Cuente con el soporte y la gestión de un experto para dar mayor agilidad a sus procesos.
Experiencia y dedicación al servicio de su negocio
Conocimiento técnico y regulatorio que eleva los servicios a un nivel superior
Sovos innova a través de soluciones que permiten proteger a las empresas del futuro digital de los impuestos, sin importar su tamaño o ubicación geográfica. Las necesidades de servicio entre una empresa y otra nunca son iguales; por esto, Sovos pone a disposición de sus clientes distintas opciones de soporte, orientadas a satisfacer las necesidades específicas particulares.
Sovos establece un compromiso con cada cliente para brindarle todo lo que requiere para garantizar el cumplimiento oportuno y la continuidad operacional a través de soluciones, soporte y un servicio de excelencia.
En esta línea, el Technical Account Manager (TAM), un gestor clave que representa al cliente dentro de Sovos, toma la responsabilidad de coordinar a ambos equipos, aportando además conocimiento técnico y normativo que permita avanzar en la transformación de las tecnologías utilizadas y en las integraciones requeridas para apoyar el crecimiento del negocio.
Al ayudar a los clientes que hacen una compra directa de sus soluciones a responder a modificaciones en el ambiente de negocios y a los rápidos cambios regulatorios globales, el TAM agrega valor actuando como un punto de contacto único para la administración de los requerimientos de soporte y comunicación. El compromiso del TAM es ser un partner de confianza del cliente para comprender su negocio y sus sistemas de modo de resolver rápidamente cualquier problema.
Beneficios
Con un amplio conocimiento de las soluciones, la compañía y la industria, este líder técnico apoya y asesora al cliente con una sólida base.
Entiende el alcance de los desafíos y los impactos de los cambios, y sugiere vías de acción para enfrentarlos adecuadamente.
Ayuda en la detección temprana de problemáticas internas en los procesos de la compañía y sugiere mejoras, soluciones y buenas prácticas.
Proporciona visibilidad, estado y prioridades frente a requerimientos y proyectos nuevos de la compañía.
Propone capacitaciones, entrenamientos y bases de conocimientos de la compañía y de mejoras en las soluciones.
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Administración de infraestructura tecnológica de Sovos
Garantice la continuidad operacional de su negocio a través del monitoreo de sus plataformas.
Información y conectividad tecnológica estables y permanentes para anticipar incidentes
Asegure máxima disponibilidad, estabilidad y seguridad a través del servicio gestionado de monitoreo de plataformas tecnológicas de Sovos
Al crecer las transacciones y procesos de las empresas se vuelve imprescindible contar con un servicio de control y monitoreo frente a eventuales contingencias en sus sistemas, recursos y plataformas. Para hacer frente a esta necesidad, el área de CloudOps de Sovos ofrece el servicio extendido de Administración TI, que garantiza a los clientes la máxima estabilidad, disponibilidad y seguridad de sus soluciones.
A través de un monitoreo continuo, AdminTI puede realizar las integraciones y actualizaciones requeridas para optimizar la estabilidad y el rendimiento de las soluciones ante cada nueva normativa. Adicionalmente, vigila eventuales efectos sobre los componentes críticos de las plataformas de Sovos instaladas en la infraestructura de clientes, adelantándose a posibles incidentes, en especial en clientes que tienen un alto nivel de transacciones.
Beneficios
Continuidad operacional
AdminTI evita posibles cuellos de botella en las operaciones, garantizando que la solución no sufra detenciones no planificadas.
Seguridad
Al monitorear continuamente las condiciones, asegura la detección y reacción oportuna ante incidentes.
Implementación según normativas de la región
El servicio de administración TI se implementa adecuándolo a las normativas de cada país.
Rápida implementación
Recurrente y estándar, es de rápida implementación.
Alta disponibilidad
La alta disponibilidad asegura que la solución, incluso en momentos críticos, se mantenga operativa.
Generación de alertas
El monitoreo de salud de los sistemas permite gatillar alertas para los componentes críticos del sistema.
Escalabilidad
Los clientes con gran demanda pueden estar preparados para futuros cambios, para así proyectar crecimientos.
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Obtenga una mayor eficiencia operacional con los Servicios Extendidos de Sovos. Elimine tareas operacionales y administrativas que aumentan su carga de trabajo, pero no aportan valor a su negocio.
Servicios extendidos de Sovos
Mayor eficiencia, mejor uso de los recursos, continuidad operacional asegurada
Uno de los efectos de la transformación digital de los impuestos es la rapidez con la que las administraciones tributarias emiten nuevos cambios normativos con el objetivo de contar con información de calidad, continua y en tiempo real sobre las transacciones que se realizan.
Esto obliga a las empresas a integrar dichos cambios en sus plataformas tecnológicas sin tardanza, y a dedicar tiempo y recursos para generar los datos requeridos. Para las empresas que producen un alto números de documentos, y para compañías de menor tamaño en proceso de crecimiento, que no tienen suficiente personal para estas tareas, esto puede ser significativamente más complejo.
Para que un documento electrónico cumpla con los requisitos establecidos por la administración tributaria debe pasar por un sinnúmero de controles e intervenciones -varias de ellas manuales- para asegurar que la información de impuestos que debe presentar sea la correcta. Estos datos son fundamentales no solo para el trabajo del día a día, sino también, para realizar balances y enfrentar posibles auditorías. Adicionalmente, todos los reportes emitidos a partir de esta información tienen la obligación de cumplir con las normativas de cada país en los que la empresa está presente.
Estos requerimientos suelen generar un cuello de botella en las empresas, pues muchas veces exceden el alcance de las soluciones tecnológicas. Sovos ofrece servicios extendidos que pueden hacerse cargo de aquellas tareas operativas que no aportan al core del negocio.
Los servicios extendidos de Sovos mejoran la eficiencia en las operaciones a través de reportes y alertas requeridos en cada caso particular.
Beneficios
Recursos mejor utilizados
Al no ser requeridos para realizar tareas operativas que no contribuyen al negocio propiamente tal.
Mayor disponibilidad
Los servicios extendidos pueden garantizar los tiempos de recuperación y disponibilidad de servicio.
Seguridad
El continuo monitoreo de los datos críticos y las condiciones de seguridad en los que se gestionan, evita riesgos por pérdidas de información y mala utilización.
Continuidad operacional
Aseguran su continuidad evitando detenciones imprevistas del servicio.
Estabilidad
Garantizan que las soluciones sean estables y tengan una mejor performance.
Planes de servicios extendidos
Sovos cuenta con 3 planes de servicios, que abarcan diferentes entregables dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente:
TIER 1
Enfocado a optimizar tareas de revisión y cuadraturas de documentos, y la aplicación de alertas de consumo de folios.
TIER 2
Además de optimizar el trabajo relacionado a documentos y alertas, este nivel de servicios permite contar con informes especiales que necesite su empresa.
TIER 3
Este nivel permite contar, no solo con todos los servicios de los niveles anteriores, sino que también ofrece una asistencia mayor en cuanto a la carga manual de documentos.
¿Está interesado en nuestra solución de servicios extendidos?
Sovos SAP Framework le ayuda a integrar las nuevas normativas sin interrumpir las operaciones diarias de su compañía
Experiencia de larga data
Integre los cambios normativos sin detener la operación de su organización con Sovos SAP Framework
Las soluciones SAP, utilizadas por millones de empresas a nivel mundial, estandarizan los procesos comerciales en distintos departamentos en una aplicación centralizada e integrada.
