Con la promulgación de la Ley 21.131, mejor conocida como la Ley de Pago a Treinta Días, Chile se ha puesto a la vanguardia de países que están aprobando legislaciones que beneficien a los pequeños y medianos contribuyentes, fomenten la formalización del sector y a su vez incentiven el cumplimiento tributario. El eje central de la también conocida como Ley de Pago Oportuno, consiste en establecer un plazo específico para el pago de las facturas, al tiempo de otorgarle a las mismas la condición de título ejecutorio, con todas las consecuencial legales y tributarias que ello implica.
Originalmente, esta ley fue diseñada para beneficiar fundamentalmente a las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, la versión final aprobada por el congreso chileno no hace distinción en el tamaño del emisor o del receptor de las facturas, por lo menos a largo plazo. Esta ley define los intereses específicos que serán aplicables por casos de morosidad, así como la aplicación de una comisión de un 1% del saldo insoluto de la deuda morosa, como indemnización al vendedor.
Hablemos de los beneficios
Lo primero es que esta ley fomenta la certeza en las relaciones comerciales al establecer de forma clara los plazos para el pago de las facturas: 60 días durante los próximos dos años y 30 días seguidos a partir de esa fecha. Estas reglas no están limitadas a las transacciones comerciales entre entes privados, sino que también aplica a las facturas emitidas a los entes públicos. Aun cuando la Ley de Pago Oportuno no está limitada a los pequeños y medianos contribuyentes, estos serán los más beneficiados debido a que cualquier legislación que promueva la liquidez de su flujo de caja, redundará en su beneficio, especialmente teniendo en cuenta las dificultades de financiamiento que este sector normalmente encuentra.
Otro beneficio que provee esta ley es que, al establecer por ley los intereses e indemnizaciones que recibirá el vendedor que no ha recibido el pago oportuno por sus ventas, el mismo se libra de tener que negociar individualmente con sus clientes los términos de pago de deudas morosas. Esto es especialmente importante para las pequeñas empresas, cuando sus clientes son empresas más grandes o entidades gubernamentales. Las condiciones de estas facturas están ahí, definidas por la ley y no pueden (salvo casos excepcionales) ser cambiadas por las partes. La ley expresamente prohíbe clausulas contractuales que de alguna manera se contrapongan a las disposiciones de la ley y más aun, exige que cuando por algún caso excepcional los términos de las facturas sean distintos a los de la ley, dichas facturas deben ser registradas en el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. De ahí que hay un incentivo expreso a salir de la informalidad dado que solamente cuando las facturas son debidamente emitidas, el vendedor tendrá la protección de la ley del Estado.
Qué papel juega Sovos en esta ley
Es también importante mencionar que la ley promueve el cumplimiento tributario. No es casualidad que la Ley de Pago a 30 Días esté íntimamente relacionada con el mandato de facturación electrónica, el cual es uno de los principales medios que el Servicio de Impuestos Internos posee para verificar los niveles de cumplimiento de los contribuyentes. Los beneficios de esta ley establecen como precondición el que las empresas hayan cumplido con las formalidades de facturación electrónica que en la actualidad alcanzan a prácticamente la totalidad de los contribuyentes. Esto favorece el control real del cumplimiento de los contribuyentes.
Cumplir con las obligaciones de facturación electrónica es una tarea compleja. Esto requiere que los contribuyentes posean una solución robusta, completa y constantemente actualizada de acuerdo con los requerimientos legales y técnicos exigidos por la administración tributaria. Esto es particularmente cierto en el contexto de esta ley, dado que la misma no solamente desencadenará nuevos cambios en los esquemas y formatos electrónicos establecidos por el SII para el informe en tiempo real de la facturación electrónica, sino porque esta ley además establece que, para asegurar la trazabilidad de las operaciones documentadas en las facturas, se hará obligatorio el uso de las Guías Despacho Electrónicas dispuestas en el Art. 54 de la Ley del IVA. Es decir, se incorpora en forma definitiva y obligatoria un nuevo documento fiscal electrónico con el cual los contribuyentes deberán cumplir. Es ahí donde Sovos entra a jugar su rol: toda entidad comercial emitiendo las facturas que ahora se verán afectadas por la Ley 21.131, necesita obligatoriamente de una solución informática certificada que, una vez integrada a sus sistemas de ERP, le permita cumplir con sus obligaciones de facturación de cara a los cambios presentes y futuros impuestos por esta ley y la administración tributaria. Sovos ofrece esa solución y tiene un historial sólido de cumplimiento en este sentido.
Cómo y de qué forma entrará en vigor la nueva regulación
Es necesario señalar que toda nueva legislación trae consigo incertidumbres provenientes de sus novedades. La Ley de Pago Oportuno no es una excepción a esta regla y requiere para su éxito que todo el sector público y privado tenga un conocimiento cierto de su forma de operación y de su alcance. Afortunadamente, estas complejidades se han ido despejando: primero, el legislador tuvo en consideración esta situación y estableció un plazo de implementación de la misma al demorar por dos años la entrada en vigor del plazo de 30 días mencionado anteriormente. Luego, otorgó un plazo de un año al Servicio de Impuestos Internos para proveer ciertos estudios de factibilidad sobre las implicaciones de esta ley con respecto a los créditos del valor agregado. En adición a esto, el Servicio de Impuestos Internos ha respondido a varias consultas aclarando el carácter exento que, para fines del IVA, tienen los intereses provenientes de estas facturas y ha aclarado cómo los mismos han de ser tratados desde el punto de vista del impuesto sobre la renta de las partes involucradas.
Sovos Compliance está siguiendo muy de cerca todos los cambios técnicos y regulatorios referentes a la implementación de la Ley de Pago Oportuno, y es garante de que los contribuyentes que son nuestros clientes ajustarán sus sistemas para cumplir con todos los requisitos de facturación electrónica derivados del cumplimiento de esta ley.
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Mantener el ritmo de la digitalización de los impuestos requiere una estrategia
Sovos ha desarrollado una solución robusta, segura y fácil de implementar, siendo la primera compañía certificada por SUNAT como OSE y el proveedor más grande de procesamiento de facturas electrónicas en Latinoamérica.
Lima, Perú – 20 de febrero de 2019
Sovos, la empresa líder mundial en cumplimiento impositivo y software de reportes tributarios, que protege a las empresas de la carga y el riesgo de cumplimiento en todo el mundo, presenta su solución OSE a partir del nuevo mandato anunciado por la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria, SUNAT. Este mandato establece la obligatoriedad del uso del sistema de Operadores de Servicios Electrónicos con el fin de hacer más eficaz la utilización de la facturación digital para las empresas peruanas que incorporan a sus operaciones este nuevo régimen.
El operador (OSE) no solo validará la correcta emisión de un comprobante de pago electrónico, sino que además informará a la SUNAT sobre los documentos emitidos. La validación del nuevo sistema se realizará para los comprobantes de pago electrónicos y sus documentos relacionados, tales como: facturas electrónicas, boletas de venta, notas de crédito, notas de débito, comprobantes de retenciones, comprobantes de percepciones, guías de remisión, recibos de servicios público; y también los informes de baja, de reversiones y de boletas de venta.
Sovos fue la primera compañía certificada por SUNAT como proveedor OSE y es la red más grande de procesamiento de facturas electrónicas en Latinoamérica, con más de 2.6 billones procesadas anualmente. Solo en Perú, Sovos gestiona casi 500 millones de documentos al año, representando el 70% del mercado de documentos electrónicos de este país.
“Al contratarnos como su OSE, los clientes que ya trabajan con Sovos como su proveedor de servicios electrónicos (PSE) reciben las mismas condiciones de soporte estipuladas en su contrato inicial, con una solución de punta a punta que permite una perfecta integración con múltiples ERP y POS. Junto a ello, Sovos Compliance ha implementado un programa de seguridad integral, certificado ante la norma internacional ISO/IEC 27001:2013, que cubre todas las áreas de seguridad de la información con la intención de brindar defensa en profundidad para la protección de la información del cliente” afirmó Jean Pierre Barrios, Sales Manager de Sovos en Perú.
