Mudanças constantes feitas na legislação fiscal do Brasil.
Além do varejo, atuam em segmentos como indústria, crédito, consórcio e agronegócio.
Antes contavam com um setor inteiro dedicado somnete á análise de novas leis e regras.
A cada 2 ou 3 estados tinham uma pessoa responsável para acompanhar a legislação fiscal
Solução
Foi pensando em reduzir o contencioso tributário e garantir uma maior segurança fiscal que a Gazin procurou a Sovos para adotar o Taxrules.
Benefícios
Cálculo automático e integrado ao ERP.
Regras fiscais editáveis e atualizadas em tempo real.
Validação tributária de cenários e NF-e (entrada e saída.
Auditoria de 100% das notas fiscais emitidas e recebidas dentro de 24 horas.
Segurança tributária e agilizade nas atualizações.
A Empresa
De uma pequena loja inaugurada há mais 54 anos em Douradina, no interior do Paraná, surgiu a Gazin, uma das maiores empresas do Brasil, com mais de 280 lojas de varejo em 9 estados, além de 5 indústrias de colchões e estofados, 1 indústria de molas e 13 centros de distribuição de mercadorias.
O Desafio
Em meio à pandemia da Covid-19 e de discussões sobre as mudanças que serão feitas na legislação fiscal do Brasil com a aprovação da Reforma Tributária, o grupo Gazin, tido como um dos maiores varejistas do país, se prepara para dar seguimento ao seu processo de expansão em 2021, dispondo, sobretudo, da ajuda da tecnologia para isso. Atuando, além do varejo, em segmentos como indústria, crédito, consórcio e agronegócio, para se manter em conformidade dentro de um dos sistemas tributários mais complexos do mundo.
Até 2018 a Gazin contava com um setor inteiro dedicado somente à análise de novas leis e regras tributárias, que mudam a todo momento no Brasil. Na época, para cumprir essa tarefa, a cada 2 ou 3 estados tinham uma pessoa responsável por acompanhar a legislação fiscal, e mais uma equipe de analistas para fazer os parâmetros das regras fiscais dentro do sistema da empresa.
A Solução
Uma das iniciativas da Gazin foi automatizar o processo de determinação de impostos e atualização da legislação tributária por meio da solução Taxrules oferecida pela Sovos, empresa global líder de softwares para o compliance fiscal das empresas.
“Foi pensando em reduzir o contencioso tributário e garantir uma maior segurança fiscal que procuramos a Sovos para adotar o Taxrules. O nosso objetivo era mitigar possíveis erros, evitar retrabalhos e automatizar processos, como cálculo de impostos e atualização das mudanças na legislação fiscal das três esferas do governo (municipais, estaduais e federal). Com isso, conseguimos não só otimizar o tempo da nossa equipe, que passou a ser mais estratégico e menos operacional, como também aumentar nossa segurança jurídica e tributária, reduzindo consideravelmente possíveis problemas com o Fisco e reforçando nossa marca perante o mercado devido à assertividade em nosso processo de tributação”
Luiz Fernando Bandeira
Supervisor de Operações Tributárias na Gazin
Os Resultados
Conseguiram não só otimizar o tempo da equipe, que passou a ser mais estratégico e menos operacional, como também aumentar a segurança jurídica e tributária, reduzindo consideravelmente possíveis problemas com o Fisco e reforçando a marca perante o mercado devido à assertividade em nosso processo de tributação. Outra grande vantagem da adoção da tecnologia de automatização tributária da Sovos foi o fato dela possuir fácil integração com o ERP da Gazin e de estar alinhada com os principais protocolos de segurança de dados do mercado.
Por que a Sovos?
Total segurança tributária, agilidade nas atualizações para tomada de decisões estratégicas e o suporte completo dos especialistas da Sovos, considerados referência no mercado.
Flex adota pacote de soluções da Sovos para digitalizar operação tributária no Brasil
estudo de caso
Flex
Por meio das ferramentas Taxtime, Taxcenter e Taxverify, multinacional de manufatura automatiza processos de controle, armazenamento e validação de obrigações acessórias, mitigando erros e atrasos que geram problemas com o Fisco
Resumo
Desafios do Negócio
Complexo cenário tributário do país, no qual existem diferenças e particularidades na legislação nos âmbitos federal, estadual e municipal
Antes utilizavam e-mails e tabelas do escel para gerenciar atividades e obrigações acessóriasa
Automatização da gestão da entrega de obrigações fiscais
Taxverify:
Auditoria digital com controle de nível de exposição fiscal
100% nuvem
Taxcenter:
Gestão simples das suas NF-e e CT-2
Diminuição do risco fiscal com armazenamento e recuperação em 1 clique
A Empresa
A Flex Ltd. é uma empresa multinacional que presta serviços no setor de manufatura de produtos eletrônicos. Fundada em 1969 e sua sede administrativa está localizada em San José e tem unidades nas cidades de Sorocaba (SP), Jaguariúna (SP) e Manaus (AM).
O Desafio
Sujeitas a uma malha complexa de obrigações fiscais, vigentes em âmbitos federal, estadual e municipal e que são alteradas a todo momento, as empresas precisam dispor de mais de duas mil horas – ou cerca de R$ 162 bilhões por ano – para seguir, em média, 4.377 normas tributárias e operarem em conformidade fiscal no Brasil segundo dados do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT).
A Solução
Por meio da combinação de inúmeras soluções tecnológicas oferecidas pela Sovos, empresa global líder de softwares para o compliance fiscal das empresas, a Flex vem expandindo a transformação digital de sua área fiscal, automatizando processos que vão desde o controle das atividades de sua equipe até a validação e armazenamento de seus documentos fiscais. Além do Taxtime, outras duas soluções da Sovos utilizadas pela Flex para digitalização da sua área fiscal são ainda o Taxcenter, que armazena todos os documentos fiscais da empresa na nuvem, agilizando os processos de buscas e consultas e facilitando a visibilidade do que está ou não escriturado nos livros fiscais da empresa; e o Taxverify, que analisa e valida todas as informações antes delas serem enviadas ao Fisco.
“Atualmente, trabalhamos com três ferramentas fornecidas pela Sovos. Mas a primeira que originou a nossa busca foi o Taxtime, que é um workflow inteligente utilizado para organizar as tarefas de cada pessoa do nosso time e gerenciar a entrega e os prazos das obrigatoriedades fiscais. Se antes utilizávamos e-mails e tabelas do Excel para gerenciar nossas atividades e obrigações acessórias, o que gerava muitas falhas, hoje conseguimos manter uma operação bem mais assertiva e organizada por meio de um calendário inteligente o qual melhora a visibilidade das tarefas pendentes, nos garantindo o controle de todo processo”
George Ribeiro
Analista Fiscal da Flex.
Os Resultados
A empresa tem conseguido otimizar sua operação tributária, reduzindo possíveis erros fiscais comuns em processos feitos manualmente e sem o apoio de ferramentas inteligentes, que são mais assertivas e em total conformidade com a legislação vigente.
Por que a Sovos?
As soluções oferecidas pela Sovos foram fundamentais para ajudar a empresa a organizar seu fluxo de trabalho, evitando, assim, possíveis atrasos na entrega de suas obrigações tributárias.
Regras fiscais editáveis e atualizadas em tempo real.
Validação tributária de cenários e NF-e (entrada e saída
A Empresa
A gigante brasileira é uma das maiores cervejarias do mundo, com um faturamento de R$ 52,5 bilhões em 2019, uma alta de 4,7% frente ao ano anterior.
O Desafio
A pandemia impulsionou muitas mudanças nas organizações, que se deram conta da necessidade de estarem preparadas digitalmente para as crises. Mas em se tratando de gestão fiscal, o cenário brasileiro já vinha se mostrando desafiador o suficiente, forçando as empresas a iniciarem sua jornada de transformação. Além disso, a empresa vinha se preparando para lidar com processos tributários cada vez mais rigorosos.
A Solução
O software implantado foi o Taxrules, solução para cálculo automatizado e atualização tributária
“Além do cruzamento de informações por parte do Fisco, atualmente 100% das obrigações são digitalizadas e novas exigências fiscais ocorrem a cada ano, demandando a adaptação de plataformas quando elas não atendem às determinações atuais”
Uirá Gomes
Global Tax da Ambex.
Os Resultados
A Ambev apostou na transformação digital para suportar as mudanças de mercado, e após a implementação da solução se sentem aptos para enfrentar o novo momento. Além de conseguirem atuar com a tributação como um diferencial competivitvo e não somente como obrigação.
Por que a Sovos?
