Reducir los procesos presenciales de firma de documentos es fundamental para optimizar los recursos de las empresas. Más allá de ahorrar tiempo y dinero, la gestión digital de documentos es indispensable en la actualidad para concretar un sinnúmero de trámites administrativos que requieren ser resueltos con rapidez para asegurar la continuidad operativa de los negocios.

A través de las soluciones digitales de gestión documental, es posible crear, enviar y firmar documentos de manera remota en línea y con total validez legal. Mediante las firmas digitales que ofrece hoy el mercado, es posible validar la identidad de los firmantes, asegurando legitimidad al momento de gestionar diferentes documentos como contratos laborales o de proveedores y documentos tributarios electrónicos.

Las gestión digital de documentos permite a las empresas acceder a su repositorio desde cualquier lugar, para tener mayor control y registro de los distintos documentos emitidos, administrando en línea procesos que anteriormente solo podían hacerse de forma presencial y otorgando flexibilidad y certeza a su gestión operativa.Adicionalmente, estas soluciones se complementan con los certificados digitales, que permiten a empleados o representantes de una empresa, validar su identidad en los portales de facturación, con el fin de administrar los procesos financieros y tributarios de la compañía de manera segura.

Para satisfacer los requerimientos de las empresas y entidades gubernamentales en la región, Sovos cuenta con soluciones certificadas y validadas por distintas entidades de certificación que permiten firmar distintos tipos de documentos de manera digital, con la validez legal que se requiere, cumpliendo siempre con la normativa local.

PERÚ: Soluciones de gestión documental que se adaptan a las necesidades de cada negocio, con opciones de firmas digitales tales como el certificado digital, firma biométrica, firma con e-token, entre otras, validadas por una autoridad certificadora acreditada por INDECOPI.

CHILE: Soluciones de gestión documental digital y firmas digitales: Firma Electrónica Simple (certificado digital), Firma Electrónica Avanzada, estampa de tiempo y firma avanzada móvil, todas opciones que están acreditadas por el Ministerio de Economía.

La firma de documentos es probablemente una de las tareas más críticas para una organización. La aprobación y consentimiento de las partes interesadas a través de su firma, en cualquier gestión que requiera de esta validación, es fundamental para no interrumpir la cadena en distintos procesos de negocios que necesitan ser resueltos para avanzar apropiadamente. Sin embargo, conseguir dichas firmas de manera presencial puede requerir de una compleja logística para concretarse.

En este escenario, la posibilidad de firmar documentos de manera remota, no presencial, y con la misma validez legal que una firma en papel, resuelve eficientemente esta necesidad, ahorrando a las compañías la inversión de costosos recursos en la tramitación de los procesos administrativos, en el uso de papel y almacenaje.

Previo a la firma, se verifica la identidad de los firmantes mediante distintas metodologías -como biometría facial o dactilar, match on card y otras. A nivel general, la firma electrónica permite identificar al firmante y validar legalmente su aceptación frente a un documento, asegurando la integridad del contenido y confidencialidad de la información en el documento, al mismo tiempo que cumple con los requerimientos legales.

Si bien cada país en Latinoamérica utiliza una nomenclatura propia para designar a los diferentes tipos de firmas de que disponen para validar documentos -dependiendo del uso para el que se requieran- en general existen algunas categorías básicas, que van desde la firma requerida para los documentos tributarios electrónicos, la firma simple para documentos generales, y aquella que cuenta con un proceso de certificación mediante un tercero que dar validez a dicha firma.

CHILE

 

PERÚ

 

COLOMBIA

 

ECUADOR

 

Para satisfacer los requerimientos de las empresas y entidades gubernamentales en la región, Sovos cuenta con soluciones certificadas y validadas por distintas entidades de certificación que permiten firmar distintos tipos de documentos de manera digital, con la validez legal que se requiere, cumpliendo siempre con la normativa local.