La transformación digital de los impuestos demanda a las empresas emitir sus facturas, documentos equivalentes, notas de débito y notas de crédito electrónicamente para la aprobación de las autoridades tributarias y la validación de las transacciones comerciales. Sin embargo, cada país tiene distintos requerimientos para presentar su información, lo que complejiza la tarea de monitoreo, soporte y cumplimiento en las empresas.
Sovos SAP Framework permite cumplir con los requerimientos legales para la emisión de factura electrónica en cada país. La solución permite extraer y transformar toda la información para que los documentos tributarios electrónicos en Colombia cumplan con la normativa impuesta por la DIAN.
SAP Framework logra, sin intervenir su solución SAP, identificar dónde está la información que se requiere, extraerla desde el ERP; armar el documento, archivo o reporte que solicita la autoridad tributaria -en este caso la DIAN- firmarlo electrónicamente y enviarlo a la autoridad tributaria. La DIAN revisa y valida el documento para luego enviarlo al Cloud de Sovos, un ambiente común para ser accedido por el cliente cuando lo requiera.
Sovos actúa como un enlace que recibe y transmite de forma segura mensajes entre entornos de sistemas de origen (SAP) y Sovos Cloud.
Implementación
A través de la implementación en SAP, extrae y transforma la información conectándose con el Sovos Cloud para el envío y recepción de los DTEs.
Cumplimiento
Entrega el cumplimiento fiscal de Colombia, según los requerimientos de la DIAN, evitando multas, sanciones e inconvenientes operativos.
Conexión
Convierte a SAP en la única fuente de datos para una organización.
Acceso
SAP Framework extrae, firma, valida y recibe la validación del documento por parte de la DIAN.
Continuidad operacional
Sovos SAP Framework puede soportar un gran volumen de documentos, asegurando la actualización normativa y la continuación de los procesos de negocio.
La solución Sovos SAP Framework consta de SAP Framework Outbound, para emisión y SAP Framework Inbound para recepción.
Seguridad
Sovos Cloud es una plataforma segura de acceso exclusivo.
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Sovos SAP Framework permite integrar las normativas locales, al tiempo que cumple con los requerimientos para la facturación electrónica en 60 países y más
Desarrollo
→ De lógicas de extracción de datos de negocios y tributarios.
→ Comunicación con la nube y las autoridades tributarias.
→ Integración de las respuestas fiscales y comerciales.
Monitoreo
→ Generación de alarmas visuales que alertan de documentos rechazados.
→ Distribución de documentos electrónicos.
→ Impresión local.
Soporta
→ Cuenta con monitores SAP para los módulos de Logística, SD y FI.
→ Almacena con seguridad datos por periodos fiscales y extendidos.
→ Reportes para auditorías fiscales.
Asociados con SAP
Asociado con SAP por más de 20 años
Sovos ha sido socio de SAP por más de 20 años. Además de contar con la certificación en las plataformas S/4HANA y ECC, hemos trabajado a la par para desarrollar software tributario preparado para la solución S/4HANA Cloud. Adicionalmente, hemos creado un programa de primeros usuarios para las empresas que usan la determinación de impuestos y facturación electrónica de Sovos.
El futuro de los impuestos ya está aquí. Confíe en Sovos
Con Sovos y SAP a su lado, su compañía está en condiciones de hacer frente -con total confianza y control- al futuro de los impuestos. ¿Desea saber más?
La solución de cumplimiento fiscal para la emisión de factura electrónica en Colombia y el resto del mundo.
Solución global que opera localmente según la normativa fiscal de Colombia.
Simplifique la emisión de factura electrónica bajo la normativa dictada por la DIAN
La robustez y flexibilidad de la solución de Sovos para la emisión de factura electrónica le permite estar al día con los requerimientos de las autoridades fiscales y enfrentar la transformación digital de los impuestos.
Los continuos cambios normativos impactan en los procesos de negocios de las compañías, que deben cumplir con las regulaciones para evitar sanciones y multas. Cada país en Latinoamérica tiene sus propios requisitos específicos en materia tributaria, que se reflejan en las exigencias de sus administraciones fiscales -la DIAN en Colombia, SUNAT en Perú, AFIP en Argentina, SII en Chile y otras, que demandan, cada vez más, el uso de software especializado.
La solución de factura electrónica de Sovos reduce el impacto que implica emitir documentos fiscales en tiempo real.
“Nuestro personal puede enfocarse en las actividades comerciales estratégicas en vez de tener que dedicarse a investigar e implementar constantemente los cambios que se producen en el país. Dado que Sovos proporciona las actualizaciones de redes, así como las configuraciones del ERP de SAP, hemos sido capaces de trabajar con un solo proveedor en varios países y gestionar con confianza los cambios en la Nota Fiscal de Brasil, y la regulación del CFDI en México”.
Randy Isdahl
Director de arquitectura de proceso SAP en Brown-Forman
Use un software especializado para emitir y autorizar documentos equivalentes electrónicos y manténgase en cumplimiento con el avance de las normativas.
Una solución global para requerimientos locales
Manténgase al día con la constante evolución de los mandatos
La transformación digital de los impuestos en las transacciones demanda contar con un software para emitir documentos equivalentes de manera electrónica.
Tal como con la facturación electrónica, especialmente en Europa y Latinoamérica, las empresas han debido adaptarse para cumplir con las regulaciones relacionadas con los procesos de negociación entre empresas y gobiernos (B2G) y las transacciones comerciales entre empresas (B2B).
La digitalización de los impuestos vinculados a los negocios B2C y B2B permite aumentar la eficiencia, reducir costos y proporcionar un valor agregado a sus consumidores al mejorar la experiencia de usuario en el proceso de compra, a la vez que contribuye al cuidado del medio ambiente.
Emitir y autorizar documentos equivalentes electrónicos correctamente es más sencillo que nunca
La solución de Sovos permite procesar un gran volumen de documentos al tiempo que aumenta su rentabilidad y la libera de la preocupación de incorporar nuevos mandatos en sus procesos de reporte, gracias al permanente monitoreo de su equipo mundial de expertos en cambios regulatorios.
Beneficios de contar con nuestra solución
Procese un alto volumen de documentos
La solución de documentos equivalentes electrónicos de Sovos maximiza la eficiencia gracias a su capacidad de procesar una cantidad masiva de documentos de acuerdo con los requerimientos de la autoridad tributaria de cada país, garantizando el cumplimiento de empresas con un alto número de transacciones.
Garantiza la continuidad de sus operaciones
La solución de Sovos lo apoya en procesos de emisión crítica en cada punto de venta o ERP, habilitando la solución con la capacidad de operar en forma online. Su permanente actualización permite una operatoria constante y sin interrupciones con los puntos de venta o Point of Sales (POS) o los distintos ERP del emisor.
Abarca todo el ciclo del documento equivalente electrónico
Envía, valida, devuelve y distribuye un documento electrónico que cumple con los parámetros y tiempos de entrega que exige la autoridad tributaria.
