Política de Privacidad

Fecha Efectiva: 8 marzo, 2019

Introducción

La protección de la privacidad del consumidor es importante para Sovos. Esta política de privacidad esboza nuestra política y prácticas generales para la aplicación de los Principios (definidos a continuación), incluidos los tipos de información que recopilamos, cómo la utilizamos y la notificación y la elección que tienen las personas afectadas con respecto a nuestro uso de esa información y su capacidad para corregirla. Esta política de privacidad se aplica a todas las informaciones personales recibidas por Sovos, ya sea en formato electrónico, en papel o en formato verbal, sobre personas que no son empleados de Sovos.

Esta política de privacidad se aplica a Sovos Compliance, LLC, junto con todas sus filiales estadounidenses (Sovos): Image Science and Services, Inc.; Six88 Solutions, Inc.; 3PF, LLC; Convey Compliance Systems, LLC; e Invoiceware International, LLC.

Para los empleados de Sovos, esta política de privacidad se aplica a toda la información personal procesada por Sovos a los fines de la declaración de impuestos. Sovos tiene otras políticas de privacidad que rigen para otros datos de sus empleados.

Declaración de privacidad de Privacy Shield

Sovos cumple con el marco del Escudo de Privacidad de la UE y los EE.UU. y el marco del Escudo de Privacidad de Suiza y los EE.UU., tal como lo establece el Departamento de Comercio de los EE.UU. en relación con la recopilación, el uso y la retención de información personal de los países miembros de la Unión Europea (e Islandia, Liechtenstein y Noruega) y Suiza transferida a los Estados Unidos de conformidad con el Escudo de Privacidad.  Sovos ha certificado que se adhiere a los Principios de Protección de la Privacidad con respecto a esos datos. Si existe algún conflicto entre las políticas de esta política de privacidad y los derechos de los sujetos de datos en virtud de los Principios de Protección de la Privacidad, regirán los Principios de Protección de la Privacidad. Para obtener más información sobre el programa Privacy Shield y para ver nuestra página de certificación, visite https://www.privacyshield.gov/

La FTC (Federal Trade Commission, Comisión Federal de Comercio) tiene jurisdicción sobre el cumplimiento de Sovos con el Privacy Shield.

Definiciones

Por «información personal» o «información» se entiende la información que: 1) se registra en cualquier forma; 2) se refiere a una persona concreta o pertenece a ella; y 3) puede vincularse a esa persona; 4) puede identificar directa o indirectamente a una persona.

«Información personal confidencial» significa información personal que revela raza, origen étnico, orientación sexual, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical o cuestiones relacionadas con la salud de un individuo. Los servicios de Sovos no incluyen la recopilación de información personal confidencial.

Principios

Sovos recoge datos del público en general a través del sitio web de Sovos. Esos datos pueden incluir información ofrecida voluntariamente por una persona que desee obtener más información sobre los servicios de Sovos o datos que indiquen quiénes accedieron al sitio web de Sovos y a qué páginas accedieron. Este último tipo de datos puede incluir o no información personal. Esos datos se utilizan para los fines de comercialización y venta de Sovos y no se transmiten a terceros para ningún otro fin que el de ayudar a Sovos en sus esfuerzos de comercialización y venta. Sovos no vende estos datos a terceros. Los terceros que reciben este tipo de datos están obligados a utilizarlos únicamente para el fin contratado y a mantener su confidencialidad.

Sovos ejecuta las funciones de declaración tributaria, de remesa y de determinación de impuestos sin retener información personal de identificación de los consumidores. La información de identificación personal se emplea y conserva en la medida en que sea necesario para la prestación de los servicios en lo que respecta a compradores exentos. Por lo general, Sovos no obtiene información de identificación personal directamente de los usuarios. Principalmente recibimos información de identificación personal como resultado de las transacciones financieras de los consumidores con los vendedores. No obstante, en caso de que Sovos recopile la información directamente de los consumidores, obtenemos información personal necesaria para ofrecer nuestros productos o servicios, para facilitar el servicio al cliente y para satisfacer cualquier requisito legal o reglamentario.

