O Brasil é frequentemente visto como uma das jurisdições tributárias mais complexas do mundo. Mas, ao mesmo tempo, obteve muito sucesso na automação dos controles da autoridade tributária e, ao fazer isso, substituiu as faturas em papel por faturas eletrônicas, automatizando sua troca através de plataformas de compensação. Embora os ambiciosos planos brasileiros de simplificar o sistema tributário subjacente sobre sua estrutura federal não pareçam iminentes, as autoridades brasileiras relevantes continuam reforçando o compromisso do país na automatização dos controles tributários.
Apresentando a NF3e
As empresas que operam no Brasil estão acostumadas com o mar de siglas em torno de seus departamentos tributário e jurídico, incluindo NF-e (nota fiscal de mercadoria), NFS-e (nota fiscal de serviço), CT-e (nota fiscal de transporte), entre muitas outras. Mais recentemente, essa lista já extensa ganhou mais um componente: a NF3e – a fatura eletrônica para o fornecimento de eletricidade.
Assim como a NF-e, a NF3e é um documento emitido eletronicamente e cuja validade é garantida pela assinatura eletrônica do emissor, bem como pelo protocolo de autorização emitido pelas autoridades fiscais. Outra semelhança com a NF-e é que uma representação gráfica da NF3e pode ser criada – a DANF3E – que é a NF3e equivalente à DANFE da NF-e.
Introduzida em julho, a NF3e deve substituir a fatura em papel emitida pelos fornecedores de eletricidade no Brasil, mas o ambiente de produção só foi efetivado em outubro. No entanto, cabe a cada Estado decidir se deseja tornar obrigatória a NF3e, substituindo completamente a versão em papel anterior das contas de luz. Portanto, é importante acompanhar a implantação em nível estadual para entender como esse requisito deve ser aplicado.
A obrigação potencial de tornar a NF3e obrigatória para todos os contribuintes não pode ser limitada apenas a fornecedores de eletricidade. Empresas favoráveis ao meio ambiente que geram energia solar com painéis fotovoltaicos também podem ser afetadas quando injetam eletricidade nas linhas de distribuição sob um esquema de compensação. Da mesma forma, embora a maioria das empresas com operações no Brasil sejam clientes de eletricidade, uma obrigatoriedade pode ser refletida na necessidade das empresas de receber e arquivar NF3e.
A NF3e é um passo importante na consolidação de um modelo de compensação total no Brasil, iniciado em 2005. Além da rede legislativa, as empresas com negócios no país devem sempre estar atentas à inclinação digital das autoridades fiscais brasileiras e buscar soluções para desafios técnicos.
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Um novo problema no faturamento eletrônico mexicano acrescenta complexidade ao processo de faturamento eletrônico para maquiladoras ou fábricas de propriedade estrangeira que operam ao longo da fronteira EUA-México.
Comparado a alguns outros países da América Latina, o México manteve sua fatura eletrônica básica, o CFDI, relativamente simples. Enquanto uma fatura no Chile possui 250 campos ou mais de informações necessárias, o CFDI possui apenas cerca de 50. Mas isso não significa que o faturamento eletrônico mexicano não seja complexo.
Suplementos no faturamento eletrônico do México
O México adotou uma abordagem diferente, exigindo suplementos, oucomplementos, em faturas para diferentes tipos de negócios e transações. Os complementos são adições ao CFDI principal que contêm informações específicas sobre a natureza de uma transação. Por exemplo, existe um complemento para recebimento de pagamentos (complemento de pagos) e outro para empresas que operam no setor de gás e óleo.
Outro tipo de complemento, ocomplemento de leyendas, chegou às maquiladoras. Trata-se de transações envolvendo importação virtual – essencialmente componentes de produtos maiores. Por exemplo, uma montadora fabrica carros no México. Esses carros têm pneus. A montadora paga o IVA na compra de pneus de um fornecedor, mas quando os pneus saem da fábrica, eles fazem parte de um carro e não são mais tributados separadamente. O mesmo princípio se aplica para, digamos, açúcar em refrigerante. Essas transações requerem um complemento de leyendas para acompanhar o CFDI principal.
Complemento de Leyendas estendido para maquiladoras
O SAT, a administração fiscal mexicana, estendeu recentemente o requisito de complemento de leyendas para maquiladoras, o que significa que as fábricas da fronteira agora terão que registrar suplementos para transações envolvendo todos os tipos de componentes de seus produtos acabados. O novo requisito aumenta a complexidade de um processo de faturamento eletrônico que já é um dos mais complicados e difíceis de gerenciar no mundo.
Para maximizar a eficiência e reduzir os riscos, as empresas classificadas como maquiladoras (IMMEX) precisam ser capazes de automatizar o processo de extração de informações para o CFDI e o complemento e publicá-las de acordo com os requisitos governamentais. Eles também precisam ter as informações da fatura disponíveis automaticamente no SAP, com uma função que preencherá automaticamente as tabelas do SAP para cada fatura enviada ou recebida.
Também é importante que as operadoras de maquiladoras possam acompanhar as constantes mudanças nos mandatos de faturamento eletrônico do México, dada a total inutilidade de tentar rastrear e incorporá-las aos sistemas internamente. Como o novo mandato de maquiladora demonstra, a fatura eletrônica no México só continuará se tornando cada vez mais complexa.
Devido à exigência de faturamento eletrônico que está sendo implementada na Argentina, as empresas de pequeno e médio porte (PMEs) têm ou terão a obrigação de usar um formulário específico de faturamento para a cobrar serviços prestados a grandes empresas.
As empresas classificadas como PMEs (ou PyMEs em espanhol) pela AFIP, o órgão de administração tributária da Argentina, devem usar as Facturas de Crédito Electrónicas (FCE), um novo tipo de fatura eletrônica que oferece a opção de acelerar o fluxo de caixa, vendendo faturas de contas a receber (AR) a instituições financeiras.
Nova exigência de faturamento eletrônico implementada na Argentina
A implementação da norma vai de 1o de maio a 1o de outubro. O novo tipo de fatura é obrigatório para transações entre PMEs e empresas grandes, mas é opcional para transações apenas entre PMEs. Com esse tipo de fatura, as empresas menores podem negociar suas faturas de vendas no setor financeiro e antecipar a cobrança de contas a receber.