La implementación de la solución OSE Sovos es tan simple como registrarla en el sitio web de la SUNAT. De esa forma, los clientes contarán con un solo proveedor que le entregará la tecnología y el soporte para todos los tipos de documento exigidos, incluyendo boleta en sus dos versiones de envío: uno a uno y vía informe de boletas.
“Queremos transformarnos en el mayor aliado de las empresas peruanas en el cumplimiento de este nuevo mandato, donde seleccionarnos como su OSE representa un proceso sencillo y rápido, asegurando el cumplimiento a cabalidad con las normas y optimizando su trabajo con la mejor solución global y escalable del mercado.
Nuestra meta es soportar el 100% de la carga y crecimiento de nuestros clientes actuales; y, en línea con esa visión, hemos hecho grandes inversiones en potenciar y actualizar nuestra infraestructura, con nuevos servidores de datos y hardware/software para los servidores de respaldo. Nos avalan, además, nuestros años de experiencia gestionando documentos electrónicos dentro del mandato del Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México, que presenta las mismas condiciones que el dispuesto por la SUNAT este año” explicó Jean Pierre Barrios.
La consultora de mercado, IDC, recientemente reconoció a Sovos como el líder mundial del software tributario, tanto por su solución en la nube, como el soporte entregado a los clientes para resolver de manera fluida sus impuestos alrededor de todo el mundo.
La autoridad fiscal de Colombia, DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), ha anunciado nuevos cambios a su mandato de facturación electrónica que serán implementados según la Resolución 020, orientada a las empresas que aún no han adoptado este modelo de facturación. Quienes ya son facturadores electrónicos deberán implementar el nuevo modelo antes del 2 de noviembre de 2019. La nueva resolución considera un nuevo modelo con validación previa a la expedición de la factura, funciona bajo el protocolo UBL 2.1 y presenta a 14 grupos de empresas reunidas según su código CIIU, que están obligadas a iniciar la emisión y recepción de facturas electrónicas. El calendario de implementación comenzará con el primer grupo el 1 de agosto de 2019 y se extenderá hasta el año 2020. Puede revisar el calendario dentro del documento de la Resolución 020.
Con el nuevo modelo de validación previa en tiempo real, la DIAN validará la factura antes que el proveedor la envíe al cliente. Antes de este nuevo mandato, la DIAN validaba las facturas dentro de las 24 horas posteriores a la generación de las mismas, resultando en el retraso de las operaciones y problemas entre las distintas partes.
Tomando las lecciones aprendidas de países como Brasil, México, Chile y Ecuador, la DIAN ha adaptado sus sistema de facturación para facilitar las transacciones entre proveedores y compradores.
¿En qué consisten los cambios?
Este nuevo cambio al modelo de facturación electrónica de Colombia, “migración a UBL 2.1 y modelo de validación previa – ley 1819/2016”, publicado por la DIAN, considera los siguientes cambios:
Obligación de reportar a la DIAN todas las facturas electrónicas, notas de crédito y débito.
La presentación de informes será sincrónica: cada factura, crédito o nota de débito debe ser reportada y validada por la administración tributaria.
El nuevo formato estándar XML definido por la DIAN será UBL 2.1.
La DIAN no autorizará el uso de PACs para el proceso de validación de facturas. La DIAN será la única entidad involucrada en el proceso de recepción, validación y autorización de facturas, notas de crédito y notas de débito.
Cada factura electrónica debe tener los folios de numeración consecutiva autorizados por la DIAN, el CUFE y la firma digital.
Los nuevos campos de validación, la integración de CUDE para las notas de crédito y débito, la fecha y hora de validación y el certificado de validación son algunos de los objetivos principales de esta resolución que ahora integra en un solo documento los requisitos de Las facturas electrónicas pre validadas.
La representación del PDF de la factura electrónica debe incluir el correspondiente código QR.
El proceso de contingencia, en caso de falla del sistema, debe seguir el estándar definido por la DIAN.
Los emisores de facturas electrónicas deben recibir el comprobante de envío (acuse de recibo).
Los documentos deben almacenarse durante 5 años.
Cuándo
Grandes contribuyentes y actuales facturadores electrónicos:
Quienes ya están habilitados para facturar electrónicamente deberán implementar los nuevos cambios antes del 2 de noviembre de 2019.
Empresas que aún no emiten facturas electrónicas:
La fecha de implementación dependerá de su código CIIU y el grupo al cual ha sido asignado en el calendario emitido por la DIAN. La primera fase comienza el 1 de agosto de 2019 y el proceso se extenderá hasta el 1 de agosto de 2020.
Tome medidas
Sovos cuenta, entre sus clientes que operan en Colombia, a algunas de las empresas multinacionales más importantes del mundo. Aprenda más sobre los cambios al modelo de facturación electrónica en Colombia y cómo Sovos puede ayudarle a resolver estos desafíos en nuestro webinar del 29 de mayo de 2019.
White paper – Tendencias en Facturación Electrónica en Latinoamérica
La promesa de la globalización
La mayoría de las empresas multinacionales se esfuerzan cada año por consolidar sus procesos y apoyar sus sistemas de TI, reemplazando progresivamente los que están basados en documentos impresos. Las últimas tendencias en facturación electrónica en Latinoamérica reflejan la intención por parte de las compañías de desmaterializar sus variados flujos de facturación mediante las modernas redes de negocios basadas en la nube, tanto para las soluciones de compra al pago, como de pedidos en efectivo. En base a ello, la facturación electrónica es a menudo una herramienta clave para desbloquear los mayores beneficios de la automatización de los procesos comerciales de punta a punta.
Sin embargo, dicha automatización debe considerar la tendencia entre los administradores tributarios de regular (y monitorear constantemente) las transacciones comerciales para el cumplimiento del IVA usando métodos electrónicos.
Descargue este documento para conocer en detalle las medidas que están adoptando los gobiernos en Latinoamérica para aumentar el control de los procesos de facturación y cómo las estrategias de negocios pueden garantizar que dichos controles gubernamentales no entren en conflicto con los objetivos de transformación digital, siendo estos tan fundamentales para la competitividad futura de todas las empresas.
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Mantener el ritmo de la digitalización de los impuestos requiere una estrategia
El completo análisis destaca los principales beneficios del “sofisticado software de impuestos en la nube” de Sovos
BOSTON, enero de 2019
Según el estudio recientemente publicado, Sovos es ideal para “las empresas que están en búsqueda de un sofisticado software tributario capaz de satisfacer las altas demandas regulatorias de impuestos y facturación electrónica a nivel global.” El reporte IDC MarketScape detalla la amplia y profunda experiencia de Sovos en el cumplimiento de facturación electrónica y también señala como sus fortalezas principales la infraestructura en la nube de la compañía y el soporte a clientes en más de 60 países.
“Las empresas multinacionales se están enfrentando a un panorama de constante cambio en la regulación de impuestos”, declara Kevin Permenter, analista senior en IDC. “Sovos ofrece a estas organizaciones un inmenso valor al entregar cobertura para cualquier tipo de cumplimiento tributario en sus operaciones, en una sola solución. Como resultado de este diferenciador, esperamos que Sovos continúe aumentando su presencia en el mercado.”
Una solución completa en una plataforma en la nube confiable, escalable y segura
El informe destaca la robusta solución de software en la nube de Sovos, Sovos Intelligent Compliance Cloud, siendo esta la primera solución completa para los impuestos modernos en el mundo. Combina la determinación de impuestos y herramientas de reporte tradicionales para los impuestos a la venta y el uso, el IVA y otros impuestos transaccionales; con un software moderno, capaz de entregar reportes digitales y de cumplir con la normativa de facturación electrónica. La solución es respaldada por la plataforma de la compañía en la nube, S1, que le permite a Sovos hacer el trabajo duro por las empresas, gestionando el cumplimiento en todos los sistemas financieros, y a la vez apoyándolas con una infraestructura en la nube altamente confiable, escalable y segura.
La primera solución en el mundo de cumplimiento global de facturación electrónica
A medida que los gobiernos de todo el mundo (desde Brasil a Italia) aceleran sus gestiones para cerrar las brechas entorno al impuesto al valor agregado (IVA), han comenzado a implementar varios modelos de cumplimiento de facturación electrónica; un sistema de modernización de impuestos que requiere que las empresas cumplan con leyes regulatorias indirectas a nivel de facturas. Estos nuevos requerimientos, que se producen generalmente en tiempo real, están impulsando la transformación digital de todos los sistemas financieros.
