L’adozione globale della fatturazione elettronica sta accelerando. I governi di tutto il mondo stanno spingendo per adottare la fatturazione elettronica per trasformare digitalmente i loro sistemi nazionali e, spesso, per colmare il divario IVA.

Sebbene molti Paesi abbiano introdotto il proprio mandato di fatturazione elettronica per digitalizzare i controlli fiscali, i requisiti e i sistemi implementati da ciascun Paese spesso non si allineano tra loro. Ciò rende complesso per le organizzazioni multinazionali adempiere ai propri obblighi di fatturazione elettronica.

Per migliorare l’interoperabilità, i paesi di Asia ed Europa stanno adottando Peppol, un framework creato per semplificare l’interoperabilità per la fatturazione elettronica e altri documenti di appalto. Ma cos’è esattamente? Questo blog contiene tutte le informazioni di cui ha bisogno.

Che cos’è Peppol?

Peppol è nata nel 2008 come tentativo di standardizzare gli appalti pubblici nei governi di tutta l’Unione europea. È un framework composto da specifiche che consentono l’approvvigionamento elettronico transfrontaliero e un metodo di invio delle fatture ai clienti. Peppol integra i processi aziendali standardizzando il modo in cui le informazioni sono strutturate e scambiate.

Negli ultimi anni, Peppol ha ampliato il suo mandato includendo l’APAC. Singapore è stato il primo Paese asiatico a istituire un’autorità Peppol. Oltre ad essere presente in Europa, include anche Australia, Giappone, Malesia e Nuova Zelanda.

Cosa significa?

Peppol è l’abbreviazione di Pan-European Public Procurement On-Line, poiché inizialmente era un’iniziativa europea.

Sebbene la ricezione delle fatture elettroniche sia obbligatoria per legge per tutti gli enti del settore pubblico dell’UE dall’aprile 2020, essendo Peppol una delle opzioni scelte da molti Paesi per attuare tale obbligo e il nome di Peppol deriva dal suo servizio europeo, lo standard viene ora adottato al di fuori dell’Unione. La Malesia e Singapore sono due Paesi non europei che hanno abbracciato Peppol negli ultimi anni, ad esempio.

Come funziona Peppol?

Anche se abbiamo chiarito che Peppol è uno standard a livello UE per lo scambio di documenti elettronici come le fatture elettroniche, ciò non spiega come funzioni effettivamente.

L’Unione europea ha stabilito degli standard per le fatture elettroniche. Questi documenti devono soddisfare le specifiche richieste e, nella maggior parte dei casi, essere inviati attraverso la sua rete. La maggior parte degli enti pubblici dell’UE deve essere in grado di ricevere tali fatture, creando un metodo uniforme e universale di fatturazione delle transazioni B2G in tutta la regione.

Vale la pena notare che, sebbene il settore pubblico sia obbligato a ricevere queste fatture in alcuni casi, possono anche essere inviate alle aziende per transazioni B2B. Peppol consente lo scambio elettronico efficiente di fatture elettroniche, ordini di acquisto e altri documenti aziendali, sia che Lei sia un’azienda privata o un’organizzazione pubblica.

Le fatture Peppol vengono inviate al destinatario tramite un Peppol Access Point. Si connette alla rete Peppol e proviene da un fornitore di servizi approvato, che consente alle aziende di scambiare elettronicamente documenti con altre organizzazioni dotate di un Access Point.

Peppol collega le organizzazioni attraverso una rete di fornitori di servizi accreditati da PEPPOL, rimuovendo le barriere al commercio elettronico create da reti chiuse «a tre angoli».

Cos’è un’autorità Peppol?

Per garantire che i suddetti punti di accesso seguano le norme e i regolamenti stabiliti, dispone di autorità ufficiali. Sono inoltre in atto per «stabilire requisiti nazionali per la progettazione e il contenuto dei documenti Peppol», secondo la stessa PEPPOL.

Attualmente sono in vigore 17 autorità Peppol, tutte enti nazionali, tranne uno. OpenPEPPOL è l’unica autorità non collegata a un Paese in quanto funge da autorità ufficiale di Peppol nelle giurisdizioni in cui non esiste alcuna autorità.

Perché usarlo?

La sua implementazione diffusa lo rende un’opzione interessante per molti. Considerando la varietà di approcci alla fatturazione elettronica nei diversi Paesi, l’attrattiva di Peppol è la standardizzazione e l’interoperabilità dello scambio elettronico globale di documenti.

Avere una raccolta di standard comuni per il trasferimento di documenti elettronici per ogni Paese in cui un’organizzazione opera semplifica il processo, riducendo così la possibilità di errori.

La standardizzazione del modo in cui le informazioni sono strutturate e scambiate le rende più sicure. Oltre alle fatture e agli ordini di acquisto, Peppol ha il potenziale per automatizzare lo scambio di qualsiasi tipo di documento aziendale, tra qualsiasi organizzazione, in qualsiasi parte del mondo.

Quali Paesi usano Peppol?

Al di fuori dell’Europa, i paesi che hanno implementato gli standard Peppol includono:

Modelli Peppol Corner

I modelli angolari sono framework per le transazioni digitali. Esistono diversi approcci, anche se la struttura di base di Peppol è il modello a 4 angoli

Modello 3-Corner per la fatturazione elettronica

Considerato ormai un vecchio modello, il modello a 3 angoli per la fatturazione elettronica richiedeva che mittenti e destinatari si connettessero tramite un unico fornitore di servizi. Gli acquirenti spesso decidevano quale fornitore di servizi utilizzare, il che significa che i fornitori dovevano utilizzare più sistemi tra i loro clienti.

Modello 4-Corner per la fatturazione elettronica

Un aggiornamento all’approccio precedente, il modello di fatturazione elettronica a 4 angoli collega quattro entità. I quattro angoli sono:

L’introduzione degli access point protegge le transazioni garantendo che la comunicazione dei documenti sia inviata e ricevuta correttamente, utilizzando la convalida dei documenti, le procedure Know Your Customer (KYC) e altro ancora.

Modello 5-Corner per CTC

Come visto a Singapore, Peppol ha anche un modello a 5 angoli. Questo approccio aggiunge un altro aspetto al modello tradizionale, ovvero la piattaforma centrale delle autorità fiscali/governative. Questo framework è noto anche come Peppol CTC.

Il modello a 5 angoli consente alle autorità fiscali di ricevere un accesso quasi in tempo reale alle fatture, garantendo che le informazioni fiscali vengano trasferite correttamente.

A discrezione del governo competente, la piattaforma centrale può convalidare i documenti prima che vengano inviati al destinatario o consentire invece ai fornitori di servizi certificati di convalidarli, fungendo da archivio per le fatture elettroniche.

Progetto pilota Peppol VIDA

Questo progetto pilota istituito da OpenPEPPOL dimostra che le specifiche di rete e di fatturazione elettronica possono essere utilizzate anche per soddisfare i requisiti di rendicontazione digitale della proposta VIDA dell’UE.

Il progetto è aperto alle autorità/amministrazioni fiscali dell’UE, ai fornitori di servizi e agli utenti finali.

Sovos partecipa a questo progetto pilota. Siamo un membro rispettato e prestiamo servizio sia in Malesia che a Singapore.

L’amministrazione fiscale francese ha appena annunciato modifiche strutturali al mandato francese di fatturazione elettronica per il 2026 che interromperanno lo sviluppo del servizio di scambio fatture gratuito gestito dallo Stato. Questa decisione eserciterà una maggiore pressione sui contribuenti e sui fornitori di software affinché scelgano un "PDP" certificato per colmare il vuoto creato da questa decisione.

Mandato francese per la fatturazione elettronica: uno schema complesso, in corso da anni

Quando la Francia ha introdotto la fatturazione elettronica obbligatoria tra imprese nella sua legge finanziaria del 2020, l’amministrazione fiscale ha condotto un ampio studio comparativo su come altri paesi avevano attuato obblighi simili. Tuttavia, la Francia ha adottato un approccio unico, creando il complesso "modello Y", che combinava elementi provenienti da sistemi di diversi paesi. Come l’Italia, ad esempio, comprendeva una piattaforma centrale gestita dallo Stato (il "PPF") che le imprese potevano utilizzare come servizio di base gratuito per lo scambio e la comunicazione delle fatture elettroniche.

Divisione del lavoro tra PDP e PPF nel progetto originale dello "schema Y"

Parallelamente alla capacità del PPF di scambiare fatture elettroniche per i contribuenti francesi, l’autorità fiscale francese ha sollecitato i PDP candidati a svolgere la stessa funzione per casi d’uso aziendali più complessi.

Queste organizzazioni sono state registrate, sottoposte a test rigorosi e alcune sono state pre-approvate, in attesa dei test finali con il PPF. I PDP sono progettati per scambiare fatture senza problemi tra loro e sono tenuti a segnalare queste transazioni al PPF.

E come si è scoperto, molte aziende del mercato francese hanno deciso di utilizzare un PDP per organizzare lo scambio di dati di fatturazione con i partner commerciali in un modo che si adattasse alle loro circostanze aziendali uniche. Altre aziende francesi contavano sulla disponibilità dei servizi PDP gratuiti forniti da PPF, piuttosto che scegliere un PDP privato.

L’architettura complessiva dei flussi di dati tra i soggetti pubblici e privati coinvolti nel sistema francese ha portato a una complessità senza precedenti delle specifiche tecniche rilasciate dalla pubblica amministrazione. Era chiaro da tempo che questa complessità stava mettendo a dura prova i bilanci e le tempistiche per lo sviluppo tecnico del PPF da parte dell’amministrazione pubblica francese.

In che modo la modifica dell’ambito del PPF influisce sulle aziende che si affidavano al PFF gratuito?

Il 15 ottobre l’amministrazione fiscale francese (DG-FIP) ha annunciato che, sebbene lo sviluppo del PPF continuerà, la sua attenzione si sposterà sulla fornitura di servizi di directory per l’instradamento delle fatture elettroniche, senza offrire servizi PDP.

Di conseguenza, molte aziende e fornitori di software francesi si trovano ora ad affrontare la sfida di assicurarsi i servizi di un PDP privato. Sebbene la data di entrata in vigore del mandato di fatturazione elettronica a settembre 2026 si applichi inizialmente solo alle aziende più grandi, più di quattro milioni di aziende dovranno affidarsi a un software di contabilità abilitato per PDP per ricevere tali transazioni, indipendentemente dalle loro dimensioni.

Agire

Sovos è stata una delle prime PDP ad essere pre-autorizzata dall’autorità fiscale francese e vanta oltre due decenni di esperienza nella fornitura di tecnologie di conformità per le aziende in Francia. Sovos si trova in una posizione unica per soddisfare le esigenze delle aziende che devono ora scegliere un fornitore affidabile.

Era ampiamente previsto che, quando i ministri delle finanze dell’UE si sono riuniti la scorsa settimana, avremmo ricevuto la notizia di un accordo politico sulla proposta dell’IVA nell’era digitale (ViDA). Sfortunatamente, a causa delle obiezioni di uno Stato membro sulle regole della piattaforma, ciò non è avvenuto. Ora, la data ufficiale di avanzamento del ViDA è stata sospesa mentre queste preoccupazioni vengono risolte tra i membri. Tuttavia, la presidenza belga ha ribadito il suo impegno a mantenere la proposta come pacchetto unificato e mira a raggiungere un accordo prima della fine della sua presidenza nel giugno 2024, nel qual caso le scadenze della proposta rimarranno valide.