A solução foi escolhida após pesquisar outras opções no mercado, inclusive ofertas globais, em função da capacidade de atendimento às rotinas tributárias frentes à volumetria de produtos da indústria, que é muito ampla. Além disso, o Taxrules tem integração nativa com o SAP por meio do TaaS (Tax as a Service) e opera como um motor de cálculo do SAP S/4 Hana, garantindo um processo contínuo de monitoramento dos impostos de 27 diários oficiais e alimenta, automaticamente, as bases de cálculo da solução.
O Congresso Nacional derrubou, nesta segunda-feira (27), o veto presidencial sobre a isenção tributária para plataformas de streaming (VET 29/2021).
Com isso, esses serviços ficarão livres de pagar a Contribuição para o Desenvolvimento da Indústria Cinematográfica Nacional (Condecine).
O trecho será restaurado à Lei 14.173, de 2021, fruto de uma medida provisória (MP 1.018/2020).A isenção havia sido incluída na MP pelo Congresso e vetada pelo presidente Jair Bolsonaro com a justificativa de que a Agência Nacional do Cinema (Ancine) já prevê essa cobrança.A Condecine abastece o Fundo Setorial do Audiovisual (FSA), que fomenta a produção nacional de conteúdo cinematográfico e televisivo.
O Planalto havia vetado nove dispositivos da MP 1.018, mas apenas este foi recuperado pelos parlamentares.
Entre os trechos que permanecem vetados estão o fim da redução da Condecine para empresas de micro e pequeno porte e a criação de alíquota diferenciada para obras cinematográficas de custo inferior a R$ 20 mil.
Solução automatiza o inbound fiscal dos códigos MIGO E MIRO, minimizando possíveis erros no processo de preenchimento desses campos do SAP
Dois códigos exclusivos do sistema SAP, utilizados, respectivamente, para formalizar o fluxo de entrada ou saída de mercadorias e confirmar as faturas recebidas, o preenchimento correto do MIGO e o MIRO é crucial para empresas fazerem a gestão correta de suas obrigações fiscais e evitarem problemas com o Fisco.
E para ajudá-las nessa missão, a Sovos, empresa global de soluções para o compliance fiscal, está investindo na tecnologia OCR (Optical Character Recognition) e Machine Learning que digitaliza as NFS-e (Notas Fiscais de Serviços Eletrônica) de qualquer prefeitura do Brasil através da solução Captura Smart DF-e, convertendo a imagem dos caracteres em texto e preenchendo automaticamente os campos MIGO e MIRO do ERP SAP.
Além disso, as soluções da Sovos também automatizam a gestão dos documentos fiscais, garantindo rapidez e assertividade no gerenciamento contábil e financeiro das empresas que, em média, gastam 1,5 mil horas, ou cerca de R$ 70 bilhões, por ano em custos com mão de obra e operacionalização para se manterem em conformidade fiscal no Brasil.
Integração SAP Totalmente integrado ao sistema SAP, outra vantagem disso para digitalização do inbound fiscal dos códigos MIGO e do MIRO é a validação e armazenamento na nuvem das informações escaneadas. Além de “conversar” com o ERP da empresa para capturar as informações dos documentos fiscais de forma automática, a solução da Sovos ainda audita e faz a guarda de todas elas, facilitando e agilizando toda a operação das áreas financeira e fiscal, o que possibilita às equipes automatizarem processos para focarem mais em estratégias.
“Investir na digitalização dos processos fiscais, que eliminam de vez os procedimentos manuais altamente sujeitos a erros, é a melhor saída para evitar autuações fiscais e, ao mesmo tempo, reduzir custos tributários. Segundo pesquisa realizada pela Sovos, a digitalização de impostos é capaz de gerar uma economia de até 5% na carga de tributos e de compliance das empresas, atualmente em torno de 34% no País”, explica Paulo Zirnberger de Castro, country manager da Sovos no Brasil.
Solução automatiza o inbound de Serviços (Folha de Serviços) e entrada Fiscal (MIRO), minimizando possíveis erros no processo de preenchimento manual dessas transações SAP.
Duas transações exclusivas do sistema SAP, utilizados, respectivamente, para formalizar o fluxo de entrada de Serviços e confirmar as faturas recebidas, o preenchimento correto da ML81N e a MIRO é crucial para empresas fazerem a gestão correta de suas obrigações fiscais e evitarem problemas com o Fisco.
E para ajudá-las nessa missão, a Sovos, empresa global de soluções para o compliance fiscal, está investindo na tecnologia OCR (Optical Character Recognition) e Machine Learning que digitaliza as NFS-e (Notas Fiscais de Serviços Eletrônica) de qualquer prefeitura do Brasil através da solução Captura Smart DF-e, convertendo a imagem dos caracteres em texto e preenchendo automaticamente os campos contidos nas transações ML81N e MIRO do ERP SAP.
Além disso, as soluções da Sovos também automatizam a gestão dos documentos fiscais, garantindo rapidez e assertividade no gerenciamento contábil e financeiro das empresas que, em média, gastam 1,5 mil horas, ou cerca de R$ 70 bilhões, por ano em custos com mão de obra e operacionalização para se manterem em conformidade fiscal no Brasil.
Integração SAP
Totalmente integrado ao sistema SAP, outra vantagem disso para digitalização do inbound fiscal de Serviços é a validação e armazenamento na nuvem das informações escaneadas.
Após enviar os documentos recebidos e integrar ao SAP da empresa de forma automática, a solução da Sovos ainda audita e faz a guarda de todas elas, facilitando e agilizando toda a operação das áreas financeira e fiscal, aportando visibilidade ao fluxo de documentos, o que possibilita às equipes automatizarem processos para focarem mais em estratégias.
“Investir na digitalização dos processos fiscais, que eliminam de vez os procedimentos manuais altamente sujeitos a erros, é a melhor saída para evitar autuações fiscais e, ao mesmo tempo, reduzir custos tributários. Segundo pesquisa realizada pela Sovos, a digitalização de impostos é capaz de gerar uma economia de até 5% na carga de tributos e de compliance das empresas, atualmente em torno de 34% no País”, explica Paulo Zirnberger de Castro, country manager da Sovos no Brasil.
O faturamento eletrônico (conhecido como facturación electrónica na Colômbia), é obrigatório para contribuintes estabelecidos. Embora tenha sido um dos primeiros países a dar peso legal às faturas eletrônicas, a exigência da Colômbia só entrou em vigor em 2019 e está sujeita a alterações desde então.
Compreender as especificidades das regras de conformidade fiscal geral é essencial. Por isso, os especialistas da Sovos produziram esta visão geral completa do faturamento eletrônico na Colômbia. Marque esta página para ficar por dentro dos requisitos mais recentes.
Características do faturamento eletrônico na Colômbia
Faturamento eletrônico B2B na Colômbia
Todas as empresas precisam emitir faturas eletrônicas de vendas com validação prévia antes da emissão. As empresas devem se habilitar como emissoras eletrônicas por meio do portal online designado pela DIAN.
Os fornecedores também devem se certificar como Provedores de Serviços de Tecnologia (PST) e receber um identificador de software exclusivo. O formato padrão usado é o XML, seguindo a UBL V2.1 (Universal Business Language) adotada pela DIAN.
Uma assinatura digital é obrigatória para garantir a autenticidade e integridade durante todo o processo de faturamento.
As faturas devem usar um sistema de numeração consecutiva atribuído pela DIAN, juntamente com um Código Único de Fatura Eletrônica (CUFE) para identificação e integridade dos dados. Os emissores devem criar uma representação gráfica da fatura em formato PDF, incluindo um QR code.
Tanto os emissores quanto os receptores devem arquivar com segurança as faturas eletrônicas por um período mínimo de cinco anos, contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da preparação, emissão ou recebimento do documento.
Faturamento eletrônico B2G na Colômbia
A partir de novembro de 2020, o faturamento eletrônico tornou-se obrigatório para todos os contribuintes, incluindo transações B2G. Todos os fornecedores devem emitir faturas eletrônicas, e os compradores devem recebê-las. Os compradores não precisam validar a fatura. A aceitação ou rejeição é apenas para faturas que servem como garantia.
Faturas eletrônicas (Facturas electrónicas)
A fatura eletrônica é a evolução da fatura tradicional. Ela tem a mesma validade que o papel no sentido jurídico, mas é gerada, validada, emitida, recebida e preservada eletronicamente. Em termos fiscais, ela serve para transações de vendas de bens e/ou serviços.
Todas as faturas eletrônicas de vendas para reconhecimento fiscal devem ser validadas antes da emissão pela Unidade Administrativa Especial da Direção Nacional de Impostos e Alfândegas (DIAN).