As grandes empresas que recebem o novo tipo de fatura terão 30 dias para aceitá-la ou rejeitá-la, mas também podem decidir aceitá-las por padrão. A transmissão da fatura é feita totalmente pela AFIP, que regula e controla o processo de faturamento e notifica os participantes sobre o status de cada fatura.
As PMEs podem enviar faturas externas pelo site da AFIP manualmente ou contratar os serviços de uma empresa como a Sovos para automatizar o processo, usando o serviço online publicado pela AFIP.
Uma mudança para aumentar as opções financeiras para as PMEs
Com a nova exigência, as empresas grandes e pequenas estão querendo garantir que seus sistemas e processos de faturamento estejam em conformidade. As pequenas empresas precisam ser capazes de gerar FCEs caso façam negócios com empresas maiores, e as grandes organizações precisam de uma solução que permita manter a conformidade com a exigência, além de receber, aceitar e rejeitar faturas FCE recebidas de parceiros comerciais de menor porte.
Esta é uma grande oportunidade para as PMEs melhorarem o fluxo de caixa. Usando FCEs, as PMEs poderão reduzir a coleta de dias de vendas pendentes (DSO), o que é essencial para as operações e a liquidez.
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A Sovos tem mais de uma década de experiência com faturamento eletrônico na América Latina e ajuda as empresas a cumprir as exigências da Argentina e da região, que estão sempre mudando. Saiba mais sobre as soluções de conformidade de faturamento eletrônico da Sovos.
Um novo tipo de transformação digital está mudando de forma fundamente a imposição e a gestão tributária, uma vez que os governos usam novas tecnologias para monitorar e rastrear transações.
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Para alguns clientes SAP que planejam implementar o Central Finance, a conformidade tributária não será uma prioridade. Infelizmente, esse descuido custará caro. Hoje, aqueles que não cumprirem os mandatos tributários globais enfrentarão auditorias caras, multas financeiras, diminuição de seu fluxo de caixa e danos ao relacionamento com fornecedores e clientes. Esse descumprimento pode arruinar totalmente as operações comerciais.
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A Sovos, líder mundial em tecnologia para tratamento fiscal, anuncia a aquisição da Foriba. Combinados, Foriba e Sovos expandem a primeira solução fiscal global criada para um mundo em que a transformação digital avança a largos passos, agregando força de mercado e tecnologia à combinação única de automação eletrônica da Sovos, em uma solução continuamente atualizada para “Solve Tax for Good” (em tradução livre, “resolver impostos para o bem e de uma vez por todas”), em qualquer lugar em que as empresas fizerem negócios.
Tanto a Foriba quanto a Sovos têm equipes focadas na qualidade do produto, experiência do cliente e diferenciação competitiva. Juntos, somos a escolha certa em um mercado global e estamos preparados para o crescimento.
O futuro do imposto digital
Nesta era digital, existe uma transformação eletrônica global, à medida em que as empresas buscam soluções para apoiar o compliance, a gestão do tempo, segurança, redução de custos com o máximo de eficiência e a procura por evitar a concorrência desleal.
Nos últimos anos, os países europeus investiram intensamente na introdução de requisitos de controle de transações em tempo real e “quase em tempo real’. Espanha, Hungria, Portugal, Reino Unido e Itália estão entre os países onde as empresas enfrentam exigências similares à Turquia e aos países da América Latina.
A Sovos construiu uma organização que agrupa o talento dos principais empreendedores e especialistas, tendo já auxiliado milhares de empresas em todo o mundo a enfrentar os desafios de compliance contínuo. Com equipes na América Latina, América do Norte, Europa Ocidental e agora na Turquia, a Sovos tem a capacidade global de lidar com esses desafios, à medida em que governos em todo o mundo passam a adotar mandatos fiscais similares.
O slogan da Foriba sempre foi o de fornecer soluções de e-Transformation, de forma que as empresas pudessem transferir seus processos de negócios baseados em contabilidade e finanças para uma plataforma digital com o mínimo de esforço.
Neste caso, centralizamos em nosso centro de P&D o desenvolvimento de softwares corporativos e serviços de integração, como eInvoice, eLedger, eArchive, eDelivery, eTicket, eSignature, eBackup, entre outros.
À medida que a Foriba se une à Sovos, nos tornamos parte de um provedor líder global de software que protege as empresas da carga e do risco dos impostos modernos. O Sovos Intelligent Compliance Cloud é a primeira solução completa para impostos modernos, oferecendo às empresas uma solução global para determinação de impostos, conformidade com invoices eletrônicas e relatórios fiscais. A Sovos apoia mais de 5 mil clientes, incluindo metade das empresas da Fortune 500, e integra-se a uma ampla variedade de aplicativos de negócios.
“A aquisição da Foriba pela Sovos, juntamente com outros investimentos que realizamos recentes, ajuda-nos a proteger os clientes à medida em que países de todo o mundo adotam regulamentações de automação eletrônica”, afirma Andy Hovancik, CEO da Sovos.
Nós consideramos essa aquisição como uma oportunidade de atender de uma forma ainda melhor a todas as empresas no mercado. Agradecemos a todos os nossos clientes, companheiros de equipe, parceiros de negócios, investidores e acionistas que contribuíram e seguem contribuindo para o nosso sucesso!
O novo mandato de faturamento eletrônico da Colômbia serve como outro lembrete para o SAP de que a conformidade deve estar no centro dos esforços de transformação digital e das migrações para o SAP S/4HANA.
O país da América do Sul, seguindo o exemplo dos vizinhos latino-americanos Brasil e México, está passando de um modelo de relatório de faturamento eletrônico para ummodelo de compensação. Efetivamente, isso significa que a autoridade fiscal colombiana, o DIAN, precisará validar uma fatura antes que um fornecedor a envie a um cliente. As empresas devem usar o protocolo XML UBL 2.1 para transmitir faturas para validação. Sem a validação do DIAN, o fornecedor não pode cobrar o comprador das mercadorias e o comprador não pode receber uma remessa, impactando os processos de negócios de CR, CP e logística.
