Faturamento eletrônico na Colômbia
O faturamento eletrônico (conhecido como facturación electrónica na Colômbia), é obrigatório para contribuintes estabelecidos. Embora tenha sido um dos primeiros países a dar peso legal às faturas eletrônicas, a exigência da Colômbia só entrou em vigor em 2019 e está sujeita a alterações desde então.
Compreender as especificidades das regras de conformidade fiscal geral é essencial. Por isso, os especialistas da Sovos produziram esta visão geral completa do faturamento eletrônico na Colômbia. Marque esta página para ficar por dentro dos requisitos mais recentes.
Faturamento eletrônico B2B na Colômbia
Todas as empresas precisam emitir faturas eletrônicas de vendas com validação prévia antes da emissão. As empresas devem se habilitar como emissoras eletrônicas por meio do portal online designado pela DIAN.
Os fornecedores também devem se certificar como Provedores de Serviços de Tecnologia (PST) e receber um identificador de software exclusivo. O formato padrão usado é o XML, seguindo a UBL V2.1 (Universal Business Language) adotada pela DIAN.
Uma assinatura digital é obrigatória para garantir a autenticidade e integridade durante todo o processo de faturamento.
As faturas devem usar um sistema de numeração consecutiva atribuído pela DIAN, juntamente com um Código Único de Fatura Eletrônica (CUFE) para identificação e integridade dos dados. Os emissores devem criar uma representação gráfica da fatura em formato PDF, incluindo um QR code.
Tanto os emissores quanto os receptores devem arquivar com segurança as faturas eletrônicas por um período mínimo de cinco anos, contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da preparação, emissão ou recebimento do documento.
Faturamento eletrônico B2G na Colômbia
A partir de novembro de 2020, o faturamento eletrônico tornou-se obrigatório para todos os contribuintes, incluindo transações B2G. Todos os fornecedores devem emitir faturas eletrônicas, e os compradores devem recebê-las. Os compradores não precisam validar a fatura. A aceitação ou rejeição é apenas para faturas que servem como garantia.
Faturas eletrônicas (Facturas electrónicas)
A fatura eletrônica é a evolução da fatura tradicional. Ela tem a mesma validade que o papel no sentido jurídico, mas é gerada, validada, emitida, recebida e preservada eletronicamente. Em termos fiscais, ela serve para transações de vendas de bens e/ou serviços.
Todas as faturas eletrônicas de vendas para reconhecimento fiscal devem ser validadas antes da emissão pela Unidade Administrativa Especial da Direção Nacional de Impostos e Alfândegas (DIAN).
A fatura eletrônica de venda só será classificada como emitida quando for validada e entregue ao comprador, desde que também esteja em conformidade com as condições, os termos e mecanismos técnicos e tecnológicos estabelecidos pela DIAN.
O idioma espanhol e o peso colombiano deverão ser utilizados para a emissão dos documentos que fazem parte do sistema de faturamento, sem prejudicar o fato de que os respectivos valores possam ser expressos em outra moeda e em idioma diferente do espanhol.
Documentos equivalentes eletrônicos (Documentos equivalentes eletrônicos)
No contexto do faturamento eletrônico na Colômbia, os documentos equivalentes são recibos digitais emitidos pela DIAN (Direção Nacional de Impostos e Alfândegas) para transações que não exigem uma fatura de vendas.
O Documento Eletrônico Equivalente é definido como um documento que:
- Contém as informações de uma operação comercial realizada por sujeitos não obrigados a emitir faturas eletrônicas
- Atende aos requisitos legais
- É gerado e transferido eletronicamente por meio de um provedor de tecnologia autorizado pela DIAN
As notas de ajuste são incluídas no documento eletrônico equivalente e foram criadas como um mecanismo para seu cancelamento ou correção.
Recibo eletrônico de vendas
Um recibo eletrônico de venda é um comprovante emitido para consumidores finais.
