Die MwSt.-Anforderungen in Polen

Polens CTC- und SAF-T-Regelung

Im Bestreben, die Steuersysteme zu modernisieren und die Mehrwertsteuerlücke zu schließen, treibt die polnische Steuerbehörde (Krajowa Administracja Skarbowa (KAS)) die Umsetzung der Mehrwertsteuerreform mit Änderungen an SAF-T und der Einführung kontinuierlicher Transaktionsüberwachung (CTC) weiter voran.

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Historische Entwicklung von SAF-T

2016 wurde in Polen das SAF-T-System (Standard Audit File for Tax , polnisch: Jednolity Plik Kontrolny (JPK)) eingeführt. Das polnische System umfasst insgesamt sieben regulierte JPK-Strukturen, von denen zwei (JPK_VAT und JPK_FA) für die Berechnung der Mehrwertsteuer relevant sind. Die monatliche Meldepflicht für JPK_VAT wurde am 1. Januar 2018 auf alle Steuerzahler ausgeweitet. JPK_VAT wurde im Jahr 2020 mit der Mehrwertsteuererklärung kombiniert und die konsolidierte JPK_V7M/K wird entsprechend der Häufigkeit der Mehrwertsteuererklärung entweder monatlich oder vierteljährlich eingereicht. Die übrigen sechs JPK-Strukturen sind der Steuerbehörde im Fall einer Betriebsprüfung auf Anfrage vorzulegen.

Faktencheck zu SAF-T

In Polen gibt es sieben JPK-Strukturen, auf die Steuerzahler vorbereitet sein sollten. Die meisten davon müssen nur auf Anfrage vorgelegt werden, allerdings besteht bei der JPK_V7M/K die Pflicht zur regelmäßigen Einreichung (monatlich oder vierteljährlich).

  • JPK_V7M/K: Aufzeichnungen über Käufe und Verkäufe, die Gegenstand der Umsatzsteuer sind, in Verbindung mit der Erklärung

  • JPK_FA für Umsatzsteuer und Umsatzsteuerrechnungen

  • JPK_WB für Kontoauszüge

  • JPK_PKPIR für Einnahmen- und Ausgabenrechnung

  • JPK_EWP für das Ertragskonto

  • JPK_KR für Rechnungsbücher

  • JPK_MAG für Lager

CTC-Reformen

Mit dem Ziel, Betrug zu bekämpfen und die Möglichkeiten zur Steuererhebung zu verbessern, wurde Anfang 2021 in Polen erstmals ein Gesetzesvorschlag zur kontinuierlichen Transaktionsüberwachung (CTC) eingebracht. Nach Rücksprache mit Branchenvertretern wurde die vorgeschlagene CTC-Reform (Krajowy System e-Faktur (KSeF)) am 18. November 2021 angenommen. Seit Januar 2022 läuft nun die freiwillige Phase des Umsetzungsprozesses.

Faktencheck zu CTC

Teilnehmer, die dem Mandat zuvorkommen möchten, können schon jetzt die polnische elektronische Rechnung im strukturierten XML-Format FA-VAT nutzen, um Lieferantenrechnungen elektronisch über das nationale elektronische Invoicing-System KSeF (Krajowy System e-Faktur) zu übermitteln.

Aus Unternehmenssicht sind außerdem folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • Während der freiwilligen Phase ist die Zustimmung des Käufers zu E-Rechnungen erforderlich (andernfalls muss der Lieferant weiterhin Rechnungen in der/dem vereinbarten Form/Format wie PDF, Papier oder per EDI ausstellen).

  • Die Rückerstattungsfrist verkürzt sich von 60 auf 40 Tage.

  • Für Unternehmen wurden Anreize geschaffen, Rechnungen bereits während der freiwilligen Phase über das KSeF-Portal auszustellen.

  • Outsourcing ist zulässig, unterliegt jedoch zusätzlichen Regeln (z. B. Buchhalter, die im Auftrag von Klienten auf das Portal zugreifen).

  • Alle Rechnungen werden archiviert und zehn Jahre lang elektronisch gespeichert.

