En los últimos años, México se ha enfocado en modernizar sus requisitos para la facturación electrónica. Mientras que las empresas de todos los sectores han tenido que adaptarse a este proceso, mantenerse al día con los cambios en las regulaciones ha adquirido especial importancia para las maquiladoras.

Las maquiladoras son compañías manufactureras cuyas fábricas suelen localizarse en zonas cercanas a la frontera con Estados Unidos. El gobierno mexicano les ha asignado una clasificación especial, condición que les permite importar materiales y equipos sin pagar aranceles, para realizar las actividades de ensamblaje, procesamiento y/o fabricación y posteriormente exportar el producto terminado.

El estatus de maquiladora, conocido en México como Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicios de Exportación, o Immex, incluye incentivos para el IVA, es decir, permite a estas empresas acreditar el IVA que pagan por sus importaciones contra sus obligaciones en materia de IVA, eliminando la necesidad de solicitar reembolsos y mejorando el flujo de caja.

En términos simples, las maquiladoras están exentas del pago del IVA sobre sus importaciones temporales. Por ello, perder el estatus de Immex podría causarles graves problemas en el flujo de caja, ya que los fabricantes que no integren este programa tendrían que pagar más IVA en comparación con los que sí se encuentran en esta categoría. Obtener y mantener las credenciales de Immex es fundamental.

Cómo obtener y mantener el estatus de Immex

No obstante lo anterior, alcanzar el estatus de Immex no es fácil, y adquirir y conservar esta condición exige a las empresas mantenerse en cumplimiento respecto de las cambiantes regulaciones tributarias. La autoridad fiscal de México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria), solo otorgará el estatus de Immex a aquellos fabricantes que hayan liquidado todas sus responsabilidades fiscales y que mantengan en orden sus iniciativas para el cumplimiento.

El estatus de Immex tampoco es permanente. El SAT otorga tres certificaciones: A, AA y AAA, donde cada letra “A” representa la extensión de la validez de dicho estatus, expresada en número de años. El SAT puede auditar a las maquiladoras en cualquier momento, así como bajarlas de categoría o revocar su estatus. Perder el estatus de Immex no solo reduciría el flujo de caja, sino que también aumentaría los costos de operación e interrumpiría la gestión de la cadena de suministro para los fabricantes.

Los requisitos varían de acuerdo con la certificación otorgada, pero todos exigen que los fabricantes trabajen en estrecha cooperación con el SAT para garantizar que la información sobre las importaciones, la fabricación y las exportaciones, así como la gestión del inventario y los registros contables, estén en cumplimiento. Las maquiladoras no realizan ventas dentro de México, sino que adquieren materias primas para fabricar productos que posteriormente se envían a Estados Unidos. (Cerca del 80 por ciento de todas las exportaciones mexicanas son despachadas a Estados Unidos.) Por ello, los procesos de las cuentas por pagar (AP) constituyen la base para obtener y mantener el estatus de Immex.

El cumplimiento como requisito fundamental para mantener el estatus de Immex

Esta condición trae al frente algunos mandatos mexicanos tales como la nueva contabilidad electrónica, que almacena la información sobre cuánto debe una compañía al SAT o cuánto el gobierno le debe a una compañía. Sin una contabilidad electrónica que funcione correctamente y que esté vinculada a los procesos de las cuentas por pagar, será prácticamente imposible mantener el estatus de Immex.

Sin embargo, la contabilidad electrónica no resuelve todos los requisitos que se deben cumplir. El complemento de pagos, las cancelaciones electrónicas y la facturación electrónica también son componentes del sistema mexicano que los fabricantes deben saber gestionar. El incumplimiento de cualquier requisito esencial podría exponer a los fabricantes a multas y sanciones, así como a disputas con sus socios comerciales. Otras consecuencias del incumplimiento serán la pérdida, no solo del estatus de Immex, sino también del beneficio de reducción del IVA que dicho estatus conlleva.

Los procesos de almacenamiento de la información en papel ya no están permitidos y las maquiladoras deben preparar sus registros de forma tal que puedan ser auditados en cualquier momento. Esto explica por qué es tan importante que las maquiladoras implementen procesos y sistemas de cuentas por pagar que garanticen el cumplimiento de las regulaciones mexicanas. No obstante, el desarrollar sistemas en cumplimiento internamente en las compañías es una iniciativa costosa y arriesgada, especialmente para las multinacionales que enfrentan desafíos similares en otros países del mundo.

Las ventajas de tercerizar el cumplimiento en México

Tercerizar el cumplimiento implica traspasar la carga de mantener los sistemas actualizados a un socio tecnológico en vez de realizar estas tareas internamente en la empresa. También significa que alguien más adquiere la responsabilidad de mantener los sistemas y los procesos en cumplimiento, todo esto a medida que las regulaciones van evolucionando y experimentando cambios de la forma que se ha visto en los últimos años.

El incumplimiento en México tiene muchas más consecuencias para las maquiladoras que para el resto de las empresas. Para mantener el estatus de Immex, las maquiladoras deben saber y ser capaces de demostrar que están en cumplimiento. Transferir las responsabilidades del cumplimiento a un socio experto es un avance importante para garantizar que los fabricantes en México conserven su estatus de maquiladoras.

Es tiempo de actuar

Descubra cómo Sovos ha ayudado a las empresas latinoamericanas a mantenerse en cumplimiento durante los últimos diez años.

La autoridad fiscal de Colombia, DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), anunció esta semana el retraso a su mandato de facturación electrónica para todas las empresas, exceptuando a los mayores contribuyentes que operan en el país.

La DIAN había declarado previamente que todas las compañías que pagan IVA en Colombia tendrían que adaptar el mandato obligatorio de facturación electrónica el 1 de enero de 2019. Sin embargo, esta semana el organismo manifestó que las únicas empresas que deberán cumplir con el mandato a partir del 1 de enero son aquellas que la DIAN ha identificado como Grandes Contribuyentes.