Según el reporte IDC MarketScape, “varios clientes se refirieron a la gestión de Sovos en el cumplimiento de facturación electrónica como uno de los mayores beneficios que han obtenido al elegir su solución.” Hoy, la facturación electrónica de Sovos entrega cobertura a países en Europa, Latinoamérica, el Medio Oriente, África y la región Asia-Pacífico.
Alcance global
Como menciona el reporte, Sovos tiene planes ambiciosos de crecimiento. En los últimos cinco años, la compañía ha realizado ocho adquisiciones, que han impulsado su impacto y cobertura en 60 países. Con 12 oficinas repartidas en tres continentes, Sovos hoy protege a más de 5.000 clientes globales que hacen negocios en los entornos regulatorios más complejos del mundo.
“El software de impuestos tradicional no fue creado para la era actual de recaudación digital de impuestos. En respuesta a ello, hemos construido una completa y moderna solución de software en la nube que prepara a las empresas para un mundo donde el impuesto es parte de toda transacción”, señala Andy Hovancik, presidente y CEO en Sovos. “Estamos comprometidos a ayudar a nuestros clientes a incorporar los impuestos en el núcleo financiero digital de sus operaciones, donde pertenecen, para que puedan “Solve Tax for Good” (o resolver por siempre sus impuestos, como declara el lema de la marca Sovos) y dedicar más tiempo a hacer crecer sus negocios.”
IDC MarketScape es la principal herramienta utilizada para la evaluación de proveedores en la industria de la tecnología de la información y comunicaciones (ICT). El reporte ofrece profundas evaluaciones de mercado de proveedores de ICT para un amplio rango de sectores de la tecnología. La evaluación exhaustiva de competidores del mercado entrega información crítica que es necesaria para evaluar soluciones tecnológicas.
Sovos es un proveedor líder a nivel mundial de software que protege a las empresas de la carga y riesgos de los impuestos modernos. A medida que los gobiernos y empresas se vuelven digitales, los negocios enfrentan nuevos riesgos, costos y complejidades. Sovos Intelligent Compliance Cloud es la primera solución completa para los impuestos modernos, entregando a las empresas una solución global para la determinación de impuestos, cumplimiento de facturación electrónica y reportes tributarios. Sovos apoya a 5.000 clientes, incluyendo a la mitad de las empresas Fortune 500, y se integra con una amplia variedad de aplicaciones de negocios. La compañía posee oficinas en Norte América, Latinoamérica y Europa. Sovos es propiedad de la firma Hg, con sede central en Londres. Para más información, visite sovos.com/es y síganos en LinkedIn y Twitter.
Sobre IDC MarketScape
El modelo de análisis de IDC MarketScape ha sido diseñado para entregar una mirada a las capacidades competitivas de los proveedores de ICT (tecnología de la información y comunicaciones) en un mercado definido. La metodología de investigación utiliza un método de puntaje riguroso basado tanto en criterios cualitativos como cuantitativos, que resultan en una única ilustración gráfica de la posición de cada proveedor dentro de un mercado específico. IDC MarketScape entrega un marco claro dentro del cual las ofertas, capacidades y estrategias de los productos y servicios, así como los factores de éxito actuales y futuros del mercado de proveedores de TI y telecomunicaciones pueden ser significativamente comparados. El marco también entrega a los compradores de tecnología una evaluación, en 360 grados, de las fortalezas y debilidades de los proveedores actuales y potenciales.
1. doc #US43263718, January 2019
Sun Chemical consolida su obligación tributaria global con Sovos
CASO DE ÉXITO
Sun Chemical
Sovos simplificó la presentación de informes a nivel multinacional para Sun Chemical, permitiéndole consolidar sus esfuerzos de cumplimiento.
Resumen
Desafíos comerciales
Sun Chemical buscaba una solución para minimizar el impacto de los cambiantes mandatos sobre sus operaciones comerciales que funcionan las 24 horas del día y los siete días de la semana.
La empresa necesitaba enfrentar la barrera de lenguaje que existía entre los equipos locales y técnicos.
La solución regional de Sovos para la presentación de informes B2G minimiza las demoras en los procesos del negocio y las interrupciones en las operaciones 24/7 de las empresas.
Ofrece soporte local en español, inglés y portugués, eliminando la barrera de lenguaje.
Sin la necesidad constante de monitoreo legislativo, el equipo de Sun Chemical ahora puede enfocarse en la innovación.
La empresa
Sun Chemical es el principal productor mundial de tintas y pigmentos de impresión. Con más de $3,5 mil millones en ventas anuales, la empresa es proveedor líder de materiales para envases, publicación, revestimientos, plásticos, cosméticos y otros mercados de la industria en 56 países. Sun Chemical opera las 24 horas del día, los siete días de la semana, y cuenta con cientos de socios y proveedores multinacionales en diferentes partes del mundo.
El desafío
Sun Chemical no puede permitir interrupciones en su negocio ni problemas en sus envíos dado su horario de funcionamiento. Su proceso de facturación electrónica debe mantener la continuidad durante todo el ciclo, el cual incluye la configuración de SAP, el rendimiento del middleware, las conexiones al servidor de cumplimiento de la autoridad local y la impresión.
Debido a las normas de facturación electrónica en Latinoamérica, Sun Chemical enfrentó el desafío de hacer revisiones constantes a la legislación para determinar los nuevos requisitos que debían convertirse en el sistema. La barrera del lenguaje también representó un desafío. Debido a que los requerimientos técnicos se comunican en las lenguas locales, se requería el dominio del idioma para comprender cada mandato y posteriormente convertir los cambios en el sistema. Esto causó demora y confusión en aquellas partes que poseían bajo nivel de competencia técnica en la lengua local, lo que impactó en una reducción de la eficiencia.
La solución
Según las necesidades específicas de cumplimiento, Sun Chemical optó inicialmente por implementar diferentes soluciones en cada país. En Argentina, escogió la solución regional para la presentación de informes B2G de Sovos, para el soporte de su plataforma de cumplimiento. En Chile y México seleccionó dos proveedores locales diferentes, cada uno con su propio modelo, y en México, implementó una solución interna.
“El cambio está ocurriendo, pero lo resolveremos automáticamente gracias a la solución [Sovos]. Convertir un requisito legal a una lengua local en un plan de configuración es muy complejo, por lo que el servicio de actualizaciones automáticas a la nueva legislación fue claramente un punto crucial de ayuda para nosotros”.
Aldo Magenes
SAP Analyst, Sun Chemical
Los beneficios
Las métricas mostraron una gran ventaja en el apoyo a la producción en Argentina, donde Sun Chemical había implementado la plataforma regional para la presentación de informes B2G de Sovos. La empresa optó por expandir su alianza comercial con Sovos para cubrir también sus operaciones en Chile, México y Brasil.
Los resultados
Gracias al soporte local en inglés, portugués y español, la plataforma regional de Sovos para la presentación de informes B2G ayudó a Sun Chemical a apartar sus problemas de cumplimiento y centrarse en impulsar los resultados del negocio. La solución de Sovos alivió la necesidad de monitorear todos los cambios y traducir cada uno de estos en los planes de configuración del sistema, ahorrando tiempo valioso al equipo y reduciendo el riesgo de sanciones.
¿Por qué Sovos?
Sun Chemical evaluó cada una de sus cuatro soluciones de cumplimiento de facturación electrónica en Latinoamérica a través de una serie de análisis de medición de costos y beneficios. Los líderes de la empresa comprendían que el tiempo del equipo interno se optimizaría hacia la innovación y la mejora de las relaciones comerciales y con los clientes, por lo que buscaron una solución que minimizase las demoras e interrupciones y mantuviese al equipo enfocado en los procesos más importantes.
Ashland maximiza la eficiencia de los informes de impuestos gracias a Sovos
Caso de Éxito
Ashland
Ashland ganó estandarización, eficiencia, precisión y un servicio personalizado en 40 regímenes de IVA y dos centros de servicios compartidos al elegir la solución para los informes de IVA de Sovos.