La transformación digital de los procesos es una tendencia que toma fuerza en América Latina. Esta digitalización, acelerada por los cambios que están demandando las administraciones tributarias en la región, abarca un amplio espectro de tareas propias de  cada compañía, y uno de los elementos centrales tiene que ver con los procesos de firma de documentos. Perú no está ajeno a esta tendencia, y la firma digital es un mecanismo ampliamente utilizado en el país para simplificar los trámites que requieren ser visados por los participantes de un convenio.

En esa línea, Sovos organizó un conversatorio para abordar el status de la firma en el país, analizar el marco legal que la sustenta y compartir experiencias donde sus soluciones de firma y gestión documental digital han facilitado estos procedimientos.

La norma peruana 27.269, que regula la mecánica de firmas digitales y electrónicas, establece que estas firmas tienen exactamente la misma validez y eficacia jurídica que las tradicionales manuscritas. Esto ha permitido avanzar en la automatización y digitalización del flujo de procesos documentales que antes se manejaban a mano, con la misma validez legal del papel. De hecho, en caso de cuestionamientos de dicha validez, la norma prevé mecanismos para que estos puedan ser auditados, validados y sustentados frente a un eventual litigio.

La norma también exige mecanismos que verifiquen la identidad de las personas que están celebrando un contrato o firmando un documento, y de las empresas que los custodian, requiere que aseguren la integridad de los documentos, es decir, que no puedan ser modificados en el tiempo.

Una plataforma diseñada para simplificar los procesos

En este orden de ideas, Sovos cuenta con una plataforma de gestión documental digital que permite, ya sea a través de la web, de APIs que pueden integrarse a cualquier ERP o sistema del cliente, o desde el móvil, realizar todos los procesos de firma que se requieran. Para esto, previo a un proyecto de implementación e integración, se definen y configuran los flujos de firma y los tipos de documentos que se van a utilizar.

La plataforma permite seleccionar el tipo de documento, notificar vía correo a los firmantes que hay un documento pendiente -al que se puede acceder vía web o celular- y ofrece distintas alternativas de firma, incluyendo el propio pin del gestor y procesos biométricos dactilares o faciales. Una vez firmado, se agrega al documento un time stamp, un ladrillo de firma que contiene la información básica de la persona que firmó, el tipo de firma, la fecha y la hora. Se suma además un código de auditoría único, que permite hacer toda la traza del proceso de firma y de generación de verificación del operador.

Experiencias de implementación

Contar con procesos de verificación de identidad que otorguen un alto nivel de certeza a la firma de documentos asegura mayores eficiencias en los procesos de negocios. Uno de los casos compartidos en el conversatorio trató de una empresa de telecomunicaciones que necesitaba reducir los tiempos en los procesos de venta de planes telefónicos, que podían fácilmente extenderse hasta por 30 días. Para resolver esta problemática se implementó la verificación dactilar como mecanismo de validación, lo que permitía contrastar la huella contra el registro nacional de identidad. Si la respuesta era exitosa, el proceso de venta continuaba hasta la firma digital de los documentos, acortando significativamente los tiempos para el cliente.

Aplicaciones similares se pueden desarrollar para industrias como los servicios financieros, retail, educación, salud, manufactura y construcción, entre otras, para la firma de contratos de distintas índoles, con altos niveles de seguridad, al verificar la identidad de los firmantes contra las bases de datos de las entidades pertinentes en el país, para luego realizar las firmas desde cualquier lugar geográfico.

Para esto, en el Perú Sovos está certificado como emisor de certificados digitales, lo que implica que cuenta con una serie de mecanismos de certificación en integración con las entidades pertinentes del país para dar cumplimiento a las normativas, garantizando la validez legal y ayudando a que estos procesos internos de la compañía se vuelvan digitales, asegurando al mismo tiempo la continuidad operacional de las compañías de la mano de una buena experiencia para el usuario, para lo cual se han desarrollado estándares de implementación bastante robustos que procuran mitigar cualquier riesgo relacionado.

