Il pacchetto IVA sul commercio elettronico dell’UE ha quasi sei mesi e le aziende avrebbero dovuto presentare la prima dichiarazione OSS (Union One Stop Shop) entro la fine di ottobre 2021. L’OSS dell’Unione fornisce una gradita semplificazione all’obbligo di essere registrati ai fini dell’IVA in più Stati membri quando si effettuano forniture di beni e servizi B2C intra-UE.
Sebbene si tratti di una semplificazione, ci sono diverse condizioni che devono essere soddisfatte su base continuativa per continuare a utilizzarla. La Commissione europea ha prodotto una serie di guide sull’applicazione del sistema operativo dell’Unione prima della sua introduzione che fornivano orientamenti sul suo funzionamento. Tuttavia, ci sono ancora diverse domande su come il sistema operativo dell’Unione interagisce con altri obblighi di conformità in vigore per i venditori di e-commerce in tutta l’UE.
Union OSS – interazione con Intrastat
Intrastat è il meccanismo dell’UE per fornire dettagli sugli scambi all’interno dell’UE in assenza di frontiere doganali. Si compone di due componenti: le dichiarazioni di spedizione presentate nello Stato membro in cui inizia il trasporto e le dichiarazioni di arrivo nello Stato membro di consegna.
Le imprese di commercio elettronico che vendono beni all’interno dell’UE devono rispettare da tempo gli obblighi Intrastat quando hanno superato le soglie di segnalazione. Per molte aziende è sorto un obbligo nello Stato membro da cui le merci vengono spedite, dato che le merci sono state consegnate in più altri paesi dell’UE, per cui le soglie sono state spesso superate.
Inoltre, anche i venditori più grandi del commercio elettronico avevano l’obbligo di presentare le dichiarazioni di arrivo nel paese di consegna della merce anche se non erano gli acquirenti delle merci. Il più grande potrebbe anche aver avuto l’obbligo di presentare dichiarazioni di spedizione nello Stato membro del proprio cliente a causa di merci restituite.
Non vi è alcuna menzione di Intrastat in nessuna delle guide della Commissione europea sull’OSS, quindi non viene fornita alcuna guida su come si applicherà quando un’azienda adotterà l’OSS dell’Unione. Inoltre, molti Stati membri non sembrano attualmente avere una posizione definitiva sull’interazione con il sistema operativo dell’Unione.
La situazione nello Stato membro di spedizione dei beni sembra chiara, ma ci sono potenzialmente delle complessità quando i beni vengono spediti da più di uno Stato membro, soprattutto se non esiste una partita IVA in tale paese. Sebbene ciò sia improbabile, ci sono circostanze in cui non è richiesta o addirittura consentita la registrazione ai fini IVA.
La vera complessità riguarda le dichiarazioni di arrivo Intrastat. Il principio dell’OSS dell’Unione è che non è richiesta alcuna registrazione IVA nello Stato membro del cliente per le forniture intra-UE. Potrebbero esserci altri motivi per una registrazione IVA, ma per molti venditori di e-commerce non dovranno essere registrati nello Stato membro di consegna.
Ciò solleva la questione se le dichiarazioni di arrivo siano necessarie in quei territori. Alcune autorità Intrastat hanno fornito indicazioni e quelle che hanno preso strade diverse. Alcuni sono chiari che non è richiesto per gli arrivi quando si utilizza il sistema operativo dell’Unione, mentre altri richiedono ancora che le dichiarazioni siano fatte anche se non è presente una registrazione IVA locale.
Continuiamo a monitorare la situazione e aggiorneremo ulteriormente non appena saranno disponibili ulteriori informazioni.
OSS sindacali e altre dichiarazioni
I venditori di beni nel commercio elettronico possono avere altri obblighi fiscali e di conformità nei paesi in cui consegnano le merci. Questi includono il rispetto delle norme locali per quanto riguarda le tasse ambientali. Ad esempio, in Romania esiste l’obbligo per i venditori di e-commerce di presentare le dichiarazioni del Fondo ambientale anche se l’azienda ha scelto di utilizzare l’OSS dell’Unione. Ciò crea complessità in quanto il numero di partita IVA rumeno viene normalmente utilizzato per presentare le dichiarazioni. Una registrazione separata sembra essere possibile per garantire il rispetto delle norme ambientali.
C’è anche un potenziale problema in Ungheria con l’imposta sul commercio al dettaglio che è dovuta dalle imprese con un fatturato superiore a 500 milioni di HUF. C’è ancora l’obbligo di pagare l’imposta anche se non vi è alcuna registrazione IVA a causa dell’OSS dell’Unione. Le aziende interessate dovranno assicurarsi di rimanere conformi.
Ci si possono aspettare problemi iniziali con qualsiasi nuovo regime, ma si sostiene che alcuni di questi avrebbero dovuto essere previsti e fornire una guida chiara, specialmente per Intrastat. È chiaro che alcune autorità non hanno affatto esaminato la questione prima dell’introduzione del sistema operativo dell’Unione. Continueremo a monitorare la situazione e a fornire ulteriori aggiornamenti non appena saranno disponibili ulteriori informazioni.
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Nel nostro blog precedente, abbiamo esaminato le sfide che le aziende devono affrontare nel presentare l’IVA e altre dichiarazioni su base continuativa. Tuttavia, il ciclo di conformità non finisce qui poiché le autorità fiscali effettueranno audit per una serie di motivi per convalidare le dichiarazioni.
Perché le autorità fiscali effettuano audit?
Quando le dichiarazioni IVA consistevano solo di numeri, sono stati effettuati audit per ottenere maggiori informazioni sulle attività commerciali che si svolgono dietro tali numeri. L’aumento della quantità di dati sulle transazioni forniti alle autorità fiscali tramite SAF-T, elenchi locali e controlli continui delle transazioni (CTC) significa che questo sta cambiando. Gli audit vengono ancora effettuati anche con le informazioni IVA aggiuntive, principalmente per determinare che le dichiarazioni IVA riflettano accuratamente le attività dell’azienda.
Sebbene la frequenza degli audit vari considerevolmente da uno Stato membro all’altro, è comune in tutta l’UE che venga effettuato un audit se l’azienda richiede il rimborso dell’IVA. In alcuni paesi, ciò avverrà ogni volta che viene richiesto un rimborso, mentre altri adotteranno un approccio più basato sul rischio e verificheranno solo se il rimborso è più elevato del previsto da un’azienda che riceve regolarmente rimborsi.
La velocità è essenziale per gli audit poiché il flusso di cassa è influenzato fino al rimborso. Questo deve essere in prima linea per chiunque gestisca l’audit, ma un’attenta considerazione delle domande poste dall’autorità fiscale e delle risposte fornite dall’azienda rimane essenziale.
Preparazione per un audit
Gli audit possono essere effettuati di persona o tramite corrispondenza, sebbene gli audit di persona siano attualmente meno comuni a causa del Covid-19. L’audit viene normalmente effettuato per corrispondenza se il contribuente non è stabilito nel paese di registrazione, che in alcuni paesi richiede un consulente locale.
Questo porta a una domanda chiave: se gestire l’audit internamente o portare competenze esterne. Sebbene la gestione interna di un audit comporti un risparmio sulle commissioni, è essenziale considerare le conseguenze dell’audit. Un consulente esterno potrebbe essere chiamato in una fase successiva, ma potrebbe essere ostacolato dalle risposte fornite all’autorità fiscale all’inizio dell’audit. Si dovrebbe prendere in debita considerazione l’opportunità di ricorrere a consulenti esterni specializzati, soprattutto se vi è un importo significativo di IVA o se sono coinvolte questioni complesse.
La priorità per qualsiasi audit è risolverlo con successo il più rapidamente possibile senza alcun impatto negativo sull’azienda. Ciò ridurrà al minimo il tempo di gestione, le commissioni e l’esposizione a sanzioni o interessi.
Gestire il processo di audit
Molti audit inizieranno con l’autorità fiscale che pone alcune domande specifiche, che potrebbero riguardare l’attività in generale o transazioni specifiche. Le domande vengono poste per un motivo, quindi le aziende devono considerare il motivo per cui vengono richieste per determinare come rispondere e ridurre al minimo il rischio di problemi più avanti nell’audit.
La gestione delle scadenze è importante in quanto in caso contrario può avere effetti negativi. Alcune autorità fiscali impongono scadenze molto brevi, quindi è necessaria una pronta attenzione. Potrebbe essere possibile concordare una proroga, ma non è sempre così. Fornire risposte chiare e inequivocabili e documentazione di supporto è essenziale per ottenere il risultato desiderato.
Una volta concluso l’audit, è necessario intraprendere qualsiasi azione correttiva. Nella situazione ideale, non si deve fare nulla e l’azienda può continuare a commerciare con successo. Se l’autorità fiscale ha emesso una decisione sfavorevole o una richiesta di pagamento, è necessario valutare se presentare ricorso contro la decisione; anche in questo caso, devono essere rispettati termini rigorosi.