  • Zur Authentifizierung des Zugriffs auf das Portal ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Siegel (QES) erforderlich.

Einführungstermine für SAF-T und CTC

SAF-T in Polen

  • 1. Juli 2016: SAF-T wird in Polen eingeführt.
  • 1. Januar 2018: Polen verpflichtet alle Steuerpflichtigen zur Übermittlung der JPK_VAT-Datei.
  • 1. Oktober 2020: JPK_V7M/K ersetzt JPK_VAT und Mehrwertsteuererklärung
  • 1. Juli 2021: Annahme von Änderungen an der obligatorischen Erklärung JPK_V7M/K
  • 1. Januar 2022: Änderungen an der JPK_V7M/K-Struktur einschließlich Änderungen zwecks besserer Anpassung an das EU-Mehrwertsteuerpaket für den elektronischen Handel

CTC in Polen

  • 29. Oktober 2021: Verabschiedung von Rechtsvorschriften für ein System zur kontinuierlichen Transaktionsüberwachung (CTC) für die elektronische Rechnungsstellung; Entwürfe von Vorgaben wurden veröffentlicht und ein Testsystem zur Verfügung gestellt
  • 1. Januar 2022: Die freiwillige Phase für das CTC-System läuft an. Noch besteht keine Verpflichtung zur Anwendung des elektronischen Rechnungsstellungssystems bei B2B-Transaktionen. Unternehmen, die sich dafür entscheiden, profitieren jedoch von verschiedenen Vorteilen. Insbesondere erhalten sie schnellere Steuerrückerstattungen und sind von der Pflicht zur Einreichung des Rechnungsberichts (JPK-FA) befreit.
  • 30. März 2022: Polen erhält eine Ausnahmegenehmigung von der Europäischen Kommission zur Abweichung von Artikel 218 und Artikel 232 der EU-Richtlinie 2006/112/EG. Diese Ausnahmegenehmigung gilt vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2026, nachdem der EU-Rat die letzte Genehmigung erteilt hat.
  • 7. April 2022: Testversion der KSeF-Anwendung für Steuerzahler ist verfügbar

  • 17. Mai 2022: Produktionsversion der KSeF-Anwendung für Steuerzahler ist verfügbar

  • 10. Juni 2022: Der Rat der Europäischen Union veröffentlicht den Durchführungsbeschluss des Rates zur Ermächtigung der Republik Polen, eine von den Artikeln 218 und 232 der Richtlinie 2006/112/EG abweichende Sondermaßnahme anzuwenden. Der Beschluss gilt vom 1. Januar 2024 bis zum 31. Dezember 2026, nachdem er im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde.

  • 1. Januar 2024: Das CTC-System wird voraussichtlich obligatorisch

Benötigt Ihr Unternehmen Unterstützung bei der Einhaltung der sich dynamisch entwickelnden Meldepflicht und neuen SAF-T- und CTC-Verpflichtungen in Polen?

Da Polen weiterhin darauf hinarbeitet, seine Mehrwertsteuerlücke zu verkleinern und sein System zu modernisieren, wird die Einhaltung der sich verändernden Vorschriften zur Mehrwertsteuererklärung immer komplizierter.

Unsere Experten überwachen, interpretieren und kodifizieren kontinuierlich komplexe rechtliche und technische Änderungen in unseren Software-Lösungen, sorgen dafür, dass Sie auf dem neuesten Stand bleiben, und reduzieren den Compliance-Aufwand für Ihre Steuer- und IT-Teams.

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Post-Brexit: Unternehmen müssen einen Aktionsplan für die Einhaltung der Mehrwertsteuer haben

Der Brexit ist da

Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich und der EU müssen sich der Herausforderung stellen, die der Brexit für die Einhaltung der Mehrwertsteuer vorgibt. Jetzt ist es mehr denn je an der Zeit, die Lieferketten und Mehrwertsteueraufzeichnungen für den Handel mit EU-Mitgliedstaaten zu überprüfen. Die Übergangsfrist endete am 1. Januar 2021 und infolgedessen wird der Handel zwischen dem Vereinigten Königreich und der EU nun durch das an Heiligabend 2020 angekündigte Freihandelsabkommen geregelt.