L’attività legislativa non è lineare, né è mai così pulita come molti di noi vorrebbero. Tuttavia, non commetta errori. VIDA sta arrivando e cambierà per sempre il panorama dell’IVA nell’UE. Un indicatore positivo di ciò è stato il fatto che due dei tre pilastri del ViDA sono stati accettati all’unanimità. Poiché è richiesto il consenso unanime di tutte le parti, nessuna delle proposte può procedere fino a quando non verrà trovata una soluzione di compromesso, ma non ho dubbi che arriveremo a questo punto nel prossimo futuro.

Perché sono così fiducioso?

ViDA fa bene a tutti. Nonostante alcune piccole obiezioni qua e là e alcune posizioni da parte di alcuni membri dell’UE, comprendono che il ViDA è uno strumento fondamentale per creare efficienze di scala nel sistema IVA dell’UE. Per prepararsi meglio all’economia moderna, spetta ai governi ridurre la complessità per le imprese e incoraggiare il commercio transfrontaliero in tutta l’UE.

Il motivo per cui ViDA è stato introdotto per la prima volta è stato promuovere una cultura imprenditoriale più collaborativa e che l’UE potesse garantire la raccolta accurata delle entrate fiscali che i suoi membri sono legalmente dovuti. La proposta era composta da tre parti che affrontano le frodi IVA, supportano le imprese e promuovono la digitalizzazione. Tutti questi elementi sono ancora esigenze vitali della comunità dell’UE e per questo credo che presto verrà concordata una soluzione praticabile. A questo punto, sono fiducioso che le date limite proposte possano ancora essere rispettate.

Mi ricordi, cos’è l’IVA nell’era digitale?

In poche parole, ViDA è una proposta che consentirà ai paesi dell’UE di utilizzare la tecnologia per migliorare l’attuale sistema IVA e prevenire meglio le frodi. Gli aggiornamenti includono la facilitazione della fatturazione elettronica, l’introduzione di requisiti obbligatori di rendicontazione digitale delle transazioni transfrontaliere e meccanismi legali per facilitare le attività e la conformità transfrontaliere. Una volta promulgato, ciò comporterà cambiamenti significativi nel modo in cui opera in questi Paesi.

Come previsto, cambiamenti di queste dimensioni e portata stanno generando molte domande tra le aziende che operano nell’UE. Tutto, dai costi di processo alle esigenze tecnologiche, viene valutato man mano che saranno disponibili ulteriori informazioni su ViDA.

Io e i miei colleghi abbiamo scritto molto sui vantaggi del ViDA e sul significato della proposta sia per l’UE che per le rispettive comunità imprenditoriali. La incoraggio a seguire regolarmente i nostri esperti per gli ultimi sviluppi poiché la tempestività può cambiare spesso senza preavviso.

Domande frequenti sull’IVA nell’era digitale

R: La suite di proposte sull’IVA nell’era digitale pubblicata dalla Commissione europea comprende diversi settori della normativa sull’imposta sul valore aggiunto (IVA). A rigor di termini, l’impatto concreto del ViDA colpirà diverse aziende in momenti diversi tra il 2024 e il 2030. Quest’ultima data si applica alle proposte ViDA per la fatturazione elettronica obbligatoria e la rendicontazione digitale per le cosiddette transazioni intracomunitarie, che rappresentano meno del 20% di tutte le transazioni dell’UE. Ma ancora più importante, ViDA propone di rimuovere le attuali restrizioni ai paesi dell’UE sull’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria nazionale non appena il pacchetto ViDA verrà adottato, il che potrebbe avvenire nel corso di quest’anno. Ciò significa che, molto probabilmente, i paesi dell’UE che non dispongono ancora di tali regimi accelereranno probabilmente l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria e della rendicontazione in tempo reale già nei prossimi due anni. Se ci si rende conto che molti Paesi dell’UE hanno già annunciato iniziative in questa direzione, o addirittura ne hanno avviato l’implementazione, è facile vedere come l’effetto netto di questa disposizione sarà un’intensificazione dell’attuale ondata di nuovi mandati CTC a cui prepararsi a brevissimo termine.

Gli altri due pilastri del ViDA, relativi principalmente alle norme IVA per gli operatori di piattaforme che facilitano gli affitti di alloggi a breve termine e i servizi di trasporto passeggeri e alla semplificazione delle registrazioni IVA nell’UE, entreranno entrambi in vigore a partire dal 1° luglio 2027.

D: È probabile che ci sia un periodo di grazia per le aziende per adeguarsi e conformarsi?

R: La proposta ViDA mira a un approccio ragionevole per consentire alle aziende di preparare i propri sistemi e processi all’impatto del ViDA, ma resta il fatto che non appena il pacchetto entrerà in vigore, gli Stati membri sono liberi di introdurre la fatturazione elettronica obbligatoria senza alcuna approvazione derogativa da parte dell’UE. Anche se gli Stati membri hanno l’ambizione di estendere i loro mandati in modo responsabile, aziende come Sovos, che hanno ottenuto mandati CTC in molti paesi per quasi due decenni in tutto il mondo, ora sanno che nessun periodo di grazia è mai abbastanza lungo da consentire a un’azienda di adottare un atteggiamento rilassato. Molte aziende sottovalutano gravemente il lavoro necessario per garantire la qualità dei dati e i lunghi cicli di adattamento delle diverse applicazioni aziendali per incorporare le modifiche ai dati e ai processi necessarie per la rendicontazione in tempo reale e la fatturazione elettronica. E l’introduzione di cambiamenti di questa portata nei processi aziendali e amministrativi non è mai priva di sfide su entrambi i lati dell’equazione: le aziende commetteranno errori che potrebbero richiedere tempo per essere corretti, e questo diventa ancora più difficile in quanto i governi fanno la stessa cosa dalla loro parte in parallelo sotto la pressione delle scadenze politiche.

D: Quali nuove esigenze tecnologiche possiamo aspettarci che le aziende affrontino?

R: Anche se spesso i processi di reporting che devono essere messi in atto per soddisfare specifici protocolli di trasmissione, autenticazione e orchestrazione dello scambio di documenti attirano sempre molta attenzione, le aziende dovrebbero essere altrettanto caute nei confronti dell’impatto dei mandati CTC generati o modificati da ViDA sui loro processi e dati a monte. Molte aziende hanno più sistemi ERP, più sistemi di fatturazione, sistemi di contabilità fornitori ecc. per diverse linee o categorie commerciali o di partner commerciali. La maggior parte di questi sistemi elabora i dati delle fatture su una fattura cartacea o PDF ai sensi della legge vigente in goffe modalità manuali o semiautomatiche che non possono essere facilmente «aggiornate» per gestire i requisiti di completezza e qualità dei dati di un rigoroso regime di fatturazione elettronica e rendicontazione elettronica. Oltre ai titoli dei giornali sulla fatturazione elettronica obbligatoria e sulla rendicontazione in tempo reale, la proposta sull’IVA nell’era digitale comporterà una serie di modifiche potenzialmente impegnative ai processi aziendali, inclusa la definizione stessa di cosa costituisce una fattura che richiederà la conversione di miliardi di fatture PDF nell’Unione europea in formati leggibili meccanicamente. Ciò che complica le cose è che le iniziative CTC e ViDA raccontano solo una parte della storia: le imprese dell’UE devono inoltre soddisfare un numero crescente di requisiti di fatturazione elettronica tra imprese e governi e molti governi hanno intenzione di estendere i requisiti per la fatturazione dei clienti del settore pubblico alla sfera business-to-business. Ciò significa che le aziende devono utilizzare sempre più software e fornitori di servizi in grado di garantire la conformità a quadri e leggi, il che comporta la necessità di un ripensamento completo dei processi e dei sistemi di fatturazione nella maggior parte delle aziende.

D: Quali processi aziendali saranno probabilmente influenzati dalle nuove normative?

R: Tutti i processi di fatturazione e correlati saranno interessati. Ciò include qualsiasi processo di contabilità fornitori e clienti e i sistemi informativi associati che li supportano: tutti questi elementi devono essere esaminati in questo contesto e preparati per il cambio di paradigma della digitalizzazione che avverrà sulla scia di ViDA.

D: Le aziende possono aspettarsi che le loro attuali partnership tecnologiche funzionino per i nuovi standard?

R: Le aziende che attualmente utilizzano sistemi EDI, software di automazione procure-to-pay o accountable dei servizi SaaS, gestione delle comunicazioni con i clienti, order-to-cash, presentazione della fatturazione elettronica e soluzioni di pagamento ecc. devono chiedersi come tali piattaforme gestiranno i nuovi requisiti per la fatturazione elettronica e la rendicontazione elettronica ai sensi del ViDA e delle iniziative normative associate. Questi fornitori, specializzati nell’ottimizzazione dei processi aziendali, in genere hanno poca esperienza in questa specifica area di conformità. La maggior parte di essi non è impostata per anticipare e affrontare in modo tempestivo le decine o centinaia di modifiche che in genere seguono l’introduzione iniziale di un regime CTC in nessuna giurisdizione. Consigliamo alle aziende di contattare i propri fornitori di software e servizi aziendali già ora per porre queste domande: sono a conoscenza di questi cambiamenti e qual è il loro piano per mantenerLa conforme?

R: Le transazioni transfrontaliere tra i paesi dell’UE saranno soggette a un nuovo regime di segnalazione in tempo reale che sostituisce l’attuale requisito di un elenco riepilogativo. La rendicontazione effettiva verrà effettuata su base transazionale a ciascuno Stato membro e gli Stati membri riporteranno queste informazioni a un database centrale della Commissione europea. Oltre a queste sezioni sulla rendicontazione digitale del ViDA, anche le transazioni transfrontaliere intracomunitarie sono influenzate da altre parti della proposta in altri modi. Ad esempio, sono previsti cambiamenti di vasta portata per eliminare gli oneri amministrativi per le imprese che trasferiscono le proprie azioni tra i paesi dell’UE. Inoltre, il cosiddetto Import One Stop Shop (I-OSS) per le vendite a distanza transfrontaliere di beni di basso valore ai consumatori dell’UE diventerà obbligatorio, il che avrà un impatto sui venditori e sulle piattaforme di e-commerce, ad esempio negli Stati Uniti e in Cina.

Contatti i nostri esperti per ulteriori informazioni su come ViDA è impostato per influire su di Lei.

Constandi di guidare il successo e l’impegno dei clienti per guidare le entrate e la fidelizzazione dei clienti.

ATLANTA, 9 GENNAIO 2024 – Il fornitore globale di soluzioni e servizi tecnologici per la compliance Sovos ha annunciato oggi la nomina di Dominic Constandi a nuovo Chief Customer Officer. In questo ruolo, inizierà e guiderà i programmi per i clienti che massimizzano il valore del cliente, assicurano il successo del cliente e sfruttano il portafoglio Sovos di soluzioni e servizi best-in-class per offrire una vera fiducia alle aziende che navigano nel complesso ambiente normativo. Constandi apporta a Sovos oltre 20 anni di esperienza globale nel settore dei clienti, con una vasta esperienza nella guida di team interfunzionali nei settori dei servizi finanziari e della tecnologia. Conosciuto come leader creativo e analitico, ha una comprovata esperienza nella costruzione di team forti all’interno di organizzazioni di successo.