Datos recopilados de los clientes en relación con los servicios de Sovos: los clientes de Sovos le facilitan a Sovos la información personal necesaria para Sovos o para sus clientes para las divulgaciones requeridas de declaración de B2G, de cumplimiento o fiscales a las autoridades tributarias. Esto puede incluir los números del seguro social, y el nombre y apellido de un individuo. Además, contendrá información sobre los pagos que el cliente de Sovos le ha hecho al individuo. Sovos también podrá recopilar datos sobre los individuos desde páginas web patrocinadas o administradas por el gobierno, como sitios diseñados para verificar que esos números de seguro social sean válidos. Estos datos se usan únicamente para la facilitación de los servicios de Sovos a sus clientes y no se emplean con ningún otro fin.

Elección

Las personas que hayan facilitado información a Sovos a través de su sitio web pueden ponerse en contacto con Sovos para que sus nombres e información sean eliminados de las bases de datos de comercialización y ventas de Sovos, poniéndose en contacto con nosotros en privacy@sovos.com. Sovos cumple con la ley aplicable que exige que todos los correos electrónicos de marketing incluyan los medios para optar por no recibirlos.

Los individuos cuya información personal es recopilada por los clientes de Sovos pueden rechazar que Sovos use su información comunicándose con el cliente de Sovos que proporcionó la información.

Actualmente, Sovos no recopila información personal confidencial. En caso de que Sovos reciba información personal confidencial, Sovos tratará la información personal confidencial recibida de una persona del mismo modo que la persona trataría e identificaría la información personal confidencial.

Uso de Cookies

Al navegar por Sovos.com, se colocarán cookies de publicidad en su ordenador para que podamos entender lo que le interesa. Nuestro socio de publicidad gráfica, Google AdWords, nos permite presentarle publicidad de retargeting en otros sitios, basada en su interacción previa con Sovos.com.

Las técnicas que emplean nuestros socios no recopilan información personal, como nombre, dirección de correo electrónico, domicilio o número de teléfono. Puede visitar esta página para rechazar el uso de AdWords y la publicidad dirigida de nuestros socios.

Transferencias posteriores

Sovos ha certificado que se adhiere a los principios de protección de la privacidad en materia de notificación, elección, responsabilidad por la transferencia ulterior, seguridad, integridad de los datos y limitación de los fines, acceso, recurso, aplicación y responsabilidad. Estamos sujetos a las facultades de investigación y ejecución de la Comisión Federal de Comercio. Para obtener más información sobre los Principios de Protección de la Privacidad y para ver nuestra certificación, visite https://www.privacyshield.gov.

Los datos recogidos del público a través de la página web de Sovos pueden ser transferidos a:

  • El proveedor de Gestión de Recursos del Cliente («CRM») de Sovos
  • Las empresas que ayudan a Sovos en las ventas y la comercialización
  • Los proveedores de servicios de alojamiento de datos de Sovos
  • Los socios de la imprenta de Sovos

Estos terceros tampoco: a) Han suscrito los Principios del Escudo de Protección de la Privacidad, b) Han adoptado las Cláusulas Modelo, o c) Tienen una obligación contractual con Sovos que les prohíbe hacer cualquier uso de los datos más allá de lo necesario para cumplir sus obligaciones con Sovos. La lista de estos terceros se puede solicitar contactando con nosotros en privacy@sovos.com.

Los datos recopilados de clientes relacionados con los servicios de Sovos pueden transferirse a:

  • Agencias gubernamentales: Los soviéticos pueden transferir los datos relacionados con la declaración de impuestos a los organismos gubernamentales
  • Los proveedores de servicios de alojamiento de datos de Sovos
  • Estados miembros aplicables de la Iniciativa para la racionalización del impuesto sobre las ventas
  • Los proveedores de servicios de impresión de Sovos

La lista de estos terceros se puede solicitar contactando con nosotros en privacy@sovos.com.

