Facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia es obligatoria para los contribuyentes establecidos. Si bien fue uno de los primeros países en otorgar peso legal a las facturas electrónicas, el mandato de Colombia entró en vigor recién en 2019 y ha estado sujeto a cambios desde entonces.

Comprender las especificidades de las normas generales de cumplimiento tributario es esencial. Por este motivo, los expertos de Sovos en la normativa vigente han elaborado este resumen completo de la facturación electrónica en Colombia. Marque esta página para mantenerse informado sobre los últimos requisitos.

Índice de contenido

Características de la facturación electrónica en Colombia

Facturación electrónica B2B en Colombia

Todas las empresas deben emitir facturas electrónicas de venta con validación previa antes de su emisión. Las compañías deben estar habilitadas como emisores electrónicos a través del portal web asignado por la DIAN.

Los proveedores también deben certificarse como Proveedores de Servicios Tecnológicos (PST) y recibir un identificador de software único. El formato estándar utilizado es XML, que usa UBL V2.1 (Universal Business Language) adoptado por la DIAN.

La firma digital es obligatoria para garantizar la autenticidad y la integridad durante todo el proceso de facturación.

Las facturas deben usar un sistema de numeración consecutiva asignado por la DIAN, junto con un Código Único de Factura Electrónica (CUFE) para fines de identificación y de integridad de los datos. Los emisores deben crear una representación gráfica de la factura en formato PDF, incluido un código QR.

Tanto los emisores como los receptores deben archivar las facturas durante el período definido por el estatuto fiscal.

Facturación electrónica B2G en Colombia

A partir de noviembre de 2020, la facturación electrónica se volvió obligatoria para todos los contribuyentes, incluidas las transacciones B2G. Todos los proveedores deben emitir facturas electrónicas y los compradores deben recibirlas. Los últimos no necesitan validar la factura, pero pueden aceptarla o rechazarla.

Facturas electrónicas

La factura electrónica es la evolución de la factura tradicional. Tiene la misma validez que el documento físico en un sentido legal, pero se genera, valida, emite, recibe, rechaza y conserva de manera electrónica. En términos fiscales, apoya las transacciones de venta de productos o servicios.

Todas las facturas electrónicas de ventas para el reconocimiento de impuestos deben validarse antes de su emisión por la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

La factura electrónica de venta solo se clasificará como emitida cuando se valide y entregue al comprador, siempre que también cumpla con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos que establece la DIAN.

Documentos equivalentes electrónicos

En el contexto de la facturación electrónica en Colombia, los documentos equivalentes son recibos digitales emitidos por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para las transacciones que no requieren una factura de venta.

El Documento Electrónico Equivalente se define como un documento con estas características:

  • Tiene los datos de una operación comercial realizada por un sujeto que no está obligado a emitir una factura electrónica.
  • Cumple con los requisitos legales.
  • Se genera y transfiere electrónicamente a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

Las notas de ajuste se incluyen para el documento equivalente electrónico y se han creado como un mecanismo para su cancelación o corrección.

Recibo de compra electrónico

Un recibo de compra electrónico es uno que se emite para los consumidores finales. No genera crédito fiscal y su estructura es menos compleja que las facturas electrónicas.

Notas de débito y de crédito electrónicas

Las notas de crédito y de débito son documentos que permiten hacer ajustes o correcciones a las facturas electrónicas. Deben generarse y transmitirse electrónicamente a la DIAN para su validación.

Documento para pagos a favor de personas no sujetas al IVA

Este documento es un tipo de factura que el comprador debe emitir al adquirir productos o servicios de personas no sujetas al IVA.

Exportar e importar la factura electrónica

Estos documentos deben emitirse para justificar las operaciones de exportación e importación, además de otros documentos relacionados con las operaciones aduaneras.

Otros documentos

Otros documentos relacionados incluyen los justificativos de gastos, las deducciones y otros tipos de medios electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Ley de facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica es obligatoria en Colombia para las empresas que estén sujetas al impuesto al valor agregado (VAT, por sus siglas en inglés).