Do relatório de faturamento eletrônico à compensação
Anteriormente, a Colômbia empregava um modelo de relatório de faturamento eletrônico, com o DIAN validando faturas dentro de 24 horas após a transação. O novo mandato, programado para ser implementado gradualmentepor um ano a partir de 1º de agosto, terá um efeito profundo nas empresas que fazem negócios na Colômbia. As empresas que atualmente fazem cobranças eletronicamente precisarão entrar em operação até 2 de novembro. As lojas que usam o SAP com operações no país precisarão garantir que seus sistemas de contas a receber (CR) e contas a pagar (CP) funcionem com o SAP para facilitar a compensação do faturamento eletrônico em tempo real.
Isso não é necessariamente uma conversa simples. Nos últimos anos, as empresas começaram a se distanciar dos processos baseados em papel para adotar diferentes tipos de sistemas eletrônicos para automatizar e otimizar suas transações de compra e venda com fornecedores e compradores, o que significa que as decisões sobre conformidade fiscal com faturamento eletrônico precisam envolver muitas partes interessadas dentro de uma empresa. Além dos sistemas ERP, softwares de gerenciamento de transações comerciais, como sistemas de compra-pagamento (P2P) ou order-to-cash (O2C), podem gerar faturas que precisam ser integradas para aprovações em tempo real pela plataforma da administração tributária.
Frequentemente, nessas situações, as lojas que usam o SAP acabam pressionando vários fornecedores de software e de serviços na nuvem, paralelamente envolvidos no fluxo de faturamento de ponta a ponta, o que pode levar à duplicação perigosa do processo de conformidade fiscal e até à não conformidade.
O desafio de gerenciar o faturamento eletrônico global e a migração para o SAP S/4HANA
Em uma escala mais ampla, o novo mandato colombiano expõe os desafios de manter a conformidade ao migrar para o SAP S/4HANA e, especificamente, para o sistema financeiro central projetado para consolidar informações financeiras. Um sistema SAP projetado para fornecer uma fonte única de dados financeiros há muito procurada é praticamente inútil se não conseguir acompanhar as mudanças globais na conformidade de faturamento eletrônico, como na do mandato da Colômbia. E, como a Colômbia novamente demonstra, essas mudanças acontecem rapidamente e sem avisos prévios em todo o mundo.
A tentação das lojas que usam o SAP tem sido tentar resolver os problemas de conformidade país a país, mas essa é uma receita para o fracasso. O custo para construir, monitorar e manter sistemas desiguais é extremamente alto, e ter um sistema separado em cada país serve apenas para colocar um obstáculo na consolidação de dados que, supostamente, é o grande avanço do SAP S/4HANA.
O que os clientes da SAP precisam é de uma solução que possa facilitar a conformidade contínua em todo o mundo, trabalhando automaticamente as alterações de mandato país a país em um único sistema. Sem conformidade, o faturamento eletrônico está fadado ao fracasso, e o faturamento eletrônico não pode falhar quando literalmente se torna a força vital de um negócio, permitindo que uma empresa cobre clientes e receba remessas. O novo mandato da Colômbia não será o último nesse país e certamente não será o último no mundo. Mais mudanças estão chegando e as lojas que usam o SAP precisam estar preparadas.
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Saiba maissobre a integração da Sovos com o SAP para conformidade com faturamento eletrônico.
Tendências do faturamento eletrônico na América Latina
A promessa da globalização
A maioria das empresas multinacionais se esforçam cada ano para consolidar seus processos e dar suporte a seus sistemas de TI, substituindo progressivamente os baseados em documentos impressos. As últimas tendências em faturamento eletrônico na América Latina refletem a intenção das empresas de desmaterializar seus variados fluxos de faturamento por meio de modernas redes de negócios baseadas na nuvem, tanto para soluções pagamento de aquisições (procure-to-pay) quanto para pedidos ao pagamento (order-to-cash). Com base nisso, o faturamento eletrônico geralmente é uma ferramenta essencial para desbloquear os maiores benefícios da automação de ponta a ponta dos processos de negócios.
No entanto, essa automação deve levar em consideração a tendência entre os administradores fiscais de regular (e monitorar constantemente) as transações comerciais para conformidade com o IVA usando métodos eletrônicos.
Faça o download deste documento para obter detalhes sobre as medidas que estão sendo tomadas pelos governos da América Latina para aumentar o controle dos processos de cobrança e como as estratégias de negócios podem garantir que os referidos controles governamentais não entrem em conflito com os objetivos da transformação digital, sendo estes tão fundamental para a competitividade futura de todas as empresas.
A Sun Chemical consolida sua obrigação fiscal global com a Sovos
estudo de caso
Sun Chemical
A Sovos simplificou os relatórios multinacionais para a Sun Chemical, permitindo consolidar seus esforços de conformidade.
Resumo
Desafios do Negócio
A Sun Chemical procurou encontrar a solução certa para minimizar o impacto da mudança de mandatos nas operações contínuas de negócios 24h.
A empresa precisava enfrentar a barreira do idioma entre as equipes locais e técnicas.
A solução regional da Sovos para emissão de relatórios de empresas para o governo minimiza atrasos e interrupções nos negócios para operações contínuas 24h.
Ela oferece suporte local em espanhol, inglês e português, eliminando o problema do idioma.
Sem a constante necessidade de monitoramento legislativo, a equipe da Sun Chemical pode se concentrar na inovação.
A Empresa
A Sun Chemical é o maior fabricante mundial de tintas e pigmentos para impressão. Com mais de US$ 3,5 bilhões em vendas anuais, a empresa é fornecedora líder de materiais para embalagens, publicações, revestimentos, plásticos, cosméticos e outros mercados industriais em 56 países. A Sun Chemical opera 24 horas por dia, sete dias por semana, e possui centenas de fornecedores e parceiros multinacionais de todo o mundo.
O Desafio
A Sun Chemical não pode permitir interrupções nos negócios ou problemas de remessa devido ao seu cronograma operacional. Seu processo de faturamento eletrônico deve ser contínuo em todo o processo, incluindo configuração do SAP, desempenho de middleware, conexões com o servidor de conformidade da autoridade local e impressão.