Anche senza tale decisione, l’audit potrebbe aver evidenziato aree in cui è necessario lavorare per evitare problemi in futuro. Dovrebbe essere creato un piano d’azione con responsabilità e scadenze chiare.
Una volta completato tutto il lavoro, l’azienda può tornare al normale ciclo di conformità della presentazione delle dichiarazioni IVA e di altre dichiarazioni. Una sfida continua è assicurarsi che l’azienda gestisca con successo i cambiamenti nella propria posizione IVA, e lo esamineremo nel nostro blog finale di questa serie.
Mentre ci avviciniamo alla data di implementazione del 1 gennaio 2022 per la nuova dichiarazione IVA digitalizzata della Norvegia, diamo una seconda occhiata ai dettagli.
La Norvegia ha annunciato l’intenzione di introdurre una nuova dichiarazione IVA digitale alla fine del 2020, con una data di lancio prevista per il 1° gennaio 2022. Con questo aggiornamento arriva la rimozione dei numeri di casella, che verranno sostituiti da un elenco dinamico di specifiche. Il rapporto riutilizzerà anche i codici fiscali standard norvegesi dal file finanziario SAF-T per fornire rapporti e flessibilità più dettagliati. È importante notare che l’obbligo di presentare un file SAF-T non cambierà con l’introduzione di questa nuova dichiarazione IVA.
Questa modifica riguarda solo la dichiarazione IVA, con i codici SAF-T riutilizzati e riutilizzati per fornire ulteriori informazioni. Le aziende devono comunque rispettare il mandato norvegese SAF-T, ove applicabile, e devono anche presentare questa nuova dichiarazione IVA digitale. Con la nuova dichiarazione IVA, l’Amministrazione fiscale norvegese (Skatteetaten) cerca di semplificare la rendicontazione, una migliore amministrazione e una migliore conformità.
Dettagli sulle specifiche tecniche
Skatteetaten ha creato molte pagine Web diverse con informazioni dettagliate che le aziende potranno consultare nei prossimi mesi, tra cui le seguenti:
Guida all’implementazione: creata per aiutare gli sviluppatori e le aziende a valutare i requisiti tecnici necessari per implementare le modifiche imminenti
Regole di convalida: continuamente aggiornate poiché la Norvegia aggiungerà altre regole di convalida secondo necessità
XSD per la dichiarazione IVA: contiene le specifiche tecniche (XSD) per la nuova dichiarazione IVA, nonché file di esempio e descrizioni dei campi contenuti nella dichiarazione
Invio API: contiene informazioni sull’invio e la convalida della dichiarazione IVA, compresi i messaggi di errore
Domande e risposte: pagina delle domande frequenti per le aziende per comprendere le risposte alle domande più comuni che possono sorgere, tra cui registrazione, metodo di invio e file aggiuntivi
Metodo di presentazione
La Norvegia incoraggia la presentazione diretta della dichiarazione IVA da parte dell’ERP, ove possibile. Tuttavia, le autorità fiscali hanno annunciato che la popolazione manuale tramite il portale sarà ancora disponibile.
Il login e l’autenticazione dell’utente finale o del sistema vengono effettuati tramite il sistema ID porten. Inizialmente, la Norvegia non consentiva il caricamento XML; tuttavia, le autorità fiscali hanno recentemente aggiornato le loro linee guida per garantire che il caricamento XML fosse accettato. La modifica di numeri o note nel file XML caricato non sarà possibile, ma sarà possibile caricare allegati.
Inoltre, la Norvegia ha fornito un metodo per la convalida del file della dichiarazione IVA, che dovrebbe essere testato prima della presentazione per aumentare la probabilità che il file venga accettato dalle autorità fiscali. Il validatore convaliderà il contenuto di una dichiarazione dei redditi e dovrà restituire una risposta con eventuali errori, deviazioni o avvertenze. Questo viene fatto controllando il formato del messaggio e la composizione degli elementi nella dichiarazione IVA.
Si prega di notare che la Norvegia non consente alcun periodo di grazia per la presentazione di questo reso di nuova concezione.
Qual è il passo successivo?
Oltre alla nuova dichiarazione IVA, la Norvegia ha anche annunciato l’intenzione di implementare un rapporto sulle vendite e sugli acquisti entro il 2024. La proposta è attualmente in fase di consultazione pubblica obbligatoria, che termina il 26 novembre 2021.
Nel Golfo, l’Arabia Saudita svolge un ruolo di apripista nell’ambito dei controlli continui sulle transazioni
La fatturazione elettronica in Arabia Saudita a partire dal dicembre 2021
L’Arabia Saudita introdurrà un regime di fatturazione elettronica scaglionato in fasi a partire dal dicembre del 2021. Il Paese, che ha introdotto l’IVA solamente dal 1° gennaio 2018, sta assumendo un ruolo guida nella digitalizzazione degli adempimenti fiscali nell’area del Golfo.
Le regole finali emanate dall’autorità fiscale saudita, la Zakat, Tax and Customs Authority (ZATCA), confermano la data di avvio della seconda fase, che partirà il 1° gennaio 2023.
In aggiunta agli altri requisiti, la fase due introduce l’integrazione con una piattaforma ZATCA digitale per il controllo continuo delle transazioni (CTC), che richiede ai soggetti passivi di sottoporre ad approvazione preventiva le fatture prima di trasmetterle agli acquirenti.
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L'obbligo fiscale in breve
Fase 1 — Generazione obbligatoria delle fatture elettroniche con verifiche post-emissione: inizio previsto per il 4 dicembre 2021
Si applica a tutti i soggetti passivi residenti in Arabia Saudita.
Impone ai contribuenti di emettere, modificare e archiviare le fatture e le note elettroniche (note di credito e di debito) per le transazioni B2B, B2C e B2G, comprese le esportazioni.
Le aziende sono tenute a emettere le fatture elettroniche e le note ad esse associate in un formato elettronico strutturato.
Le fatture elettroniche e le note devono contenere tutte le informazioni necessarie.
È consentito qualsiasi formato elettronico strutturato.
Le fatture B2C devono includere un codice QR.
Tutte le fatture devono riportare una marca temporale.
L’integrità delle fatture elettroniche è un requisito chiaramente esplicitato.
I requisiti di archiviazione sono i medesimi delle fasi 1 e 2 (le fatture devono essere archiviate in un sistema/server ubicato fisicamente nel territorio dell’Arabia Saudita. Al soddisfacimento di alcuni requisiti addizionali, i contribuenti dotati di una succursale in Arabia Saudita possono ubicare i propri sistemi informatici centrali al di fuori dei confini nazionali).
I fornitori devono archiviare le fatture elettroniche in un formato strutturato, indipendentemente dal modo in cui sono state scambiate con gli acquirenti.
Determinate funzionalità sono vietate per le soluzioni di fatturazione elettronica.
Fase 2 – regime CTC: inizia il 1° gennaio 2023 e impone ai soggetti passivi di trasmettere le fatture e le note elettroniche all’autorità fiscale, la ZATCA, per la verifica preliminare.
È previsto un approccio graduale per le diverse categorie di contribuenti.
Le fatture B2B opereranno in regime di clearance, mentre quelle B2C dovranno essere segnalate alla piattaforma ZATCA entro 24 ore dall’emissione.
Tutte le fatture elettroniche devono essere emesse nel formato XML obbligatorio.
Le fatture fiscali possono essere inviate agli acquirenti in formato XML o PDF/A-3 (con XML integrato). Le fatture B2C devono essere presentate in formato cartaceo. Tuttavia, se presente un accordo tra le parti, le fatture B2C possono essere condivise elettronicamente o in qualsiasi altro modo in cui l’acquirente possa leggerle.
Una soluzione per la fatturazione elettronica conforme deve avere le seguenti caratteristiche:
Generazione di un UUID (Universally Unique Identifier) oltre al numero sequenziale della fattura.
Contatore fatture antimanomissione.
Alcune capacità di salvataggio e archiviazione delle fatture e delle note elettroniche.
Generazione di un timbro crittografico per le fatture B2C, di un hash e di un codice QR per ciascuna fattura e ciascuna nota elettronica.
Date importanti
Fase 1: 4 dicembre 2021 – tutti i soggetti passivi residenti nel Regno devono emettere, modificare e archiviare le fatture e le note elettroniche (documenti di credito e debito).
Fase 2: 1 gennaio 2023 – ulteriori requisiti per i soggetti passivi in merito alla trasmissione delle fatture e delle note elettroniche alla ZATCA. Questa sarà una fase di adozione scaglionata, in quanto in primis riguarderà le aziende di grandi dimensioni e poi, gradatamente, si estenderà a un numero maggiore di realtà. Le aziende possono aspettarsi un preavviso di sei mesi prima della data ultima di scadenza.
