Ahorre tiempo y esfuerzo preparando archivos SAF-T completos a prueba de auditorías y listos para su presentación
Data extraction, analysis and file generation
Automatice el proceso de preparación de archivos SAF-T impecables, precisos y conformes con la normativa
El SAF-T (Archivo de auditoría estándar para impuestos) es un estándar internacional para el intercambio electrónico de información contable fiable entre las empresas y la autoridad fiscal correspondiente de su país o auditores externos. Las administraciones tributarias lo utilizan para recopilar datos más detallados de las empresas, ya sea bajo demanda o de forma periódica. Sovos puede gestionar todos los requisitos del SAF-T en múltiples jurisdicciones a través de procesos automatizados que extraen fácilmente los datos necesarios, los asignan de forma precisa a las estructuras del SAF-T en los formatos legales más recientes y realizan análisis en profundidad de los archivos SAF-T generados.
Sovos proporciona seguridad gracias a su estrategia preparada para el futuro, la cual está diseñada para abordar las obligaciones de cumplimiento en todos los mercados a medida que las normativas sobre impuestos indirectos (IVA) evolucionan hacia una declaración electrónica continua y otros controles continuos de transacciones (CTC, por sus siglas en inglés) que requieren datos cada vez más pormenorizados. La solución de Sovos para el SAF-T combina la extracción de datos, su análisis y la generación de resultados para proporcionar a nuestros clientes toda la certeza que necesitan.
Aproveche la gestión integral del cumplimiento que ofrece la solución triple de Sovos para el SAF-T
Mejore la toma de decisiones con una visibilidad completa de los datos del sistema a través de una interfaz intuitiva y fácil de usar.
Evalúe la precisión, la integridad y la calidad de los datos para garantizar el cumplimiento de las distintas obligaciones del SAF-T para cada país.
Realice diagnósticos de su situación fiscal y financiera mediante una plataforma basada en la nube.
Revise los datos de origen del sistema ERP para determinar si los errores se han producido en la extracción/asignación, o bien se deben a la configuración del sistema.
Realice análisis exhaustivos para identificar posibles anomalías en los datos.
Analice la precisión de la sintaxis para garantizar el cumplimiento de los archivos, así como la integridad y la calidad de los datos.
Maximice la eficiencia operativa identificando irregularidades fiscales que pueden afectar a su negocio.
Garantice la alineación entre los datos del SAF-T y los informes financieros para prepararse para las inevitables inspecciones.
"Sovos alivia nuestra carga de trabajo al encargarse de extraer los datos de nuestro sistema SAP y de generar el archivo SAF-T necesario. También analiza en profundidad el archivo SAF-T que se genera para asegurarse de que cualquier cosa que la administración tributaria pueda considerar problemática se soluciona o explica antes de su presentación".
El paquete de IVA para el comercio electrónico de la UE se introdujo en julio de 2021. Los nuevos regímenes, Ventanilla Única (VU) y Ventanilla Única de Importación (VUI), introducen cambios significativos en el tratamiento del IVA y en los mecanismos de notificación de las ventas a particulares en la UE.
En el último de nuestra serie de blogs de preguntas frecuentes, respondemos a algunas de las preguntas más comunes que se hacen en la IOSS.
El IVA IOSS es el IVA recaudado en el momento en que se realiza la entrega y posteriormente remitido a la autoridad fiscal del Estado miembro de identificación (EMI).
Con las antiguas normas, cuando los bienes importados de terceros países se vendían a particulares, los pasos normales requerían que el proveedor contabilizara el IVA de importación, luego contabilizara el IVA de la entrega posterior (la venta al particular) y después dedujera el IVA de importación.
En cambio, con el IOSS, el IVA de la importación está exento y sólo hay que recaudar y remitir a la autoridad fiscal el IVA de la entrega posterior.
P: ¿Qué es la IOSS?
IOSS es la abreviatura de Ventanilla Única de Importación. Se trata de un régimen especial que simplifica las obligaciones de registro para los contribuyentes que realizan ventas a distancia de bienes importados de terceros países a particulares en la UE.
Al igual que el OSS, el régimen IOSS permite a los contribuyentes registrarse en un solo Estado miembro de la UE, donde contabilizan el IVA que realmente debían pagar en otros Estados miembros.
He aquí un ejemplo. Una empresa registrada en las IOSS de los Países Bajos puede contabilizar sus ventas a clientes alemanes, franceses, italianos, polacos, etc. en su declaración de IOSS holandesa, evitando así el requisito de registrarse en múltiples jurisdicciones.
Otras ventajas de utilizar los esquemas son:
Aprovechar la exención del IVA a la importación.
No hay que pagar derechos de aduana en la importación.
Sin embargo, el régimen se limita a los envíos de hasta 150 euros. Además, la inscripción en el régimen requiere un cuidadoso análisis del perfil del contribuyente, la forma en que está estructurada la cadena de suministro y otros factores. Todo ello afectará a la posibilidad de que la empresa se acoja al régimen, así como a los requisitos para designar un tipo especial de representante a efectos del régimen que se exige en determinados casos.
Si se requiere dicho representante, éste será responsable solidario con las obligaciones de IOSS del contribuyente. También es importante tener en cuenta que dicho representante debe estar establecido en la UE.
P: ¿Qué es un número IOSS?
Un número IOSS es la identificación específica para el régimen IOSS que designa el MSI (el país donde el contribuyente es elegible o decide inscribirse en el régimen) a los contribuyentes que han decidido hacer uso de este mecanismo.
Aunque la identificación IOSS es un tipo de identificación de IVA, no es un registro de IVA residente real en el MSI.
En su lugar, se trata de un número IOSS específico para los fines del régimen. En este sentido, sólo se pueden contabilizar las entregas de tipo elegible utilizando el número IOSS y el registro IOSS. En caso de que el contribuyente vaya a realizar otro tipo de entregas que requieran un registro regular de IVA, deberá obtener este último a efectos de estar en conformidad.
P: ¿Cuánto cuesta el IOSS?
El coste del cumplimiento de las normas IOSS puede variar en función de múltiples factores. En última instancia, esto se vería afectado por:
El alcance y la calidad del servicio que ofrecen los distintos proveedores. Por ejemplo, un proveedor de bajo coste tendría el mejor precio, pero no ofrecerá todo el alcance del servicio de cumplimiento en términos de comprobaciones detalladas de datos, comunicación instantánea con el cliente, prestación de servicios de cumplimiento o asesoramiento ad hoc. Por otro lado, los proveedores del mercado medio serían los más adecuados para ofrecer un precio equilibrado que tendría el valor añadido de un servicio más coherente, consistente y de mayor calidad.
El requisito de designar un representante de las IOSS que esté establecido en la UE. Por ejemplo, si un contribuyente necesitara nombrar a dicho representante, el coste sería mayor, ya que este último sería responsable solidario de las obligaciones del contribuyente en materia de IOSS.
P: ¿Quién necesita un número IOSS?
Se requiere un número IOSS para cualquier contribuyente que quiera hacer uso del régimen especial IOSS. Este mecanismo no es obligatorio, por lo que no hay obligación de solicitar un número IOSS.
Sin embargo, es aconsejable que cualquier contribuyente que realice suministros que puedan ser declarados utilizando las IOSS considere esta opción, ya que tiene algunas ventajas considerables. Por supuesto, la consideración debe incluir también los numerosos requisitos y condiciones que deben cumplirse si una persona opta por utilizar el régimen IOSS.
P: ¿Cuál es la diferencia entre IOSS y OSS?
Ambos son regímenes especiales que se utilizan para simplificar las obligaciones de registro de los contribuyentes que realizan entregas B2C. Proporcionan una opción para contabilizar el IVA, que se debe en múltiples jurisdicciones de IVA de la UE, utilizando un solo registro y una sola declaración de IOSS u OSS.
La diferencia entre ambos regímenes estriba en los distintos tipos de suministros que se pueden contabilizar. Más concretamente:
Las IOSS sólo pueden utilizarse para contabilizar la venta a distancia B2C de bienes importados de terceros países, por lo que los suministros subvencionables se limitan a un único valor de envío de hasta 150 euros.
El OSS puede utilizarse para contabilizar la venta a distancia intracomunitaria de bienes B2C, independientemente del valor del envío.
Teniendo en cuenta lo anterior, la principal diferencia es que en el caso de las NIO las mercancías se encuentran en un tercer país (fuera del territorio aduanero de la UE) en el momento de la venta, mientras que en el caso de las NIO las mercancías se encuentran en el territorio de la UE.