Resumen
Desafíos comerciales
Al procesar mensualmente 40 declaraciones de IVA en Europa, además de la presentación de informes, el enfoque de Ashland hacia el cumplimiento era centralizado, pero no estandarizado, lo que consumía mucho tiempo y los hacía susceptible a errores.
La empresa recurrió a dos centros de servicios compartidos y necesitaba una solución de IVA para estandarizar el cumplimiento y mejorar la eficiencia.
Desde entonces, la empresa ha implementado también las soluciones de Sovos para el SAF-T y el SII de España, con el objetivo de mantener un proceso de cumplimiento centralizado y eficiente.
Resultados
Con Sovos, Ashland alcanzó la estandarización, eficiencia y precisión que buscaba, permitiéndole a su equipo enfocarse en el análisis y la mejora de los procesos.
El tiempo requerido para preparar una declaración de IVA disminuyó en promedio un 30%-50%.
Ashland mantiene un cumplimiento continuo en los países donde opera.
La empresa
Ashland Global Holdings Inc. (NYSE: ASH) es una compañía global líder en especialidades químicas que atiende a clientes de una amplia gama de mercados de consumo e industriales; como los adhesivos, los revestimientos arquitectónicos, la industria automotriz, construcción, energía, alimentos y bebidas, cuidado personal y farmacéutica. Ashland da empleo a aproximadamente 6.500 solucionadores tenaces y apasionados; desde científicos de renombre y químicos de investigación, hasta talentosos ingenieros y operadores de planta, quienes ponen todo su esfuerzo por desarrollar soluciones prácticas, innovadoras y elegantes para los problemas complejos de sus clientes en más de 100 países.
El desafío
Con 40 registros a efectos de IVA en toda Europa y dos centros de servicios compartidos en diferentes ubicaciones, el enfoque de Ashland a las declaraciones e informes de IVA no estaba estandarizado. Cada contador tenía un método individualizado para realizar las conciliaciones y la preparación de informes, lo que hacía difícil revisar y validar las declaraciones de manera eficiente. Sin un proceso estandarizado, el cumplimiento del IVA era una iniciativa que consumía mucho tiempo.
La solución
Al procesar mensualmente 40 declaraciones de IVA en Europa, además de otros informes de impuestos, Ashland decidió migrar sus procesos de cumplimiento de IVA a dos centros de servicios compartidos: uno en Polonia y otro en India. Con esta centralización, la empresa necesitaba una única herramienta que no solo le generara las declaraciones de impuestos, sino que también permitiese la estandarización y precisión.
“Sin un buen software hubiese sido imposible adaptarnos a las tan cambiantes obligaciones para presentar los informes de IVA. Sin Sovos, no hubiésemos sido capaces de cumplir a tiempo con estas nuevas regulaciones.”
Anna Buchnowska
Directora del IVA para la región de Europa en Ashland
Los beneficios
Ashland menciona numerosas ventajas de la estandarización que se logra al implementar la solución para la presentación de informes de IVA de Sovos, particularmente en términos de eficiencia y precisión. Los procesos del IVA, que incluyen la preparación, la conciliación y la generación de los informes son ahora más eficientes. Con ello, se deja tiempo libre para que el equipo fiscal se enfoque en análisis efectivos, en vez de tener que responder a auditores y gestionar los aspectos técnicos del cumplimiento (p. ej., la recolección de datos, tablas de Excel, etc.). Esto también hace que los informes sean más fáciles de revisar y controlar por parte del director del IVA.
Los informes de IVA son automáticos, mejorando la precisión al reducir los errores humanos, permitiendo la revisión de varias transacciones al mismo tiempo y la verificación interna antes que los reportes sean enviados. Sovos también le permite a Ashland adaptarse rápidamente a las nuevas y crecientes obligaciones para informar el IVA, como el SAF-T.
A nivel corporativo, Ashland ha conseguido aumentar la eficiencia y disminuir los costos, permitiéndole a la empresa mantener y mejorar constantemente su nivel de cumplimiento.
Los resultados
A pesar de las crecientes complejidades en el panorama del cumplimiento europeo y de un aumento constante en el número de requisitos para la presentación de informes, Ashland puede gestionar los informes de IVA con el mismo número de empleados que tenía antes de implementar la solución de Sovos y de manera más eficiente. El tiempo requerido para preparar una declaración de IVA disminuyó en un promedio del 30%-50% al empezar el trabajo con Sovos, lo que permitió que el equipo de dedicado a los impuestos se enfocara más en mejorar las verificaciones, los procesos de control y llevar a cabo análisis. Desde la implementación, Ashland puede identificar cualquier problema previo a la presentación de los informes y gestionar las auditorías muy rápidamente, mitigando el riesgo de sanciones con información clara, accesible y comprobada.
¿Por qué Sovos?
Al considerar opciones para el cumplimiento del IVA, Ashland evaluó a empresas de consultoría además de los proveedores tecnológicos. Con Sovos, Ashland obtuvo la estandarización y precisión que necesitaba. Sin embargo, mientras determinaba quién sería su socio para las soluciones de IVA, su decisión no estaba motivada solo por la tecnología. La empresa puso también énfasis en el servicio. Ashland finalmente se decidió por Sovos porque los líderes fiscales estaban convencidos de que así obtendrían un servicio sólido y personalizado, mucho más que lo que ganarían con los modelos de consultoría tradicionales.
Desde que seleccionó en un principio a Sovos por su solución de informes de IVA, Ashland ha ampliado su relación para incluir también el cumplimiento de los requisitos del SII de España. Siendo Sovos la elección ideal para gestionar los crecientes requerimientos de cumplimiento en todo el mundo, ha permitido que Ashland la use para mantener una única solución para el cumplimiento.
Estrategia de crecimiento obstaculizada debido a la complejidad de las regulaciones.
Los procesos y respuestas en tiempo real requeridas por los mandatos estaban afectando las operaciones comerciales.
Escasez de recursos de TI para monitorear e implementar los requisitos.
Solución
Brown-Forman escogió la plataforma regional de Sovos para la presentación de informes B2G en los siguientes procesos:
Nota Fiscal en Brasil
CFDI en México
eContabilidad en México
Beneficios
Máxima integración con SA.
El monitoreo y soporte constantes han resultado en cero interrupciones al negocio.
Capacidad para reasignar recursos a las funciones centrales del negocio.
Se elimina la necesidad de actualizaciones constantes de SAP y la carga del equipo de TI.
La empresa
Brown-Forman es una de las 10 empresas productoras de bebidas alcohólicas más grandes del planeta, cuya distribución abarca más de 160 países. Con sede en Louisville, Kentucky, y oficinas en todo el mundo, Brown-Forman produce marcas icónicas como Jack Daniels, Southern Comfort y Woodford Reserve.
El desafío
Si bien la expansión internacional ha sido fundamental para el éxito de Brown-Forman, esta estrategia de crecimiento ha impuesto altas exigencias a su equipo de TI. Los sistemas SAP de la compañía necesitaban cumplir con la legislación financiera siempre cambiante en todo el mundo y los mandatos de facturación electrónica amenazaban con exceder las capacidades de su equipo de TI. Esto generó especial preocupación en Brasil y México, países en los cuales la empresa opera nueve instalaciones y donde las regulaciones cambian con frecuencia.
Por la demanda de procesos y respuestas en tiempo real, cualquier tipo de control de la facturación electrónica en estos países afectaría tanto al equipo financiero como al de la cadena de suministro, y podría impactar significativamente las operaciones comerciales.
La solución
Dada la escasez de recursos internos de TI para monitorear e implementar los requisitos fiscales de cada país, Brown-Forman necesitaba una solución para adaptarse de manera más eficiente al cambiante panorama latinoamericano e integrarse en su única instancia global de ERP SAP.
Por el amplio alcance de sus operaciones en Latinoamérica, Brown-Forman comprendió que necesitaba un experto en este tema específico. Sumado a ello, la empresa requería una estructura de costos predecible durante su fuerte expansión.
“Gracias a que Sovos proporciona las actualizaciones de redes, así como las configuraciones del ERP SAP, hemos sido capaces de trabajar con un proveedor en múltiples países y gestionar con confianza los cambios en la Nota Fiscal de Brasil y en la legislación del CFDI en México”.