“Garantire il successo dei nostri clienti globali è al centro di tutto ciò che facciamo, ed è per questo che il nostro impegno a costruire le partnership più forti possibili con i clienti è incrollabile”, ha dichiarato Kevin Akeroyd, CEO di Sovos. “Con la sua vasta e diversificata esperienza nella conduzione di programmi di successo dei clienti, sono certo che Dominic abbia sia l’impulso che la prospettiva per guidare la nostra pratica globale. Sono entusiasta di dargli il benvenuto nel nostro team esecutivo”.

Constandi è entrato a far parte di Sovos più recentemente da ZoomInfo, dove ha ricoperto il ruolo di Chief Customer Officer. In questo ruolo, ha fatto crescere il team di customer experience da 60 a oltre 500 dipendenti, scalandolo a livello globale in tutte le funzioni di successo del cliente. Prima di ZoomInfo, ha ricoperto ruoli di alto livello nell’ambito della customer experience presso Eze Software, dove ha supervisionato un’organizzazione di successo dei clienti responsabile di oltre 400 milioni di dollari di fatturato ricorrente annuale.

“Il mio obiettivo è sempre quello di creare rapporti duraturi con i clienti, in cui questi vi considerino un partner strategico, non solo un fornitore, e vedo lo stesso impegno in tutto ciò che Sovos fa”, ha detto Constandi. “La natura critica delle soluzioni e dei servizi che Sovos fornisce richiede rapporti di lavoro solidi per fare le cose bene al primo colpo, ogni volta. Non potrei essere più entusiasta di assumere questo ruolo e di guidare questo team di talento per garantire la continua eccellenza dell’azienda nel soddisfare queste esigenze dei clienti”.

Sovos è un fornitore globale di soluzioni e servizi fiscali, di compliance e fiduciari che consentono alle aziende di navigare in un mondo sempre più regolamentato con vera fiducia. Costruite appositamente per le funzionalità di compliance sempre attive, le nostre soluzioni scalabili basate sull’IT soddisfano le esigenze di un panorama normativo globale complesso e in evoluzione. La piattaforma software di Sovos, basata sul cloud, offre un livello di integrazione ineguagliabile con le applicazioni aziendali e i processi di conformità governativa.

Più di 100.000 clienti in oltre 100 Paesi – tra cui la metà delle Fortune 500 – si affidano a Sovos per le loro esigenze di conformità. Sovos elabora ogni anno più di tre miliardi di transazioni in 19.000 giurisdizioni fiscali globali. Sostenuta da un robusto programma di partner forte di oltre 400 unità, Sovos mette a disposizione una rete globale senza rivali per le aziende di tutti i settori e di tutte le aree geografiche. Fondata nel 1979, Sovos opera in tutte le Americhe e in Europa ed è di proprietà di Hg e TA Associates. Per maggiori informazioni, visiti il sito http://www.sovos.com e ci segua su LinkedIn e Twitter.

Che cos'è la fatturazione elettronica (e-invoicing)?

La fatturazione elettronica è lo scambio digitale di dati sulle transazioni in un formato strutturato che consente l’elaborazione automatizzata.

La fatturazione elettronica sostituisce i tradizionali metodi di fatturazione cartacei, consentendo alle organizzazioni di snellire i flussi di lavoro finanziari e di garantire la conformità agli standard normativi in evoluzione.

Questa guida riporta tutte le informazioni utili per comprendere appieno la fatturazione elettronica.

La guida ti aiuterà a:

Ogni paese adotta un approccio specifico alla fatturazione elettronica e questo rende difficile seguire le regole e lo stato attuale. Se aggiungiamo i requisiti software necessari per rispettare ciascun mandato, la situazione può complicarsi rapidamente.

Questa guida alla fatturazione elettronica è una parte essenziale del tuo kit di strumenti per la conformità fiscale.

Non hai tempo di leggere? Puoi rivolgerti ai nostri esperti: nessuna domanda sul problema della conformità alla fatturazione elettronica è troppo complessa.

Contenuti della guida alla fatturazione elettronica

Dalle nozioni di base sulla fatturazione elettronica alla comprensione degli ultimi sviluppi con la proposta dell’UE sull’IVA nell’era digitale, questa guida raccoglie e spiega le informazioni essenziali sulla fatturazione elettronica.

Sono disponibili numerose risorse, ma questo è il punto di riferimento essenziale per tutte le tue domande sulla fatturazione elettronica.

Tabella dei contenuti

1. Che cos’è una fattura elettronica?

2. Come funziona un sistema di fatturazione elettronica?
3. Definizione di fatturazione elettronica B2G, B2B e B2C 4. I vantaggi della fatturazione elettronica nell’adempimento fiscale globale

5. Dove è obbligatoria la fatturazione elettronica?
6. Mandati di fatturazione elettronica in tutto il mondo
7. Domande frequenti
8. Ulteriori risorse per la fatturazione elettronica

Cos'è una fattura elettronica?

Una fattura elettronica (e-invoice) è un documento elettronico strutturato che descrive nei dettagli una transazione commerciale in un formato leggibile da una macchina. A differenza delle fatture cartacee tradizionali o dei formati digitali non strutturati, la fatturazione elettronica si basa su formati comuni come XML, Universal Business Language (UBL) o Electronic Data Interchange (EDI) per consentire l’elaborazione automatizzata da parte dei sistemi finanziari.

Una fattura elettronica è diversa da altri tipi di documenti elettronici come le ricevute elettroniche o i documenti salariali elettronici, che servono a scopi specifici e sono spesso soggetti a normative di conformità distinte. La distinzione fondamentale è che la fatturazione elettronica è progettata specificamente per le transazioni commerciali e, per essere considerata valida nei sistemi di rendicontazione fiscale e finanziaria, deve essere conforme alle normative locali o internazionali.

Come funziona un sistema di fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica non comporta solo l’eliminazione di documenti cartacei, ma anche l’automazione dell’intero ciclo di vita della fattura, per creare transazioni finanziarie più rapide, efficienti e conformi. I moderni sistemi elettronici automatizzano tutte le fasi, dal momento della generazione della fattura al pagamento finale, riducendo gli errori, eliminando i processi manuali e garantendo che le aziende rispettino le normative fiscali globali, compresi quadri come i Continuous Transaction Controls (CTC).

Il processo di fatturazione elettronica

Esploriamo le fasi dettagliate della fatturazione elettronica, dalla creazione alla riconciliazione, che ridefiniscono le modalità di gestione delle operazioni finanziarie da parte delle aziende.

Passaggio 1:
Il processo inizia con la generazione di una fattura elettronica, che include dettagli essenziali come voci, termini di pagamento e informazioni fiscali.
Passaggio 2: Trasmissione
Dopo la redazione, la fattura viene trasmessa elettronicamente tramite una rete o una piattaforma sicura. Ciò può avvenire con una connessione diretta tra i sistemi dell’acquirente e del venditore o con una rete come PEPPOL.
Fase 3: Ricezione
Il sistema dell’acquirente o del destinatario riceve automaticamente le fatture elettroniche e importa i dati nel suo software finanziario. Grazie al formato strutturato, i dettagli della fattura vengono acquisiti in modo accurato, consentendo un’elaborazione istantanea senza inserimento manuale. Ciò garantisce una gestione efficiente della fattura e la prepara per la successiva fase di convalida.
Passaggio 4: Convalida

Che cos'è l'autorizzazione per la fatturazione elettronica?

L’autorizzazione per la fatturazione elettronica è un sistema in base al quale un’autorità fiscale deve approvare una fattura elettronica prima che possa essere inviata al destinatario. Dopo che la fattura viene autorizzata, diventa l’unico documento valido per la transazione. Questo processo garantisce il rispetto delle normative fiscali e consente un monitoraggio in tempo reale delle transazioni da parte della pubblica amministrazione.

Il sistema quindi convalida la fattura in base ai documenti giustificativi, come gli ordini d’acquisto o le ricevute di consegna, per garantire l’accuratezza. Questo processo di convalida automatizzato verifica la presenza di discrepanze dei prezzi, delle quantità o dei termini. Nelle regioni che seguono i CTC, le autorità fiscali possono anche convalidare la fattura in questo passaggio. Si tratta dell’autorizzazione della fatturazione elettronica, che aggiunge un ulteriore livello di conformità prima che la fattura venga approvata per il pagamento.

Passaggio 5: Approvazione
Dopo la convalida, la fattura viene elaborata tramite il flusso di lavoro di approvazione dell’acquirente. Il flusso di lavoro, spesso automatizzato, garantisce che la fattura soddisfi gli standard di conformità interni ed esterni, come le normative fiscali applicate dai CTC. L’approvazione può comportare la conferma dei termini di pagamento e la garanzia che la fattura soddisfi i requisiti di budget prima di procedere al pagamento.
Passaggio 6: Elaborazione del pagamento
Dopo l’approvazione, il pagamento è programmato in base ai termini concordati (ad esempio, Net 30 o Net 60). Il processo automatizzato garantisce pagamenti tempestivi, migliorando il flusso di cassa e le relazioni con i fornitori. Il sistema dell’acquirente comunica con banche o piattaforme di pagamento per l’esecuzione del pagamento in modalità digitale.
Passaggio 6: Riconciliazione e archiviazione elettronica
Dopo l’elaborazione del pagamento, il sistema lo riconcilia automaticamente con la fattura originale, assicurando che i sistemi finanziari di entrambe le parti siano aggiornati. L’ultimo passaggio è l’archiviazione elettronica, in cui la fattura e tutti i documenti correlati vengono conservati in modo sicuro in formato digitale. Questo processo supporta la conformità alle normative fiscali e garantisce che le aziende mantengano un audit trail digitale affidabile, particolarmente importante nei paesi con mandati CTC.

Che cos'è l'archiviazione elettronica?

L‘archiviazione elettronica si riferisce all’archiviazione digitale sicura e a lungo termine di fatture elettroniche e dei relativi documenti. L’archiviazione elettronica assicura che i registri finanziari siano conservati in modo conforme alle normative delle autorità fiscali locali, consentendo un facile reperimento per le verifiche, gli scopi legali o di conformità.

Definizione di fatturazione elettronica B2G, B2B e B2C

Rendicontazione aziendale nei confronti della pubblica amministrazione (B2G)

Business-to-Business
(B2B)

Business-to-Consumer
(B2C)

La fatturazione elettronica B2G prevede l’invio elettronico delle fatture da parte delle aziende alle agenzie della pubblica amministrazione. Questo fa parte di un impegno più ampio per digitalizzare gli appalti pubblici e migliorare la trasparenza delle transazioni finanziarie con gli enti della pubblica amministrazione.

La fatturazione elettronicaB2B si riferisce allo scambio elettronico di fatture tra due aziende. Questo processo snellisce notevolmente il flusso di lavoro della fatturazione, automatizzando compiti come la redazione, la trasmissione e l’approvazione della fattura.

La fatturazione elettronica B2C si concentra sulla generazione di fatture elettroniche o fatture per singoli consumatori. Questa forma di fatturazione è spesso integrata con i sistemi di pagamento digitali, consentendo ai consumatori di ricevere, esaminare e pagare le fatture online.