A fatura eletrônica de venda só será classificada como emitida quando for validada e entregue ao comprador, desde que também esteja em conformidade com as condições, os termos e mecanismos técnicos e tecnológicos estabelecidos pela DIAN.
O idioma espanhol e o peso colombiano deverão ser utilizados para a emissão dos documentos que fazem parte do sistema de faturamento, sem prejudicar o fato de que os respectivos valores possam ser expressos em outra moeda e em idioma diferente do espanhol.
No contexto do faturamento eletrônico na Colômbia, os documentos equivalentes são recibos digitais emitidos pela DIAN (Direção Nacional de Impostos e Alfândegas) para transações que não exigem uma fatura de vendas.
O Documento Eletrônico Equivalente é definido como um documento que:
Contém as informações de uma operação comercial realizada por sujeitos não obrigados a emitir faturas eletrônicas
Atende aos requisitos legais
É gerado e transferido eletronicamente por meio de um provedor de tecnologia autorizado pela DIAN
As notas de ajuste são incluídas no documento eletrônico equivalente e foram criadas como um mecanismo para seu cancelamento ou correção.
Recibo eletrônico de vendas
Um recibo eletrônico de venda é um comprovante emitido para consumidores finais.
Os documentos eletrônicos equivalentes conferem ao comprador, sujeito ao cumprimento dos demais requisitos estabelecidos na legislação tributária, o direito à dedução do imposto sobre vendas, do imposto de renda, bem como dos custos e deduções complementares.
No caso do documento eletrônico equivalente (como uma nota de caixa registradora gerada pelo sistema P.D.V.), o comprador deve ser identificado pelo nome, razão social e número de identificação para que os benefícios possam ser aplicados.
O documento equivalente eletrônico exige a implementação de ajustes técnicos conforme o Anexo Técnico na versão 1.0.
Notas de débito e crédito eletrônicas
As notas de crédito e débito são documentos que permitem a realização de ajustes ou correções nas faturas eletrônicas. Elas devem ser geradas e transmitidas eletronicamente para a DIAN para validação.
A nota de crédito será o mecanismo utilizado para cancelar a fatura eletrônica de vendas.
Documento para pagamentos em favor de não responsáveis pelo IVA
Esse documento é um tipo de fatura que deve ser emitida pelo comprador ao adquirir bens ou serviços de pessoas não responsáveis pela emissão da nota fiscal eletrônica.
Legislação sobre faturamento eletrônico na Colômbia
O faturamento eletrônico é obrigatório na Colômbia para empresas registradas no Imposto sobre Valor Agregado (IVA).
A exigência segue um modelo de pré-autorização que entrou em vigor em janeiro de 2019, começando com grandes contribuintes. Ela se tornou obrigatória para todos os contribuintes a partir de novembro de 2020 e abrange transações B2G, B2B e B2C.
As faturas eletrônicas são enviadas diretamente à DIAN para validação automática no sistema atual, garantindo que as transações sejam registradas de forma precisa e eficiente.
O sistema de faturamento compreende quatro etapas: geração, transmissão, validação e despacho.
Continue lendo para saber mais sobre o faturamento eletrônico na Colômbia.
Tipos de documentos sujeitos ao regime colombiano de fatura eletrônica
A exigência de faturamento eletrônico na Colômbia se aplica aos seguintes documentos e transações:
Faturas eletrônicas: necessárias em transações B2B e na geração de crédito fiscal. A validade desse documento está sujeita ao cumprimento rigoroso das regras de estrutura, emissão e validação.
Nota eletrônica de débito e crédito: emitida pelo vendedor para recuperar despesas ou creditar cancelamentos, descontos ou outras modificações em faturas e notas fiscais eletrônicas de venda já emitidas. Assim como as faturas eletrônicas, essas notas devem ser pré-validadas.
Documento para pagamentos em favor do não responsável pela emissão de faturas eletrônicas ou documentos equivalentes: um tipo de fatura que deve ser emitida pelo comprador ao comprar mercadorias ou serviços de pessoas não responsáveis pela emissão de faturas eletrônicas ou documentos equivalentes.
Recibo de renda do trabalho: Deve ser emitido de acordo com o formato estabelecido nos documentos técnicos da fatura eletrônica quando são feitos os desembolsos relacionados à folha de pagamento do contribuinte, incluindo contribuições parafiscais e previdenciárias.
Documentos eletrônicos equivalentes: atualmente, os seguintes documentos são considerados equivalentes a faturas eletrônicas:
Tickets para registros de máquinas com sistemas de PDV
Ingressos de cinema
Bilhetes de transporte de passageiros
Extratos emitidos por instituições financeiras e similares para operações de financiamento
Bilhetes de transporte aéreo
Documentos de jogos como caça-níqueis, bingo, cassinos e similares
A cédula, fração, cartão, formulários ou similares em jogos de sorte ou azar
Documentos emitidos na cobrança de pedágios
Recibos de liquidação emitidos pela Bolsa de Valores da Colômbia
O documento de operações da bolsa agrícola e de outras commodities
Documentos emitidos para serviços públicos domiciliares
Tickets para espetáculos públicos de artes cênicas e outros
Fatura eletrônica de exportação e importação: deve ser emitida para comprovar operações de exportação e importação e outros documentos relacionados às operações aduaneiras. Até o momento, apenas as faturas eletrônicas de exportação foram desenvolvidas e colocadas em produção.
Esquema XML baseado na UBL 2.1
O formato padrão de faturamento eletrônico na Colômbia é XML. Esse formato segue a Universal Business Language (UBL) V2.1.
O documento XML é gerado, composto pelas informações exigidas pela autoridade fiscal da Colômbia, e depois assinado com um certificado digital. A partir daí, o software certificado do contribuinte valida os dados, bem como o emissor e o destinatário, e informa a transação à DIAN.
A autoridade fiscal então registra o documento, atribui um número exclusivo de fatura eletrônica, notifica o emissor de que ele foi processado com sucesso e entrega o XML ao emissor.
Código único da nota fiscal eletrônica – CUFE
O Código Único de Fatura Eletrônica (CUFE) permite identificar as faturas eletrônicas de forma inequívoca. Também é conhecido simplesmente como código de fatura eletrônica exclusivo e é composto por dados da fatura e a Chave de Conteúdo de Controle Técnico fornecida pela autoridade fiscal.
O código CUFE também garante a integridade dos documentos usando a criptografia SHA384.
Código QR
Além de estarem no formato XML com uma assinatura digital e um código exclusivo de faturamento eletrônico (CUFE), as faturas eletrônicas válidas na Colômbia devem incluir um QR code. Isso é obrigatório por lei e é possível por meio de fornecedores de tecnologia certificados, como a Sovos.
Para os clientes que não podem receber faturas eletrônicas, é enviada uma fatura com QR code para a transação.
Contêiner eletrônico
A Resolução 165 contempla o uso do contêiner eletrônico. O contêiner eletrônico é um instrumento eletrônico obrigatório usado para incluir as informações da fatura eletrônica de vendas, notas de débito, notas de crédito e informações eletrônicas gerais derivadas dos sistemas de faturamento, juntamente com a validação realizada pela DIAN, quando aplicável.
Isso significa que as faturas eletrônicas devem utilizar assinaturas digitais para garantir a autenticidade e integridade do documento. O emissor deve assinar digitalmente a fatura de acordo com os padrões estabelecidos pela regulamentação e pela política de assinatura da autoridade fiscal.
Como funciona a fatura eletrônica na Colômbia?
O sistema de faturamento eletrônico da Colômbia contém vários processos dos quais participam o faturador, a DIAN, os provedores de tecnologia e os destinatários ou compradores eletrônicos.
Quando estiver em conformidade com os requisitos de autorização, o faturador poderá começar a gerar faturas eletrônicas e documentos equivalentes.
Entre os processos mais importantes deste sistema de geração estão os seguintes:
Validação: o atual sistema de faturamento eletrônico da Colômbia exige que as faturas e outros documentos emitidos pelo responsável pelo faturamento eletrônico sejam validados pela DIAN antes de serem emitidos para o destinatário.
Uma vez concluído esse processo, a DIAN procederá ao registro do documento eletrônico em seus bancos de dados com o valor "documento validado pela DIAN" enquanto gera, assina, armazena e envia uma mensagem de validação para o faturador para sua emissão e entrega ao comprador.
Recebimento de documentos eletrônicos: os faturadores eletrônicos também devem atuar como receptores eletrônicos. Para fazer isso, eles devem estabelecer um e-mail para receber faturas eletrônicas de vendas emitidas por seus fornecedores e outros documentos sujeitos à exigência de fatura eletrônica.