P: ¿Tengo que registrarme en la IOSS?
No, el IOSS es actualmente un régimen opcional para los contribuyentes. Si no se utiliza, las entregas del contribuyente están sujetas a las normas normales y, en función de la forma en que esté estructurada la entrega, puede ser necesario el registro normal del IVA.
P: ¿Qué es la identificación fiscal de IOSS?
El número de identificación fiscal IOSS es el número especial de IVA IOSS asignado a un contribuyente que ha optado por el régimen IOSS. No es un número de IVA normal que se asigna en el curso de un registro de IVA normal, sino que se utiliza para identificar a un contribuyente específicamente a los efectos del régimen.
Además, en términos más prácticos, el número de la IOSS debe indicarse de manera específica en cada envío/suministro para identificarlo como elegible bajo la IOSS, ya que esto permitiría:
1Agilización de los trámites aduaneros
Exención del IVA a la importación
No se cobrarán derechos de aduana
El IVA de la entrega a contabilizar en la declaración mensual de IVA de las IOSS del contribuyente
En nuestro anterior blog, completamos el ciclo de cumplimiento con auditorías de las autoridades fiscales. Sin embargo, ahí no acaban los retos a los que se enfrentan las empresas para seguir cumpliendo la normativa en los países donde tienen obligaciones en materia de IVA. Las normas y reglamentos sobre el IVA cambian, al igual que las cadenas de suministro de las empresas, por lo que hay que revisarlas cuidadosamente y tomar las medidas oportunas para que la empresa siga cumpliendo.
Cambios en la cadena de suministro
Las cadenas de suministro evolucionan con el tiempo por diversas razones: se realizan cambios para mejorar la eficiencia, ofrecer una mejor experiencia al cliente en los plazos de entrega o debido a la entrada en nuevos mercados. A veces, estos cambios son instigados por la empresa que busca la optimización, mientras que otros son forzados por cambios externos como el Brexit, que obliga a las empresas que comercian entre el Reino Unido y la UE a modificar las cadenas de suministro tras la salida del Reino Unido de la UE.
Sea cual sea el motivo del cambio, es esencial revisar el impacto en la situación del IVA de la empresa. Esto implica determinar las obligaciones en materia de IVA que se derivan de las nuevas transacciones, algo que tratamos en nuestro anterior blog . Es necesario contar con un sistema de alerta temprana sobre los cambios inminentes en la cadena de suministro para poder revisarlos antes de que comiencen las nuevas transacciones. La clave para ello es la concienciación sobre la importancia del IVA en la empresa; los cambios en la cadena de suministro no pueden revisarse si el equipo financiero no está al tanto de ellos.
Además, no es posible deshacer una transacción una vez que ha tenido lugar, por lo que la empresa debe hacer frente a las consecuencias, incluso si son adversas. Una acción proactiva puede garantizar que la empresa entre en la nueva cadena de suministro preparada y consciente de todas las consecuencias.
Hay diferentes maneras de estructurar una cadena de suministro para lograr el mismo objetivo comercial; pueden tener diferentes implicaciones en materia de IVA, por lo que la consideración de las consecuencias debe formar parte del proceso de evaluación para determinar la estrategia adecuada.
Cambios en la legislación
Mientras que las empresas pueden controlar algunos elementos cuando sus cadenas de suministro cambian, responder a los cambios en la legislación es mucho más difícil.
El primer paso es saber qué ha cambiado. Los cambios pueden producirse en toda la UE o en un Estado miembro individual, por lo que es necesario establecer un mecanismo para identificar los cambios tan pronto como se anuncien. A menudo esto requerirá apoyo externo, especialmente si hay obligaciones en múltiples territorios.
Una vez identificado el cambio, el siguiente paso es determinar el impacto en la empresa. Algunos cambios tendrán un impacto mínimo, mientras que otros requerirán una acción proactiva para cumplir con las nuevas normas. Los cambios significativos pueden requerir un rediseño de la cadena de suministro. Se debe establecer un plan de acción con responsabilidades y plazos claros para gestionar los cambios necesarios.
Gestión de nuevos mandatos
La UE ha sido testigo de la introducción de numerosos mandatos nuevos en los últimos años, a menudo en relación con los controles continuos de las transacciones (CTC), y esto va a continuar a medida que los Estados miembros tratan de reducir la brecha del IVA.
Los gobiernos necesitan generar ingresos en un mundo post-pandémico y abordar la brecha del IVA ofrece una solución sin imponer cargas fiscales adicionales, ya que implica la recaudación de impuestos que ya deberían haberse cobrado. Según las tendencias actuales, se necesitarán 13 años para erradicar la brecha, por lo que se necesitan nuevas iniciativas, de ahí el aumento de los CTC.
La gestión de estos nuevos mandatos será un reto fundamental para las empresas en los próximos años, a medida que se introduzcan en más Estados miembros. Es esencial contar con una estrategia clara para evitar verse abrumado por la disparidad de requisitos locales.
A lo largo de esta serie de blogs, hemos analizado los aspectos clave para garantizar el cumplimiento continuo del IVA. Una vez establecidos los procesos y controles necesarios, las empresas pueden centrarse en el comercio sabiendo que el cumplimiento del IVA está garantizado. Sin embargo, mantener el cumplimiento del IVA es un proceso continuo que debe revisarse constantemente para maximizar la eficiencia y minimizar el riesgo.
Aunque se trata de una simplificación, hay varias condiciones que deben cumplirse de forma continuada para seguir utilizándolo. La Comisión Europea elaboró una serie de guías sobre la aplicación del OSS de la Unión antes de su introducción, que proporcionaban orientación sobre su funcionamiento. Sin embargo, todavía hay varias preguntas sobre cómo interactúa el OSS de la Unión con otras obligaciones de cumplimiento vigentes para los vendedores de comercio electrónico en la UE.
Unión OSS – interacción con Intrastat
Intrastat es el mecanismo de la UE para proporcionar detalles del comercio intracomunitario en ausencia de fronteras aduaneras. Consta de dos componentes: las declaraciones de expedición presentadas en el Estado miembro donde se inicia el transporte y las declaraciones de llegada en el Estado miembro de entrega.
Las empresas de comercio electrónico que venden bienes intracomunitarios han tenido que cumplir durante mucho tiempo con las obligaciones de Intrastat cuando superaban los umbrales de notificación. Para muchas empresas, la obligación surgía en el Estado miembro desde el que se enviaban las mercancías, ya que éstas se entregaban en varios países de la UE, por lo que a menudo se superaban los umbrales.
Además, los vendedores de comercio electrónico más grandes también tenían la obligación de presentar declaraciones de llegada en el país de entrega de las mercancías aunque no fueran el comprador de las mismas. Los más grandes también pueden haber tenido la obligación de presentar declaraciones de expedición en el Estado miembro de su cliente debido a las mercancías devueltas.
No se menciona Intrastat en ninguna de las guías de la Comisión Europea sobre el OSS, por lo que no se ofrece ninguna orientación sobre cómo se aplicará cuando una empresa adopte el OSS de la Unión. Además, muchos Estados miembros no parecen tener actualmente una posición finalizada sobre la interacción con el OSS de la Unión.
La situación en el Estado miembro de expedición de los bienes parece clara, pero pueden surgir complejidades cuando los bienes se expiden desde más de un Estado miembro, especialmente si no se registra el IVA en ese país. Aunque esto es poco probable, hay circunstancias en las que no se requiere o incluso se permite el registro del IVA.
La verdadera complejidad está en las declaraciones de llegada de Intrastat. El principio del OSS de la Unión es que no se requiere el registro del IVA en el Estado miembro del cliente para las entregas intracomunitarias. Puede haber otras razones para registrar el IVA allí, pero para muchos vendedores de comercio electrónico, no tendrán que estar registrados en el Estado miembro de entrega.
Esto plantea la cuestión de si las declaraciones de llegada son necesarias en esos territorios. Algunas autoridades de Intrastat han proporcionado orientación y las que lo han hecho han tomado caminos diferentes. Algunas dejan claro que no es necesario declarar las llegadas cuando se utiliza el sistema de pago de la Unión, mientras que otras siguen exigiendo que se declaren aunque no exista un registro local del IVA.
Seguimos vigilando la situación y la actualizaremos cuando tengamos más información.