I vantaggi della fatturazione elettronica nell'adempimento fiscale globale

La fatturazione elettronica sta rapidamente diventando uno standard globale per garantire l’accuratezza dei dati sulle transazioni, spinta dal desiderio di trasparenza delle pubbliche amministrazioni. Nutrito dalla mancanza di fiducia nei dati utilizzati dalle aziende per la conformità e il processo decisionale, rimuove la soggettività dai dati finanziari, offrendo alle aziende una visione più chiara delle loro operazioni e aiutando le pubbliche amministrazioni a risparmiare miliardi.

Tra i principali vantaggi:

Riduzione delle frodi fiscali
Richiedendo la trasmissione in tempo reale o quasi in tempo reale dei dati sulle transazioni direttamente alle autorità fiscali, i sistemi CTC consentono di evitare che i business dichiarino meno di quanto effettivamente ricavano o che manipolino le fatture. Le amministrazioni possono accedere ai dati delle transazioni nel momento in cui si verificano e questo consente loro di verificare che le imposte siano calcolate e rendicontate correttamente. Questa maggiore visibilità e controllo riducono notevolmente i casi di evasione fiscale e frode.
Semplificazione delle transazioni transfrontaliere
Operare in più Paesi comporta orientarsi in una ragnatela di normative fiscali complesse, formati di fattura diversi e requisiti di conformità specifici per paese. La fatturazione elettronica semplifica questo processo allineando i dati delle fatture agli standard globali, come PEPPOL ed EDI. Questi formati standardizzati consentono alle aziende di gestire la rendicontazione fiscale transfrontaliera in modo più efficace, riducendo gli errori e i ritardi che possono verificarsi con la fatturazione manuale.
Aumento delle entrate fiscali
Per le amministrazioni pubbliche, offre la possibilità di aumentare le entrate fiscali riducendo l’evasione fiscale e colmando il divario IVA, la differenza tra l’importo dell’IVA dovuta e l’importo riscosso. Il monitoraggio in tempo reale delle transazioni consente alle autorità fiscali di rilevare e risolvere le discrepanze più rapidamente, garantendo che le imposte siano calcolate e riscosse con precisione. Questa maggiore trasparenza aiuta le pubbliche amministrazioni a mantenere flussi di entrate più affidabili.

Per saperne di più su come la fatturazione elettronica stia rapidamente diventando un fattore chiave nella trasformazione digitale dei settori governativo e aziendale.

Dove è obbligatoria la fatturazione elettronica?

Nell’Unione Europea, la fatturazione elettronica è obbligatoria per le transazioni B2G secondo lo Standard UE per la fatturazione elettronica (EN16931). Questi requisiti hanno iniziato ad espandersi gradualmente fino a includere le transazioni B2B, soprattutto a seguito dell’iniziativa VAT in the Digital Age (VIDA). VIDA è una proposta della Commissione Europea volta a modernizzare e digitalizzare il sistema dell’imposta sul valore aggiunto (IVA).

Fatturazione elettronica B2G obbligatoria nell'UE

Negli appalti pubblici, è obbligatorio che il settore pubblico riceva fatture elettroniche che seguano uno dei formati tecnici previsti dallo standard UE per la fatturazione elettronica (EN16931). Altri paesi stanno estendendo l’obbligo ai fornitori, che devono emettere fatture elettroniche nelle loro operazioni con gli enti pubblici.

Fatturazione elettronica B2G obbligatoria per i fornitori nell’UE

Obbligatorio per tutte le transazioni:

Croazia (HR)
Danimarca (DK)
Estonia (EE)
Finlandia (FI)
Francia (FR)
Italia (IT)
Lituania (LT)
Paesi Bassi (NL)
Spagna (ES)
Svezia (SE)
Lussemburgo (LU)
Romania (RO)
Slovenia (SI)

Obbligatorio per alcune transazioni:

Austria (AT)
Belgio (BE)
Germania (DE)
Portogallo (PT)

Opzionale:

Bulgaria (BG)
Repubblica di Cipro (CY)
Irlanda (IE)
Grecia (EL)
Lettonia (LV)
Malta (MT)
Polonia (PL)
Slovacchia (SK)
Repubblica Ceca (CZ)
Ungheria (HU)

Fatturazione elettronica B2B obbligatoria nell'UE

Nella maggior parte dei paesi dell’Unione Europea, le parti commerciali B2B sono libere di scambiare fatture elettroniche in qualsiasi forma e formato concordati. La proposta ViDA mira a rendere la fatturazione elettronica il metodo standard per l’emissione delle fatture. La Commissione europea vuole eliminare la necessità di una deroga per introdurre la fatturazione elettronica B2B obbligatoria in uno Stato membro, nonché la necessità che l’acquirente accetti la fatturazione elettronica dei fornitori.

Fatturazione elettronica B2B obbligatoria nell’UE

Fatturazione elettronica obbligatoria: Italia (IT)
Fatturazione elettronica volontaria: Ungheria (HU)
Hanno ricevuto una deroga dall’UE: Francia (FR), Germania (DE), Polonia (PL) e Romania (RO)
Piani annunciati per la fatturazione elettronica obbligatoria: Belgio (BE), Slovacchia (SK), Slovenia (SI) e Spagna (ES)

Che cos'è il PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) è una rete di distribuzione elettronica che opera con un insieme di specifiche tecniche denominate PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications). Open PEPPOL è un’associazione che si è assunta la piena responsabilità dello sviluppo e del mantenimento della rete e delle specifiche PEPPOL.

Lo scopo principale di PEPPOL è quello di agevolare lo scambio di documenti aziendali, consentendo alle aziende di comunicare elettronicamente con qualsiasi istituzione governativa europea coinvolta nel processo di approvvigionamento. PEPPOL ha diversi domini che si occupano delle comunicazioni di approvvigionamento pre-aggiudicazione e dei processi post-aggiudicazione come la fatturazione.

Inizialmente progettata per gli appalti pubblici nell’UE, la rete aperta e interoperabile di PEPPOL ha conquistato popolarità nel settore privato. Gradualmente, molte pubbliche amministrazioni hanno anche esteso l’uso di questa rete di appalti elettronici rendendo PEPPOL obbligatorio per la trasmissione di fatture elettroniche B2B. Di conseguenza, il suo utilizzo è in aumento in un numero crescente di paesi, sia all’interno che all’esterno dell’UE.

Mandati di fatturazione elettronica in tutto il mondo

Argentina

L’Argentina è stata una delle prime ad adottarla, implementando inizialmente il sistema di fatturazione elettronica nel 2002 e imponendone l’uso per tutti i contribuenti con partita IVA entro il 2015. Le aziende sono tenute a emettere fatture elettroniche, convalidate con un codice di autorizzazione elettronico (CAE) dell’autorità fiscale, AFIP. La fatturazione elettronica in Argentina è obbligatoria sia per le transazioni B2B che B2G che per le piccole imprese e i liberi professionisti. Il sistema include diversi tipi di fattura come il tipo A, B, C ed E, che interessano le transazioni nazionali e di esportazione.

Belga

Il Belgio implementerà la fatturazione elettronica B2B obbligatoria a partire dal 1° gennaio 2026. Le linee guida emesse dal Servizio Pubblico Federale belga per le Finanze delineano i requisiti per le fatture strutturate, le specifiche tecniche e l’ambito delle transazioni interessate. Le linee guida specificano anche la fatturazione transfrontaliera tramite la rete PEPPOL e la coesistenza di fatture elettroniche e cartacee. Le aziende sono incoraggiate a iniziare a prepararsi per la transizione per garantire la conformità.

Canada

Attualmente il Canada consente ma non rende obbligatoria la fatturazione elettronica B2B. Nel 2018, i fornitori federali sono stati tenuti a utilizzare la fatturazione elettronica per gli appalti pubblici tramite la rete PEPPOL. La Canadian Revenue Agency (CRA) ha lanciato una task force nel 2021 per esplorare la fattibilità di un mandato di fatturazione elettronica B2B, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza, la conformità all’imposta sulle vendite e combattere l’economia sommersa. Lo studio in corso sta valutando gli standard e i modelli internazionali per una possibile implementazione futura.

Repubblica Dominicana

La fatturazione elettronica nella Repubblica Dominicana è obbligatoria dal gennaio 2024 e i grandi contribuenti sono stati i primi a doversi conformare. Il sistema di fatturazione elettronica utilizza le ricevute fiscali elettroniche (e-CF), che richiedono ai contribuenti di inviare le fatture in formato XML tramite i servizi web dell’autorità fiscale. La conformità viene applicata con certificati digitali e le fatture devono essere archiviate per 10 anni. Il lancio si estenderà alle imprese più piccole entro il 2026, nell’ambito dell’impegno del Paese di semplificare la rendicontazione fiscale.

Italia

L’Italia è stato il primo paese dell’UE a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica B2B tramite un processo di autorizzazione con la sua piattaforma Sistema di Interscambio (SdI). Entro il 2019, il requisito è stato ampliato in modo che includesse le transazioni nazionali B2B e B2C, rendendo l’Italia il primo Paese dell’UE a implementare la fatturazione elettronica B2B obbligatoria tramite un sistema di liquidazione.

Francia

Il mandato CTC francese entrerà in vigore nel settembre 2026. A quel punto, tutte le aziende dovranno ricevere fatture elettroniche, mentre le grandi e medie imprese dovranno emettere fatture elettroniche e riportare i dati relativi alle transazioni e ai pagamenti. Questa iniziativa mira a migliorare la trasparenza e a snellire i processi di conformità fiscale delle aziende in Francia.

Germania

La Germania si sta muovendo verso la fatturazione elettronica obbligatoria, mentre la fatturazione elettronica B2G è già obbligatoria sia a livello federale che statale. A partire da gennaio 2025, tutti i contribuenti devono poter ricevere fatture elettroniche ed entro gennaio 2027, le grandi imprese con un fatturato superiore a 800.000 euro saranno tenute a emettere fatture elettroniche. Entro gennaio 2028 il mandato si applicherà a tutte le imprese. Il sistema è progettato per migliorare l’adempimento fiscale e la trasparenza.

Grecia

La Grecia impone la fatturazione elettronica B2G, con i fornitori tenuti a emettere fatture elettronicamente agli enti del settore pubblico tramite fornitori di servizi accreditati che utilizzano la rete PEPPOL. Sebbene la fatturazione elettronica per le transazioni B2B e B2C sia attualmente facoltativa, potrebbe diventare obbligatoria in futuro nell’ambito di riforme fiscali più ampie. Il governo ha anche implementato il sistema myDATA per la segnalazione in tempo reale dei dati contabili, integrando ulteriormente la conformità digitale tra le aziende.

Malaysia

La Malesia ha introdotto la fatturazione elettronica obbligatoria nell’agosto 2024 per le aziende con un fatturato annuo di oltre 100 milioni di RM. Il sistema di fatturazione elettronica in Malesia segue un modello CTC, in cui le fatture devono essere convalidate dall’autorità fiscale tramite la piattaforma MyInvois. Entro il 2025 l’obbligo si estenderà a tutti i contribuenti. Questa iniziativa mira a migliorare l’adempimento fiscale e a semplificare la rendicontazione per settori specifici, con piani per estenderlo gradualmente a più aziende.