Während sich viele Unternehmen auf die Auswirkungen des Brexit auf den Zoll vorbereiten, müssen viele noch eine Strategie formulieren, um die Einhaltung der Mehrwertsteuer sicherzustellen. Dies ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Brexit-Aktionsplans zum Schutz der Lieferketten, der es Unternehmen ermöglicht, weiterhin vertrauensvoll in Europa zu handeln.

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Kürzliche Änderungen

Sogenannte Complemento de leyendas – Begleitinformationen zu Transaktionen – sind ab sofort für Maquiladoras bzw. für Fabriken, die von amerikanischen Unternehmen innerhalb von Mexiko betrieben werden, im Rahmen des virtuellen Imports von Produktkomponenten (beispielsweise Autoreifen oder Zucker für die Herstellung von Limonade) erforderlich.
Das Verfahren zum Stornieren eines CFDI-Dokuments oder einer E-Rechnung wurde im November 2018 geändert und verpflichtet Lieferanten seither, anstelle der Gewährung von Gutschriften Stornierungsanfragen einzureichen, um zuvor ausgestellte Rechnungen/CFDI-Dokumente für ungültig zu erklären. Darüber hinaus ist der Käufer verpflichtet, die Anfrage innerhalb von 72 Stunden anzunehmen oder abzulehnen.
Die häufig verwendete Complemento-Methode, die sämtliche Transaktionen betrifft, bei denen Zahlungen nach Ausstellung eines CFDI-Dokuments teilweise oder vollständig eingehen, ist seit September 2018 in Kraft.

Schnelle Fakten: Auswirkungen des Brexit auf die Mehrwertsteuer

  • Das Vereinigte Königreich vereinbarte ein Freihandelsabkommen (FTA) mit der EU.
  • Das FTA wirkt sich nicht auf die Mehrwertsteuerverpflichtungen aus – es wirkt sich auf Zollsätze, Zölle usw. aus
  • Das Konzept der Versendungen und Erwerbe wird für den Handel zwischen Großbritannien und der EU durch Exporte und Importe ersetzt, da Großbritannien nun als Drittland betrachtet wird
  • Für den Handel zwischen NI und der EU gelten besondere Regeln
  • Für den Warenverkehr zwischen Großbritannien und Nordirland gelten ebenfalls besondere Regeln.
  • Wenn kein Verschiebungs- oder Stundungsmechanismus vorhanden ist, fällt die Importmehrwertsteuer für das Unternehmen im Voraus an.
  • Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, die sich in einem EU-Mitgliedsstaat registrieren lassen, benötigen eine steuerliche Vertretung.

Wie wirkt sich der Brexit aus?

  • Exporte und Importe ersetzen Sendungen und Übernahmen
  • Potenziell erhöhte Registrierungspflicht in EU-Mitgliedstaaten
  • Höhere Wahrscheinlichkeit, dass eine steuerliche Vertretung erforderlich ist
  • Rückerstattungen laufen über papierbasierte Systeme
  • Gegenseitigkeit blockiert möglicherweise Ansprüche aus der 13. MwSt.-Richtlinie 

Mehrwertsteuer nach dem Brexit: Was ist zu tun?

Obwohl es ein FTA-Abkommen gibt, bleiben viele Probleme ungelöst. Als solche müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie:
  • Identifizieren aller vom Brexit betroffenen Lieferketten
  • Besondere Beachtung von Verträgen, bei denen laut Incoterms „geliefert verzollt“ („Delivered Duty Paid“, DDP) gilt
  • Bestimmen Sie, wo Unternehmen noch MwSt.-Registrierungen in der EU benötigenErmitteln Sie, ob es neue MwSt.-Registrierungsanforderungen gibt
  • Berücksichtigen von Zollanforderungen wie EORI-Nummern im Vereinigten Königreich und der EU
  • Einplanen von Änderungen, die notwendig sind, um die Anforderungen des VAT Reporting zu erfüllen
  • Anpassung von ERP-Systemen je nach Bedarf
  • Feststellen, ob eine Fiskalvertretung erforderlich ist
Reduzieren Sie die Auswirkungen des Brexit

Benötigen Sie Hilfe, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsaktivitäten weiterlaufen können?

