Mexikanisches System für die elektronische Rechnungsstellung

Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Mexiko:

Mexiko hat eines der modernsten Systeme für die elektronische Rechnungsstellung in Lateinamerika. Es wurde 2011 unter dem Titel Comprobante Fiscal Digital por Internet – oder kurz CFDI – als Ersatz für das Prinzip der CFD (Comprobante Fiscal Digital) eingeführt. Der Unterschied zwischen diesen beiden Arten von Belegen/Zertifikaten, welche die Papierrechnung ersetzt haben, besteht darin, dass die CFDI eine Validierung durch einen autorisierten Zertifizierungsanbieter erfordert (auch als PAC bekannt). In einigen Fällen kann eine solche Validierung direkt bei der Steuerverwaltung (SAT) vorgenommen werden. Erfahren Sie hier alles über die elektronische Rechnungsstellung in Mexiko.

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Arten von Steuerbescheinigungen

Das elektronische Rechnungssystem Mexikos beinhaltet mehrere Arten von Steuerbescheinigungen. Die folgenden Typen zählen zu den wichtigsten:

Einkommensbescheinigungen: Sie werden vor allem bei Verkaufstransaktionen ausgestellt, bei denen eine Art von Einkommen in Form von Bargeld, Schecks oder einer anderen Form empfangen wird. Dies geschieht in der Regel beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen, aber auch bei Spenden und Gebührenzahlungen.

Ausgabennachweise: Diese Art von Steuerbescheinigung wird in Fällen ausgestellt, in denen das Unternehmen aufgrund von Erstattungen, Boni, Rabatten oder der vollständigen Stornierung eines Einkommensbelegs Geld zahlt oder zurückerstattet. Sie sind gleichbedeutend mit Gutschriften.

Übertragungsbescheinigungen: Diese werden verwendet, um den rechtmäßigen Erwerb oder Besitz der zu übertragenden Waren zu legitimieren. Diese CFDIs werden als Transportvertrag verwendet, wenn ein Unternehmen dem Eigentümer der Waren deren Transport anbietet.

Bescheinigungen über Zahlungseingänge: Diese Belege werden immer dann ausgestellt, wenn eine Zahlung an einem anderen Datum als dem Durchführungsdatum der Transaktion bzw. dem Erstellungszeitpunkt der CFDI eingeht. Ihre Hauptfunktion liegt in der Dokumentation des Eingangs einer Gesamt- oder Teilzahlung. Daher werden sie für Gesamtzahlungen (Einmalzahlung), Teilzahlungen oder Gutschriften verwendet, die nach der Ausstellung der ursprünglichen CFDI eingehen. Sie enthalten eine Zahlungsergänzung (Complemento de pagos). Das mexikanische Mehrwertsteuersystem funktioniert nach dem Kassenprinzip, d. h. die Unternehmen zahlen nur die Mehrwertsteuer auf Zahlungen, die sie für ihre steuerpflichtigen Verkäufe sofort erhalten. Die elektronischen Rechnungen, die Händler an die SAT übermitteln, enthalten jedoch Informationen über alle Verkäufe, unabhängig davon, ob sie in bar, auf Kredit oder durch aufgeschobene Zahlungen bezahlt wurden. Das bedeutet, dass die Anzahl der Rechnungen für einen bestimmten Monat möglicherweise nicht mit dem an die SAT gemeldeten Mehrwertsteuerbetrag übereinstimmt, (z. B. wenn die Händler Kreditzahlungen erhalten oder verspätete Zahlungen aus früheren Transaktionen akzeptiert haben). Das entsprechende Zusatzmodul für den Zahlungseingang schließt die Informationslücke zwischen der Anzahl der Zahlungseingänge und der Anzahl der Transaktionen in einem bestimmten Zeitraum.

Bescheinigungen über Einbehaltungen und Zahlungsinformationen: Diese werden verwendet, um Steuereinbehalte zu melden, die bei Zahlungen vorgenommen werden, für die eine Quellensteuerbescheinigung ausgestellt werden muss. Eine solche Bescheinigung wird u. a. für Zahlungen ins Ausland, Tantiemen, Aktienverkäufe, Dividenden oder Gewinnausschüttungen ausgestellt.