Sovos no tiene la capacidad de decidir lo que los organismos gubernamentales hacen con los datos. Sovos proporciona a los organismos gubernamentales únicamente los datos necesarios para satisfacer los requisitos de declaración de impuestos de Sovos y de sus clientes. Los proveedores de servicios de alojamiento de datos de Sovos tienen una obligación contractual con Sovos que les prohíbe realizar cualquier otro uso de los datos que no sea necesario para cumplir sus responsabilidades con Sovos.

A excepción de las divulgaciones a los organismos gubernamentales, Sovos garantizará que cualquier tercero al que se le divulgue información personal adhiera a los Principios o esté sujeto a disposiciones legales vigentes que brinden el mismo nivel de protección de la privacidad que los Principios, o acepte por escrito brindar un nivel adecuado de protección de la privacidad.

En ciertos casos excepcionales, los agentes del orden público o un tribunal pueden emitir una citación que obligue a Sovos a revelar los registros relevantes para una investigación. Si eso ocurre, Sovos se asegurará de que la divulgación de los registros sea lo más restringida que sea posible. Si una citación permite tal notificación, Sovos se comunicará con la persona afectada por la citación y por la divulgación inminente.

En ciertas situaciones, se nos puede exigir que revelemos datos personales en respuesta a solicitudes legítimas de las autoridades públicas, incluso para cumplir los requisitos de seguridad nacional o de aplicación de la ley.

La responsabilidad de Sovos por los datos personales que recibe en los Estados Unidos bajo el Escudo de Privacidad y que posteriormente transfiere a un tercero se describe en los Principios del Escudo de Privacidad. En particular, Sovos sigue siendo responsable y está obligado, en virtud de los Principios del Escudo de Protección de la Vida Privada, si los agentes terceros que contrata para procesar los datos personales en su nombre lo hacen de manera incompatible con los Principios, a menos que Sovos demuestre que no es responsable del hecho que da lugar al daño.

Seguridad de datos

Sovos adoptará medidas razonables para proteger la Información de la pérdida, el uso indebido y el acceso, la divulgación, la alteración y la destrucción no autorizados. Sovos ha establecido procedimientos físicos, electrónicos y de gestión apropiados para salvaguardar y asegurar la información contra la pérdida, el uso indebido, el acceso o la divulgación no autorizados, la alteración o la destrucción. Aunque la información enviada a y desde Sovos está protegida según las mejores prácticas de la industria, Sovos no puede garantizar la seguridad de la información en o transmitida por Internet.

Integridad de los datos

Sovos sólo procesará la información personal de manera compatible y pertinente con el propósito para el que fue recogida o autorizada por el individuo. En la medida en que sea necesario para esos fines, Sovos adoptará medidas razonables para asegurar que la Información Personal sea exacta, completa, actual y fiable para el uso previsto.

Acceso a

Sovos permitirá a una persona acceder a su información personal y le permitirá corregir, enmendar o suprimir información inexacta, salvo cuando la carga o el gasto de proporcionar acceso sea desproporcionado en relación con los riesgos para la privacidad de la persona en el caso en cuestión o cuando se violen los derechos de personas distintas de la persona. Cuando la información que el individuo trata de editar haya sido proporcionada por un cliente de Sovos, Sovos tendrá que ponerse en contacto con el cliente y sólo cambiará la información después de que éste haya verificado que la información original era inexacta. El acceso puede iniciarse por correo electrónico a privacy@sovos.com.

Aplicación de la ley

Sovos utiliza un enfoque de autoevaluación para asegurar el cumplimiento de esta política de privacidad y verifica periódicamente que la política sea precisa, completa para la información que se pretende cubrir, que se muestre de forma destacada, que se aplique completamente y que sea accesible y que esté en conformidad con los Principios de Protección de la Privacidad. Animamos a las personas interesadas a que planteen sus inquietudes utilizando la información de contacto proporcionada e investigaremos e intentaremos resolver cualquier queja o disputa relacionada con el uso y la divulgación de la información personal de acuerdo con los Principios de Protección de la Privacidad.