Os documentos eletrônicos equivalentes conferem ao comprador, sujeito ao cumprimento dos demais requisitos estabelecidos na legislação tributária, o direito à dedução do imposto sobre vendas, do imposto de renda, bem como dos custos e deduções complementares.
No caso do documento eletrônico equivalente (como uma nota de caixa registradora gerada pelo sistema P.D.V.), o comprador deve ser identificado pelo nome, razão social e número de identificação para que os benefícios possam ser aplicados.
O documento equivalente eletrônico exige a implementação de ajustes técnicos conforme o Anexo Técnico na versão 1.0.
Notas de débito e crédito eletrônicas
As notas de crédito e débito são documentos que permitem a realização de ajustes ou correções nas faturas eletrônicas. Elas devem ser geradas e transmitidas eletronicamente para a DIAN para validação.
A nota de crédito será o mecanismo utilizado para cancelar a fatura eletrônica de vendas.
Documento para pagamentos em favor de não responsáveis pelo IVA
Esse documento é um tipo de fatura que deve ser emitida pelo comprador ao adquirir bens ou serviços de pessoas não responsáveis pela emissão da nota fiscal eletrônica.
Legislação sobre faturamento eletrônico na Colômbia
O faturamento eletrônico é obrigatório na Colômbia para empresas registradas no Imposto sobre Valor Agregado (IVA).
A exigência segue um modelo de pré-autorização que entrou em vigor em janeiro de 2019, começando com grandes contribuintes. Ela se tornou obrigatória para todos os contribuintes a partir de novembro de 2020 e abrange transações B2G, B2B e B2C.
As faturas eletrônicas são enviadas diretamente à DIAN para validação automática no sistema atual, garantindo que as transações sejam registradas de forma precisa e eficiente.
O sistema de faturamento compreende quatro etapas: geração, transmissão, validação e despacho.
Continue lendo para saber mais sobre o faturamento eletrônico na Colômbia.
Tipos de documentos sujeitos ao regime colombiano de fatura eletrônica
A exigência de faturamento eletrônico na Colômbia se aplica aos seguintes documentos e transações:
- Faturas eletrônicas: necessárias em transações B2B e na geração de crédito fiscal. A validade desse documento está sujeita ao cumprimento rigoroso das regras de estrutura, emissão e validação.
- Nota eletrônica de débito e crédito: emitida pelo vendedor para recuperar despesas ou creditar cancelamentos, descontos ou outras modificações em faturas e notas fiscais eletrônicas de venda já emitidas. Assim como as faturas eletrônicas, essas notas devem ser pré-validadas.
- Documento para pagamentos em favor do não responsável pela emissão de faturas eletrônicas ou documentos equivalentes: um tipo de fatura que deve ser emitida pelo comprador ao comprar mercadorias ou serviços de pessoas não responsáveis pela emissão de faturas eletrônicas ou documentos equivalentes.
- Recibo de renda do trabalho: Deve ser emitido de acordo com o formato estabelecido nos documentos técnicos da fatura eletrônica quando são feitos os desembolsos relacionados à folha de pagamento do contribuinte, incluindo contribuições parafiscais e previdenciárias.
- Documentos eletrônicos equivalentes: atualmente, os seguintes documentos são considerados equivalentes a faturas eletrônicas:
- Tickets para registros de máquinas com sistemas de PDV
- Ingressos de cinema
- Bilhetes de transporte de passageiros
- Extratos emitidos por instituições financeiras e similares para operações de financiamento
- Bilhetes de transporte aéreo
- Documentos de jogos como caça-níqueis, bingo, cassinos e similares
- A cédula, fração, cartão, formulários ou similares em jogos de sorte ou azar
- Documentos emitidos na cobrança de pedágios
- Recibos de liquidação emitidos pela Bolsa de Valores da Colômbia
- O documento de operações da bolsa agrícola e de outras commodities
- Documentos emitidos para serviços públicos domiciliares
- Tickets para espetáculos públicos de artes cênicas e outros
Fatura eletrônica de exportação e importação: deve ser emitida para comprovar operações de exportação e importação e outros documentos relacionados às operações aduaneiras. Até o momento, apenas as faturas eletrônicas de exportação foram desenvolvidas e colocadas em produção.