Recientemente Sovos adquirió la empresa Stupendo, líder en el desarrollo de soluciones para los procesos administrativos y financieros en Ecuador. La empresa aporta varias soluciones robustas al portafolio de Sovos, que abarcan la digitalización de procesos -incluyendo gestión documental digital y firma electrónica- y procesos automatizados de facturación electrónica, en compliance con las normativas establecidas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).

Al integrar las fortalezas de Stupendo, Sovos continúa impulsando una estrategia de crecimiento global que prioriza la experiencia local y expande su presencia en la región andina de Latinoamérica con una fuerte perspectiva de desarrollo. Stupendo cuenta con una trayectoria de más de 13 años creando soluciones innovadoras y con un profundo conocimiento del mercado ecuatoriano, que permite a Sovos reforzar su compromiso de ayudar a las compañías a resolver los desafíos de la transformación digital.

Inversión en investigación y desarrollo

Parte del valor agregado de Stupendo, que habla de un foco consistente en investigación, es que cuenta con una fábrica de software propia que ha dado origen a soluciones de software de clase mundial para el cumplimiento tributario -incluyendo herramientas potentes para cobranzas y pagos digitales- y a una sólida suite que impulsa la digitalización, como su software SaaS para gestión documental digital y firma electrónica, complementarias a la oferta de Sovos.

Sovos le da la bienvenida a cientos de clientes -entre ellos, grandes corporaciones locales y empresas multinacionales que operan en Ecuador – y que verán el alcance y beneficios asociados al ecosistema de Sovos.

Sumándose a la creciente tendencia de los gobiernos de la región, que están exigiendo a las empresas digitalizar todos sus procesos tributarios y de negocios, Ecuador está incorporando paulatinamente diversos mandatos orientados a incorporar a las compañías a la transformación digital.

En esa línea, Sovos organizó, en conjunto con la Cámara de Innovación y Tecnología Ecuatoriana (CITEC) -un gremio sin fines de lucro que representa al sector de software y tecnologías de la información en Ecuador- el workshop «¿Cómo se firma el futuro? Un viaje por la nube, la firma electrónica integrable y la era paperless».

Orientado a profesionales del área de TI, en el encuentro se analizó el estatus legal y tecnológico de la firma electrónica integrable en el país y su uso en la optimización de procesos de software. Asimismo, se presentó el portafolio de soluciones y servicios de Sovos para resolver estas necesidades, especialmente tras la adquisición de Stupendo, líder en soluciones digitales.

En la oportunidad se revisó el marco general de la normativa de firma electrónica en el Ecuador, país en el que, si bien ha aumentado drásticamente el acceso a Internet, aún existe cierta desconfianza por parte de los usuarios a las transacciones electrónicas. Hoy, el 35.9% de las ventas se realizan online y el 29.5% de la compra se realiza a través de este de este tipo de medios electrónicos. La pandemia ciertamente impulsó la adopción acelerada de este tipo de mecanismos.

La  base legal de la firma electrónica está inserta en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y la define como un conjunto de datos contenidos en un mensaje de datos que son adjuntados o asociados a una persona en específico para certificar que ha aceptado un negocio jurídico y una relación jurídica. Esta firma electrónica tiene la misma validez y efectos que una firma manuscrita; es decir, que tanto para procedimientos administrativos judiciales, actos comerciales contractuales y particularmente, respecto de contratos entre privados, es válida y utilizable.

Las firmas existentes en Ecuador son la firma electrónica simple -que consiste en un conjunto de datos asociados que permiten identificar a una persona que acepta un negocio jurídico- y la firma electrónica certificada, que además es emitida por un organismo de certificación calificado en el país.

Ambas firmas tienen una presunción de legalidad y son equivalentes a una firma manuscrita. Existe además la figura de la aceptación simple, que implica que a través de una aceptación, un clic por ejemplo, se acepta contratar determinados servicios.