Come Sovos può aiutare
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Semplifica gli adempimenti IVA nell'Unione europea con una sola dichiarazione
Il regime Import One Stop Shop (IOSS) è arrivato. Semplifica i tuoi adempimenti IVA nell’Unione europea con un’unica dichiarazione. Aumenta le vendite nell’Unione europea, evita multe e sanzioni e migliora l’esperienza dei clienti eliminando addebiti imprevisti .
Fin dal momento della sua introduzione, abbiamo aiutato le aziende di e-commerce di ogni dimensione a transitare verso il nuovo schema. Il nostro servizio IOSS ti offre un accesso completo alle nostre soluzioni software per la conformità IVA e un team di specialisti nel campo delle imposte indirette. Lascia a noi l’incombenza della registrazione iniziale, degli invii mensili e dei requisiti intermediativi e continua a concentrarti su ciò che sai fare meglio.
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Che cos'è lo schema IOSS?
A partire dal luglio 2021 tutte le merci importate nell’Unione Europea, indipendentemente dal loro valore, sono soggette all’IVA. A partire dalla stessa data, le imprese che vendono merci d’importazione aventi valore unitario inferiore a 150 euro possono ora utilizzare lo schema IOSS per riscuotere, dichiarare e versare l’IVA alle agenzie fiscali locali e con un’unica dichiarazione IVA. IOSS semplifica la tua conformità IVA nell’Unione europea. Sfrutta al massimo il potenziale del mercato e-commerce in Europa, ottimizza i flussi di cassa e offri un servizio clienti di prim’ordine.
Per registrarsi, le imprese non aventi sede nell’Unione devono nominare un intermediario. A quel punto possono ottenere un numero di partita IVA IOSS nello Stato membro di stabilimento dell’intermediario.
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Le merci passano la dogana più velocemente: con IOSS è possibile calcolare e contabilizzare l’IVA in anticipo invece di attendere il momento dell’importazione
Con un numero di partita IVA IOSS, l’IVA viene contabilizzata nel punto di vendita
Addebiti ridotti per lo sdoganamento: senza una partita IVA IOSS, l’IVA sull’importazione è dovuta al momento dell’autorizzazione di ingresso nell’UE, con probabile aumento dei costi di sdoganamento
Punti principali
La semplificazione IOSS è fruibile per qualsiasi transazione idonea
Lo schema richiede uno sforzo maggiore di conservazione documentale, in quanto le imprese sono tenute ad archiviare informazioni sulle transazioni più dettagliate rispetto a prima
Le dichiarazioni IVA IOSS hanno cadenza mensile
Le imprese possono correggere le precedenti dichiarazioni IVA IOSS nella successiva
Le imprese non UE sono tenute a nominare un intermediario e ottenere quindi l’iscrizione IVA IOSS nello Stato di appartenenza di quest’ultimo
A seconda della dell’attività commerciale svolta e della supply chain, le imprese non UE potrebbero essere tenute a effettuare le dichiarazioni in regime Union One Stop Shop (OSS) e non-Union OSS.
Inoltre, se prevedono di utilizzare lo schema Union OSS, esse dovranno disporre di almeno una registrazione IVA "standard" e possibilmente anche di altre in ragione della presenza di magazzini e strutture simili. Non sono necessarie altre registrazioni IVA per IOSS o non-Union OSS.
Sanzioni e multe
Le autorità fiscali locali possono comminare alle imprese sanzioni o multe qualora le dichiarazioni e i versamenti non siano effettuati entro le scadenze. Inoltre, l’inosservanza ripetuta può comportare un’esclusione dallo schema pari a due anni. In tal caso, le imprese si vedrebbero obbligate a ottenere una partita IVA in tutti gli Stati membri in cui importano le merci, oppure dovrebbero disporre di accordi alternativi per assolvere l’obbligo dell’IVA sulle importazioni.
Le imprese che vogliono usare IOSS potrebbero aver bisogno di un intermediario. Se è obbligatorio averne uno, non è possibile provvedere da soli. Il nostro servizio completo gestisce tutti gli obblighi di registrazione, dichiarazione e d’intermediazione.
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Da allora sono accadute molte cose: le aziende che non hanno sede in Portogallo sono state incluse nell’ambito di applicazione dei requisiti di fatturazione elettronica, le scadenze sono state prorogate a causa del Covid e sono state pubblicate nuove normative.
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Punti principali
L’impiego di un software certificato è obbligatorio per l’emissione di qualunque tipo di fattura. Si dà per inteso che coincida col sistema ERP del soggetto passivo.
Tutte le fatture devono presentare un codice QR. Le specifiche tecniche relative al contenuto e al posizionamento del codice sulla fattura sono disponibili sul sito Web dell’autorità fiscale.
Tutte le fatture devono riportare un codice identificativo univoco (ATCUD), che forma parte integrante del codice QR. L’ATCUD è un numero con il seguente formato: “ATCUD:codice di convalida-numero sequenziale”.
Nell’aprile 2021, il Portogallo ha chiarito che le società non residenti provviste di partita IVA portoghese sono tenute a rispettare le regole IVA nazionali. Ciò comprende tra l’altro l’adozione di un programma informatico certificato per l’emissione delle fatture. Le società devono inoltre garantire l’integrità e l’autenticità delle fatture elettroniche, che in Portogallo significa utilizzare una firma elettronica certificata oppure usare un EDI con misure di sicurezza adeguatamente garantite.
Le fatture B2G devono essere emesse elettronicamente nel formato CIUS-PT e poi trasmesse all’amministrazione tramite uno dei servizi Web disponibili.
Date importanti
A partire dal 1° luglio 2021, le aziende con registrazione IVA ma che non hanno sede nel territorio lusitano devono adottare un programma informatico di fatturazione certificato.
Emissione di fatture elettroniche B2G:
Fatturazione elettronica B2G obbligatoria: tutte le forniture alle aziende del settore pubblico richiedono l’emissione della relativa fattura in formato CIUS-PT e la trasmissione tramite un servizio web approvato.
1° gennaio 2021: viene avviata l’implementazione graduale per una serie di grandi aziende, su base volontaria.
1° luglio 2021: il campo di applicazione viene esteso fino a includere piccole e medie imprese, con un periodo di tolleranza durante il quale i buyer del settore pubblico accetteranno il formato PDF.
30 giugno 2022: il nuovo formato e l’approccio di trasmissione devono essere utilizzati da tutte le imprese, comprese le microimprese.
1 January 2022: Un QR Code e ATCUD saranno richiesti in tutte le fatture. Questo è volontario per il 2022 e dovrebbe diventare obbligatorio il 1° gennaio 2023.
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La Zakat, Tax and Customs Authority (ZATCA) ha annunciato le regole finalizzate per il sistema di fatturazione elettronica dell’Arabia Saudita all’inizio di quest’anno, annunciando i piani per due fasi principali per il nuovo sistema di fatturazione elettronica.
La prima fase del sistema di fatturazione elettronica dell’Arabia Saudita sarà attiva dal 4 dicembre 2021.
Con il mandato dietro l’angolo, abbiamo messo in evidenza le ultime notizie su una riforma che è ancora in evoluzione.
Le linee guida dettagliate
L’ultima documentazione comunicata sui requisiti è stata la guida dettagliata, pubblicata nell’agosto 2021. Le linee guida dettagliate hanno fornito chiarezza sui seguenti argomenti:
Anche se le fatture fiscali devono essere generate elettronicamente, possono essere condivise dai venditori con gli acquirenti in un formato concordato. Per la prima fase, il formato concordato per lo scambio delle fatture può essere elettronico, in formato leggibile dall’uomo o in formato cartaceo. Tuttavia, nella seconda fase, è possibile utilizzare solo il formato XML o PDF/A-3 con un XML incorporato per lo scambio di fatture elettroniche. Nel caso in cui venga utilizzato il formato leggibile dall’uomo, deve essere in arabo (oltre a qualsiasi altra lingua) e possono essere utilizzati numeri arabi o hindi.
Una copia stampata della fattura fiscale semplificata deve essere fornita agli acquirenti, tuttavia, e sulla base di un accordo reciproco tra il venditore e l’acquirente, la fattura può essere condivisa elettronicamente o tramite qualsiasi altro modo in cui l’acquirente può leggerla.
Le fatture elettroniche generate da una terza parte conterranno un contrassegno elettronico che indica questo fatto. Questo indicatore verrà generato automaticamente e non sarà visibile nella versione leggibile della fattura elettronica. Il formato leggibile della fattura deve contenere una dichiarazione che dichiari che la fattura è una fattura di fatturazione di terzi.
Per la seconda fase, i requisiti di integrazione specifici saranno pubblicati in futuro.
Panoramica della prontezza per la prima fase
I requisiti della prima fase non sono così complessi come i requisiti della seconda fase che saranno applicati dal 1° gennaio 2023.
