Wie die Welt die Herausforderung der Automatisierung nach COVID-19 meistern kann

Christiaan Van Der Valk
März 10, 2021

Es ist gut, Licht am Ende des Tunnels zu sehen. Dennoch ist es für viele kleinere – aber auch viele größere – Unternehmen zu wenig, zu spät. Tausende konnten den Sturm nicht überstehen, weil sie besonders auf menschlichen Kontakt angewiesen waren. Andere waren überproportional betroffen, einfach weil COVID-19 sie genau dann traf, als sie eine schwierige Phase in ihrem Lebenszyklus durchliefen. Während wir die ersten Erfolge der Impfstoffe gegen COVID-19 sehen, gewinnen Unternehmen und Märkte an Zuversicht, dass die Länder im letzten Quartal 2021 wieder auf eine neue Reisegeschwindigkeit kommen werden. Mit einigen bemerkenswerten Ausnahmen werden viele der stärksten Volkswirtschaften der Welt Jahre brauchen, um sich von den Nachwirkungen zu erholen.

Das Internet als Retter in der Not – aber es gibt noch Schwachstellen

Wie bei allen Krisen hat das vergangene Jahr Schwächen akzentuiert und Misserfolge beschleunigt. Zwar muss man zugeben, dass die COVID-19-Krise ohne das Internet und den aktuellen Stand der Technologieeinführung weltweit weitaus schlimmer ausgefallen wäre, doch die verbleibenden Bereiche mit veralteten Prozessen, in denen Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation hinterherhinkten, wurden hervorgehoben, da die Mitarbeiter darum kämpften, einen Ausgleich zwischen gesundheitlichen Bedenken und der Notwendigkeit zu schaffen, die Dinge in verlassenen Büros und Rechenzentren am Laufen zu halten.

Ein Bereich, in dem Ineffizienzen aufgedeckt wurden, ist On-Premises-Software. Viele Unternehmen haben begonnen, Cloud-basierte Software einzuführen, um verschiedene Kategorien von Arbeitsabläufen und Verbindungen mit Handelspartnern zu unterstützen; viele größere Unternehmen haben jedoch gezögert, Kernunternehmenssysteme – wie ERPs, Logistik- oder Reservierungssysteme – in die Cloud zu verlagern. Der Grund für diese Zurückhaltung ist oft, dass die Altsysteme stark angepasst wurden. Zwar bieten viele Anbieter von Unternehmenssoftware Public-Cloud-Versionen an, die in der Theorie viele Vorteile gegenüber einer On-Premises-Bereitstellung bieten, doch die praktischen Herausforderungen bei der Anpassung von Organisationen und Prozessen an "konservierte" Workflows, die auf der Grundlage von Standard-Best-Practices entwickelt wurden, überwiegen oft.

Eine andere Gruppe von Herausforderungen ist komplizierter. Manuelle Prozesse dominieren immer noch das Bestell- und Rechnungsmanagement in Unternehmen aller Größenordnungen weltweit. Wenn eine Workflow-Software den Buchhaltungsmitarbeitern den Fernzugriff auf das System ermöglicht, können Genehmigungen und Buchungen von Heimarbeitsplätzen aus verwaltet werden, aber die vorherrschende Papierform in vielen Lieferanten- und Kundenbeziehungen erfordert immer noch, dass Mitarbeiter das Scannen, Drucken und Versenden oder – ja – das Faxen von wichtigen Dokumenten von Büros mit eingeschränktem Zugang aus verwalten.

Diese Probleme werden schwieriger zu überwinden sein, da teure, industrietaugliche Maschinen für die Verarbeitung von Papierdokumenten nicht einfach in Heimbüros aufgestellt werden können. Die Antwort auf diese Herausforderung liegt nicht in kreativen Wegen, die Küchen der Menschen in Scan- oder Druckzentren umzuwandeln, sondern darin, endlich den großen Schritt in Richtung einer durchgängigen Datenintegration zu machen.

Das Gute, das Schlechte und das Hässliche der Steuer als Automatisierungstreiber

Interestingly, if COVID-19 isn’t enough of a reason to take that automation leap, businesses can expect a helping hand from tax administrations. Many countries had already started large-scale programs to push continuous transaction controls (CTCs). Such as mandatory real-time clearance of digital invoices. The current global health crisis is pushing tax administrations to accelerate these programs. We have seen announcements of plans towards such compulsory e-invoicing or digital reporting of accounting data in countries like France, Jordan and Saudi Arabia. In addition to several countries including Poland and Slovakia who stated their intent to follow in the footsteps of countries in Latin America and also European frontrunners like Italy and Turkey. Even in Germany, which has long resisted the call of CTCs, a significant political party has proposed decisive action in this direction.

These initiatives are still often motivated by the need to close tax gaps. However the need for resilience in revenue collection is clearly another driver. Also, examples from countries like Brazil have shown that CTCs massively improve governments’ ability to track and monitor the economic effects of a crisis down to the smallest sectoral detail. This gives them granular data that can be used for surgical fiscal policy intervention to guide the most severely affected activities through a crisis.