Sovos presentó sus soluciones referentes a la firma, la verificación de identidad y el cumplimiento tributario de las operaciones de las compañías, donde una solución robusta puede lograr que todos los procesos físicos hoy se puedan hacer de manera digital.

A este respecto, Sovos cuenta con soluciones de firma en los principales países de la región, tecnologías que son el puntapié inicial para desarrollar todos los procesos de una empresa, y lograr que el onboarding digital se cumpla. Una solución destacada en Ecuador y Latinoamérica para agilizar procesos y apoyar a la transformación digital paperless es DEC -Documento Electrónico Certificado- un software SAAS orientado a cumplir todas las necesidades de gestión documental y firma electrónica.

DEC crea documentos digitales y genera un ID único e intransferible en la nube para firmar documentos -ya sean personas naturales, personas naturales con RUC, o jurídicas con RUC, e incluso, personas con firma acreditada. Para aquellas personas naturales sin firma, o personas jurídicas y naturales con RUC, DEC cuenta con un microservicio denominado Easy Sign, que permite crear una firma simple o firmar con aceptación simple rápidamente; además actúa como llavero de una firma acreditada.

Sovos está trabajando en paralelo para proporcionar a la brevedad procesos híbridos, que permitan, en un solo documento, usar firma combinada, es decir, crear un proceso con DEC para que algunas personas firmen con firma acreditada y otras con firma simple.

Finalmente se presentaron los distintos tipos de soluciones disponibles: DEC para desarrolladores -un conjunto de WebServices que se integran a desarrollos propios de las empresas a través de APIs-; *DEC personal, orientado a cualquier persona que necesite firmar un documento, y *DEC Enterprise, un gestor documental a nivel macro para nivel bancario, o de empresas con multi sucursales, una solución mucho más robusta.

Para revisar el contenido íntegro de este workshop y conocer más detalles, pinche acá.

 

*Ambas versiones estarán disponibles en el curso de 2022.

Descubra la facilidad de gestionar sus procesos de manera remota y con validez legal

En un mundo cada vez más digital donde hoy, con la facilidad de un clic, pedimos que nos envíen nuestra comida a casa, nos comunicamos con personas de distintos países e incluso compramos los pasajes de avión que nos llevarán a esos lugares, no es de extrañar que también las empresas estén buscando aumentar la eficiencia de sus operaciones mediante la digitalización los protocolos de firma y la verificación de identidad de los participantes de manera remota.

Descubra en este webinar de Sovos cómo gestionar todos sus documentos de manera digital haciendo más eficientes los procesos dentro de la organización; desde el registro de funcionarios, la administración de documentos laborales y la firma de contratos con clientes y proveedores, hasta procedimientos de validación y aprobaciones internas mediante la asignación de roles y funciones a los usuarios correspondientes.

Acompáñenos el próximo 27 de enero, a las 8:30 hrs. (Lima) para aprender junto a nuestros expertos sobre los alcances de la firma electrónica en Perú y la experiencia de los clientes de Sovos implementando el gestor documental en sus operaciones diarias.

Sovos realizó recientemente la adquisición más grande fuera de los Estados Unidos al integrar a Acepta, una de las empresas más reconocidas en el desarrollo de soluciones de documentos tributarios electrónicos, biometría, firma digital de documentos y certificados digitales en la región.

Esta integración, inserta en la estrategia de Sovos de adquirir empresas locales, e incorporar su conocimiento y fortalezas para ir mejorando continuamente su oferta en cada país, ensambla los portafolios y los equipos expertos de ambas compañías dando origen a una oferta de valor mucho más profunda que integra la experiencia global de Sovos -respaldada por más de 20 mil clientes, incluyendo a la mitad de las empresas del ranking Fortune 500, que operan en más de 70 países- y el conocimiento regional de Acepta, ampliando el alcance de Sovos como un partner estratégico de excelencia para impulsar los negocios de compañías de las más diversas industrias.