Devido aos mandatos de faturamento eletrônico na América Latina, a Sun Chemical enfrentou o desafio de ter que realizar revisões constantes da legislação para determinar novos requisitos que precisavam ser convertidos no sistema. A barreira do idioma também representava um desafio. Com os requisitos técnicos sendo comunicados nos idiomas locais, era necessário fluência para entender os mandatos e era obrigatório converter as mudanças no sistema. Para as partes sem um alto nível de proficiência técnica no idioma local, isso causou atraso e confusão e contribuiu para a redução da eficiência.
A Solução
Com base nas necessidades individuais de conformidade, a Sun Chemical optou, inicialmente, por implementar diferentes soluções em cada país. Na Argentina, selecionou a solução regional para emissão de relatórios da empresa para o governo da Sovos, para manter a sua plataforma de conformidade. No Chile e no México, selecionou dois fornecedores locais distintos com dois modelos diferentes e, no México, implementou uma solução interna.
“As mudanças estão ocorrendo, mas elas serão automaticamente resolvidas com a solução [Sovos]. A conversão de requerimentos legais no idioma local para planos de configuração é um processo muito complexo. Por isso, o serviço de atualizações automáticas para a nova legislação foi uma ajuda importante para nós”.
Aldo Magenes
Analista de SAP, Sun Chemical
Os benefícios
As métricas mostraram uma grande vantagem de suporte à produção na Argentina, onde a Sun Chemical implementou a plataforma regional para emissão de relatórios de empresa para governo da Sovos. A empresa optou por expandir sua parceria com a Sovos para cobrir também suas operações no Chile, México e Brasil.
Os Resultados
Com suporte local em inglês, português e espanhol, a plataforma regional Sovos para geração de relatórios Empresa-governo ajudou a Sun Chemical a isolar seus problemas de conformidade e focar na obtenção de resultados comerciais. A solução Sovos aliviou a necessidade de monitorar cada alteração e converter cada uma dessas alterações em planos de configuração do sistema, economizando tempo valioso para a equipe e reduzindo o risco de penalidades.
Por que a Sovos?
A Sun Chemical avaliou cada uma de suas quatro soluções latino-americanas de conformidade com faturamento eletrônico com uma série de análises que medem custos e benefícios. Os líderes da empresa sabiam que o tempo da equipe interna seria mais bem aproveitado em inovação e melhoria dos relacionamentos comerciais e com os clientes. Portanto, eles procuravam a solução que minimizasse atrasos e interrupções e mantivesse a equipe focada onde mais importava.
Monitoramento e suporte contínuos resultaram em zero interrupções das atividades da empresa
Capacidade de reimplementar recursos para funções centrais da empresa
Necessidade de atualizações contínuas do SAP e ônus de TI eliminados
A Empresa
A Brown-Forman é uma das 10 maiores empresas de bebidas alcoólicas do mundo, distribuindo produtos em mais de 160 países. Sediada em Louisville, Kentucky e com escritórios em todo o mundo, a Brown-Forman fabrica marcas icônicas como Jack Daniels, Southern Comfort e Woodford Reserve.
O Desafio
A expansão internacional foi parte integrante do sucesso da Brown-Forman, mas essa estratégia de crescimento colocou uma grande demanda sobre a sua equipe de TI. Os sistemas SAP da empresa precisavam cumprir a legislação financeira em constante mudança em todo o mundo, e os mandatos de faturamento eletrônico ameaçavam exceder a capacidade de banda larga da equipe de TI da Brown-Forman. Isso era uma preocupação especialmente no Brasil e no México, onde a empresa opera nove instalações e onde as regulamentações mudam com frequência.
Exigindo processos e respostas em tempo real, qualquer descuido no faturamento eletrônico nesses países afetaria as equipes de finanças e da cadeia de suprimento, podendo impactar significativamente as operações de negócios.
A Solução
Com recursos internos de TI limitados para monitorar e implementar os requisitos fiscais de cada país, a Brown-Forman precisava de uma solução que a ajudasse a se adaptar ao cenário em constante mudança da América Latina e também a integrar sua instância global única do SAP ERP.
Dado o amplo escopo de suas operações na América Latina, a Brown-Forman percebeu que precisava de um especialista específico no assunto. Além disso, a empresa exigiu uma estrutura de custos previsível durante sua forte expansão.
“Como a Sovos oferece atualizações de rede, além de configurações de ERP no SAP, estamos trabalhando com um fornecedor que atua em diversos países e gerência com segurança as alterações das notas fiscais do Brasil e na legislação de CFDI do México”.
Randy Isdahl
Diretor de arquitetura de processos SAP na Brown-Forman
Os benefícios
A Sovos fornece à Brown-Forman monitoramento e suporte constantes, garantindo a não interrupção dos negócios relacionados à conformidade. Além disso, a solução Sovos se integra perfeitamente aos sistemas existentes da Brown-Forman, permitindo que a empresa gerencie a conformidade em vários países diretamente no sistema SAP interno.
Os Resultados
Com a conformidade da faturação eletrônica da Sovos, a Brown-Forman conseguiu reimplementar recursos para as principais funções de negócios, incluindo contas a receber e contas a pagar, e se concentrar em melhorias na cadeia de suprimentos e na logística. Além disso, a parceria eliminou as atualizações contínuas do SAP e os encargos de TI causados pelas constantes mudanças nos regulamentos de faturamento eletrônico.
Por que a Sovos?
A Brown-Forman escolheu as soluções regionais Sovos de eInvoice e eAccounting para simplificar seus esforços de conformidade no Brasil e no México. A empresa buscou uma solução que pudesse ajudá-la a reduzir o capital de recursos humanos e os investimentos em tecnologia, e a plataforma SaaS da Sovos permitiu que ela atingisse esse objetivo.
A W.R Grace elimina o ônus da manutenção do ERP com a Sovos
estudo de caso
W.R. Grace & Co.
A Sovos aliviou o ônus de gerenciar internamente as modificações e manutenção do SAP para a W.R. Grace & Co., permitindo que a empresa se concentrasse em suas iniciativas de expansão global.