Essa obrigação é cumprida com a emissão de um aviso de recebimento pelo destinatário e só deve ser realizada quando o documento emitido tiver sido validado pela DIAN. Do ponto de vista comercial, se o destinatário concordar com o documento recebido, deverá aceitá-lo formalmente.
Se o documento não estiver em conformidade com as condições comerciais acordadas com o fornecedor, ele deverá rejeitar comercialmente o documento e o aviso de recebimento emitido. Se, após receber o documento, o destinatário não o rejeitar dentro de três dias úteis a partir do dia indicado no campo deliveryDate (ou no campo issueDate), o documento será considerado tacitamente aceito.
Contingência: a legislação atual sobre fatura eletrônica estabelece que, caso o contribuinte não consiga emitir uma fatura eletrônica ou qualquer outro documento equivalente devido a problemas tecnológicos atribuíveis à DIAN, ele poderá emitir o documento que comprova a transação sem a validação da DIAN.
Esses documentos podem ser faturas em um talonário de papel. Nessas situações, o contribuinte deverá utilizar as faixas de faturamento autorizadas pela DIAN. Após o término da situação de contingência, o devedor terá um período de 48 horas para enviar esses documentos à autoridade fiscal para validação.
RADIAN: o RADIAN é um sistema de informação que permite a circulação e rastreabilidade de faturas eletrônicas como título de garantia, doravante denominado título de valor de fatura de venda eletrônica.
Quando uma fatura eletrônica de vendas se torna um título de valor e é registrada no RADIAN, isso possibilita a negociação para o titular legítimo e/ou por meio de agentes e/ou operadores autorizados pelo Ministério do Comércio, Indústria e Turismo.
Existem outros processos destinados a garantir a negociação, transferência, endosso e execução do referido documento.
Emissão e entrega da fatura de venda e/ou do documento equivalente: a emissão da nota fiscal de venda ou documento equivalente inclui sua geração, transmissão, validação e entrega ao comprador para cada uma das operações de venda e/ou prestação de serviços realizadas.
A emissão desses documentos deve estar em conformidade com os requisitos legais aplicáveis, bem como com requisitos e condições especiais, características, termos e mecanismos técnicos e tecnológicos desenvolvidos pela DIAN.
Cronograma do faturamento eletrônico na Colômbia
1995: Colômbia dá ao faturamento eletrônico o mesmo status das faturas em papel
18 de abril de 2016: Projeto piloto lançado com 58 empresas
Janeiro de 2019: o faturamento eletrônico torna-se obrigatório para grandes empresas registradas no IVA
Fevereiro de 2023: os grandes contribuintes são obrigados a emitir faturas eletrônicas de vendas para tíquetes de caixa registradora acima de 5 UVT
Novembro de 2020: o faturamento eletrônico torna-se obrigatório para todas as empresas registradas no IVA
Março de 2023: o Decreto 442 introduz mudanças nas regulamentações do faturamento eletrônico
Março de 2023: os contribuintes que declaram imposto de renda e complementar devem emitir faturas de vendas eletrônicas para tíquetes de caixa registradora acima de 5 UVT
Abril de 2023: os contribuintes que não declaram imposto de renda e complementar devem emitir faturas de vendas eletrônicas para tíquetes de caixa registradora acima de 5 UVT
Junho de 2023: todos os contribuintes precisam emitir faturas de vendas eletrônicas para bilhetes de caixa registradora acima de 5 UVT
Novembro de 2023: A Resolução 165/2023 estabelece novas regras para o sistema de faturamento e publica novos anexos técnicos.
1º de maio de 2024: todos os contribuintes em escopo devem ter implementado as regras mais recentes de fatura eletrônica de vendas
Abril de 2025: A Resolução 202 modifica os dados exigidos do comprador ou adquirente para a emissão da fatura eletrônica ou EED.
Penalidades: o que acontece se eu não estiver em conformidade com o faturamento eletrônico na Colômbia?
Quem não cumpre a exigência de faturamento eletrônico na Colômbia pode sofrer consequências.
O atual sistema de sanções do regime da Colômbia é regulado pelas disposições do artigo 652-1 do Estatuto Tributário, que prevê basicamente dois tipos de sanções. A não conformidade pode resultar em multas de até 1% do valor das faturas inválidas ou no fechamento dos estabelecimentos por até 30 dias.
Quais são os requisitos para estar em conformidade com o IVA na Colômbia?
Empresas que fornecem bens ou serviços tributáveis na Colômbia podem precisar se registrar para o IVA. O processo de registo no IVA é feito através do registo único fiscal (RUT). Após o registro, você obtém o número de identificação do contribuinte (NIT).
Na Colômbia, todas as empresas registradas no IVA são obrigadas a enviar e receber faturas eletronicamente. Todos os contribuintes devem se estabelecer como emissores de faturas eletrônicas por meio do portal da autoridade fiscal online e, em seguida, emitir faturas eletrônicas para transações.
O regime de faturamento eletrônico da Colômbia é obrigatório para todas as empresas registradas no IVA. Dito isso, existem algumas isenções, como instituições financeiras, empresas com renda abaixo de um determinado limite e outros segmentos de negócios.
Você pode visualizar a fatura eletrônica de duas maneiras:
Utilizando um software autorizado pela DIAN para abrir e verificar o contêiner eletrônico. O software deve ser capaz de ler o formato XML e a assinatura digital da fatura. Você pode usar o portal de upload gratuito da DIAN ou um fornecedor de software terceirizado.
Escaneando o QR code da fatura com seu smartphone ou tablet. O QR code redirecionará você para o site da DIAN, onde será possível ver os detalhes da fatura e baixá-la em formato PDF.
O registro, o teste e a habilitação da DIAN são as etapas que um contribuinte deve seguir para se tornar um emissor autorizado de faturas eletrônicas na Colômbia.
O processo consiste nas seguintes etapas:
Registro: o contribuinte deve se registrar no Registro Único Tributário (RUT) e obter um certificado digital para assinar as faturas eletrônicas. O contribuinte também deve escolher um fornecedor de software para gerar, transmitir e validar as faturas eletrônicas.
Testes: o contribuinte deve realizar uma série de testes para verificar o funcionamento correto do software e a conformidade com os requisitos técnicos e legais estabelecidos pela DIAN. Os testes incluem a geração, transmissão, validação e consulta de faturas eletrônicas, bem como o gerenciamento de contingências e erros.
Habilitação: uma vez que o contribuinte é aprovado nos testes, a DIAN habilita a emissão de faturas eletrônicas no ambiente de produção. O contribuinte receberá uma notificação e um número de autorização de numeração (NAN) para começar a emitir faturas eletrônicas.
A Sovos é certificada pela DIAN para fornecer tecnologia e soluções de faturamento eletrônico para contribuintes elegíveis na Colômbia.
Configuração de faturamento eletrônico na Colômbia com a Sovos
Com a adoção do faturamento eletrônico cada vez maior em escala global, como já ocorre em países latino-americanos como a Colômbia, é essencial priorizar a conformidade.
A adoção global – porém fragmentada – do faturamento eletrônico destaca a necessidade de escolher um único fornecedor para garantir conformidade em todas as regiões operacionais. A Sovos é um parceiro confiável em conformidade fiscal.
A primeira solução global para conformidade e gestão de documentos fiscais eletrônicos.
Uma única plataforma de automação eletrônica flexível e escalável
Conformidade global no automação eletrônica
Com o ritmo acelerado da globalização, os governos em todo o mundo estão aproveitando a tecnologia para fechar brechas fiscais. Embora cada país tenha seus requisitos específicos, a adoção do automação eletrônica em tempo real está transformando a conformidade entre empresas e governos em cada ponto da cadeia de fornecimento, fazendo com que as empresas implementem a conformidade fiscal contínua.
Problemas e erros relacionados à conformidade podem desperdiçar seu tempo e prejudicar os lucros. . Mais do que nunca, é importante focar na precisão.
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Baseado em nosso abrangente conhecimento local, o Sovos eInvoice simplifica a conformidade global do automação eletrônica e mantém você informado diante do cenário regulatório dinâmico atual.
Gerenciamento de faturas de contas a receber e contas a pagar
Gerencie as obrigatoriedades de faturamentos de contas a receber e contas a pagar em uma única plataforma mantendo-se em conformidade com os dois processos — ao enviar faturas aos clientes e ao validar faturas recebidas de fornecedores.
Extração de dados e mapeamento
Identifique todos os campos necessários para a conformidade fiscal e mapeie-os no esquema XML correto e definido pela administração fiscal local.
Validação
Analise faturas emitidas e recebidas e valide-as sintaticamente para garantir que o documento XML atenda às especificações técnicas das autoridades fiscais locais.