Esto nos permitirá proporcionar a todos nuestros clientes en la región -incluyendo a las medianas y pequeñas empresas- no solo las capacidades de cumplimiento tributario, la seguridad y los beneficios del ecosistema que disfrutan los clientes empresariales multinacionales de Sovos, sino también extender nuestra oferta adaptada al mercado local gracias a una amplia gama de soluciones de documentos electrónicos que permiten gestionar, validar e integrar todos los procesos digitales de las compañías, incorporando también el flujo de trabajo de gestión con funciones de firma electrónica, cumpliendo siempre con las normativas locales.

La integración de Acepta en Sovos reúne lo mejor de dos mundos, no solo en términos de tecnología y conocimiento; también amalgama los atributos que cada una se ha ganado a lo largo de los años -la audacia, humanidad, actitud positiva y orientada al servicio de Sovos, y la innovación y cercanía con el cliente que caracterizan a Acepta- para dar origen a un nuevo estándar que aspira a cumplir con un renovado nivel de excelencia y dedicación los requerimientos de aquellas empresas que han depositado su confianza en Sovos.

Este enfoque se extiende más allá de las fronteras corporativas gracias a la incorporación de Autoriza; la plataforma pyme impulsada por Acepta con foco en los servicios de facturación electrónica para pequeñas empresas. Hoy, Sovos Autoriza es el punto de inicio de una nueva arista en la estrategia regional de Sovos, que amplía su promesa de resolver los impuestos de manera definitiva y por el bien común (Solve Tax for GoodⓇ) ya no solo a las empresas, sino también a las personas.

Nos entusiasma proporcionar al mercado, gracias a la unión de las capacidades de Sovos y Acepta, uno de los mix de soluciones más completos para enfrentar la transformación digital y un equipo de profesionales que entienden de cambios normativos y desafíos tecnológicos. En Sovos, todo lo que hacemos apunta a ayudar a nuestros clientes a enfrentar con éxito los desafíos que les imponen cada día los gobiernos y la industria, permitiéndoles crecer y prosperar.

 

Álvaro González
Director ejecutivo
Sovos Latinoamérica

 

 

Muchas empresas se han visto en la necesidad de implementar la modalidad del teletrabajo en un escenario de aislamiento social, con el objetivo de no detener su operación. En estos meses, de acuerdo al core de su negocio, algunas de ellas han comprobado que sus procesos fluyen de manera adecuada y su servicio mantiene la misma calidad. Estas empresas pueden estar considerando no volver más a la oficina. Llegó la hora de preguntarnos ¿Qué beneficios les dará girar sus procesos al ámbito digital? ¿Todas las empresas podrían tomar esa decisión? ¿Qué factores se podrían perder frente a la ausencia física de los profesionales en una reunión laboral?, son preguntas que te ayudaremos a resolver en esta nota, porque esta tendencia del teletrabajo ha abierto un sin fin de posibilidades y es una realidad que permanecerá por mucho más tiempo del que imaginamos.

¿Beneficios?

Sin duda es el factor económico una de las principales razones para considerar el teletrabajo como la modalidad permanente, puesto que muchas empresas pagan rentas altas por las oficinas y es un gasto que podría evitar, así como sujetos al espacio físico: limpieza, seguridad, mobiliario, etc. Por otro lado, el costo del transporte, tanto para los colaboradores en el traslado a sus oficinas, así como para las reuniones comerciales. En algunos casos, podría ayudar a potenciar el compromiso de sus equipos, ya que si se trabaja por objetivos, puede existir cierta flexibilidad horaria para que las personas puedan equilibrar su vida profesional y familiar.