El 30 de julio de 2021 la administración tributaria de Colombia (DIAN) emitió la resolución 00063/2021, estableciendo que el 18 de agosto de este año estarán disponibles las funcionalidades necesarias para la generación, transmisión, validación, entrega y registro de la factura electrónica según se especifica en la versión 1.8 del anexo técnico de la factura electrónica establecido por las resoluciones 000012/2021, 00013/2021 y 00015/2021. La resolución especifica que la fecha antes mencionada no aplica a la versión 1.0 del documento técnico para la implementación del documento soporte requerido en compras a vendedores que no requieren emitir facturas electrónicas. El plazo para la implementación del documento de soporte se extendió hasta el 31 de enero de 2022. Además de estos cambios, se modificó el calendario para la implementación de la Nómina Electrónica. Esta resolución también extiende hasta el 29 de octubre de 2021 el plazo para que los contribuyentes implementen los documentos electrónicos de nómina si se encuentran clasificados en el grupo 1 del cronograma establecido por la DIAN.
23 de julio, 2021
La administración tributaria de Colombia (DIAN) dio a conocer el nuevo proyecto de resolución que pospone la fecha para que los contribuyentes implementen el Documento de Soporte de Compras, que los facturadores electrónicos deben emitir cuando realizan compras a proveedores que no están obligados a emitir facturas electrónicas. La nueva fecha de entrada en vigor es el 31 de enero de 2022. El nuevo proyecto de resolución está abierto a comentarios que la DIAN analizará antes de emitir la versión final del reglamento.
Facturación electrónica en Colombia
La facturación electrónica en Colombia es obligatoria para los contribuyentes establecidos. Si bien fue uno de los primeros países en otorgar peso legal a las facturas electrónicas, el mandato de Colombia entró en vigor recién en 2019 y ha estado sujeto a cambios desde entonces.
Comprender las especificidades de las normas generales de cumplimiento tributario es esencial. Por este motivo, los expertos regulatorios de Sovos han elaborado este resumen completo de la facturación electrónica en Colombia. Marque esta página para mantenerse informado sobre los últimos requisitos.
Características de la facturación electrónica en Colombia
Facturación electrónica B2B en Colombia
Todas las empresas deben emitir facturas electrónicas de venta con validación previa antes de su emisión. Las compañías deben habilitarse como emisores electrónicos a través del portal web asignado por la DIAN.
Los proveedores también deben certificarse como Proveedores de Servicios Tecnológicos (PST) y recibir un identificador de software único. El formato estándar utilizado es XML, que usa UBL V2.1 (Universal Business Language) adoptado por la DIAN.
La firma digital es obligatoria para garantizar la autenticidad y la integridad durante todo el proceso de facturación.
Las facturas deben usar un sistema de numeración consecutiva asignado por la DIAN, junto con un Código Único de Factura Electrónica (CUFE) para fines de identificación y de integridad de los datos. Los emisores deben crear una representación gráfica de la factura en formato PDF, incluido un código QR.
Tanto los emisores como los receptores deben archivar las facturas durante el período definido por el estatuto fiscal.
Facturación electrónica B2G en Colombia
A partir de noviembre de 2020, la facturación electrónica se volvió obligatoria para todos los contribuyentes, incluidas las transacciones B2G. Todos los proveedores deben emitir facturas electrónicas y los compradores deben recibirlas. Los últimos no necesitan validar la factura, pero pueden aceptarla o rechazarla.
Facturas electrónicas
La factura electrónica es la evolución de la factura tradicional. Tiene la misma validez que el documento físico en un sentido legal, pero se genera, valida, emite, recibe, rechaza y conserva de manera electrónica. En términos fiscales, apoya las transacciones de venta de productos o servicios.
Todas las facturas electrónicas de ventas para el reconocimiento de impuestos deben validarse antes de su emisión por la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
La factura electrónica de venta solo se clasificará como emitida cuando se valide y entregue al comprador, siempre que también cumpla con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos que establece la DIAN.
Documentos equivalentes electrónicos
En el contexto de la facturación electrónica en Colombia, los documentos equivalentes son recibos digitales emitidos por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para las transacciones que no requieren una factura de venta.
El documento equivalente electrónico se define como un documento con estas características:
Contiene la información de una operación comercial realizada por un sujeto que no está obligado a emitir una factura electrónica.
Cumple con los requisitos legales.
Se genera y transfiere electrónicamente a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
Las notas de ajuste se incluyen para el documento equivalente electrónico y se han creado como un mecanismo para su cancelación o corrección.
Recibo de compra electrónico
El recibo de compra electrónico se emite para los consumidores finales. No genera crédito fiscal y su estructura es menos compleja que las facturas electrónicas.
Notas de débito y de crédito electrónicas
Las notas de crédito y de débito son documentos que permiten hacer ajustes o correcciones a las facturas electrónicas. Deben generarse y transmitirse electrónicamente a la DIAN para su validación.
Documento para pagos a favor de personas no sujetas al IVA
Este documento es un tipo de factura que el comprador debe emitir al adquirir productos o servicios de personas no sujetas al IVA.
Factura electrónica de exportación e importación
Estos documentos deben emitirse para justificar las operaciones de exportación e importación, además de otros documentos relacionados con las operaciones aduaneras.
Otros documentos
Otros documentos relacionados incluyen los justificativos de gastos, las deducciones y otros tipos de medios electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Ley de facturación electrónica en Colombia
La facturación electrónica es obligatoria en Colombia para las empresas que estén sujetas al Impuesto al Valor Agregado (VAT, por sus siglas en inglés).
El mandato sigue un modelo de autorización previa que entró en vigencia en enero de 2019 y comenzó con los grandes contribuyentes. Se volvió obligatorio para todos los contribuyentes a partir de noviembre de 2020 y cubre las transacciones B2G, B2B y B2C.
Colombia requiere que los proveedores emitan facturas electrónicas, y los compradores deben aceptarlas o rechazarlas, aunque no tienen que validar el documento. DIAN, la autoridad tributaria del país, debe autorizar las facturas electrónicas antes de que puedan enviarse al comprador; sin la autorización, no se puede emitir el recibo y los productos no se pueden enviar.
Para obtener más detalles sobre la facturación electrónica en Colombia, siga leyendo.
Tipos de operaciones sujetas al régimen de factura electrónica de Colombia
El mandato de facturación electrónica en Colombia se aplica a estos documentos y transacciones:
Facturas electrónicas: Obligatorias en las transacciones B2B y cuando se genera crédito fiscal. La validez de este documento está sujeta a estrictas reglas de cumplimiento que cubren la estructura, la emisión y la validación.
Documentos equivalentes electrónicos: Ahora, los siguientes documentos se consideran equivalentes a las facturas electrónicas:
Tickets para las cajas registradoras con sistemas POS.
Entradas de cine.
Billetes de transporte de pasajeros.
Extractos emitidos por instituciones financieras y similares para las operaciones de financiación.
Billetes de transporte aéreo.
Documentos en juegos localizados de tragamonedas, bingo, casinos y similares.
La boleta electoral, fracción, cartón, formularios o similares en los juegos de suerte o de azar.
Documentos emitidos en el cobro de peajes.
Recibos de liquidación expedidos por la Bolsa de Valores de Colombia.
El documento de operaciones de la bolsa agrícola y otros productos básicos.
Documentos emitidos para los servicios públicos domiciliarios.
Entradas para espectáculos públicos.
Recibo de compra de venta electrónico: El vale emitido para los consumidores finales. No genera crédito fiscal y su estructura es menos compleja que las facturas electrónicas.