Sindicatos OSS y otras declaraciones
Los vendedores de mercancías por comercio electrónico pueden tener otras obligaciones fiscales y de cumplimiento en los países a los que entregan las mercancías. Entre ellas, el cumplimiento de las normas locales del país en materia de impuestos medioambientales. Por ejemplo, en Rumanía, los vendedores de comercio electrónico deben presentar declaraciones del Fondo Medioambiental, incluso si la empresa ha optado por utilizar el OSS de la Unión. Esto crea complejidad, ya que normalmente se utiliza el número de IVA rumano para presentar las declaraciones. Parece que es posible un registro separado para garantizar el cumplimiento de la normativa medioambiental.
También existe un problema potencial en Hungría con el impuesto sobre el comercio minorista que deben pagar las empresas con una facturación superior a 500 millones de HUF. Sigue existiendo la obligación de pagar el impuesto incluso si no se registra el IVA debido al OSS de la Unión. Las empresas afectadas tendrán que asegurarse de que siguen cumpliendo la normativa.
Es de esperar que surjan problemas con cualquier régimen nuevo, pero se puede argumentar que algunos de ellos deberían haberse previsto y haberse proporcionado orientaciones claras, especialmente en el caso de Intrastat. Está claro que algunas autoridades no han considerado el asunto en absoluto antes de la introducción de la Unión OSS. Seguiremos vigilando la situación y proporcionaremos más actualizaciones cuando dispongamos de más información.
Tome medidas
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En la actualidad, Polonia no tiene un impuesto sobre las primas de seguros (IPT). En su lugar, existe un impuesto parafiscal llamado Contribución del Defensor del Seguro (IOC). Actualmente se cobra a un tipo del 0,02% y entró en vigor a partir del 1 de enero de 2020 para todas las compañías de seguros que operan en régimen de libertad de servicios (FOS) en Polonia.
La COI se aplica a los 18 ramos de seguros no de vida. Es aplicable a todas las compañías de seguros que vendan seguros en Polonia o cobren primas de personas polacas. Antes de su fecha de creación, el 1 de febrero de 2014, solo se aplicaba a las aseguradoras nacionales o a las extranjeras con sucursales en Polonia.
La base del COI es la prima que hay que pagar a la aseguradora para obtener la cobertura del seguro.
Informe sobre la contribución del Defensor del Pueblo de Seguros
La presentación de informes para el COI puede ser complicada debido al diferente nombre y sistema de numeración de las declaraciones trimestrales. Por ejemplo: El trimestre I (trimestre 1) del año en curso abarca los meses de octubre, noviembre y diciembre del año anterior. La presentación trimestral debe realizarse a los 90 días del periodo de declaración. En este ejemplo, la declaración del primer trimestre debe presentarse antes del 31 de marzo del año en curso.
Todos los pagos realizados a lo largo del año se consideran pagos anticipados. Por ejemplo, las obligaciones surgidas en el primer trimestre de 2021 se declaran en el periodo fiscal del segundo trimestre de 2021 como pago anticipado del segundo trimestre de 2021.
El informe anual debe presentarse antes del 30 de junio del año siguiente. Este informe se presenta al Defensor del Pueblo de Seguros resumiendo las primas reales recibidas en el año anterior (es decir, para 2020, se presenta un informe antes del 30 de junio de 2021 que resume el importe total de las primas recibidas por el asegurador en 2020).
A continuación, el Defensor del Seguro determina sus necesidades de financiación y se realiza un ajuste basado en la diferencia entre el porcentaje de la cuota de mercado de la aseguradora multiplicado por las necesidades de financiación y los pagos realizados anteriormente para el año de referencia.
El ajuste del Defensor del Pueblo puede dar lugar a que las autoridades fiscales requieran fondos adicionales o proporcionen un reembolso. Cualquiera de los dos resultados es comunicado por las autoridades a través de las Cartas Anuales de Liquidación que suelen llegar a finales de octubre.
Las aseguradoras están obligadas a conservar los registros de los contratos de seguros y los documentos necesarios para la declaración de impuestos durante cinco años a partir de la fecha de vencimiento del contrato.
Si el contribuyente no declara y remite el impuesto de acuerdo con la normativa, la autoridad competente puede exigir intereses de demora y requerir una evaluación del impuesto. En estos casos, el tribunal puede imponer una multa y/o el encarcelamiento de la dirección de la empresa durante un máximo de tres años, según el código de sanciones fiscales del 10 de septiembre de 1999.
Para cualquier compañía de seguros que opere bajo el FOS en Polonia, entender los detalles de la Contribución del Defensor del Pueblo de Seguros y los requisitos de información es clave para garantizar el cumplimiento.
En nuestro anterior blog , analizamos los retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de presentar declaraciones de IVA y de otro tipo de forma continua. Sin embargo, el ciclo de cumplimiento no termina ahí, ya que las autoridades fiscales llevarán a cabo auditorías por diversos motivos para validar las declaraciones.
¿Por qué las autoridades fiscales realizan auditorías?
Cuando las declaraciones del IVA consistían únicamente en números, las auditorías se realizaban para obtener más información sobre las actividades empresariales que se desarrollaban detrás de esos números. El aumento de la cantidad de datos sobre las transacciones que se facilitan a las autoridades fiscales a través del SAF-T, los listados locales y los controles continuos de las transacciones (CTC) significa que esto está cambiando. Las auditorías se siguen llevando a cabo incluso con la información adicional sobre el IVA, principalmente para determinar que las declaraciones del IVA reflejan con exactitud las actividades de la empresa.
Aunque la frecuencia de las auditorías varía considerablemente entre los Estados miembros, es común en toda la UE que se realice una auditoría si la empresa solicita una devolución del IVA. En algunos países, esto ocurrirá siempre que se solicite un reembolso, mientras que otros adoptarán un enfoque más basado en el riesgo y sólo realizarán una auditoría si el reembolso es mayor de lo esperado en una empresa que recibe reembolsos con regularidad.
La rapidez es esencial en las auditorías, ya que el flujo de caja se ve afectado hasta que se efectúa el reembolso. Esto debe estar en primer plano para quien gestiona la auditoría, pero sigue siendo esencial considerar cuidadosamente las preguntas que hace la autoridad fiscal y las respuestas que da la empresa.
Preparación para una auditoría
Las auditorías pueden realizarse en persona o por correspondencia, aunque las auditorías en persona son actualmente menos comunes debido a Covid-19. La auditoría se realiza normalmente por correspondencia si el contribuyente no está establecido en el país de registro, lo que en algunos países requiere un asesor local.
Esto nos lleva a una cuestión clave: si se debe realizar la auditoría internamente o recurrir a expertos externos. Si bien la gestión de una auditoría interna supone un ahorro de costes, es esencial tener en cuenta las consecuencias de la misma. Se podría recurrir a un asesor externo en una fase posterior, pero podría verse obstaculizado por las respuestas proporcionadas a la autoridad fiscal al inicio de la auditoría. Hay que considerar debidamente la posibilidad de recurrir a asesores externos especializados, sobre todo si hay una cantidad importante de IVA o se trata de cuestiones complejas.
La prioridad de cualquier auditoría es resolverla con éxito lo antes posible sin que tenga un impacto perjudicial para la empresa. Esto minimizará la cantidad de tiempo de gestión, los honorarios y la exposición a sanciones o intereses.
Gestión del proceso de auditoría
Muchas auditorías comienzan con la formulación de preguntas específicas por parte de las autoridades fiscales, que pueden referirse a la empresa en general o a transacciones concretas. Las preguntas se hacen por una razón, por lo que las empresas deben considerar por qué se les pregunta para determinar cómo responder y minimizar el riesgo de problemas más adelante en la auditoría.
La gestión de los plazos es importante, ya que su incumplimiento puede tener efectos perjudiciales. Algunas autoridades fiscales imponen plazos muy cortos, por lo que es necesario prestarles atención rápidamente. Puede ser posible acordar una prórroga, pero no siempre es así. Proporcionar respuestas claras e inequívocas y documentación de apoyo es esencial para obtener el resultado deseado.
Una vez concluida la auditoría, hay que tomar cualquier medida correctiva. En la situación ideal, no hay que hacer nada y la empresa puede seguir operando con éxito. Si la autoridad fiscal ha emitido una decisión adversa o un requerimiento de pago, hay que considerar si se recurre la decisión; de nuevo, hay que cumplir unos plazos estrictos.