Impressão automatizada
Gere faturas legais, seguindo os requisitos de logotipos, códigos de barras especiais e dados de assinaturas.
Integração flexível e de ponta a ponta com qualquer ERP
Estabeleça processos de integração de dados com sistemas internos para automatizar a emissão e o recebimento de todas as faturas. Soluções flexíveis permitem promover a integração com qualquer ERP do mercado.
Relatórios de IVA
Garanta a realização e a conformidade de um relatório de IVA usando o mesmo conjunto de dados dos processos de contas a receber e contas a pagar.
Transmissão global e conectividade governamental
Estabeleça uma conexão segura e certificada a mais de 60 administrações fiscais que atendem aos requisitos B2B e B2G.
Monitoramento de faturas
Acompanhe o status e avisos de rejeição de faturas, veja caminhos de auditoria e acesse anexos nos formatos XML e PDF. Você também poderá visualizar o status de faturas e relatórios em uma única plataforma, ajudando sua equipe a minimizar erros e riscos e monitorar faturas aprovadas e rejeitadas.
Garantia de autenticidade e integridade
Certifique-se de que as faturas possuem certificados digitais entregues por autoridades fiscais locais credenciadas.
Gestão de contingência
Garanta a continuidade das suas operações comerciais, independente de falhas em sistemas governamentais.
Clientes
Controles de transação contínua
Gerencie suas obrigações de CTC com uma solução de conformidade fiscal com expertise local
Automate Your CTC Compliance Management
Padronize a tecnologia fiscal com monitoramento jurídico contínuo para gerar conformidade em todos os processos empresariais.
As administrações fiscais continuam a se inserir no processo de faturamento ou exigem registros detalhados em questão de horas ou dias de transações. A Sovos oferece uma solução global econômica segura para lidar com a interrupção dessa tendência de controles globais de transações contínuas (CTC).
Adote uma estratégia uniforme de conformidade global em todas as jurisdições e sistemas corporativos, conectando-se de forma flexível a um único provedor, independentemente de mudanças legais e comerciais. O VAT Compliance Solution Suite da Sovos inclui serviços CTC e relatórios de faturamento eletrônico CTC de CTC como componentes integrais de um pacote de soluções totalmente flexível e inclui relatórios periódicos Sovos, SAF-T e Sovos EarChive.
Coloque a conformidade de controle transações contínuas no seu núcleo financeiro digital.
Antecipe-se às obrigações de conformidade atuais e futuras.
Monitore, em mais de 60 países, a variedade de estruturas jurídicas emergentes e especificações em evolução.
Simplifique o gerenciamento de relacionamento com fornecedores de conformidade com um único ponto de contato global.
Garanta que as faturas continuem a fluir, para que a empresa e cadeias de suprimentos funcionem sem problemas.
Minimize a necessidade de envolvimento ad hoc de TI e investimento em atualizações de conformidade.
Economize tempo, elimine atualizações manuais intensivas em mão de obra e melhore a precisão.
Pare de se preocupar com os diferentes formatos e processos dos países.
Reduza o custo total de conformidade.
“Nossa equipe interna pode se dedicar às atividades comerciais estratégicas em vez de ficar pesquisando ou implementando as constantes mudanças. Como a Sovos oferece atualizações de rede, bem como configurações de ERP no SAP, temos trabalhado com um fornecedor que atua em diversos países e gerenciado as alterações das notas fiscais do Brasil e na legislação de CFDI do México."
Randy Isdahl
Diretor da Processos Arquitetônicos SAP da Brown-Forman
Benefícios das soluções Sovos CTC para usuários SAP
Proteja o código personalizado ERP de alterações.
Capacite os clientes para lidarem com CTCs atuais e futuros.
Mantenha o ERP como única fonte de verdade, automatizando o alinhamento de dados transacionais entre o ERP do cliente e os sistemas governamentais.
Combine códigos de confirmação/aprovação/rejeição a faturas originais e a relatórios enviados quase em tempo real.
Como resultado da promulgação da recente Resolução 000013/2021, a administração tributária colombiana (DIAN) expandiu oficialmente o mandato do faturamento eletrônico para incluir também as transações de folha de pagamento. Essa expansão segue o padrão estabelecido pelo México, Brasil e outros países que já expandiram o mandato de faturamento eletrônico também para transações de folha de pagamento.
O Documento de Suporte para Folha de Pagamento Eletrônica é conhecido localmente na Colômbia como Documento Soporte de Nomina Electronica ou também simplesmente como Nomina Electronica. É um novo documento digital destinado a apoiar e validar os custos e deduções relacionados à folha de pagamento do imposto de renda e dos créditos de IVA (se aplicável) quando as empresas fazem pagamentos resultantes de relações trabalhistas, legais e outros tipos similares de relações (pensões).
Em termos simples, as transações de custos de mão de obra devem ser relatadas sob este novo sistema digital para que sejam válidas. Isso ocorre sempre que os empregadores fazem pagamentos de salários, salários, reembolsos, pensões, etc.
Quem é obrigado a cumprir o mandato da folha de pagamento eletrônica?
Os empregadores que pagam salários sob uma relação de trabalho, onde os pagamentos são relatados como despesas para fins de imposto de renda ou como impostos dedutíveis do IVA, precisam cumprir. No entanto, existem exceções importantes derivadas dessa estrutura legal. Por exemplo, cargos públicos, entidades sem fins lucrativos ou contribuintes sob o regime simplificado não são atualmente obrigados a cumprir. Consequentemente, eles não precisam usar esses pagamentos para deduções de imposto de renda ou IVA.
Cronograma de implantação
O DIAN estabeleceu um cronograma de implementação com base no número de funcionários que o contribuinte tem na folha de pagamento. Existem quatro etapas ou grupos sujeitos aos seguintes prazos:
Grupo
Prazo para iniciar a geração e envio do documento
Número de funcionários
De
Até
1
1 de setembro de 2021
Mais de 250 funcionários101
2
1 de outubro de 2021
101
250
3
1 de novembro de 2021
11
100
4
1 de dezembro de 2021
1
10
Prazo para remessa
Como o Nomina Electronica deve ser reportado mensalmente, os pagamentos de cada mês devem ser informados até o 10º dia do mês seguinte, como resultado. As notas de ajuste devem ser reportadas dentro do mesmo prazo, uma vez feitas pelo empregador.
Elementos de relatório do mandato da folha de pagamento eletrônica
Há dois tipos básicos de relatórios que fazem parte desse mandato: o Documento de Apoio da folha de pagamento eletrônica e, quando necessário, a Nota de Ajuste.
Documento de suporte da folha de pagamento eletrônica ou Nomina Electronica
Este documento eletrônico contém as informações que sustentam os pagamentos feitos aos empregados como salários e outras compensações, deduções e a diferença entre eles feita pelo empregador, conforme relatado na folha de pagamento. O empregador deve então gerar e transmitir o documento à DIAN usando o formato XML estabelecido na documentação técnica incluída no regulamento 000037/2021.
Notas de ajuste
Neste mandato, não há notas de crédito como as conhecemos no sistema de fatura eletrônica da Colômbia. No entanto, quando um empregador precisa fazer correções no Documento de Apoio da Folha de Pagamento Eletrônica informado à DIAN, ele pode emitir o que conhecemos como Notas de Ajuste (ou Notas de Ajuste), onde o empregador poderá corrigir qualquer valor previamente informado à DIAN por meio da Nomina Electronica.
Conteúdo e estrutura dos relatórios
Os empregadores devem enviar relatórios individualizados à DIAN para cada beneficiário que recebe pagamentos dos empregadores. Como resultado, o relatório exige o fornecimento de algumas informações obrigatórias para a validação da DIAN. Isso inclui a identificação adequada do próprio relatório, do denunciante, além dos funcionários, salários ou outros pagamentos, funcionários, data, numeração, software, etc.
Outro elemento informativo obrigatório que vale a pena mencionar é o CUNE ou Código Único de Documento Eletrônico de Apoio à Folha de Pagamento. Esse é um identificador exclusivo para cada Documento Eletrônico de Suporte à Folha de Pagamento. Isso permitirá a identificação exata de cada relatório ou das Notas de Ajuste emitidas após ele. No entanto, existem algumas informações opcionais adicionais que podem ser fornecidas dependendo das necessidades ou da conveniência do empregador que faz a denúncia.
Do ponto de vista técnico, nem o Documento de Suporte da Folha de Pagamento Eletrônica nem as Notas de Ajuste são baseados na estrutura UBL 2.1 usada na Colômbia para a fatura eletrônica. Isso ocorre porque o padrão UBL não inclui módulos para transações ou relatórios de folha de pagamento. Portanto, a DIAN baseou sua arquitetura em um padrão XML diferente. Cada relatório exige uma assinatura digital. Para isso, o contribuinte pode usar o mesmo certificado digital usado para assinar notas fiscais eletrônicas.