Resolución de controversias

En cumplimiento de los marcos de protección de la privacidad de la UE y de EE.UU. y de Suiza, Sovos se compromete a resolver las quejas sobre su privacidad y sobre la recopilación o el uso de su información personal. Las personas con preguntas o quejas sobre esta política de privacidad deben contactar primero con Sovos:

Sovos Compliance, LLC
Attn: Office of Information Security
200 Ballardvale Street
Building 1, 4th Floor
Wilmington, MA 01887

o por correo electrónico a: privacy@sovos.com

Investigaremos e intentaremos solucionar cualquier reclamo o disputa sobre el uso o la divulgación de los datos personales dentro de los 45 días de haber recibido su reclamo.

Sovos se ha comprometido además a remitir las quejas de privacidad no resueltas bajo los Principios de Protección de la Privacidad de la UE-EE.UU. BBB EU PRIVACY SHIELD, un proveedor de resolución alternativa de disputas sin fines de lucro ubicado en los Estados Unidos y operado por el Consejo de Oficinas de Mejores Negocios. Si no recibe un reconocimiento oportuno de su queja, o si su queja no es atendida satisfactoriamente, por favor visite www.bbb.org/EU-privacy-shield/for-eu-consumers/ para obtener más información y presentar una queja.

Si su denuncia se refiere a datos de recursos humanos transferidos a los Estados Unidos desde la UE y/o Suiza en el contexto de la relación laboral, y Sovos no la aborda satisfactoriamente, Sovos se compromete a cooperar con el grupo establecido por las autoridades de protección de datos de la UE (Grupo DPA) y/o el Comisionado Federal Suizo de Protección de Datos e Información, según proceda, y a cumplir con el asesoramiento prestado por el grupo DPA y/o el Comisionado, según proceda, en relación con esos datos de recursos humanos.  Para presentar una queja no resuelta sobre recursos humanos, debe ponerse en contacto con la autoridad estatal o nacional de protección de datos o laboral de la jurisdicción correspondiente.  Los datos de contacto de las autoridades de protección de datos de la UE pueden encontrarse en http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm.  Las quejas relacionadas con los datos de recursos humanos no deben dirigirse al ESCUDO DE PRIVACIDAD DE LA UE BBB.

En determinadas circunstancias limitadas, las personas del EEE pueden invocar el arbitraje vinculante del Escudo de Protección de la Vida Privada como último recurso si todas las demás formas de solución de controversias (examinadas anteriormente) no han tenido éxito. Para saber más sobre este método de resolución y su disponibilidad para usted, por favor visite https://www.privacyshield.gov/.

Protección de datos para las personas en la Unión Europea (UE)


Además de la información anterior, como Sovos es un negocio mundial, podemos recoger datos de los ciudadanos de la UE.

A través de esta sección de la Política de Privacidad, pretendemos informarle sobre los tipos de datos personales que podemos recoger de los individuos europeos, los fines para los que utilizamos los datos y las formas en que se manejan los datos. También nos proponemos cumplir con la obligación de transparencia en virtud del Reglamento General de Protección de Datos de la UE 2016/679 («GDPR») y las leyes nacionales que aplican el GDPR.

Transferencia de información fuera del EEE

De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos, estamos obligados a informarle si transferimos o tenemos la intención de transferir la información que tenemos sobre usted a países fuera del Espacio Económico Europeo («EEE»).

Salvo en los casos en que la ley lo prohíba, la información que usted nos facilitará podrá ser almacenada en los servidores de Sovos fuera de Europa y otras empresas o socios comerciales de Sovos podrán procesar esa información en nombre de Sovos, pero siempre bajo estrictas condiciones de confidencialidad. Sovos conservará esta información para poder administrar y supervisar adecuada y eficazmente la relación de clientes que tiene con usted. Transferimos esa información fuera de la AEE sólo si:

  1. a) su solicitud de producto o servicio la gestionaría mejor una de nuestras empresas ubicadas fuera del Espacio Económico Europeo o
  2. b) el servicio que ha solicitado, por ejemplo un boletín informativo, se provee mediante un tercero ubicado fuera del Espacio Económico Europeo.

En cualquier caso, una lista de las empresas que podemos utilizar fuera del EEE está disponible previa solicitud, contactando con nosotros en privacy@sovos.com.