Randy Isdahl
Director de procesos de arquitectura SAP en Brown-Forman
Los beneficios
Sovos proporciona a Brown-Forman monitoreo y soporte continuos, garantizando que no se produzcan interrupciones en su negocio asociadas al cumplimiento. Además, la solución de Sovos se integró a la perfección en los sistemas ya existentes en Brown-Forman, lo que permite a la empresa gestionar el cumplimiento en múltiples países y directamente en su sistema SAP interno.
Los resultados
Gracias a la implementación del cumplimiento de la facturación electrónica de Sovos, Brown-Forman fue capaz de reasignar recursos a las funciones centrales del negocio, incluidas las cuentas por cobrar y cuentas por pagar, y enfocarse en mejoras a la cadena de suministro y la logística. Además, esta alianza comercial ha eliminado las constantes actualizaciones de SAP y la carga del equipo de TI causadas por los frecuentes cambios en las regulaciones sobre la facturación electrónica.
¿Por qué Sovos?
Brown-Forman escogió las soluciones regionales de facturación electrónica y contabilidad electrónica de Sovos para simplificar sus esfuerzos de cumplimiento en Brasil y México. La empresa buscó una solución que le ayudase a reducir las inversiones en recursos humanos y tecnología, y la plataforma SaaS de Sovos le permitió lograr ese objetivo.
En los últimos años, México se ha enfocado en modernizar sus requisitos para la facturación electrónica. Mientras que las empresas de todos los sectores han tenido que adaptarse a este proceso, mantenerse al día con los cambios en las regulaciones ha adquirido especial importancia para las maquiladoras.
Las maquiladoras son compañías manufactureras cuyas fábricas suelen localizarse en zonas cercanas a la frontera con Estados Unidos. El gobierno mexicano les ha asignado una clasificación especial, condición que les permite importar materiales y equipos sin pagar aranceles, para realizar las actividades de ensamblaje, procesamiento y/o fabricación y posteriormente exportar el producto terminado.
El estatus de maquiladora, conocido en México como Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicios de Exportación, o Immex, incluye incentivos para el IVA, es decir, permite a estas empresas acreditar el IVA que pagan por sus importaciones contra sus obligaciones en materia de IVA, eliminando la necesidad de solicitar reembolsos y mejorando el flujo de caja.
En términos simples, las maquiladoras están exentas del pago del IVA sobre sus importaciones temporales. Por ello, perder el estatus de Immex podría causarles graves problemas en el flujo de caja, ya que los fabricantes que no integren este programa tendrían que pagar más IVA en comparación con los que sí se encuentran en esta categoría. Obtener y mantener las credenciales de Immex es fundamental.
Cómo obtener y mantener el estatus de Immex
No obstante lo anterior, alcanzar el estatus de Immex no es fácil, y adquirir y conservar esta condición exige a las empresas mantenerse en cumplimiento respecto de las cambiantes regulaciones tributarias. La autoridad fiscal de México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria), solo otorgará el estatus de Immex a aquellos fabricantes que hayan liquidado todas sus responsabilidades fiscales y que mantengan en orden sus iniciativas para el cumplimiento.
El estatus de Immex tampoco es permanente. El SAT otorga tres certificaciones: A, AA y AAA, donde cada letra “A” representa la extensión de la validez de dicho estatus, expresada en número de años. El SAT puede auditar a las maquiladoras en cualquier momento, así como bajarlas de categoría o revocar su estatus. Perder el estatus de Immex no solo reduciría el flujo de caja, sino que también aumentaría los costos de operación e interrumpiría la gestión de la cadena de suministro para los fabricantes.
Los requisitos varían de acuerdo con la certificación otorgada, pero todos exigen que los fabricantes trabajen en estrecha cooperación con el SAT para garantizar que la información sobre las importaciones, la fabricación y las exportaciones, así como la gestión del inventario y los registros contables, estén en cumplimiento. Las maquiladoras no realizan ventas dentro de México, sino que adquieren materias primas para fabricar productos que posteriormente se envían a Estados Unidos. (Cerca del 80 por ciento de todas las exportaciones mexicanas son despachadas a Estados Unidos.) Por ello, los procesos de las cuentas por pagar (AP) constituyen la base para obtener y mantener el estatus de Immex.
El cumplimiento como requisito fundamental para mantener el estatus de Immex
Esta condición trae al frente algunos mandatos mexicanos tales como la nueva contabilidad electrónica, que almacena la información sobre cuánto debe una compañía al SAT o cuánto el gobierno le debe a una compañía. Sin una contabilidad electrónica que funcione correctamente y que esté vinculada a los procesos de las cuentas por pagar, será prácticamente imposible mantener el estatus de Immex.
Sin embargo, la contabilidad electrónica no resuelve todos los requisitos que se deben cumplir. El complemento de pagos, las cancelaciones electrónicas y la facturación electrónica también son componentes del sistema mexicano que los fabricantes deben saber gestionar. El incumplimiento de cualquier requisito esencial podría exponer a los fabricantes a multas y sanciones, así como a disputas con sus socios comerciales. Otras consecuencias del incumplimiento serán la pérdida, no solo del estatus de Immex, sino también del beneficio de reducción del IVA que dicho estatus conlleva.
Los procesos de almacenamiento de la información en papel ya no están permitidos y las maquiladoras deben preparar sus registros de forma tal que puedan ser auditados en cualquier momento. Esto explica por qué es tan importante que las maquiladoras implementen procesos y sistemas de cuentas por pagar que garanticen el cumplimiento de las regulaciones mexicanas. No obstante, el desarrollar sistemas en cumplimiento internamente en las compañías es una iniciativa costosa y arriesgada, especialmente para las multinacionales que enfrentan desafíos similares en otros países del mundo.
Las ventajas de tercerizar el cumplimiento en México
Tercerizar el cumplimiento implica traspasar la carga de mantener los sistemas actualizados a un socio tecnológico en vez de realizar estas tareas internamente en la empresa. También significa que alguien más adquiere la responsabilidad de mantener los sistemas y los procesos en cumplimiento, todo esto a medida que las regulaciones van evolucionando y experimentando cambios de la forma que se ha visto en los últimos años.
El incumplimiento en México tiene muchas más consecuencias para las maquiladoras que para el resto de las empresas. Para mantener el estatus de Immex, las maquiladoras deben saber y ser capaces de demostrar que están en cumplimiento. Transferir las responsabilidades del cumplimiento a un socio experto es un avance importante para garantizar que los fabricantes en México conserven su estatus de maquiladoras.
Es tiempo de actuar
Descubra cómo Sovos ha ayudado a las empresas latinoamericanas a mantenerse en cumplimiento durante los últimos diez años.
Los cambios relacionados con el nuevo proceso que permite anular facturas electrónicas en México no son triviales, ya que repercuten de manera importante tanto en las operaciones de las AP (cuentas por pagar), como en las AR (cuentas por cobrar).
El nuevo mandato, que pretende llenar el gran vacío que hasta ahora existía en la política de facturación electrónica en México, tiene como objetivo permitir al SAT, la autoridad fiscal de México, recuperar el dinero perdido por anulaciones injustificadas o fraudulentas. Para las compañías con negocios en México, introduce un gran número de nuevos requerimientos funcionales.
Introduciendo a los compradores en el proceso de facturación electrónica mexicano
Bajo el sistema antiguo, las empresas podían anular las facturas electrónicas unilateralmente, sin informar a las otras partes involucradas. De esta forma, podían evadir el pago de algunos impuestos a la renta ocultando sus ingresos. Mientras tanto, por el otro lado, los clientes que pagaban por los bienes o servicios no podían deducir el gasto del impuesto pagado por el valor agregado (IVA), como normalmente lo harían.
El nuevo mandato presenta el proceso de cancelación directamente a los compradores de bienes y servicios. Los vendedores deben enviar una notificación a sus clientes antes de anular una factura y, a su vez, el cliente debe aceptar o rechazar la cancelación, ya sea a través del portal del SAT, o a través de un proveedor de facturación electrónica, dentro de las primeras 72 horas. Si el cliente no envía una respuesta, la factura es anulada.