Resumo
Desafios do Negócio
Multiplicidade de soluções no local
Dificuldade de suporte devido à falta de conhecimento no assunto
Atualizações não orçadas no SAP resultantes de alterações dos requisitos do país
Solução
A W.R. Grace escolheu a plataforma regional Savos de validação de relatórios empresarias para o governo para gerenciar a conformidade com:
Integração perfeita da plataforma regional com o SAP
Qualquer alteração nos regulamentos pode ser implementada sem interrupção dos negócios
Ter um único sistema de registro significa relatórios do governo sem inconsistências.
A Empresa
A W.R. Grace & Co é líder global em produtos químicos e materiais, oferecendo produtos, tecnologias e serviços inovadores que melhoram os produtos e processos de seus parceiros em mais de 150 países ao redor do mundo. A Grace emprega aproximadamente 6.500 pessoas em mais de 40 países.
O Desafio
A W.R. Grace teve que examinar com atenção como estava gerenciando o complexo e exigente cenário de conformidade na América Latina. Cada país da América Latina em que Grace estava negociando havia implementado anteriormente um mandato diferente de faturamento eletrônico no local. Esses vários requisitos e as frequentes mudanças no cenário de conformidade estavam causando vários problemas de negócios em toda a organização, incluindo:
Necessidade de corrigir cada solução devido as constantes mudanças nas regulamentações entre empresas e governos
Falta de conhecimento do processo local e da solução de faturamento eletrônico individual
Esforços não orçados e não planejados para atualizar o SAP a cada mudança de país
A Solução
Por fim, o impacto dessa complexa infraestrutura de tecnologia estava resultando em custos de manutenção mais altos e maior exposição a paralisações de negócios quando qualquer uma de suas soluções de faturamento eletrônico caía, o que levou a empresa a procurar uma solução regional na América Latina. Um dos principais requisitos da Grace era uma plataforma regional que funcionasse perfeitamente com o SAP ERP.
“Nós escolhemos a [Sovos] porque eles fornecem uma plataforma única para lidar com nossos requisitos regionais, incluindo a Nota Fiscal do Brasil e o CFDI do México. Suas soluções são adaptadas especificamente para empresas multinacionais que gerenciam um cenário global de SAP ERP”.
Srini Vanga
Diretor de Aplicações Corporativas, WR Grace & Co.
Os Resultados
O poder da integração local com a nuvem elimina o ônus de gerenciar internamente as modificações e manutenção do SAP. O benefício adicional da SAP agora ser o sistema de registro para emissão de relatórios ao governo reduz drasticamente os riscos e custos de conformidade com as regulamentações locais em toda a América Latina.
Com o ônus diário de estar em conformidade com toda a América Latina resolvido, a Grace agora pode concentrar seus recursos internos na inovação global, em vez de nas constantes mudanças regionais na SAP.
Por que a Sovos?
A WR Grace avaliou suas opções e, por fim, escolheu a plataforma regional Sovos de validação de relatórios empresarias para o governo para ajudar com os regulamentos de faturamento eletrônico, começando no México e no Brasil.
A plataforma em nuvem da Sovos oferece um cenário de conformidade simplificado para a Grace, permitindo que as mudanças nos regulamentos sejam implementadas mais rapidamente, com o mínimo de interrupção dos negócios. O suporte diário ao processo e a integração do governo na SAP elimina a necessidade de alocar recursos para monitorar e responder de forma proativa às mudanças regulatórias de cada país.
Mais recente pesquisa e primeira a abordar o segmento tributário destaca os principais benefícios do “sofisticado software em nuvem” da Sovos
De acordo com um recente estudo publicado pela IDC (International Data Corporation), a Sovos, líder global em tecnologia para tratamento fiscal, é “ideal para as empresas que estão buscando um software tributário sofisticado, capaz de satisfazer altas exigências regulatórias de impostos e faturação eletrônica em nível global”. O relatório IDC MarketScape detalha a ampla e profunda experiência da Sovos em atuar em conformidade com faturas eletrônica. Aponta também como pontos fortes sua infraestrutura de nuvem e seu suporte ao cliente em mais de 60 países.
“As empresas multinacionais estão enfrentando um cenário de constante mudança na regulamentação tributária”, diz Kevin Permenter, analista sênior da IDC. “A Sovos oferece a essas organizações um imenso valor, fornecendo cobertura para qualquer tipo de conformidade tributária em suas operações, integrado em uma única solução. Como resultado desse diferencial, esperamos que a Sovos continue expandindo sua presença no mercado”.
Uma solução completa em uma plataforma de nuvem confiável, escalável e segura
O relatório destaca a robusta solução de software em nuvem da Sovos, “Sovos Intelligent Compliance Cloud”, a primeira solução completa para impostos modernos no mundo. Ela combina a determinação de impostos e ferramentas de relatórios tradicionais para tributos sobre venda e uso, imposto sobre valor agregado (IVA) e outros impostos transacionais com software moderno, capaz de entregar relatórios digitais e cumprir as regulamentações de faturamento eletrônico.
A solução é suportada pela plataforma da empresa na nuvem, a S1, que permite que a Sovos faça o trabalho operacional das empresas, gerenciando a conformidade em todos os sistemas financeiros e, ao mesmo tempo, oferecendo suporte a uma infraestrutura de nuvem altamente confiável, escalável e segura.
A primeira solução do mundo para o cumprimento global de faturação eletrônica
À medida que os governos em todo o mundo (do Brasil à Itália) aceleram seus esforços para preencher as lacunas em torno do IVA, deram início à implementação de vários modelos de compliance de cobrança eletrônica e um sistema de modernização fiscal que exige que as empresas cumpram as leis regulamentares indiretas no nível da fatura. Esses novos requisitos, geralmente produzidos em tempo real, estão impulsionando a transformação digital de todos os sistemas financeiros.
Segundo o relatório IDC MarketScape, vários clientes referiram-se ao gerenciamento da Sovos para o cumprimento da fatura eletrônica como um dos maiores benefícios obtidos com a escolha da solução. Hoje, a faturação eletrônica da Sovos oferece cobertura para países da Europa, América Latina, África, do Oriente Médio e da região Ásia-Pacífico.
Alcance global
Como o relatório menciona, a Sovos tem planos ambiciosos de crescimento. Nos últimos cinco anos, a empresa fez oito aquisições, que aumentaram seu impacto e cobertura para 60 países. Com 12 escritórios espalhados por três continentes, a Sovos hoje atende mais de 5 mil clientes globais que fazem negócios nos ambientes regulatórios mais complexos do mundo.