Geração, transmissão e validação
Os regulamentos atuais não exigem que a Nomina Electronica ou as Notas de Ajuste sejam geradas por uma solução de software específica ou por um fornecedor de software autorizado pela DIAN. Os contribuintes têm a opção de gerar o relatório usando sua própria solução. Essa é uma solução de mercado ou uma solução que o DIAN fornecerá para pequenos contribuintes. No entanto, todos os laudos devem seguir rigorosamente a documentação técnica emitida pela DIAN dentro da Resolução 000037/2021. A remessa desses documentos é eletrônica, usando os serviços web especificados pela DIAN.
Depois de fazer a transmissão, o DIAN valida o documento. Em seguida, eles reportarão a resposta da solicitação correspondente ao contribuinte, indicando sua aceitação e validação. Somente então, os valores informados no documento da folha de pagamento serão despesas válidas para a dedução.
Penalidades e sanções
O não cumprimento da folha de pagamento eletrônica na Colômbia estará sujeito às mesmas multas e penalidades estabelecidas pelo não cumprimento do mandato de faturamento eletrônico, conforme definido no art. 652-1 do Código Tributário da Colômbia (Estatuto Tributario). Mas a implicação mais importante da não conformidade é que qualquer pagamento não declarado pelo empregador não será permitido como despesa para fins de imposto de renda ou IVA, quando aplicável.
A transformação digital é a principal ferramenta para lidar com o volume de normas e a complexidade da legislação tributária no Brasil
Já é notório que pagar imposto no Brasil não é tarefa fácil. Além da carga excessiva, entre as mais altas do mundo, é difícil para as empresas entender e atender às regras tributárias nas três esferas (federal, estadual e municipal), com características díspares. A pandemia de covid-19 catalisou essa situação. Empresas passaram a sofrer com mudanças repentinas, antes benéficas. Agora, chegou a hora de pagar a conta da pandemia.
Em São Paulo, por exemplo, o governador João Doria assinou em outubro de 2020 decretos que aumentam as alíquotas e encerram ou reduzem benefícios fiscais na cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) que afetam diversos setores no estado, medida já válida em janeiro desse ano. Como, então, acompanhar todas as alterações e estar 100% dentro das obrigações fiscais?
Uma empresa brasileira leva 1.958 horas para pagar tributos, segundo relatório do Banco Mundial. É a pior avaliação entre 190 países – a média global é de 206 horas. “Temos times em todo o mundo e não há nada parecido com a estrutura do sistema tributário no Brasil”, diz Giuliano Gioia, Tax Manager da Sovos Brasil, braço nacional da líder global em soluções para tratamento e compliance fiscal. “A quantidade demasiada de tributos e obrigações acessórias, somada à complexidade e também ao volume exorbitante de legislações tornam muito difícil manter o compliance fiscal nas empresas e até atrair investidores.”.
A transformação digital é o primeiro passo para mudar esse cenário, pois permite acompanhar a velocidade de implementação das alterações do Fisco com aplicabilidade quase instantânea. Um exemplo é a tecnologia de cálculo automatizado de tributos da Sovos Brasil, que pode ser integrada com qualquer sistema de gestão empresarial (ERP), como SAP ou Oracle. “Ela possibilita traduzir a legislação em dados sistêmicos e disponibilizar as atualizações de forma rápida e eficiente para nossos clientes”, explica Gioia.
A tecnologia também ajuda a eliminar a burocracia no setor fiscal das companhias, permitindo ao profissional tributário focar em trabalhos mais analíticos, como planejamento tributário e na gestão de risco para tomada de decisões estratégicas. A Sovos, aponta o executivo, tem um time estruturado, com profissionais especializados na legislação de cada estado brasileiro. “Acompanhamos as movimentações do governo para atender às mudanças nas regras de qualquer legislação praticamente em tempo real, mitigando o risco de autuação e aumentando a competitividade dos clientes.”
Essa agilidade será ainda mais fundamental para as empresas, caso a reforma tributária seja aprovada. Segundo Gioia, o período de transição vai ser muito difícil para as companhias, pois elas precisarão atender às demandas atuais e ainda implementar gradativamente as normas previstas na mudança. “Existirá um período de paralelismo no atendimento as exigências do Fisco, o que deve onerar ainda mais as áreas fiscais das empresas. Chegamos a um nível insustentável de legislações e subjetividade, então precisamos simplificar a vida das empresas.”
Publicado originalmente na Revista EXAME – ED 1226
Negócios em Foco | 06.24 – Para se adaptar ao novo normal, organizações do setor que já adotaram a automação conseguem manter suas operações e absorver o crescimento de demanda durante a crise
Enquanto muitas empresas passaram por um verdadeiro caos para se automatizarem às pressas frente à nova realidade imposta pela pandemia do COVID-19, outras encontraram oportunidades de crescimento proporcionadas pela transformação digital. Foi o caso da Sovos Taxweb, líder global em tecnologia para tratamento fiscal, que compartilhou em webinar promovido pela EBDI, desenvolvedora de encontros corporativos, sua estratégia para apoiar os clientes neste novo normal. O evento, realizado na última quinta-feira (18), focou nos desafios do setor farmacêutico e contou com participação de Paulo Zirnberger de Castro e Giuliano Gioia, representando a Sovos Taxweb; Ricardo Marino, tax diretor e regulatory da Raia Drogasil; Sérgio Rigon, Gerente de Controladoria do Grupo Dimed, além de Luiz Rabi, economista sênior da Serasa Experian.
A pandemia fez com que as empresas adotassem o home office e as forçou a uma verdadeira revolução tecnológica, principalmente aquelas que continuaram crescendo com a crise, cenário no qual está inserido o mercado compreendido por farma, beleza e higiene. De acordo com dados apresentados por Luiz Rabi, o comércio estima que, de janeiro até abril, período no qual o varejo nacional teve uma queda de quase 8% em relação ao ano anterior, o setor vivenciou um fenômeno oposto, com um aumento de 4,5% nas operações.
Enquanto ainda não há uma vacina para o COVID-19, o remédio econômico está na automação. Ciente da dificuldade extra que seus clientes estão enfrentando para manterem o compliance fiscal neste momento em que estão cada vez mais suscetíveis às diversas mudanças nas leis tributárias, a Sovos Taxweb se adaptou rapidamente: ‘’A pandemia nos exigiu direcionar nossos esforços aos setores da economia que conseguiram se transformar e proteger seus negócios, crescer durante a crise, proteger seu caixa’’, explica Paulo Zirnberger de Castro, country manager da empresa no Brasil. “Muitas legislações podem beneficiar o segmento farma, que está automatizando cada vez mais. Nós estamos acompanhando diariamente e disponibilizando essas alterações na lei para que as empresas possam usufruir de maneira automática. Deixamos soluções na nuvem que automatizam esse conhecimento e evitam toda complexidade e custo envolvidos, o que significa que nosso cliente pode acessá-las de onde estiver para que consiga cumprir sua rotina fiscal. O que oferecemos às farmas é o serviço para que elas foquem nos negócios delas e não na questão tributária’’, complementa.
Com a mudança na relação de consumo, canais digitais, e-commerce, dentre outros investimentos na tecnologia, as empresas que ainda se mantinham inertes à digitalização foram obrigadas a se reinventar. Já as que estavam adaptadas, com seus processos estruturados e automatizados, tiveram uma grata surpresa, como aconteceu com a rede Raia Drogasil: “Quando as grandes empresas partem para essa jornada digital, é um novo aculturamento. Já estávamos pensando desta forma há quatro anos, e implantamos essa mudança de modelo mental em todas as áreas da nossa empresa’’, contou Ricardo Marino, tax diretor e regulatory da Raia Drogasil. ‘’Basta ver a performance das empresas que estão se adaptando em comparação às que não estão’’, reforça Marino.
O novo normal é digital
O cenário tributário brasileiro não oferece chance para o despreparo ou soluções caseiras. Por isso, a Sovos Taxweb está focada nas novas necessidades do mercado. ‘’Atendemos as demandas do fisco desde recuperar o ‘xml’ com a fazenda, sem intervenção manual. Essas informações são passadas pelo ERP e conseguimos determinar a tributação e fechar esse ciclo. Esse é o nosso core, não só para o segmento farmacêutico, mas toda a indústria e varejo’’, conta Giuliano Gioia, tax manager da empresa.