Notas electrónicas de débito y de crédito: El vendedor las emite para recuperar los gastos o acreditar las cancelaciones, los descuentos u otras modificaciones a facturas electrónicas emitidas y tickets. Al igual que las facturas electrónicas, estas notas deben validarse previamente.
Documento para pagos a favor de personas no sujetas al IVA: Un tipo de factura que el comprador debe emitir al adquirir productos o servicios de personas no sujetas al IVA.
Recibo de ingresos laborales: Debe emitirse de acuerdo con el formato establecido en los documentos técnicos de la factura electrónica cuando se efectúen desembolsos relacionados con la nómina del contribuyente, incluidas las contribuciones parafiscales y de seguridad social.
Factura electrónica de exportación e importación: Debe emitirse para respaldar las operaciones de exportación e importación, además de otros documentos relacionados con las operaciones aduaneras. Hasta ahora, solo se han elaborado y puesto en producción las facturas electrónicas de exportación.
Otros documentos: Justificativos de gastos, deducciones y otros tipos de medios electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Esquema XML basado en UBL 2.1
El formato estándar de facturación electrónica para las facturas electrónicas en Colombia es XML, que usa Universal Business Language (UBL) V2.1.
Se genera el documento XML, compuesto por la información que requiere la autoridad tributaria de Colombia y, luego, se firma con un certificado digital. A partir de ahí, el software certificado del contribuyente valida los datos, así como el emisor y el destinatario, e informa la transacción a la DIAN.
A continuación, la autoridad tributaria registrará el documento, le asignará un número único de factura electrónica, notificará al emisor que se ha procesado correctamente y le entregará el XML.
Código Único de Factura Electrónica (CUFE)
El Código Único de Factura electrónica (CUFE) permite identificar las facturas electrónicas de manera inequívoca. También se conoce, simplemente, como “código único de factura electrónica” y está compuesto por los datos de una factura y la Clave de Contenido de Control Técnico proporcionada por la autoridad tributaria.
El CUFE también garantiza la integridad de los documentos con el cifrado SHA384.
Código QR
Además de estar en formato XML con firma digital y código único de factura electrónica (CUFE), las facturas electrónicas válidas en Colombia deben incluir un código QR. Esto es obligatorio por ley y es posible mediante proveedores de tecnología certificados, como Sovos.
Para los clientes que no pueden recibir facturas electrónicas, se les envía una factura con código QR para la transacción.
Contenedor electrónico
Uno de los cambios en la Resolución 000012 de la DIAN modifica la ley de facturación electrónica para implementar el uso del contenedor electrónico. Es un instrumento electrónico obligatorio que se usa para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas de débito y de crédito, y la información electrónica general derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la DIAN cuando corresponda.
Esta modificación implica que las facturas electrónicas deben emplear firmas digitales para garantizar la autenticidad e integridad del documento. El emisor debe firmar digitalmente la factura según los estándares establecidos por la normativa y la política de firma de la autoridad tributaria.
¿Cómo funciona una factura electrónica en Colombia?
El sistema de facturación electrónica de Colombia contiene múltiples procesos en los que participan el facturador electrónico, la DIAN, los proveedores de tecnología y los receptores electrónicos o compradores.
Una vez que el facturador electrónico cumple con los requisitos de autorización, puede empezar a generar las facturas electrónicas y los documentos equivalentes.
Entre los procesos más importantes de este sistema de generación, se encuentran los siguientes:
Validación: El sistema de facturación electrónica actual de Colombia requiere que las facturas y otros documentos expedidos por la persona responsable de la facturación electrónica sean validados por la DIAN antes de ser emitidos a su destinatario.
Una vez concluido este proceso, la DIAN procederá a registrar el documento electrónico en sus bases de datos con el valor “documento validado por la DIAN” mientras genera un mensaje de validación, lo firma, lo almacena y lo envía al facturador electrónico para su emisión y entrega al adquirente.
Recepción de los documentos electrónicos: Los facturadores electrónicos también deben actuar como receptores electrónicos. Para ello, deberán establecer un correo electrónico para recibir las facturas electrónicas de venta emitidas por sus proveedores y otros documentos sujetos al mandato de factura electrónica.
Esta obligación se cumple emitiendo un acuse de recibo por el destinatario y solo debe hacerse cuando el documento expedido haya sido validado por la DIAN. Desde un punto de vista comercial, si el destinatario del documento está de acuerdo con el documento recibido, deberá aceptarlo formalmente.
Si el documento no cumple las condiciones comerciales acordadas con el proveedor, este deberá rechazar comercialmente el documento y el acuse de recibo asociado emitido. Si, después de recibir el documento, el destinatario no lo rechaza dentro de los tres días hábiles posteriores al día indicado en el campo Fecha de entrega (o en el campo Fecha de emisión), el documento se considerará aceptado de forma tácita.
Contingencia: La legislación vigente en materia de facturación electrónica establece que si el contribuyente no puede emitir una factura electrónica o cualquiera de los demás documentos equivalentes por problemas tecnológicos imputables a la DIAN, podrá expedir el documento que respalde la operación sin la validación de la DIAN.
Estos documentos pueden ser facturas en una chequera de papel. En tales casos, el contribuyente debe utilizar los rangos de facturación autorizados por la DIAN. Una vez superada la situación de contingencia, el obligado tendrá un plazo de 48 horas para enviar estos documentos a la autoridad tributaria para su validación.
RADIAN: RADIAN es un sistema de información que permite la circulación y trazabilidad de las facturas electrónicas como título de valor, en lo sucesivo denominado “título de valor de la factura de ventas electrónica”.
Una vez que una factura de venta electrónica se convierte en un título de valor y está registrada en RADIAN, la negociación es posible para el titular legítimo, o a través de agentes u operadores autorizados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Existen otros procesos con el objetivo de garantizar la negociación, la transferencia, la aprobación y la ejecución de dicho documento.
Emisión y entrega de la factura de venta o el documento equivalente: La emisión de la factura de venta o documento equivalente incluye su generación, transmisión, validación y entrega al comprador para cada una de las operaciones de venta o prestación de servicios realizadas.
La emisión de estos documentos debe cumplir con los requisitos legales correspondientes, así como con los requisitos especiales y las condiciones, características, términos, y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la DIAN.
Beneficios de usar la facturación electrónica en Colombia
La facturación electrónica ofrece una serie de beneficios, que incluyen:
Reducción de los costos de material: Sin necesidad de papel, impresión, sobres ni franqueo.
Mayor precisión: Los informes automatizados eliminan la posibilidad de errores de la entrada manual.
Eficiencia de tiempo: La facturación electrónica y las declaraciones en tiempo real suprimen el proceso en papel.
Archivado sencillo: Las facturas en papel corren peligro cuando se almacenan durante años (y producir copias es más difícil).