Esquema XML baseado na UBL 2.1
O formato padrão de faturamento eletrônico na Colômbia é XML. Esse formato segue a Universal Business Language (UBL) V2.1.
O documento XML é gerado, composto pelas informações exigidas pela autoridade fiscal da Colômbia, e depois assinado com um certificado digital. A partir daí, o software certificado do contribuinte valida os dados, bem como o emissor e o destinatário, e informa a transação à DIAN.
A autoridade fiscal então registra o documento, atribui um número exclusivo de fatura eletrônica, notifica o emissor de que ele foi processado com sucesso e entrega o XML ao emissor.
Código único da nota fiscal eletrônica – CUFE
O Código Único de Fatura Eletrônica (CUFE) permite identificar as faturas eletrônicas de forma inequívoca. Também é conhecido simplesmente como código de fatura eletrônica exclusivo e é composto por dados da fatura e a Chave de Conteúdo de Controle Técnico fornecida pela autoridade fiscal.
O código CUFE também garante a integridade dos documentos usando a criptografia SHA384.
Código QR
Além de estarem no formato XML com uma assinatura digital e um código exclusivo de faturamento eletrônico (CUFE), as faturas eletrônicas válidas na Colômbia devem incluir um QR code. Isso é obrigatório por lei e é possível por meio de fornecedores de tecnologia certificados, como a Sovos.
Para os clientes que não podem receber faturas eletrônicas, é enviada uma fatura com QR code para a transação.
Contêiner eletrônico
A Resolução 165 contempla o uso do contêiner eletrônico. O contêiner eletrônico é um instrumento eletrônico obrigatório usado para incluir as informações da fatura eletrônica de vendas, notas de débito, notas de crédito e informações eletrônicas gerais derivadas dos sistemas de faturamento, juntamente com a validação realizada pela DIAN, quando aplicável.
Isso significa que as faturas eletrônicas devem utilizar assinaturas digitais para garantir a autenticidade e integridade do documento. O emissor deve assinar digitalmente a fatura de acordo com os padrões estabelecidos pela regulamentação e pela política de assinatura da autoridade fiscal.
Como funciona a fatura eletrônica na Colômbia?
O sistema de faturamento eletrônico da Colômbia contém vários processos dos quais participam o faturador, a DIAN, os provedores de tecnologia e os destinatários ou compradores eletrônicos.
Quando estiver em conformidade com os requisitos de autorização, o faturador poderá começar a gerar faturas eletrônicas e documentos equivalentes.
Entre os processos mais importantes deste sistema de geração estão os seguintes:
Validação: o atual sistema de faturamento eletrônico da Colômbia exige que as faturas e outros documentos emitidos pelo responsável pelo faturamento eletrônico sejam validados pela DIAN antes de serem emitidos para o destinatário.
Uma vez concluído esse processo, a DIAN procederá ao registro do documento eletrônico em seus bancos de dados com o valor "documento validado pela DIAN" enquanto gera, assina, armazena e envia uma mensagem de validação para o faturador para sua emissão e entrega ao comprador.
Recebimento de documentos eletrônicos: os faturadores eletrônicos também devem atuar como receptores eletrônicos. Para fazer isso, eles devem estabelecer um e-mail para receber faturas eletrônicas de vendas emitidas por seus fornecedores e outros documentos sujeitos à exigência de fatura eletrônica.
Essa obrigação é cumprida com a emissão de um aviso de recebimento pelo destinatário e só deve ser realizada quando o documento emitido tiver sido validado pela DIAN. Do ponto de vista comercial, se o destinatário concordar com o documento recebido, deverá aceitá-lo formalmente.