Unternehmen auf beiden Seiten des Kanals haben viel zu tun, um sich vorzubereiten. Wir wissen, dass die durch den Brexit erzeugte Unsicherheit nur schwer zu bewältigen ist, deshalb müssen Unternehmen gewappnet sein.

Während dieser Verwirrung können wir Klarheit über die Auswirkungen des Brexit auf Ihre Umsatzsteuer-Compliance-Verpflichtungen liefern.

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Das EU-Mehrwertsteuerpaket 2021 für den elektronischen Handel und One Stop Shop (OSS)

Vereinfachung des grenzüberschreitenden B2C-Handels in der EU

Die EU führt am 1. Juli 2021 ein Mehrwertsteuer-Paket für den E-Commerce ein. Dieses Paket ersetzt das bestehende Fernabsatzgesetz und erweitert den Mini-One-Stop-Shop (MOSS) zu einem breiter angelegten One-Stop-Shop (OSS).

Dies stellt eine wesentliche Änderung der MwSt-Vorschriften für B2C-Lieferungen von Waren und Dienstleistungen dar, sowohl für Importe in die EU als auch für den innergemeinschaftlichen Handel. Der neue, deutlich niedrigere EU-weite Schwellenwert von 10.000 € (0 € für Unternehmen, die außerhalb der EU ansässig sind) wird sich auf die meisten Unternehmen auswirken, und sie werden für mehr Lieferungen Umsatzsteuer ausweisen müssen.

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Was ist das 2021 EU e-Commerce OSS VAT Package?

Im Vergleich zu den Anforderungen für mehrfache MwSt.-Registrierungen unter den langjährigen Fernabsatzregeln können sich Unternehmen mit der OSS-Vereinfachung möglicherweise in einem Mitgliedstaat registrieren lassen und alle EU-Umsätze über eine einzige OSS-Erklärung melden, die regelmäßig eingereicht wird. Die Zahlungen werden von der Steuerbehörde in diesem Mitgliedstaat eingezogen und an andere Mitgliedstaaten weitergeleitet, in denen die Mehrwertsteuer fällig ist.

Das EU-Mehrwertsteuer-Paket für den E-Commerce bietet drei verschiedene OSS-Schemata:

  • Import One Stop Shop (IOSS) – für Waren von geringem Wert (≤ 150€), die von außerhalb der EU geliefert werden
  • Union One Stop Shop (Union OSS) – für EU-interne B2C-Lieferungen von Waren und Dienstleistungen
  • Nicht-Union One Stop Shop (Nicht-Union OSS) – Dienste von Nicht-EU zu EU (früher Mini One Stop Shop, MOSS)

Ab 1. Juli 2021: Das EU-Mehrwertsteuerpaket für den elektronischen Handel soll in Kraft treten. Unabhängig davon, ob sich ein Unternehmen für die Nutzung der OSS-Schemata entscheidet oder nicht, muss es in allen Ländern, in denen es mehrwertsteuerpflichtig ist, die Mehrwertsteuer abrechnen. Dies kann dazu führen, dass zusätzliche MwSt.-Registrierungen erforderlich sind.