Retraso del mandato de facturación electrónica para las empresas más pequeñas en Colombia

Las compañías que no están en la lista de Grandes Contribuyentes no tendrán que cumplir con el mandato de facturación electrónica a partir del 1 de enero. La DIAN publicará un calendario de cumplimiento para las empresas más pequeñas, pero la agencia no especificó una fecha de publicación del mismo, ni entregó ningún detalle acerca de cuándo podría comenzar el cumplimiento obligatorio previsto.

En la misma declaración, la DIAN confirmó que ella misma será la encargada de validar las facturas, y que no compartirá la responsabilidad con ningún otro organismo.

A partir de la entrada en vigor del nuevo CFDI 3.3 especificado en el Anexo 20, la nueva factura electrónica utilizará el código postal del lugar de expedición del comprobante para determinar la zona horaria especificada en la fecha del mismo.

Con el objetivo de clarificar los atributos involucrados, así como las reglas para su llenado, hemos generado el siguiente compilado de preguntas frecuentes en relación a este tema.

1. ¿Cuál es la definición del SAT con respecto al atributo fecha del comprobante?

En el Anexo 20, este atributo se define como:

“Atributo requerido para la expresión de la fecha y hora de expedición del Comprobante Fiscal Digital por Internet. Se expresa en la forma AAAA – MM – DDThh:mm:ss y debe corresponder con la hora local donde se expide el comprobante”

2. ¿Cuál es la definición del SAT con respecto al atributo lugar de expedición del comprobante?

En el Anexo 20, el atributo LugarExpedicion se define como:

“Atributo requerido para incorporar el código postal del lugar de expedición del comprobante (domicilio de la matriz o de la sucursal)”

Dicho valor se obtiene del catálogo c_CodigoPostal

3. ¿Cuál es la definición del SAT con respecto a la Fecha de Timbrado del comprobante?

En el Anexo 20, el atributo FechaTimbrado se define como:

“Atributo requerido para expresar la fecha y hora de la generación del timbre por la certificación digital del SAT. La fecha debe corresponder con la hora de la Zona Centro del Sistema de Horario en México.”

4. ¿Como puedo saber cuál es la hora local que debe incluirse en el CFDI?

A partir de CFDI 3.3, se utiliza el código postal del atributo LugarExpedición para determinar la zona horaria a especificar en el campo Fecha (fundamento en la Ley del Sistema de Horario en Estados Unidos Mexicanos). Las zonas se clasifican de la siguiente forma:

Para mayor información y/o consulta de la zona horaria, puede revisar la página oficial del Centro Nacional de Meteorología, CENAM:

http://www.cenam.mx/hora_oficial

5. ¿Puedo utilizar la zona horaria del centro sin importar el valor especificado en el atributo LugarExpedicion?

No, la fecha expresada en el atributo fecha debe corresponder con la zona horaria del código postal especificado en el campo LugarExpedicion del Emisor del CFDI.

A medida que las autoridades tributarias en América Latina, y ahora en Europa, adoptan nuevas iniciativas de facturación y contabilidad electrónicas, las empresas son cada vez más conscientes de que SAP no está preparado para dar soporte a las necesidades únicas que se presentan de país en país.

Ante este desafío, algunas empresas optan por gestionar el cumplimiento internamente o migrarlo fuera de SAP. Ambas opciones son costosas, tardan mucho tiempo y pueden llevar a errores. La gestión del cumplimiento a nivel interno puede requerir hasta quince recursos equivalentes a tiempo completo, quienes deben enfrentar y hacerse cargo de los constantes cambios inesperados en las regulaciones. No obstante, migrar el cumplimiento fuera de SAP puede exponer a su empresa a errores y discrepancias que resultan en auditorías, sanciones y multas costosas.

La facturación electrónica en SAP no es tan sencilla como se cree

La combinación de SAP con las nuevas reglas de cumplimiento tributario crea una serie de desafíos para las empresas en Latinoamérica:

1. Gestión constante del cambio: si hay algo constante en relación con las normas de cumplimiento tributario, es el cambio. Desde una importante nueva legislación hasta pequeños cambios en un campo, las empresas deben ser capaces de anticiparse y adaptarse rápidamente sin interrumpir sus operaciones y evitando el riesgo de incumplimiento.
2. Procesos internos: el cumplimiento suele requerir cambios en los procesos, procedimientos y tecnologías utilizados por las empresas multinacionales. En Latinoamérica, por ejemplo, la logística podría verse impactada debido a que muchos países actualmente exigen la factura electrónica como documento de conocimiento de embarque, la cual deberá emitirse antes de despachar los productos.
3. Automatización necesaria: los requisitos de estandarización en América Latina y Europa están diseñados para eliminar errores y discrepancias en los datos. Los antiguos informes en papel y los procedimientos manuales deberán automatizarse para estar en cumplimiento.

Mejores prácticas para la implementación de SAP en Latinoamérica

En vez de tratar de desarrollar el conocimiento experto en cumplimiento a nivel interno o migrar estas responsabilidades fuera de SAP, las empresas necesitan una solución inteligente que mantenga a SAP como fuente principal de información y con la flexibilidad necesaria para adaptarse al ritmo continuo de transformación. Los Centros de Excelencia de SAP (COEs, por sus siglas en inglés), están sumándose a este modelo de implementación a fin de gestionar las exigencias de los gobiernos locales tales como la Nota Fiscal en Brasil, el DTE en Chile, el CDFI en México, la eFactura en Argentina y la FE en Colombia.