Se o documento não estiver em conformidade com as condições comerciais acordadas com o fornecedor, ele deverá rejeitar comercialmente o documento e o aviso de recebimento emitido. Se, após receber o documento, o destinatário não o rejeitar dentro de três dias úteis a partir do dia indicado no campo deliveryDate (ou no campo issueDate), o documento será considerado tacitamente aceito.
Contingência: a legislação atual sobre fatura eletrônica estabelece que, caso o contribuinte não consiga emitir uma fatura eletrônica ou qualquer outro documento equivalente devido a problemas tecnológicos atribuíveis à DIAN, ele poderá emitir o documento que comprova a transação sem a validação da DIAN.
Esses documentos podem ser faturas em um talonário de papel. Nessas situações, o contribuinte deverá utilizar as faixas de faturamento autorizadas pela DIAN. Após o término da situação de contingência, o devedor terá um período de 48 horas para enviar esses documentos à autoridade fiscal para validação.
RADIAN: o RADIAN é um sistema de informação que permite a circulação e rastreabilidade de faturas eletrônicas como título de garantia, doravante denominado título de valor de fatura de venda eletrônica.
Quando uma fatura eletrônica de vendas se torna um título de valor e é registrada no RADIAN, isso possibilita a negociação para o titular legítimo e/ou por meio de agentes e/ou operadores autorizados pelo Ministério do Comércio, Indústria e Turismo.
Existem outros processos destinados a garantir a negociação, transferência, endosso e execução do referido documento.
Emissão e entrega da fatura de venda e/ou do documento equivalente: a emissão da nota fiscal de venda ou documento equivalente inclui sua geração, transmissão, validação e entrega ao comprador para cada uma das operações de venda e/ou prestação de serviços realizadas.
A emissão desses documentos deve estar em conformidade com os requisitos legais aplicáveis, bem como com requisitos e condições especiais, características, termos e mecanismos técnicos e tecnológicos desenvolvidos pela DIAN.
Cronograma do faturamento eletrônico na Colômbia
- 1995: Colômbia dá ao faturamento eletrônico o mesmo status das faturas em papel
- 18 de abril de 2016: Projeto piloto lançado com 58 empresas
- Janeiro de 2019: o faturamento eletrônico torna-se obrigatório para grandes empresas registradas no IVA
- Fevereiro de 2023: os grandes contribuintes são obrigados a emitir faturas eletrônicas de vendas para tíquetes de caixa registradora acima de 5 UVT
- Novembro de 2020: o faturamento eletrônico torna-se obrigatório para todas as empresas registradas no IVA
- Março de 2023: o Decreto 442 introduz mudanças nas regulamentações do faturamento eletrônico
- Março de 2023: os contribuintes que declaram imposto de renda e complementar devem emitir faturas de vendas eletrônicas para tíquetes de caixa registradora acima de 5 UVT
- Abril de 2023: os contribuintes que não declaram imposto de renda e complementar devem emitir faturas de vendas eletrônicas para tíquetes de caixa registradora acima de 5 UVT
- Junho de 2023: todos os contribuintes precisam emitir faturas de vendas eletrônicas para bilhetes de caixa registradora acima de 5 UVT
- Novembro de 2023: A Resolução 165/2023 estabelece novas regras para o sistema de faturamento e publica novos anexos técnicos.
- 1º de maio de 2024: todos os contribuintes em escopo devem ter implementado as regras mais recentes de fatura eletrônica de vendas
- Abril de 2025: A Resolução 202 modifica os dados exigidos do comprador ou adquirente para a emissão da fatura eletrônica ou EED.
Penalidades: o que acontece se eu não estiver em conformidade com o faturamento eletrônico na Colômbia?
Quem não cumpre a exigência de faturamento eletrônico na Colômbia pode sofrer consequências.