Nuevos riesgos para las compañías que trabajan con facturas electrónicas en México
Para las empresas que operan en México, el cambio en el proceso de cancelación requiere asegurar que las soluciones de facturación electrónica estén preparadas para el cumplimiento regulatorio. Por el lado de las AR (cuentas por cobrar), las compañías deben comprobar que pueden enviar solicitudes de cancelación, validar el estado de la anulación y cancelar facturas electrónicas con los parámetros del nuevo sistema. Al nivel de las AP (cuentas por pagar), deben ser capaces de consultar, y aprobar o rechazar, las solicitudes de cancelación.
Para las operaciones de AP, la capacidad de aprobar o rechazar solicitudes es de suma importancia. Este nuevo giro en la política de facturación electrónica es lo que les permite deducir los gastos de IVA cuando corresponda, ocasionando que el nuevo proceso pueda representar un problema para los flujos de caja de las organizaciones. Un manejo inadecuado de las aprobaciones de cancelación puede derivar directamente en costos innecesarios. Los usuarios de las AP deben ser capaces de gestionar las solicitudes de cancelación, evitando al mismo tiempo el riesgo de errores manuales, multas y sanciones, y disputas con socios comerciales.
La falta de dominio de las cancelaciones de facturación electrónica podría también dejar a los departamentos de AR expuestos a multas y sanciones que eran menos riesgosas antes de que el nuevo mandato entrase en vigencia. El SAT se ha involucrado aún más en las relaciones comerciales entre compradores y vendedores, por lo que las empresas deben asegurarse de cumplir con las regulaciones tanto para mantener dichas relaciones, como para que su comunicación con el gobierno se desarrolle sin complicaciones.
Soluciones SAP de Sovos para la cancelación de facturas electrónicas mexicanas
El SAP Framework de Sovos para las cancelaciones electrónicas permite a las empresas gestionar el nuevo proceso de cancelaciones en México dentro de sus entornos SAP, asegurando que cumplan con las regulaciones del SAT. El Framework, nativo de SAP, también permite a las empresas optimizar sus procesos AR y AP, ahorrando tiempo y dinero. Con las cancelaciones electrónicas los usuarios pueden gestionar todas sus cancelaciones por ambos lados del libro de contabilidad dentro de SAP, manteniendo a SAP como la única fuente de información para los datos de facturación electrónica.
La autoridad fiscal de Colombia, DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), anunció esta semana el retraso a su mandato de facturación electrónica para todas las empresas, exceptuando a los mayores contribuyentes que operan en el país.
La DIAN había declarado previamente que todas las compañías que pagan IVA en Colombia tendrían que adaptar el mandato obligatorio de facturación electrónica el 1 de enero de 2019. Sin embargo, esta semana el organismo manifestó que las únicas empresas que deberán cumplir con el mandato a partir del 1 de enero son aquellas que la DIAN ha identificado como Grandes Contribuyentes.
Retraso del mandato de facturación electrónica para las empresas más pequeñas en Colombia
Las compañías que no están en la lista de Grandes Contribuyentes no tendrán que cumplir con el mandato de facturación electrónica a partir del 1 de enero. La DIAN publicará un calendario de cumplimiento para las empresas más pequeñas, pero la agencia no especificó una fecha de publicación del mismo, ni entregó ningún detalle acerca de cuándo podría comenzar el cumplimiento obligatorio previsto.
En la misma declaración, la DIAN confirmó que ella misma será la encargada de validar las facturas, y que no compartirá la responsabilidad con ningún otro organismo.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió una nueva resolución 000010/2018 el 6 de febrero que requiere que los grandes contribuyentes emitan y presenten facturas electrónicas antes del 1 de septiembre de 2018. En Colombia, esta resolución era esperada ya que la DIAN había emitido un borrador de la misma en el último trimestre de 2017, donde había solicitado la opinión de los contribuyentes, desarrolladores de software y otros miembros de la comunidad empresarial sobre la misma.
Para ayudarlo a comprender lo que esto significa para usted, a continuación le ofrecemos respuestas a algunas de las preguntas más comunes que recibimos de nuestros clientes.
P: ¿Quiénes están obligados a cumplir con esta resolución?
R: Según el Artículo 1 de la resolución anterior, todos los contribuyentes califican como grandes contribuyentes bajo las disposiciones de la Resolución 0076/2016.
P: ¿Cuándo se requiere que los grandes contribuyentes comiencen a emitir facturas electrónicas?
R: De acuerdo con el Artículo 6 de la resolución, el plazo efectivo para cumplir con este mandato es el 1 de septiembre de 2018.
P: ¿Pueden los grandes contribuyentes enumerados en la resolución comenzar a facturar electrónicamente antes de la fecha límite?
R: Sí, pueden. Pero para eso se requerirá que tengan la aprobación correspondiente de la DIAN.
P: ¿Esta Resolución para grandes contribuyentes afecta a aquellos contribuyentes que tienen el mandato de emitir y reportar facturas electrónicas basadas en la Resolución 072/2017?
R: La Resolución 072/2017 estableció que todos los contribuyentes que en años anteriores solicitaron voluntariamente números de factura, deberán comenzar a emitir e reportar sus facturas electrónicas a la DIAN en o antes del 29 de junio de 2018 o el 29 de septiembre de 2018, dependiendo de la número de facturas que emiten mensualmente. Ese itinerario de cumplimiento no se ve afectado.
P: ¿Qué sucede si un contribuyente que recibió el mandato de comenzar a emitir facturas electrónicas el 29 de junio, en base a la Resolución 0072/2017, también figura como un contribuyente grande bajo la Resolución 000010? Entonces, ¿la fecha límite se extenderá hasta el 1 de septiembre de 2018?
R: No. Los grandes contribuyentes que debieron cumplir con la facturación electrónica basada en la Resolución 072/2017 deberán comenzar a emitir y reportar facturas electrónicas el 29 de junio de 2018, independientemente de su condición de grandes contribuyentes. En otras palabras, la resolución 000010/2018 no se aplica a todos aquellos contribuyentes que ya están sujetos a cumplir con un mandato anterior.
P: Un resumen de quién se ve afectado en Colombia:
R: Grupo 1: 29 de junio de 2018 – Empresas que solicitaron rangos de numeración (folios) para facturación electrónica durante los últimos cinco años y generan menos de 3 millones de facturas cada mes.
Grupo 2: 1 de septiembre de 2018 – Contribuyente grande definido por la DIAN en la resolución 076.
Grupo 3: 29 de septiembre de 2018 – Empresas que solicitaron rangos de numeración (folios) para facturación electrónica durante los últimos cinco años y generan más de 3 millones de facturas cada mes.
Grupo 4: 1 de enero de 2019 – Todos los contribuyentes que declaran y pagan el IVA en Colombia.
Sovos aconseja a todas las empresas con operaciones en Colombia que contacten a sus equipos locales para determinar a qué grupo pertenecen y cómo deben prepararse. Las empresas deben actuar rápido, ya que Colombia ha acelerado el mandato y todos deben haber presentado una solución de facturación electrónica a más tardar el 1 de enero de 2019.
A partir de la entrada en vigor del nuevo CFDI 3.3 especificado en el Anexo 20, la nueva factura electrónica utilizará el código postal del lugar de expedición del comprobante para determinar la zona horaria especificada en la fecha del mismo.
Con el objetivo de clarificar los atributos involucrados, así como las reglas para su llenado, hemos generado el siguiente compilado de preguntas frecuentes en relación a este tema.
1. ¿Cuál es la definición del SAT con respecto al atributo fecha del comprobante?
En el Anexo 20, este atributo se define como:
“Atributo requerido para la expresión de la fecha y hora de expedición del Comprobante Fiscal Digital por Internet. Se expresa en la forma AAAA – MM – DDThh:mm:ss ydebe corresponder con la hora local donde se expide el comprobante”
2. ¿Cuál es la definición del SAT con respecto al atributo lugar de expedición del comprobante?
En el Anexo 20, el atributo LugarExpedicion se define como:
“Atributo requerido para incorporar el código postal del lugar de expedición del comprobante (domicilio de la matriz o de la sucursal)”
Dicho valor se obtiene del catálogo c_CodigoPostal
3. ¿Cuál es la definición del SAT con respecto a la Fecha de Timbrado del comprobante?