En SAP, las empresas pueden:

• Administrar las configuraciones únicass de su sistema SAP
• Proteger el sistema SAP centralizado de actualizaciones forzadas generadas por cambios anunciados por el gobierno.
• Aliviar la carga del COE de SAP al tratar de entender, interpretar e implementar los cambios locales en el sistema SAP corporativo.
• Gestionar las contingencias para asegurar el proceso de despacho a clientes y el cierre de sus libros.

Asimismo, esta solución inteligente basada en la nube proporciona:

• Economías de escala para el financiamiento, soporte y monitoreo de conexiones a los servicios web gubernamentales.
• Una fuente única de soporte, ya sea a un equipo local que necesita asistencia en su idioma nativo o bien al equipo global de SAP, el cual puede preferir el idioma inglés.
• Análisis regulatorio que garantiza el cumplimiento manteniéndose actualizado con los requisitos locales de cada país. Esto elimina las situaciones inesperadas que se asocian con la gestión interna del cambio.
• Conectividad en cada país para que usted pueda cumplir con los requisitos obligatorios en Brasil, México, Argentina, Chile, Colombia y países europeos a través de un único proveedor.

Al tener bajo nuestra dirección una empresa o comercio, surgen diversas obligaciones fiscales con las que debemos cumplir en tiempo y forma. En este ámbito, es común que comencemos a escuchar el término factura electrónica. Lo mismo ocurre si somos prestadores de un servicio de facturación electrónica; debemos manejar toda la información relevante al respecto para brindar un servicio de excelencia.

En esta línea, el SAT está constantemente emitiendo información que especifica los parámetros a cubrir para que el proceso se realice correcta y oportunamente. En este artículo desarrollamos la mecánica de esta obligación, para que pueda cumplir de la mejor manera al realizar sus próximas declaraciones fiscales, utilizando una plataforma y asesoría de clase mundial.

Como Proveedor Autorizado de Certificación, ofrecemos una plataforma que lo asesora 24/7. Si desea conocer la calidad de nuestro servicio, le brindamos un periodo de prueba gratuito de 30 días, donde contará con todas las herramientas necesarias para estar en cumplimiento al gestionar y crear comprobantes fiscales.

Un estudio realizado por expertos en materia fiscal en México nos ubicó entre los primeros lugares en lo que se refiere a plataformas para llevar a cabo los trámites correspondientes al envío, comunicación y coordinación de facturas electrónicas con el SAT.

Proceso de facturación electrónica:

• Lo primordial para la emisión de CFDI es contar con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) vigente.
• De igual forma, se requiere contar con el Certificado para uso de Sellos Digitales.
• Una vez obtenido esto, se tramitarán distintos elementos para que usted pueda ser capaz de gestionar correctamente los documentos que se generen, ya sea a través del SAT o de la plataforma que desee.
• Si bien estos procesos no son complejos, requerirán dedicación de tiempo y recursos.

Nuestra compañía puede hacerse cargo de todos los trámites requeridos, para liberar a sus recursos de tareas administrativas alejadas del core de su negocio. Usted solo tendrá que llenar los campos correspondientes a la información de la factura electrónica que desee emitir. Esto debido a que al ser un PAC del SAT, usted cumplirá con todos los requerimientos que por ley quedan estipulados en los libros del SAT, entre otros:

• Cuenta con Timbrado: Lo cual hace que la factura contenga un folio que garantice su manejo, control, consulta, cancelación, etc.
• Cuenta con un Archivo: Lo cual le permitirá que durante el proceso de facturación electrónica, usted pueda consultar el estado de los CFDI, cancelarlos o imprimirlos.
• Uso de Sello Digital: El uso de este elemento valida el comprobante fiscal.
• Asesoría: Nuestro personal de soporte le ayudará a resolver cualquier duda en tiempo real, ya sea a través de chat o mail.
• Accesibilidad: Tanto en el costo como la logística, nuestros servicios le permitirán contar con accesibilidad y disponibilidad desde donde esté, con solo disponer de acceso a Internet, beneficiando así el proceso de facturación electrónica, ya sea en auditorías, tiempos, etc.

Royal Philips actualiza su plataforma a SaaS con Sovos

CASO DE ÉXITO

Royal Philips

Royal Philips eliminó el innecesario mantenimiento manual de la infraestructura y mejoró su proceso de presentación de informes al implementar la solución de Sovos para gestionar los informes entre empresas y gobiernos (B2G).

Resumen

Desafíos comerciales

• Philips contaba con más de 140 sistemas heredados, lo que generaba una enorme carga al departamento de soporte y requería el uso de cuantiosos recursos internos.
• La plataforma local existente de la compañía debía someterse a una actualización significativa para poder enfrentar el inminente procesamiento de las Notas Fiscales electrónicas (NF-e).

Solución

• La plataforma de Sovos para la presentación de informes B2G reemplazó la solución local obsoleta, eliminando la necesidad de mantener manualmente los requerimientos de infraestructura.

Beneficios

• Philips logró una reducción de un 80% en los costos de mantenimiento y un aumento del 25% en la productividad de sus empleados.
• La compañía también experimentó la automatización de sus procesos de presentación de informes, reduciendo los recursos internos que se destinaban a estos.

La empresa

Royal Philips se dedica a mejorar la vida de las personas a través de innovaciones prácticas para los segmentos de salud, estilo de vida del consumidor e iluminación. Con sede en Ámsterdam, Holanda, la compañía es líder en soluciones para la atención cardíaca, cuidados intensivos y salud en el hogar; soluciones de iluminación energéticamente eficientes y nuevas aplicaciones de iluminación; además de productos de afeitado y cuidado personal masculino; e higiene oral.

El desafío

El departamento global de arquitectura e informática de Philips se dedica a prestar servicios de innovación y soporte a diferentes unidades de negocio en todo Brasil. Sin embargo, su tecnología ya mostraba signos de obsolescencia y generaba una carga al área de soporte debido a que sus más de 140 sistemas heredados exigían amplia mano de obra para completar el mantenimiento de rutina anual. El problema se agravó aún más cuando el sistema local de Philips de aquel entonces requirió una actualización.