Lo ZATCA è riuscito a fornire ai contribuenti le informazioni necessarie. La data di trasmissione è impostata per andare avanti come previsto e al momento non è previsto un ritardo.
La diffusa adozione di regimi di fatturazione elettronica ha dato alle autorità fiscali l’accesso a enormi quantità di dati dei contribuenti.
In molte giurisdizioni, questi dati consentono alle autorità fiscali di riassumere le informazioni transazionali di un contribuente per un determinato periodo di deposito. Consente inoltre di presentare al contribuente una bozza di dichiarazione IVA, compilata in anticipo dalle autorità stesse.
Questa dichiarazione IVA è nota come dichiarazione IVA «preriempita». Questo modulo è stato ora adottato da diversi paesi, mentre altri hanno intenzione di implementarlo a breve.
I paesi che introducono dichiarazioni IVA preriempite sono in aumento, con variazioni nei modelli
Il Cile è stato il primo paese a introdurre una dichiarazione IVA preriempita, nel 2017. Subito dopo la sua introduzione, oltre il 92% dei contribuenti ha utilizzato il modello preparato dalle autorità per dichiarare la loro IVA.
Il Cile è stato in grado di raggiungere questo obiettivo in parte grazie all’elevata qualità della sua infrastruttura IT, con la quale l’amministrazione fiscale è stata in grado di elaborare un ampio volume di record di acquisti e vendite. Inoltre, il Cile ha fornito ai contribuenti «assistenti di calcolo» che hanno agevolato la conformità.
I paesi europei che già utilizzano i regimi di fatturazione elettronica o di e-reporting sono stati rapidamente seguiti.
Di seguito sono riportati alcuni processi chiave e date di implementazione per diversi paesi:
L’Italia ha introdotto la Comunicazione preriempita dei moduli di pagamento IVA periodici, i cui contenuti possono essere accettati o modificati dai contribuenti – e ora sta seguendo una dichiarazione IVA annuale pre-compilata. I dati relativi a questi resi sono presi dalle fatture elettroniche che i contribuenti inviano al sistema SDI italiano.
La Spagna ha introdotto dichiarazioni pre-compilate per Modelo 303, la dichiarazione IVA periodica del paese. I dati relativi al «pre303» sono presi dal sistema di e-reporting spagnolo, SII, al quale le fatture devono essere presentate entro quattro giorni dall’emissione o dal ricevimento (rispettivamente da venditori e acquirenti). Come in Italia, i rendimenti pre-compilati sono presentati come bozze che facilitano il deposito; i dati sostanziali dei rendimenti possono essere modificati dai contribuenti.
L’Ungheria prevede di introdurre dichiarazioni IVA preriempite nell’ottobre 2021 (in ritardo dal luglio 2021 a causa del COVID-19).
Il Portogallo combinerà potenzialmente le dichiarazioni IVA preriempite con una nuova struttura SAF-T, la cosiddetta «Accounting SAF-T», che entrerà in vigore nel gennaio 2022. La Accounting SAF-T integra il regime facoltativo di fatturazione elettronica del paese.
È probabile che altri paesi con regimi di fatturazione elettronica o di segnalazione elettronica, come la Grecia (regime myData, in fase di sviluppo) e la Francia (regime di fatturazione elettronica proposto per il 2023) seguiranno l’esempio.
Portata limitata dovuta alla deroga alla direttiva IVA dell’UE e all’infrastruttura tecnologica
Vale la pena notare che i paesi dell’Unione europea non possono imporre la fatturazione elettronica per le transazioni business-to-business senza richiedere una deroga alla direttiva IVA dell’UE.
All’Italia è stata concessa una tale deroga, ma altri paesi potrebbero essere riluttanti ad entrare in un processo così incerto. Ciò potrebbe potenzialmente limitare la portata delle offerte di dichiarazioni IVA pre-compilate. In Spagna, ad esempio, il pre303 era inizialmente disponibile solo per alcuni contribuenti che utilizzavano SII e inviavano dati pertinenti (anche se da allora questo è stato ampliato).
L’infrastruttura tecnica può anche costituire un fattore limitante nella capacità dei paesi di offrire dichiarazioni IVA pre-compilate.
I vantaggi delle dichiarazioni IVA pre-compilate e il motivo per cui vengono ancora rapidamente adottate
Tuttavia, la rapida adozione di dichiarazioni IVA pre-compilate negli ultimi cinque anni indica il potere di permanenza del concetto.
Le autorità fiscali vedono chiaramente i vantaggi di efficienza nell’avere una dichiarazione IVA preriempita che è depositabile con una semplice approvazione del contribuente.
Dal punto di vista del contribuente, è indispensabile mantenere registri elettronici accurati e completi che possono essere riconciliati con le dichiarazioni IVA pre-compilate e il software contabile può essere uno strumento utile per raggiungere questo obiettivo.
Questo è solo l’inizio delle tendenze e dei cambiamenti IVA in tutto il mondo.
Le dichiarazioni IVA pre-compilate sono solo un altro esempio del complesso panorama fiscale normativo che le organizzazioni devono navigare per rimanere conformi.
Mentre il mondo procede con iniziative come la trasformazione digitale e la reportistica in tempo reale, e le normative nuove o aggiornate possono variare ampiamente in diversi paesi, Sovos è in missione per aiutarti a risolvere le tasse per il bene. Per saperne di più su ciò che riteniamo riserva il futuro, scarica Tendenze IVA: Toward Continuous Transaction Controls.
Da allora, è successo molto: le società non residenti sono state introdotte nell’ambito dei requisiti di fatturazione elettronica, le scadenze sono state rinviate a causa di Covid e sono state pubblicate nuove normative. Questo blog riassume le modifiche più recenti e imminenti.
Codice QR
Introdotta nel 2019, l’attuazione de facto del requisito del codice QR è stata ritardata e ora dovrebbe essere pienamente attuata dai contribuenti nel gennaio 2022. Un codice QR dovrebbe essere incluso in tutte le fatture. Le specifiche tecniche relative al contenuto e al posizionamento del codice nella fattura sono disponibili sul sito web dell’autorità fiscale.
ATCUD — ID univoci e codici di convalida
L’ATCUD è un numero identificativo univoco da includere nelle fatture e fa parte del contenuto del codice QR. L’ATCUD è un numero con il seguente formato «ATCUD:Validation Code-Sequential number».
Per ottenere la prima parte dell’ATCUD – il cosiddetto «codice di convalida» -, i contribuenti devono comunicare la serie di documenti all’autorità fiscale insieme a informazioni quali tipo di documento, numero del primo documento della serie, ecc.
In cambio, l’autorità fiscale fornirà un codice di convalida. Il codice di convalida sarà valido per l’intera serie di documenti per almeno un anno fiscale. La seconda parte dell’ATCUD, il «numero sequenziale», è un numero sequenziale all’interno della serie di documenti.
Questo mese, l’autorità fiscale portoghese ha pubblicato le specifiche tecniche per ottenere il codice di convalida, creando un nuovo servizio web. Per accedere a questo servizio web, è richiesto un certificato specifico ottenuto dall’autorità fiscale e può essere assegnato ai contribuenti o ai fornitori di servizi software.
Inoltre, l’autorità fiscale ha creato un elenco standard di classi e tipi di documenti, consentendo la comunicazione dei tipi di documento in un formato strutturato.
Un ATCUD sarà richiesto in tutte le fatture a partire dal gennaio 2022. Per essere pronti per la scadenza, i contribuenti devono ottenere i codici di convalida della serie nell’ultima metà del 2021 per applicare le fatture emesse all’inizio del 2022.
Obblighi per le società non residenti
Nell’aprile di quest’anno, il Portogallo ha chiarito che le società non residenti con una registrazione IVA portoghese dovrebbero rispettare le norme IVA nazionali. Ciò include l’uso di software di fatturazione certificato per la creazione di fatture, tra gli altri. Queste società devono inoltre garantire l’integrità e l’autenticità delle fatture elettroniche. In Portogallo si presume l’integrità e l’autenticità delle fatture con l’uso di una firma elettronica o di un sigillo qualificato o l’uso di EDI con misure di sicurezza contratte.
Di conseguenza, dal 1o luglio 2021, le società non stabilite ma registrate all’IVA devono adottare software di fatturazione certificato per conformarsi alla legge portoghese come previsto dal decreto legge 28/2019, decisione 404/2020-XXII, e Circolare 30234/2021.
Fatture elettroniche negli scenari B2G
Il mandato di fatturazione elettronica portoghese per le transazioni business-to-government include un requisito di formato associato a metodi di trasmissione specifici. In altre parole, le fatture alla pubblica amministrazione devono essere emesse elettronicamente nel formato CIUS-PT e trasmesse attraverso uno dei servizi web messi a disposizione dalla pubblica amministrazione.