Verwandte Zertifikate: Dies sind Steuerbescheinigungen, die sich auf andere zuvor ausgestellte Bescheinigungen der gleichen Art beziehen. Sie sind zum Beispiel notwendig, wenn eine Gutschrift aufgrund eines inhaltlichen Fehlers ausgestellt wurde oder wenn eine Transfer-CFDI für Waren ausgestellt wird, die bereits bezahlt wurden und für die ein Verweis auf die ursprüngliche CFDI erforderlich ist.

CFDI-Ergänzungen: Zusätzlich zu den oben genannten Arten von Rechnungen oder CFDIs schreibt das mexikanische Steuerrecht vor, dass bei bestimmten Transaktionen zusätzliche Informationen vorgelegt werden müssen, welche die Art der betreffenden Transaktion beschreiben. Diese Art von Zusatzinformationen sind in den sogenannten „Complementos“ enthalten, die der ursprünglichen CFDI beigefügt werden. Nachfolgend die wichtigsten Ergänzungen zu Rechnungen bzw. CFDIs:

  • IEPS-Guthaben
  • Fluggesellschaften
  • Nachweis der Vernichtung
  • Außenhandel
  • Frachtbriefnachtrag
  • Kauf und Verkauf von Fremdwährung
  • Treibstoffverbrauch
  • Spenden
  • Kraftstoffrechnung von elektronischen Geldbörsen
  • Ergänzung von Kohlenwasserstoff
  • INE
  • Private Bildungseinrichtungen
  • Steuerbezeichnungen
  • Notar
  • Kunstwerke und Antiquitäten
  • Sonstige Zölle und Steuern
  • Zahlung in Form von Sachleistungen
  • Einzelnes Mitglied einer koordinierten Gruppe
  • Zahlungseingang
  • Beleg für die Gehaltszahlung
  • Fahrzeuginstandsetzung und -ersatz
  • Einzelhandel (Händler)
  • Dienstleistungen im Baugewerbe
  • SPEI-Zahlungen von Dritten an Dritte
  • Drittanbieter
  • Digitale Steuermarke
  • Ausländischer touristischer Passagier
  • Essensgutscheine
  • Gebrauchtfahrzeug
  • Verkauf von Fahrzeugen

In anderen Fällen ist die Notwendigkeit zur Ausstellung einer Ergänzung zur CFDI auf Einbehaltungen zurückzuführen, die zum Zeitpunkt der Zahlungen für bestimmte Transaktionen vorgenommen wurden. Die folgenden Bereiche fallen unter diese Ergänzungen:

  • Veräußerung von Aktien
  • Dividenden
  • Zinsen
  • Leasing
  • Zahlungen an ausländische Empfänger
  • Preise bzw. Prämien
  • nicht geschäftliche Treuhandschaften
  • Pensionspläne
  • Hypothekenzinsen
  • Derivategeschäfte
  • Finanzsektor

Wesentliche Komponenten

Sowohl die Bundessteuerordnung (Código Fiscal) als auch der aktuelle Beschluss zu diversen Steuern (Resolución Miscelánea Fiscal, RMF) legen eine Reihe von wesentlichen Bedingungen fest, die CFDIs erfüllen müssen. In Anhang 20 des RMF sind die technischen Anforderungen aufgeführt, die CFDIs sowohl in Bezug auf Inhalt und Format als auch auf die Syntax erfüllen müssen. In Bezug auf den Inhalt führen wir nachfolgend einige der wichtigsten Komponenten für Einkommens-CFDIs auf:

  1. Kopfzeile: Dient zur Identifizierung des Ausstellers, seiner RFC-Nummer, der Steuerregelung, des Datums und des Ortes, an dem die CFDI ausgefertigt wurde, der zugewiesenen Steuernummer oder der UUID, des digitalen SAT-Stempels, der Informationen über den Empfänger. Bei Transaktionen, an denen die Öffentlichkeit beteiligt ist, muss ein allgemeiner RFC angegeben werden.
  2. Artikeldetails: Beschreibung der verkauften Waren und Dienstleistungen nach Code, Menge, Maßeinheit usw.
  3. Übertragener Wert: Enthält den Wert für jeden Artikel oder jede Dienstleistung in numerischem Format
  4. Provisionen und sonstige Gebühren: Pflichtfeld für Rechnungsabschlüsse
  5. Rabatte und Zuschläge: Angaben zu den gesamten Rabatten oder Zuschlägen
  6. Informative Zwischensummen: Optionale Felder für die Meldung von Zwischensummen
  7. Art der geleisteten Zahlung: a) Einmalige Zahlung (in bar); b) Ratenzahlung; c) Andere Form der Zahlung
  8. Referenzinformationen: Dienen zur Identifizierung von Dokumenten, die mit der Ausgabe verbunden sind
  9. Digitaler Stempel der SAT
  10. Unterschrift mit einem gültigen Zertifikat für moderne elektronische Signaturen
  11. Datum und Uhrzeit der elektronischen Signatur

Bei Abwicklung der Printversion der CFDI gilt es, bestimmte Mindestbedingungen zu erfüllen, die in der Bundessteuerordnung und im RMF festgeschrieben sind. Die folgenden Elemente müssen beinhaltet sein:

  • Zweidimensionaler Barcode oder QR-Code, der gemäß der technischen Spezifikation in Anhang 20, Punkt I.D., erstellt wurde, oder die Steuernummer des Belegs
  • Seriennummer des digitalen Stempelzertifikats des Ausstellers und der SAT
  • Die Beschriftung: „Dieses Dokument ist eine gedruckte Version einer CFDI“
  • Datum und Uhrzeit der Ausstellung und Zertifizierung der CFDI
  • Originalstring der digitalen Zertifizierungsergänzung der SAT

Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass die oben genannten Anforderungen für Einkommens-CFDIs (CFDIs de ingresos) gelten. Andere CFDIs, die für Überweisungen, Zahlungen, Gehaltsabrechnungen, Ausgaben oder Ähnliches ausgestellt werden, gehen mit anderen zusätzlichen Anforderungen einher oder beinhalten alternative Bestimmungen, die die oben genannten ersetzen. Außerdem gibt es weitere optionale Anforderungen, die von der Art der verkauften Ware ODER Dienstleistung abhängen. Im Falle von Fahrzeugverkäufen, Devisenverkäufen durch Wechselstuben, Spenden oder Auszahlungen im Namen Dritter in der ausgestellten CFDI sind über die oben genannten Daten hinaus noch zusätzliche Informationen erforderlich.

Prozesse

Validierung

Damit eine CFDI rechtsgültig ist, muss sie vor dem Versand an den Empfänger von der SAT oder von autorisierten Zertifizierungsanbietern (PACs) ordnungsgemäß validiert werden. Damit diese Validierung möglich ist, muss die CFDI die in Anhang 20 festgelegten wesentlichen Anforderungen an das Format erfüllen:

  • a) Die erzeugte XML-Datei muss den technischen Bedingungen für Format und Syntax entsprechen, die im Beschluss zu verschiedenen Steuern und dessen technischen Anhängen festgelegt sind.
  • b) Die betreffende CFDI muss die Validierungsregeln für den Inhalt und das Format der erzeugten XML-Datei erfüllen.
  • c) Falls die CFDI abhängig von der Art der Transaktion oder der beteiligten Parteien zusätzliche Ergänzungen enthält, müssen diese Anhänge ebenfalls den gesetzlich festgelegten Validierungsregeln und dem RMF entsprechen. All dies setzt voraus, dass die elektronische Datei der CFDI ordnungsgemäß mit dem XSD-Schema übereinstimmt, das gemäß dem von der SAT veröffentlichten Pfad festgelegt wurde.