La solución

Philips necesitaba actualizar de manera importante su sistema existente para poder emitir emitir facturas electrónicas (NF-e) y mantener intacta su infraestructura, o buscar una solución SaaS que pudiese realizar los procesos necesarios de manera más eficiente. La compañía analizó el mercado y comprendió que necesitaba terminar con sus prácticas obsoletas.

“Nuestro mayor desafío era que Philips contaba con una arquitectura y estrategia de TI global basada en nuestra plataforma ERP… el equipo internacional no sólo aprobó la adopción del sistema [Sovos], sino que, además, la solución pasó a formar parte de la estrategia general de arquitectura.”

Alexander Quinze

CIO y líder de excelencia operacional en Royal Philips

Los beneficios

Al implementar la solución de Sovos para la presentación de informes B2G, Philips logró una reducción de un 80% en los costos de mantenimiento tras eliminar sus responsabilidades de gestión de la infraestructura. La compañía también pudo liberar recursos internos que anteriormente destinaba al tedioso proceso de presentación de informes.

Los resultados

Philips ha logrado un aumento del 25% en la productividad de sus empleados en todas las unidades de negocio de la multinacional brasileña gracias a la disponibilidad y confiabilidad de la plataforma Sovos. El proceso de migración no registró incidentes ni generó impacto alguno en las rutinas diarias de los usuarios, y la continuidad de sus operaciones está respaldada por un equipo de soporte empresarial mediante un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) de 99,9 por ciento.

Dadas las características sin precedentes del producto, el equipo de TI corporativo de Philips realizó una amplia auditoría a la solución de Sovos. Los equipos sólo requirieron un pequeño cambio en la arquitectura final posterior a la evaluación, el cual se debió a un requisito de seguridad específico de la compañía. La implementación exitosa en Brasil ha abierto oportunidades para que Philips implemente la solución en otros países latinoamericanos en los que opera.

¿Por qué Sovos?

Tras un proceso de selección competitivo que incluyó a cuatro proveedores diferentes, Philips escogió la plataforma regional de Sovos para la presentación de informes B2G. La compañía encontró la tranquilidad que buscaba gracias a la capacidad de Sovos de automatizar sus procesos de presentación de informes y eliminar su necesidad de realizar manualmente el mantenimiento en un sistema complejo.

El proyecto se dividió en dos etapas: la emisión de NF-e fue la principal prioridad, mientras que la implementación en toda la organización se produjo gradualmente en un período de tres meses.

NextBrown-Forman se adhiere a las cambiantes normas de facturación electrónica con SovosNext

La adopción y aplicación de la contabilidad electrónica en las empresas es un requisito obligatorio para cumplir con los estatutos que el SAT solicita, y que permite tener un mejor rendimiento de las cuentas, tiempo y gestión.

Implementar el proceso puede tener complejidades. A continuación le presentamos las 10 preguntas más frecuentes sobre la contabilidad electrónica, con el fin de brindarle una guía para garantizar el correcto y óptimo uso de esta herramienta.

1. ¿Cuál es el procedimiento de envío?

Lo primero será contar con: firma electrónica avanzada (FIEL) vigente; tener los archivos correspondientes en XML y comprimidos en ZIP; contar con acceso a Internet para realizar el proceso. Cumplidos estos puntos, se dirigirá a la página del SAT, seleccionará Buzón Tributario y dentro del mismo, el apartado de contabilidad electrónica. Se autentificará con su FIEL o nombre de usuario y contraseña. Llenará los campos que se le soliciten correspondientes a la información que compartirá y esperará el proceso para obtener su acuse y validación, o en su defecto el fallo negativo.

2. ¿Quiénes no tienen la obligación de llevar la contabilidad electrónica?

• Las personas físicas que no excedan los dos millones de pesos y utilicen la herramienta “Mis cuentas” del SAT.
• Las personas registradas en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).
• Sindicatos, obreros y organismos que formen parte de ellos.
• Entidades, federación, municipio e institución que entreguen por ley sus importes al Gobierno Federal.

3. ¿Cuesta mucho la implementación de la contabilidad electrónica?

Hay opciones en el mercado que pueden ir desde los 300 pesos mensuales. Asimismo, si usted ya tiene un programa que la maneje, solo es necesario actualizarla o activarla mediante algún pago dentro del mismo.

4. ¿A qué niveles debe enviarse la información correspondiente al Catálogo de Ventas y Balanza de Comprobación?

Se recomienda que se envíe a los niveles de Cuenta y Subcuenta.

5. ¡No! Me equivoqué en el proceso ¿Se entregan archivos adicionales en caso de equivocaciones?

Efectivamente, la herramienta utilizada tiene la posibilidad de sustituir los archivos enviados sin un límite estipulado, aunque se aconseja que realice el proceso tranquila y correctamente.

6. ¿Cuál es el idioma en que debo realizar el proceso?

La plataforma solicita que el llenado de información sea en español.

7. ¿Qué tipos de acuse recibiré y cómo puedo recuperar el número de acuses en caso de que los haya perdido por motivos de fuerza mayor?

Recibirá un acuse de validación o de fallo negativo y en caso de perderlos, dentro de la plataforma usted podrá encontrar un área de consulta de sus números de acuse.

8. ¿Cómo nombrar los archivos a entregar?

• El RFC (Personas morales 12 posiciones y Personas físicas 13 posiciones)
• Año de la información enviada
• Mes de la información enviada
• Aclaración de los identificadores: Pólizas (PL); Catálogo de cuentas (CT); Balanza de comprobación complementaria (BC), Balanza de comprobación normal (BN)
• Archivo convertido a XML (.xml)
• Compresión ZIP

9. ¿A través de qué herramienta enviaremos la contabilidad electrónica?