Cronograma de la facturación electrónica en Colombia
1995: Colombia otorga a las facturas electrónicas el mismo estatus que a las facturas en papel
18 de abril de 2016: Lanzamiento de un proyecto piloto con 58 empresas
Enero de 2019: La facturación electrónica se vuelve obligatoria para las grandes empresas registradas para el VAT
Febrero de 2023: Los grandes contribuyentes deben emitir facturas electrónicas de venta por boletos de caja registradora superiores a 5 UVT
Noviembre de 2020: La facturación electrónica se vuelve obligatoria para todas las grandes empresas registradas para el VAT
Marzo de 2023: El Decreto 442 introduce cambios en la normativa de la facturación electrónica
Marzo de 2023: Los contribuyentes que declaran los impuestos sobre la renta y complementarios deben emitir facturas de venta electrónicas para los tickets de caja registradora de más de 5 UVT
Abril de 2023: Los contribuyentes que no declaran los impuestos sobre la renta y complementarios deben emitir facturas de venta electrónicas para los tickets de caja registradora de más de 5 UVT
Junio de 2023: Todos los grandes contribuyentes deben emitir facturas de venta electrónicas para los tickets de caja registradora superiores a 5 UVT
Noviembre de 2023: La Resolución 165/2023 introduce más cambios en la normativa de facturación electrónica
Noviembre de 2023: El calendario de implementación de documentos equivalentes electrónicos se pospone hasta el 1 de mayo
1 de febrero de 2024: Todos los contribuyentes incluidos en el alcance ya deben haber aplicado las últimas normas sobre la factura electrónica de venta
Sanciones: ¿Qué sucede si no cumplo con la facturación electrónica en Colombia?
Aquellos que no cumplan con los requisitos del mandato de facturación electrónica de Colombia pueden enfrentar repercusiones.
El actual sistema reglamentario del régimen de Colombia está regulado por las disposiciones del artículo 652-1 del Estatuto Tributario, que, básicamente, prevé dos tipos de sanciones. El incumplimiento puede provocar multas de hasta el 1 % del valor involucrado en las facturas no válidas o el cierre de establecimientos por hasta 30 días.
¿Cómo elegir el software adecuado de facturación electrónica en Colombia?
A la hora de seleccionar un software de facturación electrónica para Colombia, es crucial pensar en el futuro. La DIAN ya ha introducido cambios en la normativa de la facturación electrónica y hay una alta probabilidad de que se produzcan más modificaciones. El socio ideal para el cumplimiento de la normativa es aquel que combina la tecnología con el conocimiento, la flexibilidad y la previsión, uno que evoluciona a medida que lo hace la normativa.
Otra consideración debe ser la naturaleza de su negocio. Podría elegir una solución puntual, pero es más eficiente usar una que cubra todas las facetas del cumplimiento tributario, no solo en Colombia sino en todos los lugares donde haga negocios. Sovos puede ayudarlo.
¿Qué más necesito para cumplir con el VAT en Colombia?
Las empresas que ofrecen productos o servicios imponibles en Colombia pueden tener que registrarse para el IVA. Este proceso se realiza a través del registro único tributario (RUT). Una vez registrada, se obtiene el número de identificación del contribuyente (NIT).
Las empresas extranjeras no pueden registrarse directamente para impuestos indirectos en Colombia como no residentes. Los comerciantes extranjeros deben formar un establecimiento permanente en Colombia y registrarse para impuestos indirectos.
En Colombia, todas las empresas registradas para el IVA deben enviar y recibir las facturas electrónicamente. Todos los contribuyentes deben convertirse en emisores de facturas electrónicas a través del portal web de la autoridad tributaria y, luego, emitir facturas electrónicas para las transacciones.
El régimen de facturación electrónica de Colombia es obligatorio para todas las empresas que están registradas para el IVA. Dicho esto, hay algunas exclusiones, como instituciones financieras, compañías con ingresos por debajo de un umbral específico y otros segmentos de negocios.
Cualquier empresa registrada para el IVA que esté constituida en Colombia debe cumplir con las demandas del mandato de facturación electrónica de la autoridad tributaria.
Puede acceder a la factura electrónica de dos formas:
Usar un software autorizado por la DIAN para abrir y verificar el contenedor electrónico. El software debe poder leer el formato XML y la firma digital de la factura. Puede utilizar el portal de carga gratuito de la DIAN o un proveedor de software externo.
Escanear el código QR de la factura con su smartphone o tablet. El código QR lo redirigirá al sitio web de la DIAN, donde puede ver los detalles de la factura y descargarla en formato PDF.
El registro, la prueba y la habilitación de la DIAN son los pasos que un contribuyente debe seguir para convertirse en un emisor autorizado de facturas electrónicas en Colombia.
El proceso consta de las siguientes etapas:
Registro: El contribuyente debe inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) y obtener un certificado digital para firmar las facturas electrónicas. También debe elegir un proveedor de software para generar, transmitir y validar las facturas electrónicas.
Prueba: El contribuyente debe realizar una serie de pruebas para verificar el correcto funcionamiento del software y el cumplimiento de los requisitos técnicos y legales definidos por la DIAN. Las pruebas incluyen generar, transmitir, validar y consultar las facturas electrónicas, así como gestionar las contingencias y los errores.
Habilitación: Cuando el contribuyente pase las pruebas, la DIAN le permitirá emitir facturas electrónicas en el entorno de producción. El contribuyente recibirá un aviso y un número de autorización de numeración (NAN) para comenzar a emitir facturas electrónicas.
El valor de la facturación mensual se calcula agregando el valor neto de las ventas, el valor del IVA y el valor del impuesto al consumo. El valor de la facturación mensual debe informarse a la DIAN a través del sistema de facturación electrónica y pagarse dentro de los plazos establecidos por la DIAN.
Sovos está certificado por la DIAN para ofrecer tecnología y soluciones de facturación electrónica a los contribuyentes elegibles en Colombia.
Establecer la facturación electrónica en Colombia con Sovos
Con la facturación electrónica cada vez más extendida a nivel mundial, siguiendo el ejemplo de países latinoamericanos como Colombia, es importante al cumplimiento de la normativa.
La adopción global, aunque fragmentada, de la facturación electrónica refuerza la necesidad de elegir un único proveedor para todas las necesidades de cumplimiento, dondequiera que haga negocios. Sovos es un socio de cumplimiento tributario en el que puede confiar.
El sistema de facturación electrónica colombiano está llegando al nivel de madurez. Desde su creación en 2018, Colombia vino consolidando y ampliando progresivamente el mandato para hacerlo más estable, confiable e integral.
A raíz de la promulgación de la reciente Resolución 000013/2021, la Dirección de Impuestos Internos de Colombia (DIAN), amplió oficialmente el mandato de facturación electrónica para incluir también las transacciones de nómina. Esta expansión sigue el patrón establecido por México, Brasil y otros países que ya ampliaron el mandato de facturación electrónica también a las transacciones de nómina.
El Documento Soporte de Nómina Electrónica se conoce localmente en Colombia como Documento Soporte de Nómina Electrónica o también simplemente como Nómina Electrónica. Es un nuevo documento digital destinado a soportar y validar los costos relacionados con la nómina y las deducciones del impuesto sobre la renta y los créditos del IVA (en su caso) cuando las compañías hagan pagos derivados de relaciones laborales, legales y otras de carácter similar (pensiones).
En términos simples, las transacciones de costos laborales deben reportar bajo este nuevo sistema digital para que sean válidas. Esto ocurre cuando los empleadores realizan pagos de salarios, sueldos, reembolsos, pensiones, etc.
¿Quién está obligado a cumplir con el mandato de nómina electrónica?
Los empleadores que pagan salarios bajo una relación laboral, donde los pagos se informan como gastos para efectos del impuesto sobre la renta o como impuestos deducibles para el IVA, deben cumplir. Sin embargo, existen importantes excepciones derivadas de ese marco legal. Por ejemplo, las oficinas públicas, las entidades sin fines de lucro o los contribuyentes acogidos al régimen simplificado actualmente no están obligados a cumplir. En consecuencia, no necesitan emplear dichos pagos para deducir el impuesto sobre la renta o el IVA.
