So bereiten Sie sich auf eine Mehrwertsteuerprüfung vor

Lorenza Barone
Juni 8, 2022

Unsere früheren Artikel befassten sich mit Prüfungstrends, die wir bei Sovos festgestellt haben, und häufige Auslöser einer Mehrwertsteuerprüfung. In diesem Artikel werden die Best Practices zur Vorbereitung einer Mehrwertsteuerprüfung beschrieben.

Jedes Land und jede Gerichtsbarkeit kann unterschiedliche Gesetze und Anforderungen in Bezug auf das Mehrwertsteuerprüfverfahren haben. Die Steuerbehörden können Prüfungen persönlich oder auf dem Postweg durchführen, wobei letzteres häufig bei nicht etablierten Unternehmen in dem betreffenden Land der Fall ist.

Ein Unternehmen kann nach dem Zufallsprinzip geprüft werden oder es gibt Gründe für die Steuerbehörde zu der Annahme, dass ein Problem mit der Mehrwertsteuererklärung des Unternehmens vorliegt.

Im Allgemeinen überprüfen die Behörden Prüfungen und Inspektionen, um die Richtigkeit der Steuererklärungen zu überprüfen, mögliche Fehler oder Unterzahlungen zu identifizieren und Rückerstattungen zu genehmigen.

Wie in unserem vorherigen Artikel erläutert, ist es wichtig, den Grund für die Einleitung der Prüfung zu ermitteln, um zu verstehen, wie Sie sich am besten auf eine Mehrwertsteuerprüfung vorbereiten können.

Welche Artikel werden für eine Mehrwertsteuerprüfung benötigt?

Obwohl je nach Land der Prüfung spezifische Checklisten verfügbar sind, kann ein Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen, um sich auf eine Mehrwertsteuerprüfung vorzubereiten. Am wichtigsten ist es, Dokumente und Antworten im Voraus zu sammeln. Zu den häufig während einer Prüfung angeforderten Elemente gehören:

  • Mehrwertsteuer-Ledger mit Einzelheiten zu den gemeldeten Transaktionen
  • Zugehörige Kopien von Ein- und Ausgangsrechnungen und Pro-forma für den innergemeinschaftlichen Warenverkehr
  • Nachweis des Warentransports: Zwei unabhängige Posten sollten insbesondere für innergemeinschaftliche Versendungen vorgelegt werden, um das Recht zur Anwendung des Steuersatzes von 0% nachzuweisen (z. B. unterzeichnete CMR-Frachtbriefe, Frachtbriefe, Frachtbriefe, Versicherungspolicen, Lagerbelege, Zahlungsnachweise für den Transport von die Waren usw.)
  • Zahlungsnachweis für die gemeldeten Transaktionen, mit besonderem Augenmerk auf die Zahlung von Einkaufsrechnungen und die Rückzahlung von Gutschriften, die an Kunden und Kunden ausgestellt wurden
  • Verträge mit Lieferanten
  • Beschreibung der Geschäftstätigkeiten und des Warenflusses

Es ist wichtig, dass die Aufzeichnungen der oben aufgeführten Dokumente gegebenenfalls in Übereinstimmung mit den lokalen Aufzeichnungsanforderungen geführt werden. Die Notwendigkeit, diese Dokumente im Voraus vorzubereiten und sie schnell zu erstellen, wird unerlässlich, wenn ein Unternehmen beispielsweise die Rückerstattung von Mehrwertsteuergutschriften beantragt, eine Abmeldung einreicht oder generell Grund zu der Annahme hat, dass eine Prüfung eingeleitet wird.

Die Behörden können einen Abgleich der Aktivitäten mit den Kunden und Lieferanten des Unternehmens einleiten, der parallel zur Prüfung eingeleitet wird, um zu überprüfen, ob die von beiden Seiten bereitgestellten Informationen konsistent sind. Daher wird empfohlen, die Lieferanten über laufende Prüfungen zu informieren, Fragen mitzuteilen oder offene Fragen zu klären. Wenn beispielsweise eine Korrektur von Rechnungen notwendig erscheint, sollten diese bereits in Vorbereitung auf die Mehrwertsteuerprüfung abgeschlossen werden.

Die Steuerbehörden können sehr kurze und strenge Fristen festlegen, sobald eine Prüfung eingeleitet wird. Obwohl es möglich sein kann, eine Verlängerung zu beantragen, kann nicht unbedingt garantiert werden, dass sie gewährt wird. Unter bestimmten Umständen können die Behörden Strafen für verspätete Antworten verhängen. Die Bereitstellung klarer und verständlicher Dokumente für die Anfragen des Finanzamtes ist wichtig, um nachteilige Auswirkungen zu vermeiden.

Warum es Sinn macht, vorausschauend zu planen

Die Vorteile der Vorbereitung auf eine Mehrwertsteuerprüfung lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Minimierung der Ressourcen, die erforderlich sind, um die erforderlichen Dokumente zu sammeln, sobald ein Audit eingeleitet wurde
  • Schnellerer Abschluss der Prüfung, wodurch die Notwendigkeit vermieden wird, Fristverlängerungen und Verzögerungen beim Erhalt der Mehrwertsteuerrückerstattung zu beantragen, falls zutreffend
  • Fähigkeit, Fehler zu identifizieren, zu korrigieren und freiwillig offenzulegen, die sich aus vorläufigen Überprüfungen der vor der Prüfungseinleitung gesammelten Dokumente ergeben könnten
  • Mögliche Reduzierung der Strafen

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen beschließt, die Prüfung intern durchzuführen oder die Unterstützung eines externen Beraters in Anspruch zu nehmen, ist es wichtig, die Folgen der Prüfung zu berücksichtigen, insbesondere wenn hohe Mehrwertsteuerbeträge auf dem Spiel stehen, die zurückgefordert werden müssen. Im Falle einer Prüfung sollte das Hauptziel darin bestehen, das Problem erfolgreich und schnell zu lösen, um die nachteiligen Auswirkungen auf das Unternehmen so weit wie möglich zu begrenzen.

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Lorenza Barone

Lorenza is a senior consultant within Sovos‘ Audit and VAT Recovery team. She studied Law in Italy before moving to the UK and has worked for Sovos since 2018.
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