No todas las empresas podrán mantener este método de trabajo al 100%, ya que su operación necesariamente debe tener un espacio físico y colaboradores trabajando en almacenes, plantas, talleres, cocinas, etc. En su mayoría, se trata de negocios de sectores industriales, consumo masivo y alimentos, laboratorios, entre otros; mientras que las empresas que podrían migrar con mayor flexibilidad su operación al trabajo remoto son las de servicios, tecnología en informática, consultorías, educación.

¿Qué necesitaría una empresa para seguir trabajando remotamente post pandemia?

A continuación algunas sugerencias:

Esperamos que esta lista los pueda ayudar a guiarlos en la decisión entre si es necesario o no volver a la oficina, y si jugaría a su favor. También es importante considerar que existen factores que se pierden al no tener interacción social cercana entre profesionales, ya que por nuestra naturaleza este contacto nos podría hacer más productivos e ingeniosos. Por ejemplo: podrían existir malos entendidos entre colaboradores debido a la frialdad de los mensajes instantáneos o incluso las videollamadas, es por eso que se recomienda capacitar a los equipos para la adaptación total al teletrabajo.

Argentina – 19 de agosto, 2021

La administración tributaria de Argentina (AFIP) emitió la resolución 3713, que entre otros propósitos, tiene como finalidad centralizar en una sola regulación todas las disposiciones relativas al registro, autenticación y autorización de los usuarios del código fiscal (conocido localmente como clave fiscal). De acuerdo con la AFIP, el propósito de esta nueva resolución es establecer mecanismos que simplifiquen las transacciones y promuevan el uso de nuevas tecnologías. En esa línea, esta resolución optimiza el uso del ‘software-token’ como medio de autenticación para el acceso a servicios informáticos que requieren una clave fiscal con nivel de seguridad 4 e implementa un segundo factor de autenticación. Asimismo, habilita permanentemente el servicio informático ‘Presentaciones Digitales’ para aquellos contribuyentes que necesiten acreditar su condición de representantes legales de personas jurídicas, apoderados de personas humanas o cuando soliciten dar de alta su condición de usuarios especiales restringidos.

Durante toda la pandemia, el Estado Peruano emitió diferentes Decretos con el objetivo de ayudar a la ciudadanía en la gestión de trámites y a las instituciones a mejorar sus procesos, que antes eran de forma presencial y que ahora migran a plataformas digitales. La principal dificultad para darle a los documentos validez era la poca factibilidad de realizar una firma manuscrita. Sin embargo, hoy gracias a la intervención de Indecopi y otros organismos, estos documentos podrán tener la misma validez a través de una firma electrónica. Una tecnología que está presente desde hace ya un tiempo en Perú, pero que hoy se ve masificada debido a la coyuntura.

¿Firmas electrónicas en el sector de Educación? Hoy se suma el Ministerio de Educación del Perú; gracias al Decreto Supremo Nº 001-2021-MINEDU que permitirá acelerar la emisión de certificados de estudios básicos, haciendo válida la firma electrónica. Sovos celebra la iniciativa del MINEDU y explica con detalle en qué consiste:

– Las Entidades Educativas públicas y privadas de Educación básica podrán emitir el certificado de estudios sin la necesidad de la firma del directivo de la institución educativa.

– Las Entidades públicas y privadas pueden emitir el documento a través del Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa (SIAGIE), que cuenta con mecanismos propios para verificar la autenticidad del documento.

– El Ministerio de Educación es el encargado de garantizar la funcionalidad del Sistema, en el caso de que las instituciones autoricen la emisión de los certificados bajo las condiciones mencionadas.

El decreto busca que los trámites sean cada vez más ágiles, además considerando que los peruanos que terminaron el colegio el año pasado probablemente estén solicitando los certificados para poder presentarse a las universidades o institutos. Las medidas serán válidas durante todo el tiempo que dure el Estado de emergencia, pero creemos que será el inicio de un gran proyecto de digitalización de todo el sector educativo.