Da alle Umstände zusammenkommen, um Unternehmen einen Grund zu geben, die letzte Meile in Richtung Vollautomatisierung zu überwinden – die Schnittstelle zwischen ihren und den Vertriebs- und Einkaufsabläufen ihrer Handelspartner -, sollte man meinen, dass Unternehmen jetzt Pläne aufstellen, um sich auf eine vollständig digitale, viel belastbarere Reihe von Prozessen und Organisationsstrukturen vorzubereiten.

Leider hat die Art und Weise, wie CTC-Mandate ausgerollt werden und wie Unternehmen darauf reagieren, in der Vergangenheit die Investitionen in die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Einführung moderner Cloud-basierter Unternehmenssoftware eher gebremst.

Die CTC-Mandate sind unglaublich vielfältig. Sie reichen von einer vollständigen Online-Zweitbuchhaltung, die unter anderem durch eine zusätzliche Klassifizierung von Lieferungen im staatlich gehosteten System in Griechenland geführt werden soll, bis hin zu einem völlig anderen Setup inklusive Dienstleistern und Transaktionszahlungsreporting, das in Frankreich entworfen wird. Vertreter aus China sprechen über Blockchain-basierte Rechnungskontrollen, während Länder wie Polen und Saudi-Arabien sich auf zentralisierte, staatlich betriebene Rechnungsaustausch-Netzwerke vorbereiten. Die Mandatsfristen sind in der Regel zu kurz, und die Steuerverwaltungen nehmen unzählige strukturelle Anpassungen vor – alle typischerweise ebenfalls mit kurzen Fristen und nur in der Landessprache verfügbar – während der Implementierungszeit und für Jahre danach.

Die Steuerverwaltungen könnten jedoch mit einiger Berechtigung behaupten, dass die Fristen immer zu kurz sind, fast unabhängig davon, wie viel Übergangszeit den Steuerzahlern eingeräumt wird, weil sich viele Unternehmen strukturell zu spät vorbereiten. Der globale Trend zu CTCs, SAF-T und ähnlichen Mandaten ist für Unternehmen seit Jahren offensichtlich, dennoch sind viele schlecht vorbereitet; insbesondere viele multinationale Unternehmen sind nach wie vor der Ansicht, dass die Einhaltung der Mehrwertsteuer eine Angelegenheit ist, die von den lokalen Tochtergesellschaften zu lösen ist, was nach und nach ein massives Netz von lokalisierten Verfahren schafft, die nicht den Best Practices der Unternehmen entsprechen, sondern von den Steuerverwaltungen entworfen wurden.

Creating a virtuous circle towards tax automation during Covid-19

Which brings us back to why companies aren’t adopting flashy new releases of enterprise software packages in public cloud mode. Or further automating their trading partner exchanges, more quickly. All parties in this equation want the same thing. That is seamless and secure sharing of relevant data among businesses, and between businesses and tax administrations. However kneejerk reactions to regulatory mandates by businesses, and lack of tax administrations’ familiarity with modern enterprise systems, are creating the opposite effect. Companies panic-fix local mandates without a sufficient understanding of the impact of their decisions. Neither on their future ability to innovate and standardize. The enterprise resources come first to put systems in place post-haste. They then manage the problems stemming from adopting a patchwork of local tax-driven financial and physical supply chain data integration approaches. This comes from IT budgets that then don’t get spent on proper automation.

Mehrere Dinge können diesen Teufelskreis durchbrechen. Unternehmen sollten ihre Art und Weise ändern, diese Änderungen der Mehrwertsteuer-Digitalisierung als revolutionär und nicht als evolutionär zu betrachten. Wenn sie gut informiert und vorbereitet sind, ist es möglich, einen strategischen Ansatz zu wählen, um von den CTC-Mandaten zu profitieren, anstatt unter ihnen zu leiden. Die Steuerverwaltungen müssen ihren Teil dazu beitragen, indem sie bestehende gute Praktiken bei der Gestaltung, der Implementierung und dem Betrieb digitaler Plattformen für den obligatorischen Geschäftsdatenaustausch übernehmen. Die ICC CTC Principles sind eine hervorragende Möglichkeit, der Weltwirtschaft den dringend benötigten Immunitätsschub zu geben, der es Unternehmen und Regierungen ermöglicht, die Widerstandsfähigkeit zu verbessern und gleichzeitig Ressourcen freizusetzen, die in ineffizienten manuellen Geschäfts- und Steuererfüllungsprozessen gebunden sind.

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Author

Christiaan Van Der Valk

Christiaan Van Der Valk is vice president, strategy. Elected a World Economic Forum Global Leader for Tomorrow in 2000, Christiaan is an internationally recognized voice on e-business strategy, law, policy, best practice and commercial issues. Formerly co-founder and president of Trustweaver (acquired by Sovos), Christiaan also holds long-standing leadership roles at the International Chamber of Commerce (ICC) and the European E-invoicing Service Providers Association (EESPA). Over the past 20 years, he has presented at and authored key papers for international meetings at the Organisation for Economic Cooperation and Development (OECD), the Asia Europe Meeting, World Trade Organization and several other UN agencies. Christiaan earned his Master of Laws degree from Erasmus Universiteit Rotterdam.
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