“O software tributário tradicional não foi criado para a atual era da cobrança de impostos digitais. Em resposta a isto, construímos uma completa e moderna solução de software em nuvem, que prepara as empresas para um mundo em que o imposto faz parte de todas as transações”, relata Andy Hovancik, presidente e CEO da Sovos.
“Estamos empenhados em ajudar nossos clientes a incorporar impostos no núcleo financeiro digital de suas operações, de modo que possam ‘Solve Tax for Good’ (“Resolver os impostos para o bem e de uma vez por todas”, em tradução livre) e dedicar mais tempo aumentando seus negócios”, conclui Hovancik.
O IDC MarketScape é a principal ferramenta utilizada para a avaliação de fornecedores no setor de Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC). O relatório oferece avaliações profundas do mercado de provedores de TIC para uma ampla gama de setores de tecnologia. A avaliação detalhada dos concorrentes do mercado fornece informações críticas, necessárias para analisar as soluções tecnológicas.
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Com os requisitos obrigatórios de faturamento eletrônico e validação de relatórios fiscais na América Latina, as implementações de SAP nessa região são muito mais complexas do que em outras partes do mundo. Aqui, examinamos os 10 maiores desafios para a implementação do SAP na América Latina:
1. Consistência
A consistência entre faturas transacionais e relatórios de contabilidade é essencial. Qualquer discrepância, mesmo que seja pequena, aciona auditorias e multas, por isso é tão importante manter a conformidade no SAP.
2. Personalizações
Cada país tem requisitos diferentes, que devem ser refletidos na sua implementação de ERP. Por exemplo, o Chile não permite pontos decimais e, no Brasil e no México, os relatórios se baseiam no ano calendário, não no ano fiscal.
3. Envio
Em muitos países, a capacidade de envio está vinculada ao faturamento eletrônico. É necessário ter sistemas de contingência adequados para garantir que a empresa continue funcionando bem em caso de problemas.
4. Faturamento
Os processos e requisitos de dados do governo podem dificultar o faturamento. Muitos países exigem processos específicos para cancelamentos e créditos, além de exigir determinados campos e formatos.
5. Recebimento
Os processos internos de recebimento devem incluir a verificação da ordem de compra, da fatura e dos materiais recebidos. No entanto, essa é uma oportunidade de automatizar processos e reduzir os custos de recebimento, eliminando a entrada de dados com um processo simples de digitalização e clique.
6. Contas a pagar
A fatura em XML aprovada pelo governo é a única registrada. Não use PDFs para os pagamentos, pois o formato XML é a versão usada pelo governo para definir a responsabilidade fiscal.
7. Validação de relatórios fiscais
Fazer o VAT reporting com precisão é um processo, não é algo que possa ser resolvido com notas de OSS. Por exemplo, o relatório polizas do México exige que cada contracheque, despesa, etc. seja vinculado a uma entrada no registro, uma prática que não é comum em muitos departamentos de contabilidade.
8. Manutenção
O SAP não oferece soluções de conformidade padrão na América Latina, e as soluções locais e de terceiros não utilizam o SAP como sistema de registro. Dessa forma, as empresas precisam fazer várias ligações de suporte em caso de problemas.
9. Atualizações
Em menos de dois anos, sete países da América Latina implementaram requisitos de faturamento eletrônico e validação de relatórios, e essas regras impactam cada vez mais processos de negócios, ou seja, é necessário atualizar o tempo todo.
10. Suporte
Muitas empresas subestimam o suporte necessário para manter a conformidade interna: pode ser necessário dedicar até 11 funcionários em período integral para manter a conformidade, ajustar os processos, verificar a precisão e resolver problemas.
Apesar desses desafios, é essencial que a conformidade seja totalmente gerenciada no ERP, pois hospedar dados e relatórios em outros lugares só aumenta os desafios, provocando discrepâncias e erros que acionam auditorias e multas. Por isso, a escolha da solução de conformidade correta é uma decisão tão importante.
Tome uma atitude
A Sovos oferece a primeira solução completa para a tributação moderna, ideal para manter a sua empresa na liderança. Com mais de duas décadas de experiência com SAP, a Sovos desenvolveu soluções para garantir que os impostos não atrapalhem as iniciativas de ERP.
As mudanças introduzidas pelo novo processo para o cancelamento do faturamento eletrônico no México não são simples. Existem grandes ramificações tanto para operações de contas a pagar (AP) quanto de contas a receber (AR).
A nova regra, que corrige uma grande lacuna na política de faturamento eletrônico do México, tem o objetivo de permitir que a SAT, autoridade fiscal do México, recupere o dinheiro perdido com cancelamentos injustificados ou fraudulentos. No caso de empresas que fazem negócios no México, ela introduz uma série de requisitos funcionais novos.
Inclusão dos compradores no processo de faturamento eletrônico do México
Com o sistema antigo, as empresas podiam cancelar faturas eletrônicas de forma unilateral, sem notificar as outras partes envolvidas. Dessa forma, elas conseguiam evitar pagar certos impostos, ocultando a renda. Por outro lado, os clientes que pagavam pelos bens e serviços não podiam deduzir o imposto sobre valor agregado (IVA) pago, como normalmente fariam.
A nova regra inclui os compradores de bens e serviços no processo de cancelamento. Os vendedores precisam enviar uma notificação ao cliente antes de cancelar uma fatura. O cliente, por sua vez, precisa aceitar ou rejeitar o cancelamento, pelo portal do SAT ou por meio de um provedor de faturamento eletrônico, dentro de 72 horas. Se o cliente não responder, a fatura será cancelada.
Novos riscos para empresas que processam faturas eletrônicas no México
Com a mudança no processo de cancelamento, as empresas que fazem negócios no México precisam garantir que suas soluções de faturamento eletrônico sejam adequadas para manter a conformidade. No caso das contas a receber, as empresas precisam ser capazes de enviar solicitações de cancelamento, confirmar o status de cancelamento e cancelar faturas eletrônicas dentro dos parâmetros do novo sistema. Já no caso das contas a pagar, é necessário poder consultar, aprovar ou rejeitar solicitações de cancelamento.