Incluso sin esta decisión, la auditoría puede haber puesto de manifiesto las áreas en las que es necesario trabajar para evitar que surjan problemas en el futuro. Debe crearse un plan de acción con responsabilidades y plazos claros.
Una vez realizado todo el trabajo, la empresa puede volver al ciclo de cumplimiento normal de presentación de las declaraciones de IVA y otras declaraciones. Un reto constante es asegurarse de que la empresa gestiona con éxito los cambios en su situación en materia de IVA, algo que analizaremos en nuestro último blog de esta serie.
A medida que nos acercamos a la fecha de implementación del 1 de enero de 2022 para la nueva declaración de IVA digitalizada de Noruega, echemos un segundo vistazo a los detalles.
Noruega ha anunciado sus intenciones de introducir una nueva declaración de IVA digital a finales de 2020, con una fecha de lanzamiento prevista para el 1 de enero de 2022. Con esta actualización llega la eliminación de los números de casilla, que serán sustituidos por una lista dinámica de especificaciones. El informe también reutilizará los códigos fiscales estándar noruegos del archivo financiero SAF-T para proporcionar información más detallada y flexibilidad. Es importante señalar que la obligación de presentar un archivo SAF-T no cambiará con la introducción de esta nueva declaración del IVA.
Este cambio se refiere únicamente a la declaración del IVA, ya que los códigos SAF-T se reutilizan y reutilizan para proporcionar información adicional. Las empresas deben seguir cumpliendo con el mandato noruego SAF-T cuando sea aplicable y también deben presentar esta nueva declaración de IVA digital. Con la nueva declaración del IVA, la Administración Tributaria noruega (Skatteetaten) pretende simplificar la presentación de informes, mejorar la administración y mejorar el cumplimiento.
Detalles de las especificaciones técnicas
Skatteetaten ha creado muchas páginas web diferentes con información detallada para que las empresas puedan consultarlas en los próximos meses:
Guía de aplicación – creada para ayudar a los desarrolladores y a las empresas a evaluar los requisitos técnicos necesarios para aplicar los próximos cambios
Reglas de validación – Se actualiza continuamente ya que Noruega añadirá más reglas de validación según sea necesario
XSD para la declaración del IVA – contiene las especificaciones técnicas (XSD) para la nueva declaración del IVA, así como archivos de ejemplo y descripciones de los campos contenidos en la declaración
Presentación de la API – contiene información sobre la presentación y validación de la declaración del IVA, incluidos los mensajes de error
Preguntas y respuestas – Página de preguntas frecuentes para que las empresas entiendan las respuestas a las preguntas más comunes que pueden surgir, incluyendo el registro, el método de presentación y los archivos adicionales
Método de presentación
Noruega está fomentando la presentación directa de la declaración del IVA a través del ERP siempre que sea posible. Sin embargo, las autoridades fiscales han anunciado que la población manual a través del portal seguirá estando disponible.
El inicio de sesión y la autenticación del usuario final o del sistema se realizan a través del sistema ID porten. Originalmente, Noruega no permitía la carga de XML; sin embargo, las autoridades fiscales han actualizado recientemente sus directrices para garantizar que se acepte la carga de XML. No será posible modificar los números o las notas en el archivo XML cargado, pero sí será posible cargar archivos adjuntos.
Además, Noruega ha proporcionado un método de validación para el archivo de la declaración del IVA, que debe probarse antes de su presentación para aumentar la probabilidad de que el archivo sea aceptado por las autoridades fiscales. El validador validará el contenido de una declaración de impuestos y deberá devolver una respuesta con cualquier error, desviación o advertencia. Para ello, comprueba el formato del mensaje y la composición de los elementos de la declaración de IVA.
Tenga en cuenta que Noruega no permite ningún período de gracia para la presentación de esta declaración de nuevo diseño.
¿Qué es lo siguiente?
Además de la nueva declaración del IVA, Noruega también ha anunciado sus planes para implantar un informe de ventas y compras para 2024. La propuesta se encuentra actualmente en la fase de consulta pública obligatoria, que finaliza el 26 de noviembre de 2021.
La facturación electrónica se está convirtiendo rápidamente en un proceso empresarial estándar. Los gobiernos están impulsando la adopción de la facturación B2G para optimizar el proceso de contratación pública y también para impulsar la adopción de la factura electrónica entre empresas.
Aparte de los países que han introducido mandatos generales de facturación electrónica para mejorar los controles fiscales, la mayoría de los cuales han sido hasta ahora en América Latina, los países de Europa y algunos de Asia están mirando hacia el marco PEPPOL para generar beneficios fiscales y de procesos comerciales a través de la estandarización.
La PEPPOL se creó para simplificar la interoperabilidad, inicialmente para las transacciones de contratación pública, pero se está ampliando para abarcar también los conceptos de “liquidación” de la información fiscal o de la facturación.
Facturación electrónica B2G en Europa con PEPPOL
Como parte de la armonización y digitalización de los procesos de contratación pública dentro de la UE, los gobiernos y otros organismos públicos en virtud de la Directiva 2014/55/UE deben poder enviar y recibir facturas electrónicas de acuerdo con la norma europea EN-16931.
Todas las administraciones públicas de los Estados miembros de la UE debían poder recibir facturas electrónicas al menos para las operaciones de contratación pública, ya sea en noviembre de 2018 o en abril de 2019, con la posibilidad de que los Estados miembros ampliaran el plazo un año más para las autoridades subcentrales.
Varios países han aprovechado la oportunidad para imponer de forma general la facturación electrónica B2G a la hora de implementar la Directiva 2014/55/UE, de forma que tanto el sector público como el proveedor del sector privado estarán obligados a enviar facturas electrónicamente en las transacciones B2G.
Ejemplos de países que han introducido la facturación electrónica obligatoria B2G son Suecia, Croacia, Estonia, Lituania y Eslovenia, y hay un próximo mandato en Portugal que entrará en vigor para todas las empresas en enero de 2022. Finlandia aspira a lograr el mismo efecto a través de un mandato iniciado por el comprador para que el proveedor envíe facturas electrónicas.
¿Qué es PEPPOL?
El proyecto PEPPOL se inició en 2008. Uno de sus principales objetivos fue la estandarización del proceso de contratación pública en los gobiernos europeos. PEPPOL es un conjunto de artefactos y especificaciones creados para permitir la contratación electrónica transfronteriza, respaldada por una estructura de acuerdo multilateral que es propiedad y está mantenida por la asociación OpenPEPPOL.
PEPPOL tiene como objetivo eliminar la complejidad en torno a la interoperabilidad, ya que todas las partes que utilicen PEPPOL se adherirán a las mismas regulaciones y estándares técnicos para intercambiar documentos electrónicos. A través de la red PEPPOL, las empresas pueden intercambiar documentos electrónicos de contratación, incluidos pedidos electrónicos, notas de envío anticipadas, facturas electrónicas y catálogos electrónicos, a través de puntos de acceso basados en lo que se conoce como un modelo de cuatro esquinas, lo que significa que los proveedores y compradores están representados por proveedores de servicios que procesan datos en su nombre.
Si bien se sabe que PEPPOL se centró inicialmente en Europa, se está expandiendo más allá de la UE a Asia y recientemente también ha recibido más atención en las Américas. Singapur fue el primer país de Asia y el primero fuera de Europa en establecer una Autoridad PEPPOL, facilitando el marco a nivel nacional, pero pronto fue seguido por otros países.
Actualmente, hay miembros de OpenPeppol en 31 países. Además de los países de Europa, estos incluyen Australia, Canadá, China, Japón, México, Nueva Zelanda, Singapur y EE. UU., siendo Japón la última incorporación.
Desarrollos recientes en facturación electrónica B2G
Como se ha explicado anteriormente, varios Estados miembros de la UE aprovecharon la oportunidad para transponer la Directiva 2014/55/UE para hacer obligatoria la facturación electrónica B2G.
En la actualidad, más países están siguiendo ese camino:
Chipre ha puesto en marcha recientemente una consulta pública sobre el proyecto de ley que hará obligatoria la facturación electrónica para las transacciones de contratación pública a partir del 1 de enero de 2022.
Letonia tiene planes para hacer obligatoria la facturación electrónica para las transacciones B2G a partir de 2025 de acuerdo con el marco PEPPOL.