El envío de la información se realizará a través del Buzón Tributario del portal del SAT, mismo en el que encontraremos un apartado correspondiente a este elemento.

10. ¿Cuáles son las multas por no cumplir?

Aquellos que por obligación deben llevar su contabilidad electrónica y no lo hagan, podrán recibir multas que van desde los 260 pesos hasta los 48,440 pesos. Si el incumplimiento sigue, se puede llegar a la clausura del establecimiento.

Con estas 10 preguntas frecuentes sobre contabilidad electrónica esperemos ponga en práctica este innovador procedimiento para su empresa.

En materia de facturación electrónica, la emisión de CFDI en línea es obligatoria.

El Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI es el documento oficial para comprobar transacciones entres dos partes, sean personas físicas o morales en México. El formato obtenido de la emisión de un CFDI consta de dos partes, XML y PDF, que garantizan su integridad, autenticidad y originalidad. Además es verificable en caso de dudas o correcciones.

En materia de CFDIs en línea, los expertos afirman que más complementos serán añadidos este año, los cuales darán un giro a la industria. Dichos valores a agregar tienen que ver con nómina y retenciones o información de pagos. También se esperan cambios en los estatutos existentes respecto a los campos a llenar, y la eliminación de algunos de ellos.

Sean cuales sean estos cambios, es importante tener en claro que la facilidad para aplicarlos dependerá del asesoramiento oportuno que reciba por parte de su proveedor. Solo así podrá   realizar su CFDI en línea, cumpliendo con los estatutos que dicta el SAT, timbrando el documento y enviándolo de manera correcta y oportuna.

Ventajas de realizar CFDIs en línea

1. Disminución de costos, tanto en producción, administración y almacenamiento, como en el manejo de estas.
2. Manejo de tecnología para liberar el trabajo manual.
3. Seguridad en el proceso, al ser realizado bajo los estatutos, eliminando el riesgo de sanciones, reprendas o multas.
4. Validez en licencias, funcionalidad con los sistemas operativos, respaldo de antivirus y firewall para eliminar cualquier amenaza o vulnerabilidad.
5. Asesoría siempre disponible, realizada por personal altamente capacitado para resolver cualquier situación.
6. Prevención de pérdidas, gestión y manejo de archivos y disponibilidad de consulta a través de distintos protocolos de búsqueda.
7. Aprovechamiento en la economía que facilitan los PAC, pues tienen distintos programas y paquetes que se ajustan a las necesidades del cliente.
8. Contienen las 4 garantías que debe contemplar una CFDI y la validez y respaldo oficial de un sistema coordinado con el SAT.
9. Respecto a las auditorías, tiene la capacidad de facilitar el proceso en un 70%, pues la accesibilidad y disponibilidad de los documentos elimina el tiempo de búsqueda y gestión.
10. Su manejo a través de un portal facilita la inmediatez de las correcciones. Asimismo, en caso de error, el mismo sistema de archivo lo guarda en un lugar de retención, especifica la razón y la forma de arreglarlo.
11. Su empresa será reconocida como socialmente responsable al cumplir con los requisitos estipulados por ley.
12. Proporciona asesoramiento para enfrentar el proceso.

Dentro del sistema actual de declaración fiscal, la factura electrónica es el “nuevo” método, obligatorio desde el año 2014. ¿Sabe cómo generar una factura electrónica o aún tiene dudas?

La factura electrónica es la nueva modalidad del documento realizado anteriormente en papel, el cual ya no debería utilizar. Al facturar electrónicamente, está desarrollando el mismo fundamento, ya que se utiliza para declarar el costo de servicios y extraer los impuestos y cargos que como persona física debe pagar.

Una vez que opte por poner en práctica el desarrollo de este tipo de declaración, atenderá a las disposiciones legales que le corresponden, y que le permitirán de igual modo, aún sin un documento físico, cumplir con los estatutos que debe contemplar, incluyendo autenticidad, veracidad, originalidad, integridad y tiempos.

La factura electrónica se caracteriza por su validez legal, su fácil manejo, control y rastreo, tanto de las partes involucradas en su emisión y recepción, como de la autoridad fiscal.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

La implementación de la factura electrónica es una obligación que debe atender de inmediato, pues el SAT, entidad que rige las declaraciones fiscales del país, podría de lo contrario generar multas y sanciones. Para hacer una factura electrónica se aconseja afiliarse u obtener los servicios que presta la plataforma de un PAC, ya que en ella, se engloban todos los parámetros necesarios y se cubren las necesidades correspondientes con la asesoría profesional y dedicada que busca. Asimismo, contiene las especificaciones de una manera sencilla y fácil de comprender, así como el contacto con algún asesor disponible cuando lo solicite.

Para facturar electrónicamente, primero debe darse de alta en Hacienda, según el caso que su situación presente. Esto quiere decir que, antes de nada, debe aclarar si es persona física o moral y obtener su RFC.

Una vez hecho esto, el SAT pone a su disposición su plataforma para que realice la solicitud correspondiente y obtenga los archivos que requiera. Lo siguiente será desarrollar la Firma Electrónica, la cual también se explica en el portal del SAT y con ella ingresar a los portales que la entidad ofrece según el requerimiento que solicite.

¿Ya tengo mi FIEL, ¿qué sigue?

Debe ir al apartado “Firma Electrónica Avanzada – Comprobantes Digitales” del portal del SAT, el que contiene un vínculo que lo dirigirá a un lugar donde ingresará los archivos que generó anteriormente y la contraseña. Luego obtendrá un certificado que debe resguardar, pues ese certificado será la pieza vital para emitir facturas.