Inizialmente, un lancio graduale è iniziato nel gennaio 2021, che obbliga le grandi aziende a emettere fatture elettroniche agli acquirenti pubblici. Nel mese di luglio, l’ambito soggettivo è stato ampliato fino a includere le piccole e medie imprese. L’ultimo passo è includere le microimprese entro gennaio 2022.
A causa della pandemia di Covid, il Portogallo ha stabilito un periodo di tolleranza che è stato rinnovato più volte, in base al quale le fatture PDF sarebbero state accettate dalla pubblica amministrazione. Attualmente, il periodo di tolleranza dura fino al 31 dicembre 2021, il che significa che, in pratica, tutti i fornitori della pubblica amministrazione, indipendentemente dalle loro dimensioni, dovrebbero rispettare le norme di fatturazione elettronica negli appalti pubblici entro il 1o gennaio 2022.
Nel nostro ultimo sguardo alla Romania SAF-T, abbiamo dettagliato le specifiche tecniche rilasciate dall’autorità fiscale rumena. Da allora, sono state rilasciate ulteriori indicazioni, tra cui un nome ufficiale per la presentazione SAF-T: D406.
Tempistica di attuazione per la presentazione obbligatoria della Romania SAF-T
Contribuenti di grandi dimensioni (come designato dalle autorità fiscali rumene) — 1° gennaio 2022
Contribuenti medi: le indicazioni indicano il 2022, non è ancora stata rilasciata alcuna data ufficiale
Piccoli contribuenti — 2023
Per alleviare le preoccupazioni dei contribuenti dovute alla complessità della relazione e alle difficoltà di estrazione, le autorità fiscali stanno introducendo un periodo di test volontario che dovrebbe iniziare nelle prossime settimane. Durante questo periodo, i contribuenti possono presentare ciò che è noto come D406T che conterrà dati di prova che le autorità non utilizzeranno in futuro a fini di audit.
Termine di presentazione per la Romania SAF-T
Il rumeno SAF-T, D406, si basa sullo schema OCSE versione 2.0 che contiene cinque sezioni:
General Ledger
Contabilità clienti
Conti passivi< /li<
cespiti
Inventario
Le scadenze per la presentazione sono le seguenti:
Periodicamente (fino all’ultimo giorno di calendario del mese successivo al periodo di riferimento) – per informazioni su General Ledger, Contabilità clienti e Contabilità fornitori
Annualmente (fino al termine ultimo per la presentazione del bilancio per l’esercizio) – per informazioni sulle immobilizzazioni
Su richiesta (entro il termine stabilito dall’organismo fiscale, che non può essere inferiore a 30 giorni di calendario dalla data della richiesta) – per informazioni sull’inventario
I contribuenti devono presentare sezioni di D406 mensilmente o trimestrali, dopo il periodo fiscale applicabile per la presentazione della dichiarazione IVA.
Per il primo rapporto, le autorità fiscali hanno annunciato un periodo di grazia per i primi sei mesi di presentazione. Questo è dalla data in cui l’obbligo di deposito diventa effettivo per quel contribuente, dove la mancata presentazione o la presentazione errata non comporterà una penalizzazione se vengono presentate osservazioni corrette una volta terminato il periodo di grazia.
Informazioni per la presentazione di Romania SAF-T
Il D406 deve essere inviato elettronicamente in formato PDF, con allegato XML e firma elettronica. La dimensione dei due file non deve superare i 500 MB. Se il file è superiore al limite massimo, il portale non lo accetterà e il file deve essere diviso in segmenti in base ai dettagli indicati nella guida rumena.
Le autorità fiscali hanno indicato che, qualora un contribuente riscontri errori nella presentazione originale, può essere presentata una dichiarazione correttiva per correggere tali errori. Il contribuente deve presentare un secondo file corretto completo per sostituire il file originale che contiene errori. Se un contribuente presenta un secondo D406 per lo stesso periodo, viene automaticamente considerato un estratto correttivo.
Agisci
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Benvenuti nella nostra serie di blog Q& A in due parti sul mandato francese per la fatturazione elettronica e la segnalazione elettronica, che entra in vigore 2023-2025. Sembra molto lontano, ma le aziende devono iniziare a prepararsi ora se devono conformarsi.
Il team di conformità di Sovos è tornato a rispondere ad alcune delle domande più urgenti poste durante il nostro webinar.
Abbiamo delineato il nuovo mandato, la fatturazione elettronica in modo specifico e le domande su questo argomento nel nostro primo post sul blog.
Questo blog esaminerà l’altro lato del mandato: gli obblighi di e-reporting. Questi si applicheranno alle transazioni B2C e B2B transfrontaliere in Francia, che devono essere segnalate periodicamente.
E-reporting pagamenti
Per prima cosa diamo un’occhiata alle domande più comuni sulla segnalazione elettronica dei pagamenti.
Quali sono gli stati di fattura e pagamento da segnalare?
Ecco una diapositiva del nostro webinar che mostra gli stati delle fatture, indipendentemente dal fatto che si tratti di origini obbligatorie, consigliate o gratuite, azioni da intraprendere in caso di rifiuto, dati sullo stato e quando deve essere segnalato:
Chi è responsabile della segnalazione elettronica dei pagamenti? L’acquirente, il venditore o entrambi?
Inizialmente si diceva che si trovasse sia sul lato dell’acquirente che del venditore, ma le ultime informazioni fornite da DGFIP indicano chiaramente che sarà responsabilità del venditore segnalare lo stato della fattura e, se applicabile, il suo stato di pagamento.
Tuttavia, sono necessari ulteriori chiarimenti poiché il venditore dipende dalla risposta dell’acquirente su un certo stato (ad esempio «fattura rifiutata»).
Requisiti di certificazione della piattaforma «partner»
Il tuo progetto di fatturazione elettronica e e-reporting non può essere eseguito in modo isolato. Si tratta di un progetto significativo con molte dipendenze che coinvolgono terze parti esterne.
Ci saranno una o, molto probabilmente, diverse terze parti nel mezzo della catena di transazioni. Ciò includerà Chorus Pro, scelto dal governo francese come piattaforma ufficiale e obbligatoria per le aziende per emettere fatture elettroniche alle pubbliche amministrazioni.
Questa sezione illustra le domande più frequenti sui requisiti di certificazione della piattaforma partner.
Esiste un elenco di piattaforme partner ufficiali convalidate?
Il workshop DGFIP del 13 luglio 2021 dedicato a questo argomento ha evidenziato che ci sarebbe stato un processo di registrazione per piattaforme di terze parti, così come i contribuenti che vorrebbero gestire la propria piattaforma.
Il processo di registrazione consisterà in due fasi:
Fase 1. Una selezione preventiva da parte delle autorità fiscali in base al profilo generale del candidato (ad esempio sono aggiornate nei propri dazi di pagamento delle imposte?) e i servizi che propongono;
Fase 2. Entro 12 mesi dalla registrazione, sarebbe necessario eseguire un audit indipendente che dimostri che la piattaforma soddisfa i requisiti DGFIP, quali:
Aggiornamento della directory centrale di fatturazione elettronica
Emissione, trasmissione/ricezione di fatture elettroniche (inclusa la garanzia di integrità e autenticità, nonché un processo di autenticazione avanzato)
Elaborazione e trasmissione ai dati relativi alla fatturazione elettronica, alla segnalazione elettronica e allo stato del pagamento di Chorus Pro
<LIEsecuzione delle attività di controllo e mappatura (estrazione dei dati di fatturazione sia per la fatturazione elettronica che per la segnalazione elettronica, alcuni controlli di convalida delle fatture — campi obbligatori, somme di controllo, verifica ID cliente – mappatura da e verso un set minimo di formati obbligatori, conformità al GDPR, ecc.)
Alcuni altri punti chiave da notare sono:
La registrazione e l’audit dovrebbero essere periodicamente rinnovati.
Le conseguenze per una piattaforma non conforme non sono definite, si applicherebbe un processo di escalation che porta al ritiro della registrazione.
L’operatore della piattaforma potrebbe essere francese o straniero (anche se esiste ancora un punto interrogativo sul fatto che gli operatori non UE siano consentiti).
Timeline di implementazione
Qual è l’attuale aspettativa quando i campi richiesti esatti vengono forniti dal governo (specifiche della fattura con tutti i campi e i valori obbligatori)?
I file Excel sono disponibili come bozza di documento a un livello molto dettagliato che Sovos può fornire su richiesta. Le specifiche finali dovrebbero essere note entro la fine di settembre 2021.
Agisci
Hai ancora domande sull’e-reporting? Accedi al nostro webinar on demand per ulteriori informazioni e consigli su come rispettare.
Cos’è Intrastat?
Intrastat è un regime di segnalazione relativo al commercio intracomunitario di merci all’interno dell’UE.