Nuova Zelanda

La Nuova Zelanda sta discutendo attivamente della fatturazione elettronica obbligatoria all’interno del suo gruppo di leader sull’adozione della fatturazione elettronica, che include rappresentanti della pubblica amministrazione e delle imprese. Sebbene la fatturazione elettronica non sia ancora obbligatoria, il paese ha firmato un Memorandum d’intesa con Singapore per promuovere l’adozione della fatturazione elettronica. Questi sviluppi lasciano supporre che la Nuova Zelanda potrebbe in futuro introdurre la fatturazione elettronica obbligatoria, anche se non è stata confermata alcuna tempistica specifica.

Oman

Il Sultanato dell’Oman ha posticipato l’introduzione del suo sistema obbligatorio di fatturazione elettronica B2B, originariamente previsto per l’implementazione volontaria nell’aprile 2024 e obbligatorio per le grandi entità entro ottobre 2024. La nuova tempistica è stata posticipata al 2025 a causa della mancanza di una progettazione dettagliata e di funzionalità di sistema. L’Oman dovrebbe adottare un modello di fatturazione elettronica CTC per migliorare l’adempimento fiscale.

Perù

Il Perù ha implementato la fatturazione elettronica obbligatoria per tutti i contribuenti nell’ambito del suo Sistema di emissione elettronica (SEE), regolato dalla Soprintendenza nazionale delle dogane e dell’amministrazione fiscale (SUNAT). Dal 2014 le aziende sono tenute a emettere e ricevere fatture elettroniche per le transazioni B2B e B2G. Il sistema include diversi documenti elettronici, come note di credito e ricevute di vendita, e offre molteplici sistemi di emissione. Il mancato rispetto delle normative sulla fatturazione elettronica può comportare sanzioni, tra cui multe e chiusure di stabilimenti.

Polonia

Il sistema di fatturazione elettronica polacco diventerà obbligatorio per le grandi imprese entro febbraio 2026 e per tutti gli altri contribuenti entro aprile 2026, tramite la piattaforma Krajowy System e-Faktur (KSeF). Inizialmente, la fatturazione elettronica è volontaria dal gennaio 2022 e le transazioni B2G richiedono già fatture elettroniche. Il sistema supporta la rendicontazione in tempo reale e la convalida delle fatture, con l’obiettivo di semplificare l’adempimento fiscale e ridurre le frodi. Le sanzioni per la mancata conformità si applicheranno una volta iniziata l’adozione obbligatoria.

Portogallo

Il sistema di fatturazione elettronica B2G del Portogallo impone ai fornitori di emettere fatture elettroniche per i contratti del settore pubblico. Introdotto dal decreto legge 111-B/2017, il requisito è stato avviato nel 2019 e inizialmente si applicava alle grandi aziende, con le scadenze per le piccole imprese posticipate al 2025. Le fatture devono seguire il formato CIUS-PT e la non conformità può comportare mancati pagamenti, azioni legali o violazioni del contratto. Il sistema mira a semplificare le transazioni, migliorare la conformità e allinearsi agli standard dell’UE.

Romania

La Romania ha introdotto la fatturazione elettronica obbligatoria in più fasi, a partire dalle transazioni B2G e B2B ad alto rischio. A partire da luglio 2024, tutte le aziende con partita IVA devono inviare fatture elettroniche per tutte le transazioni tramite la piattaforma RO e-Factura. Il sistema mira a snellire la tax compliance e migliorare la trasparenza, con sanzioni in caso di inadempienza.

Arabia Saudita

L’Autorità per la Zakat, le tasse e le dogane (ZATCA) dell’Arabia Saudita ha annunciato la quindicesima ondata della Fase 2 per il suo mandato di fatturazione elettronica. Questa ondata si rivolge ai contribuenti con un fatturato annuo di almeno 4 milioni di SAR (circa 1,06 milioni di dollari) che erano soggetti all’IVA nel 2022 o 2023. Questi contribuenti devono integrare le loro soluzioni di fatturazione elettronica con la piattaforma FATOORA di ZATCA entro il 1° marzo 2025. La Fase 2 introduce ulteriori requisiti di integrazione per semplificare la conformità e la rendicontazione.

Singapore

Il sistema di fatturazione elettronica di Singapore, basato sulla rete PEPPOL, diventerà obbligatorio per le transazioni B2B a partire dal novembre 2025 per le nuove aziende registrate con la GST. Il framework InvoiceNow, lanciato nel 2018, consente alle aziende di scambiare fatture elettroniche in modo più efficiente. Mentre la fatturazione elettronica B2B sarà presto obbligatoria, la fatturazione elettronica B2G dovrebbe diventare obbligatoria in futuro. L’iniziativa mira a semplificare i processi di fatturazione e migliorare la conformità nel panorama imprenditoriale di Singapore.

Slovenia

La Slovenia ha proposto la rendicontazione elettronica CTC obbligatoria, che avrà inizio a giugno 2026. Il piano richiede alle aziende di emettere e scambiare fatture elettroniche, comunicando al contempo i dati sulle transazioni B2B e B2C alle autorità fiscali quasi in tempo reale. Questo sistema allinea la Slovenia alle tendenze globali in materia di adempimento fiscale e rendicontazione digitale, con l’obiettivo di migliorare la trasparenza e l’efficienza nell’amministrazione fiscale.

Spagna

I mandati di fatturazione elettronica della Spagna sono in vigore per le transazioni B2G dal 2015 e richiedono ai fornitori di utilizzare il formato FacturAE. A partire dal 2025, il paese introdurrà la fatturazione elettronica B2B obbligatoria con un approccio graduale, a partire dai grandi contribuenti. Il sistema spagnolo funziona secondo un modello post-audit con rendicontazione dei dati quasi in tempo reale e questo rende essenziale per le aziende rispettare nuovi standard e scadenze.

Taiwan

Taiwan ha aggiornato le sue normative sulla fatturazione elettronica, richiedendo ai contribuenti di inviare fatture uniformi governative elettroniche (e-GUI) e le relative informazioni alla piattaforma del Ministero delle Finanze entro 7 giorni per le transazioni B2B e 2 giorni per le transazioni B2C. Sono state introdotte nuove sanzioni per la non conformità, con multe che vanno da 1.500 a 15.000 TWD. Il paese ha anche rilasciato la Message Implementation Guideline aggiornata (MIG v. 4.0), mentre la versione precedente rimarrà valida fino a dicembre 2025, consentendo un periodo di transizione.

Tacchino

La Turchia ha introdotto la fatturazione elettronica obbligatoria nel 2014 nell’ambito della sua iniziativa di trasformazione digitale. Le aziende con un fatturato annuo superiore a 3 milioni di lire turche, nonché settori specifici come l’energia e il commercio online, devono conformarsi. Le fatture elettroniche in Turchia utilizzano il formato UBL-TR 1.2 e richiedono un timbro fiscale o una firma elettronica qualificata. Il sistema riduce i costi, aumenta la sicurezza e migliora la conformità alle normative IVA. Le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni.

Stati Uniti

Attualmente, negli Stati Uniti non esistono normative uniformi sulla fatturazione elettronica, per cui le prassi sono eterogenee e l’adozione nei diversi stati risulta lenta. Secondo la DBNAlliance, la mancanza di un sistema federale di IVA o GST negli Stati Uniti ha creato oltre 10.000 giurisdizioni fiscali, complicando l’adozione della fatturazione elettronica.

Zambia

La Zambian Revenue Authority (ZRA) ha concesso ai contribuenti un periodo di grazia di tre mesi per conformarsi alla fatturazione elettronica obbligatoria tramite lo Smart Invoice System (SIS), prorogando il termine al 30 settembre 2024. Il SIS è concepito per ridurre le frodi in materia di IVA, monitorando le transazioni in tempo reale. Le sanzioni per la mancata conformità saranno applicate a partire dal 1° ottobre 2024, consentendo ai contribuenti di avere più tempo per registrarsi e integrare il sistema.

Domande frequenti

La fatturazione elettronica è consentita in tutti i paesi?

L’obbligo di fatturazione elettronica dipende dal paese e dal quadro normativo in vigore. Negli ultimi dieci anni, molti governi in tutto il mondo hanno introdotto i mandati di fatturazione elettronica come base per quadri più ampi di controllo continuo delle transazioni (CTC).

Qual è il miglior software di fatturazione elettronica?

Sebbene oggi siano disponibili una serie di diverse opzioni, la migliore piattaforma di fatturazione è quella che soddisfa le esigenze aziendali specifiche, garantendo al contempo la conformità alle normative globali e locali. I sistemi di fatturazione elettronica devono essere scalabili, affidabili e in grado di crescere con l’azienda, per soddisfare le complessità della conformità della fatturazione in tutto il mondo. Sovos offre una soluzione di fatturazione end-to-end per la conformità, scelta sia dalle multinazionali che dalle PMI, in più di 60 paesi.

Scopri perché Sovos è stata nominata leader nell’IDC MarketScape 2024 per la fatturazione elettronica conforme europea.

La mia organizzazione utilizza SAP. Quali sono le nostre opzioni per digitalizzare la fatturazione?

SAP supporta la fatturazione elettronica, ma è importante notare che deve essere configurata in base alle normative e ai requisiti di fatturazione specifici di ogni paese. I clienti SAP si trovano fondamentalmente di fronte a due opzioni: sviluppare i propri strumenti sull’architettura SAP o selezionare un fornitore end-to-end. Si tratta di due approcci distinti con percorsi molto diversi verso l’obiettivo finale.

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Ci sono restrizioni o limitazioni da considerare?

Pochissimi Paesi prevedono restrizioni o limitazioni che rendono difficile l’adozione della fatturazione elettronica. Ad esempio, in Marocco, non è consigliabile emettere fatture elettroniche senza previa consultazione con le autorità fiscali. In Venezuela, la fatturazione elettronica è consentita solo per settori specifici e richiede l’approvazione delle autorità fiscali prima di poter emettere le fatture.

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È un buon anno per essere un leader IT. Dopo troppi anni in cui la frase “fare di più con meno” è stata il mantra della maggior parte delle organizzazioni per quanto riguarda la spesa tecnologica, le cose stanno finalmente migliorando.

Secondo la società di ricerca Gartner , la spesa IT raggiungerà una cifra stimata di 4,5 trilioni di dollari nel 2022. Questo rappresenta un aumento del 5,1% rispetto al 2021 e rappresenta una spinta molto necessaria per le aziende che hanno bisogno di aggiornamenti tecnologici che potrebbero essere stati messi in secondo piano a causa della pandemia COVID-19.

I dipartimenti IT sono anche desiderosi di spostare l’attenzione dal semplice mantenimento a galla a progetti più a lungo termine che supporteranno strategicamente e con successo il futuro del lavoro. Questa affermazione è sostenuta dai numeri forniti dalla società di soluzioni di gestione IT Flexera nel suo State of Tech Spend Report.

Alla domanda su quali fossero i budget da destinare quest’anno, il 54% degli intervistati si aspetta un aumento degli investimenti e delle risorse da destinare alla tecnologia che rende più facile e agevole per i dipendenti lavorare da casa. Un altro 42% degli intervistati ha dichiarato una nuova disponibilità a passare al cloud per supportare le realtà di un mondo post-pandemia. I partecipanti a questo sondaggio, tutti dirigenti e manager di alto livello nel settore IT con una conoscenza significativa dei budget IT complessivi delle loro organizzazioni, hanno valutato cosa aspettarsi nell’anno a venire.