Aplicamos la misma rigurosidad a la seguridad de los datos conservados y procesados por nosotros que a la de aquellos conservados y procesados en nuestro nombre fuera del Espacio Económico Europeo. Hemos adoptado medidas para garantizar que nuestros afiliados, subsidiarias y aquellos que procesan datos en nuestro nombre se rijan por las cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Comisión Europea, para proteger la información personal que se transfiere desde y hacia el Espacio Económico Europeo y otros lugares.

Como algunos de nuestros servidores están ubicados en los EE.UU., la transferencia de algunos de nuestros datos fuera de la AEE es necesaria para que podamos operar el sitio. En la medida en que se proporcione cualquier información personal a terceros fuera del EEE, o que accedan a la información desde fuera del EEE, tomamos medidas para garantizar que se apliquen las salvaguardias aprobadas, como las cláusulas contractuales estándar aprobadas o el Escudo de Privacidad UE-EE.UU. (consulte nuestra declaración sobre el Escudo de Privacidad más arriba).

Terceros de confianza

Sólo compartiremos su información personal con terceros de confianza cuando los hayamos retenido para proporcionar los servicios que usted ha solicitado o para nuestros propósitos comerciales legítimos, tales como servicios de TI o de apoyo profesional.

Fundamento jurídico para el procesamiento de su información personal

El sitio web de Sovos

La página web de Sovos recoge y procesa sus datos personales sólo si usted nos los proporciona activamente. En virtud de la RPI, la base jurídica para el tratamiento de su información personal es el consentimiento, respectivamente «interés legítimo», lo que puede significar que usted nos ha pedido que le proporcionemos un servicio (como un boletín de noticias) o que nos pongamos en contacto con usted utilizando los datos que ha enviado.

Para retirar su consentimiento, por favor use el enlace de desinscripción en la parte inferior de un boletín de noticias o póngase en contacto con privacy@sovos.com.

Los datos proporcionados a Sovos por sus clientes para cumplir con la obligación contractual de Sovos

En el marco de los contratos con los clientes, Sovos recoge y procesa los datos personales de los clientes sólo si se le proporcionan a Sovos para cumplir sus obligaciones contractuales. En virtud de la RPI, la base jurídica para el procesamiento de la información personal de sus clientes es la obligación contractual.

¿Cuánto tiempo mantendremos su información

Conservaremos su información personal sólo durante el tiempo necesario para proporcionarle los Servicios que realizamos para usted, o que se establezca por los propósitos señalados en esta Política de Privacidad. En particular, almacenaremos ciertas categorías de su información personal durante los siguientes períodos de tiempo:

Categoría de datos personales

Periodo de almacenamiento

Datos de contacto para consultas de ventas2 años después del último contacto
Dirección de correo electrónico para el boletín de noticiasHasta que te desinscribas
Solicitudes de empleo y CV fuera de la UEIndefinidamente
Solicitudes de empleo y CV – Ciudadanos de la UE1 año (o hasta que se retire el consentimiento, lo que ocurra primero)

Quejas de particulares europeos

Si no está satisfecho con el uso que hacemos de su información personal, puede ponerse en contacto con nosotros utilizando los datos que figuran a continuación. También tiene derecho a presentar una queja ante la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido utilizando cualquiera de los siguientes métodos de contacto:

Teléfono: 0303 123 1111
Sitio web: https://ico.org.uk/concerns/
Post: Oficina del Comisionado de Información
Casa Wycliffe
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Es posible que prefiera y tenga derecho a presentar una denuncia ante una autoridad de supervisión diferente en un país de su elección. Una lista de Autoridades de Supervisión está disponible aquí: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Más información sobre la protección de datos y la privacidad personal

Si tiene alguna pregunta o si desea ponerse en contacto con nosotros acerca del procesamiento de su información personal, incluso para ejercer sus derechos como se ha indicado anteriormente, póngase en contacto con nosotros por uno de los métodos que se indican a continuación. Cuando se ponga en contacto con nosotros, le pediremos que verifique su…

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