Ai sensi del regolamento (CE) n. 638/2004, i contribuenti IVA che effettuano vendite e acquisti intracomunitari di beni sono tenuti a completare le dichiarazioni Intrastat quando la soglia di segnalazione viene violata.
Le dichiarazioni Intrastat devono essere compilate sia nel paese di spedizione (dal venditore) che nel paese di arrivo (da parte dell’acquirente). Il formato e gli elementi dati delle dichiarazioni Intrastat variano da paese a paese, sebbene alcuni elementi di dati siano richiesti in tutti gli Stati membri. Anche le soglie di segnalazione variano in base allo Stato membro.
Come viene modernizzato Intrastat?
Nel tentativo di migliorare la raccolta dei dati e di alleggerire l’onere amministrativo per le imprese, nel 2017 è stato lanciato un progetto «Intrastat Modernizzazione». A seguito del presente progetto è stato adottato il regolamento (UE) 2019/2152 (il regolamento sulle statistiche europee sulle imprese).
L’abrogazione del regolamento (CE) n. 638/2004, con effetto dal 1o gennaio 2022.
L’attuazione di un nuovo programma obbligatorio di scambio di dati tra Stati membri dell’UE relativo alle consegne intracomunitarie.
Rendere facoltativo lo scambio di dati sugli arrivi intracomunitari negli Stati membri dell’UE.
Gli effetti pratici di questi cambiamenti sono duplici:
Gli Stati membri sono tenuti a raccogliere dati aggiuntivi nell’ambito delle relazioni Intrastat Dispatch. Ciò significa che i contribuenti che effettuano consegne intracomunitarie dovranno registrare e segnalare queste informazioni aggiuntive.
Il regolamento apre la strada agli Stati membri di eliminare potenzialmente i rapporti di arrivo di Intrastat, in quanto lo scambio obbligatorio di dati di spedizione rende ridondante la segnalazione degli arrivi separati. Le soglie di segnalazione per gli arrivi tendono ad essere inferiori a quelle delle spedizioni e si prevede che la rimozione della necessità di segnalare gli arrivi comporterà un minor numero di aziende a dover partecipare alla segnalazione Intrastat, a meno che la soglia di segnalazione non venga ridotta. Inoltre, le aziende che sono coinvolte in spedizioni intracomunitarie e arrivi dimezzeranno l’obbligo di segnalazione.
Quali informazioni sono attualmente tenuti a raccogliere gli Stati membri nell’ambito di Intrastat?
Attualmente gli Stati membri sono tenuti a raccogliere le seguenti informazioni come parte di Intrastat:
Numero di partita IVA della parte dichiarante
Il periodo di riferimento
Il flusso di merci (arrivo, spedizione)
Il codice merce a 8 cifre (nomenclatura combinata)
Le merci dello Stato membro vengono spedite da o verso
Il valore della merce
La quantità della merce
La natura della transazione
Quali informazioni aggiuntive dovranno raccogliere dagli esportatori intracomunitari gli Stati membri entro il 1o gennaio 2022?
Il numero di partita IVA del destinatario della merce
Il paese di origine della merce spedita
Quali informazioni aggiuntive sono attualmente autorizzate a raccogliere agli Stati membri nell’ambito di Intrastat?
L’identificazione delle merci, a un livello più dettagliato della nomenclatura combinata
Il paese di origine, all’arrivo
La regione di origine, al momento della spedizione e la regione di destinazione, all’arrivo
I termini di consegna
Il modo di trasporto
La procedura statistica
Quali informazioni facoltative possono gli Stati membri fornire uno scambio obbligatorio di esportazioni intracomunitarie?
I termini di consegna
Il modo di trasporto
Eccezioni ai requisiti Intrastat
Per alleviare gli oneri di conformità alle piccole imprese, gli Stati membri dell’UE possono fissare soglie, in base alle quali le imprese sono esonerate dall’obbligo di completare Intrastat. Le soglie sono fissate annualmente dagli Stati membri e gli importi delle soglie per arrivi e spedizioni sono fissati separatamente.
Secondo le normative vigenti, gli Stati membri non possono fissare soglie a un livello che comporta la segnalazione di meno del 97% delle spedizioni dallo Stato membro e non possono fissare soglie a un livello che comporta meno del 93% degli arrivi intracomunitari verso lo Stato membro.
Secondo le normative vigenti, gli Stati membri possono consentire ad alcune piccole imprese di segnalare informazioni semplificate, purché il valore degli scambi soggetti a rendicontazione semplificata non superi il 6% del totale degli scambi commerciali.
In base al nuovo regolamento imminente, gli Stati membri devono solo garantire che il 95% delle spedizioni sia segnalato e che lo scambio di dati sugli arrivi intracomunitari tra Stati membri sia facoltativo.
Sono stati compiuti progressi nell’implementazione del sistema polacco CTC (controllo continuo delle transazioni), Krajowy System di e-Faktur. All’inizio di quest’anno, il Ministero delle Finanze ha pubblicato un progetto di atto, che è ancora in attesa di adozione da parte del parlamento per diventare legge. La bozza delle specifiche della fattura elettronica è stata rilasciata e c’è stata una consultazione pubblica sul sistema CTC.
A giugno, il Ministero delle Finanze ha annunciato di aver esaminato tutte le osservazioni presentate dal pubblico e dai ministri polacchi sul sistema CTC e ha deciso di intraprendere le seguenti azioni:
Rendere disponibile il sistema CTC per i test nell’ottobre 2021 per prepararsi alla data di go-live nel 2022.Il pilota sarà disponibile per tutti i contribuenti.
Adottare e pubblicare la legislazione nell’ottobre 2021.
Metti a disposizione due schemi di fatture elettroniche, uno in polacco e uno in inglese.
Roll-out del sistema CTC su base volontaria nel gennaio 2022, dopo 3 mesi di test (ottobre – dicembre 2021).
Rendi obbligatorio il sistema CTC nel 2023.
Nell’annuncio, il ministro ha delineato i vantaggi derivanti dall’adozione del sistema CTC per i contribuenti. Questi includono: rimborsi IVA più rapidi; sicurezza della fattura memorizzata nel database dell’autorità fiscale fino alla fine del periodo di conservazione obbligatorio; certezza circa la consegna della fattura al destinatario attraverso la piattaforma CTC e quindi pagamenti delle fatture più rapidi; automazione dell’elaborazione e dello scambio delle fatture grazie all’adozione di un formato di fattura elettronica standardizzato.
Inoltre, a seguito delle nuove regole di fatturazione elettronica, le prossime modifiche nel pacchetto SLIM VAT 2 determineranno ulteriori misure di sgravio, ad esempio per quanto riguarda la gestione di duplicati e fatture correttive.
Le autorità polacche stanno compiendo buoni progressi nell’attuazione del sistema Krajowy e-Faktur. È positivo constatare che la consultazione pubblica si è dimostrata utile nella definizione dei passi successivi e che l’intento delle autorità di trasparenza e documentazione tempestiva continuerà auspicabilmente durante l’intero roll-out del CTC.
Meet the Expert è la nostra serie di blog in cui condividiamo di più sul team dietro il nostro software innovativo e i nostri servizi gestiti.
In qualità di organizzazione globale con esperti fiscali indiretti in tutte le regioni, il nostro team dedicato è spesso il primo a conoscere i nuovi cambiamenti normativi, garantendo la conformità.
Abbiamo parlato con Wendy Gilby, responsabile del prodotto tecnico di Sovos, per saperne di più sul suo ruolo nello sviluppo del software Insurance Premium Tax (IPT) di Sovos per aiutare i clienti a soddisfare le esigenze di un ambiente normativo in continua evoluzione.
Come sei venuto a lavorare a Sovos?
Prima di entrare a far parte di Sovos ho lavorato presso una banca d’investimento a Londra, lavorando da programmatore tirocinante a programmatore, analista, analista, analista di business, analista di sistemi, project manager, responsabile del supporto alla produzione globale e infine vicepresidente.
A causa di circostanze personali, ho iniziato a lavorare part time ed ero anche brevemente un allenatore di canottaggio prima di tornare all’università per completare una laurea informatica e IT.
Stavo cercando un altro ruolo nell’IT e originariamente lavoravo per FiscalReps (ora parte di Sovos) su un contratto a breve termine nel 2016 o nel 2017. Questo è il prodotto che ora conosciamo come Sovos IPT che necessitava di test per garantire che fosse adatto allo scopo.
Dopo aver completato il progetto, sono tornato con un contratto di sei mesi, che è diventato una posizione permanente a tempo pieno e sono ancora qui oggi!
Qual è il tuo ruolo e cosa comporta?
Il mio ruolo è capire come implementare qualsiasi modifica al sistema IPT di Sovos. Siamo d’accordo con il più ampio team IPT di Sovos quali nuove funzionalità o modifiche desiderano e lavoriamo a stretto contatto con il team di sviluppo per convertire le idee in soluzioni utilizzate dai nostri clienti.