Questi risultati mostrano il livello di importanza che le aziende attribuiscono agli ambienti di lavoro ibridi e flessibili. La probabilità che il lavoro da casa, almeno in una certa misura, sia destinato a rimanere, ha spinto i reparti IT a ripensare le loro strategie per essere pronti ad affrontare qualsiasi sfida possa presentarsi.

Il Governo potrebbe ostacolarla?

Le strategie delineate dai dipartimenti IT sono solide e in linea con il mondo in cui viviamo. Tuttavia, c’è un’altra forza post-pandemica all’opera con il potenziale di far deragliare i piani migliori e di divorare una grande quantità di budget e risorse. La fatturazione elettronica è stata imposta dal governo.

Se lavora come leader IT in un’azienda multinazionale, probabilmente rientra in una delle due categorie seguenti. In primo luogo, siete stati portati a confrontarvi con le nuove realtà della supervisione e dell’applicazione in tempo reale da parte delle autorità di regolamentazione. Oppure due, lei sta per essere coinvolto nella mischia con il suo mandato interno, risolvendo definitivamente questo problema.

Perché sono così definitivo in questa dichiarazione? Perché lavoro con alcuni dei più grandi marchi del pianeta e sono testimone in prima persona dell’impatto che questi mandati hanno sulla loro organizzazione IT.

Quando si tratta di progetti IT, la maggior parte non è reattiva, ma è il risultato di una pianificazione attenta e metodica per un lungo periodo di tempo. Tuttavia, il governo sta cambiando le regole. I progetti e gli aggiornamenti non sono più sulla sua linea temporale. Quando implementano nuove leggi e mandati, o vi muovete rapidamente per affrontare il problema e sistemarlo o pagherete le conseguenze, che possono andare da multe salate fino alla perdita della licenza di operare.

Cosa significa per me?

Le leggi sulla fatturazione elettronica imposte dai governi si stanno rapidamente diffondendo in tutto il mondo e rappresentano una minaccia credibile per i vostri budget IT. I dipartimenti IT devono essere preparati per le nuove realtà che accompagnano la fatturazione elettronica su mandato del governo. Con le autorità che ora si trovano nello stack di dati delle sue aziende e che esaminano le transazioni in tempo reale mentre attraversano la sua rete, avrà bisogno di una soluzione che le consenta di fornire le informazioni nel formato richiesto in tempo reale.

In conclusione, la conformità non è più un problema fiscale. I leader dell’IT e gli altri dirigenti devono collaborare per allineare le funzioni aziendali in modo trasversale. L’IT deve garantire le risorse e gli strumenti necessari per soddisfare gli obblighi imposti dal governo, indipendentemente dal settore o dall’ubicazione dell’azienda.

L’incapacità di affrontare il problema in anticipo porterà solo a problemi più complessi e costosi, che assorbiranno budget e risorse critiche destinate ad altri progetti prioritari.

Forse non si tratta di QUEL telefono rosso che sta squillando, ma stia certo che la direzione sta affrontando un problema serio e si rivolge all’IT per risolverlo.

Ci sono due cose che rendono i consigli di amministrazione e le C-Suite più nervosi di qualsiasi altra cosa. Rischi che possono avere un impatto sulla linea di fondo e sulla reputazione dell’azienda/marchio. Questo problema attuale può fare entrambe le cose e in fretta, se non viene affrontato tempestivamente.

Ora si potrebbe chiedere: i mandati governativi non esistono da decenni? Perché l’urgenza ora? Sì, esistono da molto tempo, ma non sono mai esistiti nella loro forma attuale e non hanno mai avuto la capacità di avere un impatto così rapido sulle sue operazioni.

Mi permetta di spiegare. In passato, le organizzazioni di tutto il mondo erano tenute a riferire sulle transazioni dopo il fatto e a pagare gli importi che erano legalmente obbligati a pagare. Se non lo facessero, il governo potrebbe sottoporli a un audit qualche mese o anno dopo e applicare una sanzione nel caso in cui le cose non fossero in regola. Nel grande schema delle cose, si trattava di un piccolo inconveniente per le aziende e non di un vero deterrente per i processi difettosi o la negligenza.

Tutto questo ha iniziato a cambiare qualche anno fa, quando i governi hanno iniziato a guardare a un divario fiscale che stava crescendo, senza soluzioni facili per regnare. Pensa che stia esagerando? Secondo il rapporto 2021 sul Gap IVA della Commissione Europea, solo nel 2019 i Paesi dell’UE hanno perso 134 miliardi di euro di entrate derivanti dall’Imposta sul Valore Aggiunto (IVA) legalmente dovute dalle imprese.

Questo è stato un campanello d’allarme per tutti i Paesi che utilizzano il sistema di tassazione IVA in tutto il mondo. Non solo stavano perdendo le entrate necessarie, ma il problema si stava aggravando. Bisognava fare qualcosa e in fretta, altrimenti non sarebbero stati in grado di finanziare programmi vitali nei loro Paesi.

Arriviamo a oggi. I Paesi hanno preso in seria considerazione il problema e hanno deciso che la tecnologia è la risposta. Hanno investito molto nella digitalizzazione e hanno portato le loro capacità non solo al livello delle imprese, ma in molti casi, probabilmente per la prima volta nella storia, hanno superato le capacità dell’industria privata di monitorare e riferire sulle transazioni finanziarie.

Oggi non c’è più un rapporto dopo il fatto. I governi si sono insediati proprio nel vostro stack di dati e stanno esaminando le transazioni in tempo reale. E con il monitoraggio in tempo reale è arrivata anche l’applicazione in tempo reale. Se non riporta le informazioni nel modo richiesto dal governo, può aspettarsi un’azione rapida che va da multe costose fino alla revoca della licenza commerciale in quel Paese. Entrambi sarebbero colpi devastanti per le prospettive finanziarie e la reputazione della sua azienda.

Ecco perché è così urgente coinvolgere l’IT e avere una strategia per affrontare il problema su base globale. Le cose si complicheranno sempre di più e la capacità di scalare i sistemi per soddisfare i mutevoli mandati fiscali in tutti i luoghi in cui si opera è diventata una priorità assoluta per le aziende.

Per quanto riguarda l’IVA, si tratta di un mondo nuovo, con il quale bisogna fare i conti. Se queste informazioni sono nuove per lei o sta affrontando l’impatto sulla sua organizzazione, la invito a ricordare e a condividere con i suoi colleghi le seguenti cinque cose:

La rendicontazione fiscale in tempo reale sta diventando la nuova norma per le aziende di tutto il mondo. I governi non si accontentano più di ricevere i dati a posteriori e ora richiedono una presenza permanente nel vostro stack di dati.

2. I mandati governativi in materia di dati stanno togliendo il controllo alle aziende

Con la fatturazione elettronica, che è stata imposta dai governi, le aziende hanno poco tempo per prepararsi a questo cambiamento. Per rimanere operativo e rispettare questi mandati, l’IT deve creare una strategia per garantire il rispetto degli obblighi del mandato, rispettando i parametri dei piani e dei budget a lungo termine.

Poiché i governi si stanno muovendo rapidamente verso l’implementazione della fatturazione elettronica, le organizzazioni si trovano ora di fronte a una finestra estremamente breve per aggiornare i codici fiscali e i mandati. Per i dipartimenti IT, la supervisione e l’esecuzione di questi cambiamenti diventerà una delle loro principali priorità.

Per le organizzazioni internazionali, rimanere aggiornati sui nuovi processi, tecnologie e normative sono tutti componenti essenziali per gestire un’attività di successo. Tuttavia, i diversi approcci adottati da ogni singola autorità di regolamentazione stanno causando molta incertezza alle aziende. La sfida per l’IT è quella di creare un’infrastruttura che consenta all’azienda di soddisfare i singoli mandati delle autorità normative di ciascun Paese, integrandosi al contempo per fornire un cruscotto globale in tempo reale sullo stato di conformità dell’organizzazione.

5. I governi hanno aumentato la severità e la velocità dell’applicazione

Le autorità fiscali stanno diventando più aggressive che mai per colmare le lacune fiscali. Con l’uso di strumenti e processi digitali, i governi possono accelerare rapidamente la conformità e tracciare efficacemente le frodi fiscali. Nel mondo digitale di oggi, le sanzioni possono essere più rapide e più severe che in passato. L’IT deve garantire che i dati delle transazioni siano presentati alle autorità di regolamentazione nel formato e nei tempi richiesti.

Spero che queste informazioni le diano qualche spunto di riflessione per affrontare le mutevoli realtà dei mandati fiscali globali.

Parte IV di V – Ryan Ostilly, vicepresidente della strategia di prodotto e GTM EMEA & APAC, Sovos

Le leggi sulla fatturazione elettronica imposte dai governi si stanno facendo strada in quasi tutte le regioni del mondo, portando mandati e aspettative sempre più stringenti per le aziende. Inseriti in ogni aspetto della sua attività, i governi sono ora un’influenza onnipresente nel suo stack di dati, che esamina ogni transazione in tempo reale mentre attraversa la sua rete. Il monitoraggio in tempo reale ha portato anche all’applicazione di norme in tempo reale che possono variare in gravità, da multe significative alla chiusura completa dell’azienda. Tutto questo ha creato una nuova realtà per i leader IT, che hanno bisogno di una strategia per affrontare questi cambiamenti globali. Abbiamo chiesto al nostro vicepresidente del prodotto e della strategia GTM, Ryan Ostilly, di offrirci la sua guida su come questo influirà sui reparti IT e su come possono prepararsi al meglio.

D: Con le autorità governative che ora si occupano dei dati delle aziende e richiedono un reporting in tempo reale o quasi, che impatto avrà questo sui dipartimenti IT?

RO: I team IT dovranno lavorare sodo per garantire che i loro sistemi fiscali di base, finanziari e transazionali, abbiano una maggiore capacità di estrarre, trasformare, inviare e consumare dati in tempo reale con tutte le giurisdizioni fiscali della loro impronta globale, in conformità con una miriade di requisiti legali e procedurali in continua evoluzione. Con l’accelerazione del ritmo della disruption, i governi stanno riscrivendo le regole sul controllo e l’impegno dei contribuenti, imponendo la connessione diretta e l’intimità con i dati stessi.

Temo che in un numero crescente di casi, i proprietari dei dati possano essere i dipartimenti funzionali. Il reparto IT dovrà evolvere il suo ruolo in questa relazione, considerando il governo come un partner commerciale critico, con il quale deve essere sempre connesso, continuo e completo.

D: Per soddisfare i mandati governativi e garantire che le operazioni continuino senza interruzioni, a cosa dovrebbe dare priorità l’IT? Quale approccio consiglierebbe?

RO: In questa moderna era di trasformazione fiscale avviata dal governo, il reparto IT di successo perseguirà una strategia proattiva che dà priorità a un quadro connesso, continuo e completo per i mandati governativi e i controlli continui delle transazioni (CTC). Questi tre principi sono:

Connected – Architettare una strategia di integrazione e di fornitori semplificata. Ridurre l’esposizione a integrazioni multiple e progetti pesanti quando si adottano nuove giurisdizioni o si implementano modifiche.

Continuo – Collabora regolarmente con esperti di normative e legali. Esamini i prossimi mandati e valuti l’impatto sui suoi requisiti aziendali attuali e futuri.