Calendario de despliegue
La DIAN estableció un cronograma de implementación con base en el número de empleados que tenga el contribuyente en su nómina. Hay cuatro etapas o grupos sujetos a los siguientes plazos:
Grupo
Fecha límite para iniciar la generación y remisión del documento
Número de empleados
De
Arriba a
1
1 de septiembre de 2021
Más de 250 empleados101
2
1 de octubre de 2021
101
250
3
1 de noviembre de 2021
11
100
4
1 de diciembre de 2021
1
10
Fecha límite para el envío de remesas
Como la Nomina Electronica debe informar mensualmente, los pagos de cada mes deben informar antes del día 10 del mes siguiente. Las notas de ajuste deberán ser informadas dentro del mismo plazo, una vez hechas por el empleador.
Elementos de información del mandato de nómina electrónica
Existen dos tipos básicos de reportes que forman parte de este mandato: el Documento Soporte de la nómina electrónica y -cuando sea necesario- la Nota de Ajuste.
Documento Soporte de Nómina Electrónica o Nomina Electronica
Este documento electrónico contiene la información que sustenta los pagos hechos a los trabajadores por concepto de salarios y otras compensaciones, las deducciones y la diferencia entre ellas hechas por el patrón, según consta en la nómina. El empleador deberá luego generar y transmitir el documento a la DIAN empleando el formato XML establecido en la documentación técnica incluida en la norma 000037/2021.
Notas de ajuste
En este mandato no existen notas de crédito como las conocemos en el sistema de factura electrónica de Colombia. Sin embargo, cuando un empleador necesita realizar correcciones al Documento Soporte de Nómina Electrónica reportado a la DIAN, puede emitir lo que conocemos como Notas de Ajuste en donde el empleador podrá corregir cualquier valor previamente reportado a la DIAN a través de la Nómina Electrónica.
Contenido y estructura de los reportes
Los empleadores deberán presentar a la DIAN reportes individualizados por cada beneficiario que reciba pagos de los empleadores. En consecuencia, el reporte requiere el aporte de cierta información obligatoria para que la DIAN la valide. Esto incluye la identificación adecuada del reporte en sí, la parte informante, además de los empleados, los salarios u otros pagos a los empleados, la fecha, la numeración, el software, etc.
Otro elemento de información obligatorio que vale la pena mencionar es el CUNE o Código Único del Documento Soporte de Nómina Electrónica. Este es un identificador único para cada Documento de Soporte de Nómina Electrónica. Permitirá la identificación exacta de cada reporte o de las Notas de Ajuste emitidas con posterioridad al mismo. Sin embargo, existe información opcional adicional que se puede proporcionar dependiendo de las necesidades o conveniencia del empleador que realiza el reporte.
Desde un punto de vista técnico, ni el Documento Soporte de la Nómina Electrónica ni las Notas de Ajuste están basados en la estructura UBL 2.1 empleada en Colombia para la factura electrónica. Esto se debe a que el estándar UBL no incluye módulos para transacciones o reportes de nómina. Por ello, la DIAN basó su arquitectura en un estándar XML diferente. Cada reporte requiere una firma digital. Para ello, el contribuyente podrá emplear el mismo certificado digital que emplea para firmar las facturas electrónicas.
Generación, transmisión y validación
La normativa vigente no exige que la Nomina Electronica ni las Notas de Ajuste sean generadas por una solución de software particular o por un proveedor de software autorizado por la DIAN. Los contribuyentes tienen la opción de generar el reporte empleando su propia solución. Esa es una solución de mercado o una solución que va a dar la DIAN para los pequeños contribuyentes. Sin embargo, todos los reportes deberán apegar estrictamente a la documentación técnica emitida por la DIAN mediante la Resolución 000037/2021. La remisión de dichos documentos se realiza de forma electrónica, empleando los servicios sitio web que especifique la DIAN.
Luego de realizada la transmisión, la DIAN valida el documento. Posteriormente informarán al contribuyente la respuesta de la solicitud correspondiente, indicando su aceptación y validación. Sólo entonces, los importes reportados en el documento de nómina serán gastos válidos para la deducción.
Sanciones y penalizaciones
El incumplimiento de la nómina electrónica en Colombia estará sujeto a las mismas multas y sanciones establecido para el incumplimiento del mandato de facturación electrónica, definido en el Art. 652-1 del Código Tributario de Colombia (Estatuto Tributario). Pero la participación más importante del incumplimiento es que cualquier pago no reportado por el empleador, no será permitido como gasto para efectos del impuesto sobre la renta o del IVA cuando corresponda.
La administración tributaria colombiana (DIAN) dio a conocer oficialmente la nueva resolución 000037/2021, que pospone la implementación de los cambios introducidos por las resoluciones 12, 13 y 15 de 2021 relacionados con la nómina electrónica y la versión 1.8 de la documentación técnica de la factura electrónica. De acuerdo con esta nueva resolución, a partir del 1 de agosto de 2021 la DIAN tendrá disponible el sistema de homologación, validación, transmisión y envío de la factura electrónica. Sin embargo, para el caso del documento soporte de la nómina electrónica, el plazo para comenzar a cumplir se definirá en función del número de empleados del contribuyente.
19 de febrero, 2021
La administración tributaria colombiana (DIAN) ha emitido tres importantes resoluciones destinadas a modificar y ampliar el mandato de facturación electrónica del país.
La Resolución 000012/2021 modificó la Resolución 000042 con el fin de introducir la versión 1.8 de la documentación técnica de la factura electrónica y la Versión 1 de la documentación técnica para las facturas de compra (conocida localmente como Anexo Técnico Documento Soporte). Este segundo tipo de facturas deben ser emitidas por entidades que adquieran bienes y servicios vendidos por proveedores no sujetos al mandato de facturación electrónica de Colombia. Esta resolución contiene diferentes plazos de cumplimiento: El uso obligatorio de la versión 1.8 de la documentación técnica entrará en vigor a los 3 meses contados a partir del 9 de febrero de 2021, es decir, el 9 de mayo de 2021, según lo establecido en el código tributario de Colombia (Estatuto tributario). Por otro lado, el uso obligatorio de las facturas de compra o documento soporte entrará en vigor el 1 de julio de 2021 ya que existe una disposición específica en la resolución que establece ese plazo.
Se emitió la Resolución 000013/2021 para ampliar el mandato de facturación electrónica a las transacciones de nómina (o Nomina Electrónica, como se la conoce localmente). Con base en el cronograma que se indica a continuación, las transacciones de nómina que realicen los empleadores estarán respaldadas por un documento electrónico que será reportado a la DIAN dentro de los 10 días siguientes a la transacción de nómina. Para este propósito, esta resolución incluye la versión 1.0 de la documentación técnica requerida para el cumplimiento del mandato. Si bien este reglamento basa algunas de sus definiciones en la Resolución 000042 que regula la factura electrónica de Colombia, la documentación técnica contenida para la nómina electrónica no se basa en el estándar UBL2.1 utilizado para la factura electrónica. El despliegue del mandato de nómina electrónica comenzará el 1 de julio de 2021 para empresas con 251 empleados o más, pero para aquellos con nóminas más pequeñas, se implementará en varias etapas a lo largo de 2021.