Faktencheck

  • Wenn sich ein Unternehmen entscheidet, die OSS-Vereinfachung zu nutzen, dann muss es diese auf alle qualifizierten Transaktionen anwenden.
  • Zusätzliche Aufzeichnungen sind für OSS erforderlich: Unternehmen, die eines der OSS-Meldesysteme nutzen, müssen detailliertere Aufzeichnungen über Transaktionen als bisher aufbewahren. Diese zusätzlichen Daten können von den Steuerbehörden angefordert und bei Prüfungen verwendet werden, um zu überprüfen, ob die Mehrwertsteuer ordnungsgemäß angewendet wurde.
  • Steuererklärungen im Rahmen des EU- und Nicht-EU-OSS werden vierteljährlich übermittelt. Die Einreichungsfrist ist dann am letzten Tag des Monats nach der Steuererklärung. Steuererklärungen im Rahmen des IOSS werden monatlich übermittelt.
  • Unternehmen haben die Möglichkeit, vorherige Steuererklärungen bei der nächsten Steuererklärung zu korrigieren. Dies erfolgt anstelle einer Korrektur der ursprünglich übermittelten OSS-Steuererklärung.
  • In der EU niedergelassene Unternehmen können sich nur in dem Mitgliedsstaat, in dem sie niedergelassen sind, für OSS registrieren.
  • Nicht-EU-Unternehmen müssen unter Umständen einen Vermittler ernennen und eine IOSS-Mehrwertsteuerregistrierung in dem EU-Land vornehmen, in dem der Vermittler niedergelassen ist.
  • OSS-Registrierungen außerhalb der Union können in jedem beliebigen Mitgliedstaat erfolgen, obwohl dies durch den Standort eines gewählten Vermittlers diktiert werden kann, falls erforderlich. Wenn Sie bereits unter MOSS registriert sind, wird die bestehende Registrierung fortgesetzt.
  • Je nach Art der Geschäftstätigkeit/Lieferketten müssen Nicht-EU-Einzelhändler möglicherweise unter allen drei Regelungen Bericht erstatten. Sie benötigen außerdem mindestens eine "normale" MwSt.-Registrierung und möglicherweise mehr aufgrund von Lagerhäusern oder Ähnlichem.
  • EU-Unternehmen müssen unter Umständen ihre Steuerberichterstattung gemäß OSS, IOSS und lokalen Registrierungen einreichen.

Strafen

Die nicht rechtzeitige Abgabe von Erklärungen und Zahlungen oder die nicht rechtzeitige Meldung einer wesentlichen Änderung in der Lieferkette (z. B. Lager) an die zuständige Steuerbehörde kann zu Strafen führen. Diese können in jedem Mitgliedstaat, in dem die Umsatzsteuer geschuldet wird, verhängt werden oder sogar zum Ausschluss aus dem System führen. Folglich führt die Bestrafung einer einzigen verspäteten Steuererklärung in mehreren Ländern zu einem erheblichen Strafbarkeitsrisiko.

Wiederholte Nichteinhaltung kann zum Ausschluss von den OSS-Regelungen führen. Der Steuerpflichtige muss sich dann in allen Mitgliedstaaten, in denen er mehrwertsteuerpflichtig ist, für die Mehrwertsteuer registrieren lassen.

Die zweijährige Ausschlusszeit könnte erhebliche Auswirkungen auf das Geschäft haben, da sich die Compliance-Kosten sehr wahrscheinlich erhöhen und neue Mehrwertsteuernummern dringend erforderlich sind.

Ein Ausschluss aus dem IOSS könnte das Unternehmen dazu zwingen, seine geschäftlichen Vereinbarungen mit seinen Kunden zu ändern, was erhebliche Auswirkungen auf den Umsatz haben oder die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften erhöhen könnte.

Wie Sovos Unternehmen dabei hilft, die neuen Anforderungen des EU-Mehrwertsteuer-OSS-Pakets für den elektronischen Handel zu erfüllen

Die Implementierung der benötigten Änderungen in Ihr ERP-System, um den Anforderungen des EU-Mehrwertsteuer-Pakets für den E-Commerce gerecht zu werden, kann mit einem erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden sein. Sovos kann Sie im Bereich Steuern entlasten. Wir können Sie außerdem dabei unterstützen, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden und sich in diese einzuarbeiten.

Unser großes Beraterteam unterstützt Sie gerne beim Navigieren der modernen, komplexen Mehrwertsteuer-Compliance.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um zu erfahren, wie wir Ihr Unternehmen bei der Vorbereitung auf die digitale Zukunft des Steuerwesens unterstützen können.

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