Enquanto isso, empresários de diversos setores do varejo e da indústria vêm criando alternativas a fim de não terem seus negócios paralisados durante o que o mercado chama de novo normal. Durante o evento, os participantes destacaram os diversos entraves econômicos e como as empresas podem fazer para superar a crise atual através da digitalização de seus processos.
‘’Seria impossível conceder a retaguarda de qualquer empresa se você não tem processos bem montados e estruturados de sistemas, de digitalização e automação. Na Raia Drogasil, diversas áreas foram automatizadas, não só a fiscal, porque faz parte da nossa estratégia olhar dessa forma e isso nos possibilitou não sentirmos esse trauma na pandemia, que algumas empresas sentiram, de buscar soluções alternativas para dar continuidade aos seus negócios’’, finaliza Marino.
Com a certeza de que a transformação digital já é uma realidade consolidada, Sérgio Rigon levantou uma das maiores questões, não apenas para o Grupo Dimed, mas do setor para o futuro: “O varejo tem a dúvida de investir em loja ou canais digitais. É uma dicotomia que vai permanecer. Os canais digitais já vieram e há uma tendência para este novo modelo, mas teremos uma mudança na relação de consumo. Nossos canais digitais dobraram de tamanho e isso só se faz com muito investimento em tecnologia. A dúvida agora é: o que fazer com essa estrutura física que tenho aqui?”, reflete Rigon.
Automação fiscal para os novos negócios digitais
De olho na crescente necessidade de automação para reduzir os custos fiscais nos negócios modernos, em abril de 2020, a Sovos adquiriu a Taxweb, pioneira em soluções de Digital Tax para o Compliance Fiscal das empresas. Com essa fusão, elas unem toda a inteligência e experiência de seus profissionais na criação de tecnologias aplicadas aos diversos processos da área tributária para oferecer aos seus clientes soluções eficientes, seguras e fundamentadas nas exigências legais e regulatórias.
Em seu novo portfólio de produtos e serviços está o Taxrules, que integrado ao ERP do cliente possibilita que ele usufrua de maneira automática de todos os benefícios fiscais do momento e garanta o compliance em todo seu processo, onde quer que suas equipes estejam, cumprindo a agenda do fisco sem problemas. A Sovos Taxweb faz o acompanhamento diário da legislação tributária e disponibiliza imediatamente as alterações eu seu sistema, encarregando-se assim do trabalho que os clientes teriam com o conteúdo fiscal, deixando que empresas de todos os setores se preocupem integralmente em seu próprio business core.
Serviço permitirá que clientes estejam em compliance fiscal com as regras tributárias de qualquer local no mundo
O processo de implantação de uma solução, migração ou sua expansão dentro de um sistema costuma ser bastante complexo. Por isso, um número cada vez maior de empresas buscam soluções globais para facilitar seus fluxos internos. De acordo com dados da SAP, um serviço de cloud pode ajudar as empresas a crescerem até 6% na lucratividade e chegar a 60% de negócios fechados, desde que suas ERPs estejam integradas com o há de mais atual quando o assunto é compliance.
Além da espera por alta lucratividade, a explicação se deve a uma questão prática: uma multinacional que tenha implementado um produto em um ERP em sua unidade no Brasil, mas não em sua filial na Colômbia, pode desejar expandir para o país futuramente. Para que esta expansão seja realizada de forma adequada, um parceiro com expertise numa solução global pode ser necessário.
“O processo mais usual é de implantação ou expansão de um produto na matriz de uma empresa, criando um modelo padrão inicial. Na segunda fase, é realizado o Rollout para as filiais de forma muito simplificada, se forem adotados sistemas customizáveis, o que traz uma redução de investimentos das organizações ao longo da execução deste processo”, relata Douglas Sztochryn, gerente de Desenvolvimento de Produto na Sovos.
A Sovos foi uma das empresas que buscou exatamente esta padronização para a sua nova versão da linha de produtos – algo que já foi realizado em vários países e que deve ser feito no Brasil no primeiro semestre de 2020. Desta forma, o Rollout pode ser muito mais ágil e trazer menos custos para os seus clientes com operações em outras cidades, outros estados e/ou países.
A arquitetura desta solução pode ser compartilhada entre os diferentes tipos de documentos e países, uma vez que cerca de 70% da solução será parametrizada globalmente. Composta por três camadas, as duas principais – o “Core“, que engloba as funções principais do sistema e a transmissão; e o “Framework“, que é único para cada linha de produto – podem ser utilizadas da mesma forma, não importando onde o cliente atue. Desta forma, apenas a terceira camada externa, de “Configuração“, que depende das regras da cidade-estado-país e que precisará ser instalada de acordo com a sua localização.
“Uma situação hipotética: uma empresa com operação no Chile que atue com um produto de Nota Fiscal Inbound (Entrada) ou Outbound (Saída) e que tenha o interesse em abrir uma unidade no Brasil, por exemplo, não terá nenhum problema. Tendo a Sovos como parceira, ela poderá fazer isso dentro de uma única solução e mantendo sua estratégia única de atuação global”, ressalta Sztochryn. “Resumindo, sistemas padronizados tornam as soluções escaláveis e são o segredo para um processo de Rollout bem-sucedido”.
Outro destaque é a compatibilidade com as diferentes versões do ERP SAP, desde SAP ECC 6.0 até SAP S4/HANA On-Premise. Além de seguir as melhores práticas da SAP, a solução da Sovos torna possível o grande objetivo de empresas em todo o mundo: facilitar a vida seus clientes e permitir que eles estejam em compliance com as regras fiscais e tributárias locais.
O Brasil é frequentemente visto como uma das jurisdições tributárias mais complexas do mundo. Mas, ao mesmo tempo, obteve muito sucesso na automação dos controles da autoridade tributária e, ao fazer isso, substituiu as faturas em papel por faturas eletrônicas, automatizando sua troca através de plataformas de compensação. Embora os ambiciosos planos brasileiros de simplificar o sistema tributário subjacente sobre sua estrutura federal não pareçam iminentes, as autoridades brasileiras relevantes continuam reforçando o compromisso do país na automatização dos controles tributários.
Apresentando a NF3e
As empresas que operam no Brasil estão acostumadas com o mar de siglas em torno de seus departamentos tributário e jurídico, incluindo NF-e (nota fiscal de mercadoria), NFS-e (nota fiscal de serviço), CT-e (nota fiscal de transporte), entre muitas outras. Mais recentemente, essa lista já extensa ganhou mais um componente: a NF3e – a fatura eletrônica para o fornecimento de eletricidade.
Assim como a NF-e, a NF3e é um documento emitido eletronicamente e cuja validade é garantida pela assinatura eletrônica do emissor, bem como pelo protocolo de autorização emitido pelas autoridades fiscais. Outra semelhança com a NF-e é que uma representação gráfica da NF3e pode ser criada – a DANF3E – que é a NF3e equivalente à DANFE da NF-e.
Introduzida em julho, a NF3e deve substituir a fatura em papel emitida pelos fornecedores de eletricidade no Brasil, mas o ambiente de produção só foi efetivado em outubro. No entanto, cabe a cada Estado decidir se deseja tornar obrigatória a NF3e, substituindo completamente a versão em papel anterior das contas de luz. Portanto, é importante acompanhar a implantação em nível estadual para entender como esse requisito deve ser aplicado.
A obrigação potencial de tornar a NF3e obrigatória para todos os contribuintes não pode ser limitada apenas a fornecedores de eletricidade. Empresas favoráveis ao meio ambiente que geram energia solar com painéis fotovoltaicos também podem ser afetadas quando injetam eletricidade nas linhas de distribuição sob um esquema de compensação. Da mesma forma, embora a maioria das empresas com operações no Brasil sejam clientes de eletricidade, uma obrigatoriedade pode ser refletida na necessidade das empresas de receber e arquivar NF3e.
A NF3e é um passo importante na consolidação de um modelo de compensação total no Brasil, iniciado em 2005. Além da rede legislativa, as empresas com negócios no país devem sempre estar atentas à inclinação digital das autoridades fiscais brasileiras e buscar soluções para desafios técnicos.
Tome uma atitude
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Um novo problema no faturamento eletrônico mexicano acrescenta complexidade ao processo de faturamento eletrônico para maquiladoras ou fábricas de propriedade estrangeira que operam ao longo da fronteira EUA-México.
Comparado a alguns outros países da América Latina, o México manteve sua fatura eletrônica básica, o CFDI, relativamente simples. Enquanto uma fatura no Chile possui 250 campos ou mais de informações necessárias, o CFDI possui apenas cerca de 50. Mas isso não significa que o faturamento eletrônico mexicano não seja complexo.