Ahora, a través de nuestra barra de navegación o dando clic al vínculo anterior, podrá comenzar a navegar a través del sitio para la generación de facturas electrónicas.

Generar una factura electrónica

Nuestro sitio ofrece a quienes solicitan sus servicios un portal en el cual podrán navegar de una manera ágil y sencilla, pues cada sección está dividida según la necesidad que desee cubrir. En primer plano y de inicio, el portal le ofrece crear una cuenta gratis por un tiempo determinado, en el cual podrá desarrollar las habilidades necesarias para comprender ampliamente el sistema. De la misma manera, contamos con asesores que podrán apoyarle en todo momento.

Estos son los pasos que deberá seguir para generar una factura electrónica:

• En el apartado de Inicio, le aparecerá el estatus y las facturas electrónicas que ha enviado o que por alguna razón no se han podido completar, con los motivos claramente especificados.
• Una vez que quiera generar una factura electrónica deberá ir al apartado donde dice “Emitir”, y a continuación en el vínculo que se despliega “CFDI”.
• Lo que le aparecerá a continuación es un recuadro en el cual deberá ingresar los datos que corresponden al llenado de la factura electrónica: RFC, Nombre, Dirección, Código Postal, Estado, País, Referencia y otra información necesaria para realizar el trámite.
• Una vez hecho eso, debe dar clic en “Ver Resumen” y verá un pequeño recuadro en la esquina inferior derecha de su pantalla. Lo siguiente será revisar los datos para terminar el proceso.
• Una vez hecho lo anterior y llenado correctamente los datos que se le soliciten, se generará el documento. Ya formando parte de nuestra comunidad, gozará de grandes beneficios para su empresa, como ahorros en tiempo y costos. Además tendrá la opción de archivo electrónico disponible las 24 horas, los 7 días de la semana.

Uno de los factores clave para el desarrollo de un negocio es estar al día con los deberes y aspectos fiscales, ya que ignorarlos puede provocar desequilibrios por las actualizaciones, recargos y multas generadas. Además, procurar la legalidad en los procesos internos y externos mejora las posibilidades de mantener e incrementar la productividad de nuestra organización, haciéndola más competitiva.

Para muchos empresarios, estar al corriente con el fisco puede parecer una tarea complicada; sin embargo, actualmente, la mayoría de los trámites se realiza de forma electrónica, lo que permite ahorrar tiempo, disminuir costos, llevar un buen control financiero y tener acceso a los beneficios que la tecnología otorga.

En general, estos son los requerimientos que se deben tomar en cuenta al abrir un negocio para estar alineado con la legislación fiscal vigente:

– Darse de alta en el SAT: la primera obligación fiscal es inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y mantener actualizados sus datos.

– Presentar declaraciones: mensualmente debe presentar la declaración de Impuesto Sobre la Renta (ISR), la de Impuesto al Valor Agregado (IVA), la de retenciones de IVA e ISR, la de Información de Operaciones con Terceros (DIOT), la de impuestos locales y anualmente, las declaraciones de IVA e ISR y la Informativa Múltiple (DIM).

– Facturar electrónicamente: todos los contribuyentes están obligados a emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) para realizar las deducciones correspondientes, por lo que las facturas en papel ya no son válidas. Para expedir CFDI necesita su Firma Electrónica (FIEL), el Certificado de Sello Digital (CSD) y una solución tecnológica que automatice la generación, envío y almacenamiento de las facturas electrónicas.

– Emitir recibos de nómina electrónicos: todas las empresas que pagan sueldos, salarios e ingresos asimilados a sus trabajadores, deben expedir CFDI por los pagos que realicen.

– Llevar contabilidad electrónica: enviar su información contable al SAT por medios electrónicos, es decir, debe generar los archivos tipo XML de la balanza de comprobación, catálogo de cuentas, pólizas y auxiliares de cuenta para entregarlos a la autoridad fiscal a través de su página de Internet en los tiempos establecidos.

– Recuerde que cumplir con sus obligaciones frente al fisco le permitirá demostrar la solidez de su compañía, conocer la situación financiera de su empresa en cualquier momento para tomar decisiones oportunas, y, lo más importante: tener en orden su situación fiscal le permitirá enfocarse en su principal objetivo, que es hacer que su negocio funcione y crezca.

La contabilidad electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT. Para dar cumplimiento formal a este ingreso, se envía únicamente la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación. Hace pocos años, entró en vigor el uso obligatorio de la facturación electrónica para las personas morales, luego las personas físicas y finalmente, exigieron a todos el timbrado de las facturas, lo que implica enviar al SAT copia de dichos documentos. Es la traducción de una parte de la información contable a archivos en formato XML, para que puedan ser revisados por la autoridad.

Esto nace a partir de la necesidad de un mayor control y debido a las carencias actuales de recursos humanos. La información contable en formato electrónico (XML), así como cuentas y balanza de los contribuyentes. Adicionalmente, se pidió asociar dentro de las pólizas la información de los CFDI de ingresos y gastos, detallando la forma de pago y cobro de estos, con el objetivo de tener una imagen más clara de la salud fiscal de los contribuyentes.

Los contribuyentes deben revisar los catálogos contables y asegurarse de cumplir con la estructura solicitada por el SAT para evitar que haya interpretaciones equivocadas de la información contable. También se deben depurar los saldos de cuentas en función de la nueva estructura y pedir a los contadores que cambien su forma de contabilizar. Este método debe ser aplicado por todos aquellos contribuyentes del sector financiero, personas morales y físicas con ingresos mayores a cuatro millones de pesos. Deben enviar la información del catálogo de cuentas con código agrupador y la balanza de comprobación correspondiente a los meses que deban declarar. Los contribuyentes que utilicen el buzón tributario deben, de manera previa, haber confirmado su correo electrónico. Es recomendable revisar los archivos en el validador de forma y sintaxis disponible en el Portal del SAT, así como verificar que esté vigente la firma electrónica.