Recentemente ho esaminato la soluzione IVA di Sovos per cercare di vedere le sinergie tra IVA e IPT in termini di configurazione dell’utente, ruoli utente, caricamento dei dati e convalida iniziale sui file che otteniamo dai clienti per migliorare l’esperienza utente complessiva delle nostre soluzioni IPT.
Di cosa è responsabile il tuo team e in che modo aiutano i clienti?
Cerchiamo sempre di rendere l’intero processo di deposito delle tasse più efficiente e molto più fluido per i clienti, indipendentemente dal paese in cui presentano le tasse.
Abbiamo impiegato molto tempo a perfezionare il portale IPT per rendere il processo di archiviazione e reporting IPT più semplice ma anche più conforme. Stiamo cercando di eliminare il maggior numero possibile di passaggi manuali coinvolti nel deposito delle tasse per ridurre gli errori.
Sovos è un mix di tecnologia e competenze umane, quindi lavoriamo a stretto contatto con il team di conformità che garantisce che la segnalazione sia accurata e conforme a tutte le autorità fiscali in cui i nostri clienti archiviano IPT.
Il nostro obiettivo è quello di automatizzare e integrare il più possibile il processo di archiviazione, dall’invio dei dati alla ricezione di fondi e alla presentazione alle autorità fiscali per garantire che non perdiamo alcuna data di dichiarazione dei redditi ed evitare commissioni tardive.
Come utilizzi la tecnologia più recente per migliorare l’esperienza dei clienti Sovos?
Probabilmente questo si lega al lavoro che stiamo svolgendo sul portale IPT. Stiamo cercando di rendere tutto più trasparente in modo che i clienti possano vedere tutto in un unico posto, incluso lo stato delle dichiarazioni dei redditi.
Abbiamo anche introdotto le API, in modo che i clienti possano inviarci un file direttamente dal loro sistema, è molto meno fastidioso per loro. Siamo sempre concentrati sul rendere più facile per i clienti inviarci i loro dati e fornire quante più opzioni possibili per farlo.
Come hai visto cambiare la tecnologia da quando sei entrato a far parte di Sovos? Qual è il più grande impatto?
Penso che l’impatto maggiore sia stato il portale IPT. Quando ho iniziato, gran parte dei processi di reporting erano ancora basati su carta, il che significava molto setacciare i documenti di dichiarazione dei redditi cartacei per il team di conformità prima del deposito.
Quindi avere il portale IPT con tutti i documenti che prima vendevano stampati in un unico posto, dove i clienti possono visualizzare tutto online, è stato il cambiamento più grande e quello che i nostri clienti e il nostro team di conformità apprezzano, soprattutto nell’ultimo anno, quando le aziende hanno dovuto adattarsi al lavoro in remoto e non avere la stessa facilità di accesso alle risorse in ufficio.
Cosa ti entusiasma in particolare per la futura tecnologia fiscale?
Penso che sia il passaggio verso processi di reporting più connessi, unendo tutti questi diversi elementi delle dichiarazioni dei redditi per rendere il processo di reporting e archiviazione IPT ancora più semplice e molto meno soggetto a errori. Poiché alcuni elementi richiedono ancora qualche input manuale, ci sono ancora opportunità di errori, quindi eliminare completamente questa preoccupazione e renderla un semplice processo dal caricamento iniziale alla presentazione alle autorità fiscali è davvero entusiasmante.
I rendimenti automatici stanno diventando sempre più diffusi e stiamo lavorando su questi risultati per Germania, Francia e Ungheria, quindi quando dico che il futuro sta già accadendo, il che è molto eccitante.
Più di 170 paesi in tutto il mondo hanno implementato un sistema IVA e alcuni dei più recenti adottanti sono i paesi del Golfo. Nel tentativo di diversificare le risorse economiche, i paesi del Golfo hanno trascorso l’ultimo decennio a indagare su altri modi per finanziare i propri servizi pubblici.
Di conseguenza, nel 2016 il CCG (Gulf Cooperation Council), composto da Arabia Saudita, Emirati Arabi Uniti, Bahrein, Kuwait, Qatar e Oman, ha firmato l’accordo comune IVA per introdurre un sistema IVA ad un’aliquota del 5%.
Dopo l’attuazione dell’IVA e l’aumento dell’aliquota IVA dal 5% al 15%, l’Arabia Saudita ha compiuto il passo successivo per digitalizzare i meccanismi di controllo per la conformità IVA.
Il regolamento sulla fatturazione elettronica emanato nel dicembre 2020 stabilisce l’obbligo per tutti i soggetti passivi residenti di generare e immagazzinare le fatture elettronicamente. Questo requisito sarà applicato a partire dal 4 dicembre 2021.
L’Arabia Saudita ha compiuto notevoli progressi da quando ha introdotto per la prima volta l’IVA nel 2018. Il regolamento sulla fatturazione elettronica saudita dovrebbe non solo incoraggiare la digitalizzazione e l’automazione per le imprese, ma anche per raggiungere l’efficienza dei controlli IVA e migliori dati macroeconomici per la sua autorità fiscale, uno sviluppo che probabilmente verrà replicato presto da altri paesi del CCG.
Considerando gli sforzi coinvolti nella digitalizzazione dei processi governativi e la tempistica di attuazione dell’IVA, il prossimo candidato per l’adozione di una fatturazione elettronica simile sarebbe probabilmente gli Emirati Arabi Uniti. Mentre attualmente non ci sono piani per un quadro obbligatorio, gli Emirati Arabi Uniti hanno annunciato piani audaci per la digitalizzazione generale. Secondo il sito web del governo degli Emirati Arabi Uniti, «Nel 2021 il governo di Dubai Smart andrà completamente privo di carta, eliminando più di 1 miliardo di pezzi di carta utilizzati ogni anno per le transazioni governative, risparmiando tempo, risorse e ambiente».
La diffusione della digitalizzazione dell’IVA è in genere la seconda riforma dopo l’adozione dell’IVA. Poiché anche il Bahrein e l’Oman dispongono di sistemi IVA, l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria nei prossimi anni in questi paesi non sarebbe una sorpresa. L’adozione della fatturazione elettronica in Qatar e Kuwait dipenderebbe dal successo dell’attuazione dell’IVA, quindi non è facile stimare quando inizierà il loro percorso di digitalizzazione dell’IVA, ma non c’è dubbio che accadrà in una certa fase.
Il prossimo passo per l’adozione dell’IVA in tutto il CCG
Dopo l’adozione della fatturazione elettronica, i paesi del Golfo potrebbero continuare a digitalizzare altri processi IVA, incluse le dichiarazioni IVA. La prepopolazione delle dichiarazioni IVA utilizzando i dati raccolti tramite sistemi di fatturazione elettronica è un’altra tendenza verso cui i paesi stanno andando verso.
Indipendentemente dalla forma e dalla forma di digitalizzazione, ci saranno molte parti mobili in termini di IVA e sua esecuzione. Le aziende che operano nella regione dovrebbero essere disposte a investire nei loro processi di conformità IVA per evitare multe inutili e rischi reputazionali di non conformità.
Il pacchetto E-Commerce IVA dell’UE è qui. I nuovi schemi, One Stop Shop (OSS) e Import One Stop Shop (IOSS) apportano modifiche significative al trattamento dell’IVA e ai meccanismi di segnalazione per le vendite a privati nell’UE. È tempo di scoprire se l’OSS sindacale, OSS non sindacale o IOSS è giusto per la tua azienda.
Nel nostro ultimo webinar, Anna Higgins, direttore del programma strategico, reintroduce i principi di base dei tre sistemi OSS chiave. Scopri:
Come funzionano gli schemi OSS
Considerazioni chiave
Come determinare quale schema è giusto per la tua attività
Ospiteremo una breve sessione Q& A a seguito di questo webinar OSS, ospitato dal direttore dei servizi di consulenza Alex Smith.
Un attuale mega-trend dell’IVA è il controllo continuo delle transazioni (CTC), in cui le amministrazioni fiscali richiedono sempre più dati sulle transazioni commerciali in tempo reale, spesso pre-autorizzando i dati prima che un’azienda possa passare alla fase successiva del flusso di lavoro di vendita o acquisto.
Quando un’autorità fiscale introduce CTC, le aziende tendono a considerarlo come una serie aggiuntiva di requisiti da implementare all’interno del software ERP o di automazione delle transazioni da parte di esperti IT. Questa reazione a strappo è comprensibile in quanto le tempistiche di attuazione tendono ad essere brevi e potenziali sanzioni per la non conformità significative.
Ma le aziende farebbero meglio ad affrontare questi cambiamenti nell’ambito di un percorso continuo per evitare inefficienze e altri rischi. Dal punto di vista dell’autorità fiscale, i CTC non sono un esercizio autonomo ma parte di una più ampia strategia di trasformazione digitale in cui tutti i dati a cui è possibile accedere legalmente a fini di audit vengono loro trasmessi elettronicamente.