La Resolución 000015/2021 contiene las regulaciones relacionadas con el sistema establecido por la administración tributaria para el control, gestión y seguimiento de las operaciones de factoring que involucren facturas electrónicas como títulos negociables en Colombia. Las disposiciones relativas a este sistema -también conocido como RADIAN- se incluyeron originalmente en el capítulo XIII o Resolución 000042/2020, pero esas disposiciones fueron sustituidas por este nuevo reglamento. El artículo 25 de la Resolución 000015 establece que los contribuyentes obligados a cumplir con esta resolución tendrán 3 meses contados a partir de la fecha de publicación de la documentación técnica difundida para el cumplimiento de estos requisitos. Eso significa que todas las disposiciones relacionadas con el uso del RADIAN, entrarán en vigor el 11 de mayo de 2021.
Inmersa en un acelerado proceso de mejora y de búsqueda de mecanismos que impulsen la transformación digital de los impuestos en Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, ha anunciado diversos mandatos orientados a mejorar el control tributario electrónico en el país.
En esa línea generó, en 2015, el Decreto 2242, que estableció la primera disposición legal dirigida a establecer un régimen obligatorio de facturación electrónica, fijando las condiciones técnicas y su ámbito de aplicación. La Resolución 0000072/2018, por su parte, estableció el primer cronograma general de implementación de la facturación electrónica, que exigía a los grandes contribuyentes comenzar a facturar electrónicamente en septiembre de 2018. Este cronograma sufrió varias modificaciones y finalmente, en 2019, se adoptó un nuevo modelo de facturación electrónica bajo un sistema de validación previa que exigió la utilización de la versión 2.1 del estándar UBL, además de establecer un nuevo cronograma de implementación basado en la actividad económica del contribuyente y la obligatoriedad de cumplimiento anterior.
En este escenario se emitieron, en el primer semestre de 2020, la Resolución 0042 y el Decreto 358 de 2020, que regulan nuevos aspectos de la facturación electrónica.
El Decreto 358 suma nuevos requisitos que imponen presión sobre las empresas, que deben ser incorporados rápidamente para no recibir sanciones e incluso el cierre de sus operaciones. Uno de los puntos críticos es la obligación, para empresas grandes contribuyentes, de reducir paulatinamente el porcentaje de facturas en papel -u otros medios no electrónicos- recibido por parte de sus proveedores, muchos de los cuales, ya sea por tamaño o industria, aún no están obligados a sumarse a este tipo de facturación. En efecto, para el 2021 se permite un máximo de 20% de facturas no electrónicas y 10% para 2022.
A esto se suma el documento soporte, establecido por la Resolución 1.8, que entrará en operación una vez que sea firmada por el Ejecutivo. Esta permitirá crear facturas electrónicas a aquellos proveedores que hoy no tienen emisión electrónica.
Este documento soporte -considerado igualmente válido por la DIAN- permitirá incorporar las partes descontables del impuesto de ventas, de modo que permita acreditar el impuesto que aplicado y deducir gastos para fines del impuesto a la renta.
Un gran impulso a la recepción de documentos electrónicos
Hasta mediados de 2020, la facturación electrónica en Colombia estaba muy enfocada en la emisión. A partir de esa fecha, sin embargo, la DIAN decidió impulsar de igual forma el proceso de recepción, para lo cual reforzó el mecanismo de distribución y recepción de documentos, siendo más específica en la estructura de los mismos y solicitando a todas las empresas ingresar el correo de recepción en su portal.
Por esta razón, y para evitar fraudes o problemas legales, Sovos recomienda a todas las compañías tener un buen control de su proceso de recepción electrónico.
Con el ciclo de emisión-recepción electrónico emerge automáticamente la dinámica de compra de facturas en el mercado. Este proceso, llamado factoring electrónico, será controlado por la DIAN mediante el proyecto RADIAN, que estructura el espacio virtual para controlar el mercado de facturas electrónicas.
La transformación de los documentos equivalentes en documentos electrónicos
Colombia cuenta con doce documentos comerciales como equivalentes a la factura electrónica, los que espera reducir a seis a junio del 2021. Para definirlos correctamente, la DIAN está trabajando con una consultora a cargo de analizar tanto los documentos existentes, como aquellos que se utilizan en otras naciones, de manera de generar una ruta de trabajo basada en mejores prácticas y generar las definiciones técnicas pertinentes.
Dentro de estos, los recibos emitidos por los puntos de venta (Point of Sale o POS) son los principales para muchas empresas, al ser utilizados por todas las industrias de retail. Considerados, en el marco fiscal colombiano actual, como documentos equivalentes a una factura electrónica, el Decreto 358 del 2020 habilita a la DIAN para que antes de junio del 2021 queden también definidos como documentos electrónicos.
Aún no está claro si la entidad tributaria generará un nuevo tipo de documento electrónico para POS con ciertas particularidades, o si estos serán considerados como una factura. El contexto del sistema POS es que no identifica al receptor final y la legislación colombiana contempla ya un escenario en la factura que no exige identificar al comprador, a diferencia de Chile, Perú o México, que crearon el documento boleta electrónica para POS.
Adicionalmente, la DIAN agregó en este decreto ciertos requerimientos para los proveedores tecnológicos que presten servicios en el país, entre ellos, que cuenten con una capacidad tecnológica sólida, manejo de continuidad y conocimientos del esquema UBL 2.1.
El control de pagos mediante la nómina electrónica
En otra línea de acción, la DIAN liberó un nuevo proyecto de resolución que tiene como objetivo ampliar el mandato de facturación electrónica a las transacciones de nómina. Para esto dio a conocer tanto el proyecto de regulación como la documentación técnica que respaldan la implementación de este nuevo mandato, conocido como “Nómina Electrónica”. Este se implementará en varias etapas durante 2021, y de acuerdo con lo que estipula, los contribuyentes estarán obligados a cumplir en función de la cantidad de empleados que tengan en su nómina y el tipo de entidad que sean. Los actuales comunicados de la DIAN y sus propuestas técnicas muestran que el esquema definido no utilizará el estándar UBL 2.1, sino un XML de definición propia.
De esta manera, los contribuyentes con 251 o más empleados deberán implementar el mandato el 30 de abril de 2021, mientras que aquellos que tengan entre 11 y 250 empleados, deberán hacerlo antes del 31 de mayo de 2021. A su vez, los contribuyentes que cuenten con 4 a 10 empleados tendrán como fecha tope de implementación el 30 de junio. Finalmente, aquellos contribuyentes con hasta 3 empleados, deberán cumplir antes del 31 de julio de 2021. Cabe mencionar que las entidades que no están obligadas a emitir facturas electrónicas deberán implementar este mandato a más tardar el 31 de marzo de 2022.
La balanza comercial de Colombia en tiempo real
Otro documento relevante que se encuentra en proceso de análisis por parte de la DIAN es el Soporte de Importación, que debe unir no solo lo requerido por la administración tributaria, sino también, la información que debe ser entregada a Aduanas Nacionales. Dado que en este caso se debe generar un documento que sea funcional para múltiples entes del Estado, se necesita llegar a acuerdos previos entre estos entes estatales. En este caso ambos organismos están trabajando en conjunto para hacer la definición técnica de lo que se necesita incluir en este documento, que se sumará al de exportación, todo con el objetivo de tener una balanza comercial más controlada.