En Australia, todas las agencias gubernamentales de la Commonwealth tienen el mandato de adoptar la facturación electrónica antes del 1 de julio de 2022 con el marco PEPPOL. Las agencias gubernamentales de Nueva Gales del Sur están obligadas a adoptar la facturación electrónica para bienes y servicios por valor de hasta 1 millón de dólares australianos ya a partir del 1 de enero de 2022, liderando los esfuerzos para que la facturación electrónica se adopte en toda Australia al realizar este cambio seis meses antes del mandato. No hay ningún requisito para obligar a las empresas a enviar facturas electrónicas a las entidades gubernamentales.
¿Qué es lo siguiente?
Los avances en la facturación electrónica B2G ya no pueden considerarse separados de la facturación electrónica B2B. Al fin y al cabo, muchas empresas suministran bienes o servicios a las autoridades públicas, y las inversiones en el cumplimiento de los requisitos de los clientes gubernamentales en el marco de programas como PEPPOL impulsarán el uso de estos mismos estándares y reglas en el sector de empresa a empresa.
Esto también significa que las iniciativas hacia la facturación electrónica de empresa a empresa como forma de que las administraciones tributarias reciban datos relevantes para el IVA en tiempo real o casi en tiempo real están cada vez más influenciadas por conceptos del mundo de la contratación pública.
Este desbordamiento va mucho más allá de la inspiración conceptual. En Italia, por ejemplo, el apoyo a la obligatoriedad de la facturación electrónica para el control del IVA en 2019 se construyó sobre una plataforma de procesamiento masivo de datos que inicialmente se diseñó para facilitar la contratación pública. Francia y Polonia están muy lejos de desarrollar arquitecturas similares para sus planes de control continuo de transacciones.
A medida que PEPPOL se vuelve más popular como estándar para hacer que las metodologías de contratación pública específicas de cada país sean más fácilmente accesibles para los proveedores en el extranjero, sus conceptos penetrarán cada vez más en los mundos más amplios de la facturación electrónica, el comercio electrónico y el cumplimiento fiscal.
Arabia Saudita es líder en los controles continuos de transacciones en el Golfo
Facturación electrónica en Arabia Saudita desde diciembre de 2021
Arabia Saudita presentará un régimen de facturación electrónica con un enfoque por fases a partir de diciembre de 2021. Tras haber introducido el IVA recientemente, el 1 de enero de 2018, el país está liderando la digitalización del cumplimiento tributario en la región del Golfo.
La normativa definitiva publicada por la autoridad tributaria de Arabia Saudita, Zakat, Autoridad de impuestos y aduanas (ZATCA) confirma la fecha de entrada en vigor de la segunda fase el 1 de enero de 2023.
Aparte de otros requisitos, la fase dos también introduce la integración con una plataforma digital ZATCA de control continuo de transacciones (CTC por sus siglas en inglés), que requiere que los contribuyentes compensen las facturas antes de la transmisión a los compradores.
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Puntos clave del mandato
Fase 1 – Generación obligatoria de facturas electrónicas con controles de auditoría posteriores: empieza el 4 de diciembre de 2021
Se aplica a todos los sujetos pasivos residentes en Arabia Saudita.
Exige a los contribuyentes que generen, modifiquen y almacenen facturas y notas electrónicas (notas de crédito y débito) en todas las transacciones B2B, B2C y B2G, incluidas las exportaciones.
Las empresas deben generar facturas electrónicas y sus notas asociadas en un formato electrónico estructurado.
Las facturas y las notas electrónicas deben contener toda la información necesaria.
Se permite cualquier formato electrónico estructurado.
Las facturas B2C deben incluir un código QR.
Todas las facturas deben contener una marca de tiempo.
Se requiere explícitamente la integridad de las facturas electrónicas.
Los requisitos de almacenamiento son los mismos en la fase 1 y en la 2 (deben archivarse en un sistema o servidor que se encuentre físicamente en el territorio de Arabia Saudita. Si cumplen ciertos requisitos adicionales, los contribuyentes que tengan una filial en Arabia Saudita pueden tener sus sistemas informáticos centrales ubicados fuera del país).
Los proveedores deben almacenar las facturas electrónicas en un formato estructurado, independientemente de cómo las intercambien con los compradores.
Algunas funcionalidades están prohibidas para las soluciones de facturación electrónica.
Fase 2 – Régimen CTC: comienza el 1 de enero de 2023 y requiere que los contribuyentes transmitan las facturas electrónicas, además de las notas electrónicas, a la autoridad tributaria, ZATCA, para su compensación.
Se prevé un enfoque por fases para diferentes contribuyentes.
Las facturas B2B funcionarán bajo un régimen de compensación, mientras que las facturas B2C deberán notificarse a la plataforma de ZATCA en las 24 horas siguientes a su emisión.
Las facturas deben emitirse en el formato obligatorio XML.
Las facturas fiscales pueden enviarse a los compradores en formato XML o PDF/A-3 (con XML incrustado). Las facturas B2C deben presentarse en papel según el acuerdo mutuo de las partes; sin embargo, dichas facturas se pueden compartir electrónicamente o en cualquier otra forma en la que el comprador pueda leerla.
Una solución de facturación electrónica conforme debe tener las siguientes características:
Generación de un identificador único universal (UUID) además del número secuencial de la factura.
Contador de facturas antimanipulaciones.
Alguna capacidad para guardar y archivar facturas electrónicas y notas electrónicas.
Generación de un sello criptográfico para facturas B2C, un hash y un código QR para cada factura electrónica y nota electrónica.
Fechas importantes
Fase 1: 4 de diciembre de 2021: todos los sujetos pasivos residentes en Arabia Saudita pueden generar, modificar y almacenar facturas electrónicas y notas electrónicas (notas de crédito y débito).
Fase 2: 1 de enero de 2023: requisitos adicionales para que los sujetos pasivos transmitan facturas electrónicas, así como notas electrónicas, a ZATCA. La adopción se hará por fases, empezando por las empresas más grandes, y las demás se irán incorporando gradualmente al mandato. Las empresas recibirán un aviso con seis meses de antelación a la fecha límite de cumplimiento del mandato.
Cómo puede ayudarle Sovos
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¿Qué es IOSS?
Desde julio de 2021, todos los bienes importados a la UE, independientemente de su valor, están sujetos a IVA. A partir de la misma fecha, las empresas que vendan productos importados valorados en menos de 150 EUR ahora pueden utilizar IOSS para recaudar, declarar y pagar el IVA a las autoridades fiscales locales en una única declaración del IVA. IOSS simplifica su cumplimiento del IVA de la UE – desbloquee todo el potencial del mercado de comercio electrónico de la UE, maximice su flujo de caja y brinde un excelente servicio al cliente.
Para obtener un registro, las empresas de fuera de la UE deben designar un intermediario. A continuación, pueden obtener un número de registro de IVA de IOSS en el Estado miembro en el que dicho intermediario tenga su sede.
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Las empresas no pertenecientes a la UE solo pueden registrarse en el sistema a través de un intermediario. Podemos actuar como intermediario para usted.
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Con un número de registro de IVA de IOSS, el IVA se contabiliza en el punto de venta
Cargos reducidos por despacho de aduana – sin un registro de IVA IOSS, el IVA de importación se pagará cuando las mercancías se despachen en la UE y es probable que haya costes de despacho de aduana más altos
Datos de interés
La simplificación de IOSS puede utilizarse ahora para cualquier transacción que cumpla los requisitos
El sistema requiere un mantenimiento de registros adicional: las empresas deben conservar registros de las transacciones más detallados que antes
Las declaraciones de IVA de IOSS son mensuales
Las empresas pueden corregir las declaraciones previas de IVA de IOSS en la siguiente declaración
Es posible que las empresas no pertenecientes a la UE tengan que designar a un intermediario y obtener un registro del IVA de IOSS en el país de la UE donde tenga su domicilio fiscal el intermediario
Dependiendo de la naturaleza de la actividad comercial o las cadenas de distribución, es posible que los minoristas de fuera de la UE tengan que informar en la ventanilla única de la Unión (OSS) y los sistemas de OSS de fuera de la Unión.
Las empresas necesitan al menos un registro de IVA "estándar" y posiblemente más debido a almacenes o similares si van a utilizar la OSS de la Union. No se necesitan otros registros de IVA para IOSS u OSS de fuera de la Unión.
Sanciones y multas
Las autoridades fiscales locales pueden imponer sanciones y multas a las empresas si las declaraciones y los pagos no se envían a tiempo. Además, el incumplimiento reiterado puede dar lugar a una exclusión de dos años del sistema. Las empresas tendrían que registrarse a efectos del IVA en todos los Estados miembros donde importan mercancías o tener acuerdos alternativos para hacer frente al IVA a la importación.