No caso das operações de contas a pagar, a capacidade de aprovar ou rejeitar solicitações é ainda mais importante. Essa mudança nas políticas de faturamento eletrônico permite deduzir gastos de IVA, se for o caso, portanto, o novo processo pode afetar o fluxo de caixa das organizações. O processamento incorreto da aprovação de cancelamentos pode resultar em gastos desnecessários. Os usuários de contas a pagar precisam ser capazes de gerenciar solicitações de cancelamento, além de evitar os riscos de erros manuais, multas e disputas com parceiros comerciais.
Os departamentos de contas a receber que não dominam os cancelamentos de faturamento eletrônico podem ficar expostos a multas e penalidades, que representavam menos riscos antes da entrada em vigor da nova regra. A SAT está mais envolvida nas relações comerciais entre compradores e vendedores, e as empresas precisam estar em conformidade para manter o bom funcionamento dessas relações, além da comunicação com o governo.
Soluções de SAP da Sovos para o cancelamento de faturas eletrônicas no México
Com o eCancellations SAP Framework da Sovos, as empresas podem gerenciar o novo processo de cancelamento no México dentro de seus ambientes SAP, garantindo a conformidade com a SAT. O framework, nativo do SAP, também permite que as empresas simplifiquem os processos de AR e AP, economizando tempo e dinheiro. Com o eCancellations, os usuários podem gerenciar no SAP todos os cancelamentos de contas a pagar ou receber. Dessa forma, o SAP continua sendo a única fonte de dados de faturamento eletrônico.
Tome uma atitude
Saiba mais sobre a nova regra para o cancelamento de faturas eletrônicas no México comeste guia abrangente sobre o novo processo.
Líder global de tecnologia para compliance, a Sovos apresenta a plataforma em nuvem S1, que visa impulsionar a modernização do software tributário em face da crescente disrupção digital de empresas, provedores de sistemas financeiros e governos. Essa abordagem inclui arquitetura de software moderna, estrutura de desenvolvimento atualizada e infraestrutura em nuvem altamente confiável, escalável e segura.
“Chegamos ao ponto da tributação moderna, na qual a execução fiscal está agora incorporada nos processos de negócios mais importantes, e isso exige uma nova abordagem ao software tributário”, afirma o CTO da Sovos, John Landy. “Infelizmente, a maioria das empresas ainda trabalham com tecnologia criada para um mundo off-line. Construímos uma plataforma flexível e conectada que pode acompanhar os modelos de negócios digitais e atender aos exigentes padrões de tributação moderna, independentemente da estratégia de tecnologia e infraestrutura de uma empresa”.
A plataforma S1 foi desenvolvida para oferecer suporte à Sovos Intelligent Compliance Cloud, a primeira solução completa do mundo para automação fiscal que combina a tributação tradicional e ferramentas para relatórios de impostos sobre compra e uso, valor agregado (VAT) e outros impostos transacionais com software moderno de contabilidade eletrônica e faturamento online, que rapidamente está se tornando padrão global. A Sovos lançou o Intelligent Compliance Cloud no ano passado. Desde então, adquiriu três líderes de mercado em três continentes, sendo que o último deles foi o TrustWeaver, em Estocolmo, ampliando a cobertura de faturas eletrônicas da Sovos para mais de 60 países.
Plataforma global conectada, adaptável, reduz os riscos e encargos fiscais
A arquitetura da plataforma S1 possibilita que a Sovos faça o trabalho difícil para as empresas, mantendo todas as suas aplicações fiscais e sistemas financeiros atualizados, enquanto fornece acesso à ferramentas e dados por meio de uma experiência individual do usuário. A arquitetura é adaptável, sempre conectada e construída para empresas globais, com recursos que incluem:
• Plataforma baseada em regras adaptáveis – Os serviços flexíveis disponibilizam as partes mais importantes das aplicações quando elas são necessárias, permitindo que a Sovos integre rapidamente as aquisições e os aplicativos de parceiros em soluções em todo o mundo.
• Mecanismo de dados sobre a transação – Um banco de dados centralizado fornece às empresas uma única fonte para todos os dados relacionados a impostos e permite o consumo de dados por várias aplicações.
• APIs modernas, flexíveis e abrangentes – As aplicações estão facilmente disponíveis para os sistemas financeiros e fluxos de trabalho específicos das empresas, permitindo que os sistemas de negócios se comuniquem com os governos nos formatos de dados exclusivos e variáveis que eles exigem.
• Gerenciamento de conteúdo regulatório – A equipe de análise regulatória libera as equipes fiscais do trabalho necessário para monitorar, interpretar e distribuir conteúdo normativo nos sistemas.
• Determinação do perfil-padrão com base na qualidade para o consumidor – O portal do usuário S1 oferece uma visão única e transparente das operações e transações fiscais empresariais por meio de um sistema que prioriza o usuárui e fornece aos líderes acesso aos dados necessários.
Altamente confiável, escalável e segura, a plataforma S1 recebe suporte dos melhores datacenters da Sovos e pela moderna infraestrutura em nuvem, que oferece:
• Arquitetura de implantação distribuída para acomodar todas as estratégias de infraestrutura;
• Abordagem de vários data centers físicos para fornecer dados onde é necessário;
• Monitoramento 24×7 com total transparência;
• Instalações certificada SSAE SOC 2 com equipe dedicada da SCO;
• Certificado ISO 27001;
• Varredura de vulnerabilidade contínua e teste regular de invasão.
De acordo com o vice-presidente e chefe de produtos da Sovos, Pawel Smolarkiewicz, “a plataforma S1 capacita nossa diversificada equipe global a aplicar seus conhecimentos, habilidades e pontos fortes em escala para oferecer tecnologia inovadora”. Smolarkiewicz ainda completa: “Nossa equipe e softwares são capazes de resolver o desafio da tributação global para nossos clientes hoje e acompanhar as demandas futuras”.
Para saber mais sobre a Sovos S1, visite https://sovos.com/s1-platform/.
A Sovos Intelligent Compliance Cloud se baseia em uma plataforma de software na nuvem exclusiva, criada para reunir soluções e dados fiscais – anteriormente discrepantes – para uso onde quer que sua empresa tenha operação, por meio de uma única plataforma.