En el Anexo 20, el atributo FechaTimbrado se define como:
“Atributo requerido para expresar la fecha y hora de la generación del timbre por la certificación digital del SAT. La fecha debe corresponder con la hora de la Zona Centro del Sistema de Horario en México.”
4. ¿Como puedo saber cuál es la hora local que debe incluirse en el CFDI?
A partir de CFDI 3.3, se utiliza el código postal del atributo LugarExpedición para determinar la zona horaria a especificar en el campo Fecha(fundamento en la Ley del Sistema de Horario en Estados Unidos Mexicanos). Las zonas se clasifican de la siguiente forma:
Para mayor información y/o consulta de la zona horaria, puede revisar la página oficial del Centro Nacional de Meteorología, CENAM:
http://www.cenam.mx/hora_oficial
5. ¿Puedo utilizar la zona horaria del centro sin importar el valor especificado en el atributo LugarExpedicion?
No, la fecha expresada en el atributo fechadebe corresponder con la zona horaria del código postal especificado en el campo LugarExpedicion del Emisor del CFDI.
A medida que las autoridades tributarias en América Latina, y ahora en Europa, adoptan nuevas iniciativas de facturación y contabilidad electrónicas, las empresas son cada vez más conscientes de que SAP no está preparado para dar soporte a las necesidades únicas que se presentan de país en país.
Ante este desafío, algunas empresas optan por gestionar el cumplimiento internamente o migrarlo fuera de SAP. Ambas opciones son costosas, tardan mucho tiempo y pueden llevar a errores. La gestión del cumplimiento a nivel interno puede requerir hasta quince recursos equivalentes a tiempo completo, quienes deben enfrentar y hacerse cargo de los constantes cambios inesperados en las regulaciones. No obstante, migrar el cumplimiento fuera de SAP puede exponer a su empresa a errores y discrepancias que resultan en auditorías, sanciones y multas costosas.
La facturación electrónica en SAP no es tan sencilla como se cree
La combinación de SAP con las nuevas reglas de cumplimiento tributario crea una serie de desafíos para las empresas en Latinoamérica:
Gestión constante del cambio: si hay algo constante en relación con las normas de cumplimiento tributario, es el cambio. Desde una importante nueva legislación hasta pequeños cambios en un campo, las empresas deben ser capaces de anticiparse y adaptarse rápidamente sin interrumpir sus operaciones y evitando el riesgo de incumplimiento.
Procesos internos: el cumplimiento suele requerir cambios en los procesos, procedimientos y tecnologías utilizados por las empresas multinacionales. En Latinoamérica, por ejemplo, la logística podría verse impactada debido a que muchos países actualmente exigen la factura electrónica como documento de conocimiento de embarque, la cual deberá emitirse antes de despachar los productos.
Automatización necesaria: los requisitos de estandarización en América Latina y Europa están diseñados para eliminar errores y discrepancias en los datos. Los antiguos informes en papel y los procedimientos manuales deberán automatizarse para estar en cumplimiento.
Mejores prácticas para la implementación de SAP en Latinoamérica
En vez de tratar de desarrollar el conocimiento experto en cumplimiento a nivel interno o migrar estas responsabilidades fuera de SAP, las empresas necesitan una solución inteligente que mantenga a SAP como fuente principal de información y con la flexibilidad necesaria para adaptarse al ritmo continuo de transformación. Los Centros de Excelencia de SAP (COEs, por sus siglas en inglés), están sumándose a este modelo de implementación a fin de gestionar las exigencias de los gobiernos locales tales como la Nota Fiscal en Brasil, el DTE en Chile, el CDFI en México, la eFactura en Argentina y la FE en Colombia.
En SAP, las empresas pueden:
Administrar las configuraciones únicass de su sistema SAP
Proteger el sistema SAP centralizado de actualizaciones forzadas generadas por cambios anunciados por el gobierno.
Aliviar la carga del COE de SAP al tratar de entender, interpretar e implementar los cambios locales en el sistema SAP corporativo.
Gestionar las contingencias para asegurar el proceso de despacho a clientes y el cierre de sus libros.
Asimismo, esta solución inteligente basada en la nube proporciona:
Economías de escala para el financiamiento, soporte y monitoreo de conexiones a los servicios web gubernamentales.
Una fuente única de soporte, ya sea a un equipo local que necesita asistencia en su idioma nativo o bien al equipo global de SAP, el cual puede preferir el idioma inglés.
Análisis regulatorio que garantiza el cumplimiento manteniéndose actualizado con los requisitos locales de cada país. Esto elimina las situaciones inesperadas que se asocian con la gestión interna del cambio.
Conectividad en cada país para que usted pueda cumplir con los requisitos obligatorios en Brasil, México, Argentina, Chile, Colombia y países europeos a través de un único proveedor.
Es tiempo de actuar
Conozca más sobre las limitaciones de su implementación actual de SAP y cómo adoptar un enfoque inteligente hacia el cumplimiento global.
Al tener bajo nuestra dirección una empresa o comercio, surgen diversas obligaciones fiscales con las que debemos cumplir en tiempo y forma. En este ámbito, es común que comencemos a escuchar el término factura electrónica. Lo mismo ocurre si somos prestadores de un servicio de facturación electrónica; debemos manejar toda la información relevante al respecto para brindar un servicio de excelencia.
En esta línea, el SAT está constantemente emitiendo información que especifica los parámetros a cubrir para que el proceso se realice correcta y oportunamente. En este artículo desarrollamos la mecánica de esta obligación, para que pueda cumplir de la mejor manera al realizar sus próximas declaraciones fiscales, utilizando una plataforma y asesoría de clase mundial.
Como Proveedor Autorizado de Certificación, ofrecemos una plataforma que lo asesora 24/7. Si desea conocer la calidad de nuestro servicio, le brindamos un periodo de prueba gratuito de 30 días, donde contará con todas las herramientas necesarias para estar en cumplimiento al gestionar y crear comprobantes fiscales.
Un estudio realizado por expertos en materia fiscal en México nos ubicó entre los primeros lugares en lo que se refiere a plataformas para llevar a cabo los trámites correspondientes al envío, comunicación y coordinación de facturas electrónicas con el SAT.
Proceso de facturación electrónica:
Lo primordial para la emisión de CFDI es contar con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) vigente.
De igual forma, se requiere contar con el Certificado para uso de Sellos Digitales.
Una vez obtenido esto, se tramitarán distintos elementos para que usted pueda ser capaz de gestionar correctamente los documentos que se generen, ya sea a través del SAT o de la plataforma que desee.
Si bien estos procesos no son complejos, requerirán dedicación de tiempo y recursos.
Nuestra compañía puede hacerse cargo de todos los trámites requeridos, para liberar a sus recursos de tareas administrativas alejadas del core de su negocio. Usted solo tendrá que llenar los campos correspondientes a la información de la factura electrónica que desee emitir. Esto debido a que al ser un PAC del SAT, usted cumplirá con todos los requerimientos que por ley quedan estipulados en los libros del SAT, entre otros:
Cuenta con Timbrado: Lo cual hace que la factura contenga un folio que garantice su manejo, control, consulta, cancelación, etc.
Cuenta con un Archivo: Lo cual le permitirá que durante el proceso de facturación electrónica, usted pueda consultar el estado de los CFDI, cancelarlos o imprimirlos.
Uso de Sello Digital: El uso de este elemento valida el comprobante fiscal.
Asesoría: Nuestro personal de soporte le ayudará a resolver cualquier duda en tiempo real, ya sea a través de chat o mail.
Accesibilidad: Tanto en el costo como la logística, nuestros servicios le permitirán contar con accesibilidad y disponibilidad desde donde esté, con solo disponer de acceso a Internet, beneficiando así el proceso de facturación electrónica, ya sea en auditorías, tiempos, etc.
Nos complace anunciar la adquisición de Paperless, que amplía nuestras capacidades de informes al gobierno en tiempo real con boletas electrónicas e informes fiscales de puntos de venta al consumidor y extiende nuestra presencia en América Latina.
Paperless, con sede en Santiago, Chile, es la mayor compañía del mundo en facturas y documentos electrónicos, procesando más de 2000 millones de transacciones en más de 40,000 sistemas de terceros. Su solución da soporte a más de 250 de los más grandes fabricantes y empresas minoristas del mundo, tales como HP, InBev y Cencosud, la segunda mayor minorista en América del Sur.