Las empresas que quieran utilizar IOSS pueden necesitar un intermediario. Si se requiere un intermediario, no puede hacerlo solo. Nuestro servicio integral se encarga de todos sus requisitos de registro, cumplimentación e intermediación.
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Desde entonces, ha habido muchas novedades: los requisitos de facturación electrónica se ampliaron a empresas no residentes, las fechas límite se aplazaron a causa de la Covid y se han publicado normativas nuevas.
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Datos de interés
Es obligatorio utilizar software de facturación certificado para crear todo tipo de facturas; esto se entiende como el sistema ERP del contribuyente.
Debe incluirse un código QR en todas las facturas. Las especificaciones técnicas sobre el contenido y la ubicación del código dentro de la factura están disponibles en el sitio web de la autoridad tributaria.
El número de identificación único (ATCUD) debe incluirse en todas las facturas y es parte del contenido del código QR. El ATCUD es un número con el siguiente formato: “ATCUD: Código de validación – Número secuencial”.
En abril de 2021, Portugal aclaró que las empresas no residentes registradas en Portugal a efectos del IVA debían cumplir con las normativas de IVA nacionales. Esto incluye, entre otras, utilizar un software de facturación certificado para generar facturas. Estas empresas también deben garantizar la integridad y autenticidad de las facturas electrónicas, lo que en Portugal significa utilizar una firma o sello electrónicos cualificados o usar EDI con medidas de seguridad contractuales.
Las facturas B2G deben emitirse electrónicamente en formato CIUS-PT y transmitirse a la administración pública a través de uno de los servicios web disponibles.
Fechas importantes
Desde el 1 de julio de 2021, las empresas no establecidas pero registradas a efectos del IVA deben adoptar un software de facturación certificado.
Emisión de facturas B2G:
Mandatory B2G e-invoicing: all supplies to public sector companies require the related invoice to be issued in CIUS-PT format and transmitted via an approved web service.
1 de enero de 2021: Inicio de la implementación voluntaria por fases para grandes empresas.
1 de julio de 2021: Ampliación para incluir a pequeñas y medianas empresas, sujeta a un periodo de gracia durante el cual los compradores del sector público aceptan PDFs.
30 June 2022: The new format and transmission approach must be used by all businesses including microenterprises.
1 January 2022: A QR Code and ATCUD will be required in all invoices. This is voluntary for 2022 and expected to become mandatory on 1 January 2023.
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La Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA) anunció a principios de este año las normas definitivas del sistema de facturación electrónica de Arabia Saudí, anunciando los planes para dos fases principales del nuevo sistema de facturación electrónica.
La primera fase del sistema de facturación electrónica de Arabia Saudí entrará en funcionamiento a partir del 4 de diciembre de 2021.
Con el mandato a la vuelta de la esquina, destacamos las últimas novedades de una reforma que aún está en evolución.
Directrices detalladas
La última documentación comunicada sobre los requisitos fueron las Directrices detalladas, publicadas en agosto de 2021. Las Directrices detalladas aclaraban los siguientes temas:
Aunque las facturas fiscales deben generarse electrónicamente, los vendedores pueden compartirlas con los compradores en un formato acordado. En la primera fase, el formato acordado para intercambiar las facturas puede ser electrónico, en formato legible por humanos o en formato papel. Sin embargo, en la segunda fase, sólo se puede utilizar el formato XML o PDF/A-3 con un XML incrustado para intercambiar facturas electrónicas. En el caso de que se utilice el formato legible por humanos, debe estar en árabe (además de cualquier otro idioma) y se pueden utilizar números árabes o hindi.
Sin embargo, debe proporcionarse una copia impresa de la factura fiscal simplificada a los compradores y, de mutuo acuerdo entre el vendedor y el comprador, la factura puede compartirse electrónicamente o por cualquier otro medio en el que el comprador pueda leerla.
Las facturas electrónicas generadas por un tercero contendrán una marca electrónica que indique este hecho. Esta marca se generará automáticamente y no será visible en la versión legible para humanos de la factura electrónica. El formato legible por humanos de la factura debe contener una declaración de que la factura es una factura de terceros.
Para la segunda fase, los requisitos específicos de integración se publicarán en el futuro.
Resumen de la preparación para la primera fase
Los requisitos de la primera fase no son tan complejos como los de la segunda, que entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2023.
La ZATCA ha conseguido proporcionar a los contribuyentes la información necesaria. La fecha de entrada en vigor se ha fijado según lo previsto y no se espera ningún retraso.
On 1 July 2021 the EU E-Commerce VAT Package was introduced. The package replaced existing distance-selling rules and extended the Mini One Stop Shop (MOSS) into a wider-ranging One Stop Shop (OSS).
The implementation of the EU E-Commerce VAT Package was designed to simplify the VAT reporting requirements for sellers and improve the tax take for Member States.
Two months in: we take a look at how it’s going.
Delays and teething problems
There were unfortunately some initial delays and teething problems when the EU E-Commerce VAT Package was introduced, which is to be expected with the adoption of such a significant new system, but as with any new scheme these can be resolved over time.
Some examples include:
Netherlands system issues: The introduction of the system in the Netherlands appeared to cause an IT glitch whereby Article 23 licenses to defer import VAT were not recognised. As a result, importers were asked to pay VAT at the border. This caused delays in imports and onward delivery at the beginning of July. Once the Dutch tax authority became aware of this issue it implemented a temporary fix and the issue is now resolved.
Inconsistencies in data submission: There are inconsistencies in how taxpayers must communicate data to the relevant tax authority. The EU proposal foresaw a portal where all transactions could be uploaded, but this hasn’t materialised yet.
Varying file format requirements: Some Member States require data to be submitted in a .csv file whilst others ask for submissions in a .txt file. The Netherlands requires taxpayers to key data directly onto its website.
Data issues: There have been issues around receiving data and Sweden was briefly unable to receive data but this was quickly resolved (in less than a week).
IOSS processing errors: Some freight forwarders used the shipment date and not the payment date resulting in some consignments that didn’t qualify for IOSS to be processed under IOSS. This will lead to an underpayment of VAT and it will be necessary to reconcile the data.
Intrastat reporting: There is currently no mention in either the Directive or the explanatory notes of how Intrastat should be reported.
Issues with the import of goods
There are also issues associated with the import of the goods.
Some Member States disallow the import of certain categories of goods due to local restrictions e.g. foodstuffs, plants etc.
It’s sometimes unclear if freight forwarders have used IOSS or not and this could lead to repeated errors of underpayment or overpayment of VAT.
Some non-EU vendors are trying to avoid an IOSS registration by stating that the customer is the importer of record. Such practice happened before the introduction of IOSS but not always at the same level as it is now – and was not always spotted or queried.
However, since the introduction of the IOSS, some tax authorities, including Germany, are questioning such an approach on the grounds that the carrier who imports the goods is acting for the non-EU vendor and is not known by the buyer.
This means import VAT is due by the vendor who must then also charge German VAT. For cases that have already occurred there may be an issue with recovery of the import VAT, as the evidence required to support the deduction will have been issued in the wrong name (consumer).
It’s still early days for the EU VAT E-Commerce Package and initial teething problems are to be expected. One thing is certain, navigating these new VAT schemes is complex. Sovos is here to help and we’ll keep you updated on the latest regulatory changes.
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Desde entonces, han sucedido muchas cosas: se ha incluido a las empresas no residentes en el ámbito de aplicación de los requisitos de facturación electrónica, se han pospuesto los plazos debido a Covid y se han publicado nuevas normativas. Este blog resume los últimos y próximos cambios.
Código QR
Introducido en 2019, la aplicación de facto del requisito del código QR se retrasó, y ahora se espera que los contribuyentes lo apliquen plenamente en enero de 2022. Se debe incluir un código QR en todas las facturas. Las especificaciones técnicas sobre el contenido y la colocación del código en la factura están disponibles en el sitio web de la autoridad fiscal .
ATCUD – ID único y códigos de validación
El ATCUD es un número de identificación único que se incluye en las facturas y forma parte del contenido del código QR. El ATCUD es un número con el siguiente formato “ATCUD:Código de validación-Número secuencial”.
Para obtener la primera parte del ATCUD -el llamado “código de validación”-, los contribuyentes deben comunicar a la autoridad fiscal la serie de documentos junto con información como el tipo de documento, el primer número de documento de la serie, etc.
