı kullanılır.
- e-Defter ve Beratın Oluşturulması: Kaydedilen veriler, belirlenen standartlarda e-Defter dosyası ve ilgili berat dosyası olarak hazırlanır.
- Onaylama: Dosyalar, e-imza veya mali mühür ile onaylanır.
- Portala Yüklenme: Onaylanan dosyalar, GİB’in elektronik portalına yüklenir.
e-Defter ve Beratlarının Saklanma Süreleri ve Yöntemleri
e-Defter ve beratların yasal saklama süresi 10 yıldır. Bu süre boyunca, dijital ortamda zarar görmeden muhafaza edilmeleri önemlidir. Şirketler, yedekleme ve arşivleme sistemlerini kullanarak bu belgelerin güvenliğini sağlamalıdır. Bulut tabanlı yedekleme çözümleri, e-Defter saklama ihtiyacı için etkili bir yöntem sunar. Bu çözümlerin sürdürülebilirliği garanti eden, güvenilir şirketler aracılığıyla temin edilmesi önemlidir.
e-Defter Uygulamasında Sık Yapılan Hatalar ve Çözüm Önerileri
e-Defter uygulaması sırasında yapılan yaygın hatalar şunlardır:
- Format Uyumsuzluğu: Dosyaların GİB standartlarına uygun hazırlanmaması.
– Çözüm: Doğru yazılımları kullanarak format uyumluluğu kontrol edilmelidir. - Eksik Veri Girişi: Mali bilgilerde eksikliklerin bulunması.
– Çözüm: Veriler dikkatlice kontrol edilmelidir. - Berat Dosyasının Geç Yüklenmesi: Yasal sürelerin kaçırılması.
– Çözüm: Kritik tarihler ve GİB’in duyurduğu yeni düzenlemeler şirketin ilgili ekipleri tarafından takip edilmelidir. Ya da takip ve uygulama süreci için bu hizmeti sunan uzman şirketlerden hizmet alınmalıdır.
e-Defter Beratlarını Geç Gönderme Cezası Ne Kadar?
Vergi Usul Kanununa göre; berat ve onayın belirlenen usul, esas ve süreler dahilinde alınmaması veya yapılmaması durumunda defterler tasdik ettirilmemiş sayılır. İlgili ayın defterinin tasdik edilmemesi ise mükellef hakkında resen inceleme nedenidir. Bu nedenle e-Defter beratları, belirlenen süreler içerisinde portala yüklenmezse, şirketlere özel usulsüzlük cezası uygulanabilir. Bu cezanın tutarı, vergi kanunlarında belirtilen oranlar ve şirketin durumuna göre farklılık gösterebilir. Bu nedenle, beratların zamanında yüklenmesi şirketler için büyük önem taşır.
e-Defter Uygulamasında Güncel Mevzuat Değişiklikleri
e-Defter uygulamasına dair mevzuat zaman zaman güncellenmektedir. Şirketlerin bu güncellemeleri yakından takip etmesi önemlidir. GİB tarafından yapılan duyurular ve yayımlanan rehberler, mevzuata uyum sürecini kolaylaştırabilir. Örneğin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı 21.05.2024 tarihinde “Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 4)” adlı tebliğ ile çok önemli değişiklikler duyuruldu. e-Defter’e geçme zorunluluğu olan fakat geçmeyen mükelleflerin “mutlaka elektronik defter oluşturması gerektiği” ve bu mükelleflerin tuttukları kağıt defterlerin artık yok sayılacağı bildirildi. Bu tebliğ Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Defter uygulamasının genele yayılması ve kâğıt defterlerin son bulması konusundaki kararlılığının da önemli bir göstergesi oldu. Bununla birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı 8 Kasım 2024’te, Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 5)’i yayımladı.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Defter hakkındaki son tebliği ise 31 Aralık 2024 tarihinde yayımladı. Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 6) ile envanter defterinin ihtiyari olarak elektronik defter şeklinde tutulabilmesinin sağlanması ve buna yönelik usul ve esasların belirlenmesi hakkında düzenleme yapıldı. Başka bir deyişle envanter defteri de e-Defter kapsamında alındı. Bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerden Vergi Usul Kanununun 172 ve 173’üncü maddeleri kapsamında defter tutma yükümlülüğü bulunmayan dernek, vakıf, sendika, oda, birlik, federasyon, konfederasyon gibi mükellefler ile kurumlar vergisinden muaf olan kooperatifler ve iflas kararının devamı müddetince iflas halinde olan mükelleflerin e-Defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğunun bulunmadığı belirlendi. Son olarak e-Defter uygulamasına Dijital Vergi Dairesi veya e-Devlet Kapısı şifresinin temini suretiyle de başvuru yapılabilmesini sağlayacak düzenlemeler yapıldı.
Tüm bu değişikliklerin mükellefler tarafından düzenli takip edilmesi önem taşıyor.