Completare – Pensare oltre gli aspetti tecnici e gli schemi. Collabori con esperti in materia fiscale per la traduzione e la convalida dei requisiti del mandato, poiché questi risultati definiranno la posizione finanziaria e fiscale della sua azienda con le autorità fiscali in tempo reale.

Sono cambiate molte cose nel mondo della fatturazione elettronica, che è stata imposta dai governi. I continui investimenti nella tecnologia da parte delle autorità governative hanno messo i regolatori nella posizione di richiedere una maggiore trasparenza e un reporting più dettagliato e in tempo reale. Per soddisfare queste esigenze, le aziende si rivolgono alle loro organizzazioni IT. La buona notizia è che non ha bisogno di andare avanti da solo. Sovos ha l’esperienza necessaria per guidarla in questa evoluzione globale, grazie alla nostra esperienza di collaborazione con molti dei marchi più importanti del mondo.

Parte V di V – Christiaan Van Der Valk, vicepresidente, strategia e regolamentazione, Sovos

Le leggi sulla fatturazione elettronica imposte dai governi si stanno facendo strada in quasi tutte le regioni del mondo, portando mandati e aspettative sempre più stringenti per le aziende. Inseriti in ogni aspetto della sua attività, i governi sono ora un’influenza onnipresente nel suo stack di dati, che esamina ogni transazione in tempo reale mentre attraversa la sua rete. Il monitoraggio in tempo reale ha portato anche all’applicazione di norme in tempo reale che possono variare in gravità, da multe significative alla chiusura completa dell’azienda. Tutto questo ha creato una nuova realtà per i leader IT, che hanno bisogno di una strategia per affrontare questi cambiamenti globali. Abbiamo chiesto al nostro vicepresidente della strategia e delle normative, Christiaan Van Der Valk, di offrirci la sua guida su come questo influirà sui reparti IT e su come possono prepararsi al meglio.

D: Con le autorità governative che ora si occupano dei dati delle aziende e richiedono un reporting in tempo reale o quasi, che impatto avrà questo sui dipartimenti IT?

CV: La digitalizzazione dell’IVA e di altre imposte espande notevolmente la portata dei sistemi finanziari e transazionali che devono soddisfare requisiti governativi specifici e in continua evoluzione. Questo fenomeno di ampliamento e decentralizzazione della conformità fiscale nel panorama dei sistemi e dei processi di un’azienda avviene nello stesso momento in cui un numero maggiore di queste applicazioni (per l’automazione della contabilità, l’EDI, l’approvvigionamento, l’automazione della catena di fornitura, la gestione dei viaggi e delle spese, l’order-to-cash, la gestione delle comunicazioni con i clienti, eccetera) viene utilizzato su base SaaS in modalità multitenant.

Ciò richiede di fare il punto sulle applicazioni che possono rientrare nell’ambito dei requisiti IVA in tutte le giurisdizioni pertinenti, e di rivedere i contratti con i fornitori per garantire chiarezza sulla responsabilità della conformità. Potrebbe essere necessario rivedere anche le pratiche di approvvigionamento per la licenza di tali applicazioni esterne, al fine di garantire fin dall’inizio una contrattazione adeguata in materia di conformità fiscale.

D: Per soddisfare i mandati governativi e garantire che le operazioni continuino senza interruzioni, a cosa dovrebbe dare priorità l’IT? Quale approccio consiglierebbe?

CV: Un fattore chiave di successo è il grado di collaborazione tra IT e fisco per influenzare il cambiamento nell’organizzazione. La risposta predefinita alle modifiche delle imposte indirette sarà quella di vederle come evolutive e meglio risolte dalle filiali locali. L’introduzione dei CTC, tuttavia, rappresenta un cambiamento di paradigma e una delle conseguenze è che risolvere queste sfide in modo decentralizzato può essere dannoso per il potenziale di trasformazione digitale di un’azienda. L’IT e la fiscalità devono lavorare a stretto contatto per sensibilizzare tutti gli stakeholder aziendali e nazionali sull’importanza di una risposta coordinata e strategica a questo profondo cambiamento. Il ruolo dei tecnologi fiscali specializzati in queste sfide interdisciplinari non può essere sottovalutato.

Le leggi sulla fatturazione elettronica imposte dai governi si stanno facendo strada in quasi tutte le regioni del mondo, portando mandati e aspettative sempre più stringenti per le aziende. Inseriti in ogni aspetto della sua attività, i governi sono ora un’influenza onnipresente nel suo stack di dati, che esamina ogni transazione in tempo reale mentre attraversa la sua rete. Il monitoraggio in tempo reale ha portato anche all’applicazione di norme in tempo reale che possono variare in gravità, da multe significative alla chiusura completa dell’azienda. Tutto questo ha creato una nuova realtà per i leader IT, che hanno bisogno di una strategia per affrontare questi cambiamenti globali. Abbiamo chiesto al nostro Chief Technology Officer, Eric Lefebvre, di offrirci la sua guida su come questo influirà sui reparti IT e su come possono prepararsi al meglio.

D: Con le autorità governative che ora si occupano dei dati delle aziende e richiedono un reporting in tempo reale o quasi, che impatto avrà questo sui dipartimenti IT?

EL: La centralizzazione è la chiave, ma c’è un processo da seguire per una corretta esecuzione. All’inizio, la centralizzazione deve iniziare con i processi aziendali, le prassi, gli strumenti e la standardizzazione delle tecnologie push/pull dei dati in tutta l’organizzazione. Poi, l’IT deve considerare i dati in base alle esigenze basate sugli SLA. A partire da:

Una volta consolidati questi aspetti, l’IT può concentrarsi sui dati operativi, che contengono:

I reparti IT devono concentrarsi sulla disponibilità dei dati, aggiungendo fonti multiple replicate di quei dati. La localizzazione dei dati è un’altra esigenza critica, determinata dai mandati che si spostano per lo più verso il mantenimento dei dati locali, come stiamo vedendo in Paesi come l’Arabia Saudita e molte altre nazioni dell’Asia orientale. I reparti IT devono garantire la possibilità di fornire archivi di dati satellitari, che sono fondamentali per i Paesi con queste specifiche. La centralizzazione dei processi e degli strumenti per la consegna dei dati è il primo passo. Per la fase due, i dati devono essere suddivisi, evitando di conservare i dati per anni in un unico archivio di dati, rendendo impossibile spostarli/replicarli e renderli disponibili.

D: Per soddisfare i mandati governativi e garantire che le operazioni continuino senza interruzioni, a cosa dovrebbe dare priorità l’IT? Quale approccio consiglierebbe?

EL: Quando le organizzazioni passano a un approccio centralizzato, devono essere consapevoli che il raggio d’azione del “fallimento” non riguarda solo un singolo Paese. Per combattere questo problema, le organizzazioni IT devono disporre di procedure e piani solidi che aiutino a evitare queste situazioni e a limitare rapidamente i danni se si verifica un problema. La considero come tre aree di interesse distinte:

Procedure di controllo delle modifiche. Rafforzare i controlli d’impatto non solo per le modifiche al codice o gli aggiornamenti operativi, ma anche per le modifiche normative e di configurazione.
Procedure di test. Si allontani dai test di portata regionale e incorpori test sintetici globali end-to-end, a partire dal servizio edge fino a tutti i server backend e viceversa.
Gestione degli incidenti. Passare dal monitoraggio del backend a una visione centrale del monitoraggio e degli outage in un unico pannello, supportata da un centro operativo globale in un modello in stile Follow the Sun.

Parte II di V – Oscar Caicedo, Vicepresidente della gestione dei prodotti IVA America, Sovos

Le leggi sulla fatturazione elettronica imposte dai governi si stanno facendo strada in quasi tutte le regioni del mondo, imponendo alle aziende mandati e aspettative sempre più stringenti. Inseriti in ogni aspetto della sua attività, i governi sono ora un’influenza onnipresente nel suo stack di dati, che esamina ogni transazione in tempo reale mentre attraversa la sua rete. Il monitoraggio in tempo reale ha portato anche ad un’applicazione in tempo reale che può variare in gravità, da multe significative alla chiusura totale dell’azienda. Tutto questo ha creato una nuova realtà per i leader IT, che hanno bisogno di una strategia per affrontare questi cambiamenti globali. Abbiamo chiesto al nostro vicepresidente della gestione dei prodotti per l’IVA, Oscar Caicedo, di offrirci la sua guida su come questo influirà sui dipartimenti IT e su come possono prepararsi al meglio.

D: Con le autorità governative che ora si occupano dei dati delle aziende e che richiedono un reporting reale o quasi in tempo reale, quale sarà l’impatto sui reparti IT?

1. Architettura dei processi aziendali – Man mano che gli enti normativi diventano più avanzati, è importante esaminare il processo aziendale funzionale complessivo, non solo il meccanismo tecnico di segnalazione. Molti processi aziendali sono stati consolidati molto prima che le capacità attuali fossero prontamente disponibili. È importante rivedere il processo aziendale per poter determinare il miglior percorso tecnico da seguire.

2. Fonte di verità – Con l’ambiente complesso in cui i reparti IT devono navigare, è necessario ridefinire le aspettative sulla fonte di verità dei dati/processi. Gli ecosistemi dei sistemi back-end non sono stati costruiti tenendo conto delle attuali esigenze di conformità/regolamentazione. Nei mercati maturi, dove i governi continuano a far progredire le capacità tecniche, è fondamentale avere una strategia chiara per proteggersi dai rischi di verità alla fonte. Altrimenti, gli enti normativi locali tendono a diventare la fonte ultima della verità.

3. Aggregazione/riconciliazione dei dati – La mancanza di chiarezza sulla fonte di verità per ogni processo aziendale funzionale può portare a rischi importanti. La registrazione dei dati in tempo reale con le autorità di regolamentazione locali è stata la sfida iniziale. La sfida attuale consiste nel garantire che tutti i sistemi coinvolti siano mantenuti in sincronia e siano sempre completamente armonizzati. I reparti IT devono riconoscere che è ormai un must per navigare nell’ambiente attuale.

4. Master Data – I dati nei sistemi back-end erano già abbastanza complicati da supportare in modo centralizzato. Una volta introdotte le esigenze normative in tempo reale, il problema dei dati è diventato esponenzialmente più grande. Le strutture di dati, le librerie di dati e i programmi di estrazione sono tutti tentativi di risolvere il problema, ma normalmente questi tentativi falliscono a causa di lacune nella comprensione di ciò che è obbligatorio o facoltativo. Una guida chiara sulle esigenze locali è fondamentale prima di decidere una strategia tecnica.

D: Per soddisfare i mandati governativi e garantire che le operazioni continuino senza interruzioni, a cosa dovrebbe dare priorità l’IT? Quale approccio consiglierebbe?

OC: Darei la priorità ad una chiara comprensione normativa dei mercati/geografie in cui opera. Questo sembra ovvio, ma non è sempre così. Il 99% delle volte, quando parlo con una grande organizzazione multinazionale, non ha ben chiare le esigenze del mercato locale. Gli sforzi per centralizzare o adottare un approccio coesivo falliscono perché i decisori IT chiave non hanno compreso la normativa.

Inoltre, è necessario concentrarsi sui processi aziendali e sui requisiti dei dati per il loro successo e risolvere il problema end-to-end. La sfida non finisce con la registrazione dei dati. Il problema termina quando si dispone della visibilità, della manutenzione, del supporto, della riconciliazione e dell’intelligence adeguate per essere completamente preparati.