O atual sistema de sanções do regime da Colômbia é regulado pelas disposições do artigo 652-1 do Estatuto Tributário, que prevê basicamente dois tipos de sanções. A não conformidade pode resultar em multas de até 1% do valor das faturas inválidas ou no fechamento dos estabelecimentos por até 30 dias.
Quais são os requisitos para estar em conformidade com o IVA na Colômbia?
Empresas que fornecem bens ou serviços tributáveis na Colômbia podem precisar se registrar para o IVA. O processo de registo no IVA é feito através do registo único fiscal (RUT). Após o registro, você obtém o número de identificação do contribuinte (NIT).
Perguntas Frequentes
O que é faturamento eletrônico na Colômbia?
Na Colômbia, todas as empresas registradas no IVA são obrigadas a enviar e receber faturas eletronicamente. Todos os contribuintes devem se estabelecer como emissores de faturas eletrônicas por meio do portal da autoridade fiscal online e, em seguida, emitir faturas eletrônicas para transações.
O faturamento eletrônico é obrigatório na Colômbia?
O regime de faturamento eletrônico da Colômbia é obrigatório para todas as empresas registradas no IVA. Dito isso, existem algumas isenções, como instituições financeiras, empresas com renda abaixo de um determinado limite e outros segmentos de negócios.
Quem precisa de emissão de faturas eletrônicas na Colômbia?
Qualquer empresa registrada no IVA que esteja estabelecida na Colômbia deve atender às exigências de faturamento eletrônico da autoridade fiscal.
Como posso visualizar uma fatura eletrônica recebida na Colômbia?
Você pode visualizar a fatura eletrônica de duas maneiras:
Utilizando um software autorizado pela DIAN para abrir e verificar o contêiner eletrônico. O software deve ser capaz de ler o formato XML e a assinatura digital da fatura. Você pode usar o portal de upload gratuito da DIAN ou um fornecedor de software terceirizado.
Escaneando o QR code da fatura com seu smartphone ou tablet. O QR code redirecionará você para o site da DIAN, onde será possível ver os detalhes da fatura e baixá-la em formato PDF.
O que é registro, teste e habilitação da DIAN?
O registro, o teste e a habilitação da DIAN são as etapas que um contribuinte deve seguir para se tornar um emissor autorizado de faturas eletrônicas na Colômbia.
O processo consiste nas seguintes etapas:
Registro: o contribuinte deve se registrar no Registro Único Tributário (RUT) e obter um certificado digital para assinar as faturas eletrônicas. O contribuinte também deve escolher um fornecedor de software para gerar, transmitir e validar as faturas eletrônicas.
Testes: o contribuinte deve realizar uma série de testes para verificar o funcionamento correto do software e a conformidade com os requisitos técnicos e legais estabelecidos pela DIAN. Os testes incluem a geração, transmissão, validação e consulta de faturas eletrônicas, bem como o gerenciamento de contingências e erros.
Habilitação: uma vez que o contribuinte é aprovado nos testes, a DIAN habilita a emissão de faturas eletrônicas no ambiente de produção. O contribuinte receberá uma notificação e um número de autorização de numeração (NAN) para começar a emitir faturas eletrônicas.
A Sovos é autorizada pela DIAN?
A Sovos é certificada pela DIAN para fornecer tecnologia e soluções de faturamento eletrônico para contribuintes elegíveis na Colômbia.
Configuração de faturamento eletrônico na Colômbia com a Sovos
Com a adoção do faturamento eletrônico cada vez maior em escala global, como já ocorre em países latino-americanos como a Colômbia, é essencial priorizar a conformidade.
A adoção global – porém fragmentada – do faturamento eletrônico destaca a necessidade de escolher um único fornecedor para garantir conformidade em todas as regiões operacionais. A Sovos é um parceiro confiável em conformidade fiscal.
Concentre-se no que realmente importa: fale com um membro da nossa equipe hoje mesmo para começar a recuperar o seu tempo.
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