Sovos en el sector educativo:

Senati, uno de los Institutos más grandes del país, es pionero en la digitalización de Certificados de Estudios de sus egresados, iniciaron un proyecto con Sovos hace algunos meses y representa un hito importante dentro del sector. Del mismo modo, también digitalizaron la firma de convenios de prácticas de sus estudiantes con empresas, así como diversas solicitudes de alumnos.

Esta coyuntura de gestión de trámites remotos ha acelerado la digitalización de muchos procesos y masificado el uso y aceptación de las firmas electrónicas. Saludamos la iniciativa del Ministerio de Educación y esperamos que la transformación digital sea parte de la cultura de más empresas dentro de nuestro país.

Cada vez es más común el término de “Certificados Digitales” tanto para personas naturales, como en el mundo empresarial. Esta tecnología ha llegado para digitalizar los procesos, y su función principal es garantizar la identidad de una persona o representante legal, a través de la empresa acreditadora, que previamente realizó el proceso de verificación biométrica.

Los certificados digitales ya son parte de los trámites y flujos para firmar documentos con validez legal, pero la coyuntura ha impulsado a que tengan mayor reconocimiento dentro de las empresas y ahora son una de las tecnologías más solicitadas.

¿Para qué puedo usar un certificado digital? Pongámonos en el escenario actual. Usted es el gerente general o representante legal de una compañía y necesita solicitar un préstamo para reactivar su operación. En épocas anteriores a la pandemia, sin conocer la posibilidad de la firma digital, se acercaría físicamente al banco o realizaría la solicitud a través de su sectorista, un trámite con muchos documentos de por medio, una cantidad de papel innecesaria y perjudicial para el medio ambiente. Con un certificado digital, podrías realizar el trámite 100% online, ya que el contrato podría utilizar esta firma digital con certificado, y tener validez legal, para la tranquilidad de la entidad financiera y de la empresa. Otro ejemplo podría ser, si en este momento tuviera que renovar mi contrato de alquiler, tendría que reunirme con la persona dueña del inmueble quizás en una notaría para proceder con el papeleo, pero con un certificado digital ambos podríamos firmar el contrato sin alterar la validez legal.

La entidad que en Perú regula la emisión de certificados es INDECOPI, a través de la acreditación de empresas Certificadoras como Sovos, para velar por la tranquilidad de los usuarios y asegurar un proceso rápido, seguro y eficiente.

Al utilizar esta solución aligeramos la cantidad de papel que utilizamos en los procesos sin dejar de tener todas las medidas de seguridad, confidencialidad y no repudio de los documentos firmados con certificado. Además, debemos resaltar las medidas tomadas por las entidades del Estado que, poco a poco, están digitalizando la totalidad de sus procesos con el fin de evitar las aglomeraciones en oficinas o centro de atención.

Aún tenemos un largo camino por recorrer en vías de la transformación digital del país, y ahora principalmente, el reto es comunicar a los ciudadanos peruanos todas las posibilidades de soluciones digitales certificadas que pueden usar de forma fácil y segura.

Como Sovos, asumimos el compromiso de seguir apoyando el progreso y continuar brindando soluciones digitales innovadoras para hacer un país 100% digital.

Estamos experimentando una nueva normalidad, con una mayor participación de la tecnología en cada uno de los procesos de las empresas, convirtiéndose en una pieza clave para seguir operando. Hoy existe una mayor tendencia de poder convertir los flujos que antes se llevaban de manera física a un formato digital, por ejemplo: la administración y firma de documentos. Se hace innecesaria la inversión de recursos como el papel o almacenamiento, así como riesgoso el trámite de envío y recepción de documentos, la coyuntura lo amerita.

Los documentos pueden administrarse en una plataforma digital ¿Qué tipos de documentos? Absolutamente todos los que suelen verse en la gestión administrativa de una empresa: contratos con proveedores o clientes, acuerdos, órdenes de compra, boletas de pago, actas de conformidad, fichas de trabajadores, declaraciones juradas, etc. La lista es interminable. La necesidad de las empresas es que estos documentos puedan ser “firmados” por los involucrados; sin embargo hoy cobra mayor mayor relevancia el valor legal, confidencialidad y seguridad de la firma en un documento. Aquí la importancia de entender la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital.