Non corra rischi. L’ambiente normativo è molto dinamico, per cui è importante garantire un’adeguata verifica di tutti gli scenari aziendali necessari per operare. La mancanza di script di test chiari può portare a sorprese negli ambienti di produzione, che possono avere grandi implicazioni per l’operazione.

Infine, consolidare il più possibile. Ciò significa semplificare i punti finali, i protocolli di comunicazione, le strutture dati, ecc. Ciò consentirà un modo più efficiente di gestire i processi obbligatori nelle diverse giurisdizioni.

In qualità di direttore finanziario, Kevin dirige tutte le discipline finanziarie e contabili di Sovos. In questo ruolo, supervisiona le practice lead globali per le funzioni aziendali critiche, tra cui tasse, tesoreria, sviluppo aziendale, operazioni contabili e pianificazione e analisi finanziaria.

La filosofia aziendale di Kevin consiste nell’assumere le persone migliori, dare loro una serie chiara di priorità strategiche e poi dare loro lo spazio e il supporto necessari per realizzare i loro obiettivi. È un veterano del settore tecnologico, avendo ricoperto posizioni finanziarie senior presso Sparta Systems, Honeywell e General Electric.

La carriera di Kevin fino ad oggi gli ha offerto molteplici opportunità di vivere e lavorare all’estero, tra cui tappe in Francia e Giappone. Ritiene che queste esperienze lo abbiano reso un leader più completo, in grado di comprendere il ruolo della cultura nel gestire con successo un’azienda globale.

Quando non è in ufficio, è molto probabile trovare Kevin che esplora l’area di Atlanta con sua moglie e i suoi due figli.

In qualità di Chief Marketing Officer, Leah ha il compito di definire la strategia di marketing globale per l’organizzazione, di favorire la collaborazione e di stabilire le migliori pratiche a livello mondiale. Il suo ruolo è quello di influenzare e migliorare tutti gli aspetti del customer journey per far crescere la domanda di soluzioni e servizi Sovos.

Lo stile di leadership e la filosofia aziendale di Leah sono radicati nel potere di lavorare in modo cooperativo verso un obiettivo comune. È convinta che quando i team sono informati e responsabilizzati, produrranno il loro lavoro migliore. Sfidare gli individui a raggiungere l’eccellenza, sostenendoli al contempo con gli strumenti necessari per prosperare in qualsiasi ambiente, è un principio fondamentale del suo approccio manageriale.

Una carriera trascorsa alla guida di team di marketing globali in diverse discipline del fintech l’ha preparata al meglio per guidare un settore in cui il cambiamento continuo è l’unica costante. Ha la passione di aiutare le piccole imprese ad avere successo attraverso l’uso della tecnologia, un’abilità che ha acquisito in giovane età lavorando nell’attività di vendita al dettaglio dei suoi genitori.

Quando non è in ufficio, è probabile che troviate Leah a trascorrere del tempo con la sua famiglia e i suoi amici al lago, in viaggio per la sua prossima avventura o a vedere l’ultimo spettacolo a teatro.

In qualità di vicepresidente della Pianificazione finanziaria & Analysis, Maylin dirige la nostra funzione finanziaria aziendale per supportare la leadership di Sovos e i team regionali e funzionali nel guidare la crescita.

Maylin è appassionata di miglioramento dei processi e di guida di team finanziari ad alte prestazioni, portando in Sovos una vasta esperienza in materia di reporting finanziario, integrazione di fusioni e acquisizioni, implementazione di sistemi finanziari e supporto alle relazioni con gli investitori. Ha lavorato in tre aziende Fortune 500 e, più recentemente, in due società a forte crescita sostenute da private equity.

Residente ad Atlanta, Maylin ama trascorrere il tempo a casa e viaggiare con il marito e le due figlie adolescenti.

In qualità di vicepresidente del marketing di prodotto per le piccole e medie imprese (PMI), Mark si pone l’obiettivo di comprendere e assistere al meglio questo specifico segmento di clientela. Il team che dirige ha il compito di progettare soluzioni, stabilire i prezzi e sviluppare strategie go-to-market in grado di aiutare le imprese emergenti a raggiungere la piena conformità fiscale sin dai primi passi.

Animato dalla passione di comprendere le esigenze del cliente tramite l’analisi sia dei dati quantitativi che qualitativi, Mark è un convinto adepto del concetto "NIHITO" (in ufficio non accade nulla di interessante). I dati, infatti, pur essendo fondamentali valgono fino a un certo punto. L’ingrediente segreto alla base di relazioni efficaci sono le discussioni franche e dirette con i clienti già acquisiti e quelli potenziali.

La natura di Mark è quella di un "problem solver" cooperativo, capace di allineare il team e le strategie alle esigenze del cliente. Questo approccio consente al suo team di lanciare sul mercato le soluzioni software più efficienti possibili. La sua passione per la semplificazione di ciò che è complesso gli è sempre stata preziosa per creare e mantenere un rapporto con il buyer PMI moderno.

Al di fuori del lavoro, il ruolo di Mark è quello di padre di tre splendide figlie, un’attività che lo mantiene, al contempo, occupatissimo e umile. Nel tempo libero adora le attività all’aria aperta, come l’escursionismo e lo sci, senza tralasciare la sua anima di musicista. Mark ha conseguito una laurea in Business Management presso la Hamline University. Interviene spesso nelle conferenze del settore e detiene numerose certificazioni ottenute presso Customer Centric Sales, Pragmatic Marketing e Forrester Decisions.

In qualità di vicepresidente e leader globale per l’assistenza clienti, Angelique Stewart ha il compito di creare e mantenere un’esperienza di supporto di livello mondiale per i clienti di Sovos. Con una filosofia personale e professionale radicata nella convinzione che non ci si debba mai accontentare di meno; Angelique sfida costantemente se stessa e il suo team a trovare modi per migliorare.

Angelique è una campionessa per il suo team e lavora per garantire che crescano professionalmente e realizzino il loro pieno potenziale. Crede che un team di successo possa essere sostenuto solo quando si aiutano le persone a raggiungere i loro obiettivi personali mentre si lavora anche per raggiungere obiettivi organizzativi.

Laureata al college di prima generazione, i suoi nonni emigrarono negli Stati Uniti dalle Barbados, apprezzò la spinta e la forte etica del lavoro instillatale in lei dalla sua famiglia. Questo è qualcosa che porta in ufficio ogni giorno e qualcosa che lei e suo marito Marlon, originario della Giamaica, lavorano per impressionare la loro figlia Amaya.

Quando non è in ufficio, Angelique in genere frequenta le partite di calcio con la sua famiglia e Yorkie Jaxon, cucinando o godendo la sua musica preferita. Il viaggio è una sua passione ed è sempre alla ricerca della sua prossima avventura.

In qualità di Chief Channel Officer, Jonathan guida la strategia, i programmi e le vendite dei partner. Nel suo ruolo lavora in tutte le regioni, i team di prodotto e le aree funzionali per garantire uno stretto allineamento sulle migliori pratiche e l’esecuzione del go-to-market.

La filosofia di Jonathan è incentrata sulla scalabilità e sul successo reciproco. Approfondimenti che ha acquisito durante i suoi oltre 20 anni di sviluppo di organizzazioni commerciali e partner globali presso aziende tecnologiche leader e in rapida crescita, tra cui VMware, Red Hat e Deltek.

Jonathan ha una vasta esperienza nella gestione di team ad alte prestazioni Accredita il suo successo nel fornire alle persone la libertà di eseguire all’interno di una cultura imprenditoriale legata a una missione chiara.

Al di fuori del lavoro, Jonathan ama passare il tempo con la famiglia, viaggiare ed è un appassionato di baseball e calcio. Ha conseguito una laurea in marketing presso l’Università del Colorado e un MBA presso la Johns Hopkins University.

In qualità di vicepresidente dei servizi professionali, Dan ha il compito di creare una solida organizzazione incentrata sul cliente, costruita su un team ben bilanciato e una visione condivisa del successo.

La filosofia aziendale di Dan è quella di riunire persone attente alla carriera che siano orgogliose di ciò che fanno. Crede che il leggendario allenatore di basket Pat Summitt lo riassuma meglio: «Responsabilità è responsabilità uguale proprietà. E il senso di appartenenza è l’arma più potente che un team o un’organizzazione possano avere».

Ha trascorso più di 15 anni a costruire processi di implementazione ripetibili e a ottenere risultati prevedibili nello spazio fintech. Un professionista orientato ai risultati, Dan è orgoglioso di assumere la proprietà di un determinato incarico e di trovare modi per eseguire da solo.

Fuori dall’ufficio, è probabile che Dan trascorra del tempo con la sua famiglia alla pista di pattinaggio dove allena i suoi tre ragazzi. Quando riesce a fuggire dalla pista, lui e sua moglie si divertono a provare nuovi ristoranti e birrifici artigianali del New England.

Dan ha conseguito un Bachelor of Science presso la Syracuse University e un Master in Business Administration presso la Bentley University.

La fatturazione elettronica Peppol spiegata: cos’è e come funziona

Che cos’è Peppol?

Cosa significa?

Come funziona Peppol?

Cos’è un’autorità Peppol?

Perché usarlo?

Quali Paesi usano Peppol?

Modelli Peppol Corner

Modello 3-Corner per la fatturazione elettronica

Modello 4-Corner per la fatturazione elettronica

Modello 5-Corner per CTC

Progetto pilota Peppol VIDA

Mandato francese per la fatturazione elettronica: uno schema complesso, in corso da anni

Divisione del lavoro tra PDP e PPF nel progetto originale dello "schema Y"

In che modo la modifica dell’ambito del PPF influisce sulle aziende che si affidavano al PFF gratuito?

Agire

Perché sono così fiducioso?

Mi ricordi, cos’è l’IVA nell’era digitale?

Domande frequenti sull’IVA nell’era digitale

Agisci

Che cos'è la fatturazione elettronica (e-invoicing)?

Questa guida riporta tutte le informazioni utili per comprendere appieno la fatturazione elettronica.

Contenuti della guida alla fatturazione elettronica

Tabella dei contenuti

Cos'è una fattura elettronica?

Come funziona un sistema di fatturazione elettronica?

Il processo di fatturazione elettronica

Che cos'è l'autorizzazione per la fatturazione elettronica?

Che cos'è l'archiviazione elettronica?

Definizione di fatturazione elettronica B2G, B2B e B2C

Rendicontazione aziendale nei confronti della pubblica amministrazione (B2G)

Business-to-Business (B2B)

Business-to-Consumer (B2C)

I vantaggi della fatturazione elettronica nell'adempimento fiscale globale

Tra i principali vantaggi:

Dove è obbligatoria la fatturazione elettronica?

Fatturazione elettronica B2G obbligatoria nell'UE

Fatturazione elettronica B2B obbligatoria nell'UE

Che cos'è il PEPPOL?

Mandati di fatturazione elettronica in tutto il mondo

Domande frequenti

Ulteriori risorse per la fatturazione elettronica

L'unica soluzione globale per la compliance alle norme di fatturazione elettronica

In che modo le modifiche al mandato francese di fatturazione elettronica influiscono sulla mia attività?

La prima soluzione globale per la conformità alla fattura elettronica

Il Governo potrebbe ostacolarla?

Cosa significa per me?

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Business-to-Business
(B2B)

Business-to-Consumer
(B2C)