Im Allgemeinen werden CFDI-Validierungen nicht direkt von der SAT durchgeführt (mit wenigen Ausnahmen), sondern von sogenannten PACs. Bei einem PAC handelt es sich um die juristische Person, die von der Steuerverwaltung zur Überprüfung der Integrität der XML-Datei ermächtigt wurde und sicherstellt, dass sie dem aktuellen, von der SAT festgelegten technischen Standard entspricht. Darüber hinaus ist der PAC zur Übermittlung einer Kopie der von ihm validierten CFDIs an die Behörde verpflichtet. Nachdem die entsprechenden Validierungen durchgeführt wurden, weist der PAC die entsprechende Steuernummer (auch als UUID bekannt) zu, stempelt oder beglaubigt die XML-Datei und wandelt sie so in eine digitale Rechnung um. Dieser Prozess wird immer elektronisch und zu 100% digital durchgeführt.

Steuer-Postfach

Das steuerliche Postfach ist ein digitales Nachrichtensystem, das im Webportal der SAT eingerichtet ist und zur Kommunikation zwischen der SAT und den Steuerpflichtigen dient. Dieses System muss zudem von den Steuerpflichtigen zum Austausch untereinander genutzt werden, insbesondere in Bezug auf erhaltene und ausgestellte Rechnungen. Die Mitteilung, Annahme oder Ablehnung der Stornierung der CFDI auf anderem Wege ist für Steuerzwecke in Mexiko nicht zulässig. Die Annahme kann ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen.

CFDI-Stornierung

Das Verfahren zur Stornierung einer CFDI wird derzeit durch die Regeln des aktuellen Beschlusses zu verschiedenen Steuern und Artikel 29A des mexikanischen Steuergesetzes geregelt. Darin sind zwei grundlegende Verfahren für die Stornierung einer CFDI vorgesehen: Im ersten Fall ist die Genehmigung des Rechnungsempfängers über das Steuerpostfach erforderlich, im zweiten Fall ist dies nicht vorgesehen. Die Stornierung kann spätestens am letzten Tag, an dem die Einkommensteuererklärung eingereicht werden muss, vorgenommen werden.

In der Regel muss der Empfänger einer Rechnung deren Stornierung annehmen, damit die Verarbeitung fortgesetzt werden kann. Allerdings gibt es gemäß Regel 2.7.1.35 des Beschlusses zu verschiedenen Steuern zwölf Ausnahmefälle, in denen die Zustimmung der Gegenpartei nicht erforderlich ist:

  1. Der Betrag der in Rechnung gestellten Transaktion überschreitet den Wert von 1.000,00 MX$ nicht
  2. Der Verkauf erfolgt an Endverbraucher
  3. Der Verkauf erfolgt an im Ausland ansässige Personen
  4. Bei der Abwicklung von Gehaltsabrechnungen
  5. Für Spesen (Gutschrift)
  6. Für das Konzept der Transferpreise
  7. Wenn die zu stornierende CFDI Einbehaltungen und Zahlungsinformationen enthält
  8. Wenn die Stornierung innerhalb des folgenden Werktages erfolgt
  9. Por concepto de ingresos expedidos a contribuyentes del RIF (actualmente RESICO)
  10. Für Einkünfte, die an RIF-Steuerzahler ausgegeben werden (derzeit RESICO)
  11. Wenn die CFDI durch staatliche Organisationen erfolgt
  12. Bei bestimmten CFDIs von Einkommen, die für landwirtschaftliche Tätigkeiten und andere ausgestellt werden

Ab Januar 2022 muss der Grund für die Stornierung der CFDI im Antrag auf Stornierung angegeben werden. Zu diesen Kündigungsgründen gehören die folgenden:

  • Belege, die mit zusammenhängenden Fehlern ausgestellt wurden
  • Belege, die mit nicht zusammenhängenden Fehlern ausgestellt wurden
  • Vorgang wurde nicht durchgeführt
  • Nominativer Vorgang im Zusammenhang mit einer Gesamtrechnung

Wenn der Zweck der Stornierung der CFDI die Ersetzung durch eine neue CFDI ist, muss die neue CFDI auf die stornierte CFDI verweisen und umgekehrt.