ARQUITETURA S1
Mais adaptável. Sempre conectado.Construído para negócios globais.
A arquitetura S1 permite que a Sovos faça o trabalho pesado para você, adaptando-se às mudanças nos requisitos de tecnologia e regulamentações governamentais – e fornecendo acesso às ferramentas e informações necessárias para gerir o seu negócio em qualquer parte do mundo, contando ainda com uma experiência de usuário agradável.
APIs modernas, flexíveis e abrangentes
As APIs tornam os aplicativos facilmente disponíveis para o seu conjunto específico de sistemas financeiros e fluxos de trabalho. Permitem ainda que seus sistemas se comuniquem com os governos nos formatos de dados exclusivos e dentro dos parâmetros que eles exigirem.
S1 Transaction Data Engine
O mecanismo centraliza todos os seus dados em um data warehouse (serviço de armazenamento de dados), dando à sua empresa uma verdadeira fonte única para todos os dados relacionados a impostos, independentemente do sistema de origem, e permitindo o consumo de dados por vários aplicativos.
Plataforma adaptável orientada por regras
A arquitetura S1 impulsiona o fluxo de trabalho da sua empresa, permitindo que você tome melhores decisões de negócios e que se adapte às mudanças em seus sistemas, ao ambiente regulatório e aos requisitos técnicos para relatórios fiscais e compliance com nota fiscal eletrônica.
Gerenciamento de Conteúdo Regulatório
Nossa equipe de análise regulatória faz o trabalho árduo para o seu negócio, atualizando todos os seus aplicativos nos bastidores. Tudo isso graças à nossa plataforma de gerenciamento de conteúdo, que libera sua equipe de um trabalho necessário de monitoramento, interpretação e distribuição de conteúdo normativo para seus sistemas.
Experiência do usuário
O portal do usuário da S1 fornece um único painel em sua empresa, dentro de um sistema cujo design foi desenhado pensando exclusivamente no usuário. Ele dá acesso aos dados de que os líderes precisam para a tomada de decisões, além de simplificar o aplicativo para sua equipe baseado em experiências anteriores.
INFRAESTRUTURA S1
Altamente Confiável. Hiperescalonável. Sempre segura.
Os impostos modernos exigem tecnologia sempre ativa, sempre disponível e sempre segura. A infraestrutura Sovos S1 foi criada para atender a esses requisitos para as empresas mais exigentes do mundo, incluindo os bancos presentes na Fortune 100 e os varejistas mais bem sucedidos do mundo.
Nossa infraestrutura de nuvem é desenhada para manter seus negócios em movimento na velocidade do comércio moderno, fornecendo a segurança necessária para proteger seus negócios.
ALTAMENTE CONFIÁVEL
Múltipla abordagem a data centers físicos, com o intuito de fornecer seus dados para onde eles forem necessários
Uma arquitetura totalmente redundante e da melhor qualidade
Monitoramento 24/7 com total transparência
Equipe global de operações em nuvem
HIPERESCALONÁVEL
Arquitetura de desenvolvimento distribuída para suportar todas as estratégias de infraestrutura de qualquer cliente
Escala automática para atender às necessidades de quaisquer negócios
Suporta mais de duas bilhões de transações por dia
ALTAMENTE CONFIÁVEL
Equipe SOC dedicada para executar detecções e prevenções avançadas
Digitalização e monitoramento a 360 graus
Instalações certificadas de SSAE 16 SOC 2
Certificação ISO 27001
Testes de penetração regulares
Análise de vulnerabilidade contínua
A Sovos, líder global de tecnologia para compliance e fornecedora de softwares para o envio de relatórios fiscais e negócios para governos, planeja uma forte expansão para a América Latina nos próximos anos, devido ao alto potencial de crescimento da região.
O gap significativo, entre os impostos coletados por muitos governos latinoamericanos e o que deveriam coletar, transformou a região em líder e referência mundial no envio de relatórios em tempo real de dados de transação nas áreas B2B e B2C. Isso é o que aponta o CEO da Sovos, Andy Hovancik. Ele concedeu uma entrevista à BNamericas em 15 de agosto, durante uma visita ao Chile.
“A América Latina tem sido a região mais progressista e agressiva para fechar essas lacunas de impostos”, diz Hovancik. Brasil, Chile e México, na sua visão, são os países que mais se destacam mundialmente neste aspecto. Nos próximos anos, Peru e Colômbia provavelmente se aproximarão do mesmo desenvolvimento visto apresentado pelos três líderes globais.
“Para as empresas que fazem negócios na América Latina, acompanhar as mudanças no código tributário é o principal desafio em termos de compliance”, relata Hovancik. “Há muitas regras e elas estão constantemente mudando”. Gerando uma receita total de 30 a 35%, a região é a maior operação da Sovos fora dos EUA e produz receita anual de cerca de US$ 60-70 milhões.
A empresa oferece soluções de compliance fiscal para praticamente todos os mercados da América Latina e possui escritórios em mercados importantes como Argentina, Brasil, Chile, Colômbia e Peru. A exceção é o México, um dos maiores mercados da Sovos na região, onde a organização espera abrir um escritório dentro de um ano.
A expansão da empresa na região tem sido rápida e continuará da mesma forma. O quadro de profissionais aumentou de 50, há apenas dois anos, para cerca de 450 – e é provável que aumente para 600 funcionários dentro de no máximo 18 meses. A força de trabalho global tem cerca de 1.100 profissionais.
“A região da América Latina é muito atraente para a Sovos, devido ao seu potencial de crescimento de negócios e por ser uma espécie de ‘espelho’ para o que acontecerá no resto do mundo”, declara Hovancik. A empresa investiu, recentemente, mais de US$ 3 milhões em data centers regionais para garantir uma infraestrutura adequada que continuará ampliando os negócios locais.
A empresa tem cerca de 6 mil clientes globalmente, incluindo pequenas e médias empresas (PMEs), grandes corporações e empresas multinacionais. Na América Latina, a empresa possui vários clientes dentre as chamadas “multilatinas”, ou as empresas latinoamericanas que se tornaram multinacionais após expansões pela região.