El mandato sigue un modelo de autorización previa que entró en vigencia en enero de 2019 y comenzó con los grandes contribuyentes. Se volvió obligatorio para todos los contribuyentes a partir de noviembre de 2020 y cubre las transacciones B2G, B2B y B2C.

Colombia requiere que los proveedores emitan facturas electrónicas, y los compradores deben aceptarlas o rechazarlas, aunque no tienen que validar el documento. DIAN, la autoridad tributaria del país, debe autorizar las facturas electrónicas antes de que puedan enviarse al comprador; sin la autorización, no se puede emitir el recibo y los productos no se pueden enviar.

Para obtener más detalles sobre la facturación electrónica en Colombia, siga leyendo.

Tipos de operaciones sujetas al régimen de factura electrónica de Colombia

El mandato de facturación electrónica en Colombia se aplica a estos documentos y transacciones:

Facturas electrónicas: Obligatorias en las transacciones B2B y cuando se genera crédito fiscal. La validez de este documento está sujeta a estrictas reglas de cumplimiento que cubren la estructura, la emisión y la validación.

Documentos equivalentes electrónicos: Ahora, los siguientes documentos se consideran equivalentes a las facturas electrónicas:

  1. Tickets para las cajas registradoras con sistemas POS.
  2. Entradas de cine.
  3. Billetes de transporte de pasajeros.
  4. Extractos emitidos por instituciones financieras y similares para las operaciones de financiación.
  5. Billetes de transporte aéreo.
  6. Documentos en juegos localizados de tragamonedas, bingo, casinos y similares.
  7. La boleta electoral, fracción, cartón, formularios o similares en los juegos de suerte o de azar.
  8. Documentos emitidos en el cobro de peajes.
  9. Recibos de liquidación expedidos por la Bolsa de Valores de Colombia.
  10. El documento de operaciones de la bolsa agrícola y otros productos básicos.
  11. Documentos emitidos para los servicios públicos domiciliarios.
  12. Entradas para espectáculos públicos.

Recibo de venta electrónico: El vale emitido para los consumidores finales. No genera crédito fiscal y su estructura es menos compleja que las facturas electrónicas.

Notas electrónicas de débito y de crédito: El vendedor las emite para recuperar los gastos o acreditar las cancelaciones, los descuentos u otras modificaciones a facturas electrónicas emitidas y tickets. Al igual que las facturas electrónicas, estas notas deben validarse previamente.

Documento para pagos a favor de personas no sujetas al IVA: Un tipo de factura que el comprador debe emitir al adquirir productos o servicios de personas no sujetas al IVA.

Recibo de ingresos laborales: Debe emitirse de acuerdo con el formato establecido en los documentos técnicos de la factura electrónica cuando se efectúen desembolsos relacionados con la nómina del contribuyente, incluidas las contribuciones parafiscales y de seguridad social.

Factura electrónica de exportación e importación: Debe emitirse para respaldar las operaciones de exportación e importación, además de otros documentos relacionados con las operaciones aduaneras. Hasta ahora, solo se han elaborado y puesto en producción las facturas electrónicas de exportación.

Otros documentos: Justificativos de gastos, deducciones y otros tipos de medios electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Esquema XML basado en UBL 2.1

El formato estándar de facturación electrónica para las facturas electrónicas en Colombia es XML, que usa Universal Business Language (UBL) V2.1.

Se genera el documento XML, compuesto por la información que requiere la autoridad tributaria de Colombia y, luego, se firma con un certificado digital. A partir de ahí, el software certificado del contribuyente valida los datos, así como el emisor y el destinatario, e informa la transacción a la DIAN.

A continuación, la autoridad tributaria registrará el documento, le asignará un número único de factura electrónica, notificará al emisor que se ha procesado correctamente y le entregará el XML.