La firma electrónica se refiere a cualquier símbolo o carácter específico, que se realiza a través de un medio electrónico como un teclado de computador, mouse, un celular, una tablet, etc. y cumple con algunas funciones de la firma manuscrita, si escaneas o le tomas una foto a tu firma y la pegas en algún documento, funciona como “firma electrónica”. Sin embargo, para algunas instituciones o personas es necesario contar con una acreditación que respalde la firma y la identidad del firmante. Para que este escenario se dé; es decir, la firma tenga validez legal, en Perú debe contar con un certificado digital o ser firmado en un software de emisión de firmas digitales debidamente acreditado ante el Indecopi que es la autoridad a cargo de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).

En resumen, la firma digital se refiere a la misma firma electrónica pero que además cumpla con la validez legal que le otorga un certificado digital o un intermediario acreditado a través de una plataforma; ¿cómo firmo dentro de la plataforma? Puede ser con clave, con un dispositivo token, con la huella digital, etc. Y la firma generada debe estar basada en criptografía asimétrica (un sistema utiliza dos llaves para cifrar un mensaje: una llave pública y otra privada.), que además permite la identificación del firmante, la integridad del contenido.

Imagine que está apunto de adquirir una tarjeta de crédito, la entidad financiera necesitará realizar la verificación de su identidad antes de entregarle la tarjeta. Pero además debe firmarse un contrato con los términos y condiciones; y si no se realiza de manera física con una firma manuscrita, puede realizarse con una firma digital, porque solo así el banco podrá certificar que fue firmado por usted con una huella digital o clave, por ejemplo, y tendrá un documento digital encriptado con tiene validez legal y que no puede ser repudiado o desconocido. Siempre que esa firma se realice por intermedio de una plataforma certificada.

Es importante resaltar que mediante el uso de herramientas digitales no solo seguimos los protocolos de prevención para evitar el contacto físico, sino que optimizamos los procesos empresariales, a través de la digitalización de documentos y trámites de una empresa.

Para poder afrontar la coyuntura actual muchas empresas se han visto obligadas a implementar diferentes medidas que les permitan seguir operando, así como para cumplir con las normativas del Ministerio de Trabajo como empleadores. Uno de los escenarios que ha cambiado debido al teletrabajo es la modalidad de envio, firma y almacenamiento de documentos laborales de los colaboradores, así como de la renovación de sus contratos. Ante ello, Indecopi está promoviendo el uso de la firma digital, en contratos laborales temporales y otros documentos con valor jurídico.

El Gobierno a través de la Comisión para la Gestión de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) de Indecopi fue la encargada de dar a conocer el Decreto Legislativo 1310 a los ciudadanos peruanos, lo que se busca es que cada vez los trámites que necesitaban de una firma física puedan ser reemplazados por la firma digital manteniendo el valor legal de los documentos. En Perú esta firma debe ser realizada a través de un software de Firma Digital acreditado por Indecopi, mediante el sistema de Intermediación Digital.

Estas medidas fueron tomadas con el objetivo de seguir cumpliendo con las regulaciones del Gobierno en este Estado de Emergencia, pero abren paso al futuro y a lo que pronto será un trámite sencillo para todos los ciudadanos, ¿Se imaginan que todos podamos firmar contratos con validez legal, a través de nuestros celulares con la verificación biométrica de nuestra huella digital? Esa transformación está cada vez más cerca y ya somos parte de ella.

Como Sovos apoyamos la medida expresada por Indecopi y seguiremos trabajando para apoyar a las empresas y ciudadanos a mantener en marcha al país con nuestras soluciones digitales como el gestor documental y firma digital.