Riguarda i dati
Nella visione di molte autorità fiscali della digitalizzazione, ogni categoria di dati viene ricevuta a intervalli «organici» che seguono la naturale cadenza del trattamento dei dati da parte delle aziende e le esigenze dei dati dei governi.
Le amministrazioni fiscali utilizzano la digitalizzazione per accedere ai dati in modo più comodo, a livello più granulare e con maggiore frequenza.
Un’azienda che non considera questo continuum dal vecchio mondo del reporting e dell’audit al nuovo mondo dello scambio di dati automatizzato rischia di concentrarsi eccessivamente sul «come», l’orchestrazione dei messaggi da e verso una piattaforma CTC, piuttosto che tenere d’occhio il «perché» – trasparenza delle operazioni aziendali.
I dati ricevuti più rapidamente e in un formato strutturato e sfruttabile dalle macchine sono infinitamente più preziosi per le amministrazioni fiscali in quanto offrono loro l’opportunità di eseguire un’analisi più approfondita delle varie fonti di dati contribuenti e di terze parti.
Se i tuoi dati aziendali sono incompleti o difettosi, probabilmente ti esporrai a controlli più elevati, poiché i tuoi dati errati sono sotto esame e sono più trasparenti per il tassista.
In modo diverso, in un mondo fiscale digitalizzato, la spazzatura si tradurrà in spazzatura.
Come prepararsi per CTCS: l’automazione è fondamentale
Molte aziende hanno già la formula magica per risolvere questi problemi di dati a portata di mano. Inizia preparandoti a questa ondata di digitalizzazione dell’IVA con un progetto per analizzare i problemi di dati interni e lavorare con le parti interessate interne ed esterne a monte, inclusi i fornitori, per risolverli.
Gli strumenti progettati per introdurre controlli automatizzati per i processi di deposito IVA possono aiutare a ottenere una migliore comprensione dei problemi relativi ai dati a monte che devono essere risolti. Questi stessi strumenti possono anche aiutarti a lungo il percorso CTC riutilizzando i metodi di estrazione e integrazione dei dati impostati per la segnalazione IVA per la trasmissione CTC, creando così una migliore governance dei dati e mantenendo una connessione tra questi due processi naturalmente collegati.
Molti dati errati derivano da processi residui basati su carta, come fatture di fornitori cartacei o PDF o ordini di acquisto dei clienti. Adottando ora misure per passare a processi automatizzati basati su alternative strutturate e completamente leggibili da macchina farà una grande differenza.
Migliorare i dati delle fatture non è l’unica sfida. Con l’inevitabile ampliamento dei tipi di documenti da presentare ai sensi delle regole CTC (dalla fattura ai messaggi di approvazione del lato acquisto, ai documenti di trasporto e ai dati sullo stato dei pagamenti), le amministrazioni fiscali controlleranno sempre più dati, così come i dati dei partner commerciali e di terze parti — pensate finanziarie istituzioni, dogane e altri dati disponibili.
È improbabile che le amministrazioni fiscali interrompano i loro sforzi di digitalizzazione in materia di imposte indirette. I mandati per l’introduzione di The Standard Audit File for Tax (SAF-T) e simili requisiti di contabilità elettronica mostrano la rapidità con cui i paesi si stanno allontanando dal vecchio mondo degli audit fiscali e onsite.
Tutti questi dati, provenienti da più fonti con autenticazione forte, dipingono un quadro sempre più dettagliato e innegabile delle operazioni aziendali. È solo questione di tempo prima che le dichiarazioni dei redditi delle società vengano pre-compilate dalle amministrazioni fiscali che si aspettano poco o nessun cambiamento legittimo da parte tua.
«Sostanza oltre forma» è un aforisma popolare nel mondo fiscale. Man mano che più applicazioni aziendali e flussi di dati diventano facilmente accessibili dalle amministrazioni fiscali, è necessario iniziare a considerare la qualità e la coerenza dei dati come un primo passo verso la prosperità nel mondo dell’applicazione fiscale digitalizzata.
Puntate a più, non meno, informazioni sulla vostra attività rispetto al tassista
Alla fine, le amministrazioni fiscali vogliono comprendere la tua attività. Non vogliono solo dati, vogliono informazioni significative su ciò che fai, perché lo fai, come fai trading, con chi e quando. Questo è esattamente ciò che vogliono i proprietari e la direzione.
Pertanto, gli obiettivi finali sono gli stessi tra le imprese e le amministrazioni fiscali: è solo che spesso le imprese daranno priorità all’efficienza operativa e agli obiettivi finanziari, mentre le amministrazioni fiscali si concentrano sull’ottenimento delle informazioni migliori e più obiettive possibili.
Le amministrazioni fiscali che introducono i CTC come obiettivo possono essere una benedizione sotto mentalità e ci sono vantaggi nell’introdurre analisi migliori per la tua azienda per rispettare i requisiti dell’amministrazione fiscale.
Il valore reale risiede nell’analisi in tempo reale delle operazioni aziendali e degli indicatori finanziari come la gestione della cassa o le debolezze della supply chain. Questo livello di analisi immediata della tua azienda ti consente inoltre di essere sempre un passo avanti, lasciandoti sotto il controllo dell’immagine che i tuoi dati forniscono ai governi.
I CTC sono il passo successivo naturale di un viaggio verso un nuovo e coraggioso mondo di trasparenza aziendale.
Il Giappone è nel bel mezzo di un processo pluriennale di aggiornamento del sistema fiscale sui consumi. Ciò è iniziato con l’introduzione del suo sistema di aliquote fiscali multiple il 1° ottobre 2019 e il prossimo passo dovrebbe essere l’attuazione del cosiddetto sistema di fatture qualificate come misura di controllo fiscale il 1o ottobre 2023.
Attraverso questo cambiamento significativo, il governo giapponese sta tentando di risolvere un problema di perdite fiscali che esiste da molti anni.
L’effetto a cascata di aliquote fiscali multiple
L’imposta indiretta giapponese è denominata Japanese Consumption Tax (JCT) e viene riscossa sulla fornitura di beni e servizi in Giappone. L’aliquota dell’imposta sul consumo è aumentata dall’8% al 10% il 1° ottobre 2019. Allo stesso tempo, il Giappone ha introdotto aliquote multiple, con un’aliquota fiscale ridotta dell’8% applicata a determinate transazioni.
Attualmente, il Giappone non segue la prassi comune di includere l’aliquota fiscale applicabile nella fattura per calcolare l’imposta sul consumo. Al contrario, il sistema attuale (chiamato sistema di libri contabili) si basa sulle prove delle transazioni e sui libri contabili della società. Il governo ritiene che questo sistema causa problemi sistemici legati alla perdita fiscale.
Un nuovo sistema – il sistema di fatture qualificate – sarà introdotto dal 1° ottobre 2023 per contrastare questo problema. La differenza fondamentale rispetto a una fattura emessa oggi è che una fattura qualificata deve includere una ripartizione delle aliquote fiscali applicabili per quella determinata transazione.
In base al nuovo sistema, solo i pagatori JCT registrati possono emettere fatture fiscali qualificate e, dal lato acquirente della transazione, i contribuenti potranno beneficiare del credito d’imposta a monte solo se è stata emessa una fattura qualificata. In altre parole, il sistema di fatture qualificate richiederà a entrambe le parti di adattare i propri modelli e processi di fatturazione per specificare nuove informazioni e la necessità di registrarsi presso le autorità fiscali competenti.
Preparazione per il sistema di fatture qualificate
Un periodo transitorio per l’attuazione del nuovo sistema di fatturazione elettronica si applica dal 1o ottobre 2019 al 1o ottobre 2023.
Per emettere fatture qualificate, i contribuenti JCT devono registrarsi presso la National Tax Agency giapponese («NTA»). Sarà possibile richiedere la registrazione dal 1o ottobre 2021 al più presto e questa domanda dovrà essere presentata entro il 31 marzo 2023, che è di sei mesi prima della data di attuazione del sistema di fatturazione elettronica. I contribuenti non registrati non saranno in grado di emettere fatture qualificate.
I pagatori JCT registrati possono emettere fatture elettroniche anziché fatture cartacee a condizione che siano soddisfatte determinate condizioni.
Qual è il passo successivo?
L’introduzione del sistema di fatture qualificate riguarderà sia le società giapponesi che straniere che effettuano operazioni imponibili JCT in Giappone. Per garantire il corretto calcolo fiscale e il credito d’imposta a monte, i contribuenti devono assicurarsi di comprendere i requisiti e aggiornare o adeguare i sistemi contabili e contabili per conformarsi ai nuovi requisiti prima dell’attuazione del Sistema di fatture qualificate nel 2023.
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