Es importante notar que todas las iniciativas de la DIAN apuntan a tener el control de todas las entradas y salidas de las empresas con el objetivo final de implementar declaraciones de rentas sugeridas, tal como hoy sucede en otros países de la región.
El apoyo de Sovos como partner estratégico
La rapidez con que la DIAN está introduciendo cambios sobre las normativas tributarias exige contar con un aliado que sea capaz de proveer tanto la solución tecnológica adecuada, como el equipo de especialistas que acompañe a los clientes en todo el ciclo de vida de los procesos. En ese orden de ideas, Sovos no solo colabora estrechamente con la DIAN para compartir un valor que beneficie a ambas partes; sino que cuenta además con un grupo mundial de expertos en las diversas áreas involucradas en el desarrollo, implementación y soporte del software, además de un equipo de expertos en regulaciones tributarias que analiza el impacto de las diferentes normativas, para que los clientes puedan estar siempre preparados.
A esto se suma la solidez de la solución de recepción de Sovos, que está desarrollada para hacer frente a los requerimientos de la administración tributaria, construyendo la información sobre la base de los datos del XML original aceptado por la DIAN y por los estados del documento definidos también por esta entidad fiscal.
Esto permite a las empresas que cuenten con esta solución trabajar sobre información real para cumplir con los requerimientos relacionados con estos porcentajes exigidos por la legislación y tener la información, ya sea en la nube o directamente en su ERP.
Tome la iniciativa
Sovos puede ser su aliado para cumplir con la normativa de su país, mientras asegura la continuidad operacional de su negocio. Contáctenos
18 de diciembre, 2020
La administración tributaria colombiana (DIAN) liberó un nuevo proyecto de resolución que tiene como objetivo ampliar el mandato de facturación electrónica a las transacciones de nómina. Para esto, la DIAN dio a conocer tanto el proyecto de regulación como la documentación técnica que respaldan la implementación de este nuevo mandato, conocido localmente como “Nómina Electrónica”. El despliegue de este nuevo mandato se realizará en varias etapas a lo largo de 2021, donde los contribuyentes estarán obligados a cumplir en función de la cantidad de empleados que tengan en su nómina y el tipo de entidad que sean. Los contribuyentes con 251 o más empleados deberán implementar este mandato el 30 de abril de 2021, mientras que aquellos que tengan entre 11 y 250 empleados, deberán cumplir antes del 31 de mayo de 2021. Si el contribuyente tiene entre 4 y 10 empleados, la fecha límite será el 30 de junio. Este plazo también se aplicará a las entidades públicas. Finalmente, para aquellos contribuyentes con hasta 3 empleados, deberán cumplir antes del 31 de julio de 2021. Cabe mencionar que para las entidades que no están obligadas a emitir facturas electrónicas, el plazo para implementar este mandato será el 31 de marzo de 2022.
Colombia ya había experimentado un cambio sustantivo en materia fiscal cuando la DIAN impuso la obligación, para distintos tipos de contribuyentes, de emitir facturas electrónicas -según un calendario aún en curso- utilizando para ello un nuevo modelo con validación previa a la expedición de la factura, que funciona bajo el protocolo UBL 2.1. Este modelo, ejecutado en tiempo real, incluye la validación de las facturas por parte de la DIAN antes que el proveedor las envíe a sus clientes. Antes de este mandato, la entidad validaba las facturas dentro de las 24 horas posteriores a su generación.
El decreto 358 suma nuevos requisitos que imponen presión sobre las empresas, que deben ser incorporados rápidamente para no recibir sanciones e incluso el cierre de sus operaciones. Uno de los puntos críticos es la obligación, para empresas grandes contribuyentes, de reducir paulatinamente el porcentaje de facturas en papel -u otros medios no electrónicos- recibido por parte de sus proveedores, muchos de los cuales, ya sea por tamaño o industria, aún no están obligados a sumarse a este tipo de facturación. En efecto, para el 2020 se permite un máximo de 30% de facturas no electrónicas, 20% para 2021 y 10% para 2022.
Para cumplir con esta normativa, las empresas tienen dos caminos: o bien se cambian a proveedores que emitan factura electrónica -lo que no siempre es factible- o bien, deben expedir electrónicamente la factura a nombre del proveedor, con un documento soporte que permita incorporar las partes que son descontables del impuesto de ventas, de modo que se les permita acreditar el impuesto que les fue aplicado y deducir gastos para fines del impuesto a la renta. Este documento es considerado igualmente válido por la DIAN.
La solución de recepción de Sovos está preparada para responder a estos requerimientos, construyendo la información sobre la base de los datos del XML original aceptado por la DIAN y por los estados del documento definidos también por esta entidad fiscal. Esto permite a las empresas que cuenten con esta solución trabajar sobre información real para cumplir con los requerimientos relacionados con estos porcentajes exigidos por la legislación y tener la información, ya sea en la nube o directamente a su ERP.
Documentos equivalentes
Colombia tiene definido un número de documentos comerciales como equivalentes a la factura electrónica. Dentro de estos, los recibos emitidos por los puntos de venta (Point of Sale o POS) son los principales, al ser utilizados por todas las industrias de retail. Considerados, en el marco fiscal colombiano actual, como documentos equivalentes a una factura electrónica, el decreto 358 del 2020 habilita a la DIAN para que antes de junio del 2021, quede definido como un documento electrónico.
Aún no hay una definición técnica sobre este aspecto, por lo que no sabemos si a futuro la DIAN generará un nuevo tipo de documento electrónico para POS con ciertas particularidades, o si estos serán considerados como una factura. El contexto del sistema POS es que no identifica al receptor final, y la legislación colombiana contempla ya un escenario en la factura, que no exige identificar al comprador, a diferencia de Chile, Perú o México, que crearon el documento boleta electrónica para POS.
Adicionalmente, la DIAN agregó en este decreto ciertos requerimientos para los proveedores tecnológicos que presten servicios en el país, entre ellos, que cuenten con una capacidad tecnológica sólida, manejo de continuidad y conocimientos del esquema UBL 2.1.
RADIAN
Para incrementar el factoring en el país, la DIAN implementó el proyecto RADIAN, que permite a las empresas, especialmente Mipymes, vender sus facturas en espera de pago para tener flujo de caja. Fundamental para que este mecanismo opere adecuadamente, es que el ciclo de recepción y aceptación/rechazo de una factura sea eficiente. Para esto, la entidad tributaria habilitó un servicio que permite informarle la aceptación o rechazo de una factura vía Web Service.
Este requerimiento de la DIAN busca mejorar el flujo de efectivo de las empresas a través del e-factoring, y en ese sentido, las soluciones de Sovos para emisión y recepción de facturas son la herramienta idónea para tener un mayor control de los documentos electrónicos y cumplir con la legislación de la mejor forma posible.
Como aliado de negocios de las compañías colombianas, procuramos que, a pesar de los rápidos cambios normativos, estén siempre cubiertas, para evitar sanciones y adaptarse fácilmente a los nuevos escenarios normativos y de negocios.
13 de octubre, 2020
La administración tributaria de Colombia (DIAN) ha emitido una nueva resolución 000094/2020 que posterga, hasta el 1 de diciembre de 2020, la fecha de entrada en vigencia para que las entidades públicas comiencen a emitir facturas electrónicas en Colombia. La fecha originalmente establecida era el 1 de octubre de 2020.