Clave Única de Facturación (CUFE)

El código de la Clave Única de Facturación (CUFE) permite identificar las facturas electrónicas de manera inequívoca. También se conoce, simplemente, como "código único de factura electrónica" y está compuesto por los datos de una factura y la Clave de Contenido de Control Técnico proporcionada por la autoridad tributaria.

El código de la CUFE también garantiza la integridad de los documentos con el cifrado SHA384.

Código QR

Además de estar en formato XML con firma digital y código único de factura electrónica (CUFE), las facturas electrónicas válidas en Colombia deben incluir un código QR. Esto es obligatorio por ley y es posible mediante proveedores de tecnología certificados, como Sovos.

Para los clientes que no pueden recibir facturas electrónicas, se les envía una factura con código QR para la transacción.

Contenedor electrónico

Uno de los cambios en la Resolución 000012 vio a la DIAN modificar la ley de facturación electrónica para implementar el uso del contenedor electrónico. Es un instrumento electrónico obligatorio que se usa para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas de débito y de crédito, y la información electrónica general derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la DIAN cuando corresponda.

Esta modificación implica que las facturas electrónicas deben emplear firmas digitales para garantizar la autenticidad e integridad del documento. El emisor debe firmar digitalmente la factura según los estándares establecidos por la normativa y la política de firma de la autoridad tributaria.

¿Cómo funciona una factura electrónica en Colombia?

El sistema de facturación electrónica de Colombia contiene múltiples procesos en los que participan el facturador electrónico, la DIAN, los proveedores de tecnología y los receptores electrónicos o compradores.

Una vez que el facturador electrónico cumple con los requisitos de autorización, puede empezar a generar las facturas electrónicas y los documentos equivalentes.

Entre los procesos más importantes de este sistema de generación, se encuentran los siguientes:

Validación: El sistema de facturación electrónica actual de Colombia requiere que las facturas y otros documentos expedidos por la persona responsable de la facturación electrónica sean validados por la DIAN antes de ser emitidos a su destinatario.

Una vez concluido este proceso, la DIAN procederá a registrar el documento electrónico en sus bases de datos con el valor "documento validado por la DIAN" mientras genera un mensaje de validación, lo firma, lo almacena y lo envía al facturador electrónico para su emisión y entrega al adquirente.

Recepción de los documentos electrónicos: Los facturadores electrónicos también deben actuar como receptores electrónicos. Para ello, deberán establecer un correo electrónico para recibir las facturas electrónicas de venta emitidas por sus proveedores y otros documentos sujetos al mandato de factura electrónica.

Esta obligación se cumple emitiendo un acuse de recibo por el destinatario y solo debe hacerse cuando el documento expedido haya sido validado por la DIAN. Desde un punto de vista comercial, si el destinatario del documento está de acuerdo con el documento recibido, deberá aceptarlo formalmente.

Si el documento no cumple las condiciones comerciales acordadas con el proveedor, este deberá rechazar comercialmente el documento y el acuse de recibo asociado emitido. Si, después de recibir el documento, el destinatario no lo rechaza dentro de los tres días hábiles posteriores al día indicado en el campo Fecha de entrega (o en el campo Fecha de emisión), el documento se considerará aceptado de forma tácita.

Contingencia: La legislación vigente en materia de facturación electrónica establece que si el contribuyente no puede emitir una factura electrónica o cualquiera de los demás documentos equivalentes por problemas tecnológicos imputables a la DIAN, podrá expedir el documento que respalde la operación sin la validación de la DIAN.

Estos documentos pueden ser facturas en una chequera de papel. En tales casos, el contribuyente debe utilizar los rangos de facturación autorizados por la DIAN. Una vez superada la situación de contingencia, el obligado tendrá un plazo de 48 horas para enviar estos documentos a la autoridad tributaria para su validación.

El RADIAN: RADIAN es un sistema de información que permite la circulación y trazabilidad de las facturas electrónicas como título de valor, en lo sucesivo denominado "título de valor de la factura de ventas electrónica".