Suplementos no faturamento eletrônico do México
O México adotou uma abordagem diferente, exigindo suplementos, oucomplementos, em faturas para diferentes tipos de negócios e transações. Os complementos são adições ao CFDI principal que contêm informações específicas sobre a natureza de uma transação. Por exemplo, existe um complemento para recebimento de pagamentos (complemento de pagos) e outro para empresas que operam no setor de gás e óleo.
Outro tipo de complemento, ocomplemento de leyendas, chegou às maquiladoras. Trata-se de transações envolvendo importação virtual – essencialmente componentes de produtos maiores. Por exemplo, uma montadora fabrica carros no México. Esses carros têm pneus. A montadora paga o IVA na compra de pneus de um fornecedor, mas quando os pneus saem da fábrica, eles fazem parte de um carro e não são mais tributados separadamente. O mesmo princípio se aplica para, digamos, açúcar em refrigerante. Essas transações requerem um complemento de leyendas para acompanhar o CFDI principal.
Complemento de Leyendas estendido para maquiladoras
O SAT, a administração fiscal mexicana, estendeu recentemente o requisito de complemento de leyendas para maquiladoras, o que significa que as fábricas da fronteira agora terão que registrar suplementos para transações envolvendo todos os tipos de componentes de seus produtos acabados. O novo requisito aumenta a complexidade de um processo de faturamento eletrônico que já é um dos mais complicados e difíceis de gerenciar no mundo.
Para maximizar a eficiência e reduzir os riscos, as empresas classificadas como maquiladoras (IMMEX) precisam ser capazes de automatizar o processo de extração de informações para o CFDI e o complemento e publicá-las de acordo com os requisitos governamentais. Eles também precisam ter as informações da fatura disponíveis automaticamente no SAP, com uma função que preencherá automaticamente as tabelas do SAP para cada fatura enviada ou recebida.
Também é importante que as operadoras de maquiladoras possam acompanhar as constantes mudanças nos mandatos de faturamento eletrônico do México, dada a total inutilidade de tentar rastrear e incorporá-las aos sistemas internamente. Como o novo mandato de maquiladora demonstra, a fatura eletrônica no México só continuará se tornando cada vez mais complexa.
Devido à exigência de faturamento eletrônico que está sendo implementada na Argentina, as empresas de pequeno e médio porte (PMEs) têm ou terão a obrigação de usar um formulário específico de faturamento para a cobrar serviços prestados a grandes empresas.
As empresas classificadas como PMEs (ou PyMEs em espanhol) pela AFIP, o órgão de administração tributária da Argentina, devem usar as Facturas de Crédito Electrónicas (FCE), um novo tipo de fatura eletrônica que oferece a opção de acelerar o fluxo de caixa, vendendo faturas de contas a receber (AR) a instituições financeiras.
Nova exigência de faturamento eletrônico implementada na Argentina
A implementação da norma vai de 1o de maio a 1o de outubro. O novo tipo de fatura é obrigatório para transações entre PMEs e empresas grandes, mas é opcional para transações apenas entre PMEs. Com esse tipo de fatura, as empresas menores podem negociar suas faturas de vendas no setor financeiro e antecipar a cobrança de contas a receber.
As grandes empresas que recebem o novo tipo de fatura terão 30 dias para aceitá-la ou rejeitá-la, mas também podem decidir aceitá-las por padrão. A transmissão da fatura é feita totalmente pela AFIP, que regula e controla o processo de faturamento e notifica os participantes sobre o status de cada fatura.
As PMEs podem enviar faturas externas pelo site da AFIP manualmente ou contratar os serviços de uma empresa como a Sovos para automatizar o processo, usando o serviço online publicado pela AFIP.
Uma mudança para aumentar as opções financeiras para as PMEs
Com a nova exigência, as empresas grandes e pequenas estão querendo garantir que seus sistemas e processos de faturamento estejam em conformidade. As pequenas empresas precisam ser capazes de gerar FCEs caso façam negócios com empresas maiores, e as grandes organizações precisam de uma solução que permita manter a conformidade com a exigência, além de receber, aceitar e rejeitar faturas FCE recebidas de parceiros comerciais de menor porte.
Esta é uma grande oportunidade para as PMEs melhorarem o fluxo de caixa. Usando FCEs, as PMEs poderão reduzir a coleta de dias de vendas pendentes (DSO), o que é essencial para as operações e a liquidez.
Tome uma atitude
A Sovos tem mais de uma década de experiência com faturamento eletrônico na América Latina e ajuda as empresas a cumprir as exigências da Argentina e da região, que estão sempre mudando. Saiba mais sobre as soluções de conformidade de faturamento eletrônico da Sovos.
SAP® Central Finance e Compliance Tributário Digital
Elimine obstáculos que possam bloquear sua migração para o SAP Central Finance
Para alguns clientes SAP que planejam implementar o Central Finance, a conformidade tributária não será uma prioridade. Infelizmente, esse descuido custará caro. Hoje, aqueles que não cumprirem os mandatos tributários globais enfrentarão auditorias caras, multas financeiras, diminuição de seu fluxo de caixa e danos ao relacionamento com fornecedores e clientes. Esse descumprimento pode arruinar totalmente as operações comerciais.
Faça o download do white paper gratuito “Noções básicas de conformidade” e aprenda sobre:
Barreiras de conformidade tributária que você pode ter ignorado
Como evitar obstáculos custosos
Como os mandatos de conformidade tributária afetarão sua migração para o SAP Central Finance
As etapas precisas que sua empresa pode tomar para garantir que a implementação do Central Finance não seja frustrada por não conformidade
Como é uma implementação bem-sucedida do SAP Central Finance
A Sovos, líder mundial em tecnologia para tratamento fiscal, anuncia a aquisição da Foriba. Combinados, Foriba e Sovos expandem a primeira solução fiscal global criada para um mundo em que a transformação digital avança a largos passos, agregando força de mercado e tecnologia à combinação única de automação eletrônica da Sovos, em uma solução continuamente atualizada para “Solve Tax for Good” (em tradução livre, “resolver impostos para o bem e de uma vez por todas”), em qualquer lugar em que as empresas fizerem negócios.
Tanto a Foriba quanto a Sovos têm equipes focadas na qualidade do produto, experiência do cliente e diferenciação competitiva. Juntos, somos a escolha certa em um mercado global e estamos preparados para o crescimento.
O futuro do imposto digital
Nesta era digital, existe uma transformação eletrônica global, à medida em que as empresas buscam soluções para apoiar o compliance, a gestão do tempo, segurança, redução de custos com o máximo de eficiência e a procura por evitar a concorrência desleal.
Nos últimos anos, os países europeus investiram intensamente na introdução de requisitos de controle de transações em tempo real e “quase em tempo real’. Espanha, Hungria, Portugal, Reino Unido e Itália estão entre os países onde as empresas enfrentam exigências similares à Turquia e aos países da América Latina.
A Sovos construiu uma organização que agrupa o talento dos principais empreendedores e especialistas, tendo já auxiliado milhares de empresas em todo o mundo a enfrentar os desafios de compliance contínuo. Com equipes na América Latina, América do Norte, Europa Ocidental e agora na Turquia, a Sovos tem a capacidade global de lidar com esses desafios, à medida em que governos em todo o mundo passam a adotar mandatos fiscais similares.
O slogan da Foriba sempre foi o de fornecer soluções de e-Transformation, de forma que as empresas pudessem transferir seus processos de negócios baseados em contabilidade e finanças para uma plataforma digital com o mínimo de esforço.
Neste caso, centralizamos em nosso centro de P&D o desenvolvimento de softwares corporativos e serviços de integração, como eInvoice, eLedger, eArchive, eDelivery, eTicket, eSignature, eBackup, entre outros.
À medida que a Foriba se une à Sovos, nos tornamos parte de um provedor líder global de software que protege as empresas da carga e do risco dos impostos modernos. O Sovos Intelligent Compliance Cloud é a primeira solução completa para impostos modernos, oferecendo às empresas uma solução global para determinação de impostos, conformidade com invoices eletrônicas e relatórios fiscais. A Sovos apoia mais de 5 mil clientes, incluindo metade das empresas da Fortune 500, e integra-se a uma ampla variedade de aplicativos de negócios.
“A aquisição da Foriba pela Sovos, juntamente com outros investimentos que realizamos recentes, ajuda-nos a proteger os clientes à medida em que países de todo o mundo adotam regulamentações de automação eletrônica”, afirma Andy Hovancik, CEO da Sovos.
Nós consideramos essa aquisição como uma oportunidade de atender de uma forma ainda melhor a todas as empresas no mercado. Agradecemos a todos os nossos clientes, companheiros de equipe, parceiros de negócios, investidores e acionistas que contribuíram e seguem contribuindo para o nosso sucesso!