A cambio, la autoridad fiscal entregará un código de validación. El código de validación será válido para toda la serie de documentos durante al menos un año fiscal. La segunda parte del ATCUD -el “número secuencial”- es un número secuencial dentro de la serie de documentos.
Este mes, la autoridad fiscal portuguesa ha publicado especificaciones técnicas para la obtención del código de validación, creando un nuevo servicio web. Para acceder a este servicio web, se requiere un certificado específico obtenido de la autoridad fiscal y que puede ser asignado a los contribuyentes o a los proveedores de servicios de software.
Además, la autoridad fiscal ha creado una lista estándar de clases y tipos de documentos, lo que permite la comunicación de tipos de documentos en un formato estructurado.
A partir de enero de 2022 se exigirá un ATCUD en todas las facturas. Para estar preparados para la fecha límite, los contribuyentes deben obtener los códigos de validación de las series durante el último semestre de 2021 para aplicarlos en las facturas emitidas a principios de 2022.
Obligaciones de las empresas no residentes
En abril de este año, Portugal aclaró que las empresas no residentes con registro de IVA portugués deben cumplir con las normas de IVA nacionales. Esto incluye el uso de software de facturación certificado para la creación de facturas, entre otros. Estas empresas también deben garantizar la integridad y la autenticidad de las facturas electrónicas. En Portugal, la integridad y autenticidad de las facturas se presume con el uso de una firma o sello electrónico cualificado, o el uso de EDI con medidas de seguridad contratadas.
El mandato portugués de facturación electrónica para las transacciones entre empresas y administraciones públicas incluye un requisito de formato vinculado a métodos específicos de transmisión. En otras palabras, las facturas dirigidas a la administración pública deben emitirse electrónicamente en el formato CIUS-PT y transmitirse a través de uno de los servicios web puestos a disposición por la administración pública.
Inicialmente, en enero de 2021 se inició una implantación gradual que obligaba a las grandes empresas a emitir facturas electrónicas a los compradores públicos. En julio, el ámbito subjetivo se amplió para incluir a las pequeñas y medianas empresas. El último paso es incluir a las microempresas en enero de 2022.
Debido a la pandemia de Covid, Portugal estableció un periodo de gracia, que se ha renovado en varias ocasiones, por el que las facturas en PDF serían aceptadas por la administración pública. En la actualidad, el período de gracia se extiende hasta el 31 de diciembre de 2021, lo que significa que, en la práctica, todos los proveedores de la administración pública, independientemente de su tamaño, deben cumplir las normas de facturación electrónica en la contratación pública antes del 1 de enero de 2022.
En nuestra última mirada al SAF-T de Rumanía, detallamos las especificaciones técnicas publicadas por la autoridad fiscal rumana. Desde entonces, se ha publicado una guía adicional incluyendo un nombre oficial para la presentación del SAF-T: D406.
Calendario de aplicación de la presentación obligatoria del SAF-T de Rumanía
Grandes contribuyentes (designados por las autoridades fiscales rumanas) – 1 de enero de 2022
Contribuyentes medios: la orientación indica 2022, aún no hay fecha oficial
Pequeños contribuyentes – 2023
Para aliviar la preocupación de los contribuyentes por la complejidad del informe y las dificultades de extracción, las autoridades fiscales están introduciendo un período de prueba voluntario que comenzará en las próximas semanas. Durante este periodo, los contribuyentes podrán presentar lo que se conoce como D406T, que contendrá datos de prueba que las autoridades no utilizarán en el futuro a efectos de auditoría.
Plazos de presentación para el SAF-T de Rumanía
El SAF-T rumano, D406, se basa en el esquema de la OCDE versión 2.0 que contiene cinco secciones:
Libro Mayor
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar</li<
Activos fijos
Inventario
Los plazos de presentación son los siguientes:
Periódicamente (hasta el último día natural del mes siguiente al periodo de referencia) – para información sobre el Libro Mayor, las Cuentas a Cobrar y las Cuentas a Pagar
Anualmente (hasta la fecha límite de presentación de los estados financieros del ejercicio) – para información sobre el Inmovilizado
A petición (en el plazo establecido por el organismo fiscal, que no podrá ser inferior a 30 días naturales desde la fecha de solicitud) – para información sobre el Inventario
Los contribuyentes deben presentar las secciones de la D406 mensual o trimestralmente, tras el período impositivo aplicable para la presentación de la declaración del IVA.
Para el primer informe, las autoridades fiscales han anunciado un período de gracia para los tres primeros meses de presentación. Esto es a partir de la fecha en que la obligación de depósito se hace efectiva para ese contribuyente, donde la no presentación o la presentación incorrecta no dará lugar a la penalización si se presentan las presentaciones correctas una vez que el período de gracia termina.
Información sobre la presentación del SAF-T de Rumanía
El D406 debe presentarse electrónicamente en formato PDF, con un archivo adjunto XML y una firma electrónica. El tamaño de los dos archivos no debe superar los 500 MB. Si el archivo supera el límite máximo, el portal no lo aceptará y el archivo deberá dividirse en segmentos según los detalles establecidos en la guía rumana.
Las autoridades fiscales han indicado que, en caso de que el contribuyente encuentre errores en la presentación original, puede presentar una declaración rectificativa para subsanar dichos errores. El contribuyente debe presentar un segundo archivo corregido completo para sustituir el archivo original que contiene errores. Si un contribuyente presenta un segundo D406 para el mismo periodo, se considera automáticamente una declaración rectificativa.
Tome medidas
¿Necesita garantizar el cumplimiento de los últimos requisitos del SAF-T de Rumanía? Hable con nuestro equipo. Síganos en LinkedIn y Twitter para estar al día de las últimas noticias y actualizaciones normativas.
Bienvenido a nuestra serie de blogs Q&A en dos partes sobre el mandato francés de facturación y presentación de informes electrónicos, que entrará en vigor en 2023-2025. Parece algo lejano, pero las empresas deben empezar a prepararse desde ahora si quieren cumplirlo.
El equipo de cumplimiento de Sovos ha vuelto para responder a algunas de las preguntas más apremiantes formuladas durante nuestro seminario web .
En nuestra primera entrada del blog hemos esbozado el nuevo mandato, la facturación electrónica en concreto, y las preguntas en torno a este tema.
Este blog examinará la otra cara del mandato: las obligaciones de notificación electrónica. Éstas se aplicarán a las transacciones B2C y B2B transfronterizas en Francia, que deberán notificarse periódicamente.
Pagos Informes electrónicos
En primer lugar, veamos las preguntas más comunes en torno a la declaración electrónica de pagos.
¿Cuáles son los estados de las facturas y de los pagos que hay que comunicar?
Aquí hay una diapositiva de nuestro seminario web que muestra los estados de las facturas, si son obligatorias, recomendadas o libres, los orígenes, la acción a tomar si se rechazan, los datos del estado y cuándo hay que informar:
¿Quién es el responsable de la notificación electrónica de los pagos? ¿El comprador, el vendedor o ambos?
Inicialmente se rumoreó que sería tanto por parte del comprador como del vendedor, pero la última información de la DGFIP establece claramente que será responsabilidad del vendedor informar del estado de la factura y, en su caso, de su estado de pago.
Sin embargo, es necesario aclarar algo más, ya que el vendedor depende de la respuesta del comprador en algún estado (por ejemplo, "factura rechazada").
Requisitos de certificación de la plataforma "Partner
Su proyecto de facturación e informes electrónicos no puede realizarse de forma aislada. Se trata de un proyecto importante con muchas dependencias que implican a terceros externos.
Habrá uno o, con toda probabilidad, varios terceros en medio de la cadena de transacciones. Entre ellos estará Chorus Pro, elegida por el Gobierno francés como plataforma oficial y obligatoria para que las empresas emitan facturas electrónicas a las administraciones públicas.
Esta sección cubre las preguntas más comunes sobre los requisitos de certificación de la plataforma de socios.
¿Existe una lista de plataformas asociadas oficiales validadas?
En el taller de la DGFIP del 13 de julio de 2021 dedicado a esta cuestión se destacó que habría un proceso de registro para las plataformas de terceros, así como para los contribuyentes que quisieran gestionar su propia plataforma.