Una vez que una factura de venta electrónica se convierte en un título de valor y está registrada en RADIAN, la negociación es posible para el titular legítimo, o a través de agentes u operadores autorizados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Existen otros procesos con el objetivo de garantizar la negociación, la transferencia, la aprobación y la ejecución de dicho documento.

Emisión y entrega de la factura de venta o el documento equivalente: La emisión de la factura de venta o documento equivalente incluye su generación, transmisión, validación y entrega al comprador para cada una de las operaciones de venta o prestación de servicios realizadas.

La emisión de estos documentos debe cumplir con los requisitos legales correspondientes, así como con los requisitos especiales y las condiciones, características, términos, y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la DIAN.

Beneficios de usar la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica ofrece una serie de beneficios, que incluyen estos:

Reducción de los costos de material: Sin necesidad de papel, impresión, sobres ni franqueo.

Mayor precisión: Los informes automatizados eliminan la posibilidad de errores de la entrada manual.

Eficiencia de tiempo: La facturación electrónica y las declaraciones en tiempo real suprimen el proceso en papel.

Archivado sencillo: Las facturas en papel corren peligro cuando se almacenan durante años (y producir copias es más difícil).

Cronograma de la facturación electrónica en Colombia

  • 1995: Colombia otorga a las facturas electrónicas el mismo estatus que a las facturas en papel
  • 18 de abril de 2016: Lanzamiento de un proyecto piloto con 58 empresas
  • Enero de 2019: La facturación electrónica se vuelve obligatoria para las grandes empresas registradas para el VAT
  • Febrero de 2023: Los grandes contribuyentes deben emitir facturas electrónicas de venta por boletos de caja registradora superiores a 5 UVT
  • Noviembre de 2020: La facturación electrónica se vuelve obligatoria para todas las grandes empresas registradas para el VAT
  • Marzo de 2023: El Decreto 442 introduce cambios en la normativa de la facturación electrónica
  • Marzo de 2023: Los contribuyentes que declaran los impuestos sobre la renta y complementarios deben emitir facturas de venta electrónicas para los tickets de caja registradora de más de 5 UVT
  • Abril de 2023: Los contribuyentes que no declaran los impuestos sobre la renta y complementarios deben emitir facturas de venta electrónicas para los tickets de caja registradora de más de 5 UVT
  • Junio de 2023: Todos los grandes contribuyentes deben emitir facturas de venta electrónicas para los tickets de caja registradora superiores a 5 UVT
  • Noviembre de 2023: La Resolución 165/2023 introduce más cambios en la normativa de facturación electrónica
  • Noviembre de 2023: El calendario de implementación de Documentos Equivalentes Electrónicos se pospone hasta el 1 de mayo
  • 1 de febrero de 2024: Todos los contribuyentes incluidos en el alcance ya deben haber aplicado las últimas normas sobre la factura electrónica de venta

Sanciones: ¿Qué sucede si no cumplo con la facturación electrónica en Colombia?

Aquellos que no cumplan con los requisitos del mandato de facturación electrónica de Colombia pueden enfrentar repercusiones.

El actual sistema reglamentario del régimen de Colombia está regulado por las disposiciones del artículo 652-1 del Estatuto Tributario, que, básicamente, prevé dos tipos de sanciones. El incumplimiento puede provocar multas de hasta el 1 % del valor involucrado en las facturas no válidas o el cierre de establecimientos por hasta 30 días.

¿Cómo elegir el software adecuado de facturación electrónica en Colombia?

A la hora de seleccionar un software de facturación electrónica para Colombia, es crucial pensar en el futuro. La DIAN ya ha introducido cambios en la normativa de la facturación electrónica y hay una alta probabilidad de que se produzcan más modificaciones. El socio ideal para el cumplimiento de la normativa es aquel que combina la tecnología con el conocimiento, la flexibilidad y la previsión, uno que evoluciona a medida que lo hace la normativa.