Unwägbarkeiten

Alle CFDIs müssen zur Validierung an den PAC oder in Ausnahmefällen an die SAT geschickt werden. Es kann jedoch vorkommen, dass eine CFDI aufgrund von technischen Problemen nicht zur Validierung übermittelt werden kann. Für solche Fälle wurde festgelegt, dass der Steuerzahler 72 Stunden Zeit für die Übermittlung der Rechnung zur entsprechenden Validierung hat.

Empfangsbestätigung

Das mexikanische Recht schreibt nicht vor, dass der Empfänger einer CFDI eine Empfangsbestätigung ausstellen muss. Sollte eine Rechnung jedoch irrtümlich ausgestellt worden sein, muss der Aussteller die Rechnung gemäß dem oben genannten Stornierungsverfahren stornieren. Für den Aussteller gilt in den meisten Fällen die Voraussetzung, dass eine Annahme seitens des Empfängers erfolgt.

Datenaufbewahrung

Gemäß den Regelungen in Artikel 30 der Bundessteuerordnung müssen CFDIs und ihre Anhänge fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Strafen

Mexiko sieht eine breite Palette von Sanktionen bei Verstößen gegen die in der Bundessteuerordnung (Código Fiscal de la Federación oder CFF) und im aktuellen Beschluss zu verschiedenen Steuern (Resolución Miscelánea Fiscal, RMF) festgelegten Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung vor. Generell handelt es sich bei diesen Sanktionen um Geldstrafen, die abhängig von der Schwere und Häufigkeit der Verstöße sind. In den Artikeln 83 und 84 der CFF sind diese Verstöße im Einzelnen festgelegt. Das Strafmaß wird in Anhang 5 des geltenden Beschlusses zu verschiedenen Steuern definiert und jährlich aktualisiert. Zu beachten ist jedoch, dass die SAT in bestimmten schwerwiegenden Fällen gemäß der Bundessteuerordnung und dem Beschluss zu verschiedenen Steuern entsprechende Verstöße mit der Schließung der Betriebsstätte ahnden kann, in der diese Verstöße festgestellt wurden.

Entwicklung des Gesetzes zur elektronischen Rechnungsstellung in Mexiko

Rechtlicher Rahmen

Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung von CFDIs ist im mexikanischen Steuergesetzbuch (Código Tributario de México), auch bekannt als Bundessteuerordnung (Código Fiscal de la Federación), festgelegt. Artikel 29, Absatz II, verlangt von den Steuerpflichtigen, dass sie CFDIs unter Verwendung der von der Steuerverwaltung (SAT) zu diesem Zweck festgelegten Formate ausstellen. Diese Bestimmungen werden in den Verordnungen zum Bundessteuerordnung näher erläutert.

Geltung des Beschlusses zu verschiedenen Steuern

Die technischen Einzelheiten der CFDI werden in einem jährlich herausgegebenen Erlass, dem sogenannten Beschluss zu verschiedenen Steuern (Resolución Miscelánea Fiscal, RMF), festgelegt. Im Rahmen dieser Beschlüsse legt die Steuerverwaltung die technischen Bedingungen, die diese elektronischen Dokumente erfüllen müssen, die Frist für deren Erlass, das Validierungsverfahren und andere Punkte fest. Regel 2.7.1.2 des RMF schreibt vor, dass die CFDI und die digitalen Stempel für diese Dokumente den technischen Vorschriften gemäß diesem Erlass entsprechen müssen.

Veröffentlichungen der SAT

Die SAT gibt regelmäßig technische Veröffentlichungen zur Anpassung des Inhalts der CFDIs heraus. Die Schemata, Dateien, Leitfäden und anderen Dokumente, die für die Erfüllung des Mandats zur elektronischen Rechnungsstellung erforderlich sind, werden von der SAT regelmäßig aktualisiert und auf ihrer Website veröffentlicht.

Latest Regulatory Changes in the Country