La adquisición se basa en el valor de plataforma Intelligent Compliance Cloud, proporcionando dos grandes ventajas a nuestros clientes y al mercado:
La primera solución global para prestar informes al gobierno en tiempo real
Con la incorporación de Paperless, Sovos se torna el primer proveedor de software a ofrecer una solución global de informes de transacciones en tiempo real, una forma altamente disruptiva de cumplimiento normativo que ahora se ha extendido a más de 60 países.
Paperless añade soporte para cumplimiento en tiempo real en las transacciones de consumo de alto volumen, agregando a las soluciones existentes de presentación de informes de Sovos en el ámbito B2G para las transacciones con empresas y con el gobierno.
Mayor presencia en el ambiente regulatorio más complejo
Con la adquisición de Paperless, Sovos amplía su alcance en América Latina, dando a nuestros clientes acceso a las relaciones y conocimientos regionales necesarios para prosperar en la región y para adelantarse a los cambios regulatorios disruptivos en todas las regiones del mundo.
América Latina ha sido un campo de pruebas global para métodos innovadores en obligaciones y recaudación fiscal para más de una década. La adquisición de Paperless, junto con nuestra reciente adquisición de Invoiceware, le permite a Sovos abrir camino para el cumplimiento fiscal y la presentación de informes B2G a medida que la presentación de informes en tiempo real se vuelve norma en todo el continente.
Basándonos en nuestras operaciones existentes en Brasil y Argentina, esta adquisición amplía tanto nuestra presencia en Brasil como extiende nuestro alcance en Colombia, Chile y el Perú.
Andy Hovancik, CEO de Sovos, comentó lo siguiente acerca de la adquisición:
“En los últimos años, hemos ayudado a nuestros clientes a manejar una avalancha de reglamentaciones disruptivas para la presentación de informes fiscales en América Latina y Europa, y las boletas electrónicas, que rápidamente se han vuelto una carga significativa para las empresas que venden directamente a los consumidores, es el último ejemplo de eso. Paperless es el líder indiscutible en el ámbito de comprobantes electrónicos y la única solución capaz de manejar estos escenarios con alto volumen de transacciones a nivel global. Esto la convierte en la solución perfecta para mejorar nuestra Intelligent Compliance Cloud (Nube Inteligente para el Cumplimiento) y una solución importante para que nuestros clientes se mantengan a la vanguardia en las regulaciones de facturas electrónicas a medida que se propagan por todo el mundo”.
El gobierno ha pasado a la tecnología digital. Hemos creado Sovos para mantener a nuestros clientes en la delantera.
Con el acelerado ritmo de la globalización, los gobiernos de todo el mundo están aprovechando la tecnología para cerrar las lagunas fiscales. Inclusive con los requisitos específicos de los diferentes países , el cambio hacia la presentación de informes fiscales detallados, en tiempo real, está transformando el cumplimiento B2G en cada punto de la cadena de suministros y dejando a las empresas luchando por reemplazar viejos sistemas y procesos para cumplir con las obligaciones fiscales.
Con la adquisición de Paperless, estamos reforzando nuestro enfoque para ayudar a más de 4500 empresas, entre ellas más de la mitad de la lista Fortune 500, a reducir la carga y el riesgo del cumplimiento fiscal y la presentación de informes en el ámbito B2G.
La plataforma Intelligent Compliance Cloud de Sovos soporta actualmente una amplia gama de exigencias de informes B2G, incluyendo factura electrónica en 10 países de América Latina y, más recientemente, el informe SII para empresas que operan en España. La incorporación de Paperless amplía, por primera vez, esas capacidades a las transacciones B2C (entre empresa y consumidor).
Estén atentos en los próximos meses para saber más noticias sobre la incorporación de Paperless y sus soluciones de documentos y facturas electrónicas a la plataforma Intelligent Compliance Cloud.
Royal Philips actualiza su plataforma a SaaS con Sovos
CASO DE ÉXITO
Royal Philips
Royal Philips eliminó el innecesario mantenimiento manual de la infraestructura y mejoró su proceso de presentación de informes al implementar la solución de Sovos para gestionar los informes entre empresas y gobiernos (B2G).
Resumen
Desafíos comerciales
Philips contaba con más de 140 sistemas heredados, lo que generaba una enorme carga al departamento de soporte y requería el uso de cuantiosos recursos internos.
La plataforma local existente de la compañía debía someterse a una actualización significativa para poder enfrentar el inminente procesamiento de las Notas Fiscales electrónicas (NF-e).
Philips logró una reducción de un 80% en los costos de mantenimiento y un aumento del 25% en la productividad de sus empleados.
La compañía también experimentó la automatización de sus procesos de presentación de informes, reduciendo los recursos internos que se destinaban a estos.
La empresa
Royal Philips se dedica a mejorar la vida de las personas a través de innovaciones prácticas para los segmentos de salud, estilo de vida del consumidor e iluminación. Con sede en Ámsterdam, Holanda, la compañía es líder en soluciones para la atención cardíaca, cuidados intensivos y salud en el hogar; soluciones de iluminación energéticamente eficientes y nuevas aplicaciones de iluminación; además de productos de afeitado y cuidado personal masculino; e higiene oral.
El desafío
El departamento global de arquitectura e informática de Philips se dedica a prestar servicios de innovación y soporte a diferentes unidades de negocio en todo Brasil. Sin embargo, su tecnología ya mostraba signos de obsolescencia y generaba una carga al área de soporte debido a que sus más de 140 sistemas heredados exigían amplia mano de obra para completar el mantenimiento de rutina anual. El problema se agravó aún más cuando el sistema local de Philips de aquel entonces requirió una actualización.
La solución
Philips necesitaba actualizar de manera importante su sistema existente para poder emitir emitir facturas electrónicas (NF-e) y mantener intacta su infraestructura, o buscar una solución SaaS que pudiese realizar los procesos necesarios de manera más eficiente. La compañía analizó el mercado y comprendió que necesitaba terminar con sus prácticas obsoletas.
“Nuestro mayor desafío era que Philips contaba con una arquitectura y estrategia de TI global basada en nuestra plataforma ERP… el equipo internacional no sólo aprobó la adopción del sistema [Sovos], sino que, además, la solución pasó a formar parte de la estrategia general de arquitectura.”
Alexander Quinze
CIO y líder de excelencia operacional en Royal Philips
Los beneficios
Al implementar la solución de Sovos para la presentación de informes B2G, Philips logró una reducción de un 80% en los costos de mantenimiento tras eliminar sus responsabilidades de gestión de la infraestructura. La compañía también pudo liberar recursos internos que anteriormente destinaba al tedioso proceso de presentación de informes.
Los resultados
Philips ha logrado un aumento del 25% en la productividad de sus empleados en todas las unidades de negocio de la multinacional brasileña gracias a la disponibilidad y confiabilidad de la plataforma Sovos. El proceso de migración no registró incidentes ni generó impacto alguno en las rutinas diarias de los usuarios, y la continuidad de sus operaciones está respaldada por un equipo de soporte empresarial mediante un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) de 99,9 por ciento.
Dadas las características sin precedentes del producto, el equipo de TI corporativo de Philips realizó una amplia auditoría a la solución de Sovos. Los equipos sólo requirieron un pequeño cambio en la arquitectura final posterior a la evaluación, el cual se debió a un requisito de seguridad específico de la compañía. La implementación exitosa en Brasil ha abierto oportunidades para que Philips implemente la solución en otros países latinoamericanos en los que opera.
¿Por qué Sovos?
Tras un proceso de selección competitivo que incluyó a cuatro proveedores diferentes, Philips escogió la plataforma regional de Sovos para la presentación de informes B2G. La compañía encontró la tranquilidad que buscaba gracias a la capacidad de Sovos de automatizar sus procesos de presentación de informes y eliminar su necesidad de realizar manualmente el mantenimiento en un sistema complejo.
El proyecto se dividió en dos etapas: la emisión de NF-e fue la principal prioridad, mientras que la implementación en toda la organización se produjo gradualmente en un período de tres meses.