Nuestra compañía cuenta con una plataforma plenamente preparada para emitir, gestionar, controlar y validar con el SAT los CFDI, lo que reduce enormemente la presión vinculada a sus ejercicios fiscales.

Al iniciar su recorrido por la plataforma, aparecerá una pantalla con las siguientes pestañas:

• Inicio:Ahí se mostrará la información de los CFDI emitidos recientemente.
• Búsqueda:Con esta pestaña, podrá ingresar datos de los CDFI que ha emitido e identificarlos rápidamente de acuerdo a distintos parámetros como fecha, RFC, razón, etc.
• Emisión: Pestaña donde podrá realizar la emisión de sus CFDI.
• Mi cuenta: En este apartado podrá editar la información personal de su cuenta y hacer los cambios necesarios a la misma.
• Ayuda: Podrá recibir soporte para resolver cualquier duda. En la pestaña de Soporte, podrá chatear o comunicarse vía correo con uno de sus asesores para recibir información clara que le permita resolver consultas.

Al ser una plataforma que trabaja en Internet bajo un esquema WEB, se obedecen principios de seguridad base, tales como:

• Acceso vía autenticación de usuario y password.
• Canal de acceso HTTPS.
• Cierre automático de sesión tras 20 minutos de inactividad.
• Inicio único de sesión.
• Manejo de cookies sin información sensible.

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Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) puede solicitar ante el SAT la autorización para ofrecer el servicio de emisión de CFDI por medio del adquiriente de bienes o servicios.

Los PAC podrán operar como PSECFDI para emitir el CFDI; luego será timbrado, se validará el CFDI, asignará folio fiscal y sellará digitalmente con el certificado de sello digital del SAT generado para dicho efecto.

¿Qué requisitos deben cumplir los PAC para ser PSECFDI?

Para que un PAC pueda operar como PSECFDI debe:

• Ser PAC de CFDI, con autorización vigente.
• Solicitar al SAT el Certificado Especial de Sello Digital (CESD), que será de uso exclusivo para la expedición de CFDI a través de adquirentes de bienes o servicios a personas físicas.
• Validar que el CESD -que será con el que se selle el documento- haya estado vigente al momento de generar el CFDI y no haya sido cancelado, además de verificar que el sello digital corresponda al documento que se está certificando.
• Proporcionar al SAT acceso a una herramienta de monitoreo que permita conocer como mínimo lo siguiente:
  • Número total y acumulado de CFDI emitidos.
  • Número total y acumulado de contribuyentes emisores de CFDI.
  • Número total de adquirentes que solicitan la emisión de CFDI.

• Validar a través de la página de Internet del SAT que la clave en el RFC del enajenante o prestador de servicios se encuentre inscrita efectivamente ante el RFC.
• Poner a disposición de los contribuyentes que adquieran productos o usen o gocen temporalmente bienes inmuebles, los medios para que éstos, puedan consultar y descargar los CFDI emitidos, así como la representación impresa de los mismos.

¿Quiénes pueden expedir CFDI a través de un PSECFDI?

Quienes pueden hacer uso de los PAC – PSECFDI para emitir CFDI son contribuyentes que necesiten:

• Comprobación de erogaciones en la compra de productos del sector primario: personas a quienes enajenen sus productos, siempre que se trate de la primera enajenación de los siguientes bienes:
  • Leche en estado natural.
  • Frutas, verduras y legumbres.
  • Granos y semillas.
  • Pescados o mariscos.
  • Desperdicios animales o vegetales.
  • Otros productos del campo no elaborados ni procesados.
• Comprobación de erogaciones y retenciones en el otorgamiento del uso o goce temporal de inmuebles.
• Comprobación de erogaciones en la compra de productos del sector minero.
• Comprobación de erogaciones en la compra de vehículos usados.
• Comprobación de erogaciones y retenciones en la recolección de desperdicios y materiales de la industria del reciclaje.

¿Qué se necesita para expedir CFDI con sujetos del Sector Primario?

Deberán verificar que las personas físicas a quienes les realizan las adquisiciones se encuentren inscritas en el RFC. En caso contrario, deberán proporcionar al SAT los datos necesarios para la inscripción en el RFC de dichas personas físicas; además deberá proporcionarle al proveedor autorizado lo siguiente:

• Del enajenante o arrendador:
  • Nombre, RFC y domicilio.
  • Lugar y fecha de la operación.
  • Cantidad, unidad y descripción del producto.
  • Precio unitario.
  • Total de la operación.
• Del adquirente:
  • Clave del RFC.

El PSECFDI solicita al SAT aprobación para la emisión de cada una de las facturas electrónicas que solicita. En caso de rechazo, es posible que el RFC tenga obligaciones adicionales o distintas a las de este sector y por ende, no es sujeto de esta facilidad.

Solemos criticar al sistema encargado de regir el cobro de impuestos. Sin embargo, aunque nos genere un costo, tiene también efectos positivos; al aplicarlo, entramos en un proceso de contribución-retribución. Como contribuyente, puede apoyarse en la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon), la que, por ejemplo, recientemente consideró violatoria la modificación a la ley que establece un tope a las deducciones personales.

Aquí le presentamos los 10 derechos a los que tiene acceso al pagar impuestos:

1.- Derecho a la información y asistencia

La autoridad tributaria debe proporcionar al contribuyente la información suficiente respecto de su situación fiscal en las diferentes etapas de su relación con la autoridad. De igual forma, está obligada a publicar periódicamente instructivos de fácil comprensión y a entregar la certificación y copia de las declaraciones presentadas en un procedimiento, así como a acceder a los registros y documentos que forman parte del expediente abierto a su nombre.