El proceso de inscripción constará de dos fases:
Fase 1. Una selección previa por parte de las autoridades fiscales basada en el perfil general del candidato (por ejemplo, ¿está al día en sus obligaciones de pago de impuestos?) y los servicios que propone;
Fase 2. En un plazo de 12 meses tras el registro, habría que realizar una auditoría independiente que demostrara que la plataforma cumple los requisitos del DGFIP, como por ejemplo
Actualización del directorio central de facturación electrónica
Emisión, transmisión/recepción de facturas electrónicas (incluyendo la garantía de integridad y autenticidad, así como un proceso avanzado de autenticación)
Procesamiento y transmisión a Chorus Pro de datos de facturación electrónica, informes electrónicos y estado de los pagos
<liRealización de las actividades de control y mapeo (extracción de datos de facturación tanto para la facturación electrónica como para la presentación de informes electrónicos, determinadas comprobaciones de validación de facturas -campos obligatorios, sumas de comprobación, verificación de la identificación del cliente- mapeo hacia y desde un conjunto mínimo de formatos obligatorios, cumplimiento del GDPR, etc.)
Otros puntos clave a tener en cuenta son:
El registro y la auditoría tendrían que renovarse periódicamente.
No se definen las consecuencias de que la plataforma no cumpla con los requisitos, se aplicaría un proceso de escalada que llevaría a la retirada del registro.
El operador de la plataforma puede ser francés o extranjero (aunque todavía hay un signo de interrogación sobre si se permitirán operadores no comunitarios).
Calendario de aplicación
¿Cuál es la expectativa actual sobre cuándo los campos exactos requeridos serán suministrados por el gobierno (especificaciones de la factura con todos los campos y valores requeridos)?
Los archivos Excel están disponibles como un documento borrador a un nivel muy detallado que Sovos puede proporcionar a petición. Las especificaciones definitivas deberían conocerse a finales de septiembre de 2021.
Intrastat es un régimen de información relativo al comercio intracomunitario de mercancías dentro de la UE.
En virtud del Reglamento (CE) nº 638/2004, los sujetos pasivos del IVA que realicen ventas y compras intracomunitarias de bienes están obligados a cumplimentar las declaraciones Intrastat cuando se supere el umbral de declaración.
Las declaraciones Intrastat deben cumplimentarse tanto en el país de expedición (por el vendedor) como en el país de llegada (por el comprador). El formato y los elementos de datos de las declaraciones Intrastat varían de un país a otro, aunque algunos elementos de datos son necesarios en todos los Estados miembros. Los umbrales de notificación también varían según el Estado miembro.
¿Cómo se está modernizando Intrastat?
En un esfuerzo por mejorar la recogida de datos y aliviar la carga administrativa de las empresas, en 2017 se puso en marcha un proyecto de "modernización de Intrastat". Como resultado de este proyecto se adoptó el Reglamento (UE) 2019/2152 (Reglamento sobre las estadísticas empresariales europeas).
La derogación del Reglamento (CE) nº 638/2004, efectiva a partir del 1 de enero de 2022.
La aplicación de un nuevo programa de intercambio de datos obligatorio entre los Estados miembros de la UE en relación con las entregas intracomunitarias.
Hacer opcional el intercambio de datos sobre las llegadas intracomunitarias a los Estados miembros de la UE.
Los efectos prácticos de estos cambios son dobles:
Los Estados miembros deben recoger datos adicionales como parte de los informes de expedición de Intrastat. Esto significa que los contribuyentes que realicen entregas intracomunitarias tendrán que registrar y notificar esta información adicional.
El Reglamento prepara el camino para que los Estados miembros puedan eliminar progresivamente las notificaciones de llegadas de Intrastat, ya que el intercambio obligatorio de datos de expedición hace innecesaria la notificación de llegadas por separado. Los umbrales de notificación de las llegadas suelen ser más bajos que los de las expediciones y se espera que la eliminación de la necesidad de notificar las llegadas acabe por hacer que menos empresas tengan que participar en la notificación de Intrastat, a menos que se reduzca el umbral de notificación. Además, las empresas que participan tanto en las expediciones como en las llegadas intracomunitarias reducirán a la mitad su obligación de informar.
¿Qué información deben recoger actualmente los Estados miembros en el marco de Intrastat?
Actualmente, los Estados miembros están obligados a recoger la siguiente información como parte de Intrastat:
Número de IVA del declarante
El periodo de referencia
El flujo de mercancías (llegada, envío)
El código de las mercancías de 8 dígitos (Nomenclatura Combinada)
Las mercancías del Estado miembro se envían a o desde
El valor de los bienes
La cantidad de la mercancía
La naturaleza de la transacción
¿Qué información adicional deberán recabar los Estados miembros de los exportadores intracomunitarios antes del 1 de enero de 2022?
El número de IVA del destinatario de los bienes
El país de origen de las mercancías enviadas
¿Qué información adicional pueden recoger actualmente los Estados miembros en el marco de Intrastat?
La identificación de las mercancías, a un nivel más detallado que la Nomenclatura Combinada
El país de origen, a la llegada
La región de origen, en la expedición, y la región de destino, en la llegada
Las condiciones de entrega
El modo de transporte
El procedimiento estadístico
¿Qué información facultativa pueden facilitar los Estados miembros para el intercambio obligatorio de exportaciones intracomunitarias?
Las condiciones de entrega
El modo de transporte
Excepciones a los requisitos de Intrastat
Para aliviar la carga de cumplimiento de las pequeñas empresas, los Estados miembros de la UE pueden establecer umbrales, por debajo de los cuales las empresas quedan exentas de su obligación de cumplimentar Intrastat. Los umbrales son fijados anualmente por los Estados miembros, y los importes de los umbrales para las llegadas y las expediciones se fijan por separado.
Según la normativa actual, los Estados miembros no pueden fijar umbrales a un nivel que dé lugar a que se notifiquen menos del 97% de los envíos desde el Estado miembro y no pueden fijar umbrales a un nivel que dé lugar a que se notifiquen menos del 93% de las llegadas intracomunitarias al Estado miembro.
Según la normativa actual, los Estados miembros pueden permitir que determinadas pequeñas empresas presenten información simplificada, siempre que el valor del comercio sujeto a la información simplificada no supere el 6% del comercio total.
Con el nuevo reglamento, los Estados miembros sólo tienen que garantizar que se notifique el 95% de los envíos y el intercambio de datos sobre las llegadas intracomunitarias entre los Estados miembros es opcional.
Se ha avanzado en la implantación del sistema polaco de control continuo de las transacciones (CTC), el sistema Krajowy de e-Faktur. A principios de este año, el Ministerio de Finanzas publicó un proyecto de ley, que aún está pendiente de aprobación por el Parlamento para convertirse en ley. Se ha publicado un proyecto de especificaciones de la factura electrónica y se ha realizado una consulta pública sobre el sistema CTC.
En junio, el Ministerio de Hacienda anunció que había revisado todos los comentarios presentados por el público y los ministros polacos sobre el sistema de CTC y decidió tomar las siguientes medidas:
Poner el sistema CTC a prueba en octubre de 2021 para preparar la fecha de entrada en funcionamiento en 2022.El piloto estará disponible para todos los contribuyentes.
Adoptar y publicar la legislación en octubre de 2021.
Poner a disposición dos esquemas de factura electrónica, uno en polaco y otro en inglés.
Poner en marcha el sistema CTC de forma voluntaria en enero de 2022, después de 3 meses de pruebas (octubre – diciembre de 2021).
Hacer obligatorio el sistema CTC en 2023.
En el anuncio, el ministro destacó los beneficios de la adopción del sistema CTC para los contribuyentes. Entre ellas se encuentran: la agilización de las devoluciones del IVA; la seguridad de la factura almacenada en la base de datos de la autoridad fiscal hasta el final del periodo de almacenamiento obligatorio; la certeza sobre la entrega de la factura al destinatario a través de la plataforma CTC y, por tanto, la agilización de los pagos de las facturas; la automatización del procesamiento y el intercambio de facturas gracias a la adopción de un formato de factura electrónica estandarizado.
Además, como resultado de las nuevas normas de facturación electrónica, los próximos cambios de en el paquete SLIM IVA 2 desencadenarán otras medidas de alivio, por ejemplo, en torno a la gestión de duplicados y facturas rectificativas.
Las autoridades polacas están avanzando a buen ritmo en la implantación del Krajowy System e-Faktur. Es positivo ver que la consulta pública ha resultado útil para definir los próximos pasos y es de esperar que la intención de las autoridades de lograr la transparencia y la documentación oportuna continúe a lo largo de todo el despliegue del CTC.
