Mexiko CFDI und Contabilidad Electronica (elektronische Buchhaltung) – alle Grundlagen ausführlich erklärt

CFDI, das für Comprobantes Fiscal Digital por Internet steht, ist das elektronische Abrechnungsverfahren, das durch das mexikanische Bundessteuergesetz definiert ist. Es gilt seit 2011 für in Mexiko tätige Unternehmen. Das Ziel des CFDI ist es, einen besseren Einblick in die Steuerschulden der Unternehmen zu erhalten, damit die Regierung sicherstellen kann, dass sie genaue Zahlungen erhält. Und das hat sich definitiv bezahlt gemacht. Prüfungen auf der Grundlage dieser Gesetzgebung führten zu einer Erhöhung der Umsatzsteuereinnahmen von 34 % in einem einzigen Quartal.

Nachfolgend finden Sie die Grundlagen, um das CFDI in Mexiko zu verstehen:

1. Besorgen Sie sich zunächst eine „Register Federal del Contribuyente (RFC)“ (mexikanische Steuernummer).
2. Beantragen Sie mit Ihrer RFC-Nummer eine FIEL (Firma Electronica Avanzada). Dies basiert auf PKI (Public Key Infrastructure), um die Informationen über einen Steuerzahler vor der SAT (mexikanischen Steuerbehörde) zu identifizieren und zu verifizieren.
3. Beantragen Sie mit der FIEL, dass CSD (Certificado Sello Digital) für CFDI-Prozessabläufe.
4. Suchen Sie sich einen Lösungsanbieter, der in der Lage ist, Ihre proprietären Rechnungen in XML v3.2 gemäß Anexo 20 (die SAT arbeitet derzeit auf CFDI v3.3) des mexikanischen Steuergesetzes Miscelania Fiscal abzubilden. Dies ist das bei weitem am meisten unterschätzte Problem bei CFDI-Rechnungen, da kein Kundenbuchhaltungssystem gleich konfiguriert ist. Darüber hinaus können Ihre kundenspezifischen Wünsche einen Integrationsalptraum schaffen, wenn Sie Ihre Daten in den Regierungsstandard zwingen wollen (nicht nur einmal, sondern über alle verschiedenen Varianten, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen, und alle, die zudem von Ihren Kunden gefordert werden).
5. Stellen Sie fest, welche erforderlichen Daten in Ihrem ERP-System fehlen. So gibt es zum Beispiel einige Datenelemente, die von der mexikanischen Steuerbehörde gefordert, aber nicht in SAP erfasst werden. Sie müssen verstehen, was fehlt, und dann bestimmen, wie Sie diese Informationen der Regierung zur Verfügung stellen können.
6. Wenden Sie mit Ihrem CSD eine digitale Signatur an, die auch als Sello bezeichnet wird.
7. Überprüfen Sie die XML-Syntax, um das „Timbre Fiscal“ bzw. das behördliche Steuerzeichen zu erhalten.
8. Das „Timbre Fiscal“ müssen Sie im Back-End Ihres Buchhaltungssystems hinterlegen.
9. Sie müssen die Rechnung ausdrucken, die jetzt das „Timbre Fiscal“ aufweist. Legen Sie der Lieferung zum Zeitpunkt des Versands eine Kopie bei – ähnlich dem brasilianischen „Nota Fiscal“-Modell.
10. Laut Gesetz müssen Sie das signierte XML Ihren Endkunden zur Verfügung stellen.
11. Die meisten Unternehmen senden die signierte XML-Rechnung und die PDF-Version per E-Mail an den Kunden. Es gibt aber auch andere Kanäle, wie z. B. B2B-Kommunikation oder das Hochladen in ein Kundenportal.
12. Diese Rechnungen müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.
13. Wenn Sie die Rechnung ändern müssen, müssen Sie zunächst die ursprüngliche Rechnung bei der Behörde stornieren und eine neue Rechnung erstellen. Andernfalls sind Sie weiterhin für die steuerlichen Auswirkungen der älteren Rechnung verantwortlich.
14. Hinweis: Großkunden können den Prozess komplexer gestalten, indem sie „Addenda“-Informationen anfordern. Ein Addenda ist ein spezieller Bereich innerhalb des XML-Systems der Regierung, in den Sie spezifische Informationen einfügen können. Ein Unternehmen wie Wal-Mart könnte beispielsweise wünschen, dass der Lieferant die Bestellnummer in die Addenda aufnimmt, um so den Zahlungsprozess zu beschleunigen. Die Regierung kümmert sich nicht um diese Informationen. Allerdings können Kundenanforderungen den gesamten Prozess sehr viel komplexer machen, sofern ein Kunde eine Menge zusätzlicher und für ihn spezifische Informationen auf dem PDF-Ausdruck verlangt.
15. Wenn Sie als Käufer die XML-Rechnung erhalten, müssen Sie laut Gesetz die Authentizität und die Registrierung des XML bei der SAT überprüfen und dieses XML dann fünf Jahre lang archivieren. Sollte es zu einer Steuerprüfung kommen, wird dies das grundlegende Dokument sein.
16. Machen Sie sich klar, dass sich dieser Prozess im Laufe der Zeit weiterentwickeln wird. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie über eine solide Änderungsverwaltungsstrategie und entsprechende Prozesse verfügen.

Zusätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung schreibt die SAT seit 2015 die elektronische Buchführung vor, wobei die Unternehmen ihren Kontenplan, die Saldenbilanzen und Journalbuchungen vorlegen müssen.

Nachfolgend die Grundlagen, die Sie zum Verständnis der elektronischen Buchhaltung in Mexiko benötigen:

1. Der Kontenplan wird bei jeder Änderung einmal und dann bei jeder Änderung erneut gesendet. Dies erfordert einen Prozess der Abbildung Ihres Kontenplans in SAP mit den entsprechenden SAT-Spezifikationen.
2. Die Saldenbilanz wird monatlich, spätestens am 3. Tag nach dem zweiten Monat, versandt. Sie muss auf der Ebene des Haupt- und Nebenkontos übermittelt werden. Es handelt sich um einen Auszug für jedes einzelne Konto nach Zeitraum, die den Anfangssaldo, die Kontobewegung und den Endsaldo anzeigt.
3. Journalbuchungen (Polizas) sind obligatorisch und müssen auf Anfrage der Regierung, oder wenn Sie eine Steuerrückerstattung bzw. Entschädigung beantragen, eingereicht werden.
4. Alle Informationen werden über „Buzón Tributario“ übermittelt, wobei jedes Dokument mit der elektronischen Signatur Ihres Unternehmens (FIEL) unterzeichnet werden muss. Klicken Sie hier, um mehr über die versteckten Probleme bei der elektronischen Buchhaltung in Mexiko zu erfahren.
5. Sämtliche UUIDs (eindeutige Identifizierungscodes) müssen für alle fiskalischen Transaktionen in Gastos (Spesenabrechnungen) und Nomina (Gehaltsabrechnungen) angegeben werden. Dies ist der schwierigste Teil der elektronischen Buchhaltung, da diese Transaktionen viele XMLs haben können, die mit einem einzigen SAP-Dokument verknüpft sind.

Die mexikanische Regierung hat eine Umgebung geschaffen, in der alles an ein XML und eine UUID gebunden ist – jeder Kauf, jede Gutschrift/Lastschrift, jede Journalbuchung und jeder Umsatzsteuerbericht. Wenn irgendein Glied in der Kette fehlt oder an irgendeiner Stelle ein Fehler auftritt, ist eine elektronische Prüfung unvermeidlich. Durch den integrierten Abgleich und die Validierung wird sichergestellt, dass alle fehlenden Glieder und Fehler identifiziert und behoben werden, bevor sie zu einem Prüfungsrisiko werden.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juni 2013 veröffentlicht und wurde vollständig überarbeitet sowie aktualisiert, um unseren Lesern die genauesten und aktuellsten Informationen zu bieten.