2.- Derecho a ser escuchado

El contribuyente podrá presentar, libremente y sin represalias, las pruebas que le respalden de surgir cualquier malentendido, así como quejas, observaciones o dudas.

3.- Derecho de petición

El contribuyente podrá obtener la certificación de los trámites que realice.

4.- Derecho a la confidencialidad y protección de datos

La autoridad deberá mantener confidenciales y resguardados en todo momento los datos del contribuyente.

5.- Derecho a la autocorrección fiscal

El contribuyente puede autocorregirse en las distintas contribuciones que sean objeto de revisión con la presentación de la declaración normal o complementaria que corresponda, a partir del inicio de las facultades de comprobación y hasta antes de que la autoridad tributaria le noti­fique la resolución determinante de las contribuciones omitidas.

6.- Derecho a no pagar más contribuciones de lo debido

El monto que pagará el contribuyente será el que le corresponda e indique la autoridad a partir de lo que genere.

7.- Derecho de acceso a la justicia fiscal

El acceso efectivo a la justicia fiscal requiere que las personas conozcan sus derechos y los mecanismos disponibles para exigirlos.

8.- Derecho a la presunción de buena fe

El contribuyente tiene derecho a que todas las actuaciones que realice se presuman de buena fe; por tanto, corresponde a la autoridad tributaria acreditar la existencia de cualquier circunstancia agravante en la comisión de infracciones fiscales.

9.- Derecho a una administración ágil y eficiente

Este derecho del contribuyente implica tres obligaciones para la autoridad tributaria. La primera es facilitar en todo momento al contribuyente el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones. La segunda es que las actuaciones de la autoridad tributaria -en donde intervenga el contribuyente- se lleven a cabo de la forma en que resulte menos gravosa para éste. Por último, la administración tributaria debe fomentar el principio de simplifi­cación en la política, legislación y gestión tributaria.

10.- Derecho a un trato respetuoso

El trato entre ambas partes debe regirse por el respeto y una actitud servicial, siempre buscando un común acuerdo y cubriendo las necesidades que se presenten.

Si necesita asesoría de la Prodecon puede consultar aquí dónde está la delegación más cercana; comunicarse al 01 (55)12 05 9000 en el Distrito Federal o desde el resto del país al 01 800 611 0190 en horario de atención al público (lunes a viernes de 09:00 a 17:00 horas).

A raíz de la implementación y generalización de la factura electrónica en México, ha surgido mucha información errónea que genera confusión en los usuarios que deben aplicarla. Por esta razón, hemos creado una lista de los 10 mitos sobre la facturación electrónica, que le invitamos a leer y compartir:

Mitos sobre la facturación electrónica

1. El único mecanismo para generar facturas electrónicas para personas físicas y RIF es a través de “Mis Cuentas” del SAT

FALSO. Ya que a través de portales y mecanismos provistos por terceros también se puede llevar a cabo sin necesidad de ingresar a la página del SAT. Existe una lista autorizada de PACs, de entre los cuales es posible escoger al proveedor de comprobantes fiscales que más se adapte a las necesidades puntuales.

2. Es necesario ir al SAT para realizar los trámites de alta

FALSO. Ya sea que se utilicen los sistemas propios del SAT o de terceros (PAC), el trámite para facturar electrónicamente puede realizarse online.

3. Solo mi contador puede realizar los trámites o asignarme un sistema

FALSO. Si bien es cierto por lo general, los trámites a realizar en la página del SAT no son simples, los proveedores de sistemas de facturación electrónica cuentan con asesores e instructivos donde se explica paso a paso el procedimiento, para que la operación pueda ser llevada a cabo por el mismo interesado.

4. Las facturas en papel ya no sirven

CIERTO. Las facturas en papel dejaron de ser válidas desde abril del 2014, por lo que para emitir una factura, es imprescindible hacerlo a través de un PAC o a través del sistema Mis Cuentas del SAT.

5. Una factura electrónica no puede imprimirse

FALSO. Las facturas electrónicas pueden imprimirse en una hoja simple A4 y entregarse en papel, pero hay que recordar que la factura impresa (PDF) es solo una representación del verdadero documento valido, el XML, por lo que debe cerciorarse de recibir ambos documentos en su correo electrónico para hacerlos válidos ante el SAT.

6. Las facturas electrónicas deben imprimirse para su resguardo

MITO. No es necesario imprimir. Las facturas electrónicas, ya sean generadas o recibidas, se resguardan en formatos específicos establecidos por el SAT. Los PAC, por lo general, solucionan este problema por defecto para sus clientes emisores o receptores.

7. Si la factura no viene en PDF no tiene valor legal o no es electrónica

FALSO. La factura electrónica se conforma como tal, independientemente del formato en que se publique o distribuya. Una factura electrónica no es más que un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que comprende de dos partes, un PDF y un XML que contiene la cadena de datos requeridos por el SAT.

8. Solo puedo utilizar un sistema de facturación electrónica

FALSO. Es posible utilizar cuantos sistemas se desee y cuantos proveedores existan; cada uno dependerá de un único punto de venta paralelo a los demás. Esto aplica para el caso en que, por ejemplo, un cliente le solicite a su proveedor la utilización de un sistema en particular para la generación o presentación de facturas, ya que le genera beneficios en cuanto al acceso de los datos, canales de recepción, archivado, etc.

9. Debo cambiar mi sistema de gestión dependiendo de qué sistema de facturación electrónica utilice

MITO. Los sistemas de gestión, por lo general, proveen de mecanismos de facturación electrónica, pero en caso de que no, éstos pueden articularse con una interfaz simple.

10. Debo saber mucho de sistemas para poder facturar electrónicamente

MITO. El SAT habilitó WebServices que permiten a empresas desarrolladoras de productos y sistemas y algunas otras, generar soluciones intuitivas para usuarios “no expertos”.