Otra consideración debe ser la naturaleza de su negocio. Podría elegir una solución puntual, pero es más eficiente usar una que cubra todas las facetas del cumplimiento tributario, no solo en Colombia sino en todos los lugares donde haga negocios. Sovos puede ayudarlo.

¿Qué más necesito para cumplir con el VAT en Colombia?

Las empresas que ofrecen productos o servicios imponibles en Colombia pueden tener que registrarse para el IVA. Este proceso se realiza a través del registro único tributario (RUT). Una vez registrada, se obtiene el número de identificación del contribuyente (NIT).

Las empresas extranjeras no pueden registrarse directamente para impuestos indirectos en Colombia como no residentes. Los comerciantes extranjeros deben formar un establecimiento permanente en Colombia y registrarse para impuestos indirectos.

Preguntas frecuentes

En Colombia, todas las empresas registradas para el IVA deben enviar y recibir las facturas electrónicamente. Todos los contribuyentes deben convertirse en emisores de facturas electrónicas a través del portal web de la autoridad tributaria y, luego, emitir facturas electrónicas para las transacciones.

El régimen de facturación electrónica de Colombia es obligatorio para todas las empresas que están registradas para el IVA. Dicho esto, hay algunas exclusiones, como instituciones financieras, compañías con ingresos por debajo de un umbral específico y otros segmentos de negocios.

Cualquier empresa registrada para el IVA que esté constituida en Colombia debe cumplir con las demandas del mandato de facturación electrónica de la autoridad tributaria.

Puede acceder a la factura electrónica de dos formas:

Usar un software autorizado por la DIAN para abrir y verificar el contenedor electrónico. El software debe poder leer el formato XML y la firma digital de la factura. Puede utilizar el portal de carga gratuito de la DIAN o un proveedor de software externo.

Escanear el código QR de la factura con su smartphone o tablet. El código QR lo redirigirá al sitio web de la DIAN, donde puede ver los detalles de la factura y descargarla en formato PDF.

El registro, la prueba y la habilitación de la DIAN son los pasos que un contribuyente debe seguir para convertirse en un emisor autorizado de facturas electrónicas en Colombia.

El proceso consta de las siguientes etapas:

Registro: El contribuyente debe inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) y obtener un certificado digital para firmar las facturas electrónicas. También debe elegir un proveedor de software para generar, transmitir y validar las facturas electrónicas.

Prueba: El contribuyente debe realizar una serie de pruebas para verificar el correcto funcionamiento del software y el cumplimiento de los requisitos técnicos y legales definidos por la DIAN. Las pruebas incluyen generar, transmitir, validar y consultar las facturas electrónicas, así como gestionar las contingencias y los errores.

Habilitación: Cuando el contribuyente pase las pruebas, la DIAN le permitirá emitir facturas electrónicas en el entorno de producción. El contribuyente recibirá un aviso y un número de autorización de numeración (NAN) para comenzar a emitir facturas electrónicas.

El valor de la facturación mensual se calcula agregando el valor neto de las ventas, el valor del IVA y el valor del impuesto al consumo. El valor de la facturación mensual debe informarse a la DIAN a través del sistema de facturación electrónica y pagarse dentro de los plazos establecidos por la DIAN.

Sovos está certificado por la DIAN para ofrecer tecnología y soluciones de facturación electrónica a los contribuyentes elegibles en Colombia.

Configurar la facturación electrónica en Colombia con Sovos

Con la facturación electrónica cada vez más común a nivel mundial conforme al ejemplo de países latinoamericanos como Colombia, es importante que priorice el cumplimiento.

La adopción global, aunque fragmentada, de la facturación electrónica refuerza el menester de elegir un único proveedor para todas las necesidades de cumplimiento, dondequiera que haga negocios. Sovos es un socio de cumplimiento tributario en el que puede confiar.

Concéntrese en lo que realmente importa: hable con un miembro de nuestro equipo hoy mismo para comenzar a recuperar su tiempo.

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